Guide sur les paiements anticipés

1. Date de publication

Le présent guide a d’abord été publié le 22 novembre 2019 et tient compte des modifications en vigueur le 20 juin 2024.

2. Application, objet et portée

Le présent guide a pour but d'aider les ministères à répondre aux exigences relatives au versement de paiements anticipés, tel qu’il est établi dans la Directive sur les paiements.

Ce guide présente en détail les exigences de la Directive. Il ne contient pas d’exigences supplémentaires, mais comporte plutôt des références aux exigences pertinentes liées aux politiques et aux lois. Les exemples sont donnés à titre indicatif seulement et peuvent ne pas s'appliquer à tous les ministères ou à toutes les situations.

Les lignes directrices fournies dans le présent document s’appliquent aux paiements anticipés pour l’acquisition de biens et de services fournis sous diverses formes de marchés ou d’ententes.

Ce guide ne s’applique pas aux paiements anticipés, tel que défini dans la Directive sur les paiements de transfert.

3. Définition d’un paiement anticipé

Paiement anticipé : somme versée par Sa Majesté ou pour son compte avant que les travaux soient exécutés, que les biens soient livrés ou que les services soient fournis.

Quand un paiement est-il considéré comme un « paiement anticipé »?

Un paiement est considéré comme un paiement anticipé lorsqu’il est versé avant qu’un bien ait été reçu et accepté ou qu’un service ait été rendu. Un paiement effectué après l’achèvement partiel des travaux ou l’atteinte d’un jalon particulier n’est pas considéré comme un paiement anticipé.

L’annexe A contient un arbre décisionnel permettant de déterminer si un paiement anticipé est approprié.

Quelle est la différence entre un paiement hâtif et un paiement anticipé?

Un paiement hâtif est un paiement versé après que des biens ont été reçus et acceptés ou que des services ont été rendus, mais avant la date limite. Un paiement anticipé est un paiement effectué avant la réception des biens ou la prestation des services.

Quelle est la différence entre un prêt et un paiement anticipé?

Même si un paiement anticipé peut parfois avoir des caractéristiques semblables à celles d’un prêt, il ne s’agit pas d’un prêt.

Un prêt est un actif financier du gouvernement qui est appuyé par une promesse faite par l’emprunteur de rembourser un montant précis, dans un ou des délais précis ou à la demande du prêteur et qui s’accompagne habituellement de frais d’intérêts. En d’autres mots, un prêt doit être remboursé. Pour obtenir des renseignements généraux sur les prêts, consultez la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs.

Un paiement anticipé s’entend d’un paiement effectué par le gouvernement à un fournisseur en vue de recevoir un bien ou un service selon les modalités d’un marché. En bref, lorsque le gouvernement verse un paiement anticipé à un fournisseur, il s’attend à ce que ce fournisseur lui livre un bien ou lui rende un service à un moment donné. Le fournisseur ne rembourse pas le montant du paiement anticipé tant que les biens et les services convenus sont reçus conformément aux modalités du marché ou de l’entente.

Quelle est la différence entre une avance comptable et un paiement anticipé?

Une avance comptable est émise conformément au Règlement sur les avances comptables et représente une somme d’argent qui est avancée à une personne, qui en est responsable, et qui est imputée sur un crédit. Ces avances peuvent comprendre les avances de voyage, les avances de réinstallation et les avances versées pour la création d’un fonds d’appoint et d’un fonds de petite caisse.

La principale différence entre une avance comptable et un paiement anticipé est l’autorité qui en prévoit le versement. Le pouvoir d’effectuer un paiement anticipé découle des modalités d’un marché ou d’une entente, tandis que le pouvoir de faire une avance comptable découle du pouvoir d’accorder des avances, comme le Règlement sur les avances comptables.

Le dirigeant principal des finances et l’équipe responsable des politiques en matière de gestion financière du ministère peuvent donner des conseils à savoir si une avance comptable ou un paiement anticipé est approprié dans une situation particulière. Il peut également être nécessaire de consulter les services juridiques du ministère.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les avances comptables, consultez les documents suivants :

4. Renseignements sur les exigences

Les exigences relatives aux paiements anticipés établies dans la Directive sur les paiements se résument comme suit :

  • les paiements anticipés sont versés uniquement dans des circonstances exceptionnelles;
  • les clauses de paiement anticipé dans les marchés ou les ententes visent à minimiser les risques;
  • les justifications doivent être documentées pour les paiements anticipés qui ont un impact sur un exercice à venir.

