Les présentes lignes directrices visent à faciliter l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information et à fournir aux institutions fédérales un cadre de travail pour l'application de cette Loi. Elles décrivent les exigences de la Loi et de la politique gouvernementale, fournissent des directives détaillées et indiquent les meilleures pratiques à suivre dans l'administration quotidienne du processus d'accès à l'information. Les décisions de la Cour fédérale qui ont une incidence sur l'application de la Loi sont mentionnées dans le texte.

Ces lignes directrices sont destinées principalement aux fonctionnaires chargés d'appliquer la Loi. Il ne faudrait cependant pas croire qu'elles constituent un guide de référence fournissant des moyens de refuser l'accès aux documents demandés. L'objectif visé est d'expliquer autant ce que la Loi permet de communiquer que ce qu'elle permet de refuser en matière d'information.

En vertu de la Loi, il incombe aux institutions fédérales de justifier leur refus de communiquer certains documents. L'accès à l'information ne peut être refusé que s'il s'agit d'un document confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada ou d'un document faisant l'objet d'une des exceptions limitées et précises prévues par la Loi. Bien que certains renseignements puissent techniquement faire partie d'une catégorie visée par une exception, la politique gouvernementale veut que ces renseignements soient communiqués si rien ne justifie un refus de communication à leur égard. Les Canadiens réclament l'accès à une vaste gamme de renseignements sur l'administration fédérale. L'intérêt du public pour une plus grande transparence se manifeste de façon très nette; le public veut s'assurer que le gouvernement répond de ses objectifs et que les résultats obtenus peuvent être mesurés en fonction de ces objectifs. Cette exigence du public a pour effet d'accroître la responsabilité du gouvernement face à l'électorat et de faciliter la participation d'un public mieux informé dans la formulation de la ligne de conduite administrative. Elle favorise l'équité des décisions gouvernementales et fait naître des débats qui permettent de concilier des points de vue divergents dans l'ensemble du pays. Les présentes lignes directrices permettront de trouver un équilibre entre ce principe de transparence et la nécessité de protéger les intérêts de l'État et les intérêts privés, comme le prévoient les dispositions de la Loi qui portent sur les exceptions et les documents exclus.

La Loi sur l'accès à l'information est une loi d'application générale qui a été adoptée en juin 1982 et est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Toutes les institutions dont le nom figure à l'annexe I de la Loi sont assujetties aux dispositions de cette Loi. Cette dernière l'emporte sur les autres lois, sauf indication contraire d'une disposition légale (par exemple, les dispositions de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses l'emportent sur celles de la Loi sur l'accès à l'information). La Loi sur l'accès à l'information ainsi que le Règlement connexe sont reproduits à la Partie 4 du présent document.

Le paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information consacre le droit d'accès du public aux documents de l'administration fédérale en établissant les principes suivants :

le public a le droit de consulter les documents de l'administration fédérale;
les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées;
les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Les fonctionnaires chargés d'appliquer la Loi doivent toujours avoir à l'esprit ces principes fondamentaux. La Cour fédérale a souligné l'importance de ces principes de façon remarquable dans l'affaire Maislin Industries Limited c. Ministre de l'Industrie et du Commerce et autres [1984] 1 C.F. 939 à 943, où le juge en chef adjoint Jérome a indiqué que "puisque le principe de base de ces lois est de codifier le droit du public à l'accès aux documents du gouvernement, ... les tribunaux ne doivent pas neutraliser ce droit sauf pour les motifs les plus évidents, de sorte qu'en cas de doute, il faut permettre la communication+.

Le paragraphe 2(2) de la Loi sur l'accès à l'information précise que la Loi vise à compléter les modalités d'accès aux documents de l'administration fédérale et ne vise pas à restreindre l'accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public.

L'article 4.1 de la "Politique du gouvernement en matière de communications+, Gestion de l'information et gestion administrative, Manuel du Conseil du Trésor, indique de façon explicite que les institutions doivent répondre aux demandes de renseignements du public hors du cadre de la Loi sur l'accès à l'information chaque fois qu'il est possible de le faire (par exemple si aucune exception ne s'applique ou si seulement un examen superficiel des documents est demandé).

