1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2008.
1.2 Les considérations relatives à la transition énoncées à la section 1.3 de la Politique sur les paiements de transfert s'appliquent à la présente directive.
2.1 La présente directive s'applique à tous les ministères assujettis à la Politique sur les paiements de transfert.
3.1 La présente directive doit être lue en parallèle avec la Politique sur les paiements de transfert.
3.2 La directive appuie les objectifs de la Politique sur les paiements de transfert en définissant des exigences opérationnelles pour les gestionnaires ministériels à qui on a assigné des responsabilités en matière de gestion des paiements de transfert.
3.3 La directive prévoit l'adaptation de certaines exigences générales pour tenir compte des relations avec des catégories particulières de bénéficiaires. En particulier :
3.4 Les exigences de la directive prévoient responsabilisation, transparence et contrôle efficace dans la gestion des paiements de transfert. Elles procurent aussi la souplesse d'adapter les obligations administratives des demandeurs et des bénéficiaires en fonction des risques. La Directive permet aux ministères d'élaborer une réponse mesurée par rapport aux risques, à toutes les étapes du cycle de gestion des paiements de transfert, ce qui se reconnaît par la sélection d'instruments de transfert appropriés, la portée des exigences de l'entente de financement, les pratiques de gestion de trésorerie, les exigences en matière de reddition de comptes et la surveillance et la vérification des bénéficiaires.
3.5 La présente directive est établie en vertu du paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.6 Le Conseil du Trésor a délégué au président du Conseil du Trésor le pouvoir d'émettre cette directive à l'appui de la Politique sur les paiements de transfert, de la modifier ou l'abroger et d'approuver toute exception voulue à la directive.
Les définitions à suivre pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe A.
L'objectif de la présente directive consiste à produire des approches efficaces et axées sur le risque en matière de conception et d'exécution de programmes de paiements de transfert et à assurer la responsabilisation et l'optimisation des ressources quant aux paiements de transfert.
Les résultats attendus de cette directive sont :
Les gestionnaires ministériels chargés de la gestion des programmes de paiements de transfert et des paiements de transfert sont responsables de ce qui suit :
6.1.1 Évaluer et documenter les éléments de base des programmes de paiements de transfert nouveaux ou remaniés avant la rédaction des présentations au Conseil du Trésor et des modalités des programmes de paiements de transfert. Ces éléments de conception de base sont énoncés à l'annexe B – Éléments de base de la conception.
6.1.2 S'assurer qu'aucun paiement de transfert ne soit versé avant l'approbation des modalités. Il se peut que des modalités ne soient pas nécessaires si un paiement de transfert est effectué en vertu d'une loi ou d'un texte réglementaire, ou si le bénéficiaire est désigné dans le budget des dépenses ou dans une loi. Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit être consulté au préalable dans tous les cas où on propose d'effectuer des paiements de transfert sans modalité.
6.1.3 S'assurer que les modalités tiennent compte des éléments mentionnés dans les annexes appropriées :
6.1.4 S'assurer que les bénéficiaires éventuels ont facilement accès aux renseignements sur les programmes de paiements de transfert et qu'une description de chaque programme est publiée, ce qui comprend les exigences relatives à la présentation d'une demande et à l'admissibilité, ainsi que les critères d'évaluation des demandes.
6.2.1 Veiller à ce que le montant de la subvention ou de la contribution proposée corresponde au niveau minimum requis pour permettre la réalisation des objectifs du programme de paiements de transfert et à l'atteinte des résultats escomptés du bénéficiaire, et à ce que le montant soit approprié compte tenu des autres sources de financement dont dispose le bénéficiaire.
6.2.2 S'assurer que le montant de financement accordé à un bénéficiaire n'entraîne pas le dépassement de la limite sur le cumul de l'aide précisée dans les modalités.
