Archivée - Gestion du matériel - guide de vérification

Le présent guide se veut un outil général pour l'examen de la fonction de gestion du matériel. Il fournit un cadre permettant aux vérificateurs, aux évaluateurs, aux spécialistes de la gestion du matériel et aux gestionnaires de programmes chargés d'examiner la fonction de gestion du matériel de procéder à des examens de la gestion du matériel au sein du gouvernement fédéral.

Modification : 1994-11-01

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Préface

Il est important que le gouvernement fédéral réalise un maximum d'économies avec une efficience et une efficacité maximales au moment de l'acquisition, de l'utilisation et de l'aliénation de matériel. Les sommes importantes consacrées chaque année au matériel ainsi que la valeur des biens matériels (plusieurs milliards de dollars) détenus par les ministères et organismes fédéraux justifient que l'on regarde de près à la gestion du matériel. La politique fédérale en matière de gestion du matériel accorde plus d'importance à l'efficacité qu'à l'exercice de contrôles, ce qui permet aux examinateurs de focaliser plus directement leur examen sur l'efficacité administrative.

Les examens permettent parfois de recueillir de l'information utile sur les effets de la politique. Étant donné que ces examens sont une occasion d'effectuer une consultation systématique du personnel des organisations, ils constituent une excellente source de renseignements pour la rationalisation et l'amélioration de l'efficacité des politiques administratives. Également, les examens qui mettent en évidence des réussites particulières et des méthodes de travail optimales présentent un intérêt particulier pour les centres de politiques responsables du Conseil du Trésor.

Les examinateurs sont invités à inclure dans leur rapport leurs commentaires sur la politique de gestion du matériel et, plus précisément, sur le bien-fondé de cette politique, son caractère raisonnable et son équité.

Introduction

Historique

C'est le Conseil du Trésor qui a formulé en 1989 l'actuelle politique de gestion du matériel du gouvernement du Canada. Ses objectifs généraux demeurent les mêmes que ceux de la politique fédérale adoptée initialement en 1979, c'est-à-dire réduire le coût du matériel au sein de l'administration fédérale grâce à des économies réalisées par une importance accrue accordée à l'optimisation des ressources, par une utilisation optimale du matériel existant et par une réduction des pertes matérielles.

La politique actuelle est axée sur les résultats, mais elle n'a pas pour objet d'imposer des procédés spécifiques aux ministères fédéraux. Si ces derniers sont responsables de l'application détaillée des pratiques de gestion du matériel, ils n'en sont pas moins dispensés de poursuivre les objectifs généraux de la politique fédérale. L'examen de la gestion du matériel devrait permettre de déterminer dans quelle mesure sont atteints les objectifs de la politique fédérale, c'est-à-dire l'optimisation des ressources, l'utilisation maximale des ressources et la réduction des pertes matérielles.

Objet du présent guide

Le chapitre un porte sur les rôles et responsabilités des ministères et sur l'examen axé sur les résultats.

Dans le chapitre deux, on présente le modèle de cycle de vie pour la gestion du matériel. On examine aussi la planification de l'examen et l'établissement d'un cadre à cet égard et l'on discute de la façon dont on détermine la méthode d'examen à adopter.

Dans le chapitre trois, on aborde les objectifs et les critères et l'on propose des méthodes d'examen. Il convient de signaler que ce chapitre ne comporte pas de liste de contrôle détaillée pour l'examen. Par conséquent, lorsqu'il évalue le secteur d'activité à examiner, l'examinateur peut fixer d'autres objectifs et critères d'examen et peut, dans certains cas, devoir recourir à d'autres procédés d'examen pour obtenir les résultats escomptés.

Le présent chapitre fait état des objectifs d'examen suivants :

veiller à ce que soit établi un cadre pour la gestion du matériel qui répond aux besoins de l'organisation;
veiller à ce que les besoins en matériel fassent l'objet d'une évaluation et d'une planification;
veiller à ce que la fonction d'acquisition de matériel, que ce soit par l'organisation ou par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), soit économique, efficace et efficiente;
veiller à ce que l'utilisation et l'entreposage du matériel se fassent en temps opportun et de façon efficiente et efficace;
veiller à l'économie et à l'efficience du remplacement et de l'aliénation du matériel.

En plus de ce guide, on invite le lecteur à se reporter aux documents suivants :

Volume « Matériel, risques et services communs » du Manuel du Conseil du Trésor.

chapitre 1, Politique sur la gestion du matériel;

chapitre 2, Mobilier et ameublement;

chapitre 3, Véhicules automobiles.

Autres politiques connexes

Dans le cadre d'un examen de la gestion du matériel, il faut se reporter aux politiques fédérales suivantes :

Domaine	Référence
Comptabilité des stocks	Guide d'administration financière du Conseil du Trésor, chapitre 9.5 et appendice D
Marchés de fournitures	Manuel du Conseil du Trésor, Volume sur les marchés de l'État
Planification intégrée	Exigences du Conseil du Trésor quant aux plans opérationnels pluriannuels (POP) et au Budget des dépenses principales.
Sécurité	Manuel du Conseil du Trésor, Volume sur la sécurité (voir aussi le Guide du SCT-BCG pour la vérification de la sécurité)
Systèmes d'information	Manuel de la politique du Conseil du Trésor, Volume sur la gestion de l'information
Matières dangereuses	Exigences du ministère du Travail concernant le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail; Exigences du Code canadien du travail concernant l'étiquetage des matières dangereuses et Loi sur le transport de marchandises dangereuses (règlements régissant l'emballage et l'expédition)
Acquisitions	Manuel des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Examen axé sur les résultats chapitre un

Introduction

Le rôle de l'examinateur consiste à déterminer si la fonction de gestion du matériel existante répond aux besoins des gestionnaires, c'est-à-dire si les résultats escomptés sont obtenus avec économie, efficience et efficacité. Dans le présent chapitre, on examine les rôles et responsabilités d'ordre général relatifs à la gestion du matériel et aux attentes en ce qui concerne l'examen de la gestion du matériel axé sur les résultats.

Définitions

Pour bien comprendre l'éventuelle complexité et les paramètres de l'examen de la gestion du matériel et veiller à ce que la terminologie employée soit généralement comprise, il importe de définir en premier lieu le terme «matériel» et l'expression «gestion du matériel».

Dans l'administration fédérale, le matériel représente tous les biens meubles publics, y compris l'équipement et les magasins, mais exclut l'argent et les biens immobiliers. Le matériel comprend : matériaux bruts et produits de fabrication; biens peu durables tels que crayons et papier; petits biens durables tels qu'appareils-photo et équipement de laboratoire; articles de taille moyenne tels qu'équipement de bureau, ordinateurs et ameublement; et gros articles tels que véhicules, navires et aéronefs.

La gestion du matériel comprend un certain nombre de fonctions connexes telles que la définition des besoins, le catalogage, l'acquisition, la distribution, l'entreposage, l'entretien et l'aliénation du matériel, ainsi que l'acquisition de services connexes, en vue d'obtenir la plus grande efficacité et le meilleur coût possible.

Rôles et responsabilités des ministères

Les gestionnaires des ministères, qui disposent des ressources nécessaires pour faire l'acquisition de matériel, sont chargés de veiller à la réalisation des objectifs de leur ministère. Au sein de l'administration fédérale, il est essentiel que les gestionnaires hiérarchiques accordent une plus grande importance à la détermination des besoins en matière de matériel. Ceux-ci doivent veiller non seulement à ce que les besoins en gestion du matériel soient satisfaits, mais aussi à ce qu'ils le soient de la façon la plus économique, efficiente et efficace possible.

Or, pour permettre aux gestionnaires de remplir leur rôle, les ministères fédéraux doivent disposer de structures, de systèmes et de procédés adéquats. Ils peuvent cependant organiser comme ils l'entendent les responsabilités liées à la gestion du matériel. Ce qui compte, c'est que les objectifs des ministères soient atteints. Les responsabilités et rôles généraux d'un ministère viennent au second rang.

Gestion intégrée

La gestion du matériel peut être confiée à un cadre supérieur en poste à l'administration centrale du ministère et qui relève directement du sous-ministre en ce qui touche :

la réalisation des objectifs de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel et le Guide d'administration financière;
l'orientation du service de gestion du matériel et des gestionnaires de centres de responsabilité en ce qui a trait aux politiques pertinentes;
l'évaluation du rendement du service de gestion du matériel et des centres de responsabilité dans le domaine de la gestion du matériel.

Service responsable du matériel

Le service responsable du matériel consiste généralement en un groupe dirigé par un chef qui relève du directeur de l'Administration, lequel relève à son tour du SMA responsable de la Gestion intégrée. Ce groupe comprend des commis de soutien administratif et des spécialistes ainsi que des unités organisationnelles; il assume les responsabilités suivantes :

la planification, la mise en oeuvre, la supervision, le contrôle et l'évaluation des unités organisationnelles au sein du ministère (c'est-à-dire l'unité administrative responsable du matériel, les magasins et les entrepôts), sous la supervision de la haute direction du ministère;
la planification, l'acquisition et la gestion des ressources relatives au matériel affectées à la prestation de services liés au matériel aux ministères;
la fourniture de conseils à la haute direction du ministère ainsi qu'aux gestionnaires de centres de responsabilité relativement à tous les aspects du matériel.

Centres de responsabilité

Les centres de responsabilité sont des unités organisationnelles (autres que les unités organisationnelles responsables du matériel) au sein desquelles le gestionnaire a le pouvoir de gérer les ressources financières et d'engager des dépenses selon le budget approuvé. Les centres de responsabilité sont les principaux utilisateurs de matériel. Dans le cas des organisations qui ne sont pas dotées d'un service responsable du matériel, les centres de responsabilité doivent assumer eux-mêmes la plupart des responsabilités se rapportant au matériel.

Dans le contexte de la gestion du matériel, les gestionnaires de centres de responsabilité doivent :

planifier, obtenir et gérer le matériel requis pour permettre au centre de remplir son mandat au sein du ministère.

Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC)

Il est important de signaler que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada joue un rôle de premier plan en aidant les ministères à déterminer leurs besoins en matériel et en rédigeant les spécifications. SGC est responsable d'aider à l'acquisition de biens pour lesquels les pouvoirs délégués n'ont pas été accordés aux ministères. La relation qui s'établit entre TPSGC et les ministères fédéraux revêt donc une importance capitale, puisqu'elle permet que les besoins des ministères soient satisfaits de façon opportune et efficiente.

Examen axé sur les résultats

Le rôle et les responsabilités des gestionnaires des ministères, y compris les responsabilités particulières confiées à TPSGC, viennent tout juste d'être abordés. Quant à l'examinateur, son rôle principal est de déterminer si les résultats qui traduisent les objectifs et les priorités des ministères sont obtenus de façon efficiente et efficace.

L'examen de la gestion du matériel axé sur les résultats devrait donc mettre l'accent sur le niveau de soutien offert pour assurer l'obtention des résultats et permettre de déterminer si le matériel est utilisé de façon aussi efficiente et efficace que possible. L'examen devrait également permettre de déterminer dans quelle mesure la fonction de gestion du matériel ou les systèmes connexes, ainsi que le matériel utilisé au sein de l'entité examinée, répondent aux besoins du ministère.

L'examinateur devrait se pencher sur les répercussions des méthodes de gestion du matériel, y compris la relation ministère-TPSGC lorsque le matériel constitue un élément indispensable à la réalisation des objectifs fixés en matière de réalisation des programmes. Cela comprend l'examen des protocoles d'entente conclus avec TPSGC. L'examinateur devrait déterminer la pertinence de la gestion du matériel pour appuyer les programmes, déterminer dans quelle mesure le matériel est utilisé, puis examiner le système existant de gestion du matériel.

Ainsi, lorsque le matériel forme une composante importante du soutien d'un programme, comme c'est notamment le cas dans la gestion des pêches, l'examinateur devrait s'attarder entre autres sur les éléments suivants : la qualité et l'opportunité du matériel mis à la disposition des navires et des bateaux; la qualité et l'emplacement du matériel utilisé; l'incidence de l'utilisation du matériel sur les services assurés par les bateaux et navires. En fait, l'examinateur devrait vérifier si les bateaux et navires sont disponibles ou non pour la réalisation du programme en temps opportun et, dans la négative, déterminer si le problème découle d'une pénurie de pièces de rechange ou de tout autre facteur tangible. Si la situation est le résultat d'une pénurie de pièces de rechange, l'examinateur devrait déterminer la raison de cette situation.

En résumé, le matériel d'un ministère devrait être utilisé de façon optimale. L'examinateur peut évaluer dans quelle mesure le matériel soutient les buts et objectifs ministériels, y compris en ce qui a trait à la prestation de services.

Planification d'un examen de la gestion du matériel chapitre deux

Introduction

L'examinateur devrait procéder à un examen de la fonction de gestion du matériel axée sur les résultats. La principale différence entre la planification d'un examen axé sur les résultats et d'un examen de conformité dans le domaine de la gestion du matériel est l'importance qui est accordée à l'évaluation de la mesure dans laquelle les gestionnaires ont atteint les buts et objectifs du ministère.

On abordera, dans ce chapitre, les principaux éléments du processus de planification dans la gestion du matériel, dont le modèle basé sur le cycle de vie, les questions de planification et d'établissement d'un cadre et les méthodes d'examen. L'objet du présent chapitre n'est pas de montrer à l'examinateur comment planifier en détails un examen de la gestion du matériel.

Modèle basé sur le cycle de vie

Les politiques du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel reposent sur un modèle basé sur le cycle de vie. Ce modèle fait état de toutes les phases du cycle de vie du matériel, depuis la détermination du besoin jusqu'à l'aliénation (voir l'appendice F). Il faut tenir compte de ce modèle au moment de planifier un examen de la gestion du matériel.

Chacune des quatre phases décrites dans le modèle fait état du lien hiérarchique entre les exigences de politiques connexes. Ces phases, ainsi que les exigences des politiques connexes, constituent le cadre fondamental de la gestion du matériel. De même, elle représente le cadre fondamental de la planification et de l'exécution d'examens de la gestion du matériel.

L'examen de la gestion du matériel ne permet pas toujours d'examiner la fonction dans son ensemble, en raison notamment de la grande étendue de cette fonction au sein du ministère ou de la décentralisation des activités de gestion du matériel. Ainsi, les diverses tâches représentées dans les quatre phases du modèle peuvent relever de plusieurs centres de responsabilité qui ne sont pas nécessairement situés dans la même zone géographique. L'examinateur ne peut donc à un moment quelconque examiner que quelques-unes des exigences des politiques connexes qui se rapportent à chaque phase du modèle. Il faudrait déterminer, au moment de la planification de l'examen, les activités qui seront examinées.

Planification et établissement d'un cadre d'examen

Planification

Lorsqu'il prépare un examen de la gestion du matériel, l'examinateur doit se pencher sur le cadre général de cette fonction, ce qui comprend notamment les organigrammes, les politiques, les systèmes et les plans du ministère ou de l'organisme concerné. L'objectif est de déterminer les responsables (personnes ou postes) d'aspects particuliers de la fonction de gestion du matériel.

Il convient de noter que les rôles et responsabilités des ministères à l'égard de chaque étape du modèle basé sur le cycle de vie peuvent varier. Par exemple, un ministère ou organisme qui compte un service responsable du matériel peut lui confier l'entière responsabilité de l'étape d'acquisition du modèle. Dans d'autres ministères, la responsabilité de l'acquisition peut être confiée à des directions ou à des centres de responsabilité.

En examinant le cadre de gestion du matériel, l'examinateur devrait tenir compte d'autres domaines liés à la politique au moment de la planification à long terme de l'examen. Il peut revenir sur ces questions de façon plus détaillée au moment de la planification de la tâche d'examen particulière.

D'autres domaines liés à la politique sont énumérés ci-après. S'il y a lieu, ils sont accompagnés d'un renvoi aux méthodes de vérification particulières décrites au chapitre 3.

Comptabilité des stocks

Tous les ministères et organismes fédéraux assument une responsabilité dans la protection des biens publics. En effet, ils doivent respecter les politiques gouvernementales et tenir des registres sur le matériel en stock. Il s'agit là d'une responsabilité de gestion du matériel, conformément à la partie 3 de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (voir la section 4.1.5 du chapitre 3). On pourrait également considérer cette responsabilité comme une responsabilité de gestion financière en vertu des exigences énoncées au chapitre 9.5 et à l'appendice D du Guide d'administration financière. L'examinateur peut ou non examiner dans quelle mesure ces exigences sont respectées.
Marchés de fournitures

La partie 3 de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel décrit les exigences administratives touchant la politique en ce qui concerne l'acquisition de matériel (voir la section 3.1 du chapitre 3 du présent guide). Cependant, on retrouve d'autres exigences administratives pour l'acquisition de biens (y compris de matériel) dans le Manuel du Conseil du Trésor sur les marchés. Un examen peut ne viser que le respect des exigences générales de la politique en matière de gestion du matériel et les exigences détaillées en matière de marchés.
Planification intégrée

Les exigences de la politique quant à la planification des besoins en matériel sont énoncées à la partie 1 de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (voir la section 2.1 du chapitre 3 du présent guide). Par ailleurs, la planification des besoins en matériel constitue un aspect important de la planification intégrée, aux fins de la préparation des POP et du Budget des dépenses principal. Ainsi, la fonction de gestion du matériel au ministère doit appuyer la planification intégrée :
1. en prévoyant les ressources requises par le ministère lorsque l'organisation, les programmes et les installations font l'objet de modifications;
2. en prévoyant les ressources (ETP et crédits) en matière de gestion du matériel, requises en raison de la charge de travail supplémentaire résultant des situations décrites en a).
L'examen peut se limiter aux exigences de la politique sur la gestion du matériel, ou encore il peut porter sur les exigences en matière de planification intégrée.
Sécurité

Les ministères et organismes fédéraux assument une responsabilité dans la protection des biens publics. À ce titre, ils doivent prendre des mesures pour assurer la protection des biens (y compris le matériel) et déterminer les pertes. Ils doivent également comptabiliser les stocks et assurer la sécurité. Ainsi, il faudrait prendre des mesures de sécurité permettant l'aménagement d'installations qui protègent les biens de nature délicate et ceux de grande valeur (matériel) contre toute menace (vols, incendies, etc.). Ces considérations de sécurité ainsi que d'autres sont décrites dans les politiques et normes du Conseil du Trésor en matière de sécurité. Par conséquent, un examen peut porter uniquement sur les exigences générales énoncées à la partie 3 de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (voir les paragraphes 4.1.5, 4.3.2 et 4.3.3 du chapitre 3 du présent guide). Il peut aussi porter sur des aspects plus détaillés des exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de sécurité des biens et du matériel (voir le guide du SCT-BCG sur la vérification de la sécurité).
Systèmes d'information

Il faut mettre au point des systèmes d'information pour recueillir les données nécessaires à la prise des décisions sur le matériel, et ce, à toutes les étapes de la gestion de celui-ci. De plus, conformément aux principes directeurs des politiques actuelles du Conseil du Trésor, les systèmes d'information devraient faire état des mesures et des résultats qui témoignent de l'efficacité de la fonction de gestion du matériel au ministère. Par conséquent, un examen de la fonction de gestion du matériel peut porter sur des systèmes d'information du point de vue de leur application à la gestion du matériel et du soutien de cette fonction (voir les paragraphes 4.1.5 et 4.1.7 du chapitre 3 du présent guide).
Matières dangereuses ou à utilisation contrôlée

Dans certains organismes, le matériel peut comprendre des matières dangereuses ou à utilisation contrôlée. Lorsqu'il planifie un examen du matériel, l'examinateur devrait donc déterminer si le ministère s'occupe de matières dangereuses ou à utilisation contrôlée. Ainsi, les groupes de chercheurs de nombreux ministères manipulent diverses substances chimiques et (ou) radioactives. Les organismes peuvent aussi détenir du matériel contenant des matières dangereuses ou à utilisation contrôlée comme les CFC, les BPC, les halons, etc., substances qu'on peut trouver dans divers types d'équipement.

