Lignes directrices sur les postes de direction ou de confiance exclus

1. Introduction

Le présent document renferme l'essentiel des formalités à suivre pour exclure des postes de direction ou de confiance.

2. Fondement législatif

La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP, articles 59 à 63 et 71 à 78), tel qu'elle a été promulguée par la Loi sur la modernisation de la fonction publique, contient le cadre législatif qui permet d'établir quels postes de direction ou de confiance doivent être exclus.

3. Champ d'application

Les présentes lignes directrices s'appliquent aux ministères et organismes qui sont énumérés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques et pour lesquels le Conseil du Trésor fait office d'employeur.

4. Terminologie

Les définitions des divers termes (p. ex., agent négociateur, unité de négociation, commission (CRTFP), fonctionnaire, employeur) qui sont employés dans les présentes lignes directrices se trouvent dans la LRTFP.

5. Rôles et responsabilités

Les gestionnaires des ministères doivent, après avoir reçu les avis et les conseils des responsables ministériels des ressources humaines (p. ex., relations de travail) :

déterminer les postes de direction ou de confiance devant être exclus;
justifier les propositions et les décisions prises à cet effet;
produire la documentation voulue.

Les responsables ministériels des ressources humaines doivent, après avoir reçu les avis et les conseils des agents du SCT :

donner les avis et les conseils nécessaires aux gestionnaires ministériels;
aider à la préparation de la documentation et des justifications;
consulter les représentants des agents négociateurs pour tenter de parvenir à un accord sur les propositions;
présenter les propositions au SCT;
fournir des témoins pour l'employeur pendant les audiences de la CRTFP;
veiller à ce que les employés qui occupent des postes exclus soient désignés comme tels dans les systèmes ministériels de RH, la base de données du SCT et le système de paie de TPSGC.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) doit :

donner des avis et des conseils aux responsables ministériels des exclusions;
revoir les propositions ministérielles et leur contenu;
préparer les présentations et veiller à ce qu'elles soient communiquées d'une manière appropriée aux intéressés (c'est-à-dire aux agents négociateurs et à la CRTFP);
suivre le processus et l'évolution des propositions et tenir les ministères au courant de l'état des propositions;
négocier des accords;
préparer les témoins et présenter l'exposé de l'employeur à la CRTFP avec l'aide du groupe Services juridiques du SCT, le cas échéant;
tenir une base de données centrale et des données statistiques sur les postes exclus;
voir dans quelle mesure les ministères se conforment à la LRTFP;
revoir au besoin les instruments de politique.

Malgré tous leurs efforts, il peut arriver que les parties soient incapables de s'entendre sur toutes les questions liées à une proposition d'exclusion d'un poste de direction ou de confiance. Les agents négociateurs peuvent par exemple s'opposer à une exclusion qui est proposée par l'employeur. En pareil cas, l'employeur demanderait à la CRTFP de trancher la question et la CRTFP devient alors l'arbitre impartial. Vous trouverez de plus amples détails à ce sujet à la section 6.1.2 du présent document.

6. Processus d'exclusion des postes de direction ou de confiance

6.1 Qualification des postes

Ce sont les postes qui sont exclus, et non les personnes. Les critères d'exclusion sont énumérés au paragraphe 59(1) de la LRTFP. L'annexe A présente une analyse des modifications par rapport à l'ancienne loi, une brève explication de la désignation des postes à exclure et un lien avec les codes du système de paie de TPSGC pour faciliter la consultation du matériel de référence. Vous pouvez obtenir des explications plus poussées auprès du SCT en vous adressant au personnel des RT du ministère. À l'annexe B, il y a un diagramme illustrant le processus.

6.1.1 Absence d'opposition

Un poste à exclure aux termes de la LRTFP et qui ne fait l'objet d'aucune opposition est exclu dès que la CRTFP a fait une déclaration à cet effet et que le SCT en a informé le ministère. Le titulaire est alors considéré comme exclu et le ministère devrait prendre les dispositions pour arrêter de percevoir les cotisations syndicales, comme le précise la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.