6.3.1 S'assurer qu'une entente de financement est conclue avec chaque bénéficiaire avant que le paiement de transfert est effectué. Dans le cas des subventions à faible risque ou de faible importance relative, l'utilisation de formulaires de demande et l'échange de correspondance avec des bénéficiaires potentiels peuvent suffire à remplir cette exigence.
6.3.2 S'assurer que les dispositions d'une entente de financement sont conformes aux modalités approuvées.
6.3.3 Veiller à ce que l'on tienne compte des éléments énoncés dans l'annexe appropriée ci-dessous au moment de déterminer les dispositions d'une entente ou d'un arrangement de financement :
6.3.4 Juger de la pertinence de recourir à des ententes de financement pluriannuel lorsque la réalisation des objectifs d'un programme de paiements de transfert ou une entente de financement pourrait impliquer une relation avec un bénéficiaire pendant un certain nombre d'années.
6.3.5 Déterminer s'il s'avère pratique au ministère et bénéfique au bénéficiaire de recourir à l'utilisation d'une seule entente de financement lorsque le bénéficiaire recevra des paiements de transfert en vertu de plusieurs programmes de paiements de transfert.
6.4.1 S'assurer que les paiements de transfert sont effectués aux bénéficiaires en temps opportun, avec prudence et efficience et d'une manière qui facilite la réalisation des objectifs et qui tient compte des risques encourus.
6.4.2 S'assurer que toute subvention supérieure à 250 000 $ est versée par acomptes, à moins qu'il ne faille verser d'un coup le montant total pour répondre aux objectifs de la subvention.
6.4.3 S'assurer que, lorsque les avances de fonds d'une contribution sont essentiels à la réalisation des objectifs, ils sont expressément définis dans l'entente de financement et tiennent compte des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.
6.4.4 S'assurer que les avances de fonds effectuées au cours d'un exercice ne dépassent pas les besoins estimés du bénéficiaire en matière de trésorerie, eu égard à la part des dépenses admissibles du gouvernement fédéral pour cet exercice. Cependant, une avance de fonds peut être faite durant un exercice pour couvrir la part fédérale des dépenses admissibles que le bénéficiaire prévoit d'engager en avril de l'exercice suivant, si le ministère juge cela indispensable à la réalisation des objectifs de l'entente de financement.
6.4.5 Obtenir du bénéficiaire qu'il produise rapidement un rapport financier pour veiller à ce que les avances de fonds soient dépensées à des fins autorisées et à ce que les soldes non dépensés dont dispose le bénéficiaire soient raisonnables, compte tenu des besoins du bénéficiaire en matière de trésorerie.
6.4.6 Retenir une partie de tout paiement prévu à une entente ou à un arrangement de financement lorsque cette retenue est appropriée, fondée sur les risques de non-exécution ou de paiement en trop.
6.4.7 S'assurer que le total de la contribution versée à un bénéficiaire aux termes d'une entente de financement ne dépasse pas le montant des dépenses admissibles réellement engagées par le bénéficiaire pour mener à bien son initiative ou son projet, ou la part de ces dépenses devant être financée en vertu de l'entente.
6.4.8 S'assurer que les montants remboursables par un bénéficiaire ou recouvrables de ce dernier sont reconnus comme des dettes dues à la Couronne et que des mesures appropriées sont prises en vue de leur recouvrement.
6.5.1 Veiller à ce que le niveau de surveillance des bénéficiaires et les rapports que ces derniers devront soumettre, y compris le degré d'accréditation ou d'assurance de vérification requis de la part du bénéficiaire relativement à tout rapport, tiennent compte d'une évaluation des risques particuliers au programme, de la valeur du financement par rapport aux coûts administratifs et du profil de risque des bénéficiaires.
6.5.2 S'assurer, par l'évaluation des rapports du bénéficiaire et d'autres activités de surveillance jugées nécessaires, que le bénéficiaire de la contribution s'est conformé aux obligations et aux objectifs de rendement de l'entente de financement.
