Annulée [2007-07-01] - Politique sur la gestion de l'information gouvernementale
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Date d'entrée en vigueur
La présente politique entrera en vigueur le 1er mai 2003. Elle remplace la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement. La présente politique fera l'objet d'un examen cinq ans après la date de son approbation.
Préface
L'information est une ressource précieuse que le gouvernement du Canada doit gérer comme un mandat public au nom des Canadiens. La gestion efficace de l'information permet la prestation plus efficace des programmes et des services gouvernementaux, appuie la transparence, la collaboration entre les organisations et la prise de décisions éclairées concernant les activités du gouvernement et permet de conserver l'information ayant une valeur historique.
L'ère numérique a relevé l'importance d'une saine gestion de l'information. Le gouvernement du Canada utilise de plus en plus les technologies de l'information pour assurer des services aux Canadiens et pour consigner ses activités. Il doit donc s'assurer que l'information recueillie ou rendue accessible par voie électronique est exacte, complète, pertinente et claire, tout en étant accessible et facile à utiliser au fil du temps et de l'évolution de la technologie. Afin de répondre au désir des Canadiens d'un gouvernement plus souple, celui-ci intègre les programmes et collabore avec d'autres gouvernements et avec le secteur privé et des organismes à but non lucratif en vue d'améliorer la prestation des services, ce qui nécessite la mise en place de cadres robustes de responsabilisation dans les situations où l'information est partagée. De plus, le gouvernement doit gérer l'information afin de s'assurer que les Canadiens obtiennent des services uniformes, peu importe le mode de prestation choisi - en personne, par téléphone, par courrier ou par Internet.
Compte tenu de cet environnement complexe, la présente politique offre une orientation sur la façon dont l'information doit être créée, utilisée et conservée par les institutions fédérales en vue de remplir leurs mandats, d'appuyer la prestation des programmes et des services du gouvernement, la réalisation des priorités stratégiques du gouvernement et la capacité du gouvernement de satisfaire aux obligations en matière de responsabilisation prescrites par la loi. La politique s'appuie sur la reconnaissance du fait que :
- tous les employés sont responsables de la gestion de l'information dont ils ont le contrôle et la garde;
- les exigences au titre de la gestion de l'information doivent être intégrées à la conception et aux processus de la prestation de programmes;
- la gestion de l'information est plus efficace dans une culture qui valorise l'information et adopte des cadres de gouvernance et de responsabilisation appropriés.
Objectif de la politique
L'objet de la présente politique est de garantir que l'information dont le gouvernement du Canada a le contrôle est gérée de façon efficace et efficiente tout au long de son cycle de vie. Les institutions fédérales doivent gérer l'information de façon à protéger les renseignements personnels et à appuyer la prise de décisions et la formulation de politiques éclairées, la prestation d'information, de services et de programmes de haute qualité par l'entremise de divers modes de prestation et dans les deux langues officielles.
Énoncé de politique
Le gouvernement du Canada a pour politique de garantir que les institutions fédérales :
- gèrent l'information afin d'en faciliter l'accès égal par tous, de favoriser la confiance du public, d'optimiser le partage et de réutiliser l'information, ainsi que de réduire les chevauchements, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques;
- veillent à ce que l'information créée, acquise ou conservée pour répondre aux exigences en matière de programmes, de politiques et d'imputabilité est pertinente, fiable et complète;
- restreignent la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels au minimum nécessaire pour assurer la prestation d'un programme ou d'un service, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- gèrent l'information de manière à appuyer la prestation de services et de renseignements dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles;
- gèrent l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistrée, d'une manière qui en protégera l'authenticité, l'intégrité, la clarté et l'exhaustivité aussi longtemps que cela est nécessaire en vertu de la Loi sur les Archives nationales du Canada, de la Loi sur la Bibliothèque nationale du Canada, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur l'accès à l'information, de lois ministérielles particulières et d'autres lois et politiques;
- documentent les décisions et les processus décisionnels au fil de l'évolution des politiques, des programmes et des services;
- mettent en place des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion de l'information, y compris dans le cadre des ententes de collaboration pour la prestation des services ou lorsque l'information est partagée avec d'autres institutions fédérales, d'autres gouvernements ou des organisations non gouvernementales;
- utilisent les systèmes électroniques comme moyens privilégiés de créer, d'utiliser et de gérer l'information;
- protègent les documents essentiels à la continuité des services et des opérations clés;
- préservent l'information de valeur historique pour le gouvernement du Canada et les Canadiens;
- éliminent de façon opportune l'information qui n'est plus requise à des fins opérationnelles;
- favorisent un environnement propice à la gestion de l'information et voient à ce que les employés assument leurs responsabilités à l'égard de la gestion de l'information;
- évaluent l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie.