6.1.2 Avis d'opposition

Aux termes des articles 61 et 74 de la LRTFP, un agent négociateur peut s'opposer à une exclusion proposée par l'employeur et demander à la CRTFP de se prononcer sur la validité de la désignation. Si une opposition est déposée, le SCT en informe le ministère visé et la CRTFP donne aux parties la possibilité de présenter leurs arguments, généralement dans le cadre d'une audience. Cependant, les représentants du ministère et de l'agent négociateur devraient continuer à se rencontrer pour essayer de régler le problème.

S'il n'y a pas d'accord, les parties sont invitées à présenter leurs arguments à la CRTFP qui décide si les fonctions du poste en justifient l'exclusion et communique sa décision au SCT. La charge de la preuve varie selon la disposition de la LRTFP qui est invoquée pour exclure le poste.

La charge de la preuve incombe à l'agent négociateur lorsqu'il s'agit de postes décrits aux alinéas 59(1)a), b) ou c). Toutefois, la charge de la preuve revient au ministère et au SCT lorsqu'il s'agit de postes décrits aux alinéas 59(1)d) à h).

La CRTFP peut nommer un examinateur qui recueille les faits et les éléments de preuve auprès des témoins des ministères, et qui soumet ensuite un rapport aux parties. Voici certains des renseignements qui peuvent faire l'objet de l'examen :

le mandat, les objectifs généraux et le type d'activité de l'organisation;
les liens hiérarchiques;
les budgets et l'affectation des ressources;
la gestion et l'utilisation des ressources;
l'étendue du pouvoir de décision et les répercussions de celui-ci;
le degré de confidentialité;
la probabilité de véritables conflits d'intérêts.

Après avoir pris connaissance du rapport de l'examinateur, si les parties n'en sont pas arrivées à une solution, la CRTFP convoque une audience officielle pour qualifier l'exclusion.

Il faudrait signaler que, dans les cas relevant de l'article 77 de la LRTFP où l'agent négociateur demande la révocation d'une ordonnance déclarant un poste exclu (p. ex., lorsque l'agent négociateur estime que les attributions d'un poste ont changé au point que le poste n'est plus compris dans les postes de direction ou de confiance exclus), la charge de la preuve appartient à l'agent négociateur. Le processus de contestation à cet égard est le même.

Dans l'attente d'une décision sur l'exclusion d'un poste, le titulaire du poste continue de faire partie de l'unité de négociation et d'être assujetti aux conditions d'emploi applicables. Conformément à l'article 76 de la LRTFP, pendant cette période, un montant équivalant aux cotisations syndicales liées au poste est retenu sur la paie et conservé pour être remis ultérieurement au titulaire ou à l'agent négociateur. Si la CRTFP décide que le poste doit être exclu, le montant retenu est rendu au fonctionnaire et cette déduction n'est plus effectuée sur sa paie. Par ailleurs, si la CRTFP décide que le poste devrait rester rattaché à l'unité de négociation, le montant est remis à l'agent négociateur. Les responsables du SCT informent les responsables ministériels des ressources humaines de toute opposition pour veiller à ce que les mesures voulues soient prises au sujet du prélèvement des cotisations syndicales.

6.2 Documentation exigée

Les ministères doivent fournir la documentation suivante au SCT lorsqu'ils présentent des propositions d'exclusion :

Trois exemplaires des documents justificatifs ci-après sont requis dans tous les cas :

formulaire (TBS\CTS 340-10 (Rév. 2008/07)), « Postes de direction ou de confiance »;
description de poste;
organigramme.

En vertu des alinéas 59(1)d) à h) de la LRTFP, trois exemplaires des documents justificatifs ci-après sont également requis :

lettre de délégation des pouvoirs d'entendre les griefs et procédure de règlement des griefs, lorsque l'exclusion vise un fonctionnaire dont les attributions l'amènent à s'occuper de griefs, tel que le précise l'alinéa 59(1)e);
description de poste du superviseur, lorsque l'exclusion concerne un poste de confiance visé à l'alinéa 59(1)h).

