La présente politique entre en vigueur le 1er août 2006. Elle modifie et remplace la Politique de communication du gouvernement du Canada qui est entrée en vigueur le 1er avril 2002 et qui a subséquemment été modifiée le 29 novembre 2004.
Cette politique a pour but d'assurer la gestion efficace et la bonne coordination des communications à l'échelle du gouvernement du Canada et de faire en sorte que celles‑ci répondent aux divers besoins d'information du public.
Le gouvernement du Canada a pour politique :
La présente politique est publiée en vertu de l'alinéa 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et s'applique à toutes les institutions du gouvernement du Canada énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi. Il est recommandé à toutes les autres institutions publiques visées par la LGFP, particulièrement les sociétés d'État énumérées à l'annexe III (parties 1 et 2), de se familiariser avec cette politique et d'appliquer ses principes à la gestion de leurs propres communications.
Les institutions du gouvernement du Canada doivent veiller à ce que le public ait libre accès aux renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives. L'information destinée au public doit être diffusée dans toutes les régions du Canada ou y être facilement accessible sur tous les supports possibles. Il faut prendre en compte les besoins de communication des Canadiens qui voyagent ou habitent à l'étranger afin de leur assurer, à eux aussi, l'accès aux renseignements sur les politiques, les programmes, les services et les initiatives.
Pour fournir un service de qualité qui répond aux besoins de renseignements de tous les Canadiens, les institutions doivent faire en sorte :
Les institutions doivent fournir gratuitement l'information dont elles ont la responsabilité et, selon le cas :
Le devoir d'une institution d'informer le public suppose celui de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives doivent être clairs, pertinents, objectifs, faciles à comprendre et utiles.
Pour garantir la clarté et la cohérence de l'information, il faut veiller à utiliser un langage clair et conforme aux règles de grammaire dans toutes les communications avec le public. Ce principe s'applique aux communications internes ainsi qu'à l'information destinée au Parlement ou à tout autre organisme officiel, qu'elle soit communiquée par écrit ou de vive voix.
Dans toutes les communications, les institutions doivent respecter l'égalité de statut des deux langues officielles, tel qu'il est établi par la Charte canadienne des droits et libertés et comme y donnent effet la Loi sur les langues officielles et le Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestations des services. Les institutions doivent se conformer à toutes les exigences et règles juridiques qui en découlent.
Les institutions doivent déterminer et respecter toutes les exigences qui s'appliquent en matière de langues officielles lorsqu'elles participent à une activité de communication que prévoit la présente politique. Les institutions doivent se conformer au Cadre de politiques en matière de langues officielles du Conseil du Trésor, qui énonce différentes exigences en ce qui a trait aux communications. Elles doivent en outre respecter les exigences du Programme de coordination de l'image de marque portant sur la présentation visuelle des langues officielles dans les communications et les documents d'information.
Une image de marque claire et cohérente aide le public à reconnaître les politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement du Canada, à y avoir accès et à les évaluer.
Pour maintenir une image de marque reconnaissable et unifiée pour l'ensemble du gouvernement, les institutions doivent veiller à ce que leurs immeubles, installations, programmes, services et activités soient clairement identifiés, conformément au Programme de coordination de l'image de marque (PCIM). Les institutions doivent gérer la conception et la présentation de tout le matériel de communication selon les mêmes principes et d'une manière coordonnée, conformément au PCIM.
Lorsqu'elles identifient leurs contributions ou leurs activités, les institutions doivent mettre en évidence les symboles officiels du gouvernement du Canada. Elles doivent afficher le mot‑symbole « Canada », l'identificateur universel du gouvernement du Canada, dans tout le matériel d'information et de communication à usage interne ou externe, quel que soit le support utilisé.
Les institutions doivent en outre se conformer à la politique sur l'Uniformité de la présentation et de l'exploitation pour l'Internet : Normes et directives du Conseil du Trésor, qui s'applique à la conception et à la présentation des communications en ligne.
Les institutions doivent veiller à ce que leurs publications et autre matériel de communication donnent une image juste, représentative et inclusive de la diversité de la société canadienne. Elles doivent se conformer en tout temps aux exigences de la Loi sur le multiculturalisme canadien.
Les institutions doivent tenir compte des différences entre les diverses régions du Canada et à l'intérieur de celles‑ci. Elles doivent veiller à équilibrer leurs plans et activités de communication de manière à prendre en compte les besoins et intérêts des populations locales et régionales et d'y donner suite. (Pour obtenir des directives sur la gestion des communications régionales, se reporter à l'exigence 15.)
Pour évaluer les besoins et les attentes du public et y répondre d'une manière efficace – pour prévoir les problèmes éventuels et formuler des stratégies d'intervention pertinentes – les institutions doivent surveiller et analyser systématiquement l'environnement public entourant leurs politiques, programmes, services et initiatives. Elles doivent utiliser toute une gamme d'outils pour évaluer l'environnement dans lequel elles mènent leurs activités, y compris la rétroaction des citoyens, l'analyse des demandes de renseignements, la surveillance des reportages des médias et la recherche sur l'opinion.
Pour effectuer une analyse judicieuse de l'environnement public, les institutions doivent cerner et suivre les questions d'intérêt public et les tendances actuelles et nouvelles qui font l'objet de reportages dans les médias. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada offre aux institutions un service électronique centralisé de surveillance des reportages des médias pour lequel des fonds ont été alloués. Les institutions qui décident d'avoir recours à ce service doivent s'inscrire auprès de TPSGC pour obtenir le droit d'accès.
Les recherches sur l'opinion publique aident le gouvernement à mieux comprendre la société canadienne; cerner les besoins et les attentes des citoyens; évaluer les réactions aux propositions ou aux modifications ou initiatives éventuelles; évaluer l'efficacité de leurs politiques, programmes et services; mesurer les progrès réalisés en ce qui a trait à l'amélioration du service; évaluer l'efficacité des activités de communication, notamment la publicité; ou planifier et évaluer des initiatives de marketing, entre autres applications.
La recherche en opinion publique se définit comme la collecte planifiée, par une institution du gouvernement ou en son nom, des opinions, attitudes, perceptions, jugements, sentiments, idées, réactions ou avis, destinés à répondre aux besoins du gouvernement, que cette information soit réunie auprès de personnes (y compris les employés d'institutions du gouvernement), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entités, grâce à des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l'envergure ou au coût de l'activité.
Cette collecte d'information peut être associée à un large éventail d'activités, comme : la recherche sur les politiques d'intérêt public; les études de marché; la recherche sur les communications, les stratégies de communication et la recherche en publicité; l'évaluation des programmes; les études sur la qualité des services ou sur la satisfaction de la clientèle; les sondages multiclients (comportant une ou plusieurs questions); les études multi-intérêts; ou l'élaboration de produits.
Ne sont pas considérés comme des sondages d'opinion les travaux de recherche ou les méthodes suivantes pour recueillir des opinions ou des conseils : les études de documents ou de sources d'information secondaires, y compris l'examen de sondages d'opinion publique déjà réalisés; l'analyse secondaire de données de sondages; la vérification du rendement ou de la livraison de biens dans des situations de marchés.
Afin de respecter le principe d'une fonction publique impartiale, les institutions ne peuvent conclure de marchés ni affecter de fonds publics pour de la recherche portant sur les intentions de vote électoral, les préférences quant aux partis politiques ou les positions des partis.
Les institutions doivent se conformer aux exigences de la Politique sur les marchés et de la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor lorsqu'elles procèdent à des recherches sur l'opinion publique pour quantifier, caractériser ou évaluer les opinions, les attitudes ou les perceptions d'une population donnée. Le processus d'appel d'offres pour la recherche gouvernementale sur l'opinion publique doit être ouvert, équitable et transparent. Les institutions doivent aussi garantir la qualité et la valeur des recherches qu'elles commandent ou effectuent elles‑mêmes.
