Annulée [2009-10-01] - Politique sur les pertes de deniers et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne
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Avant-propos
Il incombe aux ministères de protéger les fonds et les biens qui leur sont confiés et de les utiliser convenablement. Les pertes de fonds attribuables à la négligence ou à des mesures de contrôle inadéquates sont une source de préoccupation pour les gestionnaires aussi bien que les employés, puisqu'il y va de leur compétence et de leur capacité de protéger les fonds dont la garde leur a été confiée par le Parlement et le public.
Pire encore, les pertes de fonds et de biens dues à des actes criminels commis par des fonctionnaires ternissent l'image de toute la fonction publique.
Les employés en général, et les gestionnaires en particulier, doivent être vigilants afin de décerner les lacunes dans les contrôles, les pratiques irrégulières et les actes illégaux commis dans leur secteur de responsabilité, et doivent intervenir rapidement pour remédier à ces situations.
Objectif de la politique
Veiller à ce qu'on signale toutes les pertes de fonds et toutes les allégations d'infractions et d'actes illégaux commis contre la Couronne et autres actes irréguliers, qu'on fasse enquête à leur sujet et qu'on prenne les mesures voulues, de manière à pouvoir en rendre compte.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique que :
- toutes les pertes de fonds et les allégations d'infractions, d'actes illégaux commis contre la Couronne et autres actes irréguliers fassent l'objet d'une enquête approfondie;
- les présumées infractions soient signalées à l'organisme compétent chargé de faire respecter la loi;
- les pertes et les infractions soient signalées au Parlement dans les Comptes publics;
- les pertes soient recouvrées dans la mesure du possible;
- des mesures soient instaurées pour prévenir la répétition de telles pertes et infractions;
- des mesures disciplinaires soient prises si, de l'avis du ministère, les circonstances le justifient;
- les gestionnaires qui ne prennent pas les mesures voulues ou qui tolèrent ou sanctionnent directement ou indirectement des actes irréguliers soient eux-mêmes tenus de rendre des comptes.
Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Exigences de la politique
- En ce qui concerne les présumés cas de vol, de fraude, de détournement ou d'infraction ou autre acte illégal impliquant des employés mais ne nécessitant pas une intervention policière immédiate, on peut demander au contentieux du ministère de se prononcer sur la gravité de l'incident avant de prendre toute autre mesure (voir le paragraphe 1.2 de l'appendice C). Dans tous les autres cas, les pertes de fonds et les présumés cas de fraude, de détournement ou d'infraction ou autre acte illégal commis contre Sa Majesté doivent être signalés aux organismes d'application de la loi et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) conformément à l'appendice C.
- Les ministères doivent veiller à ce que leurs employés soient informés et reçoivent des rappels périodiques au sujet : de cette politique; de leur
responsabilité possible en vertu de l'article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) [L.R.C. 1985, ch. F-11] et des articles
122 et 126 du Code criminel; et de l'obligation qu'ils ont, en vertu de l'alinéa 80e) de la LGFP, de signaler, selon le cas :
- toute infraction à la LGFP ou à ses règlements;
- toute infraction à une loi fiscale;
- tout acte frauduleux commis contre Sa Majesté.
- Les ministères doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger l'identité et la réputation tant des personnes qui signalent les infractions
et les actes irréguliers que celle des personnes visées par des allégations et, en particulier, ils doivent à la fois :
- s'occuper rapidement des plaintes de harcèlement des personnes qui ont signalé une infraction conformément à la politique;
- envisager de prendre des mesures disciplinaires, s'il y a lieu, à l'endroit des personnes qui font, de façon préméditée ou avec intention de nuire, des allégations sans fondement.
- Lorsqu'une personne est responsable d'une perte de fonds, les fonds doivent être recouvrés de cette personne, sauf dans les cas suivants :
- des poursuites en justice (y compris l'intervention d'un tribunal de type administratif comme la Commission des relations de travail dans la fonction publique) sont nécessaires pour obtenir le recouvrement, mais que le sous-procureur général recommande de renoncer à de telles mesures ou d'abandonner celles qui sont déjà en cours;
- des circonstances atténuantes amènent le Conseil du Trésor à autoriser le ministère à renoncer au recouvrement.
- Les mesures disciplinaires que le ministère juge nécessaire d'imposer sont prises indépendamment des démarches que peuvent faire les organismes d'application de la loi.