Application
La présente politique s'applique à toutes les institutions énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Exigences de la politique
1. Augmenter la confiance du public
Pour assurer une prestation des programmes, des services et de l'information qui soit rentable et axée sur les besoins des Canadiens, les institutions sont tenues :
- de garantir la qualité, la cohérence et la disponibilité de l'information à l'échelle des modes de prestation afin de respecter le choix de langue officielle des Canadiens ainsi que les moyens qu'ils privilégient pour accéder à l'information et communiquer avec leur gouvernement;
- d'organiser l'information de façon à assurer la clarté, à fournir le contexte et à offrir un accès pratique à de l'information et à des services pertinents, complets et opportuns;
- de réutiliser et partager l'information dans toute la mesure du possible, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques et de manière à protéger les renseignements personnels et la vie privée des particuliers;
- d'étayer les décisions et les processus décisionnels;
- de préserver l'intégrité de l'information, en particulier lorsqu'elle est utilisée dans le cadre d'initiatives de collaboration avec d'autres institutions fédérales, d'autres paliers de gouvernement ou des organisations non gouvernementales;
- de garantir un niveau adéquat de sécurité, de protection et d'élimination des renseignements.
2. Gérer l'information gouvernementale tout au long de son cycle de vie
Pour garantir la gestion efficace et efficiente de l'information, peu importe sa forme ou le support sur lequel elle est enregistrée, les institutions sont tenues:
2.1 d'inclure les aspects liés à la gestion de l'information dans le cycle de planification afin de s'assurer :
- que les exigences de la gestion de l'information sont incorporées aux toutes premières étapes de l'élaboration de politiques, de programmes, de services et de systèmes technologiques gouvernementaux nouveaux ou modifiés;
- que les structures de gouvernance et de responsabilisation sont en place aux fins de la gestion de l'information;
- que les possibilités d'infrastructures partagées soient maximisées en vue d'optimiser l'interopérabilité des systèmes de gestion de l'information.
2.2 de recueillir, de créer, de recevoir et de saisir l'information de manière à :
- appuyer la prestation des services, la prise de décisions éclairées et l'élaboration de politiques judicieuses, et répondre aux exigences juridiques, opérationnelles et d'imputabilité; veiller à la pertinence, à la fiabilité et à l'exhaustivité de l'information;
- optimiser le partage et la réutilisation de l'information conformément aux obligations imposées par les politiques et les lois;
- documenter les décisions et les processus décisionnels en vue de rendre compte des activités du gouvernement, de reconstituer l'évolution des politiques et des programmes, d'appuyer la continuité des services gouvernementaux et la prise de décisions et de permettre une vérification et un examen indépendants;
- réduire le fardeau imposé au public pour répondre aux demandes d'information en évitant la collecte inutile de renseignements.
2.3 d'organiser, d'utiliser et de diffuser l'information pour :
- établir une approche coordonnée et globale pour décrire l'information de l'institution;
- maintenir une ou plusieurs structures de classification actuelles et exhaustives, y compris des métadonnées;
- offrir un accès rapide et pratique à l'information, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques.
2.4 de conserver, de protéger et de préserver l'information afin de :
- garantir la facilité d'utilisation de l'information, y compris la facilité d'utilisation de l'information qui a été chiffrée, au fil du temps et de l'évolution technologique;
- s'assurer que l'information ayant une valeur historique, pour le gouvernement du Canada ou pour les Canadiens, est disponible pour une utilisation actuelle ou ultérieure;
- protéger les documents essentiels;
- protéger l'information contre la divulgation, l'utilisation, l'aliénation ou l'élimination inadéquates, conformément aux obligations imposées par les lois et les politiques.
2.5 d'assurer l'élimination de l'information de façon à :
- se conformer aux plans de conservation et d'élimination des ministères, aux autorisations de disposition de documents approuvées par les Archives nationales et d'autres obligations imposées par les lois et les politiques afin d'assurer l'élimination, au moment opportun, de l'information qui n'est plus requise par l'institution;
- transférer aux Archives nationales l'information qu'elle a désignée comme ayant une valeur historique;
- transférer à la Bibliothèque nationale les publications que les bibliothèques des institutions fédérales ont déclaré avoir en trop;
- envisager le transfert de l'information à des organisations non fédérales, sous réserve des obligations imposées par les lois et les politiques.