Afin d'assurer une gestion économique et cohérente de la recherche sur l'opinion publique à l'échelle du gouvernement, les institutions doivent :
Les besoins de communication doivent être pris en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des activités de consultation et de participation des citoyens. La communication ouverte et réceptive est essentielle au succès des consultations publiques, tout comme la précision des renseignements donnés aux participants en langage clair.
Le personnel des communications fournit conseils et soutien aux gestionnaires qui planifient, mettent en œuvre ou évaluent les processus de consultation et de participation des citoyens d'une institution. Les gestionnaires qui sont chargés de consulter le public collaborent avec le personnel des communications qui rédige et aide à mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication.
Les institutions doivent informer les Canadiens des possibilités de participer aux initiatives de consultation du public et de participation des citoyens. Elles peuvent utiliser à cette fin les sites Web, les lettres d'invitation, les avis aux médias, la publicité payée et les autres moyens utilisés normalement par les institutions pour communiquer avec le public, y compris les avis publiés dans la Gazette du Canada [se reporter à l'exigence 27d)].
Chaque institution doit s'assurer que l'information sur ses consultations publiques et ses activités de participation des citoyens, tant nationales que régionales, est affichée sur son site Web. Les institutions doivent également fournir à Service Canada l'information, dont les hyperliens, qu'il a besoin pour maintenir à jour la liste des consultations nationales et régionales sur le Site du Canada. Le Site du Canada est le portail du gouvernement pour obtenir de l'information sur les consultations des institutions, qu'elles soient prévues, en cours ou récemment terminées.
Les institutions doivent également veiller à ce que le matériel de communication ou d'information préparé aux fins de consultation soit clairement identifié comme provenant du gouvernement du Canada, conformément au Programme de coordination de l'image de marque.
Les institutions doivent prévoir et évaluer les risques éventuels reliés à la santé et la sécurité, à l'environnement et à l'administration des politiques et des programmes. Dans son sens le plus large, le risque, qui normalement comprend un danger, un risque ou une menace possible, est associé à l'acceptation d'un élément d'incertitude en vue d'obtenir un avantage éventuel.
Des plans et des stratégies doivent être élaborés au besoin en vue de communiquer au public les risques cernés. Pour communiquer efficacement au sujet des risques, les institutions doivent s'intéresser à toutes les opinions et positions et s'en soucier, comprendre les diverses perceptions et respecter les principes qui les sous‑tendent. L'efficacité de la gestion des risques repose sur la communication ouverte et transparente entre les parties intéressées qui peuvent avoir des intérêts différents et opposés.
Les institutions doivent :
Bien que les termes « crise » et « urgence » ne soient pas synonymes, une communication efficace fait partie intégrante de la gestion des crises et des urgences.
Une « crise » est une situation qui porte atteinte en quelque sorte aux convenances, aux traditions ou aux valeurs, à la sécurité ou à la protection du public, ou encore à l'intégrité du gouvernement. Une crise ne présente pas nécessairement une menace grave pour la vie humaine ou les biens. La gestion efficace des communications est essentielle pour aider à maintenir ou restaurer la confiance du public à l'égard du gouvernement en temps de crise.
Une « urgence » est une situation anormale qui exige de prendre rapidement des mesures au‑delà des procédures normales pour limiter les dommages aux personnes, aux biens ou à l'environnement. Parfois, une situation d'urgence peut être ou devenir une situation de crise, par exemple s'il est perçu que le gouvernement ne maîtrise pas la situation. La gestion efficace des communications est essentielle, avant, durant et après une situation d'urgence, pour aider à prévenir les blessures ou les pertes de vie, limiter les dommages aux biens matériels et immobiliers, maintenir les services publics, ou aider aux processus de remise en état, et pour aider à maintenir ou à restaurer la confiance du public à l'endroit du gouvernement.
Aux termes de la Loi sur la protection civile, les institutions sont tenues d'élaborer des plans d'intervention en cas d'urgence. La Politique du gouvernement sur la sécurité, émise par le Conseil du Trésor, exige également que les institutions élaborent des plans et des procédures visant à gérer les cas d'urgence.
Les institutions doivent reconnaître qu'il faut parfois déployer rapidement des efforts extraordinaires en situation de crise ou d'urgence. Elles doivent être prêtes à rajuster leurs priorités et à réaffecter leurs ressources en conséquence. Les plans, partenariats, outils et méthodes nécessaires doivent être en place pour permettre aux fonctionnaires de communiquer d'une manière efficace et efficiente dans les deux langues officielles en situation d'urgence ou de crise.
Plusieurs organismes gouvernementaux aux niveaux national, provincial ou local peuvent participer à l'intervention en cas d'urgence ou de crise. Il peut aussi être nécessaire de collaborer avec d'autres intervenants, comme avec les dirigeants de l'industrie ou de la collectivité et les organisations non gouvernementales.
Les différents gouvernements et leurs institutions doivent s'entendre sur l'organisme qui aura la responsabilité principale des communications en cas de crise ou d'urgence afin de garantir la diffusion en temps opportun de renseignements précis, pertinents et cohérents. Cela facilite la prestation de services, élimine les possibilités de contradiction ou de confusion et montre que le gouvernement assure un leadership.
Il incombe aux institutions ayant la responsabilité principale de procéder à la planification d'urgence et d'élaborer des procédures opérationnelles normalisées. Elles doivent se mettre d'accord avec les administrations régionales et locales pour la coordination de l'aide gouvernementale et la désignation d'un seul centre de responsabilité pour toutes les communications avec le public.
Il faut préciser qui aura la responsabilité principale dans le cadre du processus de planification. En cas de doute quant à l'administration publique ayant la responsabilité principale dans des circonstances données, les institutions doivent demander conseil au Bureau du Conseil privé.
Les institutions doivent intégrer les communications à leurs processus et procédures de gestion. Les communications sont une responsabilité partagée qu'il faut coordonner avec d'autres fonctions de gestion.
Il faut maintenir en tout temps des liens de travail bien définis entre les communications et les autres fonctions fondamentales comme la gestion des politiques et des programmes, la prestation des services, la gestion des ressources humaines, la gestion de l'information et la gestion des technologies de l'information.
Les institutions doivent :
Les institutions doivent intégrer la planification des communications à leur processus annuel de planification opérationnelle et évaluer les communications comme partie intégrante de leurs activités. Les plans d'activité doivent tenir compte des exigences de l'institution en matière de communication.
Chaque institution doit élaborer un plan global de communication qui :
Le plan global de communication de l'institution doit être examiné, évalué et mis à jour périodiquement dans le cadre du cycle de planification des activités et d'établissement du budget.
Les institutions doivent :
Les mémoires au Cabinet doivent inclure un plan de communication et préciser les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de communication, comme l'exige le système de dossiers du Cabinet.
Un plan de communication comportant l'information budgétaire requise doit aussi être inclus dans les présentations au Conseil du Trésor qui portent sur d'importants investissements de fonds publics, sur des politiques, des initiatives, des programmes ou des services nouveaux et importants, ou sur des questions qui sont ou qui pourraient être de nature délicate et une source de préoccupation pour le public. Il n'est pas nécessaire de produire un plan de communication pour une soumission qui a fait l'objet d'un mémoire au Cabinet antérieur. Un plan de communication n'est pas requis non plus pour une présentation demandant au Conseil du Trésor –agissant en fonction des directives du Cabinet ou d'un comité désigné par le Cabinet – l'allocation de fonds pour la publicité.
Le chef des communications examine les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor préparés par l'institution pour s'assurer que les mesures appropriées et l'affectation de ressources suffisantes pour atteindre les objectifs de communication prévus y sont recommandés.
Les bureaux régionaux chargés de la prestation des programmes et des services dans les différentes régions du Canada doivent participer à la planification, à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation des activités de communication d'une institution. La coordination entre l'administration centrale et les opérations régionales concernant toutes les questions de communication est essentielle. Le personnel régional des communications doit être invité dès le début à participer à la planification et à l'élaboration de stratégies destinées à permettre d'atteindre les objectifs de communication de l'institution au niveau local ou régional.
