Archivée - Politique du programme Échanges Canada
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1. Date d'entée en vigueur
1.1 La présente politique entre en vigueur le 15 février 2007.
1.2 Elle remplace la Politique du programme Échanges Canada en date du 23 juin 1998.
1.3 Les affectations ou les prolongations approuvées en vertu de la politique précédente demeurent assujetties aux dispositions de cette politique jusqu'à ce qu'elles prennent fin.
2. Application
2.1 La politique s'applique aux ministères définis à l'annexe I et aux autres secteurs de l'administration publique fédérale nommés à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins d'en être exclus aux termes de lois, de règlements ou de décrets particuliers.
2.2 La politique s'applique aux participants provenant de l'extérieur et aux participants en affectation à l'extérieur.
2.3 La politique s'applique aux affectations de participants dans des organisations de l'extérieur, classifiés au niveau EX-05 ou à un niveau inférieur, et de participants provenant de l'extérieur affectés à des postes de niveau EX-05 ou de niveau inférieur, sans égard au groupe professionnel.
3. Contexte
3.1 Échanges Canada est un programme d'échanges de compétences aux fins de perfectionnement entre des organisations de l'administration publique centrale et d'autres organisations des secteurs privé, public et à but non lucratif au Canada et à l'étranger. En acceptant des affectations temporaires, les employés perfectionnent leurs compétences professionnelles, et les organisations participantes tirent profit de nouvelles connaissances, compétences et approches.
3.2 La politique aide également les administrateurs généraux à atteindre leurs objectifs en matière d'opérations et de ressources humaines, au moyen d'affectations temporaires de participants provenant de l'extérieur, pour combler des lacunes en matière de capacité.
3.3 Échanges Canada est géré dans le cadre du processus de planification des ressources humaines de l'organisation, compte tenu de circonstances données comme le besoin de doter l'organisation d'une capacité en ressources humaines.
3.4 L'administrateur général rend compte au ministre et au Conseil du Trésor de la gestion du programme Échanges Canada, conformément aux exigences de la politique.
3.4.1 Les ministres ne prennent pas part aux décisions relatives aux affectations individuelles, et les recommandations provenant des ministres ou des cabinets de ministre au sujet des participants ne seront pas prises en considération.
3.5 La politique est établie par le Conseil du Trésor en application des articles 7 et 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.6 3.6 Le Bureau du Dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est responsable, pour le compte de l'employeur, de la gestion globale d'Échanges Canada et de l'établissement de la Politique du programme Échanges Canada et de la Directive du programme Échanges Canada.
3.7 La politique doit être lue conjointement avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
3.8 Le Conseil du Trésor délègue au Dirigeant principal des ressources humaines (DPRH) le pouvoir de modifier la Directive du programme Échanges Canada en consultation avec le Secrétaire du Conseil du Trésor du Canada.
3.9 Le Conseil du Trésor délègue aux administrateurs généraux le pouvoir d'approuver les affectations au titre d'Échanges Canada jusqu'au niveau EX-05 inclusivement.
3.10 Le Conseil du Trésor délègue aux administrateurs généraux le pouvoir d'accorder aux participants provenant de l'extérieur, les droits accordés aux employés de la fonction publique fédérale, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, à l'exception de la partie V, qui se rapporte aux urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement, et en ce qui a trait à l'accès aux cartes-voyages du gouvernement, et conformément aux Autorisations spéciales de voyager.
4. Énoncé de la politique
4.1 Objectif
La politique a pour objectif de soutenir l'acquisition et/ou le transfert de compétences au moyen d'affectations temporaires, afin d'aider les organisations participantes à atteindre leurs objectifs en matière d'opérations et de ressources humaines et de favoriser le perfectionnement professionnel des participants.
4.2 Résultats escomptés
Les résultats escomptés de la politique sont les suivants :
4.2.1 Les organisations profitent de la contribution des participants à l'atteinte de leurs objectifs en matière d'opérations et de ressources humaines.
