Annulée [2010-01-01] - Systèmes et contrôles financiers
Cette page a été archivée dans le Web
L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.
1. Directives et lignes directrices
1.1 Directives
- Les systèmes financiers des ministères doivent être conçus, tenus à jour et exploités de manière à fournir à temps les renseignements exacts dont a besoin Travaux publics et Services gouvernementaux pour remplir ses obligations de receveur général concernant le Trésor et les comptes du Canada.
- Les ministères doivent établir et tenir à jour dans leurs systèmes des contrôles adéquats afin d'assurer l'intégralité, l'exactitude et la pertinence de toutes les données financières et autres données qui sont utilisées dans le calcul des renseignements financiers, pour le contrôle de gestion ou aux fins d'imputabilité.
- Les ministères doivent s'assurer qu'un personnel financier compétent participe directement à toutes les étapes d'élaboration des systèmes d'administration financière et des contrôles dans les systèmes.
- Les ministères doivent faire, sur une base mensuelle, le rapprochement des informations relatives à la comptabilité de caisse de leur système comptable principal avec les comptes centraux maintenus par le receveur général du Canada.
1.2 Lignes directrices
- Les documents convenablement autorisés comme les demandes de paiement par chèque, les avis de règlement interministériel ou autres instruments de paiement devraient être envoyés rapidement et directement au bureau compétent de Travaux publics et Services gouvernementaux accélérant ainsi le traitement des opérations financières.
- Quand les avantages en valent le coût, les systèmes d'un ministère devraient être intégrés les uns aux autres et aux systèmes du receveur général afin d'éviter le double emploi et de faire en sorte que toutes les données présentées soient complètes et uniformes.
- Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à enregistrer et à fournir périodiquement des informations sur les engagements non remplis, afin que les agents autorisés à signer des documents financiers puissent connaître la somme des engagements non remplis et les soldes disponibles pour chaque crédit et affectation.
- Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à fournir périodiquement des informations exactes significatives et à jour sur les coûts des éléments d'activité engagés dans l'exécution des programmes ministériels. Les dépenses et revenus courus ou différés devraient être incorporés aux systèmes financiers, au besoin, pour atteindre cet objectif.
- Les ministères devraient examiner la possibilité d'utiliser les systèmes financiers existants fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux et d'autres ministères ou des fournisseurs commerciaux avant d'envisager l'élaboration de nouveaux systèmes financiers.
- Les ministères devraient s'assurer, avant toute révision importante d'un système financier ou avant toute nouvelle application financière d'importance, que des mesures de sécurité adéquates existent et que les contrôles internes ont été examinés et jugés suffisants par des vérificateurs professionnels qui n'ont aucun lien avec les fournisseurs et les utilisateurs du système.
- Lorsqu'un organisme de services distinct est chargé, en totalité ou en partie, du système financier d'un ministère, ce dernier est responsable de s'assurer que les systèmes, le milieu opérationnel et les résultats fournis sont adéquats.
- Pour tous les grands projets d'élaboration de systèmes, les ministères devraient appliquer les normes de Gestion et contrôle des projets d'informatique, ou des normes équivalentes.
2. Introduction
- Le présent chapitre est consacré à l'application pratique des principes de comptabilité et des normes de contrôle au sein des ministères et des organismes. Il comporte :
- une description des systèmes comptables du gouvernement du Canada;
- les pratiques de comptabilité sur une base de caisse et d'exercice et aussi en fonction des engagements et des coûts;
- les pratiques servant à l'établissement et au maintien de la classification des comptes;
- les contrôles nécessaires pour faire en sorte que les écritures comptables soient complètes, exactes et fiables.
2.1 Définitions
- Dans ce chapitre, les expressions suivantes signifient :
Systèmes financiers (financial systems) - systèmes utilisant des renseignements financiers pour rendre compte des opérations d'une organisation, pour contrôler son actif et son passif et pour permettre d'exercer un contrôle de gestion et d'imputabilité. Ces systèmes comprennent à la fois des systèmes d'administration financière et des systèmes financiers à l'appui de programmes.
Systèmes d'administration financière (financial administration systems) - systèmes financiers utilisés par le personnel financier d'une organisation pour remplir son mandat de gestion financière.
Systèmes financiers à l'appui de programmes (program-related financial systems) - systèmes utilisés dans une organisation par les gestionnaires d'un programme pour remplir leur mandat vis-à-vis ce programme.
Systèmes à l'appui de programmes (program-related systems) - systèmes requis pour satisfaire aux besoins opérationnels ou techniques d'un programme et constituant la responsabilité principale des gestionnaires d'un programme dans une organisation.
- Au gouvernement du Canada, la responsabilité relative à la comptabilité est partagée. Certaines fonctions sont attribuées au receveur général, d'autres à des ministères et organismes. De plus, le Conseil du Trésor est autorisé à prescrire la forme et les modalités des comptes du Canada et des ministères.
