Annulée [2014-11-28] - Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada

Les institutions visées par la Politique de communication du gouvernement du Canada sont tenues de coordonner certaines activités de communication avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), Service Canada et le Bureau du Conseil privé (BCP). Les institutions doivent se conformer aux procédures administratives mises en place pour encadrer ces activités afin d'assurer une coordination efficace.

Toutes les procédures administratives obligatoires aux termes de la Politique de communication sont présentées en détail dans les pages qui suivent afin d'aider les institutions à mieux planifier et administrer les activités de communication.

Le secrétaire du Conseil du Trésor du Canada a élaboré ces procédures avec l'appui et selon les conseils du BCP, Service Canada et de TPSGC, qui coordonnent leur administration avec les institutions. Ces procédures donnent aux institutions un processus uniformisé à suivre, étape par étape, pour la planification et l'administration des activités de communication énumérées à la rubrique « Procédures » (tableau 2) de la Politique de communication.

Les procédures décrites dans les pages qui suivent sont aussi conformes aux exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de marchés et de services communs en ce qui touchent aux publications, à la publicité, à la recherche sur l'opinion publique et à la surveillance médiatique du gouvernement. Ces procédures entrent en vigueur à la même date que la Politique de communication.

Pour de plus amples renseignements sur l'une ou l'autre des procédures décrites dans le présent document, les institutions pourront communiquer avec le centre responsable de leur administration (TPSGC, Service Canada ou BCP) Les renseignements sur les personnes-ressources – noms, numéros de téléphone et de télécopieur, adresses de courriel, etc. – se trouvent à la fin de l'énoncé de chaque procédure.

Les exigences 1k), 9, 18d), 18h), 23a) et 23b) de la Politique de communication du gouvernement du Canada stipulent que les institutions doivent s'inscrire et se brancher électroniquement à divers services administrés par Service Canada auxquels le public a accès et fournir à ces derniers des renseignements à jour.

Service Canada est chargé de la gestion et du développement de ces services qui incluent :

• 1 800 O-Canada – service téléphonique sans frais du gouvernement du Canada.
• Site du Canada – principal portail Internet du gouvernement.
• Affichage des consultations – information sur les activités régionales et nationales de consultation publique et de participation des citoyens affichée sur le site Web Consultations auprès des Canadiens (avec lien vers les sites Web institutionnels).
• Publiservice – principal portail intranet du gouvernement accessible aux employés de la fonction publique.

Grâce à ces services, le public et les fonctionnaires peuvent obtenir des renseignements généraux sur les institutions, programmes, services, événements et initiatives du gouvernement, y compris les consultations publiques et la participation des citoyens. Les institutions doivent travailler avec le personnel de Service Canada qui est chargé du maintien de ces services pour tenir à jour les bases de données. Elles doivent également collaborer avec Service Canada afin de veiller à ce que les exigences techniques et administratives soient respectées lorsque l'on se sert de ces services dans le cadre d'une initiative de communications, d'une campagne de publicité ou pour mettre en vedette des annonces publiques et la participation des citoyens à des activités.

Mise à jour des bases de données de 1 800 O-Canada

L'Unité de gestion intégrée du contenu (GIC) de Service Canada tient la base de données du service 1 800 O-Canada. Cette base de données renferme des renseignements accessibles au public sur toutes les institutions du gouvernement du Canada, et notamment :

• une description de l'organisation (p. ex., son mandat, sa structure);
• une description des programmes (p. ex., les activités, l'admissibilité, les demandes, les dates d'échéance et le public cible);
• les points de prestation de services nationaux, régionaux et locaux (par téléphone, par la poste, en personne et par voie électronique) ainsi que les zones de prestation de services correspondantes;
• la sphère de compétences et les lois mises en application;
• les activités en cours et les nouvelles initiatives;
• les documents à l'appui (p. ex., les publications, les formulaires de demande, des renseignements sur le Canada, de l'information contextuelle, des instructions sur la prestation de services par téléphone à l'intention des préposés).

