Directive sur les demandes d’accès à l’information

Offre de l’orientation aux institutions gouvernementales sur le traitement efficace et uniforme des demandes d’accès à l’information.
Modification : 2022-07-22

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Annexe D : Procédures obligatoires pour la publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées

D.1 Date d’entrée en vigueur

  • D.1.1Ces procédures entrent en vigueur le 16 juillet, 2022.
  • D.1.2Ces procédures remplacent l’Annexe E – Critères relatifs à la publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information datée du 5 mai 2016.

D.2 Publier les sommaires des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées

  • D.2.1Ces procédures fournissent des renseignements sur les exigences décrites dans l’article 4.1.46 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Les institutions doivent :
    • D.2.1.1Publier les sommaires des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées sur le portail du gouvernement ouvert dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois. Les institutions doivent également signaler lorsqu’il n’y a pas de demandes d’accès à l’information à publier pour un mois donné.
    • D.2.1.2L’entrée visant chaque sommaire doit comporter les éléments suivants :
      • D.2.1.2.1le numéro de la demande attribué par l’institution;
      • D.2.1.2.2l’année et le mois où la demande a été complétée par l’institution;
      • D.2.1.2.3une description de la demande qui en reflète la formulation définitive après toute clarification obtenue du demandeur, s’il y a lieu. Fournir les renseignements dans un format compréhensible par les Canadiens, qui précise les institutions et les dates et qui utilise des mots clés. La description ne doit pas comprendre de renseignements personnels ni aucune autre information qui feraient l’objet d’une exception ou d’une exclusion au titre de la Loi ou qui pourrait révéler l’identité du demandeur.
      • D.2.1.2.4les dispositions prises à l’égard des demandes (c.-à-d., communication totale, communication partielle, exception totale, exclusion totale ou aucun document n’existe);
      • D.2.1.2.5le nombre de pages divulguées.
    • D.2.1.3Publier les sommaires simultanément dans les deux langues officielles, conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles.
    • D.2.1.4Ne pas publier de sommaires des types de demandes suivants :
      • D.2.1.4.1les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
      • D.2.1.4.2les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui sont d'intérêt uniquement pour le demandeur ou qui contiennent principalement des renseignements personnels du demandeur;
      • D.2.1.4.3les demandes qui ont été traitées de manière informelle;
      • D.2.1.4.4les demandes qui ont été transférées à une autre institution fédérale;
      • D.2.1.4.5les demandes qui ont été abandonnées;
      • D.2.1.4.6les demandes pour lesquelles le responsable d’une institution a appliqué le paragraphe 10(2) de la Loi sur l’accès à l’information et n’a ni confirmé ni nié l’existence des documents pertinents liés à une demande d’accès à l’information;
      • D.2.1.4.7les demandes pour lesquelles le responsable de l’institution n’a pas donné suite à une demande en vertu de l’article 6.1 de la Loi.

D.3 Norme relative aux éléments de données pour la publication des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées

La présente norme décrit en détail les exigences énoncées à l’article 4.1.47 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information.

Il s’agit des champs que les institutions doivent remplir lorsqu’elles publient des sommaires des demandes complétées.

Titre du champ 1. Année
Description du champ L’année où la demande a été complétée par les institutions fédérales.
Format du champ AAAA  (par exemple : 2020)
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 2. Mois
Description du champ Le mois où la demande a été complétée par l’institution fédérale.
Format du champ Le nom complet du mois où la demande a été complétée. Par exemple, décembre (remarque : une abréviation du mois n’est pas acceptable).
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 3. Request Number/Numéro de demande
Description du champ L’identificateur unique attribué à la demande par l’institution.
Format du champ A-AAAA-##### :  par exemple A-2020-01234
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 4. Description de la demande (anglais)
Description du champ Fournir une description claire et concise de la demande complétée sans identifier le demandeur ou inclure tout autre renseignement potentiellement délicat, personnel ou caviardé. La description doit :
  • résumer la demande dans un langage simple et compréhensible pour les Canadiens;
  • refléter la demande finale;
  • contenir des mots clés utiles;
  • mentionner des dates précises (p. ex., « couvrant la période 2015-2019 » plutôt que « couvrant les cinq dernières années »);
  • renvoyer à l’institution concernée (p. ex., « tous les documents de Pêches et Océans Canada » vs « tous les documents de votre institution »).
Les termes de la demande, tels que « veuillez fournir » « une copie de » « ou toute la documentation relative à », les numéros de dossier ou de référence internes et les hyperliens ou adresses Web doivent être supprimés.
Format du champ Alpha-numérique; texte libre
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 5. Sommaire de la demande (français)
Description du champ Fournir une description claire et concise de la demande complétée sans identifier le demandeur ou tout autre renseignement potentiellement délicat ou caviardé. Les données inscrites dans le champ doivent :
  • résumer dans un langage simple et compréhensible pour les Canadiens;
  • être mises à jour au besoin pour refléter les modifications apportées à la demande initiale;
  • contenir des mots clés utiles;
  • mentionner des dates précises (p. ex., « couvrant la période 2015-2019 » plutôt que « couvrant les cinq dernières années »);
  • contenir des renvois propres à l’institution (p. ex., « tous les documents de Pêches et Océans Canada » vs « tous les documents de votre institution »).
Les termes de la demande, tels que « veuillez fournir » « une copie de » « ou toute la documentation relative à », les numéros de dossier ou de référence internes et les hyperliens ou adresses Web doivent être supprimés.
Format du champ Alpha-numérique; texte libre
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 6. Décision
Description du champ Indiquer si les documents ont été entièrement communiqués, communiqués en partie, entièrement exemptés, entièrement exclus ou si aucun document n’existe.
Format du champ Le statut doit être l’une des cinq options :
  • Communication totale
  • Communication partielle
  • Exception totale
  • Exclusion totale
  • Aucun document n’existe
 Obligatoire/facultatif Obligatoire
Titre du champ 7. Nombre de pages
Description du champ Le nombre de pages qui ont été entièrement ou partiellement communiquées au demandeur, ou une valeur de 0 si aucun document n’a été communiqué au demandeur. 
Format du champ Numérique.  Par exemple 0, 10 ou 25
Obligatoire/facultatif Obligatoire
Nom du champ 8. Renseignements supplémentaires (anglais)
Description Les institutions peuvent fournir tout renseignement supplémentaire dans ce champ en anglais.
Type de format Texte libre
Exemple Les documents fournis comprennent les versions les plus récentes.
Obligatoire/facultatif Facultatif
Nom du champ 9. Renseignements supplémentaires (français)
Description Les institutions peuvent fournir tout renseignement supplémentaire dans ce champ en français.
Type de format Texte libre
Exemple Les documents fournis comprennent les versions les plus récentes.
Obligatoire/facultatif Facultatif
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