Les matières dangereuses et à utilisation contrôlée sont réglementées par diverses politiques, dont la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (partie 3), le Code canadien du travail (pour l'étiquetage des contenants de matières dangereuses), les systèmes d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (répertoire de ces systèmes et besoins en matière d'information) ainsi que la Loi sur le transport des marchandises dangereuses (emballage et expédition). Si le matériel de l'organisation comprend des matières dangereuses ou à utilisation contrôlée, l'examinateur doit déterminer quelle disposition de ces règlements seront examinées dans le cadre de l'examen de la gestion du matériel (voir le paragraphe 4.3.5 du chapitre 3 du présent guide).
Immobilisations et matériel

Par définition, le matériel comprend tous les biens meubles, équipement et magasins appartenant à l'État. Certains peuvent être considérés soit comme du matériel, parce qu'ils sont des biens meubles, soit comme des immobilisations, en raison de leur coût élevé. Les aéronefs, par exemple, pourraient faire partie de l'une ou l'autre de ces catégories. En fait, ces articles peuvent être considérés comme des immobilisations aux fins de planification intégrée et de gestion des finances et des dépenses.

Les immobilisations sont réglementées par diverses politiques administratives et financières du Conseil du Trésor. Si un article est considéré comme faisant partie des immobilisations, d'autres exigences de la politique sont applicables, notamment celles qui concernent les grands projets de l'État. Si des biens en immobilisation font partie du matériel d'une organisation, notamment dans le cas des navires, l'examinateur devra déterminer les autres exigences de la politique qui seront examinées dans le cadre de l'examen de la gestion du matériel.

Établissement d'un cadre de vérification

L'examinateur ne peut réalistement passer en revue tous les aspects de la gestion du matériel en une seule séance. En évaluant les risques au cours de l'analyse initiale du domaine de la gestion du matériel, l'examinateur devrait déterminer s'il y a lieu de sélectionner un ou plusieurs secteurs particuliers aux fins d'examen. Cette sélection peut être facilitée par une évaluation des facteurs suivants.

Priorités du ministère ou de l'organisme concerné

Il est possible que la direction d'un organisme ou ministère souhaite mettre davantage l'accent sur un aspect en particulier du matériel; elle peut par exemple s'intéresser plus particulièrement aux niveaux des stocks, aux risques de perte (sécurité), au niveau et au coût des contrôles exercés pour un type de matériel en particulier, ou encore à la possibilité d'une pénurie de stock. Quelles que soient les préoccupations de la haute direction, l'examinateur devrait établir les priorités du ministère ou de l'organisme lorsqu'il planifie un examen de la gestion du matériel, c'est-à-dire rencontrer les membres de la haute direction dès le début de l'examen.

Importance

De par leur nature ou l'utilisation qu'on en fait au sein d'une organisation, certains types de matériel assurent un soutien essentiel aux opérations du ministère ou de l'organisme concerné. Par conséquent, il arrive que ces types de matériel nécessitent un examen précis. Par exemple, le matériel informatique peut être d'une importance capitale pour les opérations d'un ministère, lequel peut donc avoir fixé des spécifications rigoureuses et des exigences précises en ce qui a trait à la compatibilité. En pareil cas, l'examen peut porter spécifiquement sur le respect des exigences ministérielles en la matière.

Lorsqu'il planifie un examen de la gestion du matériel, l'examinateur, pour déterminer l'importance du matériel, s'intéresse à la fonction d'acquisition de matériel par l'organisation ainsi qu'à l'utilisation de ce matériel. Par ailleurs, l'examinateur peut vérifier si le nouveau matériel correspond au matériel existant et s'il répond aux besoins courants.

Importance et types de dépenses

La valeur monétaire des dépenses engagées pour l'acquisition de matériel (importance) constitue un facteur important de la planification d'un examen de la gestion du matériel. Les dépenses engagées par les ministères et organismes fédéraux varient considérablement, tout comme le type de matériel utilisé. Il peut s'agir de crayons, de papier, de véhicules automobiles et même d'aéronefs. L'examinateur peut passer en revue les achats de matériel effectués par l'organisation afin de déterminer les dépenses reliées à chaque type de matériel. Cela peut faciliter l'établissement de l'étendue de l'examen en fonction des dépenses et des types de matériel qui sont importants pour l'organisation. Cela permet également de procéder à un examen subséquent pour déterminer si les contrôles assurés sont rentables (c.-à-d. si le coût des contrôles est raisonnable dans les circonstances).

Coût des contrôles

Les examinateurs devraient prévoir une analyse coûts-avantages relativement aux contrôles exercés au sein de l'entité examinée. Cette analyse comprendrait une évaluation des risques que présente l'élimination ou la réduction des contrôles exercés et devrait tenir compte des coûts associés à l'exercice de ces contrôles. Dans certains cas, les contrôles et procédés ministériels sont respectés, mais ils sont peut-être trop rigoureux par rapport aux exigences, d'où les coûts élevés.

Autres

Il peut exister d'autres facteurs propres à une situation, comme le «caractère attrayant» de certains stocks. Le côté intrinsèquement «attrayant» de certains types de matériel les rend plus susceptibles d'être dérobés. Par exemple, les ordinateurs-agendas sont des articles très facilement transportables, qui coûtent chers (et qui sont facilement volés). C'est pourquoi on les considérerait comme des articles «attrayants». On pourrait faire spécifiquement porter un examen sur l'évaluation des contrôles exercés sur pareils articles.

L'un des autres facteurs est le coût de l'examen, qui devrait être raisonnable par rapport à la valeur du matériel examiné.

Approches en matière d'examen

Pour décider de l'approche d'examen à adopter, il faut déterminer celle qui permettra le mieux d'atteindre les objectifs de l'examen, compte tenu de la structure organisationnelle de la fonction de gestion du matériel au sein du ministère.

Il existe au moins trois méthodes d'examen de la gestion du matériel :

l'approche fonctionnelle, qui consiste en un examen de la gestion du matériel pour l'ensemble du ministère ou de l'organisme concerné;
l'approche organisationnelle, qui consiste en un examen des phases pertinentes du cycle de vie du matériel au sein des unités organisationnelles;
l'approche fondée sur les marchandises, qui consiste en un examen de certains types de matériel seulement.

Approche fonctionnelle

Dans la plupart des ministères et organismes fédéraux, la gestion du matériel va au-delà de certains paramètres organisationnels. Il peut arriver qu'un seul examen porte sur toutes les exigences des politiques connexes, y compris l'examen du cycle de vie de tout le matériel dont dispose l'organisation. Devraient également faire l'objet de l'examen les principales activités liées au matériel ainsi que les unités administratives assumant d'importantes responsabilités dans le domaine du matériel. Un examen fonctionnel axé sur les résultats devrait comporter un examen des politiques en matière de matériel, lesquelles jouent un rôle important pour la prestation de services.

L'approche fonctionnelle est plus pratique dans le cas d'une organisation dotée d'un service central de gestion du matériel. Cependant, elle peut s'avérer moins commode pour l'examen d'un service de gestion du matériel dont les opérations sont largement décentralisées. Malgré tout, cette approche reste valable et applicable si l'examinateur répartit sa tâche en petits travaux. Chaque phase du cycle de vie pourrait, par exemple, faire l'objet d'un examen distinct.

Approche organisationnelle

Il existe, dans la pratique, des solutions de rechange à l'examen fonctionnel en bonne et due forme de la gestion du matériel. Le présent guide tient compte du fait que les examinateurs peuvent examiner la gestion du matériel par l'intermédiaire des directions ou des centres de responsabilité. Les paramètres d'un tel examen sont souvent délimités par les paramètres organisationnels. Par exemple, l'examen des centres de responsabilité ou des directions responsables peut ne porter que sur les activités de gestion du matériel effectuées par le centre de responsabilité ou la direction en question. En fait, l'examen de la gestion du matériel peut représenter une des nombreuses fonctions qui sont examinées dans le cadre d'un examen général du centre des responsabilités ou de la direction. Ces examens reposeront aussi sur le modèle basé sur le cycle de vie, qui sert de cadre fondamental à l'examen de la gestion du matériel.

L'examinateur doit déterminer quelles fonctions du cycle de vie du matériel sont du ressort du centre de responsabilité ou de la direction, puis fixer les objectifs et les critères de l'examen en conséquence.

Il est possible d'adopter une variante de cette approche lorsque certaines activités de la gestion du matériel sont suffisamment importantes pour justifier un examen distinct. Ces activités peuvent être effectuées par des groupes centralisés dotés d'unités organisationnelles distinctes. Ainsi, certains ministères sont dotés de groupes centraux responsables des achats et (ou) des stocks. En pareil cas, c'est le modèle basé sur le cycle de vie qui s'appliquerait. L'examinateur doit déterminer quelles fonctions du cycle de vie du matériel sont accomplies par l'organisation devant être examinée. Dans ce cas également, il faut établir les objectifs et critères d'examen en conséquence.

Approche fondée sur les marchandises

Certains types de matériel, notamment les marchandises, peuvent faire l'objet d'un examen distinct. Certaines marchandises peuvent représenter des dépenses suffisamment élevées, ou être jugées assez importantes pour justifier un examen distinct. Il arrive souvent qu'un type de marchandises présente des caractéristiques spéciales ou distinctes méritant un examen. Ainsi, l'examinateur peut décider de s'intéresser uniquement aux dépenses engagées dans le secteur informatique (micro-ordinateurs, logiciels, etc.), et qui sont assujetties à des politiques précises du Conseil du Trésor en matière de technologie de l'information. On peut également citer en exemple les matières dangereuses. Ainsi, les risques pour la sécurité et la multitude de règlements applicables pourraient justifier un examen distinct. L'examen des marchandises peut être planifié en fonction de facteurs comme l'importance, la portée, les priorités ministérielles, etc.

Le modèle basé sur le cycle de vie sert de cadre fondamental à ces examens. L'examen des marchandises peut porter sur les responsabilités et procédés associés à toutes les phases du cycle de vie du matériel. Par ailleurs, les objectifs et l'étendue de tels examens comprennent généralement l'examen des caractéristiques des marchandises visées. Par exemple, l'examen d'outils et de petites pièces d'équipement pourrait permettre d'examiner les affectations et l'admissibilité, la fréquence de remplacement et le contrôle, parce que ces facteurs revêtent une certaine importance par rapport à la nature des marchandises. L'approche fondée sur les marchandises et axée sur les résultats devrait avoir comme objectif d'évaluer la pertinence du niveau de soutien matériel en ce qui a trait à la prestation des services et le coût des contrôles.