Les chefs des communications et les gestionnaires régionaux des communications doivent conférer périodiquement pour faire en sorte que les objectifs de communication de l'institution soient atteints dans toutes les régions du pays. Avant de diffuser des communications ou des renseignements publics ayant une portée ou une orientation régionale ou de participer à des activités locales, les institutions doivent veiller à ce que les membres de la haute direction des opérations régionales visées soient invités à prendre part à la planification, à l'élaboration de la stratégie et à la mise en œuvre des communications. De même, les opérations à l'administration centrale doivent participer aux activités de communication axées sur les régions.
Les institutions doivent veiller à ce que les opérations régionales disposent des ressources nécessaires pour respecter les exigences de la présente politique et pour gérer efficacement la fonction de communication. Elles doivent veiller à ce que toutes les communications régionales soient conformes au Programme de coordination de l'image de marque.
Souvent, plusieurs institutions sont appelées à participer à la planification et à la gestion des communications associées à des activités et événements régionaux. Le Bureau du Conseil privé (BCP) coordonne les communications régionales auxquelles participent plusieurs institutions. Le BCP travaille étroitement avec les conseils régionaux des hauts fonctionnaires fédéraux et les gestionnaires des communications des bureaux régionaux des institutions afin d'améliorer et de faciliter les communications du gouvernement dans les provinces et les territoires.
Les communications entre les gestionnaires et les employés doivent être ouvertes et empreintes d'esprit de collaboration, de manière à permettre d'atteindre les objectifs du gouvernement, de réaliser la mission de l'institution et de fournir au public des services d'information de qualité.
Les communications internes doivent aller dans les deux sens, être un dialogue. Il est tout aussi important d'écouter les employés faire état de leurs idées, de leurs préoccupations et de leurs suggestions pour obtenir les résultats voulus et améliorer le service, et de prendre des mesures pour y donner suite, que de tenir les employés au courant des objectifs et des priorités de l'institution ou des faits nouveaux, changements ou nouvelles initiatives ayant une incidence sur leur travail. Tenir compte des opinions et des préoccupations des syndicats, des représentants et des associations du personnel peut aussi déboucher sur une gestion organisationnelle plus efficace.
L'institution qui sollicite la participation des employés aux discussions sur les mesures à prendre a accès à un vaste bassin de connaissances et de compétences spécialisées. Les employés qui participent comme il se doit à la vie de l'organisation peuvent être des alliés utiles dans les communications externes en aidant à renseigner le public, leurs collègues et des recrues éventuelles au sujet de leur organisation.
Les communications internes font partie intégrante de la stratégie globale de communication d'une institution et doivent être abordées dans le plan global de communication. (Pour d'autres directives à ce sujet, se reporter à l'exigence 13.)
Les communications internes efficaces constituent une responsabilité de gestion partagée. Fort de l'appui de l'équipe de direction, l'administrateur général se fait le champion de l'engagement de l'institution envers des communications internes ouvertes et axées sur la collaboration. La collaboration, particulièrement entre la fonction de gestion des ressources humaines et la fonction de communication, est essentielle pour garantir le respect des exigences de communication interne.
Les gestionnaires et les superviseurs doivent communiquer avec les employés ouvertement, fréquemment, avant que l'information soit communiquée au public ou au moment de sa communication. Il faut leur offrir une formation en communication pour qu'ils soient des communicateurs efficaces.
Les communications internes contribuent à favoriser l'information et la sensibilisation des employés ainsi que l'acquisition des connaissances. Pour ce faire, les institutions ont recours à des documents publiés (sur divers supports), des présentations orales, des réunions du personnel et des activités d'apprentissage. La participation aux comités de rédaction de bulletins, aux comités consultatifs internes sur les communications et aux groupes de travail d'évaluation offrent d'autres occasions de faire participer les gestionnaires et les employés aux discussions sur les mesures à prendre.
Il faut examiner de temps à autre les activités et processus de communication interne pour évaluer les résultats, recenser les domaines où des améliorations s'imposent et apporter au besoin les modifications nécessaires.
Toutes les communications internes doivent être gérées conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles (particulièrement de la partie V concernant la langue de travail). Les institutions doivent se conformer au Cadre des politiques en matière de langues officielles du Conseil du Trésor, en particulier les sections portant sur la langue de travail et sur les communications entre les régions.
Il faut identifier le matériel de communication conformément au Programme de coordination de l'image de marque.
Les institutions doivent conserver leur capacité d'innover et se tenir au fait de l'évolution des pratiques et de la technologie en matière de communication. Au fur et à mesure qu'elles adoptent de nouveaux moyens de communication, les institutions doivent continuer de joindre en temps opportun les citoyens dont l'accès à la technologie peut être limité ou qui préfèrent recevoir des renseignements du gouvernement par des moyens plus conventionnels.
Pour faire en sorte que les nouvelles technologies contribuent à améliorer la capacité d'une institution de communiquer avec les Canadiens en ayant recours à des moyens pratiques et efficaces, les gestionnaires des technologies de l'information, des communications, ceux d'autres fonctions clés comme l'exécution des programmes et la prestation des services, ainsi que ceux des ressources humaines doivent collaborer à l'élaboration de tous les plans d'investissement et à la prise de toutes les décisions à cet égard.
Les investissements dans les nouvelles technologies des communications doivent, selon le cas, servir à :
Internet, le Web et d'autres moyens de communication électronique sont des outils importants pour permettre et maintenir une communication efficace au sein des institutions et avec leurs clients dans tout le Canada et dans le monde entier.
Important outil pour fournir de l'information et des services au public, Internet facilite la communication interactive et bidirectionnelle ainsi que la rétroaction. Il offre des possibilités de joindre les Canadiens peu importe où ils habitent et de leur fournir des services personnalisés.
Les institutions doivent maintenir une présence active sur Internet pour permettre l'accès par voie électronique, 24 heures sur 24, à l'information, aux programmes et aux services publics. Le courrier électronique et les sites Web doivent servir à assurer la communication directe entre les Canadiens et les institutions gouvernementales, et entre les gestionnaires et les employés de la fonction publique.
Les institutions doivent promouvoir les initiatives en ligne du gouvernement du Canada qui visent à élargir la portée et à améliorer la qualité des communications internes et externes, à améliorer la prestation de services, à se rapprocher des citoyens et à interagir avec eux, à élargir l'accès du public et à favoriser le dialogue avec ce dernier. Les institutions doivent veiller à ce que les communications sur Internet soient conformes aux politiques et aux normes gouvernementales. Les communications électroniques avec le public et entre les employés doivent véhiculer fidèlement les thèmes et les messages du gouvernement du Canada.
Pour qu'il y ait compatibilité avec les autres activités de communication, les sites Web, les sous‑sites et les portails d'une institution doivent être examinés périodiquement par le chef des communications, ou par la personne qu'il a désignée, à qui il incombe de vérifier le contenu visuel et rédactionnel des sites et de fournir des conseils à cet égard. Les gestionnaires des sites Web, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux, doivent consulter le personnel des communications sur le contenu visuel et rédactionnel des pages Web, y compris la conception et les normes de présentation, pour garantir le respect des normes de publication et des autres exigences en matière de communication.
En outre, le personnel des communications et les spécialistes en technologie de l'information doivent collaborer de manière à assurer la planification et la gestion efficaces des services d'information électronique. Les gestionnaires et les employés chargés des aspects opérationnels et techniques des systèmes Web d'une institution travaillent en collaboration avec le personnel des communications qui fournit des conseils stratégiques sur le contenu du site Web et l'utilisation de la technologie à des fins de communication. (Se reporter aussi aux références aux sites Web aux exigences 23, 24, 26 et 27 qui portent sur la publicité, les partenariats, le marketing et l'édition.)
Les institutions doivent :
Les journalistes et autres représentants des médias jouent un rôle important dans le processus démocratique – ils communiquent au public les nouvelles et des renseignements sur le gouvernement et font des reportages sur les opinions du public sur le gouvernement. Les institutions doivent entretenir des relations proactives avec les médias pour aider à faire connaître et à faire comprendre les politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement au public.