2.6 d'évaluer l'efficience et l'efficacité de la gestion de l'information au cours de son cycle de vie, c'est-à-dire :
- établir des cadres de responsabilisation pour assurer la gestion appropriée de l'information;
- cerner, documenter et signaler les vulnérabilités et les risques particuliers ainsi que les autres questions de gestion importantes, et instaurer des mesures correctives si nécessaire.
Responsabilisation pour la politique
1. Administrateurs généraux
Les administrateurs généraux assument les responsabilités suivantes :
- assurer la mise en oeuvre de la présente politique et des normes et des lignes directrices connexes;
- promouvoir une culture qui valorise l'information et la gestion efficace de l'information;
- allouer les ressources nécessaires pour appuyer la gestion de l'information;
- désigner un cadre supérieur qui sera responsable de la mise en oeuvre de la présente politique et informer le Secrétariat du Conseil du Trésor de cette nomination.
2. Cadres supérieurs désignés responsables pour la mise en oeuvre de la politique
Les cadres supérieurs responsables de la mise en oeuvre de la présente politique assument les responsabilités suivantes :
- jouer le rôle de champion de la gestion de l'information;
- coordonner les activités de planification, de renouvellement et de mise en oeuvre stratégiques de la gestion de l'information, y compris la formation et le perfectionnement du personnel;
- s'assurer que les exigences en matière de gestion de l'information sont établies et prises en considération pendant la conception des programmes et des systèmes;
- veiller à ce que l'efficacité de la mise en oeuvre de la politique soit évaluée périodiquement;
- s'assurer que des cadres de responsabilisation de même que des mandats en gestion de l'information sont en place lorsque l'information est partagée avec d'autres institutions fédérales, d'autres gouvernements ou des organismes non gouvernementaux.
3. Tous les fonctionnaires
Tous les fonctionnaires sont tenus :
- d'appliquer les principes, les normes et les pratiques en matière de gestion de l'information dans l'exercice de leurs fonctions;
- de documenter leurs activités et leurs décisions;
- de définir les exigences et les enjeux en matière d'information à l'intention des spécialistes chargés de la gestion de l'information et du personnel affecté à la technologie de l'information.
4. Spécialistes de l'information
Les spécialistes de la gestion de l'information, y compris les bibliothécaires, les archivistes, les représentants de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et les spécialistes de la gestion des documents, appuieront les efforts déployés en matière de gestion de l'information, c'est-à-dire :
- fournir des conseils, des outils, des procédures, des normes et des lignes directrices en matière de gestion de l'information, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada;
- informer le personnel affecté à la technologie de l'information des exigences en matière d'information afin d'appuyer l'élaboration et le fonctionnement de procédures, de systèmes, de normes et d'outils en technologie de l'information;
- évaluer les besoins en ressources et en formation en ce qui a trait à la gestion de l'information.
5. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est investi de responsabilités et de rôles précis en matière de gestion de l'information, notamment :
- fournir des conseils en matière d'interprétation de la politique;
- aider les institutions fédérales à intégrer les exigences en matière de gestion de l'information à leurs activités ainsi qu'à leurs plans et stratégies en matière de technologie de l'information;
- élaborer et promouvoir, en collaboration avec les Archives nationales du Canada, la Bibliothèque nationale du Canada et d'autres institutions fédérales, un cadre de gestion de l'information qui inclut des normes, des lignes directrices, des outils et des pratiques exemplaires à l'appui de la présente politique;
- représenter et promouvoir les collectivités fonctionnelles de la gestion de l'information, au besoin, afin de développer et de soutenir la capacité des spécialistes de la gestion de l'information et les pratiques qui appuient la présente politique et la prestation de services.