Certaines marchandises nécessitent également une expertise spéciale du point de vue de l'examen. Ainsi, l'examen de matériel informatique ou de matières dangereuses peut exiger le recours à des experts techniques, selon la nature et l'étendue de l'examen.

Deux types de marchandises sont assujettis à des exigences précises du Conseil du Trésor. Il est indiqué, dans l'introduction du présent guide, que le mobilier et l'ameublement ainsi que les véhicules automobiles font l'objet de chapitres distincts du Manuel de la politique administrative, en plus d'être assujettis à la politique générale du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel. Si, par conséquent, le mobilier ou les véhicules automobiles sont inclus dans l'examen de la gestion du matériel, l'examinateur devrait s'y reporter. Pour de plus amples renseignements sur l'examen du mobilier et des véhicules automobiles, le lecteur peut se reporter aux appendices du présent document.

Résumé

L'examen de la gestion du matériel devrait être axé sur les résultats. L'examen du cycle de vie lié à la gestion du matériel au sein d'un ministère, la planification et l'établissement d'un cadre ainsi que l'approche d'examen adoptée devraient aider l'examinateur à déterminer si la fonction existante de gestion du matériel répond aux besoins des organisations.

Exécution de l'examen chapitre trois

Introduction

Les objectifs, critères et méthodes d'examen présentés ci-après ont pour but de renseigner et d'aider l'examinateur. Les objectifs et les critères se fondent sur la politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel et sur l'adoption de saines pratiques de gestion. Certaines politiques ministérielles sont plus détaillées et plus précises que la politique du Conseil du Trésor.

Les remarques qui suivent devraient être utilisées de façon sélective, en fonction de l'approche d'examen choisie. Ainsi, l'examen fonctionnel de la gestion du matériel pour l'ensemble d'un ministère devrait comprendre un examen de la gestion intégrée du matériel, tel qu'indiqué à la partie 1 ci-après. Par ailleurs, l'examen organisationnel de la direction hiérarchique ne doit pas tenir compte de la partie 1, mais plutôt de certains paragraphes des parties 2 à 5, selon l'applicabilité de ces fonctions de gestion du matériel au sein de la direction hiérarchique.

Dans la mesure où la politique du Conseil du Trésor met l'accent sur l'efficacité, l'examen de la gestion du matériel doit permettre de déterminer si le ministère ou l'organisme concerné veille à l'optimisation des ressources ainsi qu'à l'économie, l'efficience et l'efficacité de chacun des aspects examinés.

Objectifs, critères et méthodes d'examen

Partie 1 gestion intégrée de la fonction du matériel

Objectif

1. Il existe un cadre pour la gestion du matériel qui répond aux besoins de l'organisation.

Critère

1.1 Les pouvoirs et responsabilités, ainsi que la formation requise dans le domaine de la gestion du matériel, sont clairement établis au sein du ministère ou de l'organisme concerné.

Méthodes d'examen

1.1.1 Déterminer si les pouvoirs et responsabilités du ministère, ainsi que la formation requise dans le domaine de la gestion du matériel, sont clairement attribués par le sous-ministre. Pour ce faire :

examiner le manuel d'administration, le cas échéant, ou tout autre manuel pertinent, afin de déterminer s'ils offrent au personnel clé des renseignements lui permettant d'assumer pleinement ses responsabilités;
organiser des entrevues avec le personnel clé afin de déterminer dans quelle mesure il est conscient de ses responsabilités dans le domaine de la gestion du matériel (voir aussi les paragraphes 1.2.3, 1.3.3 et 4.3.2);
déterminer de quelle façon les rôles et responsabilités se rapportent aux objectifs de l'organisation, y compris l'efficience et l'efficacité.

1.1.2 Déterminer si les responsables de la gestion du matériel ont élaboré une orientation stratégique adéquate et assuré l'établissement des buts et objectifs, la formation adéquate du personnel ainsi que l'évaluation du rendement du service responsable du matériel au sein de l'organisation.

1.1.3 Déterminer si les gestionnaires responsables du matériel :

ont évalué le niveau d'aptitude des employés pour voir s'il convient;
ont élaboré un plan d'action pour répondre aux besoins de formation des employés;
ont mis en oeuvre le plan de formation des employés;
ont évalué les résultats de la formation des employés.

1.1.4 Déterminer s'il existe un lien entre la fonction du matériel et d'autres fonctions administratives comme la gestion financière, la gestion de l'information, la gestion des marchés, la sécurité et les services informatiques, en vue de veiller à ce que les plans et les activités de gestion du matériel soient coordonnés adéquatement.

1.1.5 Déterminer si le ministère a élaboré un plan et une stratégie pour la distribution du matériel et s'il tient compte des facteurs suivants :

l'utilisation des services externes (tels que TP&SGC ou des représentants du secteur privé);
les utilisateurs ou principaux intéressés dans le cas de projets de grande envergure;
les frais d'entreposage, de transport et autres pour les diverses catégories de matériel.

Critère

1.2 Un haut fonctionnaire a été nommé responsable de la coordination et de la supervision de l'application de la politique fédérale en matière de gestion du matériel.

Méthodes d'examen

1.2.1 Consulter l'organigramme afin de déterminer le poste de ce haut fonctionnaire au sein du ministère ou de l'organisme.

1.2.2 Examiner la description de tâches afin de connaître ses fonctions et responsabilités.

1.2.3 Examiner la description de tâches afin de veiller à ce qu'elles soient conformes aux renseignements obtenus au paragraphe 1.1.1.

Critère

1.3 Le ministère ou l'organisme doit utiliser le Manuel du Conseil du Trésor ou élaborer son propre manuel et ses propres méthodes de gestion du matériel.

Méthodes d'examen

1.3.1 Si le ministère utilise son propre manuel plutôt que celui du Conseil du Trésor, examiner ce manuel ou les méthodes de gestion du matériel adoptées par le ministère afin de déterminer s'ils tiennent compte de toutes les composantes du modèle basé sur le cycle de vie, lesquelles sont énumérées au chapitre 2 du présent guide.

1.3.2 Vérifier que le manuel et les méthodes de gestion du ministère ont été officiellement approuvés et communiqués à tout le personnel clé.

1.3.3 Consulter la liste de distribution du manuel du ministère ou du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor, ainsi que des méthodes de gestion, et déterminer si elle permet de transmettre en temps opportun les exigences en matière de gestion du matériel aux personnes appropriées au sein de l'organisation (examiner la conformité avec le paragraphe 1.1.1).

Critère

1.4 Le rendement de la gestion du matériel est évalué.

Méthodes d'examen

1.4.1 Déterminer si des normes ont été élaborées en vue d'évaluer la gestion du matériel en fonction des objectifs ministériels et gouvernementaux. (Les objectifs poursuivis par le gouvernement consistent à réduire le coût du matériel grâce aux économies réalisées par l'optimisation des ressources, l'utilisation optimale de l'équipement ainsi que la réduction des pertes matérielles.)

1.4.2 Vérifier l'existence de mesures et de plans permettant de mesurer et d'évaluer la gestion du matériel.

1.4.3 Vérifier l'existence de mesures écrites valables pour les quatre phases du cycle de vie du matériel, puis déterminer si elles portent sur tous les coûts et extrants d'importance.

1.4.4 Vérifier si les rapports du système d'information font état de la mesure et des résultats qui démontrent l'efficacité de la gestion du matériel au sein du ministère.

1.4.5 Déterminer si les gestionnaires mesurent et évaluent le rendement de la gestion du matériel en temps opportun et si les méthodes utilisées sont fiables.

1.4.6 Vérifier si les écarts entre les dépenses prévues et les dépenses réelles sont notés et si les gestionnaires y donnent suite.

1.4.7 Déterminer si les gestionnaires procèdent à une évaluation et possèdent les renseignements nécessaires pour veiller à ce que les ressources requises soient disponibles en temps opportun pour assurer la prestation de tous les services liés au matériel, et ce, à un coût minime.

1.4.8 Déterminer si les renseignements nécessaires sont fournis aux cadres supérieurs responsables de la coordination et du contrôle de l'application de la politique en matière de gestion du matériel (voir le critère 1.2).

Partie 2 évaluation et planification

Objectif

2. Les besoins en matériel sont évalués et planifiés.

Critères (Politique du CT sur la gestion du matériel)

2.1 a. Le matériel requis est déterminé en fonction de l'administration du programme et des besoins opérationnels.

b. Le matériel requis est déterminé en fonction du rendement visé.

c. Les façons de procéder pour répondre aux besoins sont analysées et la solution la plus appropriée est choisie.

Méthodes d'examen

2.1.1 Déterminer s'il existe des méthodes écrites pour veiller à ce que :

les besoins en matériel soient évalués en fonction de la contribution prévue à l'administration des programmes, des besoins opérationnels ou de la prestation des services;
les besoins en matériel soient déterminés puis définis en fonction d'indices de rendement;
les méthodes utilisées pour répondre aux besoins en matériel (achat ou fabrication) soient analysées;
les options touchant le prix, la disponibilité et le rendement soient analysées et à ce que les meilleures options soient choisies. Les ministères devraient acquérir des articles disponibles sur le marché, à moins que des articles fabriqués sur mesure soient essentiels pour répondre aux besoins opérationnels.

2.1.2 Examiner un échantillon de transactions liées à l'achat de matériel en vue de vérifier si les méthodes énoncées au paragraphe 2.1.1 sont appliquées efficacement. Vérifier si les méthodes sont complètes et mesurer leur efficience et leur efficacité.

2.1.3 Évaluer le coût et les avantages des méthodes et contrôles en place. Déterminer si le niveau et le coût des contrôles sont raisonnables par rapport au type et à la valeur du matériel.

Critère (Politique du CT sur la gestion du matériel)

2.2 L'utilisation de matériel est prévue et les principaux articles sont évalués et classés en fonction des exigences des programmes et des besoins opérationnels.