Les institutions doivent agir et réagir efficacement dans un milieu médiatique actif 24 heures sur 24. Elles doivent pouvoir, très rapidement, joindre les médias et leur faire part de questions importantes pour les décideurs et le public. À cette fin, elles ont recours à une panoplie d'outils de communication, y compris des conférences de presse, des séances d'information générale ou technique, des communiqués et des présentations audiovisuelles.
Les institutions doivent faciliter les demandes de renseignements ou d'interviews des médias, et gérer des plans et stratégies de communication avec les médias. Elles doivent consulter le cabinet du ministre lorsqu'elles planifient des campagnes ou des stratégies médias qui pourraient nécessiter la participation du ministre ou lorsqu'elles préparent une réponse à une demande de renseignements des médias qui pourrait avoir des répercussions pour celui‑ci.
Les institutions doivent respecter l'autorité et la responsabilité du Parlement, dont les membres ont le droit d'être informés des initiatives législatives prévues avant les médias.
Les institutions doivent assurer la qualité et la cohérence des services d'information fournis aux médias dans les deux langues officielles. Il faut répondre sans retard aux demandes de renseignements des médias, qu'elles soient faites par téléphone, par courriel, par lettre ou en personne, afin qu'ils puissent respecter leur heure de tombée.
Les institutions doivent veiller à ce qu'il y ait des mécanismes pour aider les gestionnaires et les employés à répondre aux appels des médias. Les spécialistes des communications chargés des relations avec les médias veillent à ce que les demandes des médias, particulièrement les demandes d'interviews ou de renseignements techniques sur des sujets spécialisés, soient acheminées aux gestionnaires compétents ou aux porte‑parole désignés comme tels à titre de représentants officiels de leur institution. (Pour obtenir des directives sur les porte‑parole, se reporter à l'exigence 20.)
Les ministres sont les principaux porte‑parole du gouvernement du Canada. Ils sont appuyés dans cette fonction par des collaborateurs nommés à cette fin, notamment des adjoints de direction, des directeurs des communications et des attachés de presse aux cabinets des ministres, ainsi que par les équipes de cadres supérieurs des institutions gouvernementales, qui comprennent les administrateurs généraux, les chefs des communications et d'autres cadres supérieurs.
Les ministres présentent et expliquent au public les politiques, priorités et décisions du gouvernement. Les institutions, laissant les questions politiques exclusivement entre les mains des ministres et de leurs cabinets respectifs, concentrent leurs activités de communication sur les questions se rapportant aux politiques, programmes, services et initiatives qu'ils administrent.
Les cadres supérieurs des institutions doivent désigner des gestionnaires ou des employés compétents dans les bureaux principaux et les régions qui parleront à titre officiel des questions qui relèvent de leurs fonctions ou de leurs domaines de spécialisation.
Les porte‑parole désignés des institutions, y compris les spécialistes techniques ou les spécialistes du domaine en question, doivent recevoir une formation, particulièrement en relations avec les médias, afin de pouvoir s'acquitter de leurs responsabilités efficacement et faire en sorte que les exigences de l'institution et de la présente politique soient respectées. (Pour obtenir des directives sur les relations avec les médias, se reporter à l'exigence 19.)
Les porte‑parole, particulièrement ceux qui sont cadres supérieurs, sont souvent appelés à représenter leur institution devant les comités parlementaires et les commissions d'enquête. Pour garantir une communication efficace qui respecte le protocole officiel, les porte‑parole doivent connaître les lignes directrices du Bureau du Conseil privé portant sur la comparution devant le Parlement et d'autres organismes officiels.
Les porte‑parole doivent en tout temps respecter les droits à la protection des renseignements personnels, les besoins en matière de sécurité, les dossiers instruits par les tribunaux, la politique du gouvernement, la confidentialité des documents du Cabinet et la responsabilité ministérielle. Lorsqu'ils prennent la parole à titre de représentant officiel d'une institution, ils doivent donner leur nom et le titre de leur poste, parler de faits établis destinés à être cités, et restreindre leurs remarques aux faits concernant les politiques, programmes, services ou initiatives de leur institution.
Les institutions, tant à l'administration centrale que dans leurs bureaux régionaux, doivent recenser les occasions de renseigner le public sur des initiatives ou contributions importantes du gouvernement du Canada. Des événements publics et des annonces, y compris des conférences de presse, doivent être organisés de temps à autre à des fins de communication.
Il appartient aux institutions de déterminer si elles participeront à un événement public ou si elles feront une annonce. Elles doivent communiquer avec le cabinet de leur ministre pour déterminer si le gouvernement y sera représenté par le ministre ou par un ou plusieurs parlementaires désignés par celui‑ci.
Les institutions doivent planifier et coordonner les événements avec le personnel du cabinet du ministre lorsque celui‑ci doit y assister, ou avec le personnel du député ou du sénateur, le cas échéant, qui doit y assister. Dans le cas d'un événement ou d'une annonce mettant en cause plusieurs institutions, ces dernières doivent coordonner leur participation avec le Bureau du Conseil privé.
Les institutions doivent veiller à ce que le gouvernement du Canada soit identifié et représenté comme il se doit aux événements et au cours des annonces, y compris dans les occasions mettant en cause d'autres participants, notamment d'autres ordres de gouvernement, des organisations non gouvernementales, des représentants de l'industrie ou du milieu des affaires. Les institutions doivent identifier tous les documents, tout le matériel d'exposition et toutes les présentations préparés pour des événements publics ou des annonces conformément au Programme de coordination de l'image de marque. Elles doivent en outre se conformer aux exigences sur les langues officielles.
Les institutions ne doivent pas prendre part ni accorder leur soutien à des événements partisans organisés pour servir la cause d'un parti politique.
Les institutions doivent adopter une ligne de conduite cohérente et coordonnée pour ce qui est de leur participation aux foires et aux expositions. Lorsque plusieurs institutions sont représentées au même événement, leur présence doit être unifiée afin qu'elles puissent promouvoir les thèmes et les messages communs du gouvernement du Canada.
Le matériel d'exposition doit se conformer aux normes du Programme de coordination de l'image de marque et respecter les exigences de la Loi sur les langues officielles. Dans leurs expositions, les institutions doivent prévoir des méthodes destinées à obtenir les réactions du public sur des questions précises ou d'ordre général qui les préoccupent.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada coordonne la participation des institutions aux foires et aux expositions où est présent le Pavillon du Canada. Les institutions qui participent à ces activités doivent s'installer dans ce pavillon selon les modalités retenues par TPSGC.
À titre de gestionnaire du Programme des expositions du gouvernement du Canada, TPSGC fournit aux institutions une liste à jour des événements qu'il coordonne. Les institutions qui prévoient participer à ces foires et expositions doivent s'installer avec d'autres participants dans le Pavillon du Canada. Les institutions doivent soumettre leurs plans d'exposition à TPSGC pour qu'il soit en mesure d'assurer, bien avant la tenue de l'événement en question, que les institutions participant à la même activité s'installent au même endroit.
Les institutions peuvent placer des annonces ou acheter de l'espace publicitaire ou du temps dans n'importe quel média pour informer les Canadiens de leurs droits ou de leurs responsabilités, des politiques, programmes, services ou initiatives du gouvernement, ou encore des risques pour la santé publique, la sécurité ou l'environnement.
La publicité du gouvernement du Canada se définit comme tout message, véhiculé au Canada et à l'étranger, et payé par le gouvernement pour son placement dans des médias tels que les journaux, la télévision, la radio, l'Internet, les salles de cinéma ou l'affichage.
Les institutions doivent déterminer leurs obligations en vertu des articles 11 et 30 de la Loi sur les langues officielles afin de veiller à ce que toute leur publicité s'y conforme. En outre, les institutions doivent veiller à ce que soient prises des mesures positives pour mettre en oeuvreles engagements du gouvernement du Canada, énoncés à la partie VII de la Loi, de favoriser l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Les plans et les campagnes de publicité doivent tenir compte des besoins, des préoccupations et des préférences linguistiques de ces communautés. Les achats d'espace ou de temps dans les médias doivent inclure l'achat d'espace et de temps dans les organes d'information qui desservent la minorité francophone ou anglophone d'une collectivité.