4.2.2 Les participants acquièrent et/ou transfèrent des compétences et des pratiques spécialisées.
4.2.3 Les participants en profitent en atteignant leurs objectifs en matière de perfectionnement professionnel.
5. Exigence de la politique
5.1 Pour toutes les affectations, il incombe aux administrateurs généraux de veiller à ce qui suit.
5.1.1 Les affectations sont approuvées.
5.1.2 Les formules de rémunération exposée dans la Directive du programme Échanges Canada sont respectée.
5.1.3 Les participants satisfont aux critères d'admissibilité décrits dans la Directive du programme Échanges Canada.
5.1.4 Les parties signataires de l'entente ont déclaré par écrit qu'il n'existait pas de conflits d'intérêts du point de vue du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
5.1.5 Si les parties, et en fin de compte l'administrateur général, estiment qu'il existe un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avant ou pendant l'affectation, ou au retour du participant au sein de l'organisme parrain, le conflit sera réglé conformément au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, ou il est décidé de ne pas donner suite à l'affectation ou de ne pas la poursuivre.
5.1.6 Une affectation dure jusqu'à trois années consécutives, et elle peut se dérouler dans une ou plusieurs organisations. Une prolongation maximale d'un an au‑delà des trois ans consécutifs peut avoir lieu dans des circonstances exceptionnelles, et elle doit être approuvée par l'administrateur général.
5.1.7 Les participants provenant de l'extérieur sont au service de l'organisme parrain depuis au moins six mois.
5.1.8 Si un participant a travaillé au cours des douze mois précédents dans un bureau politique fédéral, provincial ou territorial ou pour un parti politique fédéral, provincial ou territorial reconnu, l'administrateur général doit fournir au DPRH une attestation supplémentaire que l'affectation ne fait pas l'objet d'ingérence politique.
5.1.9 Les membres du personnel ministériel ne peuvent pas participer à une affectation d'Échanges Canada. Les employés ne peuvent utiliser Échanges Canada pour assumer une affectation à titre de personnel ministériel.
5.1.10 Une période minimale de deux ans doit s'écouler avant qu'un ancien participant puisse participer de nouveau à Échanges Canada.
5.1.11 Les affectations à temps partiel sont permises dans la période prévue de trois ans.
5.1.12 Une lettre d'entente doit avoir été signée avant le début de l'affectation.
5.1.13 La lettre d’entente contient une clause de divulgation en vertu de laquelle les parties reconnaissent que certains éléments d’information, comme le nom des participants à Échanges Canada, peuvent être rendus publics.
5.1.14 Il peut être mis fin à une affectation plus tôt que la date prévue, au moyen d'un avis écrit par l'une ou l'autre des parties signataires de la lettre d'entente. Le délai de préavis est un mois civil, quelle que soit la durée convenue de l'affectation. Le participant peut recevoir une indemnité forfaitaire à titre de préavis, si l'administrateur général le juge opportun.
5.1.15 Les modifications apportées aux conditions énoncées dans la lettre d'entente, par exemple les prolongations de la date d'expiration de l'affectation, sont confirmées dans l'addenda à la lettre d'entente.
5.1.16 Les conditions énoncées dans la lettre d'entente sont respectées.
5.1.17 Les administrateurs généraux prennent les décisions ou donnent les approbations eux-mêmes dans les situations suivantes, et ils ne délèguent pas le pouvoir de le faire aux gestionnaires de leur organisation :
- approuver les affectations de plus d'un an, lorsque la personne intéressée ne répond pas aux exigences linguistiques se rapportant aux fonctions exercées dans le cadre de l'affectation;
- dans des cas exceptionnels, approuver les prolongations jusqu'à concurrence d'un an après la période de trois ans;
- approuver le remboursement de la part des participants ou le recouvrement d'un montant inférieur au plein montant du salaire, des avantages à la charge de l'employeur et/ou des coûts de réinstallation, si l'on estime que c'est le moyen le plus convenable de promouvoir les objectifs de la politique; et
- renoncer à une partie ou à la totalité des dispositions des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, si l'employé souhaite obtenir une affectation sans remboursement intégral et présente une demande en ce sens de concert avec l'agent de négociation compétent selon les dispositions du chapitre 3 des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.
