Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers de sorte que :
les délégations soient établies par écrit;les délégations s’appliquent à des postes désignés par leur titre, et non aux personnes identifiées par leur nom;la portée des délégations accordées (pleins pouvoirs ou pouvoirs restreints) soit précisée pour chaque poste et chaque type de pouvoir de dépenser et de pouvoir financier;les personnes auxquelles des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers sont délégués ne soient pas autorisées à sous-déléguer ces pouvoirs;le tableau de délégation compte des zones de signature distinctes pour le ministre et l’administrateur général afin de désigner clairement quelles parties s’appliquent à eux;les pouvoirs financiers délégués aux autres ministères exigent la signature du ministre ou celle du sous-ministre;les rôles, obligations et responsabilités soient indiqués dans le tableau de délégation ou les notes explicatives;au minimum, les pouvoirs qui suivent soient inscrits dans le tableau de délégation :
Pouvoirs de dépenser délégués
Engagement des dépenses
Pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la LGFP)
Pouvoir d’exécuter une opération
Pouvoirs financiers délégués
Pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP)
Pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)
Veiller à ce que les délégations proposées au ministre ou à l’administrateur général soient fondées sur les risques, et concilient la nécessité d’exécuter les programmes en temps opportun et de responsabiliser les personnes qui exercent des contrôles ministériels et des responsabilités individuelles;Veiller à ce que les signatures (écrites et électroniques) des personnes auxquelles des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers ont été délégués puissent être authentifiées avant et après le traitement d’une opération relative à une décision en matière de dépenses;Veiller à ce que les documents de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers soient disponibles pour toutes les personnes participant à la délégation et à l’administration des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;Veiller à ce que les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers puissent seulement être délégués aux personnes lorsque les conditions suivantes sont remplies :
les pouvoirs ont été officiellement délégués au poste au moyen du tableau de délégation;le superviseur de la personne a officiellement désigné par écrit la personne dans ce poste;la personne a suivi la formation obligatoire, et a revalidé ses connaissances au moins tous les cinq ans, conformément à la Politique sur la gestion des personnes et à la Directive sur la formation obligatoire :
Dans le cas des ministères et des personnes qui ne sont pas assujettis à la Politique sur la gestion des personnes et à la Directive sur la formation obligatoire, il revient au DPF ou à une personne désignée par l’administrateur général d’établir des exigences comparables en matière de formation;Limiter ou révoquer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers délégués d’une personne dans les cas suivants :
des problèmes importants de non-conformité à la présente directive ou au processus ministériel de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers ont été relevés; oules contrôles internes ne permettent pas d’atténuer comme il se doit les risques associés à la délégation;
Tenue à jour de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Passer en revue la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers au moins une fois par année;Mettre à jour le tableau de délégation et obtenir la signature du ministre quand :
des changements importants ont une incidence sur la gestion des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (par exemple, des changements apportés à la structure organisationnelle, aux processus opérationnels, aux lois, à une politique du Conseil du Trésor); ouun changement de ministre se produit, après quoi le tableau de délégation révisé doit être soumis pour la signature du ministre dans les 90 jours civils suivant la date de sa nomination;Fournir le tableau de délégation mis à jour au ministre à titre informatif lorsque l’administrateur général est son délégué;Veiller à ce que le tableau de délégation actuel soit soumis aux nouveaux administrateurs généraux à titre informatif dans les 30 jours civils suivant la date de leur nomination;
Gestion et surveillance des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
Veiller à ce que la séparation des fonctions soit mise en œuvre pour que :
la même personne ne puisse pas exercer à la fois le pouvoir d’exécuter une opération et le pouvoir d’attestation (LGFP, article 34) pour la même opération, sauf si celle-ci a été désignée par un ministère comme une opération à faible risque et de faible valeur;la même personne ne puisse pas exercer à la fois le pouvoir d’attestation (LGFP, article 34) et le pouvoir de payer (LGFP, article 33) pour la même opération;personne ne puisse exercer des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers délégués relativement à une opération dont il ou elle peut tirer un bénéfice personnel; etlorsque le processus ou d’autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions en question, d’autres mesures de contrôle soient mises en œuvre et consignées par écrit;Mettre en œuvre des pratiques de gestion basées sur les risques pour assurer des contrôles internes efficaces pour encadrer la vérification des comptes qui précisent ce qui suit :
la vérification qui doit être faite par les personnes auxquelles des pouvoirs délégués sont confiés et qui sont responsables d’exercer le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP);les responsabilités des personnes auxquelles des pouvoirs délégués ont été confiés en matière d’assurance de la qualité du processus de vérification des paiements (article 33 de la LGFP); etl’approbation et l’examen périodique effectués par le DPF des plans d’échantillonnage qui précisent le degré de responsabilité en matière d’assurance de la qualité et de vérification des personnes auxquelles le pouvoir de payer a été délégué (article 33 de la LGFP); etVeiller à ce que les personnes à qui un pouvoir de dépenser ou un pouvoir financier a été délégué suivent les procédures obligatoires énoncées à l’annexe A.Sans objet.La présente directive s’applique aux organisations indiquées à l’article 6 de la Politique sur la gestion financière.Lois
Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’ils ont des questions au sujet de cette directive.