Les institutions peuvent aussi placer des annonces ou acheter de l'espace publicitaire pour promouvoir les intérêts du Canada à l'étranger. Pour s'assurer de sa conformité avec les communications gouvernementales à l'étranger, elles doivent consulter Affaires étrangères et Commerce international Canada au moment de planifier une campagne de publicité ou de marketing sur les marchés étrangers.
Une annonce placée dans un média canadien utilisant une langue étrangère est normalement traduite dans cette langue. Lorsqu'une traduction n'est pas disponible, l'annonce doit être publiée dans les deux langues officielles du Canada, chacune occupant la même importance à l'intérieur du même espace publicitaire.
Les institutions ne doivent pas placer dans leur matériel, services ou moyens de communication, quel que soit le support choisi, des annonces publicitaires d'une source du secteur privé ou d'une source non gouvernementale. Les institutions doivent s'abstenir de vendre de l'espace ou du temps publicitaire, que ce soit sur leurs sites Web ou dans l'une de leurs publications, au secteur privé ou à toute source non gouvernementale.
Les institutions doivent éviter de donner l'impression, y compris au public, d'accorder leur appui, une subvention aux fins de marketing ou un avantage concurrentiel injuste à une personne, une organisation ou une entité à l'extérieur du gouvernement. Il leur est interdit de faire de la publicité pour les produits ou services qu'elles achètent ou se procurent dans le secteur privé en vertu d'un marché ou d'en faire publiquement la recommandation. (Pour obtenir d'autres directives sur les initiatives de commandite et les accords de collaboration, se reporter aux exigences 24 et 25).
Les institutions ne doivent pas utiliser de fonds publics pour acheter de l'espace publicitaire à l'appui d'un parti politique.
Les institutions doivent interrompre leur publicité durant les élections générales du gouvernement du Canada. La publicité est autorisée uniquement lorsqu'une institution est obligée en vertu d'une loi ou d'un règlement d'émettre un avis public pour des motifs juridiques; lorsqu'une institution doit informer le public d'un danger pour la santé, la sécurité ou l'environnement; ou lorsqu'une institution doit afficher un avis d'emploi ou de dotation. Sinon, les plans et les activités publicitaires doivent être suspendus le jour où le gouverneur en conseil délivre un bref ordonnant la tenue d'une élection fédérale générale et ils ne doivent reprendre que le jour où le gouvernement nouvellement élu est assermenté.
Pour assurer l'intégrité et l'efficacité de la publicité gouvernementale, les institutions doivent :
Il faut tenir compte des exigences de communication au moment de planifier, de négocier ou de mettre en œuvre un accord de partenariat ou de collaboration.
Les activités ou les initiatives conjointes auxquelles participe un autre gouvernement, une entreprise, une organisation, un groupe ou un particulier doivent être communiquées de manière juste et équitable pour toutes les parties en cause. Les parties à un accord de collaboration ont des objectifs communs ou compatibles, y contribuent des ressources (financières ou en nature), en partagent les retombées et conviennent d'une répartition équitable des risques à prendre.
Les ententes régissant les accords de collaboration définissent les rôles et les responsabilités des parties en cause en matière de communication. Les exigences relatives aux langues officielles, à l'image de marque, à la visibilité, à l'édition, au marketing et aux activités promotionnelles figurent au nombre des exigences de communication prises en compte dans les ententes de partenariat.
Les gestionnaires chargés de négocier, de mettre en œuvre ou d'administrer des accords de collaboration doivent consulter le chef des communications de leur institution, ou la personne qu'il a désignée, pour obtenir conseils et soutien en matière de communication. Ces consultations doivent avoir lieu avant d'établir un accord de collaboration, et en cours de route, pour garantir la conformité avec les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution.
Lorsqu'elles informent le public ou publient de l'information sur les activités de partenariat, les institutions doivent veiller à ce que les contributions de tous les participants soient équitablement reconnues et attribuées. Les dénominations sociales et les logos, sans réplique promotionnelle, constituent des identificateurs adéquats pour reconnaître la contribution des participants.
Conformément au Programme de coordination de l'image de marque, les institutions doivent utiliser le mot‑symbole « Canada » pour désigner leur propre participation dans le cadre d'un accord de collaboration afin que le public puisse reconnaître la contribution du gouvernement du Canada.
De plus, elles doivent veiller à ce que toutes les parties en cause reconnaissent également la contribution du gouvernement du Canada dans leurs propres communications avec le public.
Dans ses communications avec le public, que ce soit sur ses sites Web ou dans l'une ou l'autre de ses publications, une institution doit s'abstenir d'annoncer les produits ou services commerciaux des participants du secteur privé. Les renseignements fournis par une institution à propos d'un accord de collaboration et des participants en cause doivent être objectifs et fondés sur des faits, et ne pas être à caractère promotionnel.
Aux fins de la présente politique, lorsqu'il s'agit de garantir la reconnaissance équitable des participants, le fait d'afficher la dénomination sociale ou le logo dans les documents diffusés au public, quel que soit le support utilisé, ne constitue pas de la publicité.
La stratégie de communication se rapportant à un accord de collaboration peut inclure des efforts publicitaires ou promotionnels auprès des médias, mais ces efforts ne doivent pas être l'objectif des activités de partenariat. Ils doivent simplement servir à informer le public au sujet de ces activités. (Pour obtenir d'autres directives sur la publicité, se reporter à l'exigence 23.)
Dans le cadre de tous les partenariats et accords de collaboration, les institutions doivent :
Les institutions offrent et acceptent des commandites – accords en vertu desquels une partie offre à une autre des ressources financières ou de l'aide en nature pour appuyer un projet ou une activité qui présente un intérêt et des avantages mutuels. À l'instar de tous les accords de collaboration, les initiatives de commandite doivent être communiquées d'une manière juste et équitable pour toutes les parties en cause.
Les institutions doivent reconnaître leurs commanditaires dans leurs communications avec le public au sujet d'une activité commanditée. De même, elles doivent veiller à ce que toutes les parties qu'elles parrainent – particuliers, groupes, entreprises ou autres gouvernements – reconnaissent la contribution du gouvernement du Canada à l'égard de la réalisation de leurs activités.
Les gestionnaires chargés de négocier ou d'administrer des initiatives de commandite doivent consulter le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, avant d'offrir ou d'accepter une initiative de commandite pour en garantir la conformité avec les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution. Les institutions doivent de plus informer régulièrement leur administrateur général des activités et plans de communication liés aux initiatives de commandite. L'exigence 24a) à f) s'applique également aux initiatives de commandite.
Il est interdit aux institutions d'accepter des commandites du secteur privé en s'engageant, en échange, à faire de la publicité pour les biens et services du commanditaire.
Même si la stratégie de communication se rapportant à une activité ou un projet commandité peut prévoir des efforts publicitaires ou promotionnels auprès des médias, ces efforts ne doivent pas être l'objectif des activités de commandite, mais servir simplement à informer le public au sujet de ces activités. (Pour obtenir d'autres directives sur la publicité et les partenariats, se reporter aux exigences 23 et 24).
Le marketing aide à promouvoir les politiques, programmes, services et initiatives d'une institution auprès du public. Les institutions doivent intégrer le marketing à la fonction de communication pour garantir que les activités de promotion, qu'elles soient menées à l'appui de besoins précis du marché ou d'objectifs stratégiques plus généraux, appuient les objectifs de communication du gouvernement et de l'institution.
Pour assurer la compatibilité avec les autres activités de communication, le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, doit examiner les plans et stratégies de marketing avant leur mise en œuvre.
À l'instar des autres activités de communication, la conception et la mise en œuvre d'initiatives, de projets ou de campagnes de marketing doivent être conformes aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque. De même, les activités de marketing menées sur le site Web de l'institution doivent se conformer aux exigences de la politique sur l'Uniformité de la présentation et de l'exploitation pour l'Internet : Normes et directives du Conseil du Trésor.