Modalités d'application
Les ministères doivent nommer un coordonnateur relevant, sur le plan fonctionnel, de l'administrateur général ou du comité de direction du ministère, pour s'occuper des rapports et de la coordination des mesures ultérieures. Ceci permettra :
- de faire en sorte que les employés sachent à qui ils doivent signaler les allégations ou les présumés incidents conformément à cette politique;
- d'éviter les problèmes interpersonnels qui pourraient survenir si les employés devaient signaler les incidents qu'ils soupçonnent à leurs superviseurs immédiats;
- de signaler immédiatement à l'agent de sécurité du ministère les risques d'infraction à la sécurité;
- de veiller à ce que l'on signale toutes les allégations et à ce qu'on y donne suite, et à ce que toutes les parties concernées par un incident particulier (comme la haute direction, les services financiers, les agents de relations de travail, les services de sécurité et de vérification interne et la GRC) en soient informées.
Responsabilités
Les vérificateurs internes connaissent les circonstances et les activités les plus susceptibles d'engendrer des actes de fraude, de vol ou de malversation et, au cours de leurs activités de vérification normales, sont sensibles aux signes qui pourraient indiquer que de tels actes ont été commis. Toutefois, le rôle principal d'un vérificateur interne ne consiste pas à enquêter sur les fraudes, mais à examiner et à évaluer l'efficacité des contrôles internes et à avertir la direction des lacunes à cet égard. Aussi, à moins d'être spécialement mandaté par le sous-ministre pour faire enquête sur une question particulière, les vérificateurs internes ne sont pas habituellement chargés de mener des enquêtes en vertu de la présente politique. Toutefois, les vérificateurs internes qui découvrent dans le cours normal d'une vérification, des renseignements qui indiquent qu'une infraction ou un acte illégal a été commis, sont tenus d'en informer l'autorité désignée au sein du ministère, au même titre que tout autre fonctionnaire.
Les politiques relatives au personnel confèrent maintenant à la direction des ministères la responsabilité de décider, avec l'aide de leurs conseillers en relations de travail, des mesures disciplinaires à imposer aux employés directement ou indirectement responsables d'une perte ou d'un incident. Les ministères sont également chargés de signaler les incidents conformément à la présente politique et de prendre les mesures préventives voulues.
Généralement, les agents de sécurité des ministères sont chargés de concevoir et de mettre en oeuvre des systèmes et des procédures pour protéger les biens ainsi que l'information classifiée ou désignée. Ils doivent, en conséquence, être informés immédiatement des présumés cas de vol ou d'infraction à la sécurité afin d'apporter les correctifs qui s'imposent pour renforcer les mesures de sécurité. Enfin, il appartient habituellement à ces agents de mener les enquêtes internes sur les infractions à la sécurité et de traiter avec les organismes d'application de la loi, sauf dans les ministères qui disposent d'un service créé spécialement à cette fin.
Toutefois, les poursuites criminelles sont la responsabilité exclusive des organismes d'application de la loi. Les ministères ne jouissent d'aucun pouvoir discrétionnaire en la matière. Il incombe au service de police chargé de l'enquête de porter des accusations, et au procureur de la Couronne de décider s'il y a lieu de poursuivre l'affaire, de demander l'arrêt des procédures ou de laisser tomber les accusations.
Surveillance
L'application de cette politique sera surveillée au moyen des rapports présentés par les ministères à la GRC, au Secrétariat du Conseil du Trésor et dans les Comptes publics.
Références
- Pour ce qui est des pertes de biens publics et des réclamations faites par la Couronne à l'égard de pertes de biens publics ou de services, voir également le chapitre 2-4 du volume «Matériel, risques et services communs» du Manuel du Conseil du Trésor.
- La politique, les lignes directrices et les normes en matière de sécurité sont exposées dans le volume «Sécurité» du Manuel du Conseil du Trésor.
- La politique en matière des conflits d'intérêts et l'après-mandat est exposée dans le volume «Ressources humaines» du Manuel du Conseil du Trésor.
Annulation
Ce chapitre annule le chapitre 5-8 du volume «Gestion financière» en date du 1er août 1993; et cette politique annule et remplace la section 10.9 et les annexes 10.D et 10.E du «Guide d'administration financière» du Conseil du Trésor.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant cette politique devraient être adressées à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la politique, les agents de l'administration centrale des ministères peuvent communiquer avec le :
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Lignes directrices
1. Comment signaler des infractions
Comme ils sont chargés à la fois de faire appliquer la loi et de faire enquête dans le cadre de leurs programmes, certains ministères tels que la Défense nationale, Revenu Canada et Emploi et Immigration Canada, qui ont leur propre corps de police ou disposent d'enquêteurs, peuvent enquêter eux-mêmes sur les infractions commises à l'égard de leurs programmes (comme la fraude de l'assurance-chômage et la fraude fiscale). Toutefois, même si elles concernent ces programmes, les infractions au Code criminel et les infractions à la Loi sur la gestion des finances publiques ou à certaines autres lois fédérales qui sont principalement du ressort de la GRC ou d'un service de police local doivent être signalées à ces derniers conformément aux exigences de la section «exigences de la politique» du présent chapitre. De même, les infractions ayant trait aux programmes qui sont commises par des employés peuvent être signalées à la GRC et faire éventuellement l'objet d'une enquête criminelle si l'on soupçonne, par exemple, qu'il y a eu collusion ou abus de confiance, ou que le poste de l'employé ou l'utilisation de renseignements d'initiés sont en cause.
