Annulée [2012-04-01] - Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace le document Fonction de contrôleur - Politique sur l'administration de la paye (daté le 1er avril 1997).

2. Application

La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne en mettant en place un processus d'administration de la paye dans les ministères qui assure l'exactitude et l'intégrité des dépenses salariales ainsi que le contrôle comptable des opérations financières liées à la paye.

3.2 La comptabilité de la paye et les contrôles financiers exercés sur les processus d'administration de la paye font partie de la gestion financière, tandis que la mise en œuvre des politiques et des directives connexes sur la rémunération des employés font partie de la gestion des ressources humaines.

3.3 Le dirigeant principal des finances (DPF) et la haute direction des Services des ressources humaines partagent la responsabilité de l'administration de la paye dans les ministères. Le DPF demeure toutefois responsable de l'efficacité et de l'efficience des contrôles financiers relatifs pour l'administration de la paye.

3.4 La présente directive doit être lue de concert avec les documents suivants :

3.5 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.6 La présente directive doit être lue conjointement avec la Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye et la >Politique sur le contrôle interne.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Mettre en place des contrôles financiers adéquats de l'administration de la paye de façon à en assurer l'exactitude et l'intégrité.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Les demandes de paiement sur le Trésor au titre de la rémunération des employés et des personnes en affectation dans le cadre d'un programme d'échanges dont dûment autorisées et légitimes, et faites en temps opportun aux termes des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • L'exactitude, l'à-propos et l'intégrité des processus d'administration de la paye et du contrôle comptable des opérations financières pour la paye.

6. Exigences

Il incombe au dirigeant principal des finances d'établir les pratiques et contrôles de gestion requis pour assurer un contrôle interne efficace de la gestion financière de l'administration de la paye, y compris ce qui suit :

6.1 Processus comptables, pouvoirs de signature et séparation des tâches

6.1.1 élaborer, conjointement avec la haute direction des Services des ressources humaines, des procédures et des contrôles comptables efficients et efficaces;

6.1.2 voir à ce que la vérification des données d'entrée de paye, par le personnel de la gestion financière, ne fasse pas double emploi avec le travail effectué par le personnel des ressources humaines;

6.1.3 s'assurer que chaque personne à qui est délégué un pouvoir de signature pour les opérations de paye ait suivi avec succès la formation requise et comprend les responsabilités connexes au pouvoir délégué;

6.1.4 donner une orientation fonctionnelle aux personnes chargées de la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct.

6.1.5 s'assurer que les contrôles de l'ensemble de l'administration de la paye sont énumérés, sont compris et sont exercés;

6.1.6 veiller à la mise en œuvre adéquate des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui a trait à toutes les dépenses effectuées pour l'administration de la paye;

6.1.7 s'assurer que des contrôles efficaces (p. ex., précision, intégralité, à-propos, autorisation) sont en place pour tous les processus et les systèmes qui appuient l'administration de la paye;

6.1.8 voir à ce qu'il existe une répartition adéquate des tâches, comme la garde et la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct, et qu'elles soient exécutées par des personnes qui n'ont pas de pouvoir de signature dans les domaines de la dotation, de la classification ou de des opérations d'entrée des données de paye.

6.2 Ententes de détachement et d'échange

6.2.1 élaborer et tenir à jour des procédures internes et des documents adéquats pour administrer des ententes pouvant prévoir le remboursement en temps opportun, par l'organisme d'accueil, des dépenses salariales, y compris les allocations et les avantages sociaux à la charge de l'employeur pour les employés en détachement ou pour les personnes en affectation dans le cadre d'un échange;

6.2.2 élaborer en collaboration avec les Services des ressources humaines, des formalités de départ pour assurer le recouvrement ou la comptabilisation de tout montant ou autre matériel fourni par l'organisme d'accueil à un employé en détachement ou en affectation dans le cadre d'un échange, lorsque cette personne revient à son organisme d'attache.

6.3 Saisie-arrêt de traitement et de salaires et cession des dettes de la Couronne

6.3.1 formuler un processus conforme à la partie I et à l'article approprié de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions ainsi qu'à son règlement et aux lois provinciale ou territoriales pertinentes afin de permettre aux créanciers et à d'autres intervenants de saisir le traitement et toute autre forme de rémunération payée de même que les sommes dues à des particuliers dans le cadre de marchés de services. Il faut aussi notamment assurer le respect de toutes les échéances qui ont été fixées;

6.3.2 s'assurer que les agents financiers qui effectuent la saisie-arrêt ont reçu la formation nécessaire, appliquent les procédures et se servent de l'information pertinentes décrites dans les Lignes directrices sur la saisie-arrêt, la Directive du receveur général 1983-5R2, « Saisie-arrêt des traitements des fonctionnaires et des sommes payables à des personnes engagées pour exécuter des contrats de service », la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et son règlement, ainsi que les lois provinciales ou territoriales pertinentes.

