Annulée - Gestion du matériel, Politique sur la

Voici la liste des illustrations sous forme de graphiques de l'étude du cycle de vie dans le domaine de la gestion du matériel que contient le présent appendice.

• Cadre stratégique de gestion du matériel fondée sur l'étude du cycle de vie
• Phase 1 : Évaluation et planification des besoins en matériel
• Phase 2 : Acquisition
• Phase 3 : Opération, utilisation et entretien
• Phase 4 : Aliénation

1. Plus de 17 000 employés s'occupent de gestion du matériel et ont une incidence directe sur l'achat de plus de 10 milliards de dollars par année en produits et services ainsi que sur la gestion du matériel détenu par l'État, évalué à plus de 50 milliards de dollars.
   
   (voir graphiques 1 à 3)
2. La gestion du matériel tout au long de son cycle de vie utile permet d'offrir les programmes de l'État de manière proactive, abordable, efficiente et efficace.
3. Voici les trois priorités stratégiques de la gestion du matériel de l'État :

i) améliorer le service en réduisant les coûts :

• apporter des améliorations aux processus et adopter des services à valeur ajoutée;
• réduire les coûts généraux;
• réduire les coûts d'acquisition, d'utilisation et de gestion du matériel;
• utiliser efficacement les données faciles à obtenir sur le cycle de vie;
• obtenir la meilleure valeur pour le matériel acheté ou aliéné;
• tenir compte de tous les coûts lors de la prise de décisions (p. ex. les coûts de détention des stocks).

ii) veiller à ce que l'effectif soit informé, proactif et flexible :

• grâce à l'habilitation des employés, la formation et l'enrichissement au travail et l'amélioration de l'organisation;
• encourager la prise de décision aux niveaux hiérarchiques les plus bas possibles;
• favoriser l'innovation et un milieu axé sur les résultats;
• appliquer une philosophie de gestion des risques qui reconnaît la possibilité d'erreurs, tout en offrant aux employés un milieu favorable;

iii) Utiliser judicieusement la technologie :

• recourir à des systèmes ouverts, à l'intégration, à l'interconnectivité et aux normes;
• mettre en oeuvre l'EDI, les formulaires électroniques, le codage à barres, etc.;
• appliquer l'innovation grâce à des appels d'offre et à l'évaluation des analyses de rentabilité;
• partager la technologie et ne pas la réinventer.

1. On a élaboré une base des données de gestion du matériel, la GIB (gestion de l'information sur les biens). Cette dernière fait partie intégrante des normes relatives aux systèmes d'administration communs.
2. Avant de mettre en place des systèmes, les ministères devraient examiner cette base de données et évaluer leurs besoins en technologie de l'information sur la gestion du matériel. Ils doivent, pour ce faire, évaluer les systèmes d'information manuels et automatisés en vigueur, déterminer leurs besoins actuels et futurs, puis examiner d'autres moyens de satisfaire aux besoins en information, ce qui comprend la refonte du processus.
3. Un certain nombre de systèmes ministériels en vigueur ont été évalués; il est recommandé d'en tenir compte. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec la Gestion de l'information, Direction des systèmes et de la technologie, Secrétariat du Conseil du Trésor.
4. Pour accroître l'efficacité organisationnelle, les ministères devraient intégrer entièrement les systèmes de gestion du matériel aux systèmes de planification, de budgétisation, de biens immobiliers et du personnel ainsi qu'aux systèmes financiers. Ils devraient en outre concevoir les systèmes de sorte qu'ils puissent avoir des interfaces avec les systèmes de services communs.
5. Les systèmes doivent être conçus de façon à améliorer la qualité du service, à accroître la productivité du personnel et le rendement général, à réduire les coûts unitaires, à fournir une information plus opportune pour tous les niveaux de personnel, à réduire les coûts associés aux années-personnes, au fonctionnement et à l'entretien, et à faciliter l'élimination des coûts. Les systèmes devraient être fondés sur les politiques, lignes directrices et systèmes en vigueur et, le cas échéant, sur les solutions sur le marché ou sur les applications sur mesure qui ont déjà cours dans l'administration publique.
6. Lors de la mise en oeuvre des systèmes, l'élément humain est un point important dont il faut tenir compte. Il convient d'ajouter à l'évaluation des analyses de rentabilité au cours de laquelle seront également traités des facteurs tels que la faisabilité, les risques et le rendement ainsi que l'amélioration de la compétitivité des industries canadiennes.