6.5.3 Déterminer le moment auquel il faut procéder à des vérifications de bénéficiaire, lesquelles s'ajouteront aux autres activités ministérielles de surveillance, et élaborer et mettre en œuvre un plan à cette fin, ce qui comprend la détermination de la portée des vérifications à entreprendre et des normes de vérification à appliquer.
6.5.4 Sélectionner un vérificateur indépendant pour effectuer la vérification du bénéficiaire pour le compte du ministère et communiquer au vérificateur la portée de la vérification à entreprendre, les normes à suivre et la nature du rapport à remettre au ministère.
6.5.5 S'assurer que les vérifications proposées d'un seul bénéficiaire sont coordonnées au sein du ministère et, dans la mesure du possible, avec celles d'autres ministères et que, si c'est possible, une seule vérification soit mise en œuvre.
6.6.1 Lorsqu'un paiement de transfert sert à fournir un financement pluriannuel initial à un bénéficiaire désigné en vertu d'une loi du Parlement et que des modalités ne sont pas requises, veiller à ce que le Conseil du Trésor ait approuvé l'entente de financement avant son exécution.
6.6.2 Lorsque le montant versé à titre de financement pluriannuel initial est de 50 millions de dollars ou plus, s'assurer qu'il n'est pas accordé à un fonds de dotation et qu'il est versé sous forme d'une série de paiements annuels, en fonction des besoins de trésorerie du bénéficiaire, tel que convenu dans l'entente de financement.
6.6.3 Lorsque les modalités d'un programme de paiements de transfert autorisent expressément l'octroi d'un financement pluriannuel initial à un bénéficiaire ou à une catégorie de bénéficiaires, s'assurer que le montant accordé à tout bénéficiaire aux termes de ces modalités ne dépasse pas 10 millions de dollars.
6.7.1 Veiller à ce que les arrangements relatifs aux paiements de transfert à d'autres ordres de gouvernement soient fondés sur :
6.7.2 Consulter le Secrétariat des affaires intergouvernementales du Bureau du conseil privé et le ministère des Finances Canada sur toute question stratégique, lors de l'élaboration de modalités ou autres mécanismes en matière de responsabilisation se rapportant aux transferts proposés aux autres ordres de gouvernement.
6.7.3 S'assurer, lorsqu'il n'est pas nécessaire de faire approuver les modalités par le Conseil du Trésor pour cautionner des paiements de transfert à d'autres ordres de gouvernement, que des mécanismes appropriés sont prévus en matière de responsabilisation et qu'ils :
6.7.4 Soient dûment limités lorsque les paiements de transfert à d'autres ordres de gouvernement doivent se faire sans condition.
6.7.5 Lorsque des modalités approuvées par le Conseil du Trésor doivent se rattacher à un programme de paiements de transfert autorisant des paiements uniquement à d'autres ordres de gouvernement, s'assurer que les modalités et les ententes de financement en vertu de ce programme traitent des éléments dont fait état l'annexe I – Paiements de transfert aux autres ordres de gouvernement. Lorsqu'un tel programme prévoit aussi des paiements de transferts à d'autres catégories de bénéficiaires, il faut appliquer les éléments des annexes D et/ou E relativement à ces autres catégories de bénéficiaires.
6.7.6 Veiller à ce que les ententes de financement avec d'autres ordres de gouvernement prévoient une obligation ou un engagement suffisant pour garantir que les fonds seront utilisés aux fins prévues, à la réalisation d'objectifs et au degré jugé approprié de force exécutoire. Les éléments couverts par l'annexe I – Paiements de transfert aux autres ordres de gouvernement doivent entrer en ligne de compte dans l'établissement des dispositions d'ententes de financement avec d'autre ordres de gouvernement.
6.7.7 Déterminer dans quelle mesure les exigences prévues aux sections 6.2, 6.4 et 6.5 de la présente directive peuvent s'appliquer à la gestion de paiements de transfert à d'autres ordres de gouvernement. Si l'on juge qu'il n'y a pas lieu d'appliquer l'une ou l'autre des exigences de ces sections, une exception du président en vertu de la section 3.6 de la directive n'est pas nécessaire.