7. Affectations

Généralement, une seule personne peut être le titulaire d'un poste exclu. Ainsi, lorsqu'une personne quitte un poste exclu pour une période temporaire et qu'une autre personne occupant un poste d'une unité de négociation la remplace, c'est l'employé qui exerce les fonctions du poste de gestion ou du poste de confiance qui est exclu. Vous trouverez des détails sur les dates d'entrée en vigueur et les changements des cotisations syndicales dans les cas de nomination intérimaire, de détachement ou d'autres affectations en consultant la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.

8. Cotisations syndicales

Vous trouverez des détails sur les répercussions des exclusions sur les cotisations syndicales dans la Directive sur la retenue des cotisations syndicales.

Il est très important de signaler qu'il faut prévenir les responsables ministériels de la rémunération des modifications qui sont apportées au statut d'exclusion d'un poste dès qu'elles sont connues pour que les mesures voulues soient prises dans les meilleurs délais pour rajuster les cotisations syndicales.

9. Information à l'intention des fonctionnaires

Lorsqu'il est proposé qu'un poste soit exclu, les responsables ministériels doivent en informer le titulaire et lui remettre des renseignements sur son admissibilité au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et les formulaires d'adhésion.

10. Collecte de données

Il incombe au SCT de contrôler et de mettre à jour les dossiers d'exclusion au moyen du Système d'exclusion des postes (module ministériel) (SEPMM). Les ministères se servent de ce module pour communiquer au SCT les modifications qui ont été apportées aux postes exclus et aux postes qui ne seront plus exclus et les postes qu'il est proposé d'exclure. Ce travail se fait une fois par mois ou encore selon les besoins. Le SCT doit examiner la base de données et donner son aval aux modifications ou aux suppressions qui ont été faites dans le système. Il modifie également le statut d'un poste proposé en confirmant que l'agent négociateur a donné son accord et en demandant une ordonnance à la CRTFP, ordonnance qui rend effective la date d'arrêt des déductions. Le SCT modifie aussi le statut de postes proposés qui font l'objet d'une opposition lorsque l'agent négociateur n'est pas d'accord sur une désignation. Une fois la mise à jour terminée, le SCT fait parvenir la version révisée aux ministères. Le SCT envoie également des mises à jour mensuelles aux agents négociateurs.

11. Textes de référence

12. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements sur le processus d'exclusion devraient être adressées aux agents ministériels des ressources humaines qui, à leur tour, peuvent s'adresser au :