Dans toutes les activités de marketing, les institutions doivent se conformer à la Loi sur les langues officielles et au Cadre des politiques en matière de langues officielles du Conseil du Trésor.
Pour les initiatives de marketing qui comportent de la publicité dans quelque media que ce soit, la publicité doit être coordonnée avec TPSGC et le BCP conformément aux procédures établies [se reporter à l'exigence 23 a) à j)]. Pour obtenir des directives sur les méthodes de marketing à suivre concernant les initiatives de commandite et les accords de collaboration d'une institution, se reporter aux exigences 24 et 25.
Les institutions doivent faciliter l'accès du public à leurs publications, c'est‑à‑dire à tout le matériel d'information, quel que soit le support utilisé, destinés à être diffusé au public ou à certaines personnes seulement à l'extérieur du gouvernement.
Pour garantir au public l'accès aux publications du gouvernement et pour veiller à ce que les exigences de la loi concernant l'édition gouvernementale soient respectées, les institutions doivent :
Les institutions doivent se conformer à la Loi sur le droit d'auteur et veiller à ce que ces dispositions concernant la propriété des droits se rapportant aux publications protégées par un droit d'auteur soient respectées intégralement dans toutes les applications média.
Les institutions doivent superviser la gestion du droit d'auteur de la Couronne et de la concession de licences de concert avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Elles doivent se conformer à la Politique sur les services communs et à la Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État du Conseil du Trésor. Elles doivent aussi se conformer aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque quant à l'utilisation des symboles et des identificateurs du gouvernement du Canada protégés par la Loi sur les marques de commerce.
La passation de marchés pour toutes les étapes de production, de distribution et d'évaluation de films cinématographiques, bandes vidéo, émissions de télévision, vidéodisques interactifs, disques compacts et produits audiovisuels et multimédias doit se faire par l'intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour garantir l'intégrité du processus de passation de marchés entre les institutions et les producteurs des secteurs privé ou public. TPSGC supervise la passation de marchés, le contrôle de la qualité et l'entreposage. Il revient aux institutions de voir à tous les autres aspects de la gestion de projets.
Tous les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels et multimédias commandités par les institutions doivent être conformes aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque, et à celles de la Politique sur les services communs et de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, des exemplaires de tous les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels, multimédias et disques compacts finis doivent être déposés auprès de Bibliothèque et Archives Canada. Il faut aussi se conformer aux exigences sur les langues officielles
Le matériel de communication et l'information publiée sur tous les supports doivent être bien catalogués et conservés en lieu sûr pour en garantir l'accessibilité, dans l'immédiat et à long terme.
Les institutions doivent :
Les institutions doivent organiser des séances d'information sur la Politique de communication du gouvernement du Canada à l'intention de leurs gestionnaires et de leurs employés. Il faut informer les nouveaux employés de la politique et les encourager à en prendre connaissance au moment où ils sont nommés à leur poste.
Les institutions doivent :
Selon le système parlementaire canadien, les ministres doivent rendre compte au premier ministre et au Parlement de la présentation et de l'explication au public des politiques, priorités et décisions du gouvernement.
Les ministres, individuellement et collectivement en tant que membres du Cabinet, sont les principaux porte‑parole du gouvernement du Canada et de ses institutions. Ils jouent un rôle directeur dans l'établissement des priorités et des thèmes généraux des communications gouvernementales. Les ministres :
Le Conseil du Trésor du Canada est chargé d'approuver et de promulguer la politique administrative générale du gouvernement du Canada, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Il incombe aux institutions assujetties à la Loi de respecter les exigences des politiques du Conseil du Trésor, et leurs administrateurs généraux doivent en rendre compte.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor assure au Conseil et à son président conseils et soutien en ce qui a trait à l'élaboration, à la gestion et à l'évaluation de la politique administrative. Le Secrétariat remplit d'importantes fonctions en ce qui a trait à la Politique de communication du gouvernement du Canada; notamment, il :
Le Cabinet, appuyé par les comités du Cabinet désignés, établit et assure le suivi des orientations stratégiques de communication ainsi que la coordination courante de la mise en oeuvre du programme du gouvernement. Il veille à ce que les nouveaux enjeux soient gérés efficacement dans l'ensemble du gouvernement et procède à la sélection des projets de politique et de loi. Il donne des directives et attribue les approbations nécessaires au Conseil du Trésor pour allouer les fonds pour des marchés de publicité conformément au Plan de publicité du gouvernement. Le Bureau du Conseil privé fournit des conseils et un appui au Cabinet pour l'aider à établir et à gérer son programme de travail, et élabore le Plan de publicité du gouvernement.
Le Bureau du Conseil (BCP) privé joue un rôle de premier plan dans la coordination et la gestion des communications gouvernementales. Tel qu'il est défini par le premier ministre et le Cabinet, le Bureau :
Aux fins de la présente politique, les administrateurs généraux désignent tous les sous‑ministres des ministères énumérés à l'annexe I ainsi que les chefs de toutes les institutions énumérées aux annexes I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les administrateurs généraux dirigent la gestion globale des communications et son intégration aux autres fonctions clés et en sont responsables, particulièrement en ce qui a trait à la gestion des politiques et des programmes. Ils sont les champions des communications internes de l'institution.
Les administrateurs généraux doivent rendre compte :
Il incombe aux administrateurs généraux de veiller à la mise en application en bonne et due forme des instructions données par le greffier du Conseil privé et de toutes les décisions pertinentes du Cabinet au sujet des priorités de communication du gouvernement du Canada.
Les administrateurs généraux doivent veiller à ce que toutes les exigences de la Politique de communication du gouvernement du Canada soient respectées dans toutes les activités des institutions qu'ils dirigent, au Canada et à l'étranger. À cette fin, ils doivent entre autres veiller à ce que leurs institutions gèrent leurs communications internes et externes conformément aux valeurs et aux principes énoncés dans la présente politique.
L'administrateur général d'une institution doit désigner un cadre supérieur – appelé dans la présente politique « chef des communications » – à qui il incombe d'assurer à l'administrateur général le soutien dont il a besoin pour mettre en œuvre et faire appliquer cette politique.
Le chef des communications est le cadre supérieur à qui incombe la responsabilité d'aider l'administrateur général à coordonner et à diriger l'application de la présente politique dans son institution.
Les chefs des communications sont membres de la haute direction et relèvent directement des administrateurs généraux. Ils doivent rendre compte à ces derniers de la gestion de la fonction de communication, comme elle est décrite à l'annexe B de la présente politique, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux des institutions. Il leur incombe aussi de veiller à ce que les exigences du gouvernement du Canada concernant l'image de marque, prescrites par le Programme de coordination de l'image de marque, soient observées dans toutes les applications.
Les chefs des communications sont chargés de gérer l'image de marque, les activités de publicité, d'édition et de marketing, les analyses de l'environnement, la recherche sur l'opinion publique, les relations avec les médias, la participation à des événements et d'autres activités de communication. Ils surveillent le contenu des sites Web d'une institution pour vérifier qu'il satisfait aux normes de communication. Ils doivent en outre gérer des questions et priorités en matière de communication horizontale qui mettent en cause un certain nombre d'institutions gouvernementales, questions et priorités qui sont déterminées et coordonnées par le Bureau du Conseil privé.
Les chefs des communications et le personnel des communications participent activement à la planification, à la gestion et à l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives; ils offrent conseils et soutien en matière de communication à toutes les étapes du processus.
Le chef des communications doit veiller à ce que les activités du personnel des communications de l'institution, à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux, soient conformes aux exigences de cette politique, quels que soient les rapports hiérarchiques ou le rang que ces derniers occupent dans l'organisation.
Le personnel des communications exécute toutes les tâches liées à la fonction de communication. Il garantit la clarté et l'utilité de l'information fournie à l'utilisateur final, en défendant les intérêts de ceux qui recevront ou devraient recevoir l'information. Il collabore avec le personnel clé indiqué au point 7 ci‑après, fournissant conseils et soutien en matière de communication.