5.1.18 Lorsqu'un administrateur général prend une décision ou donne une approbation relativement à l'une des situations énoncées au point 5.1.15, ou dans les situations présentées aux points 5.3.1 et 5.3.2, elle doit être justifiée par une analyse de rentabilisation corroborant la valeur d'un tel arrangement pour l'administration publique centrale. L'analyse de rentabilisation est versée au dossier aux fins de vérification au BDPRH.
5.1.19 Le Conseil du Trésor a délégué au DPRH le pouvoir d'approuver des exceptions à la politique conformément aux articles 5.1.2 et d'approuver la participation à Échanges Canada d'employés de corporations personnelles. L'affectation de participants qui sont des employés de corporations personnelles est considérée comme une situation exceptionnelle visant à atteindre des objectifs opérationnels essentiels de l'organisation, lorsque les compétences particulières requises ne sont pas disponibles dans l'administration publique centrale. Il s'agit d'une stratégie de renforcement temporaire des compétences, en attendant la mise en place des compétences à l'interne dans le cadre des plans des ressources humaines. Les ministères doivent conserver les documents relatifs aux affectations des participants qui sont des employés de corporations personnelles conformément à la Directive du programme Échanges Canada.
5.1.20 Un agent de liaison ministériel est nommé pour gérer et surveiller l'application de la politique et de la directive, y compris l'élaboration et le maintien de la base de données requise et la préparation des rapports à présenter au BDPRH.
5.2 Pour toutes les affectations, les administrateurs généraux peuvent :
5.2.1 Déléguer au gestionnaire compétent de leur organisation toutes les responsabilités énoncées dans la politique et la directive connexe, à l'exception de celles dont il est question à l'article 5.1.15 ou la présentation d'une analyse de rentabilisation au DPRH.
5.3 Pour les affectations d'arrivée, il incombe aux administrateurs généraux de veiller à ce qui suit :
5.3.1 L'approbation du DPRH est sollicitée pour toutes les affectations d'arrivée de participants qui sont des employés d'une corporation personnelle, et parrainés par celle‑ci, sans égard au groupe professionnel ou au niveau de l'affectation.
5.3.2 L'approbation du DPRH est sollicitée à l'égard des coûts de rémunération des participants provenant de l'extérieur, lorsque les montants dépassent ceux qui sont prévus par les dispositions de la Directive du programme Échanges Canada.
5.3.3 Les participants répondent aux exigences des fonctions du poste en matière de langues officielles, énoncées dans la Loi sur les langues officielles et les politiques connexes. Il incombe aux administrateurs généraux de déterminer la mesure dans laquelle il convient de confier à un participant qui ne répond pas aux exigences linguistiques, des fonctions dont l'exercice doit se dérouler dans les deux langues officielles. Lorsque les participants ne satisfont pas aux exigences linguistiques, des mesures doivent être prises pour s'assurer que les obligations linguistiques liées au service au public et à la langue de travail sont respectées.
5.3.4 Les participants ont suivi avec succès la formation complète exigée avant de recevoir les pouvoirs de signature délégués conformément à la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et à la Directive sur l'administration des programmes de formation indispensable qui l'accompagne.
5.3.5 Les participants répondent aux exigences des vérifications de la fiabilité et des cotes de sécurité énoncées dans la Directive du programme Échanges Canada.
5.3.6 Des arrangements sont pris avec la Commission de la fonction publique (CFP) pour subdéléguer le pouvoir de nomination et les pouvoirs connexes.
5.3.7 Les participants provenant de l'extérieur doivent respecter les principes et l'esprit du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et s'abstenir de participer à toute activité politique pouvant nuire, ou pouvant être perçue comme pouvant nuire, à leur capacité d'exécuter leurs fonctions de manière impartiale ou contrevenir au principe de l'impartialité politique de la fonction publique.