2. Examen préliminaire
Tout examen préliminaire effectué par un ministère ne devrait avoir pour but que de vérifier si une allégation est fondée. Dès qu'il y a motif raisonnable de soupçonner qu'une allégation puisse être fondée, il faudrait en faire rapport de la façon indiquée à l'appendice C.
3. Infractions par des responsables de l'application de la loi
Si des personnes exerçant des fonctions liées à l'application de la loi, comme un agent de la paix, un inspecteur ou un responsable de la réglementation, enfreignent les lois ou règlements qu'elles sont chargées de faire appliquer, elles peuvent être accusées d'infraction non seulement à ces lois et règlements mais aussi au code de conduite du ministère, et peut-être même d'abus de confiance criminel. Il devrait donc être tenu compte de ces deux dernières possibilités lorsqu'on fait enquête sur ces incidents.
4. Indications ou informations
Les ministères devraient établir des procédures indiquant ce qu'il faut faire suite à la réception d'indications ou d'informations, anonymes ou non, à propos de présumés cas de perte, d'infractions, de pratiques ou d'actes irréguliers, peu importe leur provenance, et faire en sorte que leurs employés soient au courant de ces procédures.
5. Responsabilité et culpabilité
Une personne peut être tenue responsable d'une perte de fonds même si elle n'est pas nécessairement coupable. Par exemple, s'il y a perte de fonds, de coupons de taxi ou de chèques de voyage parce que la personne qui en a la garde n'a pas suivi la procédure établie et a négligé de les garder en lieu sûr, cette personne peut en être tenue responsable, même si elle n'a commis aucun acte criminel.
6. Déficits de caisse
Contrairement aux petites caisses et aux autres avances comptables (voir l'appendice C, paragraphes 2.1 et 2.2), les déficits de caisses courants ne sont habituellement pas recouvrés du caissier ou de la caissière à moins qu'il y ait eu négligence de sa part. Si des déficits inacceptables surviennent régulièrement, une formation supplémentaire ou une réaffectation devraient être envisagées.
7. Pertes de fonds personnels
En vertu de la présente politique, la Couronne n'est pas responsable des pertes de fonds personnels.
8. Pertes d'avances de voyage et d'autres avances semblables
Quand un ministère, dans des circonstances exceptionnelles telles qu'un vol qui n'est pas dû à de la négligence ou à un manque de diligence, juge convenable de dédommager un employé pour la perte d'une avance (de voyage, par exemple) qu'il a reçue pour des dépenses personnelles remboursables, il peut demander l'autorisation du Conseil du Trésor d'effectuer un paiement extraordinaire conformément à l'alinéa 11(2)h) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Pour ce faire, on peut écrire au président du Conseil du Trésor, qui est autorisé à régler, au nom du Conseil, certaines questions ayant trait au personnel. Cependant, ces paiements devraient être extrêmement rares et de montants minimes vu que les employés sont tenus d'utiliser des chèques de voyage, qu'ils peuvent se procurer des cartes de voyage et qu'ils doivent minimiser les risques en ayant sur eux le moins d'argent comptant possible. Si le paiement n'est pas justifié ou n'est pas approuvé, l'employé qui a perdu l'avance devra essuyer lui-même cette perte ou présenter une demande d'indemnité à sa propre compagnie d'assurance.
Remarque : Les ministères sont priés de consulter le Groupe de la sécurité, de la santé au travail et des services aux employés, Direction de la politique des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor, avant d'envoyer une demande de ce genre au président du Conseil du Trésor.
9. Responsabilité des gestionnaires
Le gestionnaire qui ne fournit pas de directives adéquates ou qui tolère des procédés opérationnels inopportuns peut être tenu partiellement responsable d'une perte. Dans ce cas, le ministère peut envisager de répartir le recouvrement entre le gestionnaire et l'employé selon la part de responsabilité de chacun.
