La présente ligne directrice offre une approche commune pour l'élaboration des données sur les coûts, lorsqu'un ministère doit calculer les coûts des programmes, y compris l'attribution des coûts des services internes.
L'attribution aux programmes des dépenses liées aux services internes est une étape clé de la production des données sur les coûts historiques des programmes. Dans le cadre de la production des données sur les coûts historiques des programmes, les ministères pourraient souhaiter inclure ou devoir inclure les dépenses des programmes qui figurent dans l'AAP du ministère ainsi que l'attribution des dépenses liées aux services internes à chaque programme.
Les données sur les coûts historiques des programmes ne sont pas un paramètre constant qui à lui seul permettrait de justifier de nouvelles demandes de financement. Elles peuvent plutôt aider les ministères à comprendre les coûts des programmes qu'ils mettent en œuvre et servir de point de départ raisonnable pour discuter des besoins en ressources et des facteurs de coûts.
Facteur de coût : Paramètre opérationnel qui varie en fonction directe de la quantité de services internes utilisés par un programme. Les ETP en sont un exemple commun. Ainsi, la quantité des services de gestion des ressources humaines et de technologie de l'information utilisés par un programme varie souvent en fonction directe du nombre d'employés du programme.
La production de données sur les coûts historiques des programmes dont il est question dans la présente section n'est pas obligatoire, n'influence pas les exigences en matière d'enregistrement définies dans la section 6 et ne se répercute pas sur la déclaration des dépenses en fonction de l'AAP dans les rapports sur les plans et sur les priorités, les rapports ministériels sur le rendement et les Comptes publics du Canada.
La présente ligne directrice entre en vigueur le 29 février 2016.
Le contenu de la présente ligne directrice a été publié initialement en tant que l'annexe C du Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution en avril 2014. L'annexe C a été retirée pour éviter toute confusion entre les exigences en matière de comptabilité des services internes énoncées dans le reste du Guide et le contenu de l'annexe qui décrivait une approche d'établissement des coûts d'un programme gouvernemental, comprenant les coûts des services internes.
Il incombe au dirigeant principal des finances (DPF) de veiller à ce que la méthodologie que le ministère utilise pour produire des données sur les coûts historiques des programmes soit conforme aux présentes lignes directrices ainsi qu'au Lignes directrices sur l'établissement des coûts du Secrétariat. En outre, le DPF a la responsabilité d'appuyer les cadres supérieurs du ministère dans la production et l'analyse des données sur les coûts historiques des programmes.
Il incombe aux cadres supérieurs des ministères de veiller à ce que les données sur les coûts historiques des programmes soient produites de la façon prescrite par le DPF. Les cadres supérieurs des ministères ont également la responsabilité de veiller à ce que leurs gestionnaires collaborent avec les gestionnaires des services internes et avec l'organisation du DPF au moment de la production de données sur les coûts historiques des programmes pour faire en sorte que l'information soit complète et exacte.
Les principes comptables de gestion généralement reconnus qui suivent devraient être utilisés pour la production de données sur les coûts historiques des programmes.
La production de données sur les coûts historiques des programmes se fait en fonction des données sur les dépenses existantes du ministère (c.-à-d. les montants à payer à même les crédits ministériels). Les données sur les dépenses devraient être rassemblées en fonction de l'AAP du ministère, comme on l'a vu dans la section 6.
Une fois les données sur les dépenses recueillies, les coûts du programme des services internes seront attribués aux autres programmes, afin de déterminer ce qu'il en coûte au ministère pour exécuter chaque programme.
Les coûts des services internes sont attribués aux autres programmes au moyen du processus en deux étapes décrit ci-dessus. Ce processus peut servir à attribuer les coûts des services internes à un programme, à un sous-programme ou à un sous-sous-programme au niveau de détail requis.
Le processus d'attribution directe suppose l'identification des coûts des services internes qui sont survenus exclusivement pour appuyer un programme en particulier.
Exemple 1 : Une campagne de promotion est menée à l'appui d'un programme en particulier. Dans ce cas, les coûts des services de communication associés aux salaires des employés affectés à la campagne et les coûts des contrats avec les médias seront attribués directement au programme.
Le principe de l'importance relative est un aspect crucial dont il faut tenir compte en identifiant les coûts des services internes aux fins d'attribution directe. Lorsque des coûts engagés pour des services internes destinés à un programme en particulier revêtent une importance relative, ils devraient être attribués directement au programme en question. Si les coûts ne revêtent pas d'importance relative, il serait plus efficace et économique de les attribuer indirectement par l'entremise d'un regroupement de coûts, comme le décrit la deuxième étape. Pour déterminer si un coût revêt une importance relative, il faut faire preuve de jugement professionnel et au besoin, faire appel au Bureau du dirigeant principal des finances.