5.4 Pour les affectations d'arrivée, les administrateurs généraux peuvent :
5.4.1 Subdéléguer par écrit à un participant provenant de l'extérieur le pouvoir d'effectuer des nominations à des postes de son organisation si un arrangement particulier a été pris avec la CFP. La marche à suivre pour prendre de tels arrangements est fournie par la CFP dans les « Instructions – Demande d'une disposition particulière avec la CFP aux fins de la subdélégation de pouvoirs à une personne ne relevant pas de l'autorité d'un administrateur général ou d'une administratrice générale ».
5.4.2 Accorder aux participants provenant de l'extérieur qui sont appelés à voyager dans l'exercice de leurs fonctions, les remboursements des frais prévus par les dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, sauf la Partie V – Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement - et l'accès aux cartes-voyages du gouvernement, et conformément aux Autorisations spéciales de voyager.
5.5 Pour les affectations de départ, il incombe aux administrateurs généraux de veiller à ce qui suit :
5.5.1 Les participants savent qu'ils sont toujours assujettis au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, à titre de condition de leur emploi continu dans l'administration publique centrale, et ils demeurent aussi tenus de respecter la partie 7 (Activités politiques) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
5.5.2 Les participants sont informés qu'ils n'ont pas le droit à un complément de rémunération en sus du salaire ou de la rémunération d'intérim.
5.6 Exigences en matière de surveillance et de rapports
5.6.1 Dans les ministères :
5.6.1.1 Conformément aux exigences de la politique énoncées précédemment, il incombe aux administrateurs généraux de veiller au respect de la politique au sein de leur organisation.
5.6.1.2 Les exigences en matière de surveillance et de rapports sont satisfaites dans l'esprit des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
5.6.2 Par les ministères :
5.6.2.1 Les organisations fournissent au BDPRH les renseignements suivants considérés comme nécessaires pour évaluer la conformité et le rendement du programme au regard des résultats escomptés :
- la mesure dans laquelle les organisations profitent de la contribution des participants à l'atteinte des objectifs en matière d'opérations et de ressources humaines, selon les rapports établis à la fin de chaque affectation;
- le nombre et la nature des affectations prévues dans le cadre du processus de planification des ressources humaines du ministère, par rapport au nombre d'affectations imprévues d'après les rapports semestriels;
- le nombre et le genre d'exceptions accordées par rapport au nombre total d'affectations d'après les rapports semestriels;
- le nombre d'affectations auxquelles il a été mis fin plus tôt que prévu, et les motifs invoqués d'après les rapports annuels;
- la mesure dans laquelle les participants sont convaincus d'avoir atteint leurs objectifs en matière de perfectionnement professionnel, d'après les rapports établis à la fin de chaque affectation.
5.6.2.2 À l'issue de l'analyse de la surveillance et de l'information fournie, le BDPRH peut demander à l'organisation de lui fournir des rapports et des renseignements supplémentaires.
5.6.2.3 Le BDPRH présentera régulièrement des rapports au président du Conseil du Trésor sur l'état d'avancement du programme Échanges Canada.
5.6.3 Dans l'ensemble de l'administration fédérale :
5.6.3.1 Le BDPRH se réunit régulièrement avec les ministères pour discuter des questions concernant la gestion du programme.
5.6.3.2 le BDPRH examine la politique et la directive connexe, la Directive du programme Échanges Canada, et leur efficacité, au bout de cinq ans de mise en œuvre. Lorsqu'une analyse de risque le justifie, le BDPRH voit également à ce qu'une évaluation soit faite.
6. Conséquences
6.1 Il incombe aux administrateurs généraux et à leurs agents de faire enquête et d'intervenir lorsque la conformité suscite des questions importantes, et de veiller à ce que des mesures soient prises pour résoudre les problèmes comme il convient.
6.2 Les erreurs commises dans l'application de la politique et de la directive ou la non-conformité à celles-ci ont des conséquences, notamment celles qui suivent.
6.2.1 Les administrateurs généraux peuvent suspendre une partie ou la totalité des pouvoirs délégués à des gestionnaires aux fins des affectations au titre d'Échanges Canada, après un constat d'erreur dans l'application ou de non-conformité.