La fonction de communication est une responsabilité partagée qui exige le soutien, la collaboration et l'interaction de différents employés de l'institution. Les conseillers en politiques, les gestionnaires de programmes et les autres spécialistes fonctionnels – les analystes, les chercheurs, les agents des ressources humaines, les coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, les spécialistes en marketing, les technologues de l'information, les webmestres, les graphistes, les bibliothécaires, les réceptionnistes et le personnel des centres d'appels – doivent se conformer à cette politique dans tous les aspects de leur travail. Leurs superviseurs doivent veiller à ce que le chef des communications, ou la personne qu'il a désignée, soit consulté sur toutes les activités et initiatives qui comportent des communications avec le public ou qui ont des répercussions sur les communications internes de l'institution.
Ces employés doivent participer activement à la planification, à la coordination et à l'exécution des activités de communication de l'institution, y compris à l'utilisation de nouvelles technologies. Ils doivent collaborer à faire en sorte que les budgets de fonctionnement prévoient des ressources suffisantes pour les communications. Ils doivent en outre travailler activement et maintenir une liaison constante avec le personnel des communications pour garantir que les besoins en communication d'une institution, sur le plan national et international, sont pris en compte comme il se doit dans toutes les activités reliées aux programmes et aux politiques.
La collaboration entre les conseillers en politiques, les gestionnaires de programmes, les analystes, les chercheurs, les spécialistes en marketing et le personnel des communications permet de faire en sorte que les besoins et les préoccupations du public soient constamment cernés et pris en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives. En outre, elle permet de faire en sorte que les programmes et les services tiennent compte systématiquement des objectifs et priorités de communication du gouvernement.
La collaboration entre les spécialistes des ressources humaines et le personnel des communications garantit que les exigences de communication interne de l'institution sont respectées. La collaboration entre les technologues de l'information, les webmestres, les téléphonistes des centres d'appels, les graphistes et le personnel des communications garantit que les activités ou les moyens de communication proposés sont réalisables et pratiques sur le plan technique.
Les bibliothécaires aident les institutions à assurer au public l'accès à l'information ainsi qu'à organiser et à conserver les documents publiés sur tous les supports selon les normes reconnues à l'échelle internationale. Les bibliothécaires participent activement à toutes les étapes du cycle de vie de l'information; notamment, ils fournissent de l'aide aux auteurs et aux rédacteurs‑réviseurs, s'occupent de la gestion et de la diffusion des publications, assurent l'accès actuel et à long terme à l'information gouvernementale et préservent le patrimoine publié du pays.
Le personnel des communications doit aussi collaborer avec les coordonnateurs ou les conseillers en accès à l'information et en protection des renseignements personnels (AIPRP). Ces personnes veillent à ce que les employés compétents de l'institution soient informés en temps opportun de l'information qui est divulguée au public. Le personnel des communications aide au besoin les coordonnateurs de l'AIPRP afin que les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information soient traitées scrupuleusement et sans retard conformément à cette loi.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est un organisme de services communs du gouvernement du Canada. Il fournit aux institutions divers services d'information obligatoires et facultatifs pour faire en sorte que les communications gouvernementales soient bien intégrées et présentent un bon rapport coût‑efficacité, conformément aux politiques du Conseil du Trésor.
TPSGC coordonne les marchés de services pour le compte des institutions afin de garantir la cohérence et l'efficacité des communications gouvernementales. Il assure l'intégrité du processus de passation des marchés de l'État pour les services de publicité et de recherche sur l'opinion publique, pour les services d'édition et de surveillance des reportages des médias, pour les produits cinématographiques, vidéo, audiovisuels et multimédias, et pour les foires et expositions.
TPSGC, outre la gestion de la passation de marchés pour les services professionnels de publicité, gère le contrat avec l'agence de coordination attitrée du gouvernement. TPSGC fournit également des services de consultation aux institutions et administre le Système d'information sur la gestion de la publicité (GESPUB) qui permet de documenter les activités publicitaires des institutions à l'échelle du gouvernement et de préparer des rapports annuels sur ces activités.
À titre d'autorité technique et de coordination du gouvernement en ce qui a trait à la recherche en opinion publique, TPSGC fournit aux institutions des conseils sur les plans et les stratégies de recherche et maintient des offres à commandes et d'autres outils de manière à faciliter l'achat de services de recherche. TPSGC publie un rapport annuel sur les activités de recherche du gouvernement et gère le Système de gestion de l'information sur la recherche (SGIR), une base de données sur le Web qui sert à coordonner les activités de recherche sur l'opinion publique à l'échelle du gouvernement du Canada.
En sa qualité de représentant de l'Imprimeur de la Reine pour le Canada, TPSGC est chargé de la gestion du droit d'auteur de la Couronne et de la gestion des publications destinées à la vente à l'échelle du gouvernement du Canada.
Aux termes de la Loi sur les textes réglementaires et de son règlement d'application, l'Imprimeur de la Reine publie la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada. TPSGC joue le rôle de coordonnateur des services communs auprès des institutions gouvernementales tenues par la loi de publier leurs textes dans la partie I de la Gazette.
En outre, TPSGC tient la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada et fait fonction d'entrepôt central et de réseau de distribution des publications destinées à la vente des institutions gouvernementales. Il gère également le Programme des services de dépôt.
De plus, TPSGC aide les institutions et le gouvernement à surveiller l'environnement public.
Pour assurer une saine gestion financière et l'application uniforme des politiques et des directives du Conseil du Trésor, TPSGC fournit au Secrétariat du Conseil du Trésor, au besoin, des renseignements et des conseils sur la répartition des dépenses en marchés de services de communication.
Le réseau de prestation de services du gouvernement du Canada offre aux Canadiens l'information, les programmes et les services fédéraux dont ils ont besoin, à partir d'un même point. Service Canada permet aux citoyens d'accéder rapidement à tous les programmes et services du gouvernement du Canada grâce à la ligne téléphonique 1 800 O‑Canada, à son accès en ligne menant au principal site de diverses institutions fédérales – le portail du Site du Canada, et à ses divers points de service. Il gère également Publiservice, le site intranet du gouvernement accessible aux gestionnaires et aux employés de la fonction publique.
Bibliothèque et Archives Canada est le dépôt permanent du gouvernement du Canada et de ses institutions. En protégeant l'information publiée et non publiée pour la population actuelle et les générations futures, l'agence veille à ce que l'information gouvernementale soit disponible et accessible aux décideurs et au public, dans l'immédiat et à long terme. Elle collabore avec les institutions pour préserver le patrimoine publié du pays.
Aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les institutions sont tenues de déposer tous les nouveaux documents publiés sur divers supports auprès de Bibliothèque et Archives Canada. L'agence gère la redistribution des documents de bibliothèque déclarés excédentaires par les institutions. Elle est chargée de coordonner les services de bibliothèque du gouvernement et d'assurer le leadership et l'orientation de la prestation de ces services.
Bibliothèque et Archives Canada a en outre la responsabilité de procéder à des vérifications et des évaluations des documents publiés par les institutions. L'agence s'assure que les documents publiés, sur tous les supports, sont déposés à la bibliothèque interne d'une institution ainsi qu'à Bibliothèque et Archives Canada. En outre, elle surveille la gestion des documents publiés d'une institution, donne des conseils relativement à l'accès à ces documents à long terme et à leur conservation sur tous les supports, et fait rapport à ce sujet.
Bibliothèque et Archives Canada joue un rôle crucial en facilitant la gestion de l'information dans les institutions gouvernementales. Elle s'acquitte de cette fonction en étroite collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada vérifiera et évaluera la mise en œuvre de cette politique à l'échelle du gouvernement du Canada. Ses évaluations lui permettront de déterminer dans quelle mesure les institutions se conforment aux exigences de la politique et de vérifier si la politique aide le gouvernement à atteindre ses objectifs.
