Archivée [2012-04-01] - Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière
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1. Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente politique entre en vigueur le 1 janvier 2010.
1.2 La présente politique remplace la Politique sur les systèmes et contrôles financiers du 1er octobre 1996.
2. Application
2.1 La présente politique s'applique à tous les ministères visés par la définition indiqué à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Dans la présente politique, les expressions « à l'échelle du gouvernement » et « dans l'ensemble du gouvernement » désignent l'ensemble de ces organismes.
3. Contexte
3.1 La présente politique établit les responsabilités des administrateurs généraux relativement aux systèmes de gestion financière (SGF). Ces responsabilités appuient les exigences légales prévues aux termes de différentes lois du Parlement, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques, et des responsabilités de l'administrateur des comptes énoncées au paragraphe 16.4 de cette loi.
3.2 Les SGF sont essentiels à la gestion des opérations gouvernementales. Ces systèmes ont été conçus pour assurer une solide gestion financière et un contrôle interne rigoureux des ressources publiques, renforcer les principes de probité et de prudence et améliorer la prise de décisions (ministérielles et gouvernementales), améliorer l'efficacité et la prestation des services aux Canadiens. L'orientation et le leadership dans les domaines des SGF, des processus opérationnels et des données connexes facilitent l'atteinte de ces résultats.
3.3 Le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) fournit une orientation fonctionnelle à l'échelle du gouvernement en ce qui concerne la gérance des SGF et aide à l'évaluation et à l'approbation des plans d'investissements stratégiques dans les SGF.
3.4 Les responsabilités en matière d'administration des SGF varient étant donné que ces systèmes comprennent les systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM), les systèmes ministériels des programmes et les systèmes centraux. Tous ces systèmes englobent une vaste gamme de processus opérationnels, de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles. Ces systèmes regroupés permettent la consignation, le traitement et la déclaration de toutes les activités financières qui constituent les comptes du gouvernement du Canada.
3.5 Les SGF traitent et recueillent des données sur une vaste gamme d'opérations gouvernementales et génèrent de l'information permettant de prendre des décisions à l'appui des programmes et des politiques à l'échelle du gouvernement. La normalisation par l'établissement d'un ensemble de règles commun au lieu de plusieurs ensembles réduit la pléthore de systèmes, de processus opérationnels et de données qui minent la qualité et le coût de l'information servant à la prise de décisions. Le fait d'accroître la normalisation à l'échelle du gouvernement améliore l'efficience, l'intégrité et l'interopérabilité.
3.6 Les regroupements d'usagers des SGF jouent un rôle important pour ce qui est d'assurer la normalisation, en agissant à titre de centre d'expertise et d'organisme central de coordination pour l'élaboration et la gestion de SGF plus courants à l'échelle du gouvernement. Les présidents des conseils de gestion des regroupements d'usagers des SGF informent les DPF des ministères membres des regroupements d'usagers au sujet de la conformité à la présente politique et aux instruments de politique subordonnés. Les présidents des conseils veillent à ce qu'un plan opérationnel annuel pour les regroupements d'usagers soit préparé tandis qu'ils évoluent la configuration des regroupements afin de l'harmoniser aux critères établis par le BCG concernant les configurations de regroupement soutenues par des contrôles appropriés.
3.7 La présente politique s'inscrit dans les principes clés du Conseil du Trésor et dans l'orientation approuvée pour l'Initiative concernant les systèmes partagés et doit être lue en parallèle avec la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur la gestion des technologies de l'information.
3.8 La présente politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.9 Le Conseil du Trésor a délégué à son président le pouvoir d'émettre, de modifier ou d'abroger des directives et des instruments de politique subordonnés pour appuyer la présente politique, ainsi que d'approuver toute dérogation à ces instruments de politique subordonnés.
4. Définitions
Les définitions figurent à l'annexe.
5. Énoncé de la politique
5.1 Objectif
La présente politique a pour objet de veiller à ce que les systèmes de gestion financière fournissent en temps opportun une information financière plus exacte, plus fiable et plus accessible.
Pour ce faire, elle définit les responsabilités des administrateurs généraux qui s'appliquent aux systèmes de gestion financière.
5.2 Résultats attendus
Les résultats attendus de la présente politique sont les suivants :
5.2.1 SGF efficaces et interopérables;
5.2.2 amélioration de la présentation de rapports à l'ensemble du gouvernement et de la gérance de l'information financière;
5.2.3 amélioration de la qualité de l'information financière et de l'information non financière connexe servant à la prise de décisions et à la prestation des services;
5.2.4 exécution efficace en temps opportun des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles relatifs aux SGF.