6.2.2 Les administrateurs généraux peuvent tenir compte des erreurs dans l'application ou de la non-conformité dans les ententes de responsabilisation de gestion et les évaluations du rendement.
6.2.3 Selon l'analyse des données sur la surveillance et de l'information connexe, le DPRH, peut recommander au Conseil du Trésor la réduction ou la suspension du pouvoir confié à l'administrateur général aux fins d'exécution d'Échanges Canada.
7. Ouvrages de référence
7.1 Lois
- Loi sur l'accès à l'information
- Loi sur l'emploi dans la fonction publique
- Loi sur la gestion des finances publiques
- Loi de l'impôt sur le revenu
- Loi sur les langues officielles
- Loi sur la protection de l'information
- Loi sur la protection des renseignements personnels
7.2 Instruments de politique du Conseil du Trésor
- Directive sur l'administration des programmes de formation indispensable
- Directive du programme Échanges Canada
- Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte
- Politique du gouvernement sur la sécurité– Politiques et publications
- Directive sur les postes isolés et les logements de l'État du Conseil national mixte
- Directive sur la réinstallation intégrée du Conseil national mixte
- Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
- Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers
- Directive sur les voyages du Conseil national mixte
- Autorisations spéciales de voyager
- Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
7.3 Documents connexes du Conseil du Trésor
Trousse d'outils pour la planification intégrée des ressources humaines et des activités
7.4 Instrument de la Commission de la fonction publique
Instructions – Demande d’une disposition particulière avec la CFP aux fins de la subdélégation de pouvoirs à une personne relevant de l’autorité d’un administrateur général ou d’une administratrice générale (http://www.psc-cfp.gc.ca/lhhr-lcrh/2005/05-36a-fra.htm)
8. Demandes de renseignements
Veuillez adresser les demandes de renseignements au sujet de la politique à l’agent de liaison ministériel d’Échanges Canada de votre ministère. Pour l’interprétation de la politique, l’agent de liaison ministériel d’Échanges Canada peut s’adresser au:
Échanges Canada
Bureau du Dirigeant principal des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
10e étage, 269 avenue Laurier Ouest
Ottawa, Canada K1A OR5
Téléphone : (613) 943-6689
Télécopieur : (613) 957-9090
Courriel : interchange-echanges@tbs-sct.gc.ca
Site Web : http://www.tbs-sct.gc.ca/prg/iec-fra.asp
Annexe - Définitions
- Addenda (addendum Agreement)
- document écrit signé quifait état des changements apportés aux conditions énoncées dans la lettre d'entente.
- Administrateurs généraux (deputy heads)
- aux fins de l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques, le sous-ministre, et aux fins de l'annexe IV, le premier dirigeant ou la personne qui occupe un tel poste.
- Administration publique centrale (core public administration)
- ministères définis à l'annexe I et autres secteurs de l'administration publique fédérale nommés à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques.
- Agent de liaison (liaison officer)
- au sein de chaque organisation, membre du personnel qui aide l'administrateur général à gérer le programme Échanges Canada.
- Corporation personnelle (personal corporation)
- organisation qui appartient entièrement ou partiellement au participant provenant de l'extérieur, et constituée en personne morale ou prorogée en vertu d'une loi au Canada ou dans un autre pays.
- Lettre d'entente (letter of Agreement)
- document écrit signé quiénonce les responsabilités de l'organisme parrain, du participant et de l'organisme d'accueil ainsi que les conditions de l'affectation.
- Participant en affectation à l'extérieur (outgoing participant)
- employé d'une organisation de l'administration publique centrale en affectation dans une organisation privée, publique ou à but non lucratif de l'extérieur dans le cadre d'Échanges Canada. Il ne peut s'agir d'un administrateur général ni d'une personne nommée par le gouverneur en conseil. Il ne participe pas aux affectations de membres du personnel du cabinet d'un ministre.
- Participant provenant de l'extérieur (incoming participant)
- employé d'une organisation privée, publique ou à but non lucratif en affectation dans une organisation de l'administration publique centrale au titre du programme Échanges Canada. Il ne peut s'agir d'un membre du personnel du cabinet d'un ministre.