Afin que cette information puisse être tenue à jour, les institutions doivent :

1. Fournir à la GIC des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu'elles mettent en place dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la mise en œuvre.
2. Fournir à la GIC des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les programmes, les services et les initiatives qu'elles éliminent dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la date prévue de l'élimination.
3. Fournir à la GIC des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu'elles prévoient apporter à leurs organisations, programmes, services et initiatives dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
4. Fournir à la GIC des renseignements complets et détaillés au sujet des changements qu'elles prévoient apporter à leur site Web dès que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
5. Passer en revue et mettre à jour les contenus de leur base de données tous les ans. Dans le cadre de la mise à jour annuelle, les institutions doivent :
   • fournir à la GIC le nom d'une personne-ressource qui sera chargée de coordonner la mise à jour des données avec l'aide des agents de programme de l'institution, ou lui fournir la liste des agents de programme responsables;
   • à la demande de la GIC, veiller à ce que des agents de programme ou d'autres représentants bien informés de l'institution puissent prendre part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l'on discute des mises à jour et des besoins;
   • veiller à ce que des agents de programme bien informés soient désignés pour mettre à jour les renseignements sur les programmes dont ils sont responsables;
   • à la demande de la GIC, fournir des copies des répertoires des employés ainsi que la liste des agents de programme clés en mesure de décrire les mécanismes de prestation de services et les zones de prestation de services correspondantes;
   • transmettre tous les renseignements vérifiés/validés à la GIC dans les deux semaines suivant la réception de la demande.
6. Veiller à ce que la GIC figure sur toutes leurs listes de distribution des annonces, des avis, des communiqués et des publications.
7. Communiquer les renseignements à la GIC par les moyens suivants :
   • Demande de mise à jour à la GIC
   • Téléphone : 613-941-3306

De concert avec les institutions, l'Unité de gestion intégrée du contenu :

1. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à la base de données du service 1 800 O-Canada.
2. Établira un calendrier de mise à jour annuelle des bases de données et validera l'information qu'elles renferment. Les institutions peuvent demander un exemplaire de ce calendrier mis à jour grâce au formulaire de demande de mise à jour de la GIC.
3. Avisera les institutions de la mise à jour annuelle et leur fournira une copie de la description de leur organisation et de leurs programmes afin qu'elles en assurent la validation.
4. Sur demande, conseillera les institutions sur la façon la plus efficace de présenter leurs renseignements dans la base de données du service 1 800 O-Canada.
5. À la demande des institutions, veillera à ce que son équipe de mise à jour des données prenne part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l'on discute des mises à jour et des besoins.
6. Assurera un suivi auprès des institutions à mi-chemin du processus de mise à jour des données pour vérifier que cette dernière avance comme prévu et pour répondre aux questions des institutions, s'il y a lieu.
7. Intégrera les renseignements à jour qui lui seront transmis par les institutions à la base de données du service 1 800 O-Canada, en respectant ses propres normes sur le service et les bases de données.
8. Mettra ses normes relatives aux bases de données à la disposition des institutions.
9. Veillera à ce que ses pratiques de surveillance des reportages des médias et du Web lui permettent de se tenir au courant des nouveautés et de l'actualité.

Mise à jour de l'information sur le Site du Canada

Toute institution qui souhaite ajouter des informations, les modifier ou les supprimer sur le Site du Canada, ou encore ajouter la mention de nouveaux sites Web lancés par une institution donnée, doit en avertir Service Canada.

L'institution qui souhaite ajouter des renseignements ou la mention de nouveaux sites Internet du gouvernement du Canada sur le Site du Canada doit fournir les renseignements suivants par courriel :

• son nom officiel, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• les besoins en ce qui a trait à l'inscription de sous-organisations;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés;
• les renseignements au sujet de la personne-ressource (le nom et le numéro de téléphone de l'auteur de la demande).

Pour modifier ou supprimer de l'information, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :

• l'adresse URL de la page du Site du Canada où se trouve actuellement l'information;
• l'adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l'information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l'auteur de la demande.