Secteur des relations de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

A. Notes explicatives sur l'exclusion de postes de direction ou de confiance

Dispositions de l'ancienne LRTFP		Dispositions de la nouvelle LRTFP		Anciens codes de paie	Nouveaux codes de paie (à suivre)
		59. (1) Après notification d'une demande d'accréditation faite en conformité avec la présente partie, l'employeur peut présenter une demande à la Commission pour qu'elle déclare, par ordonnance, que l'un ou l'autre des postes visés par la demande d'accréditation est un poste de direction ou de confiance pour le motif qu'il correspond à l'un des postes suivants
À l'article 2, poste de direction ou de confiance signifie	a) Poste de confiance occupé auprès d'un ministre fédéral, de l'administrateur général d'un ministère, d'un premier dirigeant ou d'un juge de la Cour suprême du Canada ou de la Cour fédérale;	a) poste de confiance occupé auprès du gouverneur général, d'un ministre fédéral, d'un juge de la Cour suprême du Canada, de la Cour fédérale ou de la Cour canadienne de l'impôt, ou d'un administrateur général;	Le présent alinéa peut viser de nombreux postes, y compris ceux d'adjoint de direction, de secrétaireparticulier, de messager deconfiance et de chauffeur particulier, d'avocat ou les autres personnes qui, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions fournissent directement des services personnels ou ont des contacts réguliers avec les titulaires désignés en vertu de la loi. Ces personnes peuvent souvent travailler dans le bureau du titulaire désigné en vertu de la loi mais peuvent travailler ailleurs dans un ministère ou organisme. Il n'est pas nécessaire que le caractère confidentiel soit rattaché à des fonctions de gestion ou à une fonction particulière exercée par une personne occupant un poste de gestion. Toutefois, il doit exister un rapport de confidentialité en soi. Les exclusions découlant de cette définition seront fondées sur des conclusions de fait qui reposeront sur les particularités de chaque cas plutôt que sur une généralisation catégorique ou des critères prédéterminés. Autrement dit, pour être conforme à cette définition, le rapport confidentiel ne doit pas être occasionnel ou fortuit. Le rapport doit être tel qu'il transcende les exigence normales de confidentialité dans l'exécution des fonctions. Une description de travail et un organigramme fournissent des informations pour aider à déterminer si le rapport confidentiel est inhérent au poste que la personne occupe.	41 Un employé qui occupe une poste de confiance auprès du Gouverneur général, d'un ministre fédéral, d'un juge de la Cour suprême du Canada ou de la Cour fédérale, de l'administrateur général d'un ministère ou du premier dirigeant de tout autre secteur de la fonction publique.
	b) poste classé par l'employeur dans le groupe de la direction (EX);	b) poste classé par l'employeur dans le groupe de la direction, quelle qu'en soit la dénomination;	Cette disposition est conforme à la législation sur les relations de travail des autres administrations. La Loi exige que ces postes soient désignés comme étant occupés par des titulaires préposés à des fonctions confidentielles ou de gestion.	42 Un employé qui occupe un poste classé par l'employeur dans le groupe de la direction, quelle que soit la dénomination.
	c) poste de conseiller juridique du ministère de la Justice (LA);	Supprimé.		43 Un employé qui occupe un poste de conseiller juridique du ministère de la Justice.
	d) poste du Conseil du Trésor;	Supprimé.		44 Un employé qui occupe un poste au SCT ou au Bureau du contrôleur général.
	e) poste dont l'occupant dispense des avis sur les relations de travail, la dotation en personnel ou la classification;	c) poste dont le titulaire dispense des avis sur les relations de travail, la dotation en personnel ou la classification;	Ce critère vise principalement la collectivité des ressources humaines, mais peut également s'appliquer à d'autres personnes dont les fonctions consistent à dispenser des avis dans les trois secteurs mentionnés. Les facteurs suivants peuvent notamment être pris en compte pour la désignation des postes selon ces critères nature et fréquence des avis, si l'on donne suite ou non à ces avis et les conséquences du fait qu'on les suivre ou non. Dispenser des avis sous-entend formuler et fournir des recommandations sur une ligne de conduite, informer, aviser, mettre en garde et consulter régulièrement sur des questions importantes.	45 Un employé qui occupe un poste où il dispense des avis sur les relations de travail, la dotation en personnel ou la classification.
