Annulée [2012-10-03] - Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1^er janvier 2011.

1.2 La Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences remplace la Politique sur l'accueil (1993).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique à tous les ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties du paragraphe 7.1 qui autorisent le contrôleur général du Canada à assurer la surveillance de la conformité à la présente directive au sein des ministères et/ou à demander à ceux-ci de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas à l'égard du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles ni du Commissariat à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux de ces organismes sont les uniques responsables de la surveillance de la conformité à la présente directive dans leur organisme respectif et des mesures à prendre en cas de non-conformité, en vertu des instruments du Conseil du Trésor servant à gérer la conformité.

2.3 L'annexe A partie 2 de la présente directive ne s'applique pas aux activités d'accueil régies par la politique sur l'accueil officiel à l'étranger adoptée par Affaires étrangères et Commerce international Canada, par les directives concernant les chefs de mission et par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur.

3. Contexte

3.1 Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, ils s'attendent également à ce que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique. Ces principes fondamentaux de gestion s'appliquent à toutes les dépenses gouvernementales, y compris en matière de voyages, d'accueil et de conférences.

3.2 Les voyages, l'accueil et les conférences couvrent un vaste éventail d'activités ou d'événements légitimes, que le gouvernement en soit l'hôte ou que ses représentants y assistent ou les mènent à bien. Les frais associés à ces activités ou événements sont souvent nécessaires selon les exigences des lois ou des règlements pour dispenser des services aux Canadiens et aux Canadiennes, répondre aux priorités du gouvernement et accomplir les mandats des ministères. Ils comprennent, mais sans s'y limiter, les dépenses liées aux déplacements de troupes au Canada et à l'étranger, à la formation et aux exercices militaires, aux services policiers et aux enquêtes, à la prestation de services de santé requis aux membres des Premières nations, aux Inuits et aux anciens combattants, aussi bien qu'aux activités de prévention et d'inspection dans divers domaines comme les aliments, le transport ou la sécurité aux frontières. Ils comprennent aussi les interactions avec d'autres paliers de gouvernement, l'industrie ou des groupes d'intérêt public, les visites de dignitaires étrangers ainsi que les réunions d'affaires et les séances de travail des ministères qui sont nécessaires pour mener à bien les activités du gouvernement et réaliser ses priorités.

3.3 Toutes ces activités doivent être gérées de façon à démontrer l'optimisation des ressources et utiliser les options les plus économiques pour minimiser et/ou réduire leurs coûts chaque fois que possible. En leur qualité d'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux sont responsables de la gestion des ressources de leur ministère. Les dirigeants principaux des finances appuient les administrateurs généraux en leur fournissant des conseils spécialisés indépendants et objectifs sur des questions financières, y compris sur la mise en place et le maintien de systèmes de contrôle interne efficaces. Les autres cadres supérieurs des ministères et tous les autres gestionnaires doivent rendre compte pour les dépenses relevant de leurs domaines de responsabilité et de leur gestion efficace.

3.4 La présente directive s'inscrit dans le Cadre des politiques de gestion financière et vient appuyer plus particulièrement la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, la Politique sur le contrôle interne et la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.

3.5 La présente directive doit aussi être lue de concert avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et celui de votre organisme, d'autres instruments de politiques de gestion financière, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, l'instrument de politique Autorisations spéciales de voyager et le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité. D'autres renseignements d'ordre contextuel sont inclus dans le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor.

3.6 La présente directive est émise en vertu des articles 7, 9 et 11.1 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

Les définitions des termes clés à utiliser pour interpréter la présente directive figurent en Annexe B.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Les voyages, l'accueil et les conférences ainsi que les dépenses connexes sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité des organismes à s'acquitter de leurs mandats, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources.

5.2 Résultats attendus

Les ministères ont en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique :

les dépenses engagées relatives aux voyages, à l'accueil et aux conférences sont nécessaires à la réalisation des mandats et priorités du ministère ;
les options les plus économiques et les plus efficientes pour les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes ont été considérées.

