Archivée [2012-04-01] - Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière
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1. Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente directive entre en vigueur le 1 janvier 2010.
1.2 Les nouvelles exigences énoncées à l'article 6 de la présente directive seront mises en œuvre graduellement dans les ministères sur une période de trois ans débutant le 1 janvier 2010, tel que déterminé par le contrôleur général.
2. Application
2.1 La présente directive s'applique à tous les ministères visés par la définition indiquée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans la présente directive, les expressions « à l'échelle du gouvernement » et « dans l'ensemble du gouvernement » désignent ces organismes.
3. Contexte
3.1 Les systèmes de gestion financière (SGF) sont essentiels à la gestion des opérations gouvernementales. Ces systèmes visent à assurer une solide gestion financière des ressources publiques et des contrôles internes rigoureux à leur égard, à renforcer les principes de probité et de prudence et à contribuer à l'amélioration de la prise de décisions et de la prestation des services à des coûts réduisent. Les SGF traitent et recueillent des données portant sur une grande variété d'opérations gouvernementales servant à produire des données aidant à la prise de décisions à l'appui de programmes et de politiques à l'échelle du gouvernement.
3.2 La normalisation et la rationalisation des SGF, des processus opérationnels et des données au gouvernement procurent d'importants avantages directs et indirects au plan de la qualité de la gestion financière au gouvernement du Canada. La normalisation réduit la pléthore de systèmes, de processus opérationnels et de données différents qui minent la qualité et le coût des renseignements servant à la prise de décisions en établissant un ensemble commun de règles plutôt que plusieurs ensembles. Au fur et à mesure que se poursuit la normalisation à l'échelle gouvernementale, l'efficacité, l'intégrité et l'interopérabilité s'améliore.
3.3 Pour assurer un niveau plus élevé de normalisation, le gouvernement du Canada préconise et met à profit l'expertise, la capacité et les pratiques exemplaires des regroupements d'usagers de SGF, qui serviront d'outils habilitants de la mise en œuvre des exigences en matière de SGF. Les regroupements d'usagers de systèmes de gestion financière (SGF) sont issus de l'Initiative des systèmes partagés (ISP) qui a été mise sur pied afin de réduire le nombre de systèmes ministériels portant sur les finances, les ressources humaines, la gestion du matériel et autres systèmes administratifs en usage à l'échelle du gouvernement et de réaliser des économies et des gains d'efficacité découlant de l'adoption de configurations de système communes, de processus opérationnels et de données. Les représentants des regroupements d'usagers de systèmes ministériels et les présidents des conseils de gestion des regroupements d'usagers sont des intervenants importants qui contribuent aux objectifs de cette directive.
3.4 Même si l'administrateur général est ultimement responsable de tous les aspects des SGF de leur organisme, les responsabilités individuelles en matière de ces systèmes sont adaptées spécifiquement selon les besoins des ministères pour le dirigeant principal des finances (DPF), le dirigeant principal de l'information (DPI), le vice-président (VP), sous-ministre adjoint (SMA), ou le directeur. Ces responsabilités concernent les systèmes ministériels de gestion financière et du matériel (SMGFM), les systèmes de programmes ministériels et les systèmes centraux. Tous ces systèmes visent tous les processus opérationnels, les procédures, les contrôles, les données et les applications logicielles. Le dirigeant principal des finances est, dans toutes les situations, responsable de l'information qui se trouve dans les systèmes ministériels de gestion financière et du matériel, ainsi que la gestion de ceux-ci.
3.5 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et établit les responsabilités des dirigeants principaux des finances (DPF) et des gestionnaires relativement aux SGF. Elle définit par ailleurs les responsabilités des présidents des conseils de gestion des regroupements d'usagers.
3.6 Le Bureau du contrôleur général (BCG) du Canada fournit une orientation fonctionnelle à l'échelle du gouvernement en ce qui concerne la gérance des SGF et participe à l'évaluation et à l'approbation de plans stratégiques d'investissement pour les SGF.
3.7 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière, et la Politique sur la gestion des technologies de l'information.
