Annulée [2009-10-01] - Politique sur les comptes bancaires ministériels
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Date d'entrée en vigueur
Le présent document renferme le texte intégral de la politique entrée en vigueur le 15 janvier 1998. Cette politique remplace la version du 15 mai 1995.
Objectif de la politique
Assurer la gestion efficace et le contrôle adéquat des comptes bancaires ministériels.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique d'effectuer les paiements par les voies normales prévues à cette fin par le receveur général. Les ministères peuvent toutefois demander l'autorisation d'établir des comptes bancaires (appelés ci-après «comptes bancaires ministériels») pour certaines catégories de paiements là où les services d'émission de chèque du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles.
Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Exigences de la politique
- Les ministères doivent établir les politiques et les procédures
requises pour que :
- tous les paiements effectués sur un compte bancaire ministériel donné soient régis et limités par l'autorisation spécifique accordée par le receveur général ou le Conseil du Trésor;
- à défaut de l'approbation du Conseil du Trésor, les comptes bancaires ministériels servent uniquement à effectuer les catégories de paiements qui respectent les normes, la limite de montant et les autres exigences de la partie II du Règlement sur l'émission des chèques (1997) (voir l'annexe B);
- on ne puisse déposer dans un compte bancaire ministériel en monnaie étrangère au Canada ou en monnaie étrangère ou canadienne à l'étranger que les sommes reçues pour ouvrir, reconstituer ou augmenter le compte, ainsi que les remboursements de dépenses ou d'avances faites sur ce compte;
- les personnes qui signent les chèques y aient été formellement autorisées en vertu de l'article 33 de la LGFP;
- le traitement des opérations et l'acquisition, la garde, le contrôle et la manutention des chèques soient assujettis à des procédures comptables et à des mécanismes de contrôle appropriés;
- les chèques soient tirés ou remplacés en application de la partie III du Règlement sur l'émission des chèques (1997) (voir l'annexe B);
- les comptes bancaires ministériels fassent l'objet d'un contrôle centralisé par l'agent financier supérieur (AFS) du ministère. Ce dernier doit approuver toutes les demandes ayant trait à ces comptes, ou désigner un agent financier supérieur à cette fin;
- les signataires ne signent jamais des chèques faits à leur ordre et qu'aucun chèque ne soit émis «au porteur»;
- les ministères respectent les délais de présentation des données sur les chèques émis et les dépenses effectuées sur leurs comptes bancaires et les autres exigences opérationnelles du receveur général énoncées dans la Directive du receveur général 1996-1. Ces données sont soumises aux exigences des articles 33 et 34 de la LGFP et du Règlement sur les demandes de paiements.
- Seul le receveur général peut établir des comptes bancaires ministériels auprès d'une institution financière. Lorsqu'un compte d'avance (voir l'annexe A) doit être établi à l'extérieur du Canada, ce doit être auprès d'une institution financière désignée par le ministre des Finances.
- S'il constate ou soupçonne qu'un compte a été utilisé à mauvais escient, le receveur général peut ordonner à un ministère de retirer l'autorisation donnée à toute personne de tirer des chèques sur un compte bancaire ministériel, ou de fermer un compte.
- Les chèques tirés sur un compte bancaire ministériel doivent porter la signature manuscrite originale des signataires autorisés. Une signature reproduite mécaniquement ne convient pas.
Exigences administratives
- Les présentations demandant au Conseil du Trésor d'approuver des dépenses payées sur un compte bancaire ministériel qui ne correspondent pas aux catégories de paiements établies, dont le montant dépasse le maximum permis en vertu du Règlement sur l'émission des chèques (1997) ou qui sont revêtues d'une seule signature doivent renfermer les renseignements visés à l'annexe C.
- Un compte bancaire ministériel ne doit pas servir à régler des dépenses normalement payées au moyen d'une carte d'achat, sauf lorsque ce mode de paiement ne convient pas (par exemple si le marchand n'accepte pas la carte d'achat).
Surveillance
- Il incombe aux ministères d'assurer le fonctionnement efficace et efficient des comptes bancaires ministériels.
- Les ministères doivent effectuer des examens et des vérifications périodiques de leur utilisation des comptes bancaires ministériels afin de s'assurer que ces derniers sont utilisés uniquement pour certaines catégories de paiements et conformément au Règlement sur l'émission des chèques (1997), à la présente politique et à toute exception accordée par le Conseil du Trésor.
- Le receveur général surveillera les activités liées aux comptes bancaires ministériels en révisant les données comptables mensuelles sur les chèques émis par les ministères et en veillant à ce que les exigences de la Directive 1996-1 du receveur général soient respectées.
- Les indicateurs de rendement doivent se rapporter aux exigences de la politique et de la Directive 1996-1 du receveur général. La surveillance soutenue doit s'appliquer aux sommes d'argent dépensées dans l'utilisation des comptes bancaires ministériels.