4.1 Circonstances exceptionnelles

Les paiements anticipés peuvent être envisagés uniquement dans des circonstances exceptionnelles. Les entrepreneurs devraient habituellement financer leur travail en puisant dans leurs propres réserves ou en recourant au financement commercial, selon les paiements anticipés prévus au marché pour l’exécution intégrale ou partielle des travaux.

Le terme « circonstances exceptionnelles » indique qu’un paiement anticipé est la méthode de paiement la moins privilégiée par l’État. L’approche normalisée utilisée par l’État consiste à verser un paiement après avoir reçu et accepté des biens ou des services.

Extrait du paragraphe 4.1.1 de la Directive sur les paiements

Les exigences vont comme suit :

  • 4.1.1 S’assurer que les paiements anticipés sont effectués uniquement dans des circonstances exceptionnelles et lorsque :
    • 4.1.1.1 les paiements sont jugés essentiels à la réalisation des objectifs du programme;
    • 4.1.1.2 il n’existe aucune autre solution de paiement raisonnable;
    • 4.1.1.3 les paiements sont conformes à un contrat, une entente ou une loi.

Justification

Un paiement anticipé devrait être envisagé uniquement lorsqu’il n’existe aucune autre solution de rechange raisonnable. Avant d’accepter de procéder à un paiement anticipé, les ministères doivent examiner d’autres possibilités, comme déterminer si d’autres fournisseurs accepteraient d’être payés après la livraison des biens ou la prestation des services.

En procédant au paiement après avoir reçu les biens ou les services, le gouvernement peut veiller à ce que les modalités du marché ou de l’entente soient respectées.

Même si l’approche normalisée de l’État consiste à payer les biens ou les services après leur réception, dans certaines industries ou certains secteurs d’activité, les paiements anticipés sont une pratique courante. Par exemple, les paiements anticipés sont la norme pour les vols d’avion, la formation et certains services de technologie de l’information. Dans les cas où les paiements anticipés sont une pratique courante, ils sont considérés comme étant acceptables puisqu’il n’existe aucune autre solution raisonnable. La justification du versement d’un paiement anticipé doit être documentée.

4.2 Réduire au minimum les risques lors du versement de paiements anticipés

Les paiements anticipés comportent des risques puisque les biens et services ne sont pas encore reçus du fournisseur et acceptés. Par conséquent, les clauses de paiement anticipé d’un marché ou d’une entente sont importantes afin de réduire au minimum les risques liés aux paiements anticipés et de veiller à ce que les modalités négociées soient respectées.

Extrait du paragraphe 4.1.2 de la Directive sur les paiements

Les exigences vont comme suit :

  • 4.1.2 S’assurer que les clauses de paiement anticipé prévoient les éléments suivants :
    • 4.1.2.1 les paiements anticipés sont des imputations légitimes sur le crédit;
    • 4.1.2.2 les marchés pluriannuels d’entretien et d’entente de licence comprennent à tout le moins un paiement annuel pour chaque année du marché;
    • 4.1.2.3 les fonds ne sont pas reportés à un exercice ultérieur au moyen d’un transfert à un fond destiné à des fins déterminées ou à un fonds renouvelable, ou en utilisant un fonds renouvelable pour payer à l’avance les biens et les services.

Justification

Lorsque le gouvernement effectue un paiement anticipé, il accepte un plus grand risque et dispose de possibilités de recours limitées si l’entente n’est pas respectée. Cela crée également un fardeau administratif pour faire le suivi du solde des paiements anticipés et de prendre des mesures de recouvrement pour tout montant excédentaire de paiement anticipé.

En ajoutant des clauses de paiement anticipé dans un marché ou une entente, les ministères peuvent veiller à ce que les paiements soient émis pour l’utilisation prévue d’une manière qui réduit au minimum les risques qui y sont associés et qui assure une bonne intendance des fonds publics.