6. Exigences

L'administrateur général a la responsabilité :

6.1 D'approuver le budget total annuel du ministère pour les voyages, l'accueil et les conférences;

6.2 De s'assurer qu'il y a en place des mécanismes ministériels de surveillance et de contrôle efficaces pour faire en sorte :

qu'à l'étape de la planification, une évaluation des activités et événements récurrents soit faite, permettant de s'assurer qu'ils sont toujours pertinents, que les ressources sont optimisées, et qu'elles sont utilisées de façon efficiente et économique ;
que les propositions individuelles se rapportant aux voyages, à l'accueil et aux conférences soient raisonnables et appropriées et les décisions appuient les objectifs et priorités du ministère ;
que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, d'accueil et des conférences soient envisagées, y compris les réservations faites à l'avance pour les voyages et l'hébergement, le recours aux installations du gouvernement comme premier choix, les téléconférences/vidéoconférences, chaque fois que possible, ainsi que l'optimisation des ressources lorsqu'on détermine le lieu et l'ampleur des événements et le genre et le nombre de participants ;
que les dépenses connexes aux budgets annuels ministériels des voyages, d'accueil et des conférences soient examinées périodiquement pendant l'année et que les gestionnaires investis de pouvoirs financiers aient accès à des rapports en temps opportun à l'appui d'une surveillance efficace et de décisions financièrement prudentes ; et,
que les exigences visant les voyages, l'accueil et les conférences énoncées dans l'Annexe A soient appliquées.

6.3 D'approuver les matrices de délégation de pouvoirs du ministère en matière de voyages, d'accueil et de conférences.

6.4 De divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de frais de participation aux conférences respectivement pour le ministère, par le biais de son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement.

Le dirigeant principal des finances a la responsabilité :

6.5 De fournir à l'administrateur général des recommandations indépendantes et objectives au sujet des budgets annuels et des propositions, priorités et dépenses connexes en matière de gestion des voyages, de l'accueil et des conférences.

6.6 D'appuyer l'administrateur général et les cadres supérieurs du ministère dans la mise en place et le maintien de processus, procédures et contrôles ministériels efficaces nécessaires pour répondre aux exigences de la présente directive.

6.7 De veiller à ce que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes en matière de voyages, d'accueil et de conférences soient clairement communiqués aux gestionnaires et respectés par ces derniers.

6.8 De veiller à ce que l'information nécessaire à l'appui des examens périodiques menés par le ministère au sujet de ces dépenses soit fournie aux gestionnaires.

Les cadres supérieurs des ministères et autres gestionnaires investis de pouvoirs financiers ont la responsabilité :

6.9 De s'assurer, dans leurs secteurs de responsabilité :

qu'une évaluation est faite annuellement des activités et des événements récurrents, pour s'assurer qu'ils sont toujours pertinents, que les ressources sont optimisées, compte tenu du rendement antérieur, et qu'elles sont utilisées de façon efficiente et économique ;
que les propositions individuelles et les décisions relatives aux dépenses de voyages, d'accueil et de conférences démontrent qu'elles sont nécessaires à la réalisation des objectifs et des priorités du ministère ;
que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, de l'accueil et des conférences sont envisagées chaque fois que possible, y compris les réservations faites à l'avance pour les voyages et l'hébergement, le recours aux installations du gouvernement comme premier choix et les téléconférences/vidéoconférences, chaque fois que possible, ainsi que l'optimisation des ressources lorsqu'on détermine le lieu et l'ampleur des événements et le genre et le nombre de participants ;
que les dépenses relatives aux voyages, à l'accueil et aux conférences font l'objet d'un suivi tout au long de l'année ; et,
que les exigences visant particulièrement les voyages, l'accueil et les conférences énoncées dans l'Annexe A soient appliquées.

7. Surveillance et rapports

7.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer l'administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère; en signalant à l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité significatifs et en élaborant des propositions pour régler ces problèmes; et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement et de conformité.