- Les ministères sont chargés d'établir des systèmes adéquats de comptabilité, de contrôle et de rapport pour les ressources financières, humaines et matérielles de leur ressort. Ces systèmes comprennent non seulement le principal système comptable du ministère et les systèmes auxiliaires connexes, mais aussi tous les systèmes directement ou indirectement liés à l'autorisation et à l'inscription des dépenses, à la perception et à l'inscription des recettes, à la responsabilité de la garde et de l'utilisation des biens matériels et à la collecte, à l'inscription et à la déclaration des renseignements financiers ou non financiers utilisés dans l'évaluation de l'efficience des projets et des programmes ministériels.
- L'établissement de normes adéquates est une question de discernement et, par conséquent, chaque situation doit être évaluée individuellement. On s'attend à ce que les ministères s'assurent que les contrôles internes et autres contrôles de sécurité sont adéquats avant de mettre en oeuvre tout nouveau système d'importance et qu'ils réévaluent périodiquement ces systèmes afin de s'assurer qu'ils le demeurent. Ces évaluations devraient être effectuées par des personnes qualifiées qui n'ont aucun lien de dépendance avec les fournisseurs et les utilisateurs du système. Au minimum, on devrait maintenir un système qui respecte les dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques et de toute autre loi applicable, des politiques et règlements du Conseil du Trésor et des exigences du receveur général.
3. Systèmes financiers
La présente section décrit les systèmes du receveur général, la comptabilité centrale, le système des rapports des ministères fournis à titre de service optionnel par Travaux publics et Services gouvernementaux et les systèmes financiers des ministères.
3.1 Systèmes du receveur général
- Travaux publics et Services gouvernementaux tient une comptabilité centrale afin de remplir les obligations du receveur général à l'égard des recettes du Trésor et des dépenses effectuées à même ce Fonds et de la publication des Comptes publics du Canada, et aussi afin d'être en mesure de dispenser aux ministères des services de comptabilité.
- Dans ce système central, les données comptables, tant consolidées que détaillées, sont réunies dans un endroit central où les données peuvent être identifiées et extraites selon les divers besoins des utilisateurs au sein des ministères et organismes centraux. On y effectue le rassemblement et le traitement des données comptables à l'aide d'ordinateurs. La masse centrale d'informations, ou banque de données, est conservée sur des fichiers magnétiques. Ce système est complété par plusieurs sous-systèmes qui rassemblent des informations comptables puisées à des sources diverses ou traitent les informations extraites de la banque de données.
- La meilleure façon de comprendre la méthode de la banque de données est de la comparer à la méthode de consolidation de rechange. Cette méthode exige que chaque ministère ou unité d'opération tienne un ensemble complètement indépendant d'écritures comptables et que les rapports portant sur le gouvernement dans son ensemble soient préparés en consolidant les données émanant des systèmes particuliers. La consolidation requiert aussi que chaque ensemble indépendant de registres soit conciliable avec le système central. Un petit nombre de ministères ont élaboré des systèmes comptables largement indépendants du système central. Des problèmes spéciaux en résultent, ainsi qu'un certain chevauchement. En effet, les opérations doivent alors être inscrites séparément au système central et au système ministériel et il faut concilier les comptes des ministères avec les comptes centraux. Afin d'éviter ces problèmes, les ministères sont encouragés à établir des liens avec le système central afin que les données puissent être échangées sous une forme lisible à la machine.
3.1.1 Système d'émission des chèques
- Travaux publics et Services gouvernementaux s'occupe d'un réseau de bureaux de services dans tout le Canada; chacun d'eux peut émettre des chèques au nom du receveur général. Tous les ministères doivent remplir, autoriser et remettre les demandes de paiement aux bureaux de services conformément à la Politique sur les demandes de paiement (chapitre 2-6) du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor. Travaux publics et Services gouvernementaux a élaboré ces spécifications techniques qui permettent d'assimiler de façon automatisés les données comptables concernant les demandes de paiements.
- Des bureaux de services sont situés dans la région de la capitale nationale, à proximité des ministères qu'ils desservent, et dans les capitales provinciales et d'autres villes importantes du Canada. On attribue à chaque bureau une seule série de chèques. Les demandes de chèques sont transmises à un bureau de services où elles sont soumises au processus ordinaire de comptabilisation et d'émission des chèques par ordinateur. Toutefois, les chèques dont on a besoin de façon urgente peuvent être émis manuellement. Les renseignements concernant l'émission et la comptabilisation des chèques sont transmis tous les jours à la banque centrale de données à Ottawa par procédés électroniques, sous une forme lisible et automatisée.
- Les bureaux de services ont pour fonction de :
- vérifier l'autorisation des demandes de chèques;
- contrôler les chèques inutilisés;
- préparer, signer et émettre les chèques;
- enregistrer les chèques émis;
- considérer les renseignements touchant l'émission des chèques dans le système de comptabilité centrale.
- Cette description générale du système comporte quelques dérogations sans grande importance en ce qui concerne les chèques de paye, les paiements effectués en devises étrangères, les annulations de chèques, les paiements par mandat-poste et les avis de règlement interministériel.