Exemple 2 : Dans plusieurs organisations, le coût des activités engagées par les ressources humaines à l'appui de mesures ordinaires pour doter des postes vacants n'est pas assez élevé pour revêtir une importance relative. Dans ce cas, il serait plus efficace et économique de les réunir avec des coûts semblables dans un regroupement de coûts puis de les répartir entre tous les autres programmes.
Une fois tous les coûts des services internes qui revêtent une importance relative attribués directement à un programme, la deuxième étape consiste à répartir les coûts des services internes résiduels entre tous les programmes.
Pour attribuer les coûts des services internes résiduels aux autres programmes de manière efficiente, il convient de les réunir en un ou plusieurs regroupements de coûts.
Regroupement de coûts : Regroupement de coûts homogènes ou de coûts qui se ressemblent. Les coûts « se ressemblent » quand ils varient pour des raisons semblables et à des taux semblables. Par souci d'efficience, les coûts sont réunis en regroupements pour faciliter le processus d'attribution et convenir à diverses méthodes d'attribution.
Les considérations suivantes s'appliquent lorsqu'il s'agit d'établir des méthodologies pour l'attribution des regroupements de coûts :
Le diagramme qui suit illustre la façon de produire des données sur les coûts historiques des programmes.
Figure 1. Production de données sur les coûts historiques des programmes
La méthodologie que les ministères élaboreront pour produire des données sur les coûts historiques des programmes comportera les principales caractéristiques suivantes :
On trouvera un exemple de la façon de produire des données sur les coûts historiques des programmes dans la dernière section de la présente annexe, « Exemple de la façon de produire des données sur les coûts historiques des programmes ».
Bien que les systèmes de gestion financière soient capables de consigner les dépenses dans le grand livre du ministère, ils ne sont pas tous en mesure d'extraire et d'analyser ces données pour produire des données sur les coûts historiques des programmes. Il peut alors arriver que le ministère doive produire et tenir à jour des données sur l'attribution des coûts des services internes et les données résultantes sur les coûts historiques des programmes autrement que par son système de gestion financière. Dans tous les cas, les données extraites devraient pouvoir être retracées jusqu'aux données initiales sur les dépenses dans le grand livre. L'objectif à long terme consiste à faire en sorte que tous les ministères produisent et conservent ces données dans leur système de gestion financière.
Lorsque les données sur les coûts historiques des programmes sont fondées sur les données relatives aux dépenses d'un exercice partiel, on devrait remettre à l'usager des données comparables d'exercices antérieurs. En raison des variations qui peuvent survenir à un point donné entre le début et la fin d'un exercice, on recommande de fournir, en plus de l'analyse de l'exercice partiel et des données comparables d'exercices antérieurs, une explication de tous les écarts revêtant une importance relative qui s'expliquent par le moment où les données ont été produites.
Lorsqu'il faut produire des données sur les coûts historiques d'activités qui se situent en dessous du niveau le plus bas de l'AAP de l'organisation, l'approche retenue pour produire ces données devrait être conforme à la méthode utilisée pour l'attribution des coûts des services internes à d'autres programmes.
L'extrant devrait également être le même. Le processus de production de données plus détaillées repose sur la production de données distinctes sur les coûts des services internes engagés à l'appui de l'activité plus finement ventilée ainsi que sur un relevé des dépenses de l'activité en soi.
L'intérêt de l'analyse des coûts d'un programme à un point donné dans le temps est limité. Analyser et comprendre quand, comment et pourquoi les coûts d'un programme ont changé avec le temps donnent des bases solides pour gérer efficacement les ressources à tous les échelons du gouvernement et sont utiles pour comprendre pourquoi les ressources ont été utilisées dans le cadre du programme.
L'analyse des coûts historiques des programmes donne de précieux renseignements sur la relation entre les coûts, les niveaux d'activité et les caractéristiques du programme. En général, les relations entre le coût et l'activité sont décrites comme étant variables, fixes ou par paliers. Ces distinctions sont importantes pour faire en sorte que le gestionnaire comprenne les coûts. On trouvera des définitions de ces trois expressions à l'annexe A.
Grâce à une connaissance des coûts historiques des programmes, les gestionnaires sont mieux placés pour gérer efficacement les activités quotidiennes, parce qu'ils comprennent les répercussions financières de leurs décisions. Ils peuvent aussi :
Cette connaissance est un bon point de départ non seulement pour planifier les changements à apporter à un programme, mais aussi pour comprendre les répercussions possibles de diverses options sur les ressources et pour estimer le coût de la mise en œuvre de l'option recommandée.
En plus de produire des données sur les coûts historiques des programmes (dont on trouve la description dans la section « Production de données sur les coûts historiques des programmes » de la présente annexe), les ministères devraient rassembler, analyser et déclarer les renseignements contextuels pertinents pour aider les usagers à comprendre les données sur les coûts historiques qu'ils reçoivent. Les renseignements contextuels sont utiles s'ils permettent de comprendre le coût d'un programme ou aident à expliquer pourquoi le coût d'un programme est supérieur ou inférieur à celui d'un autre.