6. Exigences de la politique
6.1 Administrateur général
L'administrateur général est responsable des fonctions suivantes :
6.1.1 assurer le leadership et fournir une orientation stratégique pour ses SGF, ses processus opérationnels et ses données.
6.1.2 assurer des investissements prudents dans des SGF qui répondent aux besoins opérationnels et qui respectent l'orientation stratégique relativement aux SGF dans l'ensemble du gouvernement, conformément aux directives du Conseil du Trésor.
6.1.3 attribuer les ressources appropriées pour assurer la mise en œuvre en temps opportun de la normalisation des configurations des SGF, des processus opérationnels et des besoins en matière de données définis de temps à autre par le Bureau du contrôleur général en temps opportun;
6.1.4 nommer un représentant ministériel auprès du regroupement d'usagers des SGF concerné, qui sera chargé de veiller activement à ce qui suit : la prise en compte des besoins opérationnels du ministère dans le cadre de ce forum et le respect de l'orientation fournie par le BCG au sujet des SGF.
6.2 Surveillance et présentation de rapports
6.2.1 Administrateur général
L'administrateur général est responsable des fonctions suivantes :
- surveiller l'observation de la présente politique et de ses instruments de politique subordonnés en effectuant des vérifications, des examens et d'autres évaluations régulièrement afin de vérifier si elles s'appliquent de manière efficace, et prendre des mesures correctives, au besoin;
- fournir des rapports ou de l'information à la demande du Bureau du contrôleur général du Canada ou du Secrétariat du Conseil du Trésor.
6.2.2 SCT Contrôleur général
Le contrôleur général est responsable des fonctions suivantes :
- surveiller la conformité à la présente politique de diverses manières, y compris, mais sans s'y limiter, par des évaluations aux termes du Cadre de responsabilisation de gestion, l'examen des présentations au Conseil du Trésor, des résultats des vérifications et des évaluations, des rapports et des études spéciales du Parlement ou de ses mandataires;
- recommander des mesures correctives lorsqu'un ministère ne se conforme pas aux exigences de la présente politique;
- établir un cadre pour l'examen de la présente politique et de ses instruments de politique subordonnés et veiller à ce qu'un examen soit effectué au cours des cinq années suivant l'entrée en vigueur de la politique;
- collaborer avec les autorités compétentes à l'évaluation et à l'approbation de plans d'investissement stratégique.
7. Conséquences
7.1 L'administrateur général est responsable d'enquêter et d'agir rapidement lorsque surviennent d'importants problèmes liés à une possible inobservation de la présente politique et de prendre les mesures correctives qui s'imposent au sein de son ministère pour les régler.
7.1.1 Si le contrôleur général conclut qu'un ministère ne s'est peut-être pas conformé à une exigence de la présente politique ou des instruments de politique subordonnés, le contrôleur général peut demander à l'administrateur général de prendre les mesures suivantes :
7.1.2 effectué une vérification ou un examen pour déterminer si les exigences de la présente politique ou des instruments de politique subordonnés ont été respectées. Le ministère visé payera les frais de cette vérification ou évaluation à partir de ses niveaux de référence;
7.1.3 apporter des mesures correctives et de rendre compte des résultats obtenus.
7.2 Si le Bureau du contrôleur général conclut qu'un ministère s'est conformé aux exigences de la présente politique et de ses instruments de politique subordonnés, le contrôleur général peut réduire le nombre ou la portée des vérifications ou examens.
8. Rôles et responsabilités des organismes gouvernementaux
La présente section détermine les organismes qui ont un rôle à remplir en application de la présente politique, mais la section ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Secrétariat du Conseil du Trésor
Les responsabilités du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ayant trait à l'appui de Conseil du Trésor dans la gestion générale du gouvernement du Canada, ainsi que des initiatives, des programmes et des activités variés qui recoupent tous les ministères et groupes organisationnels indiqués dans le budget principal des dépenses. Le SCT est également chargé de la fonction de contrôleur du gouvernement du Canada.
8.1.1 Dans le contexte des SGF, le Bureau du contrôleur général assure le leadership fonctionnel relativement aux besoins en matière de processus opérationnels et de données, par les moyens suivants :
- l'appui au Conseil du Trésor par l'émission, au besoin, des instruments de politique qui s'imposent pour définir les données à l'échelle du gouvernement et des processus opérationnels normalisés;
- assurance d'une saine gouvernance des SGF par l'établissement de structures d'administration dans l'ensemble du gouvernement au besoin et de la nomination de représentants du BCG à titre de membres impliqués dans la gouvernance des regroupements d'usagers du système ministériel de gestion financière (SMGF);
- examen des plans d'investissements relatifs aux SGF et établissement des critères d'approbation des plans annuels des regroupements d'usagers du SMGF.