	f) poste dont l'occupant a, en matière de relations de travail, des fonctions de confiance auprès des occupants des postes visés aux alinéas b) ou c);	h) poste de confiance occupé, en matière de relations de travail, auprès des titulaires des postes visés aux alinéas b), c), d) et f).	La preuve du caractère confidentiel nécessite l'examen de divers facteurs, notamment les suivants nature permanente, fréquence des contacts, liens hiérarchiques directs, accès à l'information confidentielle et nature privilégiée et portée des discussions. Il pourrait en outre exister des rapports spéciaux qui comportent des exigences particulières en matière de confiance. De tels rapports pourraient inclure un élément de confiance personnelle permettant de réfléchir à haute voix sur les questions relatives aux relations de travail. Le simple fait qu'un employé ait accès à des informations confidentielles ou à des confidences ne saurait être suffisant, en soi, pour désigner un poste comme confidentiel. Dans certains cas, le caractère confidentiel des informations peut être protégé par le serment d'office, l'autorisation sécuritaire et l'éthique administrative et professionnelle normale.	46 Un employé qui occupe un poste qui, en matière de relations de travail, a des fonctions de confiance auprès des occupants de postes décrits sous les codes 42 ou 43.
	g) poste ainsi qualifié en application des articles 5.1 ou 5.2 et dont la qualification n'a pas été annulée en application de l'article 5.3.			47 Un employé qui occupait un poste qualifié auparavant comme « de gestion ou confidentiel » dont la validité d'exclusion, en vertu de la loi révisée, n'est pas terminée.
Au paragraphe 5.1(1), les postes de direction ou de confiance sont les postes dont les occupants	a) ont des attributions les amenant à participer, dans une proportion notable à l'élaboration de politiques ou de programmes;	d) poste dont le titulaire a des attributions l'amenant à participer, dans une proportion notable, à l'élaboration d'orientations ou de programmes du gouvernement du Canada;	Cette définition englobe les fonctionnaires qui exercent des fonctions liées aux politiques ou aux programmes gouvernementaux. Ces personnes participeraient à la formulation ou au choix d'une politique ou d'un programme. Les fonctions et les responsabilités devraient être vraiment importantes et non illusoires. L'expression «dans une proportion notable» signifie quelque chose de réel ou de véritable plutôt que symbolique et n'a pas un sens immuable dans tous les contextes. Il varie d'un cas à l'autre, en fonction des faits et des conditions particulières.	21 Un employé qui occupe un poste dont les fonctions et les responsabilités l'amènent à participer, dans une proportion notable, à l'élaboration et au choix de politiques ou de programmes du gouvernement fédéral.
	b) exercent, dans une proportion notable, des attributions de gestion à l'égard de fonctionnaires ou des attributions les amenant à s'occuper de griefs pour le compte de l'employeur;	e) poste dont le titulaire exerce, dans une proportion notable, des attributions de gestion à l'égard de fonctionnaires ou des attributions l'amenant à s'occuper officiellement, pour le compte de l'employeur, de griefs présentés selon la procédure établie en application de la partie 2;	Ce critère sous-entend qu'une personne a un contrôle direct sur le travail des autres employés dans le cadre général de ses fonctions. Il faut faire une distinction entre les fonctions de supervision et de gestion. L'exclusion en vertu de ce critère requiert l'exercice de pouvoirs supérieurs à ceux qui sont simplement des pouvoirs de supervision. On peut examiner des facteurs tels que l'étendue des pouvoirs délégués en matière de ressources humaines, de gestion financière et d'administration des programmes ainsi que la mesure dans laquelle le gestionnaire exerce ces pouvoirs. Les facteurs dont il faut tenir compte comprennent l'importance de la fonction de gestion, le nombre d'employés gérés, le degré de contrôle sur les employés, le milieu de travail, les liens hiérarchiques et le lieu de travail. La personne dont les attributions l'amènent à participer, dans une proportion notable, aux activités susmentionnées devrait être capable d'agir de façon autonome et de prendre des décisions indépendantes. La loi maintient le droit de l'employeur d'exclure des personnes qui occupent des postes dont les titulaires sont reconnus comme des responsables de palier du processus de règlement des griefs. La désignation des employés qui traitent les griefs doit comprendre la délégation des pouvoirs nécessaires. La direction devrait veiller à ce que cette information soit communiquée par écrit directement à chaque agent des griefs. La désignation qui est prévue par la présente disposition pour participation à la procédure règlement des grief sdevrait comprendre la documentation justificative suivante une copie du diagramme officiel de la procédure de règlement des griefs, une copie d'une lettre de délégation du pouvoir d'examiner officiellement les griefs au nom de l'employeur, une description de poste; un organigramme.	22 Un employé qui occupe un poste, qui comprend dans une proportion notable, des attributions, des responsabilités et des pouvoirs de gestion à l'égard des fonctionnaires qui l'amènent à s'occuper officiellement, au nom de l'employeur, de griefs présentés selon la procédure établie par la loi.