6.4 Allocations et avantages sociaux imposables

6.4.1 établir et tenir à jour une comptabilisation acceptable pour satisfaire aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et des lois provinciales ou territoriales de l'impôt sur le revenu pour ce qui est de la production des déclarations concernant les allocations et les autres avantages sociaux imposables qui sont accordés en plus de la paye de base.

6.5 Indemnisation des accidentés du travail

6.5.1 s'assurer de recouvrer la rémunération de remplacement provenant d'autres sources, telle une commission d'indemnisation des accidentés du travail, lorsque l'employé a été blessé ou dans les rares cas d'erreur administrative, lorsquee l'employé touche son plein salaire au cours de la période prétablie par l'employeur;

6.5.2 s'assurer que le recouvrement n'est pas effectué lorsque la rémunération en question provient d'une assurance-invalidité personnelle dont l'employé ou son agent a payé la prime;

6.5.3 de concert avec le Secteur de la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, veiller à la mise en œuvre des lois provinciales ou territoriales pertinentes afin de déterminer si les prestations pour accident de travail reçues d'une commission d'indemnisation des accidentés du travail sont imposables et consulter la Politique sur l'indemnisation pour accident du travail et la Politique sur Congé pour accident du travail pour obtenir des conseils supplémentaires à ce sujet.

6.6 Formalités de départ

6.6.1 élaborer, en collaboration avec les Services des ressources humaines, un rapport et une liste de vérification de départ afin de confirmer et de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte le ministère. Ces mesures permettent d'atteindre les objectifs suivants :

  • assurer le remboursement des avances comptables en souffrance, tels une avance de voyage, une avance permanente, une avance salariale d'urgence, des fonds de petite caisse, de la monnaie d'appoint; une carte d'achat; une carte de voyage; une carte d'identité; un congé pris en trop; du matériel, des outils et des manuels. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres éléments;
  • inclure l'autorisation de secteurs comme les ressources humaines, la sécurité, la gestion du matériel, l'administration, la bibliothèque et les services financiers. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres secteurs de l'organisation;
  • veiller à ce que les employés des services de gestion financières ou, le cas échéant, l'organisation à laquelle le pouvoir de payer aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques est délégué, soient les derniers à donner leur accord.

6.6.2 Veiller à mettre en place un processus, lorsqu'un employé quitte et doit de l'argent ou n'a pas rendu le matériel prêté, afin que les Services de rémunération en soit avisé et faire en sorte que le montant à recouvrer soit déduit des sommes dues à l'employé ou, le cas échéant, qu'un compte débiteur soit cré et que des mesures de recouvrement soient prises.

6.7 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.7.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d' appuyer l'administrateur général, par le biais de la supervision de la mise en œuvre et du suivi de la présente directive dans son ministère; du signalement à l'administrateur général des difficultés majeures, des lacunes en matière de rendement ou des problèmes de conformité et de l'élaboration de propositions pour régler ces problèmes, ainsi que de la présentation d'un compte rendu de problèmes majeurs de rendement ou de conformité au Bureau du contrôleur général.

6.7.2 Le contrôleur général doit surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et, conjointement avec la politique connexe, effectuer un examen dans cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-respect, l'administrateur général veille à ce que des mesures correctives soient prises au sein de son organisation par les responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général quant à sa responsabilité de mettre en œuvre la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances doit veiller à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-respect des exigences de la présente directive. Ces mesures peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toutes les autres mesures, au besoin.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

La présente section a pour but d'informer les ministères au sujet des autres intervenants importants pour la mise en œuvre de la présente directive. Cependant, elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Secteur de la rémunération) est responsable du fonctionnement des éléments suivants :

  • le Système régional de paye qui sert à calculer la paye et les retenues des employés et à transmettre les demandes d'émission des paiements au Système normalisé des paiements;
  • le livre général du système de paye (GLG-SP) qui sert à établir des rapports sur les soldes des comptes de contrôle des feuilles de paye;
  • un système de paye distinct pour les membres de la Gendarmerie royale du Canada.

8.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

  • Le Bureau du contrôleur général est chargé de l'élaboration, de la surveillance, de la tenue à jour et de l'interprétation de la présente directive.
  • Le Secteur des relations de travail et opérations de rémunération est responsable des politiques et instruments de politique connexes en matière d'administration de la paye liées à la rémunération des employés.

9. Références

9.1 Autres lois et règlements pertinents

9.2 Instruments de politiques et publications connexes

10. Demandes de renseignements

10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à cette directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique sur la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613

10.2 Pour tout renseignement concernant les opérations de rémunération, l'administration centrale peut également communiquer avec :

Relations de travail et opérations de rémunération
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (ON) K1A 0R5

10.3 Pour tout renseignement concernant Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Secteur de la rémunération) l'administration centrale peut également communiquer avec :

Secteur de la rémunération
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Ottawa (ON) K1A 0S5

Courriel : ncr.rgenquire@pwgsc.gc.ca


Annexe—Définitions

Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.