Les employés des ministères doivent communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère s’ils ont des questions au sujet de cette directive.Les employés du groupe responsable des politiques financières au sein des ministères peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements concernant la gestion financière en ce qui concerne l’interprétation de cette directive.
Date d’entrée en vigueurCes procédures entrent en vigueur le .Ces procédures remplacent des parties des directives suivantes du Conseil du Trésor :
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses ()
Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements ()
Directive sur la vérification des comptes()
ProcéduresLes présentes procédures fournissent des précisions sur les exigences indiquées à la section 4.1 de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.Les procédures obligatoires sont les suivantes :
Les personnes à qui des pouvoirs de dépenser ou des pouvoirs financiers ont été délégués doivent s’acquitter des obligations suivantes :
Être au courant de leurs responsabilités.Acquérir des connaissances et les maintenir.Exercer leurs pouvoirs délégués conformément à la présente directive et au tableau de délégation ministériel.
Pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la LGFP)
Examiner les dépenses prévues pour confirmer qu’il y a un solde non grevé suffisant pour couvrir tous les coûts applicables et que les restrictions de politiques connexes soient prises en considération.Autoriser les dépenses prévues avant de conclure un contrat, de prendre des mesures de dotation ou tout autre arrangement ainsi qu’avant d’engager des fonds par rapport au budget.Inscrire les engagements individuellement à la valeur attendue ou demander conseil auprès du DPF s’il n’est pas pratique d’inscrire les engagements individuellement.
Pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP)
Vérifier que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, conformément aux modalités pertinentes du marché ou de l’entente, et l’étayer par des documents.Attester en temps opportun avant de faire un paiement, y compris les règlements interministériels, que les conditions et modalités du marché ou de l’entente ont été respectées, y compris le prix, la quantité et la qualité.Veiller à ce que le bénéficiaire ait droit ou soit admissible au paiement.
Pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)
Fournir l’assurance de la qualité et vérifier les opérations de paiement et les règlements interministériels de sorte :
qu’il existe des preuves tangibles suffisantes montrant que les pratiques de vérification des comptes aux termes de l’article 34 de la LGFP ont été effectuées et qu’elles ont été certifiées;qu’un paiement ne soit pas effectué s’il :
représente une imputation irrégulière sur un crédit;entraînera le dépassement du crédit compte tenu des engagements existants;que toutes les opérations à risque élevé fassent l’objet d’une révision montrant que les exigences du pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la LGFP ont été respectées;qu’un échantillon des opérations à risque faible et moyen fasse l’objet d’une révision pour veiller à ce que les exigences liées au pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la LGFP aient été respectées;que l’opération est soumise de nouveau à la personne exerçant le pouvoir d’attestation prévu à l’article 34 de la LGFP pour l’application de mesures correctives au besoin.
crédit (appropriation)
Toute autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor. (Loi sur la gestion des finances publiques, article 2)
déléguer (aussi délégué ou délégation) (delegate (also delegated or delegation))
Action par laquelle une personne (le délégant), investie d’un pouvoir délégué ou conféré par une loi, attribue un pouvoir ou une fonction spécifique à une autre.
délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (delegation of spending and financial authorities)
Mécanisme au moyen duquel les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers sont officiellement délégués au moyen de documents ou de contrôles tels que les tableaux de délégation et les notes explicatives qui s’y rattachent, les documents de spécimens de signature, les tableaux d’autorisation électronique, ainsi que les processus de validation et d’authentification.
pleins pouvoirs (full authority)
Pouvoirs proportionnels à la limite du budget alloué au poste du titulaire.
pouvoir d’attestation (certification authority)
Pouvoir, en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de certifier l’exécution d’un marché et son prix, le droit à un paiement ou l’admissibilité de celui-ci.
pouvoir d’engagement des dépenses (expenditure initiation authority)
Pouvoir d’engager des dépenses (de dépenser des fonds) ou de créer une obligation d’obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses éventuelles de fonds.
pouvoir d’engager des fonds (commitment authority)
Pouvoir de s’assurer, en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, qu’un solde non grevé disponible est suffisant avant de passer un marché ou de conclure toute autre entente.
pouvoir d’exécuter une opération (transaction authority)
Pouvoir de conclure des marchés, y compris les acquisitions par carte d’achat, ou d’approuver des droits reconnus par la loi (par exemple, prestations d’assurance-emploi).
pouvoir de dépenser (spending authorities)
Pouvoir constitué de trois éléments :
Pouvoir d’engagement des dépenses
Pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la LGFP)
Pouvoir d’exécuter une opération.
pouvoir de payer (payment authority)
Pouvoir de faire des demandes de paiements en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
pouvoirs financiers (financial authorities)
Englobe :
Pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP)
Pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)
pouvoirs restreints (restricted authority)
Il s’agit des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers limités par les lois, les politiques et les directives applicables. Ces pouvoirs sont aussi limités par les restrictions ministérielles spécifiques comprises dans les documents de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.