Les autres organismes relevant du SCT qui assument des responsabilités importantes relativement aux SGF sont les suivants :
8.1.2 La Direction du dirigeant principal de l'information (DDPI)assure le leadership fonctionnel relatif au soutien de la gestion de l'information et de la technologie de l'information (GI-TI) nécessaire pour respecter les exigences du Bureau du contrôleur général et des autres centres stratégiques.
8.1.3 Le Secteur des opérations gouvernementales (SOG)appuie le Conseil du Trésor dans ses responsabilités stratégiques relativement à la gouvernance et aux sociétés d'État, aux biens et aux services acquis, ainsi que dans les responsabilités liées aux secteurs de programmes des ministères, organismes, sociétés d'État, agents du Parlement et entités parlementaires. Le SOG et les autres secteurs du SCT acheminent toutes les initiatives de transformation au Conseil du Trésor et continuent de jouer un rôle important dans l'application de la Loi fédérale sur la responsabilité et son plan d'action.
8.1.4 Le Secteur de la gestion des dépenses (SGD)servent de point central pour les fonctions qui appuient et renforcent le rôle du SCT dans le système de gestion des dépenses du gouvernement par la collecte et la présentation de l'information agrégée, conservée dans les SGF, sur les dépenses de programmes en vue d'évaluer les résultats des programmes au moyen de l'architecture des activités des programmes (AAP).
8.2 Ministère des Finances
Le ministère des Finances, en collaboration avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et le receveur général du Canada, est un intervenant clé dans la collecte et la présentation de l'information agrégée conservée dans les SGF sur les données économiques, financières et fiscales, ainsi que dans l'émission au gouvernement du Canada des états financiers qui en résultent.
8.3 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
Le mandat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est d'être un organisme offrant des services communs aux divers ministères, organismes et conseils du gouvernement du Canada.
8.3.1 Le receveur général du Canadaest chargé de l'administration de la trésorerie fédérale, notamment l'émission des paiements et la perception des revenus pour tous les ministères, de la tenue à jour des comptes du Canada, de la préparation des Comptes publics et de la production de l'état mensuel des opérations financières du gouvernement. Ces activités assurent la stabilité financière du gouvernement et maintiennent la confiance du public grâce à l'émission en temps utile de paiements exacts aux Canadiens et à la présentation de rapports sur les activités financières du gouvernement. Le receveur général est également chargé de la collecte et de la présentation de l'information agrégée dans les SGF portant sur les opérations financières du gouvernement du Canada.
8.3.2 Le secteur des services communs et partagés fournit des services communs, centraux et partagés aux ministères fédéraux à l'appui des opérations gouvernementales et gère les grandes initiatives des services partagés. TPSGC est un intervenant clé dans la collecte et la présentation de données financières sur les déplacements, les actifs, les biens immobiliers et l'approvisionnement de biens et services dans les SGF.
8.4 Statistique Canada
Statistique Canada est un intervenant clé dans la collecte et la présentation de l'information agrégée dans les systèmes centraux du receveur général par l'observation de la structure de données approuvée par le SCT, la communication de l'information sur les dépenses du gouvernement du Canada de manière à évaluer leur incidence sur l'économie canadienne.
9. Références
Lois applicables
Politiques applicables
- Politique sur l'accès à l'information
- Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière
- Politique sur la vérification interne
- Politique sur les services communs
- Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques
- Politique sur la sécurité
- Politique sur la gestion de l'information
- Politique sur la protection de la vie privée
- Politique sur la gestion des technologies de l'information
- Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats
- Politique sur la gestion des risques
- Politique d'évaluation
- Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis
- Politique sur les contrôles internes
Autres publications
- Cadre amélioré de gestion (SCT)
- Cadre de responsabilisation de gestion (SCT)
- Initiative des systèmes partagés (SCT)
- Normes comptables du CT (NCCT) – Politiques et publications (SCT)
- Normes du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information (NCTTI) (SCT)
- Cadre stratégique pour l'information et la technologie, (CGI)Cadre de gestion de l'information (CGI) (SCT)
- Objectifs de contrôle de l'information et des technologies connexes (Control Objectives for Information and related Technology – CobiT)
- Référentiel de bonnes pratiques de l'analyste d'affaires (BABOK) International Institute of Business Analysis (IIBA)
10. Demandes de renseignements
Veuillez adresser toute question relative à la présente politique à l'administration centrale de votre ministère. Aux fins de l'interprétation de la présente politique, l'administration centrale doit communiquer avec :
Autorité des systèmes financiers
Bureau du contrôleur général du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa ON K1A 0R5
Courriel : fsa-asf@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-952-3208
Annexe A – Définitions
- Activité financière (Financial event)
- Activité ayant des conséquences financières pour le gouvernement du Canada.