10. Recouvrements
Entrent en ligne de compte dans le calcul de la somme à recouvrer :
- le montant réel de la perte ou des dommages;
- la TPS et la TVP, s'il y a lieu (les dispositions relatives aux avances ou remises remboursables de TPS et l'exemption dont jouit le gouvernement en ce qui concerne la TVP ne s'appliquent pas à l'usage personnel de biens et de services. Ainsi, dans le cas d'un recouvrement faisant suite à l'utilisation personnelle de services de télécommunications, par exemple, il faut percevoir et remettre la TPS et les taxes provinciales de télécommunications applicables);
- dans le cas d'un paiement frauduleux ou d'une dépense non autorisée, les frais de financement qu'entraîne la perte;
- les coûts supplémentaires et les pertes de revenus découlant de l'impossibilité de se servir du matériel ou d'un bien aux fins prévues;
- le coût des procédures entamées pour effectuer le recouvrement.
Les ministères qui entreprennent de recouvrer des pertes faisant suite à des fausses déclarations, à des documents falsifiés, à des faux prétextes ou à des fraudes devraient insister pour que la somme due leur soit remboursée immédiatement, et au complet. Il appartient à la personne responsable de faire le nécessaire pour rembourser l'argent, en effectuant un emprunt, en prenant une hypothèque ou une deuxième hypothèque ou d'une autre façon. La Couronne ne doit pas financer ce type de recouvrement. Elle devrait exiger des intérêts, aux taux commerciaux en vigueur, si la personne tarde à effectuer le remboursement.
11. Mesures disciplinaires
En général, on peut poursuivre quelqu'un au civil pour recouvrer des pertes ou lui imposer des mesures disciplinaires en vertu de la législation du travail indépendamment des résultats d'une procédure criminelle, puisque ces deux actions sont distinctes. Le ministère qui juge que des mesures disciplinaires s'imposent devrait donc les prendre sans tarder, étant donné que tout retard pourrait nuire au dénouement de l'affaire si elles faisaient l'objet d'un grief ou étaient soumises à l'arbitrage.
Si tous les faits pertinents et les circonstances sont connues, le ministère peut, après avoir consulté les services de police chargés de faire enquête et ses conseillers en relations de travail, prendre des mesures disciplinaires en même temps que se déroule l'enquête ou la procédure criminelle, donc sans en attendre le dénouement.
12. Protection des droits
Voici quelques-unes des mesures à prendre pour protéger tant la personne qui signale un incident ou fait une allégation que la personne impliquée ou le présumé contrevenant :
- veiller, dans la mesure du possible, à ce que les allégations et les rapports soient non pas dispersés dans tout le ministère, mais plutôt conservés dans un seul fichier de renseignements personnels qui a été dûment enregistré conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'accès à ce fichier devrait préférablement être contrôlé par le coordonnateur ministériel mentionné dans la section «modalités d'application»;
- à moins que ce ne soit nécessaire en raison de poursuites judiciaires ou à moins que ne l'exige la loi, ne pas divulguer le nom des personnes qui ont signalé des incidents ou fait des allégations;
- veiller à ce que l'information ne soit pas versée dans les dossiers du personnel, à moins qu'elle ne concerne directement une mesure liée aux relations de travail, comme une mesure disciplinaire, et que l'employé soit au courant de cette mesure;
- s'il est impossible de prouver le bien-fondé de l'allégation faite contre l'employé,
- détruire sans délai tous les documents traitant des allégations qu'il n'est pas nécessaire de conserver pour fins de vérification;
- conserver les documents nécessaires pour fins de vérification et veiller à ce qu'on n'y ait accès qu'à cette fin;
- informer tous les supérieurs (ou autres personnes pouvant avoir de l'influence, comme un agent de dotation) et les collègues qui étaient au courant de l'allégation que celle-ci n'a pas été prouvée.
13. Évaluation des risques
L'évaluation des risques au préalable et la prise de mesures préventives sont tout aussi importantes que les mesures prises à la suite d'un incident particulier, sinon plus. Il devrait donc en être tenu compte pendant l'enquête, tout comme la possibilité que l'incident se soit produit ou se produise de nouveau, soit ailleurs dans le ministère, soit dans d'autres ministères ayant un programme, une clientèle ou des pratiques semblables, et soit à l'échelle de l'administration fédérale.