7.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen de son efficacité dans un délai de cinq ans.

8. Conséquences

8.1 En cas de non-conformité, l'administrateur général a la responsabilité de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

8.2 À l'appui des responsabilités qui incombent aux administrateurs généraux, les dirigeants principaux des finances veillent à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements dans les procédures et les systèmes, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure appropriée.

9. Références

9.1 Loi pertinente

Loi sur la gestion des finances publiques

9.2 Autres documents pertinents

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute question relative à la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir une interprétation de la présente directive, l'administration centrale du ministère doit communiquer avec:

Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : 613-957-7233

Annexe A– Exigences particulières

Partie 1 – Exigences particulières concernant les voyages et/ou les conférences

En plus de devoir se conformer à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, aux autres autorisations de voyage et aux arrangements en matière d'approvisionnement, s'il y a lieu, tous les fonctionnaires fédéraux et les voyageurs ont la responsabilité d'assurer une gestion rigoureuse des voyages et des conférences, y compris de prendre des mesures pour réduire, minimiser et/ou éviter les coûts. Cela comprend notamment, sans s'y limiter, les mesures suivantes :

1.1 Planification :

Les frais de voyage devraient être évités chaque fois qu'il existe une solution de rechange raisonnable et plus économique qui est jugée suffisante pour atteindre l'objectif prévu (p. ex. le recours aux installations du gouvernement, les téléconférences/vidéoconférences).
Les réservations pour le transport, l'hébergement et les installations où aura lieu la conférence devraient se faire bien à l'avance, pour obtenir les meilleurs tarifs quand c'est possible.
Le nombre de personnes qui sont envoyées pour assister au même événement, y compris à des conférences, devrait être limité au minimum nécessaire pour assurer le déroulement efficace des activités gouvernementales; on aura recours à des personnes qui sont déjà près de l'endroit où l'événement se déroulera chaque fois que possible.
Dans le cas de voyages périodiques ou multiples vers une même destination ou lorsque plusieurs personnes sont envoyées aux mêmes événements ou aux mêmes activités, y compris à des conférences, les coûts doivent être minimisés grâce à une planification et à une coordination efficaces.

1.2 Transport :

L'option la plus économique disponible sera choisie au moment du choix du mode de transport, compte tenu du coût, de la durée, de la sécurité et de l'aspect pratique tels que prévus par les principes de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
Cela comprend, ainsi que le prévoit la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, « la norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique » et « la norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique ». Pour les voyages internationaux, les « voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures ». Les voyages en première classe ne sont pas autorisés.

1.3 Hébergement

Ainsi que le prévoit la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, en général « la norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables », et « il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement ».

Partie 2 – Exigences particulières concernant l'accueil

Tous les fonctionnaires fédéraux ont la responsabilité d'assurer une gestion rigoureuse des activités d'accueil, y compris de prendre des mesures pour réduire, minimiser et/ou éviter les coûts de telles activités. Ils doivent aussi faire en sorte que la décision d'offrir l'accueil a été prise après mûre réflexion et en démontrer la nécessité pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole ainsi qu'aux fins du bon déroulement des activités du gouvernement. Ils sont aussi responsables de veiller à ce que les restrictions suivantes et les exigences aux tableaux 1 et 2 soient respectées.

2.1 Restrictions concernant les personnes du gouvernement fédéral :

2.1.1 Des dépenses d'accueil peuvent être engagées pour les personnes du gouvernement fédéral seulement dans les cas où :

elles sont tenus de participer à des activités opérationnelles, des réunions d'affaires, de la formation ou des événements semblables au-delà des heures de travail normales. Cela comprend les situations où les personnes sont tenues de travailler pendant une pause normale ou une période de repas. Cela peut aussi comprendre les situations où il n'y a pas d'installations à proximité où on peut obtenir des rafraîchissements ou des repas et/ou les situations où la dispersion du personnel n'est pas efficace ou efficiente ;
elles sont tenues de prendre part à une activité ou de participer à une conférence dont le gouvernement est l'hôte et à laquelle participent des personnes qui ne sont pas des employés du gouvernement du Canada et à qui des activités d'accueil seront offertes pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

2.1.2 Lorsque l'accueil est offerte à une personne du gouvernement fédéral dans le cadre d'activités, il incombe à cette personne de ne pas demander le remboursement pour des repas ou des rafraîchissements lorsqu'elle présente une demande de remboursement de frais de voyage ou d'autres dépenses.