4.1 Environnement variable

Au cours de la dernière décennie, les acquisitions fédérales de matériel se sont développées en importance, en diversité et en complexité technique. Ces tendances ont eu une incidence majeure sur la budgétisation des biens d'équipement, les opérations et l'entretien. En outre, les acquisitions ont imposé de nouvelles exigences aux membres du personnel, en affectant leurs rôles et responsabilités, de même que le milieu dans lequel ils travaillent. Afin de répondre à ces demandes, les gestionnaires du matériel sont passés du traitement d'achat routinier, de la distribution du matériel et du contrôle des stocks à une participation accrue à la planification à long terme, aux activités de consultation et à la gestion ministérielle. La gestion du matériel ministériel comprend l'élaboration de stratégies d'achat, la planification logistique, l'établissement des coûts des solutions de rechange relatives à l'acquisition en fonction du cycle de vie et le règlement de problèmes quotidiens de fonctionnement et d'entretien.

4.2 Structure de la fonction

1. Compte tenu de la diversité des ministères et des exigences de programmes, il n'existe aucun moyen idéal d'organiser la fonction de gestion du matériel. La plupart des services fédéraux de gestion du matériel sont organisés en entités fonctionnelles présentant divers degrés de centralisation ou de décentralisation au niveau de l'administration centrale, des bureaux régionaux et des bureaux de district. Le seul élément qu'ils aient en commun est le fait que la fonction gestion du matériel seconde l'administrateur général qui est responsable en dernière analyse des activités du ministère et doit en rendre compte.
2. Les responsabilités de la fonction de gestion du matériel comprennent entre autres la planification des acquisitions à long et à court terme et la participation aux examens de la stratégie d'approvisionnement. Il incombe également à cette fonction de veiller à l'exécution des activités quotidiennes d'une manière efficace sur le plan des coûts et conforme à la loi et aux politiques et normes gouvernementales.
3. Les préposés au matériel appuient l'administrateur général et les personnes assurant l'orientation générale et les services pour l'ensemble d'un ministère. Au niveau des programmes, les fonctions des préposés au matériel comprennent l'aide aux chefs de programmes et à leurs conseillers pour interpréter et appliquer les exigences ministérielles de façon à répondre aux besoins particuliers de chaque programme. Les préposés au matériel se retrouvent également dans les bureaux régionaux, les bureaux de district et les bureaux locaux, lorsque les besoins opérationnels et les nécessités du service justifient une structure décentralisée pour le matériel.

4.3 Fonctions des gestionnaires ministériels

Le matériel représente une ressource importante dans un ministère. Il convient donc de désigner un membre de la haute direction à titre d'agent supérieur chargé de la gestion des systèmes et des ressources matérielles. Ce cadre supérieur remplira les fonctions et les responsabilités suivantes :

• établir un lien efficace entre la fonction de gestion du matériel et les priorités de gestion ministérielle, les opérations ministérielles, les politiques du Conseil du Trésor, les exigences de l'organisme de services communs et une gamme d'autres priorités et objectifs gouvernementaux tels que les préoccupations d'ordre environnemental et régional;
• veiller à ce que les systèmes de gestion du matériel soient conformes à la politique et aux normes gouvernementales;
• fournir le pouvoir direct ou fonctionnel pour tous les aspects du cycle de vie de la gestion du matériel;
• doter les employés ministériels de la capacité professionnelle - et voir à ce qu'ils la maintiennent - de sorte qu'ils puissent veiller à ce que le matériel soit offert, utilisé et aliéné de manière efficiente et efficace sur le plan des coûts lors de la prestation des programmes ministériels;
• élaborer, mettre en place et maintenir des mécanismes efficaces de surveillance et de contrôle pour veiller à ce que les processus ministériels de gestion du cycle de vie du matériel et à ce que l'utilisation de tout le matériel acquis (par achat, don, troc, production, etc.) appuient les programmes ministériels de façon efficiente et rentable;
• veiller à ce que les systèmes ministériels de gestion, de surveillance et de contrôle soient satisfaisants et permettent de protéger le matériel de l'État après l'évaluation du risque d'utilisation à mauvais escient, de vol, ou de perte éventuelle du matériel;
• promouvoir l'acceptation et l'utilisation par les gestionnaires ministériels de produits et de pratiques sains pour l'environnement;
• veiller à ce que les pouvoirs en matière de gestion du matériel, y compris les marchés, soient le plus possible délégués aux cadres hiérarchiques et aux autres employés de sorte qu'ils puissent s'acquitter de leurs fonctions de la manière le plus efficiente et efficace possible;
• veiller à ce que le matériel soit utilisé au maximum en encourageant le transfert, le partage, la location, la vente ou le troc du matériel au sein d'un ministère ou entre les ministères;
• veiller à la gestion efficace et efficiente de tous les stocks et à la répartition des coûts des stocks, tout en s'assurant de garder les dépenses et les niveaux d'inventaire au niveau le plus bas possible;
• représenter le ministère en rapport avec des questions de gestion du matériel.