14. Prévention des pertes
Voici quelques-unes des mesures à prendre pour prévenir ou limiter le plus possible les pertes :
- accorder une attention particulière à certains secteurs dans lesquels les risques d'infraction sont élevés, comme
- les prestations versées dans le cadre des programmes sociaux et autres subventions et contributions;
- tous les grands projets et marchés d'approvisionnement de l'État;
- de concert avec les conseillers en sécurité du ministère et, selon le cas, le service de police local ou la GRC, vérifier périodiquement si les installations servant à garder en lieu sûr les fonds, les chèques de voyages et autres titres négociables sont adéquates; (la politique, les lignes directrices et les normes sont exposées dans le volume «Sécurité» du Manuel du Conseil du Trésor);
- faire particulièrement attention aux pertes qui surviennent régulièrement parce que :
- la petite caisse n'est pas gardée sous clef, ou, si elle l'est, la clef du cadenas est laissée dans un tiroir de bureau ou à un endroit tout aussi facile d'accès;
- la petite caisse n'est pas gardée sous clef et les coffrets et autres installations de sûreté dans lesquels l'argent est gardé ne sont pas fermés à clef pendant les heures de travail;
- de l'argent comptant ou des chèques de voyage sont transférés entre employés sans que soient produits les récépissés ou reçus appropriés;
- de l'argent est laissé sur un bureau ou un comptoir;
- veiller à ce que, dans la mesure du possible, employés engagés sur place et les autres employés non rémunérés par le système de paye d'Approvisionnements et Services Canada reçoivent leur rémunération sous forme de chèque ou par dépôt direct plutôt qu'en argent comptant;
- les paiements en argent comptant, le ministère se serve d'enveloppes de paye préparées à l'avance, vérifie si le montant total retiré est exact et fasse signer l'employé avant de lui remettre l'argent;
- veiller à ce que les procédures concernant les rentrées de fonds, la petite caisse et les chèques de voyage soient établies de manière à ce que les personnes qui en ont la charge puissent être tenues responsables des pertes et des déficits et, en particulier, à ce que seule la personne à laquelle est confiée la garde de l'argent comptant y ait accès;
- faire en sorte que le personnel responsable de l'argent comptant, des chèques de voyage, des chèques de compte bancaire ministériel et des machines à signer reçoive des instructions adéquates en ce qui concerne leur manutention et leur protection;
- voir à rappeler périodiquement les faits suivants aux employés en poste et aux consultants travaillant sur place, et à faire en sorte que tous les
nouveaux employés reconnaissent que :
- le réseau téléphonique interurbain de l'État et les services de télécopie du ministère ne sont pas gratuits,
- ces services ne doivent être utilisés que dans l'exercice des fonctions officielles;
- veiller à ce que les employés qui ont une carte «TéléCanada» de l'ATG (ou une carte commerciale de facturation d'appel téléphonique telle que la
Carte d'appelMC de Bell Canada) :
- reçoivent un code d'accès personnel,
- sachent qu'ils ne doivent divulguer le code à personne d'autre et qu'ils sont personnellement responsables des appels effectués avec leur carte, à moins qu'ils n'aient signalé officiellement la perte ou le vol de la carte,
- connaissent et comprennent la marche à suivre pour signaler immédiatement la perte de leur code d'accès ou la possibilité d'une utilisation frauduleuse de ce code;
- contrôlent l'accès aux terminaux et aux programmes d'ordinateur afin de limiter les risques d'accès non autorisé et de vol, de modification ou de destruction de logiciel et de données;
- dans la mesure du possible, veiller à ce que :
- tous les biens matériels soient répertoriés, et leurs numéros de série relevés (en particulier les ordinateurs, et surtout les ordinateurs portatifs et les ordinateurs blocs-notes),
- des mesures soient prises pour les protéger et prévenir leur perte par négligence ou par acte illégal ou criminel.
(La politique, les lignes directrices et les normes techniques sont exposées dans le volume «Sécurité» du Manuel du Conseil du Trésor.)
Appendice B - Définitions
1. Généralités
[voir détournement]
fraude (fraud) - désigne un acte intentionnel de tromperie, de manipulation ou de supercherie commis dans le but exprès de tirer un avantage injuste ou malhonnête (tricherie) ou de porter préjudice à une autre personne ou à une organisation. D'habitude, il y a fraude lorsqu'une personne cherche délibérément à se présenter sous un faux jour ou à cacher des faits importants afin d'inciter une autre personne à lui céder de l'argent ou quelque chose de valeur ou à renoncer à un droit légal.
délit d'action ou de commission (malfeasance) - désigne la commission d'un acte illicite, c.-à-d. d'un acte qu'une personne n'a pas le droit d'accomplir ou qu'un contrat, une loi, un règlement, etc. lui interdit d'accomplir.