2.1.3 À l'exception du ministre ou de l'administrateur général, une personne qui participe à une activité d'accueil ne peut pas approuver l'activité en question. Dans ces circonstances, l'approbation à un niveau supérieur est requise. L'administrateur général peut déléguer par écrit aux cadres supérieurs du ministère du niveau d'administrateur général délégué ou de niveaux supérieurs le pouvoir d'approuver des activités d'accueil, même quand la personne qui approuve est présente.

2.2 Personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral :

Des activités d'accueil peuvent être offertes à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole ou lorsque c'est nécessaire pour faciliter le bon déroulement des activités gouvernementales.

2.3 Éléments d'accueil et restrictions :

Les dépenses d'accueil se limitent aux éléments suivants :

2.3.1 L'offre d'aliments et de boissons est acceptable, à concurrence des limites du coût standard et sans excéder le coût maximum par personne indiqués au tableau 1, lesquelles se basent sur les allocations prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

2.3.2 En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invités des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Des boisons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral.

2.3.3 Exceptionnellement, l'offre, à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral, de billets pour des pièces de théâtre ou des événements sportifs, des excursions locales ou des excursions dans un autre lieu d'intérêt et d'autres activités de divertissement semblables ainsi que d'autres mesures raisonnables jugées appropriées pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux officiels. Les personnes faisant partie du gouvernement fédéral appelées à accompagner des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral peuvent participer à ces activités de divertissement.

2.3.4 L'accueil dans des situations particulières peut être offert à la résidence d'un fonctionnaire fédéral.

Tableau 1 – Aliments et boissons : Coût par personne (*)

Aliments et boissons	Coût standard par personne (1)	Coût maximum par personne (2)
Petit déjeuner	1.5 X indemnité de petit déjeuner	1.5 X coût standard par personne
Rafraîchissements	0.5 X indemnité de petit déjeuner
Déjeuner	2.0 X indemnité de déjeuner
Réception	2.0 X indemnité de petit déjeuner
Dîner	1.75 X indemnité de dîner

(1) Le coût standard par personne est le coût du repas par personne qui devrait être appliqué dans des circonstances normales, particulièrement lors d'événements n'incluant que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral. Le coût standard par personne ne peut être dépassé sauf si approuvé conformément aux pouvoirs d'approbation du tableau 2.

(2) Un coût par personne dépassant le coût standard et jusqu'à concurrence du coût maximum par personne doit être appliqué dans des circonstances exceptionnelles, justifiées par le genre d'événement, le statut et la nature des participants et / ou pour des raisons de courtoisie, de diplomatie et / ou de protocole. Le coût maximum par personne ne peut être dépassé sauf si approuvé conformément aux pouvoirs d'approbation du tableau 2.

(*) Ce tableau présente les coûts maximums par personne des frais d'accueil qui seraient fournis par type de repas au cours d'une seule journée, ainsi que par consommation. Les allocations sont fixées dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

2.4 Les dépenses d'accueil ne comprennent pas :

2.4.1 Le transport local à destination et en provenance d'un événement ou d'une activité ne fait pas partie de l'accueil, sauf dans des circonstances particulières visant des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral (p. ex. un dignitaire étranger) pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

2.4.2 La location de locaux et les coûts connexes comme l'équipement audio/vidéo, le soutien technique ou les services de traduction ne sont pas considérés comme étant des dépenses d'accueil sauf dans des circonstances particulières pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole (c.-à-d. lorsque les coûts sont directement liés et inhérents à des fins d'accueil, par exemple pour louer une salle devant être utilisée seulement pour servir un repas).