Mise à jour de l'affichage des consultations sur le site Web Consultations auprès des Canadiens

Pour mettre à jour l'information sur les activités externes de consultation publique et de participation des citoyens sur le site Web Consultations auprès des Canadiens, les institutions doivent remplir le formulaire et le gabarit fournis sur le site. L'institution qui affiche sur le site Web Consultations auprès des Canadiens un lien de consultation qui renvoie à sa page Web doit avoir un mot de passe et un nom d'utilisateur.

Pour obtenir de l'aide pour la création d'un lien entre les activités de consultation de votre institution et le site Web Consultations auprès des Canadiens, veuillez communiquer avec Service Canada.

Mise à jour des renseignements sur Publiservice

Les Services de télécommunications et d'informatique (STI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) branchent les institutions à l'intranet Publiservice appuyé par le Réseau de la voie de communication protégée (Réseau VCP).

Lorsqu'elle veut se brancher la première fois à Publiservice, l'institution doit communiquer par courriel les renseignements suivants à Service Canada :

• nom officiel de l'institution, en français et en anglais;
• une adresse URL (locateur de ressources universel) valide dans les deux langues officielles;
• la date à laquelle les nouveaux renseignements ou les modifications doivent être affichés ainsi que les renseignements devant être ajoutés ou les modifications devant être apportées;
• le nom et le numéro de téléphone de l'auteur de la demande.

Pour modifier ou supprimer de l'information sur Publiservice, veuillez fournir les renseignements suivants par courriel :

• l'adresse URL de la page de Publiservice où se trouve actuellement l'information;
• l'adresse URL et le nom des liens qui doivent être modifiés ou supprimés;
• la date à laquelle l'information doit être modifiée ou supprimée;
• le nom et le numéro de téléphone de l'auteur de la demande.

Utilisation du service 1 800 O-Canada, du Site du Canada, du site Web Consultations auprès des Canadiens ou de Publiservice dans le cadre d'une campagne, d'une initiative ou d'une annonce publicitaire

Les institutions peuvent utiliser le service 1 800 O-Canada, canada.gc.ca, consultationsdescanadiens.gc.ca ou publiservice.gc.ca dans le cadre d'une campagne, d'une initiative ou d'une annonce publicitaire.

Les institutions qui souhaitent inclure ces services dans le cadre d'une campagne publicitaire ou de toute autre activité de communications stratégiques, doivent procéder comme suit :

1. Indiquer dans leurs plans de publicité leur intention d'utiliser le service 1 800 O-Canada, le Site du Canada, le site Web Consultations auprès des Canadiens ou Publiservice dans le cadre d'une campagne de publicité.
2. Informer Service Canada de leurs plans de publicité dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
3. Transmettre à Service Canada un échantillon de l'annonce publicitaire (ébauche ou original prêt à reproduire) qui démontre comment le service 1 800 O-Canada, canada.gc.ca, consultationsdescanadiens.gc.ca ou publiservice.gc.ca seront utilisés dans le cadre de la campagne de publicité et cela, dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
4. Transmettre à Service Canada un exemplaire de toute publication qui sera distribuée dans le cadre de la campagne publicitaire dès le début du processus de planification et au moins deux semaines avant le lancement de la campagne.
5. Confirmer que le Comité sur la publicité gouvernementale (CPG) a examiné et a approuvé l'ensemble de la campagne et les documents connexes. Le CPG approuve l'utilisation du service 1 800 O-Canada, des sites canada.gc.ca, consultations-des-canadiens.gc.ca et publiservice.gc.ca dans les campagnes de publicité.

Nota : Si le CPG n'examine pas l'utilisation du service 1 800 O-Canada, Service Canada doit le faire. Pour de plus amples renseignements au sujet du CPG, veuillez consulter la Procédure de planification, d'attribution de marchés de services et d'évaluation en ce qui a trait à la publicité.