3.8 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.9 Le Conseil du Trésor a délégué au président du Conseil du Trésor le pouvoir d'émettre, de modifier ou d'abroger la présente directive et les normes fournissant des instructions spécifiques sur les données opérationnelles communes, les processus opérationnels communs en gestion financière et la configuration des systèmes, à l'appui de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, ainsi que d'approuver toute dérogation à cette directive et aux normes identifiées ci-dessus.
4. Définitions
Les définitions figurent à l'annexe A.
5. Énoncé de la directive
5.1 Objectif
L'objectif de cette directive est d'assurer que les systèmes ministériels de gestion financière et du matériel (SMGFM), ainsi que les informations d'entrée et de sortie provenant des systèmes de programme et des systèmes centraux, fournissent de l'information financière exacte, fiable, accessible et à jour.
5.2 Résultats attendus
Les résultats attendus de cette directive sont les suivants :
5.2.1 l'amélioration de la qualité de l'information financière du ministère et à l'échelle du gouvernement;
5.2.2 l'assurance d'une solide gouvernance des SGF à l'échelle du gouvernement;
5.2.3 l'amélioration de la qualité de la prestation des services fondés sur l'interopérabilité et un appui efficace aux opérations de gestion financière;
5.2.4 la réduction du coût total des SGF à l'échelle du gouvernement;
5.2.5 l'adoption d'une approche intégrée pour la gestion et le fonctionnement des SGF dans l'ensemble du gouvernement; et,
5.2.6 l'accroissement des gains d'efficacité à l'échelle du ministère et du gouvernement avec des économies d'échelle réalisées grâce à des accords de licence pangouvernementaux grâce à des configurations normalisés, des processus opérationnels communs en gestion financière et des données communes de l'organisation.
6. Exigences de la directive
6.1 Dirigeant principal des finances
6.1.1 Le DPF est responsable des fonctions suivantes :
6.1.2 assurer qu'une gouvernance solide soit instaurée et de la disponibilité des ressources ministérielles pertinentes à l'appui des SGF normalisés et interopérables avec des processus opérationnels communs et des données communes de l 'organisation;
6.1.3 maintenir les plans stratégiques et opérationnels et les plans d'investissement pour les systèmes ministériels de gestion financière et du matériel (SMGFM);
6.1.4 instaurer les configurations des systèmes des regroupements d'usagers de SGF et la fonctionnalité des systèmes avalisée par le BCG à mesure qu'elles sont établies ou rendues disponibles;
6.1.5 veiller à ce que le ministère soit un membre des regroupements pertinents d'usagers de SGF qui représentent leurs applications des SGF. Si le ministère n'est pas membre, oui si la configuration du regroupement ou la fonctionnalité des systèmes avalisée ne convient pas aux besoins du ministère, le DPF consultera le BCG;
6.1.6 approuver le plan annuel des regroupements d'usagers de SGF présenté par le représentant ministériel délégué du regroupement.
6.2 Les gestionnaires chargés des systèmes de programmes qui servent à recueillir des données nécessaires aux systèmes de gestion financière sont responsable de :
6.2.1 s'assurer, en collaboration avec le DPF, que les processus opérationnels et les données normalisés sont intégrés à tous les systèmes de gestion financière qui relèvent d'eux.
6.3 Les gestionnaires chargés des systèmes centraux, des services centraux, communs ou partagés sont responsable de :
6.3.1 préciser, dans les délais convenus avec les regroupements du SGF, toutes les nouvelles informations ou exigences opérationnelles qui influent sur les systèmes de gestion financière à l'échelle gouvernementale et collaborer avec le BCG et les regroupements d'usagers de SGF afin d'élaborer un processus de gestion du changement et un plan de mise en œuvre qui conviennent; et,
6.3.2 collaborer avec le BCG pour harmoniser, le plus possible, selon l'orientation dans l'ensemble du gouvernement du plan stratégique les SGF qui relèvent d'eux.
