Archivée - Directive sur le Comité de vérification des petits ministères et organismes

Les présentes lignes directrices s’adressent à l'ensemble des employés fédéraux. Elles ont été élaborées pour les aider à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités en matière de gestion efficace des ressources documentaires suite à l’entrée en vigueur de la nouvelle Politique sur la gestion de l’information (2007), de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information (2007) et de la Directive sur la tenue des documents (2009), publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Modification : 2009-06-18

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1. But

1.1 Le présent document fournit une orientation au sujet des responsabilités, de la composition et du fonctionnement du Comité de vérification des petits ministères et organismes (PMO).

2. Contexte

2.1 Le contrôleur général est responsable d'établir un comité de vérification qui doit effectuer un examen et de donner des conseils et des recommandations sur les vérifications internes effectuées par le Bureau du contrôleur général dans les PMO. Les administrateurs généraux de PMO qui effectuent des travaux de vérification interne dans leurs ministères peuvent décider de consulter le Comité de vérification des PMO pour obtenir des conseils et une orientation.

2.2 La présente directive est diffusée conformément aux alinéas 7(1)a) et e.2) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Date d'entrée en vigueur

3.1 La présente directive entre en vigueur le 1er juillet 2009 et remplace la version précédente datée du 1er avril 2006.

4. Exigences

4.1 Sous-comités des PMO

Avec l'appui du contrôleur général et en consultation avec les administrateurs généraux touchés, le Comité de vérification des PMO peut établir des sous-comités par portefeuille pour s'acquitter plus efficacement de ses responsabilités.

4.2 Responsabilités du Comité de vérification des PMO

4.2.1 Évaluation des risques

Le Bureau du contrôleur général effectue et présente au comité, au moins chaque année :

  • une évaluation des risques généraux auxquels sont exposés les PMO dans l'ensemble de l'administration fédérale;
  • une analyse sommaire de la gestion des risques et de l'environnement de contrôle des PMO ou des groupes de PMO.

4.2.2 Vérifications internes effectuées sous la direction du contrôleur général

4.2.2.1 Le comité de vérification doit effectuer un examen et conseiller le contrôleur général sur la charte de vérification interne préparée par le Bureau du contrôleur général pour l'exécution des vérifications internes des PMO et son examen régulier pour déterminer si elle est toujours pertinente. À tout le moins, la charte doit décrire :

  • l'étendue des vérifications internes qui doivent être effectuées par le Bureau du contrôleur général dans les PMO;
  • le processus de planification de la vérification interne;
  • les protocoles relatifs à la tenue des missions de vérification interne;
  • le processus de rapport de la vérification interne;
  • les protocoles de communications entre le comité, les administrateurs généraux des PMO et le Bureau du contrôleur général;
  • le caractère adéquat des ressources fournies par le contrôleur général pour la vérification interne des PMO;
  • le rendement du Bureau du contrôleur général dans la prestation des services de vérification interne concernant les PMO;
  • le plan de vérification interne fondé sur les risques pour les PMO préparé par le contrôleur général et sur l'affectation des ressources de vérification interne.

4.2.2.2 De plus, le comité de vérification doit :

  • recevoir et recommander au contrôleur général d'approuver les rapports de vérification interne et les plans d'action de la direction afin de donner suite aux recommandations;
  • être au courant des missions de vérification menées par les administrateurs généraux des PMO, et examiner et recommander à l'administrateur général compétent d'approuver les rapports découlant de ces missions.

4.2.3 Mandataires du Parlement et organismes centraux

Le comité de vérification doit :

  • être informé des questions et priorités de vérification touchant les PMO qui ont été soulevées par les organismes centraux;
  • examiner les versions préliminaires des rapports de vérification du Bureau du vérificateur général (BVG), d'autres mandataires du Parlement et des organismes centraux qui influent sur les PMO et, au besoin et si possible, conseiller les administrateurs généraux compétents et leur faire des recommandations sur les réponses et les plans d'action préparés par les gestionnaires des PMO pour donner suite aux recommandations de vérification applicables;
  • être informé de l'incidence des initiatives à l'échelle du gouvernement sur les PMO.

4.2.4 Suivi des plans d'action de la direction

4.2.4.1 Le comité de vérification doit :

  • évaluer s'il existe des mécanismes efficaces pour surveiller et assurer le suivi des plans d'action de la direction pour donner suite aux recommandations de la vérification interne, du BVG ou d'autres sources;
  • recevoir périodiquement de la direction les rapports de suivi portant sur les mesures prises.

4.2.4.2 Pour ce qui est des vérifications menées par le Bureau du vérificateur général, le comité reçoit périodiquement de l'information indiquant si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre et, si possible, si les mesures prises ont été efficaces. Cette information doit comprendre les enjeux à l'égard desquels, de l'avis du Bureau du contrôleur général, la direction a accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

4.3 Composition du Comité de vérification des PMO

4.3.1 La majorité des membres externes du comité de vérification du PMO doivent provenir de l'extérieur de l'administration publique fédérale. Les membres qui font partie de l'administration publique fédérale doivent se limiter à des personnes au niveau d'administrateur général et de sous-ministre délégué.