4.4 Fonction des cadres hiérarchiques

Il incombe aux cadres hiérarchiques de veiller aux activités quotidiennes de planification de l'acquisition, de l'utilisation, de la garde et de l'aliénation du matériel. Ils doivent :

• coordonner l'élaboration d'objectifs relatifs au matériel et à la logistique ainsi que de plans opérationnels conformes aux objectifs ministériels, à la politique gouvernementale (y compris les objectifs environnementaux) et à la législation;
• veiller à ce que l'achat, l'utilisation et l'aliénation du matériel soient conformes aux pouvoirs délégués;
• veiller à ce que les initiatives environnementales du gouvernement soient appuyées tout au long du cycle de vie du matériel;
• veiller à ce que le matériel acheté, produit (prototypes) ou acquis par d'autres moyens soit bien identifié et à ce que des mesures de suivi appropriées soient prises à son égard;
• veiller à ce que le matériel soit utilisé de manière efficiente et rentable aux fins de la satisfaction des exigences des opérations et des programmes;
• veiller à ce que les données pour les systèmes d'information de gestion du gouvernement et des ministères soient recueillies de manière uniforme, soient complètes et traitées avec efficience et rapidité;
• veiller à ce que les employés de la fonction de gestion du matériel reçoivent la formation et les outils nécessaires à l'exécution du travail de manière sécuritaire, efficiente et productive.

1. Les gestionnaires des ministères sont chargés d'assurer que les connaissances et les compétences de leurs employés en gestion du matériel soient aux niveaux requis pour appuyer la mise en oeuvre et l'exécution des programmes gouvernementaux.
2. Les employés sont chargés de déterminer, avec leurs superviseurs, les secteurs de la gestion du matériel où leurs compétences et leurs connaissances doivent être améliorées pour leur permettre d'accomplir leur travail convenablement.
3. Voici certaines sources de formation : le programme de perfectionnement professionnel en gestion du matériel de Formation et Perfectionnement Canada, l'Association canadienne de gestion des achats et l'Association canadienne de gestion de la logistique.
4. Le programme d'affectations en gestion du matériel (PAGM) est un autre moyen dont disposent les gestionnaires pour perfectionner leurs ressources humaines. Il établit une liste d'affectations possibles dans tous les secteurs de la gestion du matériel et voit au placement des candidats. Le PAGM vise principalement les employés qui désirent faire avancer leur carrière en acceptant des affectations ou des mutations dans leurs secteurs d'expertise ou dans d'autres secteurs qui les intéressent. Pour un supplément de renseignements, veuillez communiquer avec :

1. Le gouvernement du Canada a adopté un Code de gérance de l'environnement, qui trace les grandes lignes de l'engagement qu'il a pris aux fins d'un environnement plus sain.
2. Les gestionnaires du matériel et les cadres hiérarchiques doivent tenir compte des facteurs environnementaux de tous les aspects de la gestion du matériel, depuis l'étape de la planification jusqu'à celles de l'acquisition, de l'utilisation et de l'aliénation du matériel.

6.1 Le cycle de vie et l'environnement

L'application du principe des quatre, soit réduire, réutiliser, récupérer et recycler, à chaque étape du cycle de vie de la gestion du matériel permet de protéger l'environnement et de réduire les coûts.

6.1.1 Planification

Pendant le processus de la planification, les gestionnaires du matériel et les cadres hiérarchiques doivent

• évaluer la nécessité d'acquérir un bien donné et, dans la mesure du possible, réduire le niveau de consommation;
• songer à acquérir du matériel d'occasion/usagé;
• choisir des produits qui sont moins dommageables à l'environnement, comme par exemple ceux faits de matériaux ou au moyen de procédés qui permettent d'économiser des ressources. Ces produits portent souvent l'Éco-Logo;
• considérer les coûts environnementaux de vos achats pour chaque étape du cycle de vie du produit.

6.1.2 Acquisition

Dans la mesure du possible, les produits choisis doivent :

• être réutilisables et renfermer des pièces réutilisables;
• être recyclables et renfermer des pièces réutilisables (par exemple, le papier recyclé et les cartouches d'imprimantes au laser remises à neuf);
• inclure du matériel d'occasion;
• utiliser de façon efficiente les ressources et l'énergie;
• avoir une longue durée de vie et pouvoir être réparés à peu de frais.
• contenir le moins d'emballage possible ou utiliser un emballage qui est réutilisable ou retournable (protocole national sur l'emballage).