6.4 Regroupements d'usagers de SGF
6.4.1 Le président du conseil de gestion des regroupements d'usagers des SGF est responsable d'évoluer la configuration des regroupements afin de l'harmoniser aux critères établis par le BCG concernant les configurations de regroupement;
6.5 Surveillance et rapports
6.5.1 Dirigeants principaux des finances
Le Dirigeants principaux des finances (DPF) donne son appuie à l'administrateur général dans la mise en œuvre et la surveillance de cette directive dans leur ministère. Il porte à l'attention de l'administrateur général les problématiques, les lacunes ou les enjeux de conformité, et développe des procédés pour assurer une surveillance et conformité appropriée.
6.5.2 SCT (Bureau du contrôleur général)
Le contrôleur général est responsable des fonctions suivantes :
- surveiller la conformité à la présente directive de diverses manières, grâce notamment aux évaluations aux termes du Cadre de responsabilisation de gestion, aux examens des présentations au Conseil du Trésor, aux résultats des vérifications et des évaluations, et aux rapports et aux études spéciales du Parlement ou de ses agents;
- recommander la prise de mesures correctives lorsqu'un ministère ne se conforme pas aux exigences de la présente directive;
- établir un cadre pour l'examen de la présente directive et de ses instruments de politique connexes, et veiller à ce qu'un examen soit effectué au cours des cinq années suivant l'entrée en vigueur de la directive.
7. Conséquences
7.1 Le DPF doit préparer des procédés sur la façon de traiter les cas de non-conformité et lorsque nécessaire, mettre en œuvre les mesures correctives afin d'en assurer la conformité.
7.2 Si le contrôleur général du Canada conclut qu'un ministère ne s'est peut-être pas conformé à une exigence de la présente directive, il peut demander au DPF de prendre les mesures suivantes :
7.2.1 effectuer une vérification ou un examen afin de déterminer si les exigences de la présente directive ont été respectées. Le ministère visé prélèvera les frais de cette vérification ou évaluation sur ses niveaux de référence; et,
7.2.3 apporter des mesures correctives et de rendre compte des résultats obtenus.
7.2.4 Si le Bureau du contrôleur général conclut qu'un ministère s'est conformé aux exigences de la directive, le contrôleur général peut réduire le nombre et/ou l'étendue des vérifications et des examens.
8. Rôles et responsabilités d'autres organismes gouvernementaux
Cette section fait mention d'autres organismes qui ont un rôle à remplir en application de la directive, mais elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Secrétariat du Conseil du Trésor
Les responsabilités du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) appuient le Conseil du Trésor dans la gestion générale de l'administration publique portent sur des initiatives, des enjeux et des activités qui recoupent tous les secteurs d'intervention gérés par les entités organisationnelles et les ministères fédéraux (tel qu'indiqué dans le Budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.
8.1.1 En matière de systèmes de gestion financière, le Bureau du contrôleur général assume le leadership fonctionnel relativement aux besoins opérationnels et aux données, c'est-à-dire :
- l'appui du Conseil du Trésor dans l'émission, au besoin, des instruments de politique qui s'imposent pour définir les données à l'échelle du gouvernement et les processus opérationnels normalisés;
- assurer une solide gouvernance des systèmes de gestion financière grâce à l'établissement au besoin de structures de gérance pangouvernementales et à la nomination de représentants du BCG à titre de membres d'office des structures de gouvernance des regroupements d'usagers de SGF;
- examiner les plans d'investissement relativement aux systèmes de gestion financière et établir les critères relatifs aux plans opérationnels des regroupements d'usagers de SGF.
Les autres organismes appartenant au SCT et assumant des responsabilités importantes liées aux systèmes de gestion financière sont les suivants :
8.1.2 La direction du dirigeant principal de l'information (DDPI)Appuie le leadership fonctionnel relatif à l'appui à la gestion de l'information et à la technologie de l'information (GI-TI) afin de respecter les exigences du BCG et d'autres centres stratégiques.
8.1.3 Le secteur des opérations gouvernementales (SOG)appuie le Conseil du Trésor dans ses responsabilités relatives à la gouvernance et aux sociétés d'État ainsi qu'aux biens et services acquis ainsi que des responsabilités liées au secteur des programmes de ministères, d'organismes, de sociétés d'État, d'agents du Parlement et d'entités parlementaires. Le SOG, de concert avec les autres secteurs du SCT, réalise toutes les initiatives de transformation au Conseil du Trésor et continue de jouer un rôle important dans la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité et de son plan d'action.