détournement (misappropriation) - s'applique au détournement de fonds et de biens, publics ou autres, et de fonds détenus en fiducie et désigne l'action pour une personne d'utiliser des fonds ou biens à des fins frauduleuses, personnelles ou autres ou tout simplement à des fins non autorisées par le Parlement.
faute d'exécution (misfeasance) - désigne l'accomplissement incorrect d'un acte licite.
omission délictueuse (nonfeasance) - désigne l'action d'omettre totalement ou de négliger d'accomplir un acte ou une tâche ou d'exécuter un engagement lorsqu'il y a obligation d'agir.
vol avec violence (robbery) - désigne l'action de prendre de l'argent, un bien personnel ou autre article de valeur qui appartient à une autre personne, en sa présence ou lorsque cette personne l'a en sa possession, contre son consentement et avec violence ou menace de violence.
vol (theft) - désigne l'action de prendre de l'argent ou un bien sans le consentement du propriétaire dans le but de l'en déposséder ou de l'empêcher d'en jouir temporairement ou en permanence. Bien que la fraude et le vol puissent avoir tous deux comme résultat la perte d'un bien, il convient de préciser que, dans le cas d'une fraude, la victime est habituellement amenée par tromperie ou supercherie à céder volontairement un bien, tandis que dans le cas d'un vol, le propriétaire ne renonce pas volontairement au bien et peut même ne pas s'apercevoir tout de suite que ce bien est manquant.
2. Infractions
2.1 Par «infraction» à signaler aux organismes d'application de la loi, on entend toute infraction au Code criminel, à une loi fédérale ou à un règlement fédéral qui a été commise contre la Couronne. En voici des exemples :
- abus de confiance de la part d'un fonctionnaire;
- infractions aux articles 80 ou 81 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
- vol ou détournement de fonds publics ou d'autres fonds confiés à un fonctionnaire;
- demande fausse ou frauduleuse pour obtenir des prestations en vertu des programmes sociaux, une subvention, une contribution ou un paiement en vertu d'un programme, y compris un remboursement ou une remise;
- contrefaçon et encaissement frauduleux d'instruments de paiement du gouvernement;
- utilisation de fonds ou de biens publics à des fins personnelles;
- vol de biens publics ou de biens appartenant à des tiers qui ont été confiés à l'État ou saisis par celui-ci;
- endommagement ou destruction volontaire de biens publics;
- entrée par effraction ou tentative d'entrée par effraction;
- infractions relatives aux ordinateurs, selon le cas :
- accès illégal,
- vol de logiciels ou de données,
- altération ou destruction de données;
- collusion, ou autre entente avec un entrepreneur pour faire payer des biens ou services personnels par l'État;
- fraude, acte illégal ou irrégulier ou interférence indue dans le processus de passation de marchés, selon le cas :
- pots-de-vin et dessous de table,
- collusion dans les soumissions et fixation des prix,
- livraison incomplète ou remplacement par des marchandises de qualité inférieure ou défectueuses, de façon délibérée.
3. Pertes
3.1 Par « perte » à déclarer dans les Comptes publics, on entend toute perte résultant d'un incident qualifié ci-dessus d'infraction, ainsi que :
- les fonds publics qui sont
- versés à un fonctionnaire public ou à toute autre personne ou perçus ou reçus par eux, et qui sont, selon le cas,
- détournés,
- perdus, détruits ou volés;
- déboursés par un fonctionnaire public ou toute autre personne de façon frauduleuse;
- remis à un fonctionnaire ou à toute autre personne à titre de caisse d'avance fixe ou de petite caisse et, selon le cas,
- qui sont détournés,
- dont il ne peut être rendu compte en tout ou en partie,
- qui sont détruits ou volés;
- versés à un fonctionnaire public ou à toute autre personne ou perçus ou reçus par eux, et qui sont, selon le cas,
- des sommes d'argent appartenant à des tiers qui sont confiées, pour une fin quelconque, à un fonctionnaire en sa qualité officielle et qui sont,
selon le cas
- détournées,
- perdues, détruites ou volées;
- un paiement en trop ou un paiement erroné qui est effectué, ou une dépense non autorisée qui est engagée en raison
- soit de négligence ou d'omission délictueuse de la part d'un employé de l'État,
- soit d'une fraude, d'un détournement de fonds, d'une fausse déclaration intentionnelle ou de tout autre délit ou acte illégal de la part de toute personne;
- un chèque ou tout autre instrument de paiement émis par le receveur général ou provenant d'un compte de banque ministériel ou d'un compte de recettes en fiducie, ou un mandat de prestations tiré sur le receveur général conformément au paragraphe 117(2) de la Loi sur l'assurance-chômage qui est frauduleusement endossé et négocié;
- des recettes qui auraient dû être reçues ou recouvrées mais qui ne l'ont pas été à cause d'un délit d'action ou de négligence de la part d'une personne préposée à la perception ou à la collecte de fonds publics.