4.3.2 Le contrôleur général doit, conjointement avec des administrateurs généraux représentatifs des PMO, identifier et embaucher des membres externes dûment qualifiés, qui seront recommandés à l'approbation du Conseil du Trésor. Le contrôleur général doit aussi établir des profils de compétences pour guider le recrutement des membres du comité de vérification et pour établir ou proposer d'autres exigences se rattachant au mandat du comité.

4.3.3 Le Comité de vérification des PMO peut compter jusqu'à sept membres.

4.3.4 Les membres du comité de vérification doivent être sélectionnés de manière à ce que leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience collectives permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficience. Les membres du comité de vérification ne doivent pas être en conflit d'intérêts, réel ou perçu.

4.3.5 Un membre ne doit pas siéger au comité pendant plus de deux mandats. Pour bien assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés, et la durée des nominations initiales peut être inférieure à quatre ans.

4.3.6 Tous les membres du comité de vérification ont une connaissance suffisante des rapports financiers du secteur privé ou public ou font le nécessaire pour se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier qui possède :

  • une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers;
  • la capacité d'évaluer l'application générale de ces principes relativement à la comptabilité des prévisions budgétaires, des comptes de régularisation et des réserves.
  • l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation d'états financiers présentant des questions comptables d'une ampleur et d'une complexité généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à trouver dans les états financiers du ministère, ou l'expérience de la surveillance active d'une ou de plusieurs personnes qui participent à de telles activités;
  • une compréhension des contrôles internes et des procédures servant à établir des rapports financiers;
  • une compréhension des fonctions du comité de vérification.

4.3.7 Le contrôleur général est responsable de la sélection d'un membre pour présider le comité.

4.3.8 Le quorum pour le comité de vérification ou ses sous-comités est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3.9 Le président doit, au besoin, inviter des représentants du BVG à assister aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans et des constatations du BVG et d'autres questions d'intérêt mutuel. Le président du comité de vérification ou du sous-comité doit inviter l'administrateur général d'un PMO à assister à la réunion lorsqu'un point concernant tout particulièrement ce PMO est inscrit à l'ordre du jour. Tous les administrateurs généraux ont directement accès au comité de vérification.

4.3.10 Les membres du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation au sujet des responsabilités et des objectifs du comité par le contrôleur général.

4.4 Fonctionnement du Comité de vérification des PMO

4.4.1 Les rôles, les responsabilités et le fonctionnement du comité et des sous-comités de vérification des PMO doivent être consignés dans un mandat ou une charte. Cette charte est recommandée par le Comité de vérification des PMO au contrôleur général qui l'approuve. Le document est révisé périodiquement.

4.4.2 Le contrôleur général doit assurer le soutien administratif et le secrétariat du comité de vérification et des sous-comités des PMO. Le soutien des sous-comités doit être organisé de concert avec le contrôleur général et les administrateurs généraux compétents. Le président du Comité de vérification des PMO doit, en consultation avec le contrôleur général, préparer un plan afin que les responsabilités annuelles et permanentes du comité soient planifiées et exécutées intégralement. Le plan doit être soumis à l'approbation du comité.

4.4.3 Le Comité de vérification des PMO doit se réunir au moins quatre fois par année. Le comité est invité à établir le calendrier de ses réunions six mois à l'avance de sorte que la direction et les vérificateurs des PMO puissent préparer l'information et les rapports requis pour appuyer son travail. La révision du calendrier des réunions du comité de vérification constitue une mesure exceptionnelle.

4.4.4 Le Comité de vérification des PMO, à sa discrétion, peut tenir des réunions individuelles et à huis clos avec les administrateurs généraux des PMO ou avec d'autres fonctionnaires des PMO.

4.4.5 Le Comité de vérification des PMO doit être opérationnel au plus tard le 30 juin 2009.

4.4.6 Le Comité de vérification des PMO doit préparer un rapport annuel qui :

  • résume les activités et les résultats du comité;
  • consigne toute préoccupation importante que le comité peut avoir concernant les cadres et les processus de gestion des risques, de contrôle et de la gouvernance des PMO;
  • présente son évaluation relativement à la capacité et au rendement de la vérification interne, y compris des services de vérification interne assurés par le Bureau du contrôleur général dans les PMO;
  • présente, conformément aux exigences, des recommandations aux administrateurs généraux et au contrôleur général, sur l'amélioration des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, y compris des recommandations en vue de l'amélioration des services de vérification interne dans les PMO.

4.4.7 Le contrôleur général doit être informé de l'intégralité du rapport avant qu'il ne soit achevé. Le rapport définitif est transmis au contrôleur général et au secrétaire du Conseil du Trésor qui le communique aux administrateurs généraux des PMO.

5. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toutes questions au sujet de la présente directive au :

Bureau du contrôleur général adjoint, Vérification interne
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : ias-svi@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : 613-952-3698

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