6.1.3 Entretien et fonctionnement

1. Pour prolonger la durée de vie des produits, il faut veiller à ce qu'ils soient utilisés et entretenus correctement. Lorsqu'il est économique de le faire, il faut réparer, remettre en état et réutiliser le matériel.
2. Il faut envoyer, entreposer et traiter les produits dangereux selon la loi et les règlements fédéraux et provinciaux pertinents.

6.1.4 Aliénation

Il faut penser à d'autres options pour aliéner le matériel telles que la réutilisation, le recyclage ou la récupération. Il faut viser à réduire autant que possible la production de déchets. Voir également les lignes directrices sur l'aliénation.

6.2 Les mesures environnementales et la responsabilité financière

1. L'intérêt de l'État dans l'économie des opérations est entièrement compatible avec les questions environnementales. Bon nombre de pratiques environnementales saines ont permis de réaliser des économies.
2. La plupart des mesures environnementales peuvent être mise en oeuvre graduellement, sans coûts additionnels. Lorsque ces mesures peuvent entraîner des coûts supplémentaires pour l'État, les gestionnaires devraient les intégrer dans les budgets courants.

6.3 Loi canadienne sur la protection de l'environnement et autres dispositions législatives

Les lois comme la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (LCPE), la Loi sur les pêches, la Loi sur le transport des marchandises dangereuses et la Loi sur les produits antiparasitaires exigent que nous gérions le matériel d'une manière qui soit respectueuse de l'environnement. En vertu des dispositions de la LCPE, les fonctionnaires sont tenus personnellement responsables de toute activité illégale. La direction, les surveillants et les autres personnes qui partagent la responsabilité d'un acte illégal peuvent également être accusés de complicité. Afin de s'acquitter de leur rôle de conseillers et d'accomplir leurs fonctions de gestion du matériel de façon responsable envers l'environnement, les gestionnaires du matériel et leur personnel devraient comprendre les lois qui sont applicables en matière d'environnement.

6.4 Autres données utiles

Le Bureau de gérance de l'environnement d'Environnement Canada tient lieu de centre d'information et il a pour rôle de fournir des conseils.

1. Les cartes d'achat sont des moyens efficaces d'acheter des produits et services. Normalement, elles sont remises à tous les centres de responsabilité et aux employés chargés d'octroyer les contrats ou de faire les achats (par exemple, aux employés à qui a été délégué le pouvoir en matière de contrat). Les cartes devraient avoir une limite de crédit raisonnable, fondée sur les exigences du programme et sur les risques d'après l'évaluation.
2. La politique du gouvernement est de recourir à des appels d'offre chaque fois que cela est possible. Il n'est pas nécessaire, dans le cas d'achats à faible valeur, d'obtenir des offres par écrit; des comparaisons, des annonces publicitaires et des appels téléphoniques suffiront. Il conviendrait que les gestionnaires du matériel des ministères instaurent un processus d'acquisition de nature à encourager les appels d'offres, à réduire les coûts et à améliorer la productivité tout en tenant dûment compte des risques inhérents et des pouvoirs délégués.
3. Les ministères devraient songer à recourir aux baux pour satisfaire aux exigences opérationnelles. Le choix de l'option appropriée - qu'il s'agisse d'une location-achat ou de l'option de faire ou de faire faire - doit être fondé sur une analyse des coûts et des bénéfices, de l'efficacité opérationnelle et de la valeur du cycle de vie du matériel (y compris de la valeur estimative à l'aliénation).
4. Il conviendrait de s'inspirer des caractéristiques techniques de performance et (ou) des normes génériques applicables aux fins de l'acquisition du matériel. Il faut tenir compte des documents ci-après :
   • les listes de produits agréés
   • les entreprises admissibles
   • ISO 9000
   • les normes canadiennes
   • les Normes du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information (NCTTI)
   • la liste des produits écologiques
   et à toute autre norme fixée par un organisme agréé, lorsque l'agrément est reconnu au Canada.
5. Il convient, avant d'acheter du matériel neuf, de songer à réutiliser ou à réaffecter le matériel d'occasion et celui que les ministères aliènent.