4.3 Documentation des clauses sur le paiement anticipé dans le marché ou l’entente

En vertu du sous-alinéa 34(1)a)(ii) de la Loi sur la gestion des finances publiques, si, selon les modalités d’un marché, un paiement doit être versé avant l’exécution des travaux, la livraison des biens ou la prestation des services, le ministre compétent, ou une personne désignée par celui-ci, doit attester que le paiement est conforme au marché. En d’autres mots, le marché fournit le fondement juridique permettant d’attester le paiement anticipé. Par conséquent, le marché ou l’entente doit inclure une clause sur le paiement anticipé.

Un marché doit contenir une clause sur le paiement anticipé pour qu’un gestionnaire puisse exercer son pouvoir d’attestation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques avant de verser le paiement anticipé. Voici certains des marchés ou des ententes qui pourraient contenir des clauses de paiement anticipé (cette liste n'est pas exhaustive):

  • un marché de biens ou de services;
  • un bail;
  • un formulaire d’inscription à une formation ou à une conférence (en ligne ou sur papier si le formulaire rempli constitue une obligation juridiquement contraignante);
  • les modalités d’une entente d’achat en ligne (si l’acheteur est lui-même lié aux modalités une fois qu’il a terminé la transaction, par exemple, en cliquant sur « J’accepte »).

Extrait du paragraphe 4.1.3 de la Directive sur les paiements

Les exigences vont comme suit :

  • 4.1.3 S’assurer qu’une justification est préparée et documentée dans les cas où :
    • 4.1.3.1 la valeur attendue du travail effectué, des biens livrés ou des services rendus est inférieure au montant payé à l’avance pour un exercice donné;
    • 4.1.3.2 le recouvrement des montants versés à l’avance qui dépassent la valeur attendue du travail effectué, des biens livrés, ou des services rendus n’est pas recouvert au cours du même exercice que le montant payé à l’avance.

Justification

Lorsque des paiements anticipés sont versés, la documentation doit fournir une justification appropriée expliquant pourquoi les paiements ont été effectués à l’avance. Les ministères doivent donc documenter la justification en détail lorsque des paiements anticipés doivent être versés dans le cadre d’un marché ou d’une entente.

De plus, lorsque les paiements anticipés d’un marché ou d’une entente sont échelonnés sur plusieurs exercices, les dirigeants principaux des finances doivent s’assurer que des justifications soient préparées et documentées. Les paiements anticipés ne doivent pas être utilisés afin d’éviter que les fonds demeurent inutilisés à la fin de l’exercice ou comme moyen de reporter les fonds d’un exercice à l’autre.

5. Paiements anticipés versés à un autre ministère

Les exigences énoncées dans la Directive sur les paiements relativement aux paiements anticipés pour les biens et services s’appliquent également aux paiements effectués dans le cadre des ententes interministérielles.

En règle générale, le ministère qui reçoit les biens ou les services paie le ministère qui les fournit une fois que les biens ont été livrés et acceptés ou les services rendus.

Les paiements anticipés :

  • peuvent uniquement être versés à un autre ministère dans des circonstances exceptionnelles;
  • doivent faire partie des clauses d’une entente interministérielle;
  • ne peuvent pas dépasser la valeur prévue des biens devant être reçus et des services devant être rendus au cours de l’exercice en question.

L’entente devrait comprendre les exigences relatives aux éléments suivants :

  • rapprochements périodiques entre les paiements anticipés et la valeur des biens et services reçus;
  • remboursement de tout paiement anticipé excédentaire au plus tard à la fin de l’exercice.

Extrait du paragraphe 4.1.4 de la Directive sur les paiements

Les exigences vont comme suit :

  • 4.1.4 S’assurer que les éléments suivants s’appliquent pour les ententes interministérielles :
    • 4.1.4.1 les paiements anticipés effectués durant un exercice donné se rapportent à la valeur attendue raisonnable du travail effectué, des biens livrés ou des services rendus durant l’exercice, et ne dépassent pas cette valeur; et
    • 4.1.4.2 les montants des paiements anticipés versés durant un exercice donné qui dépassent la valeur attendue du travail effectué, des biens livrés ou des services rendus au cours du même exercice sont recouverts immédiatement.

Justification

Les paiements anticipés entre les ministères s’appliquent uniquement aux situations où un ministère doit fournir des biens ou des services à un autre ministère qui les paie avant de les recevoir. Tout recouvrement de paiement anticipé excédentaire peut uniquement être versé au crédit s’il est remboursé au cours du même exercice que le montant payé à l’avance.