Méthodes d'examen

2.2.1 Vérifier l'existence d'un processus et de méthodes pour prévoir l'utilisation du matériel. Évaluer l'efficacité de ces méthodes (examiner, par exemple, la pertinence historique des prévisions, la fréquence des modifications, etc.).

2.2.2 Déterminer si l'acquisition et le remplacement des pièces d'équipement et d'autres gros articles sont évalués et classés en fonction du programme et des priorités opérationnelles et gouvernementales. Examiner les méthodes et les critères utilisés pour le classement. Déterminer également si elles sont exhaustives (c.-à-d. si elles tiennent compte de tous les facteurs importants, y compris l'entretien voir le paragraphe 4.2.3).

2.2.3 Examiner la documentation mentionnée aux paragraphes 2.2.1 et 2.2.2 et déterminer si elle tient compte de tous les besoins en matériel.

2.2.4 Déterminer s'il existe un lien entre les prévisions relatives aux besoins en matériel et la planification intégrée. Déterminer si les responsabilités relatives à la préparation, la présentation et l'approbation du budget de gestion du matériel sont claires et respectées.

Partie 3 acquisition

Objectif

3. L'acquisition de matériel, par le ministère ou TPSGC, est économique, efficiente et efficace.

Critères (Politique du CT sur la gestion du matériel)

3.1 a. La sélection du matériel à acquérir est fondée sur l'évaluation des besoins et sur les exigences en matière de rendement.

b. La méthode d'acquisition la plus rentable (achat ou location) est choisie.

c. L'acquisition est planifiée et exécutée selon les niveaux de service établis par rapport aux délais d'attente, à la qualité, à la fiabilité, à la prestation ou au rendement.

d. La livraison du matériel fait l'objet d'un suivi (lorsque nécessaire) et les biens sont inspectés au moment de la livraison, afin de faire en sorte que le matériel reçu soit bien le matériel qui a fait l'objet d'un marché.

e. On procède à un contrôle de la qualité et à une mise à l'essai du matériel et de l'équipement.

Méthodes d'examen

3.1.1 Vérifier l'existence de méthodes permettant de veiller à ce que :

les définitions des besoins en matériel soient fondées sur les exigences et sur le rendement désiré;
la méthode d'acquisition soit rentable et à ce que les mesures destinées à éliminer les frais de service inutiles soient envisagées en tenant compte du rôle de TPSGC en matière d'acquisition;
il n'existe pas de chevauchement avec les activités de TPSGC;
l'acquisition soit fondée sur des niveaux de service dûment établis;
les achats en fin d'exercice soient justifiés et puissent être rattachés à des besoins opérationnels;
tout retard de livraison fasse l'objet d'un suivi au besoin et à ce que les biens soient inspectés au moment de leur livraison;
on mette à l'essai et on contrôle la qualité du matériel et de l'équipement;
tout retard dans le processus d'acquisition soit déterminé et à ce que des mesures correctives soient prises afin de réduire au minimum les risques de retard subséquents, voire les éliminer complètement.

3.1.2 Examiner un échantillon des transactions liées à l'acquisition de matériel pour veiller à ce que les méthodes mentionnées au paragraphe 3.1.1 soient appliquées efficacement. Évaluer l'efficience et l'efficacité de ces méthodes.

3.1.3 Évaluer l'efficacité de la relation établie entre le ministère et TPSGC pour ce qui est des pouvoirs d'acheter ne faisant pas l'objet d'une délégation.

3.1.4 Vérifier que les méthodes d'établissement du coût du cycle de vie ont été appliquées lorsque c'est possible par l'exercice d'un choix entre les diverses options possibles pour l'acquisition de biens d'importance ou de catégories de biens. Déterminer si des articles disponibles sur le marché ont été acquis, à moins que des articles fabriqués sur mesure soient absolument essentiels.

3.1.5 Évaluer le coût et les avantages des méthodes et contrôles utilisés ainsi que le niveau et le coût des contrôles par rapport à la valeur et au type du matériel.

3.1.6 Vérifier que l'efficacité des services offerts aux utilisateurs aient fait l'objet d'un contrôle et d'un examen. Évaluer le taux de satisfaction des utilisateurs en ce qui a trait aux services assurés par le ministère et TPSGC.

Partie 4 exploitation, utilisation et entreposage

Objectif

4. L'exploitation, l'utilisation et l'entreposage du matériel sont efficients, efficaces et opportuns.

Critères (Politique du CT sur la gestion du matériel)

4.1 a. La répartition, la distribution et l'utilisation du matériel sont fondées sur l'évaluation des exigences et besoins opérationnels et de programmes, et des réattributions sont opérées dans le cas d'une sous-utilisation;

b. l'utilisation du matériel, les taux d'utilisation et les normes en matière d'évaluation du rendement font l'objet d'un contrôle et d'un examen;

c. des registres sont tenus à l'aide de systèmes d'information automatisés lorsque la situation le permet et que cela est rentable afin de contrôler les stocks et les coûts, l'utilisation (y compris la rotation du matériel), les pertes et le rendement du matériel;

d. les frais associés aux biens en stock (y compris l'entreposage) sont déterminés, évalués puis communiqués à la haute direction.

Méthodes d'examen

4.1.1 Déterminer s'il existe un lien entre le matériel en stock et la réalisation d'un programme ou la prestation d'un service, c'est-à-dire :

examiner les liens qui existent entre des politiques et méthodes valables de gestion du matériel et les opérations ou la réalisation des programmes;
déterminer le niveau d'efficience de l'utilisation des principaux articles de matériel;
déterminer les cas où les exigences relatives aux principaux articles de matériel ne sont pas respectées de façon opportune et efficace.

4.1.2 Vérifier l'existence de méthodes pour attribuer, répartir et ordonnancer l'utilisation du matériel en fonction de l'évaluation des besoins. Déterminer l'efficience et l'efficacité de ces méthodes (p. ex., accorde-t-on suffisamment d'importance à la réduction du nombre de catégories d'un article pour permettre une attribution et (ou) un ordonnancement efficients?).

4.1.3 Déterminer si l'utilisation du matériel, ainsi que les taux d'utilisation, sont contrôlés et examinés. Déterminer si ces renseignements sont utilisés pour apporter des améliorations. Déterminer si le contrôle exercé comprend des mesures telles que des études de faisabilité permettant d'examiner les possibilités de mise en commun et de réattribution du matériel.

4.1.4 Déterminer si les réattributions sont effectuées de façon rentable en cas de sous-utilisation.

4.1.5 Déterminer si des registres sont tenus pour garder la trace des stocks et contrôler les coûts, l'utilisation, les pertes et le rendement du matériel.

4.1.6 Déterminer si les stocks de matériel sont dûment consignés dans les registres financiers.

4.1.7 Déterminer si les systèmes d'information indiquent la totalité des frais liés aux stocks, si ces frais dépassent les avantages potentiels et si des rapports adéquats sont présentés à la haute direction.

4.1.8 Déterminer si l'utilisation de systèmes d'information automatisés a été envisagée pour les registres du matériel, notamment des données sur le rendement général de la gestion du matériel.

4.1.9 Examiner les dossiers sur le matériel conformément au paragraphe 4.1.5 et examiner certaines des données afin de veiller à ce que les registres soient complets, précis et à jour. Déterminer si les renseignements fournis dans ces registres répondent aux besoins et au niveau de service requis par les gestionnaires du ministère (p. ex., est-ce que les renseignements sont utiles?).

4.1.10 Déterminer si une ou plusieurs personnes ont été affectées à l'examen des registres sur le matériel, au contrôle de l'utilisation du matériel et de la fréquence d'utilisation, puis si ces personnes ont le pouvoir de prendre des mesures correctives au besoin.

4.1.11 Examiner un échantillon des registres pour vérifier si tous les dossiers qui doivent être réattribués le sont réellement.

4.1.12 Déterminer s'il existe un lien entre la définition des besoins (conformément à l'objectif n^o 2) et l'utilisation réelle du matériel. Déterminer si l'utilisation du matériel est conforme à la définition des besoins.

Critère (Politique du CT sur la gestion du matériel)

4.2 L'équipement doit être maintenu en bon état, grâce à la planification et à l'ordonnancement des inspections, des mises à l'essai et des travaux d'entretien ainsi qu'à la tenue de registres d'entretien.

Méthodes d'examen

4.2.1 Vérifier l'existence de méthodes permettant d'assurer la planification et l'ordonnancement des inspections, des mises à l'essai et de l'entretien de l'équipement.

4.2.2 Vérifier l'existence de registres d'entretien de l'équipement et déterminer si les renseignements qu'ils contiennent indiquent :

les inspections, mises à l'essai et travaux d'entretien planifiés;
les inspections, mises à l'essai et travaux d'entretien effectués;
les coûts d'entretien;
les détails au sujet du rendement de l'équipement et des pertes de temps, s'il y a lieu, en attendant que les réparations soient effectuées.

4.2.3 Déterminer si une ou plusieurs personnes ont été désignées responsables de l'examen des registres d'entretien et si elles utilisent ces registres de façon efficace. Déterminer s'il existe un lien entre ces renseignements et le processus d'établissement de prévisions concernant le matériel (consulter la méthode d'examen énoncée au paragraphe 2.2.2).

4.2.4 Déterminer si les registres d'entretien sont analysés aux fins de l'évaluation de la rentabilité et de l'efficience. Déterminer, par exemple, si les registres d'entretien sont examinés afin d'obtenir des suggestions quant aux améliorations à apporter à l'équipement ou à son utilisation. Déterminer également si le coût de l'entretien est comparé aux coûts réels en vue de déterminer des approches économiques pour l'entretien.

Critères (Politique du CT sur la gestion du matériel)

4.3 a. Les niveaux de stock sont optimaux par rapport aux exigences en matière de prestation des services et de réalisation de programmes et par rapport au coût inhérent au maintien de stocks;

Le matériel (y compris les matières dangereuses) est dûment protégé contre les dommages, les pertes ou le vol.

Les prêts de matériel doivent respecter les lois et règlements pertinents ainsi que les exigences opérationnelles.