1. Aux fins de l'évaluation des besoins relatifs à l'ameublement, il pourra être utile de consulter les normes suivantes :
   • Norme nationale du Canada no CAN/CSA-Z412-M89, L'ergonomie au bureau
   • CAN/CGSB-44.200-M, Chaises fonctionnelles
2. Il faudrait faire l'acquisition d'ameublement et de matériel spécialisés à l'intention des personnes atteintes de handicaps ou de problèmes de santé, ou de modifier les meubles actuels, lorsqu'il est rentable de le faire.
3. Il n'est pas nécessaire qu'un certificat médical soit présenté pour justifier une acquisition de ce genre. Cependant, le gestionnaire devrait être persuadé que l'acquisition en question résoudra le problème. En raison du caractère exceptionnel de ce genre de meubles et de matériel, les ministères devraient faciliter son transfert à chaque mutation de l'employé, dans la mesure où l'intéressé demeure employé de l'administration fédérale.

1. Selon des estimations prudentes, la valeur pécuniaire du matériel dont dispose l'État dans des entrepôts se situe entre 8 et 10 milliards de dollars. Si l'on estime que ces avoirs coûtent à l'État entre 2 milliards de dollars et 2,5 milliards de dollars par an (cette somme étant calculée en fonction d'une norme industrielle qui fixe le coût annuel de la détention à 25 p. 100 du prix d'achat). Ces estimations comprennent le coût de l'argent (entre 8 et 10 p. 100), les installations et la main-d'oeuvre (entre 12 et 14 p. 100) ainsi que la perte et la diminution (entre 3 et 6 p. 100).
2. L'examen des pratiques ministérielles de gestion des stocks a révélé qu'une grande partie du matériel conservé dans des entrepôts était facilement accessible sur le marché ou aurait pu être acquise avec une facilité qui rendait son stockage superflu. Parmi les nombreux facteurs qui contribuent habituellement à l'accumulation de stocks injustifiés, les plus importants sont les suivants :
   • le manque de connaissances concernant l'envergure et la nature des stocks et l'importance des coûts de la gestion des stocks et des coûts de conservation qui en découlent;
   • les attitudes dépassées et non raisonnées qui donnent lieu à l'accumulation de stocks excessifs au cas où;
   • l'absence de mesures d'incitation financières et autres, les gestionnaires n'étant pas pénalisés par les conséquences des pratiques ruineuses de conservation des stocks et ne récoltant pas non plus les bienfaits découlant des pratiques avisées de gestion des stocks;
   • les obstacles institutionnels à l'utilisation de pratiques d'acquisition prudentes et opportunes;
   • les politiques et règlements non appropriés et rigoureux qui, dans certains cas, rendent obligatoire l'accumulation de stocks considérables qui ne serait pas autrement justifiables ou la conservation de stocks pendant des périodes excessives, donnant lieu à des coûts excessifs.
3. Les gestionnaires du matériel des ministères sont responsables de ce qui suit :
   • le maintien de mécanismes permettant de définir, de mesurer et répartir tous les coûts de la gestion des stocks qui se répercutent sur l'utilisateur ultime (par exemple, systèmes de facturation interne, fonds renouvelable ou avances de fonds de roulement et autres);
   • prestation aux gestionnaires de la formation, des mesures incitatives et des pouvoirs nécessaires pour maintenir les stocks à des niveaux minimaux, en toute efficience et rentabilité;
   • la surveillance des gestionnaires pour les empêcher de conserver des stocks d'articles qu'ils peuvent facilement obtenir de sources commerciales ou articles appartenant à l'État, lorsqu'il existe d'autres méthodes d'approvisionnement économiques;
   • l'utilisation efficace des installations grâce au transfert aux ministères utilisateurs de la garde d'installations à vocation spécifique; et
   • le recours à des services de remisage, d'entreposage et de distribution du secteur privé, dans le cas où il est rentable de le faire, afin de profiter de leur expertise et des économies d'échelle offertes.

9.1 Suivi des stocks et du matériel un usage

1. Afin de bien gérer le matériel, les organismes doivent être au courant du matériel qu'ils possèdent et de l'endroit où il se trouve. Cependant, les décisions relatives aux ressources consacrées aux activités de la sorte doivent dûment tenir compte des coûts et des risques qui y sont associés. De façon générale, il serait peu justifiable de dépenser 5 $ pour assurer le suivi d'un article d'une valeur de 1 $.
2. Pour faciliter la gestion du matériel, on confie souvent aux gestionnaires la responsabilité relative à la sécurité du matériel acquis ou produit par eux ou à leur intention.
3. Dans d'autres cas, la responsabilité relative à la sécurité du matériel est confiée à une instance ayant compétence à l'échelle de l'administration fédérale, à l'échelle régionale, à l'échelle du district ou à une échelle quelconque d'administration. Il n'existe pas de régime idéal de responsabilité dans le domaine de la gestion du matériel.
4. En général, seul le matériel dont le prix d'achat ou le coût de production (prototype) dépasse 1 000 $ doit être géré au cas par cas. Dans la plupart des cas, les renseignements sur ce matériel figurent dans une base de données sur les stocks ou sur le matériel utilisé. Normalement, il faut à tout le moins conserver des renseignements sur le prix, la quantité, le fournisseur, la date d'acquisition, le numéro du fabricant de la pièce ou le numéro d'identification du manufacturier et le numéro de nomenclature de l'OTAN.
5. Quant au reste du matériel, y compris le matériel en usage, on doit l'administrer de façon rentable en tenant compte à la fois du coût du suivi et du contrôle ainsi que des risques associés aux pertes, aux mesures frauduleuses, au vol et autres.
   