- Application logicielle (Software Application)
- Programme informatique qui assume une tâche particulière comme le traitement de textes, les calculs par chiffriers ou la gestion de bases de données, et qui exécute une ou plusieurs fonctions spécialisées comme la gestion financière, la gestion du matériel, la gestion des marchés et la gestion des actifs.
- Configuration du regroupement d'usagers des SGF (FMS Cluster configuration)
- Paramètres propres à un système ou programme personnalisé fourni par le regroupement aux ministères et qui répond aux besoins opérationnels génériques.
- Données non financières connexes (Related non-financial data)
- Données n'ayant pas de signification financière directe; faits quantitatifs ou statistiques concernant une entité opérationnelle ou une activité financière et formés d'éléments individuels qui doivent être recueillis et classifiés pour que l'information non financière connexe puisse en être dérivée. Des exemples de données non financières incluent la classification d'employés et les types de formation.
- Information financière (Financial information)
- Toute donnée, information et connaissance utilisée pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires d'une activité. L'information financière ne se limite pas aux données comptables; elle inclut les renseignements et les connaissances agrégés, élaborés et utilisés pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires de toute activité. (Source : Politique sur l'information et les rapports financiers)
- Information non financière connexe (Related non-financial information)
- Toute donnée, information et connaissance qui aide à comprendre, à gérer et à présenter des rapports sur l'information financière. (Source : Politique sur l'information et les rapports financiers du SCT)
- Processus opérationnel (Business Process)
- Groupe de tâches interreliées et de contrôles clés fonctionnant ensemble pour atteindre un résultat escompté. Les processus opérationnels comprennent, mais sans s'y limiter, les activités de gestion financière suivantes : planification, budgétisation, comptabilité, présentation de rapports, contrôle financier, surveillance, analyse, soutien de la prise de décisions et prestation de conseils.
- Regroupement d'usagers du système de gestion des finances et du matériel (SGFM) (Financial and Materiel Management Systems [FMMS] Cluster Group)
- Groupe de ministères travaillant ensemble dans le but de promouvoir et d'instaurer des solutions opérationnelles normalisées pour la gestion interopérable des finances et du matériel au gouvernement du Canada.
- Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM) (DFMMS – Departmental Financial and Materiel Management System)
- Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public au moyen des états financiers ministériels, fournit des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, communique de l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques, répond aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et établit les assises de la vérification.
- Systèmes centraux (Central systems)
- Systèmes dont se servent les organismes centraux et le receveur général du Canada pour fournir certains services qui sont requis pour assurer la prestation de services de gestion fondamentaux à tous les ministères et organismes; il s'agit notamment de l'ensemble des systèmes centraux du receveur général et d'autres systèmes du SCT servant à la budgétisation, à la gestion des dépenses et à la présentation de rapports.
- Systèmes de gestion financière (SGF) (Financial Management Systems – FMS)
-
Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles répartis selon les catégories suivantes : systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM), ou systèmes de programme et systèmes centraux produisant de l'information financière et de l'information non financière connexe.
Les systèmes de gestion financière servent à l'une ou l'autre des fins suivantes :
- collecte, traitement, tenue, transmission et déclaration de données sur les activités financières et reddition de comptes sur les actifs, passifs et avoirs connexes;
- soutien des activités de gestion financière, de planification, de budgétisation et de prise de décisions;
- collecte des données sur les coûts et rapports connexes;
- appui de l'élaboration de rapports internes et externes, tels que les états financiers ministériels et l'information pour les Comptes publics du Canada.
- Systèmes de programmes (Program systems)
- Systèmes qui appuient les programmes et assurent la fonctionnalité opérationnelle en fournissant des données aux systèmes ministériels de gestion des finances et du matériel (SMGFM) ou aux systèmes centraux de gestion financière, ou en extrayant des données de ces systèmes, qui produisent des rapports ou de l'information financière importante pour la gestion financière ou la gestion générale des ministères ou des organismes, sur une base consolidée ou non.