Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.1 - gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Longue description de l'image : Figure 10: Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) - diagramme d'opérations de niveau 3
Cette figure est un diagramme d’opérations comportant des activités, des connecteurs, des intrants et d’extrants, et enfin, d’interrogations qui appellent une décision.
Ce diagramme dépeint les opérations de niveau 3 du sous-processus 3.1.7 – Gérer les comptes créditeurs, qui est déclenché par le connecteur d’entrée du sous-processus 3.1.6 – Administrer les marchés et les produits et l’arrivée d’une facture ou d’une note de crédit (intrant), ce qui lance l’activité 3.1.7.1 – Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité.
L’opération se poursuit à l’interrogation « Complets? ». Le chemin du NON conduit à l’activité 3.1.7.9 – Résoudre les écarts. L’opération revient à l’interrogation « Complets? », avant de suivre le chemin du OUI menant à la séquence des quatre activités suivantes :
- activité 3.1.7.2 – Confirmer le respect des conditions du marché;
- activité 3.1.7.3 – Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement;
- activité 3.1.7.4 – Valider qu’il y a eu triple rapprochement;
- activité 3.1.7.5 – Vérifier l’exactitude des renseignements sur le bénéficiaire du paiement.
L’opération se poursuit avec l’interrogation « Modifier le dossier des fournisseurs? », dont le chemin du OUI conduit au connecteur de sortie vers le processus opérationnel 7.1 – Gestion du dossier des fournisseurs avant de joindre le chemin du NON menant à la séquence des trois activités suivantes :
- activité 3.1.7.6 – Vérifier que le code financier est exact;
- activité 3.1.7.7 – Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés;
- activité 3.1.7.8 – Vérifier l’exactitude de l’opération.
Le chemin conduit à l’interrogation « Renseignements exacts, valides et complets? », dont le chemin du NON se dirige d’abord à l’activité 3.1.7.9 – Résoudre les écarts avant de revenir à l’interrogation « Complets? ». Le chemin du OUI mène à l’activité 3.1.7.10 – Exercer ou obtenir le pouvoir, qui résulte en la production d’une attestation selon l’article 34 de la LGFP (extrant).
L’opération se poursuit avec l’interrogation « Ajustement aux engagements requis? », dont le chemin du OUI conduit à un connecteur de sortie vers le sous-processus 3.1.4 – Gérer les engagements avant de joindre le chemin du NON à la sortie d’une demande de paiement (extrant) et d’arriver au connecteur de sortie vers le sous-processus 3.1.8 – Autoriser le paiement.
L’activité 3.1.7.9 a aussi un connecteur d’entrée du sous-processus 3.1.8 – Autoriser le paiement.