   Remarque: Les renseignements minimum pour tout le matériel acquis (don, achat ou production) seront conservés dans une base de donnée, qui pourrait être celle du système financier ou celle de tout autre système.
6. En général, il ne faut pas assurer le suivi du matériel incorporel inscrit au système à titre d'achat. Le matériel doit cependant être entré dans la base de données. Lors du traitement de matériel incorporel, les organismes devraient suivre les politiques en matière de sécurité et de technologie de l'information.
7. Les organismes devraient effectuer un dénombrement périodique du matériel en inventaire et du matériel utilisé. Les mesures suivantes sont recommandées :
   • Matériel non consomptible, un dénombrement de l'inventaire aux cinq ans (les ministères pourraient effectuer un dénombrement par étape).
   • Matériel consomptible, un dénombrement aux deux ans (exemples de matériel consomptible : papeterie et fournitures de bureau (y compris des articles de faible valeur comme les calculatrices manuelles), les fournitures de garage et de laboratoire, le matériel de construction, l'essence, les fournitures médicales, les articles à vendre comme les cartes et les livres, les aliments et les pièces de rechange qui ne peuvent être réparées).
   • Lorsqu'il fait partie d'un assemblage visé par des mesures de suivi, qu'il est un bien comptable unique de grande taille ou fixé à un bien immobilier et fait légalement partie de ce bien, le matériel peut être considéré comme un bien consomptible et de nouveaux stocks de ce matériel peuvent être constitués, si le matériel est par la suite recouvré. Aux fins du suivi, le coût inscrit de l'assemblage ne devra être changé que si l'ajout du matériel en change sensiblement la valeur.

1. Il se peut qu'en certaines occasions, les employés aient besoin d'emporter en dehors des locaux de l'État du matériel appartenant à l'État, à des fins liées à leur travail. Si le matériel est perdu ou endommagé en dehors des locaux de l'État, l'employé ne devra normalement le remplacer que si la perte ou le dommage est causé par une omission intentionnelle, par un acte répréhensible ou par négligence.
2. Les gestionnaires doivent traiter n'importe laquelle perte de la même façon que la perte de n'importe quel autre genre de matériel. On ne prévoit pas que les employés prennent une assurance supplémentaire pour protéger le matériel en question. Cependant, lorsque l'assurance régulière de l'employé protège l'article perdu, le gouvernement est censé récupérer la valeur de sa perte.
3. Les gestionnaires doivent toujours tenir un registre du matériel utilisé par les employés en dehors des locaux de l'État. Le matériel doit faire l'objet de mesures de suivi comme s'il était conservé dans les locaux de l'État. L'utilisation du matériel n'est pas visée par le Règlement sur le prêt de biens publics. Les gestionnaires doivent veiller au respect de toutes les obligations légales qui incombent à la Couronne (p. ex. licences de logiciel).
4. Le matériel demeure un bien de l'État et, lorsqu'il n'est plus utilisé dans l'exercice de fonctions, les gestionnaires doivent le recouvrer. Le matériel doit être seulement déclaré excédentaire aux besoins de l'installation gouvernementale donnée, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Il est fortement recommandé de prêter ou de transférer le matériel entre des ministères ou des organismes lorsque l'utilisation du matériel appuie des programmes gouvernementaux et que l'utilisation ou l'échange sont efficaces sur le plan des coûts pour l'appareil gouvernemental dans son ensemble.