2.4.3 De l'eau en bouteille ou des refroidisseurs d'eau pour les fonctionnaires fédéraux, sauf dans le cadre de rafraîchissements offerts lors d'événements visés par la présente directive.

2.5 Délégation de pouvoirs et approbations

2.5.1 Les activités d'accueil doivent être approuvées à l'avance et les approbations connexes sont exercées conformément au tableau 2 ci-dessous :

Tableau 2 –Pouvoir d'approbation pour l'accueil^(*)

Événement		Autorisation politique	Ministre	Administrateur général	Cadres supérieurs du ministère	Fonctionnaires désignés
1. Activité en l'honneur d'un Canadien/d'une Canadienne remarquable		x
2. Frais d'accueil pour une activité individuelle	a) Plus de 5 000 $		x
	b) Jusqu'à 5 000 $		x	x
	c) Jusqu'à 1 500 $		x	x	x	x
3. Boissons alcoolisées			x
4. Divertissement, excursions ou autres activités reliées et /ou dépenses du conjoint ou de la personne qui accompagne			x	x
5. Accueil à la résidence d'un fonctionnaire fédéral dans le cadre des affaires du gouvernement			x	x
6. Nourriture fournie à des évènements constitués de personnes du gouvernement fédéral seulement			x	x	x
7. Coûts dépassant le coût standard par personne			x	x
8. Coûts dépassant le coût maximum par personne			x
9. Inclusion du conjoint ou de la personne qui accompagne			x	x	x
10. Boissons non alcoolisées (pas de nourriture) fournies à des évènements constitués de personnes du gouvernement fédéral seulement			x	x	x	x

(*) Approbation signifie l'engagement des dépenses.

(*) Ces pouvoirs d'approbation en matière d'accueil sont les plus bas niveaux organisationnels de pouvoirs que l'administrateur général peut déléguer par écrit à l'aide du document ministériel de délégation du pouvoir de signature.

(*) Dans le cas du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles et du Commissariat à l'intégrité du secteur public, les pouvoirs d'approbation des ministres prévus dans ce tableau peuvent être exercés par les administrateurs généraux de ces organismes.

Notes par ligne :

1. L'approbation des activités et du total des coûts d'accueil pour les événements à l'honneur d'un Canadien ou d'une Canadienne remarquable peut être accordée soit par le Premier ministre, le Cabinet ou le Conseil du Trésor.

2. a) L'approbation du total des frais d'accueil de plus de 5 000 $ pour tout événement individuel sera exercée par le ministre compétent. Un ministre peut déléguer par écrit à l'administrateur général une limite financière de pouvoir d'approbation plus élevée lorsque l'administrateur général a la responsabilité d'une communauté de pratique à l'échelle du gouvernement, incluant la livraison de formation.

b) L'approbation du total des frais d'accueil pouvant aller jusqu'à 5 000 $ pour tout événement individuel sera exercée par l'administrateur général.

c) L'approbation du total des frais d'accueil pouvant aller jusqu'à 1 500 $ pour tout événement individuel peut être déléguée à des cadres supérieurs des ministères ou d'autres fonctionnaires désignés si les pouvoirs d'approbation sont autorisés par écrit par l'administrateur général par le biais de la matrice de délégation des pouvoirs de signature du ministère.

3. L'approbation du coût et de servir des boissons alcoolisées lors d'un événement sera exercée par le ministre compétent. Un ministre peut déléguer par écrit ce pouvoir d'approbation à l'administrateur général.

4 à 10. L'approbation du coût et d'offrir de l'accueil aux situations identifiées aux rangées 4 à 10 du tableau 2 sera exercée à l'intérieur des limites de coûts énoncées à la rangée 2 du même tableau.

