Archivée - Directive sur l’application du Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services

1.1 La Directive entre en vigueur le 19 novembre 2012.

1.2 Elle remplace les instruments suivants :

• Directive A – Consultation auprès de la population minoritaire de langue officielle dans le cadre de la mise en œuvre des dispositions réglementaires où le principe de la proportionnalité s’applique;
• Directive B – Évaluation de la demande de services dans le cadre du Règlement sur les langues officielles;
• Directive C – Définition opérationnelle de la notion de clientèle restreinte en vertu des dispositions relatives aux circonstances particulières sur la demande importante;
• Principe d’application du Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 46(2)(a) de la Loi sur les langues officielles pour l’application de la partie IV de la Loi, visant la notion de demande importante dont les circonstances sont déterminées par le Règlement sur les langues officielles – Communications avec le public et prestation des services.

2.1 Toutes les institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles (LLO) y compris les ministères, les organismes, les sociétés d’État et les organismes privatisés dont la loi constituante ou toute autre loi les concernant contient des dispositions les assujettissant à la LLO, à l’exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique.

3.1 La Loi sur les langues officielles (LLO) découle de la Charte canadienne des droits et libertés (la Charte). Elle réaffirme l’égalité de statut du français et de l’anglais à titre de langues officielles du Canada et indique que les deux langues officielles ont des droits et des privilèges égaux quant à leur usage dans les institutions du gouvernement du Canada. La LLO énonce les obligations des institutions en matière de langues officielles. Le Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services (le Règlement) est l’instrument d’application de certaines dispositions clés de la partie IV de la LLO en matière de communications avec le public et de prestation des services en ce qui a trait aux bureaux dont la « vocation » justifie des services bilingues, ou faisant l’objet d’une demande importante dans les deux langues officielles. Dans ce dernier cas, le Règlement exige la prise en compte des données du plus récent recensement décennal.

3.2 La présente directive appuie la Politique sur les langues officielles en traitant de divers aspects de nature opérationnelle reliés à l’application du Règlement, à savoir :

• Le délai dont dispose un bureau désigné bilingue d’office en vertu d’une disposition relative à la vocation du bureau ou à la demande importante pour mettre en œuvre les mesures lui permettant de s’acquitter de ses obligations;
• La période allouée à une institution pour mesurer la demande de services dans les deux langues officielles et les modalités afférentes;
• Le délai dont dispose un bureau désigné bilingue suite à la mesure de la demande de services pour mettre en œuvre les mesures lui permettant de s’acquitter de ses obligations linguistiques;
• Le cycle d’actualisation des obligations linguistiques des bureaux assujettis aux dispositions relatives aux circonstances particulières;
• Les modalités et la durée de la période de transition s’appliquant aux bureaux n’ayant plus d’obligation d’offrir leurs services dans les deux langues officielles;
• L’établissement d’une définition claire de ce que constitue une clientèle restreinte et identifiable.

3.3 La présente directive permet au gouvernement du Canada de réduire les risques de recours auprès des tribunaux pour le non-respect, par les institutions, des droits du public de communiquer avec elles et d’en recevoir les services dans la langue officielle de son choix.

3.4 La présente directive est émise par le Conseil du Trésor du Canada aux termes de l’article 46 de la LLO.

3.5 La présente directive doit être lue en tenant compte de la partie IV de la LLO, du Règlement, de la Politique sur les langues officielles et de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services.

Voir l’appendice 1 de la présente directive.

6.1 Application du Règlement

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

• 6.1.1 Dans le cas d’un bureau ayant à mesurer la demande de services faite par le public, s’acquitter de ses obligations à cet égard dans les meilleurs délais. Il dispose pour ce faire d’une période maximale de deux ans. Le cas échéant, il dispose d’une période maximale d’un an de la date à laquelle les obligations linguistiques ont été déterminées pour offrir des services bilingues ou en cesser la prestation.
• 6.1.2 Déterminer si certains de ses bureaux desservent un public qui répond à la définition opérationnelle de clientèle restreinte et identifiable établie dans la présente directive. Le cas échéant, mesurer la demande à l’aide d’une méthode qui lui permet de connaître, pour chaque bureau, la préférence linguistique de chacun des clients afin de pouvoir y établir la demande dans l’une ou l’autre langue officielle.
• 6.1.3 Dans les circonstances où le principe de la proportionnalité s’applique, arrondir au nombre entier suivant le résultat du calcul du nombre de bureaux ayant à offrir leurs services dans les deux langues officielles, si ce calcul résulte en une fraction plutôt qu’en un nombre entier. Ajouter à ce nombre un bureau de plus par service si son institution offre l'un ou l'autre des services-clés dans les régions métropolitaines de recensement (RMR) de Montréal ou de Toronto.
• 6.1.4 Lorsqu’est appliqué le principe de la proportionnalité à ses bureaux, en plus de tenir compte des facteurs énoncés dans le Règlement, consulter la population de la minorité francophone ou anglophone qu’elle dessert sur le choix du ou des bureaux faisant l’objet d’une demande importante de services dans les deux langues officielles.