Diffusion d'annonces sur le Site du Canada

Les institutions qui souhaitent diffuser des annonces sur le Site du Canada doivent suivre les étapes suivantes :

1. Informer Service Canada de leur intention de placer une annonce sur le Site du Canada. L'avis doit inclure un résumé de l'information que l'institution voudrait afficher et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce devrait être mise en évidence.
2. TPSGC et Service Canada informent le CPG de toutes les demandes de placement d'annonces sur le Site du Canada. Le CPG réexamine ces demandes au besoin.
3. Le CPG examine les modifications, les ajouts ou les retraits subséquents en fonction des besoins et en consultation avec TPSGC et Service Canada. Service Canada apporte les modifications et fait les ajouts et les retraits approuvés par le CPG. Le gestionnaire informe également les institutions des décisions du CPG avant que des mesures soient prises pour ajouter, modifier ou rayer de l'information dans les annonces affichées sur le site.

Diffusion d'annonces sur Publiservice

Les institutions qui désirent placer des annonces sur Publiservice doivent en avertir Service Canada par courriel. Le courriel doit inclure un résumé de l'information que l'institution voudrait afficher sur Publiservice et une brève explication de la raison pour laquelle cette annonce serait mise en évidence.

Personnes-ressources

Contactez Service Canada par courriel
Téléphone : 613-941-3306

Les institutions assujetties à la Politique de communication du gouvernement du Canada ont accès à un service de suivi électronique des médias administré par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), conformément à l'exigence 7 (Analyse de l'environnement) de la politique.

Le programme de Suivi électronique des médias (SEM) de TPSGC donne aux institutions le droit d'accéder à un certain nombre de grands quotidiens sur support électronique.

Accès au programme de Suivi électronique des médias

Les institutions qui souhaitent avoir accès au contenu médiatique par l'intermédiaire du programme SEM doivent :

1. S'assurer que leur institution est autorisée à participer au programme en se référant à la liste des organismes admissibles.
2. Remplir le formulaire d'inscription au programme SEM.
3. S'il vous est impossible d'accéder au site du programme SEM sur Publiservice, vous pouvez aussi adresser au programme SEM un courriel demandant la permission de participer au programme. Vous devrez fournir les renseignements suivants :
   • le nom, le titre et les coordonnées de la personne-ressource de l'institution;
   • le type de service demandé (contenu intégral ou filtré);
   • le type de système de suivi des médias utilisé.
4. Désigner un représentant ministériel qui sera la personne-ressource aux fins du programme SEM (par exemple, spécialistes des relations avec les médias, des communications, de la gestion de l'information, de la technologie de l'information ou de la gestion des dossiers). Ces représentants seront invités à participer au Groupe d'utilisateurs du programme SEM, groupe interministériel de suivi et d'analyse des médias.

Après avoir reçu la confirmation de l'admissibilité de l'institution et toute la documentation nécessaire, TPSGC informe les fournisseurs de contenu SEM que l'institution est autorisée à avoir accès à la couverture médiatique. Les représentants ministériels seront alors invités à communiquer avec ces fournisseurs de contenu afin de régler les arrangements d'ordre technique d'accès au contenu. Il incombe aux institutions de tenir à jour leurs propres systèmes afin de pouvoir récupérer et diffuser la couverture médiatique au moyen de leurs propres sites intranets.

L'institution doit informer TPSGC de tout changement de représentant ministériel désigné ou lorsque ses exigences techniques changent pour que l'accès au contenu de la couverture médiatique soit modifié en conséquence.

Les institutions qui participent au programme SEM doivent respecter les dispositions contractuelles, à savoir qu'elles doivent utiliser le contenu d'une manière acceptable. Les institutions qui ne respectent pas les modalités du contrat pourront se voir refuser l'accès à la couverture médiatique.

Les institutions qui veulent avoir accès aux sources médiatiques doivent signer un contrat par lequel elles s'engagent à respecter ces conditions.

Personne-ressource

Contactez Suivi électronique des médias par courriel
Téléphone : 613-947-6966

Cette procédure a été modifiée et est disponible à Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique.

Cette procédure a été annulée le 1 avril 2012.

Cette procédure a été modifiée et est disponible à Procédure de gestion de la publicité.