Méthodes d'examen

4.3.1 Déterminer si les stocks ont été analysés afin de connaître les niveaux nécessaires pour assurer la réalisation des programmes et l'efficience des opérations comparativement au coût associé au maintien de stocks (notamment au moyen d'une analyse coûts-avantages). Déterminer si l'analyse effectuée est raisonnable. Déterminer si des articles disponibles sur le marché doivent être gardés en stock.

4.3.2 Examiner les méthodes et la documentation afin de déterminer si les utilisateurs assument leurs responsabilités pour ce qui est d'assurer l'utilisation et la protection adéquates du matériel qui leur est attribué. Examiner les méthodes et la documentation à l'aide d'un échantillon d'utilisateurs afin de veiller à ce que leurs responsabilités liées à l'utilisation et à la protection du matériel soient bien comprises (voir aussi le paragraphe 1.1.1).

4.3.3 Déterminer si le ministère a élaboré un plan de sécurité pour assurer la protection du matériel, y compris la vérification périodique des stocks. Déterminer le caractère raisonnable des mesures de sécurité (p. ex., déterminer si les coûts reliés aux contrôles de sécurité sont raisonnables par rapport à la nature et à la valeur du matériel).

4.3.4 Vérifier l'existence et l'application de mesures pour signaler les dommages et les pertes, notamment en ce qui concerne l'inclusion des pertes dans les Comptes publics. Déterminer également si les dommages et les pertes font l'objet d'une enquête. Déterminer si les renseignements associés à la nature et à la valeur des dommages et des pertes servent à prendre des mesures correctives.

4.3.5 Examiner les méthodes employées pour assurer la protection et la manutention des matières dangereuses et à utilisation contrôlée de façon à assurer le respect des règlements appropriés (voir le chapitre deux, sous la rubrique «Planification»).

4.3.6 Examiner les politiques, les méthodes et la documentation relatives au prêt de matériel pour assurer l'observation des lois et règlements applicables (notamment le Règlement sur le prêt de biens publics).

4.3.7 Déterminer si les prêts de matériel entravent la prestation de services gouvernementaux.

4.3.8 Déterminer si tous les coûts associés aux prêts de matériel (y compris le coût de remise à neuf des articles) sont pris en charge par l'emprunteur sauf dans le cas du matériel utilisé pour exécuter les marchés de l'État.

Partie 5 remplacement et aliénation

Objectif

5. Le remplacement et l'aliénation du matériel doivent être effectués de façon économique et efficiente.

Critère (Politique du CT sur la gestion du matériel)

5.1 Les possibilités de réattribution ou d'aliénation de matériel sont déterminées.

Méthodes d'examen

5.1.1 Vérifier l'existence de systèmes d'information permettant de déterminer le matériel excédentaire. Déterminer également quelles sont les mesures employées pour recenser les possibilités de réattribution ou d'aliénation du matériel excédentaire, puis évaluer la pertinence de ces mesures par rapport à leur fréquence, à leur intégralité et à leurs coûts.

5.1.2 Vérifier l'existence de mécanismes permettant de déterminer la situation du matériel (p. ex., en fonctionnement ou en entreposage) et de recenser le matériel qui en est à l'étape de l'aliénation dans son cycle de vie. Déterminer comment l'organisation a connaissance du matériel excédentaire qu'elle détient et du lieu où il se trouve.

5.1.3 Déterminer si les pouvoirs visés par la Loi sur les biens de surplus de la Couronne sont délégués à des centres de responsabilité et des décideurs de façon à inciter à une saine gestion de l'aliénation. Recenser tous les incitatifs généraux offerts par l'organisation pour une gestion efficace de l'activité d'aliénation, par exemple, la remise des recettes de l'aliénation de biens aux décideurs.

5.1.4 Déterminer si l'on tient compte de considérations de gestion environnementale dans la détermination des possibilités d'aliénation du matériel excédentaire. Par exemple, la réglementation, sur le plan environnemental, de certaines matières à utilisation contrôlée, comme les CFC et les halons qui détruisent la couche d'ozone, rendent de plus en plus coûteuse l'utilisation de certains équipements et le service qui s'y rapporte. Déterminer si l'analyse du cycle de vie de tels équipements, par exemple les unités de réfrigération (CFC) ou les systèmes extincteurs d'incendies (halons), comprend le coût de l'observation des règlements environnementaux ainsi que la détermination du meilleur moment pour procéder à une aliénation qui donne un revenu optimal pour l'État.

5.1.5 Déterminer les renseignements qui sont mis à la disposition des gestionnaires de centres de responsabilité et des décideurs au sujet des principaux aspects du rendement de l'activité d'aliénation, parmi lesquels :

l'analyse du coût d'aliénation du matériel;
la comparaison de plusieurs méthodes d'aliénation;
le rendement réel par rapport aux objectifs en matière de réduction du matériel excédentaire;
les revenus réels obtenus par rapport aux objectifs fixés quant au produit des aliénations;
l'analyse des conséquences de l'aliénation du matériel excédentaire sur les autres coûts (p. ex., l'entreposage, les frais généraux) ainsi que sur la prestation des services;
le recensement des considérations environnementales et des coûts qui s'y rapportent.

Déterminer si les gestionnaires de centres de responsabilité et les décideurs disposent de renseignements leur permettant de déterminer et d'analyser les possibilités d'aliénation du point de vue du meilleur rapport général pour l'organisation.

5.1.6 Déterminer si l'organisation a recours aux échanges et aux transferts interministériels pour gérer l'aliénation du matériel excédentaire et, dans l'affirmative, si ces méthodes respectent les règlements ministériels et du Conseil du Trésor applicables.

Critère (Politique du CT sur la gestion du matériel)

5.2 Le matériel excédentaire qui n'est plus nécessaire doit faire l'objet d'une aliénation, tout comme les espaces d'entreposage qui n'ont plus leur raison d'être.

Méthodes d'examen

5.2.1 Vérifier l'existence de processus permettant de suivre et de rendre compte avec précision de la situation du matériel excédentaire en stock et du matériel excédentaire envoyé à l'aliénation.

5.2.2 Vérifier l'existence de processus permettant de recenser et de rendre compte des espaces d'entreposage libérés à la suite d'aliénations. Déterminer si une analyse est effectuée concernant les espaces d'entreposage inutiles et déterminer si l'on conserve des espaces d'entreposage inutiles. Déterminer si l'on a pu supprimer de l'espace d'entreposage grâce à une aliénation plus efficace du matériel.

5.2.3 Examiner des cas d'aliénation pour déterminer la durée et les coûts associés à l'entreposage de matériel excédentaire avant son aliénation. Déterminer si les aliénations se font en temps opportun et si les coûts d'entreposage sont réduits au minimum.

5.2.4 Déterminer si l'organisation a recours à des solutions de rechange efficientes en matière d'aliénation. Examiner l'efficience des pratiques d'aliénation et (ou) des services retenus d'agents d'aliénation. Déterminer si l'organisation procède à une évaluation pour savoir si elle reçoit un meilleur service en recourant à ses propres pratiques et/ou en retenant les services d'agents d'aliénation.

5.2.5 Vérifier l'existence de mesures permettant de radier et d'amortir le matériel, puis déterminer si les approbations nécessaires sont reçues et si ces mesures sont respectées. Déterminer si l'on dispose du matériel radié selon les modalités habituelles.

Critère (Politique du CT sur la gestion du matériel)

5.3 Le matériel doit être aliéné et remplacé de façon à assurer un rendement optimal.

Méthodes d'examen

5.3.1 Vérifier l'existence de mesures permettant de choisir le moment opportun pour le remplacement et l'aliénation du matériel qu'il n'est plus rentable de garder et déterminer si l'on a effectué une analyse coûts-avantages et si cette analyse est raisonnable.

5.3.2 Déterminer si les actuelles pratiques en matière d'aliénation respectent les exigences de l'organisation de manière efficiente et efficace. Vérifier que l'on procède à une évaluation des pratiques en matière d'aliénation et comment cette évaluation est effectuée. Par exemple, existe-t-il des mécanismes permettant de :

déterminer les niveaux des objectifs intéressant les biens excédentaires;
déterminer les objectifs en matière de revenu pour l'État au chapitre des aliénations;
comparer les résultats réels obtenus par l'aliénation (période écoulée, produit de la vente, coûts) par rapport aux objectifs et stratégies en matière d'aliénation.

5.3.3 Vérifier l'existence de pratiques efficaces pour :

déterminer la juste valeur marchande des biens excédentaires;
calculer le revenu que l'État tire des aliénations;
procéder à une analyse cohérente du moment opportun d'aliénation afin de tirer le meilleur parti de l'opération.

5.3.4 Examiner certaines aliénations afin de vérifier si elles sont étayées d'une analyse permettant de maximiser les revenus pour l'État. Déterminer si l'organisation procède à l'aliénation des biens à un moment opportun pour obtenir un bon revenu. Déterminer comment l'organisation sait qu'elle obtient un bon revenu (meilleur rapport).

5.3.5 Déterminer si le gestionnaire chargé de l'aliénation des biens excédentaires bénéficie d'un incitatif qui l'encourage à procéder à des aliénations en temps opportun en obtenant l'autorisation de tirer du Trésor un montant équivalent au produit de l'aliénation.

5.3.6 Déterminer comment l'organisation mesure le degré de sensibilisation et de satisfaction du public au sujet de ses activités d'aliénation. Examiner les mécanismes prévus pour mesurer la satisfaction du public en vérifiant tout particulièrement si l'organisation tient dûment compte des principes d'équité et d'honnêteté dans ses activités d'aliénation.

5.3.7 Vérifier l'existence d'évaluations des aliénations permettant d'obtenir des renseignements pour les besoins des analyses et décisions futures en matière d'aliénation.

Appendice A - Glossaire

La liste ci-aprés renferme quelques-uns des termes applicables à la gestion du matériel. Il s'agit d'un glossaire des termes de gestion du matériel les plus fréquemment utilisés.