Les résultats des évaluations serviront à réaliser un examen officiel de la politique dans les cinq ans suivant son entrée en vigueur. Les évaluations de la gestion des communications effectuées par les institutions serviront aussi à étayer l'examen de la politique et à élaborer des pratiques exemplaires dans ce domaine. Lorsqu'ils procéderont à la surveillance et à l'évaluation de l'efficacité des pratiques utilisées en gestion des communications, le Secrétariat et les institutions se conformeront à la Politique sur la surveillance active, à la Politique d'évaluation et à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor.
Pour surveiller que les institutions se conforment à tous les aspects de cette politique, le Secrétariat pourra avoir recours à différents moyens, entre autres, l'analyse des reportages des médias et des débats parlementaires; le suivi des demandes de renseignements et de la correspondance; la navigation sur les sites Web; l'analyse des plans et des stratégies de communication, des examens, des vérifications, des évaluations et d'autres documents connexes, tel qu'indiqué au tableau 1 ci‑après. Il pourra aussi étudier les rapports d'enquête et les études spéciales du Bureau du vérificateur général du Canada, du Commissariat aux langues officielles, du Commissariat à l'information et du Commissariat à la protection de la vie privée.
Le Bureau du Conseil privé surveillera l'exécution des directives du Cabinet sur les communications en examinant les plans de communication et en assurant une liaison suivie avec les institutions.
Exigence de la politique | Plans et activités vérifiés |
---|---|
8a) à f) | Plans, marchés et rapports de recherche sur l'opinion publique. |
10 | Plans et stratégies de communication en cas de risque. |
11 | Plans et stratégies de communication en cas de crise et d'urgence. |
13 | Plan global de communication, examens périodiques et mises à jour. |
13c) à m) | Plans et stratégies de communication se rapportant aux politiques, programmes, services et initiatives. Plans et rapports de vérification et d'évaluation. |
14 | Plans de communication dans les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor. |
19 | Plans et stratégies médias. |
21 | Plans pour les événements publics et annonces. |
22 | Plans d'exposition pour les foires et expositions. |
23a) à j) | Marchés, mises à l'essai et évaluations de publicité. |
24 | Plans et ententes régissant les partenariats et les accords de collaboration. |
24f) | Rapports de vérification et d'évaluation des accords de collaboration. |
25 | Plans et ententes en matière d'initiatives de commandite, vérification et rapports d'évaluation. |
26 | Plans et stratégies de marketing. |
27e) | Plans d'édition des publications destinées à la vente. |
31b) | Plans de formation en communication à l'intention des gestionnaires et des employés. |
Tel qu'il est indiqué dans les exigences de la politique, les institutions doivent coordonner certaines activités de communication avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Service Canada et le Bureau du Conseil privé (BPC). Pour garantir une coordination efficace, les institutions doivent suivre toutes les procédures administratives établies pour ces activités et énumérées dans le tableau 2 ci‑après.
Le secrétaire du Conseil du Trésor publie des procédures administratives obligatoires concernant les exigences de la politique. Ces procédures sont élaborées avec l'appui et selon les conseils du BCP, de Service Canada et de TPSGC, qui coordonne son administration avec les institutions.
Les institutions peuvent se procurer des exemplaires de toutes les procédures qu'elles doivent suivre aux termes de la présente politique, auprès des centres de responsabilité énumérés plus bas.
Exigence de la politique | Activité coordonnée | Centre de responsabilité |
---|---|---|
1k) | Mise à jour des renseignements accessibles au public au service 1 800 O‑Canada et au Site du Canada. | Service Canada |
7 | Accès au service de surveillance électronique des reportages des médias. | TPSGC |
8a) et b) et 23i) | Planification et attribution de marchés de services de recherche sur l'opinion publique. | TPSGC |
9 et 18h) | Affichage d'information sur les consultations sur le Site du Canada. | Service Canada |
18d) | Service Canada | |
22 | TPSGC | |
23a) et b) | BCP | |
23a) | TPSGC, Service Canada | |
23c) à d) | TPSGC | |
23g) à i) | TPSGC | |
23 j) | TPSGC | |
27b) à c) | TPSGC | |
27d) | TPSGC | |
27e) à f) | Planification et production des publications destinées à la vente. | TPSGC |
28 | Gestion du droit d'auteur de la Couronne et concession de licences. | TPSGC |
29 | TPSGC |
Le secrétaire du Conseil du Trésor émet de temps à autre des lignes directrices pour aider les institutions à appliquer la présente politique et à adopter des pratiques exemplaires dans divers domaines des communications gouvernementales. Les institutions sont tenues de se familiariser avec ces lignes directrices qui sont annexées à la présente politique.
La présente politique doit être consultée et appliquée conformément aux lois du Canada. Les lois d'une importance particulière du point de vue des communications gouvernementales comprennent les suivantes :
Les politiques, lignes directrices et procédures du Conseil du Trésor qui découlent de ces dispositions législatives établissent les exigences de communication.
Au moment de lire et d'appliquer la présente politique, il faut se reporter aux politiques connexes ci‑après du gouvernement du Canada, lesquelles sont publiées par le Conseil du Trésor :
Les institutions doivent acheminer toute demande de renseignements concernant la présente politique à leur chef des communications, lequel peut communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada concernant l'application et l'interprétation de la présente politique.
Les communications sont essentielles aux activités et à la gestion du gouvernement du Canada. Dans le cadre d'une saine gestion, les communications ouvertes et proactives font en sorte que le public reçoive les renseignements gouvernementaux et qu'il soit tenu compte de leurs préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, programmes, services et initiatives.
Les communications gouvernementales constituent un service public essentiel qui consiste à renseigner et à écouter le public. Pour élaborer des politiques, des programmes et des services qui répondent aux besoins d'un public diversifié, le gouvernement doit comprendre l'environnement dans lequel il fonctionne et donner suite aux préoccupations du public d'une manière pertinente et utile. À cette fin, il doit, entre autres, communiquer avec le public dans la langue officielle de son choix et produire l'information sur divers supports de manière à répondre aux différents besoins.
La fonction de communication ne consiste pas simplement à transmettre ou à recevoir des renseignements. La façon dont l'information est échangée est également importante. L'utilité des renseignements et la crédibilité de leur source dépendent de la qualité et du caractère opportun de l'échange.
Au gouvernement du Canada, les communications constituent une responsabilité partagée par les cadres supérieurs et les employés à tous les niveaux. La collaboration des ministres, de la haute direction, des conseillers en politiques, des analystes, des gestionnaires de programmes, du personnel des communications, des spécialistes des ressources humaines, des technologues de l'information, des webmestres, des graphistes, des chercheurs, des spécialistes du marketing, des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, des bibliothécaires, des réceptionnistes, du personnel des centres d'appels et d'autres employés du gouvernement, et la coordination de leurs activités sont nécessaires à l'élaboration et à la mise en œuvre efficaces des politiques et des programmes.
La collaboration entre les institutions et la coordination de leurs activités sont également nécessaires pour mieux servir et informer le public. Cela permet de garantir que les renseignements et les messages communiqués aux Canadiens, au pays et à l'étranger, expriment les buts et les thèmes du gouvernement, avec clarté et cohérence.
Au moment d'établir le budget des services de communication et d'assurer ces services, il est essentiel d'affecter des ressources suffisantes à tous les éléments de la fonction de communication. Des ressources suffisantes doivent être affectées aux activités locales, régionales, nationales et internationales pour satisfaire à toutes les exigences de la Politique de communication du gouvernement du Canada.
La fonction de communication, sous la gérance des chefs des communications de toutes les institutions du gouvernement du Canada, comprend les éléments suivants :
Des lignes directrices mettant en lumière les pratiques exemplaires dans divers domaines de la gestion des communications seront élaborées au fil du temps et publiées sous forme d'annexes à la Politique de communication du gouvernement du Canada.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor informera les institutions au fur et à mesure que les lignes directrices deviennent disponibles.
Les lignes directrices prévues porteront sur les 17 domaines suivants :