Appendice C - Exigences détaillées
Les ministères doivent satisfaire aux exigences détaillées qui sont exposées ci-après, étant donné qu'elles complètent les exigences de la politique.
1. Marche à suivre pour signaler les incidents
1.1 Un incident nécessitant une intervention policière immédiate, comme un vol ou une entrée par effraction, doit être signalé sur-le-champ directement au service de police local. Sous réserve du paragraphe 1.2 qui suit, tous les autres présumés cas de fraude, de détournement ou d'infraction ou autre acte illégal commis contre Sa Majesté doivent être signalés sans tarder à la GRC pour fins d'enquête.
1.2 Les présumés cas de vol, de fraude, de détournement ou d'infraction ou autre acte illégal impliquant des employés mais ne nécessitant pas une intervention policière immédiate peuvent être renvoyés au contentieux du ministère, qui consultera la Section des poursuites pénales du ministère de la Justice avant de donner son opinion.
- Si l'on juge, après avoir consulté le contentieux, que l'acte n'est pas grave et que, parce qu'il se rattache surtout à l'exercice des fonctions, des mesures disciplinaires suffiraient, il faudrait prendre de telles mesures en collaboration avec les conseillers en relations de travail du ministère.
- Si l'on juge, après avoir consulté le contentieux, qu'il s'agit d'un acte grave, il faut non seulement prendre les mesures disciplinaires jugées nécessaires, mais aussi confier l'affaire à la Sous-direction des affaires criminelles de la GRC, qui déterminera le type d'enquête à effectuer et à qui elle doit être confiée.
Remarques : (1) Même si chaque cas doit être évalué en toute objectivité, on pourrait considérer, par exemple, comme un incident mineur relié à l'exercice des fonctions :
- une demande de congé falsifiée;
- une fausse demande de rémunération pour heures supplémentaires ou services supplémentaires;
- l'utilisation occasionnelle du service commercial d'appel interurbain ou du réseau téléphonique interurbain de l'État à des fins personnelles;
- l'utilisation non autorisée de coupons de taxi à des fins personnelles.
(2) Quand ils émettent un avis sur l'un des cas susmentionnés, les conseillers juridiques ministériels agissent à titre de procureur général en ce qui a trait plus particulièrement à l'administration équitable de la justice, et non pas à titre de représentant juridique du ministère en cause.
1.3 Outre qu'il faille prévenir les organismes d'application de la loi conformément au paragraphe 1.1 ou 1.2 b) qui précède,
- tous les incidents, y compris ceux qui sont liés à l'emploi et qui sont réglés par le ministère même conformément au paragraphe 1.2 a), doivent être signalés à la Direction de la police économique de la GRC pour fins de statistiques et d'analyses, au moyen de la formule «Infractions criminelles et autres actes illicites commis contre la Couronne et mettant en cause la perte d'argent ou de biens», de la GRC;
- en cas de fraude, de détournement ou d'infraction concernant la collecte, la gestion ou l'utilisation de fonds publics, il faut signaler au Secrétariat
du Conseil du Trésor, conformément au paragraphe 1.5 ci-après :
- les pertes ou incidents qui ont ou pourraient avoir des répercussions sur l'ensemble de l'administration fédérale, par exemple les actes frauduleux qui pourraient aussi avoir été commis contre d'autres ministères ou dont d'autres ministères devraient être prévenus;
- les incidents qui laissent supposer une lacune dans les politiques ou les contrôles en vigueur dans l'ensemble de l'administration fédérale;
- les incidents qui ont été signalés au président du Conseil du Trésor au Parlement ou par les médias, ou qui sont susceptibles de l'être;
- tout autre incident qui, de l'avis du coordonnateur ministériel, est suffisamment grave ou a des répercussions suffisamment importantes pour être signalé immédiatement au Secrétariat du Conseil du Trésor.
1.4 Les ministères doivent établir leurs propres exigences en matière de rapports et déterminer, de concert avec le ministre, les types ou catégories d'incidents dont celui-ci doit être informé personnellement.