Achats	Procédé par lequel on se procure les matières, les fournitures ou les services nécessaires à toute entreprise commerciale, notamment l'achat comme tel, la rédaction des devis, les invitations ouvertes à soumissionner, l'inspection, etc. * Procurement
Aliénation	Enlèvement du matériel excédentaire ou inutilisable par la vente, l'échange, le don ou la destruction. * Disposal
Article consommable	Matériel dépensé ou consommé par l'utilisation et qui n'est pas comptabilisé après sa sortie. Aussi appelé «Article de consommation». * Consumable Item
Assurance de la qualité	Exigences d'assurance de la qualité relatives au matériel faisant l'objet de l'opération d'approvisionnement. * Quality Assurance
Cycle de vie du matériel	Les étapes de la durée des biens matériels, à savoir : Évaluation et planification des besoins de matériel Acquisition Fonctionnement, utilisation et entretien Élimination * Materiel Life Cycle
Délai d'approvisionne-ment	Période nécessaire à l'obtention d'un article acheté. Elle comprend le délai d'achat, le délai du fournisseur, le temps de transport, la réception, l'inspection et le temps de rangement. * Procurement Lead Time
Différence	Écart dans les données d'identification ou dans l'état du matériel, ou excédent ou insuffisance de quantité par rapport aux registres qui s'y rapportent. * Discrepancy
Élément d'actif	Bien d'une société ou d'un particulier qui a une valeur effective ou future mesurable en espèces; il peut s'agir d'un bien corporel ou incorporel. * Asset
Exigences de rendement	Exigences qui définissent ce que le produit ou le service doit accomplir. Voir aussi «spécifications» * Performance Requirements
Gestion des stocks	Gestion du matériel au moyen des méthodes et procédures établies de comptabilité et de gestion. * Inventory Control
Gestion du cycle de vie du matériel	Gestion des étapes de la durée des biens matériel. Elle comprend un certain nombre de fonctions interreliées, comme la détermination des besoins, le catalogage, l'acquisition, la distribution, l'entreposage, la maintenance et l'aliénation du matériel, ainsi que l'acquisition des services connexes, dans le but de réaliser le meilleur rendement possible et le moindre coût. * Materiel Life Cycle Management
Radiation	Action de rayer le matériel des registres en raison d'une insuffisance ou d'une perte, quelle qu'en soit la cause. * Write-off
Sortie	Remise de matériel en vertu d'une demande ou instruction dûment autorisée. * Issue
Stocks	- Matériel inscrit dans le système d'approvisionnement et tenu en inventaire à l'entrepôt, y compris le matériel en cours de réparation ou commandé. * Inventory

Appendice B - Mobilier et ameublement

La liste qui suit renferme d'autres questions pouvant être traitées lors d'un examen du mobilier et de l'ameublement.

Existe-t-il, pour les besoins de l'acquisition, de l'utilisation et de l'aliénation du mobilier et de l'ameublement, un cadre étayé de lignes directrices et normes de rendement appropriées? Le personnel comprend-il ce qu'on attend de lui?

Les besoins et changements organisationnels actuels et futurs se traduisent-ils par des exigences, qui sont à leur tour définies de façon plus spécifiques pour le mobilier et l'ameublement? Existe-t-il un lien entre les exigences et la productivité et le rendement des employés?

Lorsqu'on a besoin de mobilier et d'ameublement, est-ce que l'on tient compte de facteurs comme :

le caractère fonctionnel du mobilier et de l'ameublement ainsi que leur contribution à la productivité;
les principes ergonomiques;
la répartition équitable;
les économies d'espace et d'argent;
la compatibilité et l'adaptabilité;
les trois R (réutiliser, recycler et réparer);
l'évitement et la réduction des frais de déménagement.

Existe-t-il des normes en matière d'acquisition de mobilier et d'ameublement? Ces normes permettent-elles d'évaluer le rendement, la qualité, la sécurité et les coûts de cycle de vie du mobilier et de l'ameublement? Ces exigences entraînent-elles l'élaboration d'une stratégie d'achat de mobilier et d'ameublement? Les achats sont-ils conformes à la stratégie d'acquisition?

Le personnel reçoit-il une formation adéquate pour utiliser le mobilier et l'ameublement? Communique-t-on clairement au personnel des objectifs comme la fonctionnalité, l'évitement des coûts, la compatibilité, etc.?

Existe-t-il des mécanismes permettant de contrôler l'incidence du mobilier et de l'ameublement sur le rendement des employés, le niveau des services, les congés de maladie et les maladies?

Existe-t-il des processus permettant de dénombrer les pièces de mobilier et d'ameublement excédentaires et de déclencher le transfert de ce matériel lorsque le besoin correspondant s'en fait sentir?

Le mobilier et l'ameublement font-ils l'objet d'une répartition équitable conformément aux politiques et directives ministérielles et existe-t-il un juste équilibre entre équité et fonctionnalité?

Appendice C - Véhicules automobiles

La liste suivante renferme d'autres questions à considérer dans l'examen des véhicules automobiles.

Les politiques et procédures existantes sont-elles suffisantes pour gérer le parc automobile en conformité avec l'approche basée sur le cycle de vie que l'on suit pour gérer le matériel et avec les pratiques généralement acceptées de gestion d'un parc automobile? Existe-t-il des mécanismes permettant d'évaluer la conformité aux lois et règlements? Les politiques sont-elles axées sur les résultats?

Y a-t-il une stratégie à long et à court terme concernant le parc automobile et cette stratégie est-elle liée aux exigences organisationnelles et de programmes actuelles et futures? Dans la planification du parc automobile, est-ce que l'on tient compte des besoins opérationnels comme :

les tâches devant être accomplies par l'employé;
les modifications apportées à ces tâches à court et à long terme;
le nombre et le type de véhicules automobiles;
les ressources et l'équipement nécessaires pour entretenir le parc automobile;
les frais d'administration pour gérer le parc automobile;
l'utilisation d'autres moyens de transport.

Les pratiques d'acquisition s'appuient-elles sur une analyse coûts-avantages appropriée et sont-elles généralement acceptées dans le domaine de la gestion de parcs automobiles? L'analyse coûts-avantages tient-elle dûment compte des solutions de rechange, y compris du recours à d'autres moyens de transport?

Existe-t-il des systèmes d'information permettant d'effectuer une analyse du coût du parc automobile et d'élaborer une analyse particularisée qui fait ressortir le coût des diverses méthodes de financement de véhicules automobiles (p. ex., l'achat, la location-bail, la location)?

L'analyse comparant les avantages de la location-bail à ceux de l'achat est-elle effectuée en bonne et due forme pour comprendre des facteurs comme le coût des services de soutien et des contrats d'entretien, l'obsolescence, les changements organisationnels et de programmes et leurs répercussions sur les besoins futurs?

Tient-on dûment compte des solutions de rechange dans la prise de décisions d'achat de véhicules? L'organisation a-t-elle procédé à une évaluation des autres moyens de transport appropriés, par exemple en envisageant leur achat, leur location-bail, la solution que les employés utilisent leur propre véhicule, le transport public et le transport commercial par avion, train ou autobus?

Existe-t-il des méthodes appropriées permettant de contrôler :

l'utilisation des véhicules de l'État pour les besoins du calcul des avantages imposables qu'en retirent les employés;
l'utilisation des véhicules automobiles des particuliers en service commandé et se servir des renseignements ainsi obtenus lors de la prise de décisions au sujet de l'acquisition de véhicules;
la localisation des véhicules dans un parc automobile utilisé dans toute une zone géographique;
le coût du carburant au fil du temps et l'analyse coûts-avantages des autres formes d'énergie;
l'incidence du parc sur l'environnement, la santé et la sécurité;
le niveau d'utilisation des véhicules et la comparaison par rapport à la norme;
les rapports existant entre les modes d'utilisation et la fonction d'entretien du parc, de réparation et de classement des véhicules;
le coût total du cycle de vie?

Les gestionnaires contrôlent-ils le coût de chaque stade du cycle de vie du parc automobile, du point de vue de la gestion des parcs, et ces renseignements sur le coût sont-ils précis, opportuns et utiles? Existe-t-il des mécanismes permettant de contrôler l'utilisation et le coût des véhicules ministériels et de se servir des renseignements ainsi obtenus dans la prise de décisions d'acquisition et d'aliénation de véhicules?

Assure-t-on une sécurité physique adéquate du parc automobile et son accès est-il réservé aux seules personnes autorisées? L'utilisation non autorisée de véhicules automobiles de l'État entraîne-t-elle des mesures disciplinaires?

Des véhicules sont-ils sous- ou sur-utilisés? Le ministère cherche-t-il à obtenir les renseignements sur l'utilisation des véhicules et à prendre les mesures qui s'imposent à la lumière de ces renseignements? Les renseignements sur l'utilisation sont-ils comparés à la norme ou aux attentes et s'en sert-on pour prendre des décisions quant à la composition du parc automobile? Exploite-t-on au maximum la «mise en commun» des véhicules?

Y a-t-il place à une normalisation plus importante des parcs automobiles afin de permettre une réduction des acquisitions ainsi que des frais d'exploitation et d'administration et d'assurer un contrôle uniforme et simplifié du parc? Effectue-t-on un contrôle des relations et des tendances comme les modes d'utilisation et de fonction, d'entretien et les réparations?

L'aliénation des véhicules excédentaires se fait-elle de manière à maximiser les recettes pour l'État, c'est-à-dire rapidement et au bon moment dans le cycle de vie du véhicule, et en tenant compte de l'année du modèle?

Se conforme-t-on aux lois et règlements provinciaux au sujet des permis et d'autres exigences, par exemple la sécurité, l'environnement, etc.?

A-t-on analysé l'incidence de l'utilisation des véhicules sur les frais de déplacement? Par exemple, lorsque le coût et l'utilisation d'un véhicule ont changé, a-t-on enregistré un changement correspondant dans les frais de déplacement?

Est-ce que le ministère se conforme au Programme de coordination de l'image de marque, par exemple, en ce qui concerne l'utilisation du mot-symbole « Canada »? Tous les véhicules du ministère comportent-ils une vignette de mise en garde contre l'utilisation non autorisée? Quel est le coût de l'infrastructure nécessaire au soutien des véhicules?