L'article 68 de la Loi sur l'accès à l'information renforce cet énoncé en précisant que le droit d'accès prévu par la Loi ne s'applique pas aux documents publiés, aux documents mis en vente et aux documents de référence, étant donné que ces documents sont normalement mis à la disposition du public par d'autres moyens.

Dans ce contexte, le terme "publié+ implique l'idée d'une distribution vaste et générale de l'information, c'est-à-dire que l'information est accessible au grand public et non seulement à un segment particulier et restreint de la population.

Pour aider le public à utiliser ou à obtenir ce genre de documents, les institutions doivent mettre à la disposition du public les documents de référence utiles comme les catalogues et les répertoires des bibliothèques, les documents d'archives, les listes détaillées de publications, ainsi que les guides produits par les institutions et les listes des renseignements en leur possession, lorsqu'il convient de le faire.

Lorsque le document faisant l'objet de la demande de communication peut être obtenu sans qu'il soit nécessaire de recourir à la Loi, il faut informer l'auteur de la demande que les renseignements en question sont fournis suivant les pratiques normales de l'administration fédérale et qu'une demande d'accès n'est pas nécessaire. Par conséquent, le versement initial accompagnant la demande doit alors être remboursé et aucun frais ne peuvent être exigés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cependant, les frais exigibles normalement par l'institution, à sa discrétion, s'appliquent toujours.

Les institutions ne doivent pas renvoyer les personnes qui demandent des renseignements à la Loi sur l'accès à l'information simplement parce que c'est le seul moyen dont elles disposent pour exiger des frais. Si une institution constate une forte demande à l'endroit de documents ne faisant pas l'objet d'une exception, elle devrait mettre ces documents en vente selon les barèmes qu'elle aura fixés conformément aux pouvoirs que lui confère les autres lois et règlements (voir les directives énoncées dans la Politique du gouvernement en matière de communications, Gestion de l'information et gestion administrative, Manuel du Conseil du Trésor).