Le dépôt de fonds dans un compte d’attente d’un autre ministère n’est pas un paiement anticipé. Les comptes d’attente sont utilisés quand un ministère administre un programme au nom d’un autre ministère. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les comptes d’attente, consultez la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales et le Guide sur l’imputation interne et les autorisations financières spéciales.

6. Pouvoir financier permettant d’approuver les paiements anticipés

6.1 Pouvoir d’engager des dépenses ou des fonds

Le pouvoir d’engager des dépenses ou des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques) est exercé pour les paiements anticipés de la même manière que pour tous les autres types de paiements. Les dépenses proposées doivent être examinées en fonction du solde inutilisé et l’engagement doit être consigné dans le système financier du ministère. Consultez le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers pour obtenir des instructions sur l’exercice des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

6.2 Pouvoir d’exécuter une opération

D’après la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, le pouvoir d’exécuter une opération correspond au pouvoir de conclure des contrats et d’approuver les droits légaux. Ce pouvoir s’applique lors de la négociation des paiements anticipés dans le cadre des modalités d’un contrat ou d’une entente.

6.3 Pouvoir d’attestation

Avant d’attester un paiement anticipé pour la fourniture de biens et de services, le gestionnaire délégué doit veiller à ce que le marché ou l’entente contienne des modalités pour un tel paiement. S’il n’y a aucun marché ou entente par écrit, le gestionnaire délégué ne peut pas exercer de pouvoir d’attestation (en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques), ce qui veut dire que le paiement anticipé ne peut être versé. Consultez le Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers pour obtenir des instructions sur l’exercice des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, y compris des instructions sur la vérification et l’attestation des comptes.

7. Autres considérations

7.1 Comment comptabiliser des paiements anticipés

Les paiements anticipés doivent être comptabilisés à titre de dépenses payées d'avance lorsque les paiements sont effectués avant la livraison des biens ou la prestation des services.

Lorsqu’un paiement anticipé est comptabilisé selon la compatibilité de caisse, il doit être imputé sur le crédit au moment de son versement.

Lorsqu’un paiement anticipé est comptabilisé selon la comptabilité d’exercice, il doit être comptabilisé comme une dépense payée d’avance et être reconnu à titre de charge à la réception des biens et services.

Pour obtenir des directives détaillées sur la comptabilisation des paiements anticipés, consultez le Manuel de comptabilité selon la SIF, en particulier la sous-section 3.4, Paiements anticipés (incluant charges payées d’avance et reportées).

7.2 Incidence des paiements anticipés sur les taxes

Le paiement anticipé des biens et services peut avoir une incidence sur les taxes, comme l’application et la perception des taxes sur les paiements anticipés. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter le Guide de perception et de paiement des taxes de vente fédérales et provinciales.

7.3 Autres détails administratifs

Les dirigeants principaux des finances doivent veiller à ce que des contrôles soient en place afin de surveiller les paiements anticipés. Une telle surveillance devrait comprendre un rapprochement périodique entre les paiements anticipés et la valeur des biens ou services reçus. Une surveillance régulière est essentielle afin de recouvrer rapidement les montants de paiement anticipé qui dépassent la valeur prévue des travaux accomplis ou des biens et services reçus.

Si un entrepreneur ne fournit pas les biens ou services pour lesquels un paiement anticipé a été versé, le gestionnaire, en consultation avec les services juridiques du ministère, devrait examiner les modalités du marché et prendre les mesures nécessaires pour recouvrer le paiement anticipé.

Voir l’annexe B pour consulter un sommaire du processus de versement d’un paiement anticipé.

8. Références

Loi et règlements

Instruments de politique connexes

9. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour toute question au sujet du présent guide.

Les employés des ministères doivent communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère s’ils ont des questions au sujet du présent guide.

Les employés des groupes responsables des politiques financières au sein des ministères peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements concernant la gestion financière à l’adresse fin-www@tbs-sct.gc.ca en ce qui concerne l’interprétation du présent guide.


Annexe A : arbre décisionnel

Cet arbre décisionnel vise à aider les personnes à choisir la méthode de paiement à utiliser et à déterminer si un paiement anticipé est approprié.