L’administrateur général ou le gestionnaire de bureau délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

• 6.1.5 Dans le cas d’un bureau assujetti à une disposition du Règlement prévoyant la prestation de services bilingues, soit d’office, soit à la suite du calcul de la proportionnalité ou de l’établissement de l’aire de service, mettre en place les mesures nécessaires pour s’acquitter de ses obligations linguistiques dans les meilleurs délais. À tout événement, il dispose pour ce faire d’une période maximale d’un an de la date à laquelle les obligations linguistiques ont été déterminées ou de la date à laquelle les seuils fixés par le Règlement ont été atteints, selon le cas.
• 6.1.6 Dans le cas d’un bureau assujetti à une disposition relative aux circonstances générales n’exigeant pas la mesure de la demande de services, et qui n’aurait plus l’obligation d’offrir ses services dans les deux langues officielles à la lumière des données démographiques du recensement décennal, maintenir la prestation des services bilingues jusqu’à ce que la population minoritaire que le bureau dessert ait été consultée sur les modalités et la date prévue de la cessation de la prestation des services bilingues et informée de l’emplacement des bureaux où elle peut recevoir des services dans sa langue officielle en personne, au téléphone, par écrit ou via un site Web. À tout événement, il dispose d’une période maximale de deux ans pour mener à terme ces consultations.

6.2 Actualisation des obligations linguistiques à la suite de la tenue du recensement décennal de la population

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

• 6.2.1 Revoir aux dix (10) ans et mettre à jour les obligations linguistiques de tous les bureaux assujettis aux dispositions du Règlement relatives à la demande importante à la suite de la publication de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du plus récent recensement décennal.
• 6.2.2 S’acquitter de ses obligations à cet égard selon les modalités et dans les délais fixés à l’article 6.1 ci-dessus : Application du Règlement.

6.3 Autres exigences

L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité de s’assurer de ce qui suit :

• 6.3.1 Utiliser des méthodes permettant d’obtenir des résultats probants dans le cas des bureaux, autres que les bureaux desservant une clientèle restreinte et identifiable, ayant à mesurer la demande de services dans les deux langues officielles.
• 6.3.2 Respecter le droit des répondants d’utiliser l’une ou l’autre langue officielle lorsqu’un bureau doit mesurer la demande.
• 6.3.3 Tenir compte du fait que les projets d’évaluation de la demande dans l’une ou l’autre langue officielle visés par la présente directive ne sont pas considérés comme des sondages de l’opinion publique tels que définis dans la Politique de communication du gouvernement du Canada et en conséquence, ne nécessitent pas d’appliquer la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique.

6.4 Surveillance et établissement de rapports

À travers les institutions :

• 6.4.1 L’évaluation de la mise en œuvre des exigences ci-dessus se fera au moyen d’instruments de mesure de rendement déterminés par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (BDPRH-SCT).

Au sein de l’institution :

• 6.4.2 L’administrateur général ou son délégué a la responsabilité :
  • De la surveillance de la conformité de son institution à la présente directive et des mesures correctives nécessaires si des lacunes sont constatées.
  • Du maintien à jour des dossiers et des systèmes d’information qui permettent de faire rapport au BDPRH-SCT à sa demande.
  • Du maintien à jour des bases de données gouvernementales qui permettent d’informer le public de l’emplacement des bureaux bilingues.

Les conséquences en cas de non-conformité avec la présente directive sont énumérées dans la rubrique Conséquences de la Politique sur les langues officielles.

La présente section identifie les institutions clés pour la mise en œuvre de la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor, par l’entremise du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines :

• veille à l’intégrité de l’application du Règlement en fournissant aux institutions avis et conseils sur le Règlement et son application;
• met à la disposition des institutions les données sur la population selon la première langue officielle parlée et coordonne pour l’ensemble des institutions assujetties à la LLO l’exercice d’actualisation des obligations linguistiques à la suite de la publication par Statistique Canada de l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée du plus récent recensement décennal.

Statistique Canada recueille des données sur les langues officielles et publie l’Estimation de la population selon la première langue officielle parlée. Il peut, sur demande et moyennant certains frais, offrir aux institutions un service de consultation et d’élaboration en méthodologies de sondage.

Voir aussi la rubrique Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales de la Politique sur les langues officielles.

Législation :

• Charte canadienne des droits et libertés
• Loi sur les langues officielles
• Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services
• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur la protection des renseignements personnels

Instruments de politique :

• Politique sur les langues officielles
• Politique sur la gestion de l’information
• Politique de communication du gouvernement du Canada
• Directive sur les langues officielles pour les communications et services

Autres publications :

Description du Règlement en matière de service au public dans les deux langues officielles

Prière de diriger les demandes de renseignements au sujet de la présente directive à la Personne responsable des langues officielles dans votre institution.