8.1.4 Le secteur de la gestion des dépenses (SGD)agit comme point central pour les fonctions qui appuient et renforcent le rôle du SCT dans le système de gestion des dépenses du gouvernement, par le biais de la collecte de l'information agrégée dans les systèmes de gestion financière portant sur les dépenses de programmes et de la présentation de rapports à ce sujet, en vue d'évaluer les résultats des programmes par l'entremise de l'architecture d'activités de programme (AAP).
8.2 Ministère des Finances
Le ministère des Finances, en collaboration avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et le receveur général du Canada, est un intervenant clé de la collecte de l'information agrégée dans les systèmes de gestion financière portant sur des données économiques, financières et fiscales, et de la présentation de rapports à cet égard, ainsi que de la remise au gouvernement du Canada des états financiers qui en résultent.
8.3 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
Le mandat de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est d'être un organisme offrant des services communs aux divers ministères, organismes et conseils du gouvernement du Canada.
8.3.1 Le receveur général (RG) est responsable de l'administration de la trésorerie fédérale, y compris l'émission de paiements et la perception de revenus pour tous les ministères, la tenue à jour des comptes du Canada et la préparation des Comptes publics et la production de l'état mensuel des opérations financières du gouvernement. Ces activités assurent la stabilité financière du gouvernement et maintiennent la confiance du public grâce à l'émission en temps utile de paiements exacts aux Canadiens et à l'établissement de rapports sur les activités financières du gouvernement. Le receveur général est aussi responsable de la collecte de l'information agrégée dans les systèmes de gestion financière portant sur les opérations financières du gouvernement du Canada.
8.3.2 Le secteur des services communs et partagés fournit des services communs, centraux et partagés aux ministères fédéraux à l'appui des opérations gouvernementales et gère des initiatives majeures de partage des services. TPSGC est un intervenant clé de la collecte de données financières liées aux déplacements, aux actifs, aux biens immobiliers et à l'approvisionnement en biens et services dans les systèmes de gestion financière, et de la présentation de rapports à cet égard.
8.4 Statistique Canada
Statistique Canada est un intervenant clé de la collecte de données agrégées à partir des systèmes du receveur général, et de la présentation de rapports à ce sujet, à l'aide d'une structure de données approuvée par le SCT et de la présentation d'information sur les dépenses du gouvernement du Canada afin d'évaluer les répercussions sur l'économie canadienne.
9. Documents de référence
Lois applicables
Politiques applicables
- Politique sur l'accès à l'information
- Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière
- Politique sur la vérification interne
- Politique sur les services communs
- Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques
- Politique sur la sécurité
- Politique sur la gestion de l'information
- Politique sur la protection de la vie privée
- Politique sur la gestion des technologies de l'information
- Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats
- Politique sur la gestion des risques
- Politique d'évaluation
- Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis
- Politique sur les contrôles internes
Autres publications
- Cadre amélioré de gestion (SCT)
- Cadre de responsabilisation de gestion(SCT)
- Initiative des systèmes partagés (SCT)
- Normes comptables du CT (NCCT) - Politiques et publications (SCT)
- Normes du Conseil du Trésor sur la technologie de l'information (NCTTI) (SCT)
- Cadre de gestion de l'information (CGI) (SCT)
- Objectifs de contrôle de l'information et des technologies connexes (Control Objectives for Information and related Technology – CobiT)
- Référentiel de bonnes pratiques de l'analyste d'affaires (BABOK) International Institute of Business Analysis (IIBA)
10. Demandes de renseignements
Veuillez adresser toute question relative à la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Aux fins de l'interprétation de la présente directive, l'administration centrale doit communiquer avec :
Autorité des systèmes financiers
Bureau du contrôleur général du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa ON, K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-952-3208
Annexe A – Définitions
- Activité financière (Financial event) :
Activité ayant des conséquences financières pour le gouvernement du Canada.