Figure 1: Version textuelle
Figure 1 - Version textuelle

Un arbre décisionnel contenant des questions à se poser pour déterminer la méthode de paiement à inclure dans un contrat.

La première question est : « Est-ce que des biens ou des services seront reçus? »

Si la réponse à cette question est oui, la question suivante est : « Est-ce que tous les biens et services seront reçus lorsque le paiement doit être versé? »

  • Si tous les biens et services auront été reçus au moment du paiement, utilisez la méthode de paiement par défaut, soit un seul paiement ou plusieurs paiements une fois que les biens et services sont reçus.
    • Dans le cas où les biens et services n’auraient pas tous été reçus lorsque le paiement doit être versé, la question suivante est « Y a-t-il des circonstances exceptionnelles? »
      • S’il y a des circonstances exceptionnelles, envisagez d’utiliser un paiement anticipé.
      • S’il n’y a pas de circonstances exceptionnelles, consultez l’équipe des politiques en matière de gestion financière de votre ministère.

De retour à la question initiale dans l’arbre décisionnel, « Est-ce que des biens ou des services seront reçus? », si la réponse est non, la question suivante est « S’agit-il d’un paiement de transfert? »

  • S’il s’agit d’un paiement de transfert, consultez la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert.
  • S’il ne s’agitpas d’un paiement de transfert, consultez l’équipe des politiques en matière de gestion financière de votre ministère.

Rappel

Un paiement anticipé peut uniquement être versé dans des circonstances exceptionnelles, quand le paiement est considéré comme étant essentiel à l’atteinte des objectifs du programme et lorsqu’il n’existe aucune autre solution raisonnable. Les paiements anticipés ne doivent pas être utilisés pour éviter que les fonds demeurent inutilisés à la fin de l’exercice ou comme moyen de reporter les fonds d’un exercice à l’autre.

Annexe B : sommaire du processus

Ce sommaire du processus vise à aider les gestionnaires, les agents d’approvisionnement, les agents des finances et les équipes chargées des politiques en matière de gestion financière des ministères lorsqu’ils envisagent la possibilité d’inclure des clauses sur les paiements anticipés dans un marché ou de verser un paiement anticipé.

Étape 1 : Au moment de déterminer la base et la méthode appropriées pour le paiement à inclure dans un marché, évaluez les risques que présente le paiement anticipé des biens ou services (par exemple inexécution du contrat, frais financiers et frais d’intérêts, fardeau administratif). Assurez-vous que des mesures sont en place pour minimiser ces risques.

Étape 2 : Si les paiements anticipés sont l’option offerte, veillez à ce qu’ils soient effectués uniquement dans des circonstances exceptionnelles.

Étape 3 : Documentez les modalités du paiement anticipé au marché ou à l’entente. N'oubliez pas que le marché ou l'entente constitue la base juridique du versement d'un paiement anticipé. De plus, si le contrat ne prévoit pas de paiements anticipés, le gestionnaire délégué ne peut pas fournir l’attestation et, par conséquent, le paiement anticipé ne peut pas être versé. Remarque : Tout paiement anticipé excédentaire lié au règlement interministériel doit être retourné avant la fin de l’exercice.

Étape 4 : Obtenez l’autorisation de l’autorité contractante d’inclure les modalités de paiement anticipé dans le marché. Consignez toute explication justifiant l’utilisation de paiements anticipés comme mode de paiement, surtout s’ils sont échelonnés sur plusieurs exercices.

Étape 5 : Obtenez une attestation du paiement anticipé en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Avant d’obtenir l’attestation, assurez-vous que le marché contient les modalités du paiement anticipé.

Étape 6 : Consignez le paiement anticipé comme dépense payée d’avance. Consultez le Manuel de comptabilité selon la SIF, la sous-section 3.4, Paiements anticipés (incluant charges payées d’avance et reportées) pour obtenir les détails.

Étape 7 : Surveillez le paiement anticipé et effectuez régulièrement un rapprochement entre le montant du paiement et la valeur des biens et services reçus.

Étape 8 : S’il y a lieu, veuillez recouvrer le plus rapidement possible tout montant de paiement anticipé qui dépasse la valeur des biens livrés ou des services rendus.