6.8.1 Consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international au moment de rédiger des mémoires au Cabinet, des présentations au Conseil du Trésor ou des modalités se rattachant à des quotes-parts évaluées qui sont faites à des organisations internationales.
6.8.2 Déterminer la mesure dans laquelle les exigences des sections 6.4 et 6.5 de la présente directive peuvent s'appliquer à la gestion de paiements de transfert effectués à des bénéficiaires étrangers. Une exception du président en vertu de la section 3.6 de la présente directive n'est pas nécessaire lorsque l'on juge qu'il n'y a pas lieu d'appliquer les exigences de l'une ou l'autre des sections 6.4 et 6.5. Ces dernières exigences ne s'appliquent pas à une quote-part allant à une organisation internationale et, nonobstant la section 6.3.1 de cette directive, une quote-part peut être versée, lorsqu'elle est due et demandée par une organisation internationale, sans qu'il y ait d'entente de financement, pour autant que cela se fasse conformément aux modalités approuvées.
6.8.3 S'assurer que les modalités d'un programme de paiements de transfert en vertu duquel des paiements de transfert sont effectués à des bénéficiaires étrangers tiennent compte des éléments pertinents énoncés à l'annexe J – Paiements de transfert aux bénéficiaires étrangers. Lorsqu'un tel programme prévoit aussi des paiements de transfert à d'autres catégories de bénéficiaires, il faut suivre les annexes D et/ou E relativement à ces autres catégories.
6.8.4 Veiller à ce que les ententes de financement avec des bénéficiaires étrangers prévoient une obligation ou un engagement suffisant pour garantir que les fonds seront utilisés aux fins prévues, la réalisation d'objectifs et le degré jugé approprié de force exécutoire. Les éléments précisés à l'annexe J – Paiements de transfert aux bénéficiaires étrangers doivent entrer en ligne de compte dans l'établissement des dispositions d'ententes de financement avec des bénéficiaires étrangers.
Les gestionnaires ministériels à qui l'on a confié la responsabilité de gérer les paiements de transfert aux bénéficiaires Autochtones et les programmes de paiements de transfert s'adressant expressément au peuple Autochtone sont chargés de ce qui suit :
6.9.1 Veiller à ce qu'un leadership ciblé et soutenu soit exercé dans l'élaboration d'approches uniformes qui tiennent mieux compte des besoins des peuples Autochtones, en mettant l'accent sur les aspects suivants :
et, le cas échéant, consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour faciliter la collaboration entre les ministères sur ces questions.
6.9.2 S'assurer que les modalités des programmes de paiements de transfert destinés au peuple Autochtone et les ententes de financement avec des bénéficiaires Autochtones tiennent compte des éléments énoncés à l'annexe K – Paiements de transfert aux bénéficiaires Autochtones.
6.9.3 Promouvoir et appuyer le recours aux autres approches de financement par contribution décrites à l'annexe K – Paiements de transfert aux bénéficiaires Autochtones, s'il y a lieu.
Les exigences en matière de surveillance et de reddition de comptes énoncées à la section 6.6 de la Politique sur les paiements de transfert s'appliquent à cette directive. Les gestionnaires ministériels, dans leurs sphères respectives de responsabilité, doivent veiller au respect de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive.
Les conséquences de l'inobservation de la présente directive sont énoncées à la section 7 de la Politique sur les paiements de transfert.
Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir des renseignements sur l'interprétation de la présente directive, les agents de l'administration centrale des ministères doivent s'adresser à la :
Division de la politique de gestion financièreLes annexes qui suivent renferment les définitions de termes employés dans la Politique sur les paiements de transfert et la présente directive. Elles précisent aussi les éléments de conception et autres exigences impératives que les gestionnaires des ministères sont censés appliquer ou suivre :
Les définitions ci-dessous comprennent celles qui sont énoncées à l'annexe A de la Politique sur les paiements de transfert ainsi que d'autres définitions propres à la présente directive.
