Ce chapitre concerne les formules utilisées dans le traitement des demandes
faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les
formules liées à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements
personnels à d'autres fins et à l'administration de la Loi sur la protection
des renseignements personnels au sein de l'institution.
Dans la plupart des cas, l'utilisation de la formule spécifiée n'est pas
obligatoire tant que sont respectées les exigences concernant le contenu
minimal.
Un Formulaire de consentement d'usage ou de communication de renseignements
personnels doit contenir les éléments suivants :
- description du genre de renseignements personnels concernés;
- énoncé du nouvel usage ou de la nouvelle communication prévus de ces
renseignements;
- liste des institutions fédérales, des personnes, des groupes de
personnes ou des organisations destinataires de la communication, selon le
cas;
- directives relatives à l'octroi ou au refus du consentement et à l'effet
que la formule doit être signée et retournée;
- garantie que le refus de consentement n'entraînera aucune décision
préjudiciable à l'individu quant aux fins particulières visées par le
nouvel usage;
- mention à l'effet que l'individu a le droit de consulter son dossier et
de demander des corrections.
Un Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de
recherche et engagements corrélatifs doit contenir les éléments suivants
- le nom et l'adresse du chercheur et, s'il y a lieu, le nom de
l'institution ou de l'organisation dont il relève;
- une description générale du projet de recherche;
- une description du genre ou de la catégorie de renseignements demandés;
- l'engagement selon lequel aucune communication ultérieure de ces
renseignements ne sera faite sous une forme qui permettrait d'identifier
l'individu concerné à des tiers qui ne participent pas au projet de
recherche;
- la mention qu'aucun autre renseignement personnel ne sera fourni au
chercheur si cette entente n'est pas respectée;
- nature du chercheur.
Dans les cas où des renseignements personnels de nature particulièrement
délicate et/ou actuels sont utilisés pour des travaux de recherche ou à des
fins de statistique, l'institution fédérale peut joindre un appendice au
Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de recherche et
engagements corrélatifs qui :
- précisera les conditions et les critères rattachés à l'usage de ces
renseignements par les chercheurs qui devront notamment :
- s'engager à rendre les renseignements anonymes (codage des données,
rature du nom, etc.) le plus tôt possible;
- établir une liste des couplages de données qui ont été approuvés et
s'engager à ne pas faire d'autres couplages sans une autorisation écrite;
- s'engager à ne pas contacter les personnes concernées à moins d'en
avoir reçu l'autorisation expresse du responsable de l'institution et, dans
ce cas, garantir aux individus la même confidentialité qui avait été
attribuée aux données originales;
- précisera l'endroit où les données ou copies des dossiers pourront
être consultées et utilisées.
- Si les renseignements sont consultés dans une institution fédérale, il
faudra joindre un énoncé des lois et des règlements auxquels devra se
conformer le chercheur et les formulaires de serment qu'il devra prêter.
- S'il s'agit d'une autre institution ou organisation, les conditions
relatives au transfert et au stockage en toute sécurité des données
devront être stipulées;
- précisera les conditions régissant le retrait des renseignements
personnels identifiables conservés à l'extérieur d'une institution fédérale
et, si la chose est souhaitable et possible, exposera les modalités relatives
au dépôt aux archives des données à traiter et aux programmes, codes et
guides s'y rapportant;
- comportera un libellé donnant à l'institution le droit d'examiner les
résultats ou les rapports pour vérifier que l'intégrité des renseignements
personnels n'a pas été compromise; et
- comportera un espace pour la signature de l'agent autorisé par
l'institution fédérale et celle des principaux participants au projet de
recherche ou de statistique.
Ces ententes doivent contenir les éléments suivants :
- une description des renseignements personnels à échanger;
- les objectifs pour lesquels les renseignements sont échangés et
utilisés;
- un énoncé de toutes les mesures de protection administratives,
techniques et matérielles nécessaires à la protection du caractère
confidentiel des renseignements, surtout en ce qui concerne leur usage et
leur communication;
- un énoncé précisant si les renseignements reçus par l'institution
fédérale seront assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection
des renseignements personnels (par exemple, est-ce que les individus
concernés peuvent avoir accès aux renseignements, et, sinon, quelles sont
les exceptions recommandées par l'institution qui fournit les
renseignements);
- un énoncé précisant si les renseignements communiqués par
l'institution fédérale seront assujettis aux dispositions de la Loi sur la
protection des renseignements personnels (par exemple, si l'institution qui
reçoit les renseignements peut y donner accès aux individus concernés,
et, sinon, quelles sont les exceptions recommandées);
- un énoncé indiquant que l'échange de renseignements prendra fin si le
bénéficiaire communique de façon inopportune les renseignements
personnels échangés;
- le nom, le titre et la signature de l'agent autorisé de l'institution qui
fournit les renseignements personnels et de celle qui les reçoit, ainsi que
la date de l'entente.
Une demande de communication de renseignements personnels en vertu de
l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
déposée par un organisme d'enquête (comme le mentionne le Règlement) doit
habituellement être présentée sur un formulaire intitulé <<Demande de
communication à des organismes d'enquête fédéraux>> (CTC 350-56
(83/2))(Appendice C). Si le formulaire n'est pas utilisé, la demande devra
préciser :
- le nom de l'organisme d'enquête;
- le nom de l'individu qui fait l'objet de la demande ou tout autre
élément permettant de l'identifier;
- le contenu des renseignements demandés;
- l'article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l'enquête
est entreprise;
- le nom, le titre et la signature de l'agent de l'organisme d'enquête qui
dépose la demande.
L'institution qui reçoit la demande de communication doit clairement
indiquer sur la demande si celle-ci a été acceptée ou refusée, la date, les
fichiers de renseignements personnels qui contiennent les renseignements
communiqués, le nom, le titre et la signature de l'agent qui répond à la
demande ainsi que le nom de l'institution.