6. Archives nationales du Canada
Les Archives nationales du Canada sont investies de responsabilités et de rôles précis en matière de gestion de l'information, notamment:
- déterminer, sélectionner, acquérir et préserver les documents du gouvernement, publiés en différents médias, et considérés comme ayant une valeur historique pour le Canada;
- délivrer les autorisations de disposition de documents pour permettre aux institutions fédérales d'éliminer des documents, en différents médias, qui n'ont plus de valeur opérationnelle, soit en permettant leur destruction (à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert aux Archives nationales ou en permettant leur aliénation du contrôle du gouvernement du Canada;
- fournir des directives et de l'aide en matière de gestion du cycle de vie des documents et de l'information;
- élaborer des outils, des normes, des lignes directrices et des pratiques en matière de gestion de l'information en vue d'appuyer des initiatives en gestion du cycle de vie des documents et de l'information à l'échelle du gouvernement ou d'une institution en particulier;
- assumer un rôle de leadership en renforçant la capacité de la gestion des documents au gouvernement du Canada et en agissant à titre d'autorité en matière de gestion des documents;
- gérer et protéger les documents consultés moins souvent et les documents essentiels des institutions fédérales au sein d'un réseau de centres fédéraux de registres à l'échelle du Canada.
7. Bibliothèque nationale du Canada
La Bibliothèque nationale du Canada est investie de responsabilités et de rôles précis en matière de gestion de l'information gouvernementale publiée, notamment :
- préserver les publications faisant partie du patrimoine de la nation et celles du gouvernement du Canada;
- recevoir, aux fins de dépôt, toute l'information récemment publiée dans tous les supports par les institutions fédérales et en assurant le dépôt à la bibliothèque de l'institution;
- aider les institutions fédérales à s'assurer que toute l'information qu'elles ont publiée est facilement accessible aux décideurs et pourra être consultée par le public;
- surveiller la gestion de l'information publiée par les institutions fédérales et rendre compte de son accès et de sa conservation à long terme et donner des conseils à ce sujet;
- gérer un système de redistribution des documents que les bibliothèques des institutions fédérales ont déclaré avoir en trop;
- coordonner les services de bibliothèque des institutions fédérales.
8. Statistique Canada
Statistique Canada assure l'intégrité du système statistique national, notamment :
- collaborer avec les institutions fédérales et les aider pour la collecte, la compilation, l'analyse et la publication de données statistiques, y compris des statistiques résultant des activités de ces institutions;
- reconnaître les occasions permettant d'éviter le chevauchement dans la collecte de données statistiques à l'échelle du gouvernement du Canada et y donner suite.
Surveillance
Selon la Politique sur la surveillance active du Conseil du Trésor, les institutions fédérales ont la responsabilité de veiller à ce que leurs programmes et leurs activités soient bien gérés. À cette fin, elles doivent surveiller activement les pratiques et les contrôles de gestion, prendre des mesures correctives si des lacunes importantes sont décelées ou des améliorations sont requises, et informer en temps opportun le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada des importants problèmes de gestion. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est chargé de surveiller activement la situation globale pour demeurer au courant de la situation des pratiques et des contrôles de gestion dans l'ensemble du gouvernement, ainsi que pour soutenir les institutions fédérales à l'égard des vulnérabilités, des risques particuliers, des problèmes de contrôle, ainsi que d'autres questions de gestion importantes.
Le Conseil du Trésor a émis des politiques sur la vérification interne et l'évaluation et ces dernières exigent que les institutions fédérales élaborent des plans concernant l'évaluation et la vérification, en fonction des risques prévus. Dans ce contexte, pour élaborer ces plans, il faut tenir compte de la gestion des ressources d'information valables afin que les institutions fédérales puissent évaluer leur capacité de mettre en oeuvre les exigences de la politique, puis d'en faire rapport. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada peut indiquer périodiquement ses priorités aux institutions fédérales au sujet de la présente politique de sorte qu'elles en tiennent compte dans leurs évaluations des risques.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada utilisera les rapports de vérification interne et d'évaluation pour mieux surveiller la conformité à la présente politique, l'efficacité de sa mise en oeuvre et ses répercussions sur les institutions fédérales.
Les Archives nationales du Canada et la Bibliothèque nationale du Canada assument également des responsabilités en matière de surveillance de la politique. Ces institutions peuvent transmettre régulièrement leurs conclusions au sujet de l'état de la gestion de l'information au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et aide celui-ci à cerner et à résoudre les enjeux importants à mesure qu'ils se présentent.
Références
La présente politique devrait être lue de concert avec les autorisations pertinentes et les politiques du Conseil du Trésor.
1. Autorisations
Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)
La présente politique est publiée en vertu de l'article 7 de la LGFP.