1. Les ministres responsables de sociétés d'état et d'établissements publics visés par la partie III de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent conclure un accord de prêt. On recommande aux ministères d'obtenir la délégation des pouvoirs pertinents du ministre pour faciliter la conclusion des accords de prêt.
2. Le prêt de matériel ministériel à des sociétés d'État, à d'autres gouvernements ou à des organismes du secteur privé ne doit avoir lieu que pour appuyer l'exécution de programmes ou d'activités des ministères fédéraux.
3. Aux termes du Règlement sur le prêt de biens publics, le prêt de biens publics doit, sauf en cas d'urgence, être visé par un contrat écrit (renfermant les éléments qui suivent) :
   • un engagement de la part de l'emprunteur portant qu'il tiendra Sa Majesté indemne et à couvert de toute perte, de tout dommage ou de toute réclamation découlant de l'utilisation ou de la possession du bien public par lui;
   • une déclaration portant que l'autorité prêteuse peut, à toute heure convenable, inspecter le bien public et en constater l'État;
   • la mention de la durée du prêt;
   • le détail complet de la contrepartie du prêt;
   • une mention de toute garantie suffisante que peut exiger l'autorité prêteuse.
4. En outre, sauf dans les cas où le prêt est associé à l'exécution d'autres marchés, tous les coûts qui en découlent sont censés être assumés par l'emprunteur.
5. L'accord de prêt doit également renfermer les éléments suivants, le cas échéant :
   • la description intégrale du matériel faisant l'objet de l'emprunt (le matériel faisant l'objet de l'emprunt doit être répertorié dans un système ministériel de gestion des stocks);
   • la quantité du matériel et sa valeur répertoriée;
   • la fin pour laquelle l'emprunt est effectué et les fins auxquelles le matériel emprunté pourra être utilisé;
   • la responsabilité relative à l'entretien et à la garde du matériel emprunté;
   • les exigences en matière d'assurance;
   • le lieu de prise et de restitution du matériel;
   • la responsabilité et les exigences relatives à l'emballage et au transport du matériel;
   • la mention du fait qu'il s'agit d'une entente unique, des relations de l'entente avec d'autres ententes ou de la préséance d'autres ententes;
   • les cessions et autres restrictions.

13.1 Radiation et aliénation

1. L'aliénation et la radiation visent tout le matériel qui a été acheté, produit ou acquis par l'État, qu'il ait ou non été inscrit dans une base de données sur les stocks et même s'il s'agit d'un élément d'actif incorporel.
2. L'administrateur général possède tous les pouvoirs d'autoriser la radiation du matériel dans les cas d'écart d'inventaire négatif, de destruction, d'incendie, de vol, de perte et autres. Il convient de noter que la radiation n'autorise pas une perte à la suite d'un incendie, d'un vol, etc., mais plutôt la modification des dossiers pour qu'il soit tenu compte d'un événement antérieur.
3. Il est fortement recommandé d'étendre aux niveaux ministériels appropriés les pouvoirs de radiation et d'aliénation de l'administrateur général.
4. Il faut mettre en oeuvre un mécanisme de rapport aux fins des comptes publics.
5. Les gestionnaires doivent recommander la radiation ou l'aliénation au niveau ministériel approprié; toutefois, aucun gestionnaire n'a le pouvoir de radier ou d'aliéner du matériel qui relève directement de lui.

13.2 Aliénation et échange

1. Lorsque le matériel (autre que les biens immobiliers et les biens saisis) ne peut économiquement être réparé ou est excédentaire aux besoins de l'État, il doit être déclaré excédentaire et aliéné de manière à obtenir la meilleure valeur possible pour l'État.
2. Avant l'aliénation ou l'échange, des renseignements sur le matériel doivent être diffusés dans les ministères, et tous les efforts possibles doivent être déployés en vue de relocaliser le matériel utilisable dans les ministères et organismes fédéraux.

13.3 Échanges

1. Les ministères sont tenus d'établir la juste valeur marchande d'expertise des éléments d'actif qu'ils désirent échanger afin de s'assurer qu'ils obtiennent la meilleure valeur possible pour l'État.
2. On doit négocier une juste valeur marchande pour les articles échangés. L'échange de véhicules devrait être une mesure exceptionnelle.
3. Aux fins de la comptabilité et de la vérification ministérielle, il incombe aux ministères de tenir les registres voulus au sujet des échanges.
4. Les ministères ont le pouvoir de faire des échanges, ce pouvoir doit figurer parmi les pouvoirs ministériels délégués.