Renvois
Dispositions législatives
Alinéa 17(2)d) et articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. 1985, ch. F-22, article 17; L.C. 1991, ch. 24, article 4; L.R.C., ch. F-10, article 26; L.R.C. 1985, ch. F-11, article 34; L.C. 1991, ch. 24, article 13.
Les parties II et III du Règlement sur l'émission des chèques (1997), DORS/97-240.
Règlement sur les demandes de paiements, DORS/93-258, article 2(F).
Autres publications
Directive 1996-1 du receveur général - comptes bancaires des ministères.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant cette politique doivent être adressées aux agents intéressés de l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la politique, ces derniers peuvent communiquer avec le :
Secteur de la gestion des finances, des marchés et des actifs
Direction du sous-contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
8e étage, Tour est
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Courrier électronique :
Internet:
DCG-SCGInformation@tbs-sct.gc.ca
Pour de plus amples renseignements au sujet des arrangements bancaires, veuillez communiquer avec le :
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie
Service opérationnel au gouvernement
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Phase III, pièce 8A1
Place du Portage
11, rue Laurier
Hull (Québec)
K1A 0S5
Téléphone : (819) 956-2934
Télécopieur : (819) 956-7595
Annexe A - Lignes directrices
- Il existe deux types de comptes bancaires ministériels :
- Comptes bancaires ministériels à solde nul : Les comptes bancaires à solde nul sont normalement ouverts dans une institution financière au Canada, en devises canadiennes. Ils sont établis par le receveur général du Canada dans une institution financière au Canada au nom d'un ministère, et ce dernier peut tirer des chèques sur ce compte de n'importe quelle centre d'émission de chèques au Canada.
- Comptes d'avance : Un compte d'avance est un compte bancaire attribué à une ministère et alimenté au moyen d'une avance prélevée sur le Trésor conformément au Règlement sur les avances comptables. Les comptes d'avance bancaire sont normalement des comptes en devises étrangères au Canada et à l'étranger ou en devises canadiennes à l'étranger. Le ministère ouvre le compte dans une institution financière, y effectue des dépôts et en tire des chèques.
- Les comptes bancaires ministériels ne doivent pas servir aux fins
suivantes
- l'émission d'avances permanentes, bien que les dépenses réglées au moyen d'une avance permanente puissent être remboursées à l'aide des comptes bancaires ministériels au besoin;
- le règlement des comptes fournisseurs visés par la politique normale de paiement dans les 30 jours.
- Sous réserve de la limite de 5 000 $ visée par le Règlement sur l'émission des chèques (1997) ou d'une limite plus élevée établie avec l'autorisation du Conseil du Trésor, un ministère peut fixer des limites différentes par centre d'émission de chèques ou par catégorie de paiements, ou les deux. Les montants maximums pertinents doivent être préimprimés au recto des chèques tirés sur le compte bancaire ministériel.
Annexe B - Règlement sur l'émission des chèques (1997), Parties II et III
PARTIE II, COMPTES BANCAIRES DES MINISTÈRES
Établissement par le receveur général - dépenses autorisées
7. (1) Le ministre compétent d'un ministère dont les opérations exigent que les dépenses soient faites dans des lieux où les services habituels d'émission des chèques du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles peut demander au receveur général d'établir un compte bancaire du ministère au nom de celui-ci ou d'une de ses directions ou divisions.
(2) Le receveur général peut, par suite de la demande visée au paragraphe (1), établir un compte bancaire du ministère au nom de celui-ci ou d'une de ses directions ou divisions; ce compte ne peut servir qu'au paiement des catégories suivantes de dépenses :
- avances salariales d'urgence;
- avances de voyage à justifier, lorsque l'utilisation d'une carte de crédit de voyage ou la participation au programme de chèques de voyage ne constitue pas une alternative satisfaisante pour le ministre compétent;
- remboursement des frais de voyage et de déménagement;
- paiement des approvisionnements et des services obtenus en vertu d'une délégation d'achat sur place lorsqu'un paiement immédiat est requis;
- remboursement des dépenses faites au moyen d'avances de petite caisse;
- frais de courtage et droits de douane payables à un courtier en douanes indépendant;
- frais postaux;
- paiement des traitements et salaires des employés à temps partiel ou pour une période déterminée recrutés sur place en vertu du Règlement sur l'embauchage à l'étranger (1995) et qui ne sont pas rémunérés au moyen des systèmes de rémunération des Forces canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada ou de la fonction publique, selon l'article 12 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
(3) Tout chèque tiré sur un compte bancaire du ministère pour couvrir les dépenses visées au paragraphe (2) porte deux signatures, sauf si le Conseil du Trésor autorise une seule signature à la demande du ministère compétent.