- Application logicielle (Software Application) :
Programme informatique qui traite une tâche particulière, comme le traitement de textes, les calculs par chiffriers ou la gestion de bases de données et qui exécute une ou plusieurs fonctions spécialisées ou tâches comme la gestion financière, la gestion du matériel, la gestion des marchés et la gestion des actifs.
- Configuration de regroupements d'usagers de SGF (FMS Cluster configuration) :
Paramètres propres à un système du gouvernement du Canada ou programme personnalisé fourni par le regroupement aux ministères et qui répond aux besoins opérationnels génériques.
- Données non financières connexes (Related non-financial data) :
Données n'ayant pas de signification financière directe; faits quantitatifs ou statistiques concernant une entité opérationnelle ou une activité financière et formés d'éléments individuels qui doivent être recueillis et classifiés pour que l'information non financière connexe puisse en être dérivée. Des exemples de données non financières incluent la classification d'employés et les types de formation.
- Information financière (Financial information) :
Toute donnée, information et connaissance utilisée pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires d'une activité. L'information financière n'est pas limitée aux données comptables, elle inclut les renseignements et les connaissances agrégés, élaborés et utilisés pour comprendre, gérer et rendre compte des aspects monétaires de toute activité. (Source : Politique sur l'information et les rapports financiers du SCT).
- Information non financière connexe (Related non-financial data) :
Toute donnée, information et connaissance contribuant à comprendre, gérer et présenter des rapports sur l'information financière. (Source : Politique sur l'information et les rapports financiers du SCT)
- Processus opérationnel (Business process) :
Groupe de tâches interreliées et de contrôles clés fonctionnant ensemble pour atteindre un résultat escompté; il est défini par ses exigences opérationnelles. Les processus opérationnels comprennent notamment les activités de gestion financière suivantes : la planification, la budgétisation, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle, la supervision, l'analyse, le soutien aux prises de décisions et les conseils.
- Regroupements d'usagers du SGF (FMS Cluster Groups) :
Groupe de ministères travaillant ensemble dans le but de promouvoir et d'instaurer des solutions opérationnelles normalisées pour la gestion intégrée des ressources au gouvernement du Canada.
- Système de gestion financière (SGF) (Financial Management Systems (FMS) :
Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles répartis selon les catégories suivantes : systèmes ministériels de gestion financière et du matériel (SMGFM), ou systèmes de programme et systèmes centraux produisant de l'information financière et de l'information non financière connexe.
Les systèmes de gestion financière servent à l'une ou l'autre des fins suivantes :
- collecte, traitement, tenue, transmission et déclaration de données sur les activités financières et reddition de comptes sur les actifs, passifs et avoirs connexes;
- soutien des activités de gestion financière, de planification, de budgétisation et de prise de décisions;
- collecte des données sur les coûts et rapports à ce sujet;
- appui à l'élaboration de rapports internes et externes, tels que les états financiers ministériels et les Comptes publics du Canada.
- Système ministériel de gestion financière et du matériel (SMGFM) (Departmental Financial and Materiel Management System DFMS) :
Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public, fournit des renseignements financiers servant à la gestion et au contrôle, communique de l'information nécessaire à l'analyse et à l'élaboration des politiques, respecte les exigences en matière de rapport des organismes centraux et établit les assises de la vérification.
- Systèmes centraux (Central systems) :
Systèmes dont se servent les organismes centraux du gouvernement du Canada et le receveur général pour fournir certains services qui sont requis pour assurer la prestation de services de gestion fondamentaux à tous les ministères et organismes; il s'agit notamment des systèmes centraux de gestion financière du RG et d'autres systèmes du SCT servant à la budgétisation, à la gestion des dépenses et à la présentation de rapports.
- Systèmes de programme (Program systems) :
Système qui appuie les programmes et assure la fonctionnalité opérationnelle en fournissant des données aux systèmes ministériels de gestion financière ou aux systèmes centraux de gestion financière, ou en extrayant des données de ces systèmes, qui produisent des rapports ou de l'information financière importante pour la gestion financière ou la gestion générale du ministère ou de l'organisme, sur une base consolidée ou non.