Les renseignements contextuels pertinents pourraient comprendre les données opérationnelles, comme le nombre d'employés ou le nombre ou la complexité des opérations. Ils sont pertinents dans la mesure où un changement dans les chiffres peut avoir une incidence sur le coût d'un programme. Il pourrait également s'agir de renseignements qualitatifs décrivant les caractéristiques d'un programme, par exemple s'il est exécuté de manière décentralisée ou de manière centralisée. Les renseignements qualitatifs pourraient aider à expliquer des éléments de coûts uniques.
Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente ligne directrice à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir de l'aide sur ces directives, les administrations centrales des ministères devraient communiquer avec
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Pour les demandes de renseignements du public au sujet du présent instrument de politique, veuillez communiquer avec l'équipe chargée des demandes de renseignements du SCT.
Coût qui ne change pas de manière constante en fonction des variations de volume de l'activité, mais qui reste fixe sur toute une plage d'activité et qui change quand les niveaux d'activités dépassent un volume précis. Par exemple, les coûts de supervision sont fixes pour une fourchette donnée d'employés supervisés, mais une fois que le ratio maximum d'employés par superviseur est dépassé, un autre superviseur devrait être embauché, ce qui fait augmenter les coûts de supervision d'un montant forfaitaire. Le diagramme qui suit illustre ce phénomène.
Figure 2. Coûts par paliers
Il est important que l'organisation connaisse ses coûts par paliers lorsqu'elle prévoit un accroissement de l'activité susceptible d'entraîner une augmentation du coût par paliers. De même, elle devrait connaître ses coûts par paliers lorsque son niveau d'activité baisse, de façon à pouvoir les réduire lorsque c'est possible.
L'objectif est de fournir un scénario illustrant la façon de produire des données sur les coûts historiques des programmes au moyen de la méthodologie décrite dans la présente annexe. Le scénario illustre la production de données sur les coûts historiques des programmes au niveau le plus bas de l'AAP.
Le scénario concerne un ministère dont l'organigramme, l'effectif et l'architecture d'alignement des programmes (AAP) sont illustrés ci-dessous. Comme on le voit dans l'organigramme, le ministère compte trois secteurs relevant de sous-ministres adjoints ainsi que deux directions et quatre régions gérées par des directeurs généraux.
Figure 3. Organigramme du ministère servant d'exemple
Le tableau 1 indique le nombre d'équivalents temps plein (ETP) et le budget de chaque unité organisationnelle.
Unité organisationnelle | ETP | Budget |
---|---|---|
Secteur des programmes | 3 | 4 $ |
Direction de la recherche industrielle | 5 | 100 $ |
Recherche universitaire | 5 | 75 $ |
Secteur des opérations | 5 | 7 $ |
Région de l'Est | 12 | 140 $ |
Région du Centre | 12 | 140 $ |
Région de l'Ouest | 12 | 140 $ |
Région du Nord | 6 | 80 $ |
Secteur des services ministériels | 12 | 56 $ |
Total général | 72 | 742 $ |
Comme le montre la figure 4, l'AAP du ministère compte trois programmes et deux sous-programmes.
Figure 4. AAP du ministère servant d'exemple
Dans ce scénario, l'objectif est de déterminer ce qu'il en coûte globalement au ministère pour exécuter ses programmes au niveau le plus bas de son AAP, c'est-à-dire le Programme des paiements de transfert et le Programme des services (le Programme des services internes n'entre pas en ligne de compte). Comme on l'a vu dans la section précédente, « Production de données sur les coûts historiques des programmes », le coût global de l'exécution d'un programme pour un ministère comprend les dépenses du programme et une attribution des coûts des services internes.
Le tableau 2 illustre les dépenses du ministère servant d'exemple résumées selon les programmes de l'AAP.
Sous-programme de la contribution de l'industrie | Sous-programme de la recherche universitaire | Programme des services | Programme des services internes | |
---|---|---|---|---|
Notes du tableau 2
| ||||
Dépenses résumées par programme | 100 $ | 75 $ | 500 $ | 67 $Voir la note * du tableau 2 |
L'attribution des coûts des services internes se fait en deux étapes. La première étape consiste à examiner tous les coûts des services internes, à repérer les coûts revêtant une importance relative qui ont été engagés à l'appui d'un programme en particulier et à attribuer les coûts en question au programme en question.
Le tableau 3 résume les résultats de cet examen et les attributions directes qui en découlent.