Appendice D - Utilisation des cartes d'achat

Les cartes d'achat commerciales sont un moyen rapide et pratique d'effectuer des achats locaux. Le Conseil du Trésor a pour politique d'inciter à l'utilisation des cartes d'achat quand cela simplifie le processus d'acquisition tout en conservant un contrôle suffisant pour veiller à ce que les fonctionnaires fédéraux respectent les principes de prudence et de probité dans l'utilisation de ces cartes.

La politique d'utilisation des cartes d'achat est régie par :

Manuel du Conseil du Trésor
Volume de la gestion financière
Chapitre 3-9

La liste suivante renferme d'autres questions pour lesquelles on pouvait envisager un examen de l'utilisation des cartes d'achat.

Existe-t-il un cadre général d'acquisition par l'utilisation de cartes d'achat? Ce cadre est-il étayé de lignes directrices, de contrôles et de normes de rendement ministériels adéquats quant à l'utilisation des cartes?

Des directives adéquates quant à l'utilisation des cartes d'achat et à leur restriction d'utilisation (eu égard aux limites de dépense, aux déplacements et aux véhicules automobiles) sont-elles clairement définies et communiquées au détenteur d'une carte? Tous les détenteurs de carte ont-ils rempli et signé une formule de déclaration énonçant les obligations qu'ils s'engagent à respecter (ou un document comparable)?

Utilise-t-on les cartes d'achat conformément aux pratiques ministérielles de gestion des acquisitions et des espèces ainsi qu'aux politiques du ministère et du Conseil du Trésor?

Recueille-t-on des renseignements permettant aux gestionnaires de contrôler et de mesurer l'utilisation des cartes afin d'évaluer :

la conformité aux politiques et critères quant à leur utilisation;
les coûts engendrés et les économies réalisées par leur utilisation;
les tendances observées dans leur utilisation, y compris les tendances permettant de détecter d'éventuels abus;
l'incidence générale sur le processus d'acquisition, par exemple l'incidence sur les délais d'exécution des commandes et sur les habitudes d'achat;
le rendement par rapport aux normes ou aux attentes?

Effectue-t-on suffisamment de vérifications ponctuelles pour assurer l'intégrité de l'utilisation des cartes? Les cas de cartes perdues ou volées sont-ils immédiatement traités? Les cas d'utilisation abusive des cartes s'accompagnent-ils de mesures correctives ou disciplinaires selon les circonstances?

Existe-t-il des méthodes adéquates de rapprochement permettant d'assurer la validité des frais de carte de crédit? Cela comprendrait la pertinence des documents tenus aux fins de rapprochement et de vérification.

Existe-t-il des mécanismes efficaces de suivi pour la gestion des abus, des différends et des inefficacités dans le processus des cartes d'achat?

Favorise-t-on l'utilisation des cartes comme moyen de simplifier les achats? Le cas échéant, les cartes sont-elles utilisées dans toute la mesure du possible pour réaliser des économies dans le processus des achats?

Étant donné que la carte d'achat constitue le moyen de paiement le plus efficient, quelles sont les mesures prises pour veiller à ce que les méthodes les moins efficaces (c.-à-d. la petite caisse et la CAL) sont progressivement éliminées et remplacées par la méthode des cartes d'achat?

Existe-t-il des mécanismes de contrôle permettant de détecter les cas de division des achats pour éviter de dépasser les limites d'achat?

Existe-t-il des procédures d'annulation permettant de veiller à ce que les cartes soient retournées lorsqu'un employé est transféré ou quitte l'organisation?

Appendice E - Réduction des coûts liés aux stocks de matériel

Le stock comporte de nombreux coûts dissimulés, dont le coût de l'entreposage ou de l'espace d'entreposage, le coût des capitaux mobilisés dans le stock, la perte de valeur ou d'efficacité des articles pendant leur entreposage, etc. La politique du Conseil du Trésor incite les ministères et organismes à réduire leurs stocks et, par là même, leurs frais généraux d'administration. On peut généralement y parvenir sans qu'il y ait de répercussions fâcheuses sur les opérations, en passant par la solution qui consiste à assurer la fourniture de matériel. Par exemple, on peut recourir davantage à la méthode de prestation ou d'exécution «juste à temps», aux offres permanentes, aux achats locaux, etc.

La liste suivante renferme d'autres questions pouvant être traitées lors d'un examen de la gestion du matériel au cours duquel on cherche à réduire les coûts liés aux stocks.

Existe-t-il des processus efficaces permettant de prévoir les exigences à court et à long terme en matière de stocks? A-t-on envisagé des solutions de rechange aux stocks de matériel?

Existe-t-il un processus décisionnel stratégique efficient et efficace touchant le maintien d'un stock? Le processus intègre-t-il les besoins actuels et futurs de l'organisation, les aspects des autres stades des cycles de vie du matériel et tous les types de matériel? Envisage-t-on, dans le processus, des solutions de rechange aux stocks?

Le processus de gestion des stocks est-il simplifié et automatisé de façon que l'on prenne des décisions rentables en matière d'investissement dans un stock? Favorise-t-on des processus d'approbation et des niveaux de délégation de pouvoir d'achat en tant que pratiques de gestion rentables des stocks?

Y a-t-il un coût de revient complet (imputé ou réel) des stocks et ce coût est-il attribué aux centres de responsabilité qui a pris la décision de gestion d'engager ces coûts? A-t-on comparé le coût de solutions de rechange par rapport au coût d'un stock complet? Par exemple, les frais supplémentaires associés à l'achat directement auprès du fournisseur au fur et à mesure des besoins représentent-ils une méthode plus économique que celle qui consiste à entreposer un stock de matériel sur nos tablettes?

Le niveau des ressources affectées à la gestion des stocks est-il optimal compte tenu de la nature, du volume et de la valeur du stock? Le coût de l'affectation de ces ressources est-il visible pour les utilisateurs du stock?

Existe-t-il des systèmes qui permettent d'obtenir des renseignements de rendement opportuns et précis sur :

les niveaux cibles de stock selon le type
l'état du stock;
le coût du stock selon le type de coût et le type de stock;
le taux réel d'utilisation du stock selon la gamme de produits et l'unité organisationnelle par rapport à la norme;
les statistiques en matière de rotation;
les statistiques en matière de gaspillage et de vol;
les coûts associés à la commande de stocks;
l'analyse des tendances et des activités intéressant le volume;
l'incidence générale des décisions en matière de gestion des stocks sur l'exécution des programmes et le niveau de service.

Existe-t-il des mécanismes permettant d'utiliser les renseignements de rendement pour contrôler et évaluer l'efficience et l'efficacité de la gestion des stocks ainsi que les économies que cette gestion permet de réaliser? L'organisation s'efforce-t-elle d'améliorer le rendement par l'élimination de son stock lorsque cela s'avère économique et pratique?

Les articles disponibles dans le commerce sont-ils achetés directement lorsque c'est possible? L'organisation réduit-elle au minimum son stock d'articles disponibles dans le commerce?

Vérifie-t-on régulièrement les articles en stock afin d'en déterminer l'utilisation et d'évaluer si les articles en question ont réellement besoin d'être en stock? Lorsque des articles doivent être tenus en stock pour des fins opérationnelles, les quantités sont-elles réduites au minimum?

Les utilisateurs finals paient-ils pour le coût complet de maintien des articles en stock? Les frais généraux comme le coût des espaces d'entreposage du stock, le coût de la sécurité concernant l'entreposage, les coûts de manipulation et de transport en temps et en machinerie, sont-ils imputés aux utilisateurs finals? Les utilisateurs finals ont-ils comparé le coût complet des articles tenus en stock au coût de solutions de rechange?

L'organisation effectue-t-elle des analyses de placement pour veiller à ce que la valeur total des avantages dépasse le coût de maintien des stocks? Ces analyses sont-elles basées sur des critères et des éléments de coût clairement définis et sont-elles conformes aux pratiques généralement acceptées en matière de gestion d'investissements?

Dans les prix de transfert et (ou) les attributions de coûts relativement aux articles en stock, favorise-t-on l'utilisation économique et efficace du stock? Cela comprend-il l'intégralité des coûts, directs et indirects, qu'ils soient réels ou imputés, par exemple les frais d'intérêt de maintien de stocks de matériel? Le coût complet est-il connu des utilisateurs finals?

Appendice F - Gestion du matériel-modèle basé sur le cycle de vie

Évaluer et planifier les besoins en matériel

Évaluer les besoins en matériel en fonction de l'administration des programmes et des besoins opérationnels
Déterminer et définir les besoins en matériel
Analyser les différents moyens de répondre aux besoins en matériel
Analyser les options
Prévoir l'utilisation et classer les priorités par ordre d'importance

Acquisition

Choisir le matériel à acquérir en fonction de l'évaluation des besoins
Évaluer le mode d'acquisition
Planifier et effectuer l'acquisition
Livraison et inspection des marchandises
Vérifier la qualité au moyen d'essais

Fonctionnement et utilisation

Affecter le matériel et en planifier l'utilisation
Surveiller et examiner la consommation
Tenir des registres
Entretenir l'équipement
Limiter les niveaux des stocks
Protéger le matériel
Prêter le matériel

Aliénation

Déterminer les possibilités de réaffectation ou d'aliénation

Aliéner le matériel excédentaire
Aliéner et remplacer le matériel et l'équipement au moment du cycle de vie où il procure le plus d'avantages

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Date de modification :: 2017-08-25

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Préface

Introduction

Historique

Objet du présent guide

Autres politiques connexes

Examen axé sur les résultats chapitre un

Introduction

Définitions

Rôles et responsabilités des ministères

Examen axé sur les résultats

Planification d'un examen de la gestion du matériel chapitre deux

Introduction

Modèle basé sur le cycle de vie

Planification et établissement d'un cadre d'examen

Planification

Établissement d'un cadre de vérification

Approches en matière d'examen

Approche fonctionnelle

Approche organisationnelle

Approche fondée sur les marchandises

Résumé

Exécution de l'examen chapitre trois

Introduction

Objectifs, critères et méthodes d'examen

Appendice A - Glossaire

Appendice B - Mobilier et ameublement

Appendice C - Véhicules automobiles

Appendice D - Utilisation des cartes d'achat

Appendice E - Réduction des coûts liés aux stocks de matériel

Appendice F - Gestion du matériel-modèle basé sur le cycle de vie