13.4 Aliénation autre que des échanges

1. Le pouvoir d'aliéner le matériel excédentaire et celui de transférer le titre de propriété doivent figurer parmi les pouvoirs ministériels délégués.
2. Les ministères doivent identifier leur matériel et leur logiciel informatiques ainsi que la technologie de l'information connexe excédentaires et les déclarer au programme des Ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada.
3. Le ministère initial demeure responsable de l'aliénation du matériel déclaré au programme des Ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada qui n'est pas retenu par ce programme.
4. Les ministères et les organismes, de même que leurs mandataires, doivent s'assurer qu'une liste des biens excédentaires (non confisqués) est envoyé aux autres ministères et organismes, lesquels ont le droit de première offre selon les conditions du marché (prix). Les dépenses engagées pour la publicité de même que l'ampleur de cette dernière doivent être établies en fonction des prévisions de gains.
5. Les ministères sont habilités à dépenser l'équivalent du produit de la vente des biens excédentaires de l'État moins les frais administratifs et autres, sauf si le bien a été confisqué aux termes d'une loi fédérale. Le produit de l'aliénation découlant de ces ventes doit être versé au receveur général du Canada et déposé au Trésor.
6. Les sommes reçues peuvent être appliquées seulement aux frais d'aliénation, d'exploitation et d'immobilisation, mais non aux paiements de transferts.
7. Lorsque les services d'une entreprise spécialisée dans la gestion des déchets sont retenus aux fins de l'aliénation de déchets dangereux, les ministèrs doivent s'assurer que l'entreprise détient tous les permis nécessaires et que les déchets sont aliénés de manière convenable.
8. Le matériel excédentaire peut être vendu comme rebut, si l'État obtient ainsi la meilleure valeur possible pour le matériel. Le matériel excédentaire qu'il est impossible de vendre tel quel ou comme rebut peut être détruit.
9. Il faut, de préférence, recourir aux méthodes de réutilisation, de récupération et de recyclage.

13.5 Dons du matériel excédentaire

La décision de donner le matériel excédentaire ou de l'offrir à des prix fortement réduits devrait être prise de façon ponctuelle. On peut donner le matériel excédentaire lorsque le coût de la vente d'un article est supérieur au produit que l'on peut en obtenir, ou lorsque l'État peut en obtenir un important avantage non monétaire.

13.6 Biens intellectuels

1. Les biens intellectuels détenus par l'État sont visés par la Loi sur les biens de surplus de la Couronne et peuvent être aliénés conformément aux lignes directrices sur l'aliénation.
2. Toutefois, il pourrait être préférable de délivrer des permis exclusifs ou non exclusifs avec ou sans redevance plutôt que d'aliéner les biens intellectuels excédentaires.

13.7 Oeuvres d'art

Les ministères devraient consulter la Banque d'oeuvres d'art du Conseil des arts du Canada au moment d'aliéner des oeuvres d'art.

13.8 Livres, périodiques et matériel connexe

L'aliénation de ces articles est visée par la Loi sur la Bibliothèque nationale.

13.9 Modalités régissant les échanges et les aliénations

1. Lorsqu'un article est aliéné de quelque façon, y compris par voie de don et l'échange, il faut procéder à un transfert explicite des droits de propriété de l'État. Tout article déclaré supplémentaire et aliéné demeure un bien appartenant à l'État, tant que le titre de propriété qui le concerne n'a pas été transféré.
2. Avant l'aliénation, il faut enlever ou oblitérer les inscriptions sur le matériel excédentaire qui identifient le bien comme un bien gouvernemental.
3. Le matériel excédentaire doit être aliéné en toute conformité avec les lois et règlements fédéraux pertinents, y compris, mais de façon non restrictive, avec le Code pénal, la Loi sur la gestion des finances publiques et le Règlement sur les marchés de l'État, les politiques du Conseil du Trésor ainsi que les lois et règlements provinciaux. Les ministères doivent assurer la perception et la remise de toutes les taxes applicables.
4. Aux fins de l'administration des aliénations, les ministères doivent procéder de manière efficace, efficiente et économique et faire preuve de circonspection, d'honnêteté, d'équité et de transparence; ces principes doivent être appliqués de façon pratique.
5. Les fonctionnaires fédéraux participant à l'aliénation du matériel excédentaire ou désireux d'acquérir du matériel excédentaire doivent respecter les exigences énoncées dans le Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Ainsi, ils ne doivent ni solliciter ni accepter de transfert d'avantages économiques, n'accorder aucun traitement de faveur ni égard spécial à quiconque et ne tirer aucun profit de renseignements qui ne sont pas habituellement accessibles au grand public.
6. Le fonctionnaire fédéral ne doit jamais servir de mandataire pour qui que ce soit aux fins de l'acquisition d'éléments d'actif déclarés excédentaires par l'organisme auquel il appartient.
7. L'État doit se réserver le droit de ne pas vendre des biens excédentaires si, à son avis, les prix offerts ne sont pas assez élevés.