Annulée [2017-04-01] - Directive sur les services de soutien internes

1.1 La présente directive entrera en vigueur le 1er avril 2012.

1.2 Si la date des arrangements interministériels concernant la prestation de services de soutien internes est antérieure à la date d'entrée en vigueur de la présente directive, les administrateurs généraux sont tenus de s'assurer que de tels arrangements sont gérés en conformité avec la directive.

2.1 La présente directive s'applique aux ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins qu'ils en soient exclus aux termes de lois, de règlements ou de décrets particuliers.

2.2 La présente directive ne traite que de la prestation interministérielle de services de soutien internes au sens de l'article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. (Ci-joint Annexe A)

2.3 Le point 5.3.3 de la présente directive, qui attribue à la secrétaire du Conseil du Trésor la responsabilité de surveiller la conformité des ministères à la directive, ne s'applique pas au Bureau du vérificateur général, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, au Commissariat à l'information du Canada, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying du Canada, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada. L'administrateur général de chacune de ces organisations est l'unique responsable de la surveillance et de l'observation de la présente directive à l'échelle de son organisation, et de la prise de mesures en cas de non-conformité à l'aide des instruments du Conseil du Trésor liés à la gestion de la conformité.

3.1 L'article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise les ministères à fournir des services de soutien internes à un ou plusieurs autres ministères et à recevoir de tels services de la part d'un ou plusieurs ministères. Ces services peuvent être fournis en collaboration avec d'autres ministères. En ce qui concerne la présente directive, toute référence à la prestation de services de soutien internes devrait être interprétée de manière à englober la prestation par voie de collaboration, à moins qu'un sens restreint ne soit précisé ou explicite.

3.2 Les services de soutien internes sont des services administratifs qui aident un ministère ou facilitent un programme. Ils ne comprennent pas les services offerts au public ou les services d'exécution directe des programmes. Les services de soutien internes sont décrits au paragraphe 29.2(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ce paragraphe prévoit également un mécanisme grâce auquel d'autres activités peuvent être ajoutées à la définition par décret.

3.3 Certains services de soutien internes ne peuvent pas être fournis par les ministères, en vertu de l'article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le paragraphe 29.2(3) spécifie qu'un ministère n'est pas autorisé à fournir des services si, aux termes d'une loi du Parlement, d'un décret ou d'une directive du Conseil du Trésor :

• (a) la prestation de ceux-ci ressortit exclusivement à un autre ministère ou organisme;
• (b) les ministères doivent obtenir ces services auprès d'un autre ministère ou organisme;
• (c) le ministère n'est pas autorisé à fournir ces services.

Le paragraphe (a) présente des situations où un ministère ou un organisme a été reconnu comme l'unique fournisseur fédéral d'un service : les autres ministères doivent obtenir ledit service auprès du fournisseur reconnu ou d'une source externe au gouvernement fédéral.

Le paragraphe (b) tient compte du rôle des organisations de services communs en tant que fournisseurs de services obligatoires. Conformément à la Politique sur les services communs et à diverses décisions du Conseil du Trésor, les ministères doivent obtenir les services obligatoires auprès des organisations de services communs. En outre, les ministères qui ne sont pas reconnus comme une organisation de services communs ne peuvent pas offrir ces services.

Le paragraphe (c) permet au Cabinet, par l'entremise d'un décret, et au Conseil du Trésor d'empêcher un ministère de fournir des services de soutien internes précis.

3.4 L'article 29.2, en vertu duquel un ministère peut fournir des services de soutien internes, comprend une autorisation implicite permettant au ministère d'imposer des frais pour les aux services fournis.

3.5 Les ministères doivent obtenir une autorisation légale pour utiliser les recettes inhérentes à la prestation de services de soutien internes afin de compenser les dépenses occasionnées par la prestation de ces services.

3.6 Le paragraphe 29.2(2) indique que les ministères ont l'obligation de produire des accords écrites entre eux concernant la prestation ou la réception de services de soutien internes. La présente directive établit les éléments obligatoires dont il faut tenir compte dans ces accordes.

3.7 Il convient de noter que l'autorisation de fournir des services de soutien internes à d'autres ministères et l'autorisation de recevoir de tels services donnent automatiquement l'autorisation de fournir et de recevoir les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ces services. Une attention particulière devrait être accordée afin de s'assurer que les exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux directives et politiques en matière de protection des renseignements personnels qui s'y rattachent sont respectées lorsque des renseignements personnels sont échangés entre les ministères à cette fin.

3.8 La présente directive appuie les objectifs du Cadre des politiques de gestion financière en établissant les responsabilités des gestionnaires et des dirigeants principaux des finances des ministères concernant les arrangements interministériels de prestation de services de soutien internes.

3.9 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes.

3.10 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 et du paragraphe 29.1(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

5.1 Si un ministère fait partie d'un arrangement interministériel concernant les services de soutien internes autorisés en vertu de l'article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les gestionnaires ministériels auxquels des responsabilités liées à l'arrangement ont été confiées doivent s'assurer que l'accord écrite requise en vertu du paragraphe 29.2(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques comprend les éléments suivants :

• (a) une description des services de soutien internes à fournir;
• (b) une description claire des rôles et responsabilités des parties;
• (c) des mécanismes de prise de décisions et de règlement de différends relativement à l'accord;
• (d) la période visée par l'arrangement et l'avis à donner en cas de retrait ou de résiliation;
• (e) les niveaux de service et les attentes en matière de rendement convenus;
• (f) le fondement de l'imputation des services fournis, la facturation, les dispositifs de règlement et l'information qui sera fournie à l'appui de l'imputation;
• (g) les genres de renseignements personnels à recueillir et à divulguer en vertu de l'accord et les fins auxquelles serviront de tels renseignements

5.2 Lorsque les ministères font parties d'un arrangement ministériel concernant les services de soutien internes, les dirigeants principaux des finances doivent s'assurer que :

5.3 Exigences en matière de surveillance et de rapports

5.3.1 Les administrateurs généraux ont la responsabilité de fournir les renseignements ou les rapports exigés par la secrétaire du Conseil du Trésor.

5.3.2 Il incombe aux gestionnaires et aux dirigeants principaux des finances des ministères d'appuyer leur administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans le ministère, en signalant à leur administrateur général les difficultés importantes, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité et en présentant des propositions pour les régler, et en faisant rapport sur les problèmes de rendement et de conformité importants au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

5.3.3 La secrétaire du Conseil du Trésor a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences énoncées dans la présente directive, et de procéder à un examen de la directive dans un délai de cinq à huit ans.

6.1 En cas de non-conformité, il incombe aux administrateurs généraux de prendre des mesures correctives au sein de leur organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

6.2 Pour aider les administrateurs généraux, les gestionnaires et les dirigeants principaux des finances des ministères doivent veiller à ce que des mesures correctives soient prises à l'égard des cas de non-conformité aux exigences de la présente directive.

6.3 Pour obtenir la liste des conséquences en cas de non-conformité, consulter l'Appendice C : Tableau des conséquences pour les institutions, et l'Appendice D : Tableau des conséquences pour les personnes du Cadre stratégique sur la gestion de la conformité.

Pour toute question concernant la présente directive, veuillez communiquer avec l'administration centrale de votre ministère. Pour les questions relatives à l'interprétation de la présente directive, l'administration centrale du ministère doit communiquer avec la :

Division de la politique de gestion financière
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613