Loi sur la Bibliothèque nationale du Canada
Loi sur les Archives nationales du Canada
2. Lois pertinentes
- Loi sur la Bibliothèque nationale du Canada
- Loi sur l'accès à l'information
- Loi sur la preuve au Canada
- Loi sur la protection civile
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
- Loi sur la statistique
- Loi sur le casier judiciaire
- Loi sur le droit d'auteur
- Loi sur les Archives nationales du Canada
- Loi sur les langues officielles
- Loi sur les secrets officiels
3. Politiques connexes du Conseil du Trésor du Canada
- Normalisation des sites Internet : Normes et lignes directrices
- Politique concernant les aménagements spéciaux pour les employés handicapés
- Politique concernant l'utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques et autres politiques sur les langues officielles
- Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- Politique, lignes directrices et normes concernant la gestion de l'infrastructure à clé publique
- Politique sur l'accès à l'information
- Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques
- Politique sur la gestion des technologies de l'information
- Politique sur la protection des renseignements personnels et des données
- Politique sur la sécurité
- Politique sur la surveillance active
- Politique sur la vérification interne
- Politique sur le cadre amélioré de gestion
- Politique sur le couplage des données
- Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification
- Politique sur l'évaluation
- Politique sur les communications
- Politique sur les langues officielles
- Politique sur les services communs
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements devraient être adressées à la Division de la politique sur l'information de la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Annexe A : Définitions
Les définitions présentées dans la présente annexe portent sur des termes utilisés dans la politique de même que d'autres termes qui, bien qu'ils ne figurent pas dans la politique, faciliteront la compréhension de ses exigences.
Discipline de la gestion de l'information (Information management) : discipline ayant pour objet d'orienter et d'appuyer une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'une organisation, de l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes à celle de l'élimination ou de la conservation à long terme de l'information.
Gestion de l'information (Management of information) : élément se rapportant à chaque type d'emploi au sein de la fonction publique fédérale relatif au traitement de l'information utilisée ou produite dans l'exercice des fonctions liées à un emploi comme ressource opérationnelle et conformément aux exigences juridiques et de la politique.
Information gouvernementale (Government information) : information créée, reçue, utilisée et tenue à jour peu importe sa présentation matérielle, de même que l'information préparée aux fins du gouvernement du Canada ou produite par celui-ci et réputée relever de celui-ci dans le cadre de l'exécution de ses activités ou conformément aux obligations qui lui incombent aux termes des lois.
Voici les termes connexes qui sont rattachés au terme cadre Information gouvernementale :
Documents (Records) : Tous documents d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microformule, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information. (Loi sur les Archives nationales du Canada; Loi sur l'accès à l'information)
Documents essentiels (Essential records) : documents essentiels à la poursuite ou au rétablissement des fonctions essentielles de l'institution; à titre d'exemple, documents qui :
- ont une incidence sur les droits fondamentaux et juridiques ou les droits de propriété ou autres des personnes physiques ou morales;
- sont le plus utilisés et le plus en demande;
- exigeraient un engagement excessif en temps, en argent et en main-d'oeuvre s'il fallait reconstituer les documents ou les systèmes connexes;
- correspondent aux documents choisis par les autres institutions gouvernementales dans le cadre de leurs programmes de gestion des documents essentiels;
- doivent être conservés en vertu d'une loi ou d'un règlement.
(Protection des documents essentiels : Guide abrégé à l'intention des institutions gouvernementales, Forum sur la gestion de l'information, 2001)
Matériel publié (Published information) : Aux fins de la présente politique, le matériel publié s'entend d'un document de la bibliothèque de tout genre, de toute nature et de toute description résultant de la publication et de la diffusion aux fins de distribution ou de vente au public. Les publications comprennent notamment les livres, les cartes, les périodiques, les documents, les documents de travail ou de discussion, les enregistrements audio ou vidéo, les publications en ligne/en réseau (tant statiques que dynamiques), et les disques compacts. Les publications peuvent être sur n'importe lequel support sur lequel l'information est rédigée, consignée, conservée ou reproduite. La Bibliothèque nationale offre des conseils au sujet des documents sur un site Internet du gouvernement qui sont considérés comme des « livres » en vertu de la Loi sur la Bibliothèque nationale.
Cycle de vie (Life cycle) : Le cycle de vie de la gestion de l'information comprend les étapes de la planification, de la collecte, de la création, de la réception et de la saisie de l'information; de l'organisation, de l'utilisation et de la diffusion de l'information; de la conservation, de la protection et de l'entreposage de l'information; de l'élimination et de l'évaluation de l'information