Document approuvé par le Conseil du Trésor ou par un ministre, qui décrit les paramètres selon lesquels les paiements de transfert seront versés pour un programme donné. En relation avec les modalités :
Modifications apportées aux modalités d'un programme de paiements de transfert :
Les gestionnaires ministériels chargés de concevoir ou de remanier un programme de paiements de transfert doivent évaluer et consigner la prise en compte des éléments suivants :
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que les éléments obligatoires suivants sont pris en compte dans les modalités d'un programme de paiements de transfert recourant à des subventions :
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que les éléments obligatoires suivants sont pris en compte dans les modalités d'un programme de paiements de transfert recourant à des contributions :
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer des ententes de financement doivent veiller à ce que les éléments suivants fassent partie des modalités de l'entente de financement pour une subvention d'une façon qui permette d'atteindre un équilibre entre les obligations redditionnelles et les exigences de contrôle du ministère, d'une part, et le niveau de risque propre au programme de paiements de transfert, la valeur du financement et le profil de risque du bénéficiaire, d'autre part.
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer des ententes de financement doivent veiller à ce que les éléments suivants fassent partie des modalités d'une entente de financement pour contribution d'une façon qui permette d'atteindre un équilibre entre les obligations redditionnelles et exigences de contrôle du ministère, d'une part, et le niveau de risque propre au programme de paiements de transfert, la valeur du financement et le profil de risque du bénéficiaire, d'autre part.
Dans le cas où un financement pluriannuel initial est prévu, les gestionnaires ministériels chargés de préparer les ententes de financement doivent veiller à ce que les éléments qui suivent soient inclus dans l'entente de financement :
Lorsque des modalités doivent se rattacher à un programme de paiements de transfert autorisant des paiements uniquement à d'autres ordres de gouvernement :
Partie 1 : Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que les points obligatoires suivants sont abordés dans les modalités du programme de paiements de transfert :
Partie 2 : Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que, à tout le moins, les éléments suivants sont pris en compte dans les ententes de financement conclues avec d'autres ordres de gouvernement :
Partie 1 : Quotes-parts à des organisations internationales
Modalités
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que les points obligatoires suivants sont abordés dans les modalités des programmes de paiements de transfert autorisant le versement de quotes-parts à des organisations internationales :
Partie 2 : Paiements de transfert autres que des quotes-parts à des bénéficiaires étrangers
A) Modalités
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les modalités doivent s'assurer que les points obligatoires suivants sont abordés dans les modalités des programmes de paiements de transfert autorisant des paiements de transfert autres que des quotes-parts à des bénéficiaires étrangers :
Dans le cas de programmes autorisant soit des subventions, soit des contributions :
B) Entente de financement
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les ententes de financement doivent s'assurer que les éléments suivants sont abordés dans une entente de financement conclue avec un bénéficiaire étranger :
Partie 1 : Autres méthodes de financement par contribution pour paiements de transfert à des bénéficiaires Autochtones
Les gestionnaires ministériels doivent envisager de recourir à l'une ou l'autre des trois autres approches de financement sous forme de contribution énoncées ci-après – soit le financement par contribution fixe, soit le financement par contribution souple et le financement par contribution globale – dans les circonstances suivantes :
Partie 2 : Modalités des programmes de paiements de transfert aux peuples Autochtones
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les ententes de financement doivent s'assurer que les points obligatoires suivants sont précisés dans les modalités de programmes de paiements de transfert autorisant des paiements de transfert à des bénéficiaires Autochtones :
Subventions
Partie 3 : Dispositions des ententes de financement
Les gestionnaires ministériels chargés de préparer les ententes de financement doivent s'assurer que les éléments suivants sont précisés dans les ententes de financement conclues avec des bénéficiaires Autochtones :
Subventions