(4) Sous réserve du paragraphe (5), il est interdit d'engager sur un compte bancaire du ministère toute dépense supérieure à 5 000 $ sans l'autorisation du Conseil du Trésor.
(5) Une dépense supérieure à 5 000 $ peut être engagée sur un compte bancaire du ministère sans l'autorisation du Conseil du Trésor, lorsqu'il s'agit :
- soit de rémunérer des personnes qui ont été recrutées sur place, pourvu que le ministère soit habilité à effectuer ce genre de paiement;
- soit d'émettre une avance salariale d'urgence conformément à l'alinéa 4b) du Règlement sur les avances comptables.
Autres dépenses autorisées par le Conseil du Trésor
8. (1) Lorsqu'un compte bancaire d'un ministère a été établi par le receveur général ou que la demande en a été faite, en vertu de l'article 7, le ministre compétent de ce ministère peut demander au Conseil du Trésor l'autorisation d'engager sur ce compte des dépenses autres que celles visées au paragraphe 7(2).
(2) Le Conseil du Trésor peut, à la demande du ministre compétent, accorder l'autorisation; cette autorisation est donnée par écrit et précise :
- d'une part, les catégories de dépenses visées par l'autorisation;
- d'autre part, le nombre de signatures que doit porter tout chèque tiré sur le compte bancaire du ministère pour couvrir ces dépenses.
Dispositions générales
9. Malgré l'établissement d'un compte bancaire d'un ministère par le receveur général en vertu de l'article 7 ou l'octroi d'une autorisation du Conseil du Trésor en vertu de l'article 8, le receveur général peut ordonner au ministre compétent de ce ministère, selon le cas :
- d'exiger que l'institution financière où est établi le compte bancaire du ministère refuse le paiement de tout chèque tiré sur ce compte;
- de révoquer l'autorisation donnée à une personne de tirer des chèques sur ce compte;
- de fermer le compte et de lui verser le solde
PARTIE III, CHÈQUES TIRÉS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES MINISTÈRES
Émission de chèques
10. Le receveur général est responsable :
- de l'acquisition et du numérotage des formulaires de chèques à tirer sur les comptes bancaires des ministères;
- de l'établissement des procédures à suivre quant au fonctionnement des comptes bancaires des ministères.
11. Tout chèque tiré sur un compte bancaire d'un ministère satisfait aux exigences suivantes :
- il porte la signature du ou des signataires autorisés, selon le cas;
- il porte le nom du bénéficiaire;
- il est d'un montant déterminé;
- il ne comporte aucune modification du montant inscrit ou du nom du bénéficiaire;
- il porte la date de son émission ou la date d'échéance du paiement.
Chèques de remplacement
12. (1) Sous réserve du paragraphe (2), lorsque le bénéficiaire signale qu'il n'a pas reçu un chèque tiré sur un compte bancaire d'un ministère ou lorsque le bénéficiaire ou le détenteur à titre onéreux signale qu'un tel chèque a été perdu, détruit ou volé, le ou les signataires autorisés, selon le cas, émettent un chèque de remplacement à l'ordre du bénéficiaire ou du détenteur, du même montant que le chèque original, sur production :
- d'un formulaire d'engagement conforme au paragraphe 5(2);
- dans les cas où le montant du chèque original est supérieur à 5 000 $, d'un affidavit ou d'une déclaration solennelle signée devant un commissaire au serment, un juge de paix ou toute autre personne autorisée à recevoir des affidavits ou des déclarations solennelles au Canada ou à l'étranger, concernant la non-réception, la perte, la destruction ou le vol du chèque original.
(2) Un chèque de remplacement ne peut être émis selon le paragraphe (1) que si :
- d'une part, le chèque original n'a pas été encaissé;
- d'autre part, un contre-ordre de paiement du chèque original a été donné à l'institution financière.
Annexe C - Présentations au Conseil du Trésor pour les comptes bancaires ministériels
- Pour établir un compte bancaire que ne peut approuver le receveur général
ou pour déroger à quelque autre exigence de la présente politique, les ministères
doivent demander l'autorisation expresse du Conseil du Trésor, dans une présentation
renfermant, s'il y a lieu, les renseignements suivants :
- le nom de l'organisation au nom de laquelle le compte sera ouvert;
- le ou les endroits où les chèques seront émis;
- les catégories de paiements que l'on propose d'effectuer sur le compte et le nombre estimatif de paiements effectués chaque mois;
- le nombre de signatures devant figurer sur les chèques à chacun des centres d'émission de chèques;
- le titre et le niveau du poste de chaque agent à qui l'on propose de confier le pouvoir de signer;
- la raison de cette dérogation à la politique.
- Dans le cas des comptes d'avance fixe, la présentation doit également indiquer le montant de l'avance nécessaire pour alimenter le compte, ce montant de même que le cycle de remboursement devant être réduits au minimum.