Annulée [2014-01-06] - Production de rapports sur les dépenses annuelles totales de voyages, d’accueil et de conférences

Le modèle et l'orientation sont émis pour aider les dirigeants principaux des finances (DPF) à planifier et à préparer le rapport annuel sur les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences (VAC) des ministères. Les sections ci-dessous présentent le contenu et le format attendus du rapport, et donnent une orientation sur le genre et la nature des dépenses et des renseignements connexes à y inclure. Les dispositions de ce modèle et orientation aident à produire des rapports, afin de s'assurer de l'uniformité et de réduire au minimum les efforts faits à l'échelle du gouvernement pour produire des rapports publics sur les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences des ministères.

Conformément à la section 6.4 de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences, qui est entrée en vigueur le 1^er janvier 2011, les ministères doivent « divulguer le montant total des dépenses annuelles engagées au titre des frais de voyage, d'accueil et de conférence pour le ministère, par le biais de son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement. » Les ministères ne sont pas tenus de donner une explication des écarts dans leur premier rapport annuel (c.-à-d., pour l'exercice 2010-2011). Ces explications ne sont requises que dans le deuxième rapport annuel, ainsi que dans les rapports subséquents. Les ministères doivent déterminer la section de leur site Web où afficher le rapport, afin de satisfaire de la meilleure façon possible aux besoins et aux attentes des intervenants et des autres utilisateurs de leur information financière.

Le rapport annuel sur les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences a pour objectif de fournir ce qui suit aux lecteurs :

• Le montant total des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de conférences des ministères;
• Une indication de la façon dont les dépenses ont été engagées relativement au mandat et aux objectifs opérationnels des ministères;
• Une brève explication de l'écart entre les dépenses d'un exercice à l'autre, sauf dans le premier rapport annuel (voir ci-dessous).

En outre, pour les dépenses de voyages seulement, les ministères doivent également fournir une ventilation des dépenses totales de voyages suivantes :

• Les voyages des fonctionnaires;
• Les voyages des non-fonctionnaires (le cas échéant);
• Les voyages internationaux de leur ministre et/ou du personnel de leur ministre, lorsque de telles dépenses sont imputées à leur budget ministériel, dans le cadre d'un programme ministériel (le cas échéant).

Nota : Comme les « voyages internationaux de leur ministre et/ou du personnel de leur ministre » font l'objet d'un rapport distinct, ils devraient être exclus du montant déclaré pour les « voyages des non-fonctionnaires ». Pour les plus d'information sur « les voyages s'engagés par leur ministre et/ou du personnel de leur ministre »veuillez vous référer aux Politiques à l'intention des cabinets des ministres.

Il importe de noter que les ministères ne sont pas tenus de donner une explication des écarts dans leur premier rapport annuel (p. ex., exercice 2010-2011). L'objectif du rapport annuel est d'établir une base de comparaison pour l'analyse des écarts des exercices futurs (c.-à-d. le premier rapport ne fera que présenter au public les dépenses annuelles de l'exercice courant, sans donner d'explications des écarts). On ne commencera à faire une comparaison avec l'exercice précédent et à donner des explications des écarts connexes que dans le deuxième rapport annuel (p. ex., comparaison entre l'exercice 2011-2012 et l'exercice 2010-2011).

Les modèles à utiliser pour préparer le premier rapport annuel, ainsi que le deuxième rapport annuel et que les rapports subséquents, sur les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences sont présentés aux annexes A et B, respectivement.

Comme les renseignements contenus dans le rapport annuel des dépenses de VAC complémentent l'information détaillée sur les voyages et l'accueil pour les hauts fonctionnaires sélectionnés déjà diffusée sur les pages Web de divulgation proactive du ministère, on recommande d'afficher le rapport sur les dépenses de VAC sur les dites pages. Le fait de demander aux ministères d'afficher cette information à un même emplacement permet aux lecteurs d'y accéder facilement.

Tous les rapports annuels sur les dépenses de VAC devraient être conservés sur la page Web de divulgation proactive pendant au moins sept ans.

Les définitions ci-dessous donnent une orientation sur la nature et le genre des dépenses dans chacune des catégories et sous-catégories suivantes :

Frais de participation aux conférences : Conformément à la description donnée dans le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale – article (0823) et en vertu des dispositions de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences, les dépenses de conférences s'entendent du montant de frais payés pour participer à une conférence, un congrès, une convention, un séminaire ou un autre rassemblement formel dans un lieu où les participants débattent de questions d'intérêt commun, y contribuent ou en sont informés.

Les frais de participation aux conférences ne comprennent pas les montants payés :

• au titre des frais de participation, lorsque l'objet principal est de permettre aux participants de maintenir ou d'acquérir des compétences ou des connaissances;
• au titre des frais de voyage pour participer à une conférence;
• pour organiser une conférence (p. ex., location d'une salle, accueil, location d'équipement).

Dépenses d'accueil : Conformément à la description donnée dans le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale – article (0822), les dépenses d'accueil s'entendent du montant payé pour mener des activités d'accueil de particuliers en vertu des dispositions de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences, et d'accueil régies par autres autorités telles que la politique sur l'accueil officiel à l'étranger adoptée par Affaires étrangères et Commerce international Canada, par les directives concernant les chefs de mission et par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur.

Dépenses de voyage : Conformément à la description donnée dans le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale – articles (0201 et 0202), les dépenses de voyage comprennent les dépenses de déplacement et de transport des fonctionnaires et des non-fonctionnaires, notamment lorsqu'une agence de voyage facture des dépenses de voyages à un ministère. Elles comprennent ce qui suit :

• Le transport de personnes par avion, par route, par voie ferrée et par voie maritime;
• Les autoroutes et les péages autoroutiers;
• Les repas et les services d'hébergement, comme les hôtels, les motels, les résidences d'affaires, les appartements, les logements particuliers non commerciaux et les locaux d'hébergements du gouvernement ou d'une institution.

Toutefois, elles ne comprennent pas les situations où un entrepreneur facture des frais de main-d'œuvre et de voyage au gouvernement (c.-à-d. lorsque le montant total de la dépense est imputé à l'article courant 04).