1.5 Les rapports à présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor doivent être envoyés au Directeur des pouvoirs financiers, Secteur du contrôleur, Direction des programmes et doivent renfermer au moins :
- un rapport préliminaire, dans les deux semaines après avoir eu connaissance d'un incident qui doit être signalé, ou dans le cas d'un incident mentionné en (iii) ci-dessus, dès qu'il y a la possibilité d'une couverture médiatique; ce rapport préliminaire doit fournir une description de la perte ou de l'infraction, des circonstances et de l'enquête qui est en train d'être effectuée;
- un rapport final dans lequel on trouve :
- une description de l'enquête effectuée;
- une indication précisant si la perte a été signalée au sous-procureur général et, si une réponse a été reçue, les mesures recommandées ou prises par ce dernier;
- un énoncé des mesures adoptées pour prévenir les pertes futures dans des circonstances semblables;
- une description des mesures prises pour recouvrer la perte ou les coûts connexes, le montant récupéré et les probabilités de recouvrement futur;
- les résultats des poursuites judiciaires entamées, le cas échéant;
- un énoncé des mesures disciplinaires prises à l'endroit du fonctionnaire ou de toute autre personne dont les actes ont causé la perte de fonds ou ont rendu possible l'infraction.
Remarque : Il ne faut pas préciser dans ces rapports le nom des personnes en cause.
1.6 Une infraction peut être signalée avant même qu'il y ait perte de fonds ou de biens. Une tentative de fraude découverte avant que le paiement ne soit effectué peut tout aussi bien être signalée qu'un cas de fraude réelle. De même, les infractions doivent être signalées même si la perte a été entièrement recouvrée.
1.7 Tout incident se produisant à l'extérieur du Canada doit être signalé si l'incident serait considéré comme une infraction au Canada.
1.8 En suivant les instructions données dans le manuel Directives concernant les Comptes publics, il faut déclarer les pertes brutes (estimatives, le cas échéant), indépendamment des sommes recouvrées, dans les Comptes publics de l'exercice où s'est produite la perte ou, lorsque la perte n'est pas découverte à temps, dans les premiers Comptes publics où il est possible de faire état de cette perte.
1.9 Les paiements effectués conformément au paragraphe 8 des lignes directrices aux employés qui ont perdu une avance doivent aussi être signalés dans les Comptes publics, mais dans la partie réservée aux réclamations, aux décisions arbitrales et aux paiements à titre gracieux plutôt que dans la section prévue pour les pertes subies par la Couronne.
1.10 Les pertes recouvrées doivent être signalées dans les Comptes publics de l'exercice où le recouvrement s'est effectué ou, si ce n'est pas possible, dans les Comptes publics de l'exercice suivant.
2. Imputation sur les crédits
2.1 Les pertes de fonds pour lesquels il faut effectuer un décaissement afin de rembourser une caisse d'avance fixe ou une personne les déficits de caisse et toutes les pertes de recettes (peut importe si un décaissement est requis) doivent être imputés sur le crédit du programme concerné, avec l'approbation du ministre compétent ou de tout autre membre du comité de direction du ministère que ce dernier aura désigné par écrit. Dans le cas des déficits de caisse et des pertes de recettes, le montant du déficit doit être imputé sur le crédit et comptabilisé comme des recettes.
2.2 L'imputation d'une perte sur un crédit n'est qu'une opération comptable. Les ministères sont tenus d'essayer de recouvrer la perte et de prendre les mesures disciplinaires qui s'imposent. À cet égard, il convient de signaler que, en vertu de l'article 3 du Règlement sur les avances comptables, la personne qui reçoit une avance comptable en est personnellement responsable, et tout déficit ou toute perte doivent être recouvrés du détenteur ou du dépositaire de l'avance. Ainsi, il faut recouvrer les déficits de petite caisse sauf dans les cas où toutes les conditions suivantes sont remplies :
- les procédures établies ont été respectées, et la petite caisse a été conservée en lieu sûr;
- on a constaté des signes d'effraction (une porte forcée, par exemple);
- aucune action ou omission de la part du dépositaire n'a contribué à la perte.
Toutefois, même si certaines des conditions précitées n'ont pas été remplies, le dépositaire peut être relevé d'une partie ou de la totalité de ses responsabilités, si le gestionnaire concerné assume la responsabilité partielle ou totale de la perte, en reconnaissant par écrit l'une des circonstances suivantes :
- il ne s'est pas assuré de l'existence d'installations et de procédures adéquates;
- il n'a pas fourni de directives ou d'instructions adéquates ou il n'a pas assuré de supervision appropriée;
- il a permis des pratiques inappropriées.
En pareilles circonstances, la responsabilité de la perte passerait au gestionnaire ou serait partagée entre celui-ci et le dépositaire, et la ligne directrice 9 concernant la responsabilité et le recouvrement auprès des gestionnaires s'appliquerait.