Auteur d'une demande (applicant): est une personne qui demande l'accès à des documents dans le cadre de la Loi ou qui exerce, en vertu de la Loi, son droit de faire examiner sa demande par la Cour.
Catégorie de documents (class of records): est une catégorie de renseignements que possède une institution fédérale, indépendamment du support physique. Ces renseignements portent sur des sujets relatifs à une ou plusieurs fonctions particulières d'une unité organisationnelle d'une institution fédérale. Les catégories de documents sont décrites dans Info Source, une base de données qui a pour but d'aider le public à exercer son droit d'accès en vertu de la Loi et où sont répertoriés les renseignements détenus par l'administration fédérale.
Commissaire à l'information (information commissioner): est un fonctionnaire nommé conformément à la Loi, qui a le pouvoir d'un protecteur du citoyen. Le rôle et les fonctions du Commissaire sont décrits à la chapitre 2-9 des présentes lignes directrices.
Coordonnateur de l'accès à l'information (access coordinator): est l'agent désigné par chaque institution fédérale pour coordonner les activités de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi, des règlements connexes ainsi que des directives et lignes directrices qui s'y rapportent.
Cour (court): désigne la Division de première instance de la Cour fédérale.
Davantage concernée (greater interest): une institution est davantage concernée par un document si celui-ci a été initialement préparé par l'institution ou à son intention ou, dans le cas d'un document qui n'a pas été préparé par une institution fédérale ou à son intention, si l'institution a été la première à obtenir l'original ou une copie du document.
Demande officielle d'accès à l'information (access request): est une demande par écrit adressée à l'institution fédérale de qui relève le document visé et qui fait mention de la Loi en termes explicites.
Document (record): désigne l'information contenue sur un support physique pouvant préserver l'information, y compris l'information contenue dans l'original et la copie de la correspondance, des notes, des formules, des directives, des rapports, des dessins, des diagrammes, des documents cartographiques et architecturaux, des tableaux et des graphiques, des photographies, des films, des microfiches, des enregistrements sonores, des rubans ainsi que des disques et des cassettes vidéo, des cartes perforées, magnétiques et autres, des rubans de papier et des rubans magnétiques, des disques et des tambours magnétiques, des documents holographiques, des feuilles conçues pour la lecture optique, des documents de travail, de même que tout autre document de référence incluant les ébauches, ou document conservé sur un support électro-magnétique, indépendamment de sa forme physique et de ses caractéristiques. (Cette définition a été élaborée à partir de la définition donnée à l'article 3 de la Loi.) De plus, pour l'application de la Loi, le terme "document+ désigne aussi un document qui n'existe pas en tant que tel mais qu'il est possible de préparer à partir d'un document informatisé, à l'aide du matériel, des logiciels et des compétences techniques que l'institution a normalement à sa disposition (voir le paragraphe 4(3) de la Loi).
État étranger (foreign state): désigne tout État autre que le Canada.
Exception (exemption): est une disposition de la Loi qui permet ou oblige le responsable d'une institution de refuser de communiquer des renseignements demandés en vertu de la Loi. Le chapitre 2-8 des présentes lignes directrices traite de chaque type d'exception.
Formule de demande d'accès à l'information (access to information request form): est une formule prescrite par le ministre désigné et servant à demander l'accès aux documents qui relèvent d'une institution fédérale.
Info Source (Info source): est la publication produite par le ministre désigné en application du paragraphe 5(1) de la Loi, où sont décrits l'organisation, les programmes et les fonctions des institutions fédérales, ainsi que les renseignements détenus par ces institutions.
Institution fédérale (government institution): désigne un ministère, un ministère d'État, un organisme ou un bureau du gouvernement fédéral dont le nom figure à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information. Lorsqu'on emploie l'expression «institution fédérale+ dans les présentes lignes directrices, cela signifie que les décisions à prendre incombent au responsable de l'institution intéressée ou à un fonctionnaire de l'institution à qui le responsable a délégué le pouvoir de prendre ces décisions.
Manuel (manual): est une série de directives, d'instructions, de lignes directrices ou de méthodes à l'intention des employés qui administrent ou mettent en oeuvre les activités ou les programmes opérationnels d'une institution fédérale.
Ministre désigné (designated minister): est le président du Conseil du Trésor pour l'application de la Loi.
Plaignant (complainant): est une personne qui dépose une plainte auprès du Commissaire à l'information en se basant sur l'une ou l'autre des raisons prévues au paragraphe 30(1) de la Loi.
Relever de (under the control): Un document relève d'une institution fédérale si cette institution est autorisée à accorder ou à refuser l'accès à ce document, à décider de son utilisation et, sous réserve de l'approbation de l'archiviste fédéral, à s'en défaire. Pour ce qui est de la possession physique, on présume qu'un document conservé dans une institution, à l'administration centrale, dans les bureaux régionaux, auxiliaires ou autres, au Canada ou à l'étranger, relève de cette institution à moins de preuve du contraire. On dit également qu'un document relève d'une institution s'il est conservé ailleurs mais au nom de celle-ci. Les documents personnels ou politiques d'un ministre et les dossiers ministériels qui ne sont pas reliés à l'administration ou au fonctionnement de l'institution dont le ministre est responsable, et qui ne sont pas conservés avec les dossiers de l'institution, ne relèvent pas de cette dernière.
Renseignements exclus (excluded information): sont des renseignements non assujettis à la Loi, comme les documents publiés ou offerts en vente au public, les documents des bibliothèques ou des musées préparés, acquis ou conservés uniquement comme documents de référence publics ou pour être exposés dans un endroit public, les documents conservés dans les Archives nationales, la Bibliothèque nationale ou les Musées nationaux du Canada par des personnes ou des organisations autres que les institutions fédérales ou en leur nom, ainsi que les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine du Canada.
Représentant (representative): est une personne autorisée par l'auteur d'une demande ou un plaignant à agir en son nom.
Responsable (head): d'une institution fédérale est le ministre ou le ministre d'État ou, en tout autre cas, la personne désignée par décret comme le responsable de l'institution pour l'application de la Loi.
Tiers (third party): désigne une personne, un groupe de personnes ou une organisation autre que l'auteur de la demande ou une institution fédérale dont le nom figure à l'annexe I de la Loi.