	c) participent directement aux négociations collectives pour le compte de l'employeur;	f) poste dont le titulaire participe directement aux négociations collectives pour le compte de l'employeur;	Pour répondre aux critères, il faudrait satisfaire aux trois conditions suivantes Les attributions amènent les titulaires à participer directement aux ...; Les attributions doivent être liées au processus de la négociation collective. Cette participation doit avoir lieu au nom de l'employeur. Le processus de la négociation collective dans la fonction publique ne consiste pas seulement à négocier les conditions d'emploi à la table de négociation avec les syndicats. Toutefois, dans tous les cas, il incombe à l'employeur de prouver que la personne participe directement au processus de la négociation collective d'une manière plus que symbolique et superficielle.	23 Un employé qui occupe un poste dont les fonctions l'amènent à participer directement aux négociations collectives au nom de l'employeur.
	d) ne doivent pas, à l'avis de la CRTFP, faire partie d'une unité de négociation pour des raisons de conflits d'intérêts ou par suite de leurs fonctions auprès de l'employeur;	g) poste dont le titulaire, bien que ses attributions ne soient pas mentionnées au présent paragraphe, ne doit pas faire partie d'une unité de négociation pour des raisons de conflits d'intérêts ou en raison de ses fonctions auprès de l'employeur;	Ce critère accorde un large pouvoir discrétionnaire à la CRTFP. L'employeur doit démontrer que les attributions et les responsabilités d'une personne à l'égard de l'employeur sont en conflit avec les intérêts de celle-ci en tant que membre d'une unité de négociation. Voici certains des facteurs à prendre en considération à cet égard la participation d'un fonctionnaire au règlement des questions de gestion; la mesure dans laquelle l'exercice des pouvoirs délégués est susceptible de créer un conflit d'intérêts; la communauté d'intérêts avec la direction; l'étendue des activités de l'employé; le caractère délicat des informations qu'il traite; le niveau et la diversité des personnes avec lesquelles un fonctionnaire a des contacts et des entretiens réguliers; l'impact des décisions d'un fonctionnaire sur les autres employés; leurs répercussions directes sur les relations de travail ou sur les conditions d'emploi des autres employés.	24 Un employé qui occupe un poste où les codes 21, 22 et 23 ne s'appliquent pas, mais qui suite à l'opinion de la Commission, ne devrait pas faire partie d'une unité de négociation pour des raisons de conflits d'intérêt, ou en raison des attributions et des responsabilités qu'exerce l'employé envers l'employeur.
	e) il s'agit de postes de confiance occupés, en matière de relations de travail, auprès des occupants des postes visés aux alinéas a) à c).	h) poste de confiance occupé, en matière de relations de travail, auprès des titulaires des postes visés aux alinéas b), c), d) et f).	Pour exclure le titulaire d'un poste réputé être confidentiel, l'employeur doit d'abord établir qu'il y a un lien hiérarchique avec un poste dont le titulaire est classé par l'employeur comme faisant partie du groupe de la direction, quelle qu'en soit la dénomination (b); dispense des avis sur les relations de travail, la dotation en personnel ou la classification (c); assume des attributions et des responsabilités l'amenant à participer dans une proportion notable à l'élaboration et au choix de politiques ou de programmes (d); ou participe directement au processus des négociations collectives (f). Une fois ces conditions établies, il incombe encore à l'employeur de faire la preuve qu'il existe des rapports confidentiels entre ces deux personnes et qu'ils sont fondés sur des questions de relations de travail. Le caractère confidentiel pourrait être une exigence du poste. Ce ne doit pas être simplement une question de style, de traitement préférentiel ou d'opinion de la part d'un superviseur. Les attributions d'un poste seront considérées dans le cadre des conditions d'emploi et dépasseront la simple connaissance des politiques ou des pratiques des relations de travail ou des deux. Cela pourrait englober les personnes dotées de pouvoirs décisionnels qui ne sont pas de nature courante ou administrative, et qui exécutent continuellement une combinaison des fonctions suivantes, entre autres : collaboration aux négociations, réaménagement des effectifs, administration des griefs, interprétation des conventions collectives, imposition des mesures disciplinaires, arbitrage des griefs, désignations liées à la sécurité et à la protection, planification des mesures d'urgence en cas de grève, cessation d'emploi, décisions liées à la santé et à la sécurité, politiques du CNM et rémunération.	25 Employé qui occupe un poste qui, en matière de relations de travail, comporte des responsabilités et des fonctions de confiance auprès des occupants de postes décrits sous les codes 21, 22 ou 23.

B. Organigramme du processus d'exclusion de postes de direction ou de confiance

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Organigramme du processus d'exclusion de postes de direction ou de confiance

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN: 978-0-660-09826-5