ETP affectés aux communications dont les coûts sont attribués au Sous-programme de la contribution de l'industrie | 5 $ |
---|---|
Coût de consultations juridiques attribué au Sous-programme de subventions de recherche | 2 $ |
Coût d'audits de bénéficiaires attribué au Programme des services | 17 $ |
Total | 24 $ |
Le tableau des coûts historiques des programmes est ensuite mis à jour en fonction de ces attributions directes, comme l'illustre le tableau 4.
Sous-programme de la contribution de l'industrie | Sous-programme de la recherche universitaire | Programme des services | Programme des services internes | |
---|---|---|---|---|
Dépenses résumées par programme | 100 $ | 75 $ | 500 $ | 67 $ |
Étape 1 : Attributions directes | 5 $ | 2 $ | 17 $ | -24 $ |
Coûts résiduels des services internes | 43 $ |
La deuxième étape consiste à effectuer un regroupement des coûts résiduels des services internes pour faciliter le processus d'attribution, et pour s'adapter à différentes méthodes d'attribution. Il y aurait normalement plus d'un regroupement de coûts, mais nous n'en avons retenu qu'un seul dans notre scénario, pour mettre l'accent sur la démarche à suivre.
La valeur totale des coûts résiduels des services internes établie à la première étape (c.-à-d., 43 $) est réunie dans un regroupement de coûts. La valeur totale du regroupement de coûts est ensuite répartie en fonction du nombre d'ETP.
Le tableau 5 illustre le processus d'attribution.
Sous-programme de la contribution de l'industrie | Sous-programme de la recherche universitaire | Programme des services | |
---|---|---|---|
Notes du tableau 5
| |||
ETP du programmeVoir la note * du tableau 5 | 5 | 5 | 42 |
Attribution en fonction de la proportion d'ETP du programme | 5/52 de 43 $ | 5/52 de 43 $ | 42/52 de 43 $ |
Attribution du regroupement des coûts | 4 $ | 4 $ | 35 $ |
Le tableau des coûts historiques des programmes est ensuite mis à jour en fonction des attributions de ce regroupement de coûts, comme l'illustre le tableau 6.
Sous-programme de la contribution de l'industrie | Sous-programme de la recherche universitaire | Programme des services | Programme des services internes | |
---|---|---|---|---|
Dépenses résumées par programme | 100 $ | 75 $ | 500 $ | 67 $ |
Étape 1 : Attribution directe | 5 | 2 | 17 | -24 |
Étape 2 : Attribution du regroupement de coûts | 4 | 4 | 35 | -43 |
Coûts attribués des services internes | 9 | 6 | 52 | -67 |
Coûts historiques des programmes | 109 $ | 81 $ | 552 $ | 0 |
Les coûts historiques des programmes au niveau le plus bas de l'AAP du ministère servant d'exemple sont les suivants :
La figure 1 est un diagramme de processus illustrant la façon dont les données sur les coûts historiques des programmes sont produites. Le diagramme présente une organisation ayant trois programmes (programme A, programme B et programme C) ainsi qu'un programme de services internes.
Le diagramme montre que les dépenses liées aux services internes sont divisées en trois parties et attribuées à chacun des programmes. Pour chaque programme, les coûts attribués des services internes sont ajoutés aux dépenses du programme pour obtenir le coût d'exécution du programme pour le ministère (c.-à-d., le coût historique de programme).
La figure 2 présente un graphique linéaire simple illustrant le concept des coûts par paliers. L'axe horizontal représente le volume d'activité, alors que l'axe vertical représente les coûts en dollars. Les échelles ne sont pas étiquetées.
La ligne représente un coût par paliers. La première partie de la ligne est horizontale pour indiquer que le coût demeure le même malgré la hausse du volume d'activité. Lorsque le volume d'activité atteint un niveau donné, le coût augmente considérablement. Cette situation est représentée par une ligne verticale. Le coût se stabilise ensuite, une fois que l'organisation a la capacité de répondre à la demande. La répétition de cette tendance crée une série de paliers, attribuant ainsi son nom à l'évolution des coûts.
La figure 3 illustre la structure organisationnelle du ministère servant d'exemple. L'organisation comprend trois secteurs, soit le Secteur des programmes, le Secteur des opérations et le Secteur des services ministériels. Le Secteur des programmes inclut la Direction de la recherche industrielle et la Direction de la recherche universitaire. Le Secteur des opérations inclut quatre régions, soit la région de l'Est, la région du Centre, la région de l'Ouest et la région du Nord. Le Secteur des services ministériels n'est pas subdivisé.
La figure 4 illustre l'architecture d'alignement des programmes du ministère servant d'exemple. Ce ministère a trois programmes, soit le Programme des paiements de transfert, le Programme des services et le Programme des services internes. Le Programme des paiements de transfert comporte deux sous-programmes, soit le Sous-programme de la contribution de l'industrie et le Sous-programme de la recherche universitaire. Les deux autres programmes ne sont pas subdivisés.