2.5.2 Conformément à l'alinéa 12(1) (b) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux sont autorisés à offrir des récompenses aux employés et ils peuvent approuver des activités d'accueil dans le cadre d'une cérémonie s'y rapportant en conformité de la présente directive. Les administrateurs généraux peuvent également offrir de l'accueil en conformité de la Loi sur la semaine nationale de la fonction publique.

Annexe B – Définitions

Accueil (hospitality) – consiste à fournir des repas, des boissons ou des rafraîchissements à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral lors d'événements nécessaires au bon déroulement des activités gouvernementales et pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole. Dans certaines circonstances et à l'intérieur de certaines restrictions définies par cette directive, l'accueil peut aussi être fourni à des personnes faisant partie du gouvernement fédéral. Exceptionnellement, dans le cadre d'activités auxquelles sont invitées des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral, les frais engagés pour les activités d'accueil peuvent aussi comprendre des billets pour des activités culturelles ou sportives ou des excursions locales ou dans d'autres lieux d'intérêt, le transport local à destination et en provenance d'un événement ainsi que d'autres mesures raisonnables jugées appropriées pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole. En règle générale, l'accueil ne comprend pas de dépenses reliées aux personnes faisant partie du gouvernement fédéral ou aux personnes en déplacement qui sont visés par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte; au transport local à destination ou en provenance d'un événement ou d'une activité pour les fonctionnaires fédéraux; à la location de locaux et aux frais connexes; à l'eau en bouteille ou aux refroidisseurs d'eau fournis systématiquement aux fonctionnaires fédéraux au-delà d'un événement.

Cadressupérieurs du ministère (senior departmental managers) – aux fins de la présente directive, les cadres supérieurs du ministère sont définis comme étant les gestionnaires relevant directement d'un administrateur général et comprennent, s'il y a lieu, les gestionnaires régionaux de plus haut rang.

Conférences (conferences) – congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel dont les participants débattent du statut d'une discipline (p. ex. sciences, économie, technologie, gestion, etc.) ou en sont informés. (La présente définition est fondée sur l'article de dépenses 0823 – Frais de participation aux conférences du Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale). Des conférenciers y sont souvent invités, y compris des fonctionnaires fédéraux et / ou des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Les retraites, les réunions de planification opérationnelle et les séminaires de formation ou les cours de formation ne sont pas considérés comme des conférences.

Événement (event) – réunions d'affaires, conférences ou toute autre rassemblement formel de personnes du gouvernement fédéral ou de personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral invités à participer à des activités comme des entrevues de recrutement dans la fonction publique, des cérémonies prestigieuses, des cérémonies de remise de prix ou de reconnaissance. Peuvent être compris des représentants d'autres paliers de gouvernement ou de gouvernements étrangers, des dignitaires étrangers ou politiques, des organismes nationaux ou internationaux, des représentants de l'industrie et des groupes d'intérêt public.

Personnes faisant partie du gouvernement fédéral (federal government persons) – Toute personne qui reçoit actuellement un salaire ou une rémunération provenant du Trésor.

Personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral (non federal government persons)– Toute personne qui ne reçoit pas actuellement un salaire ou une rémunération provenant du Trésor.

Protocole (protocol) – ensemble de règles à observer en matière d'étiquette et de préséances.

Rafraîchissements (refreshments) – comprend des boissons et / ou des aliments (p. ex. des collations) qui ne constituent pas un repas complet mais qui sont servis entre les repas.

Réception (reception) – période prolongée entre le moment où les participants arrivent et le moment où le repas est servi; des rafraîchissements peuvent être servis aux participants en attendant le repas ou sans être suivis d'un repas, selon les circonstances.

Réunion d'affaires (business meetings) – réunions dont l'objet est de favoriser la concrétisation des objectifs du gouvernement ou le bon déroulement de ses activités, y compris des séances de travail ministérielles ou interministérielles, des réunions de planification opérationnelle, des réunions de comités consultatifs et de comités de gestion et des retraites du personnel. Des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral peuvent participer à des réunions d'affaires.