- On applique des méthodes uniformes pour le rachat de tous les chèques émis par Travaux publics et Services gouvernementaux. Chaque jour, les banques à charte présentent à la Banque du Canada et à ses agences tous les chèques du receveur général qu'elles ont encaissés la veille. La Banque du Canada émet alors à la banque à charte un règlement qui prend effet le jour suivant. Le receveur général rembourse la Banque du Canada et les chèques payés sont remis à Travaux publics et Services gouvernementaux qui les concilie avec les renseignements recueillis lors de l'émission des chèques.
3.1.2 Systèmes pour les dépenses ne comportant pas l'émission de chèques
Les opérations ne comportant pas l'émission de chèques comprennent les recettes, les opérations effectuées par pièces de journal, et les avis de règlement interministériels. Les méthodes d'inscription de ces opérations dans la comptabilité centrale sont semblables à celles de l'émission des chèques, à l'exception qu'aucun chèque n'est alors émis. Chaque opération doit être dûment autorisée et soumise à un bureau de services, conformément aux méthodes de contrôle prescrites, pour codage et inscription à la comptabilité centrale.
3.1.3 Banque de données comptables du gouvernement du Canada
- La banque de données est une collection de fichiers magnétiques comprenant toutes les opérations comptables reportées au système de comptabilité centrale. Ces fichiers sont reliés aux ordinateurs centraux.
- La banque de données reçoit les informations comptables par divers moyens. Les bureaux de services régionaux transmettent les données électroniquement; les systèmes centralisés d'émission des chèques et de paye fournissent des bandes magnétiques; certains types d'informations spéciales, émanant directement des ministères, peuvent parvenir sur bandes magnétiques, cartes perforées ou même sur documents d'origine devant être saisis. Les opérations sont regroupées chaque jour et fusionnées chaque semaine afin de produire des états financiers sur une base de caisse.
- Chaque opération comptable est inscrite individuellement dans la banque de données. Elle est identifiée par une série de numéros de code, comprenant les codes inscrits par les ministères sur les documents originaux, les numéros de contrôle assignés par le bureau de comptabilité lors de la mise en lots, les numéros de contrôle assignés par les bureaux locaux de services et le codage imposé par les programmes d'ordinateur. La structure de codage est uniforme mais adaptable aux besoins particuliers des ministères. À l'aide de tableaux ou fiches de contrôle gardés en mémoire par l'ordinateur, l'utilisateur, soit le ministère ou l'organisme central, peut interpréter les codes inscrits par le ministère, choisir de cette banque les données qu'il veut, et en spécifier le format, l'ordre, la quantité de détails et les totaux.
3.2 Comptes centraux (Comptes du Canada)
- Les comptes centraux sont tenus par le receveur général conformément à ses fonctions statutaires, soit un compte par crédit budgétaire voté par le Parlement et, un compte pour chaque élément d'actif, de passif et de réserve. Les comptes sont compilés en extrayant de la banque de données toutes les opérations dont les codes identifient les recettes, les déboursés et les virements entre crédits budgétaires. Ils fournissent les informations communiquées chaque mois dans les États mensuels des opérations financières et chaque année dans les Comptes publics.
- Des rapports comptables spécialisés sont préparés de la même façon pour répondre aux besoins d'organismes comme le ministère des Finances, la Banque du Canada et Statistique Canada.
3.3 Services de rapports ministériels de Travaux publics et Services gouvernementaux
- Le système des rapports des ministères assuré par Travaux publics et Services gouvernementaux constitue un sous-produit de son système d'émission des chèques et se fonde sur les données contenues dans la banque de données du gouvernement du Canada.
- C'est aux ministères clients qu'il appartient d'abord de recourir aux services mis à leur disposition. Travaux publics et Services gouvernementaux est disposé à conseiller les ministères au sujet de leurs besoins en matière de pratiques de comptabilité, de rapport et d'engagement contractuel.
- Les rapports financiers établis par le système de comptabilité centrale ne portent généralement que sur les opérations en espèces. De nombreux ministères ont donc créé des systèmes de comptabilité supplémentaires pour établir des rapports donnant des détails supplémentaires d'information de gestion tels que les engagements, les coûts détaillés de l'information, les budgets ainsi que des analyses des écarts. Cette information de gestion peut être introduite dans le système de rapports du ministère exploité par Travaux publics et Services gouvernementaux conformément au protocole d'échange des données conclu avec ce ministère.
- Les agents financiers des ministères doivent établir leurs propres contrôles comptables sur la base d'une excellente connaissance du système de rapports des ministères offert par Travaux publics et Services gouvernementaux.
3.3.1 Interface avec le système central de comptabilité
Les ministères qui établissent ou modifient leurs systèmes informatisés de comptabilité doivent étudier préalablement comment se fait l'échange des données avec le système central de comptabilité et envisager la possibilité de transmettre les données à Travaux publics et Services gouvernementaux sur rubans magnétiques ou sur tout autre support lisible automatisé. Les données peuvent aussi être retournées par Travaux publics et Services gouvernementaux sous une forme lisible automatisée.
3.3.2 Utilisation des comptes de contrôle
- Un compte de contrôle est un compte dont le solde est toujours égal au total des soldes de tous les comptes individuels dans un système auxiliaire. Dans des systèmes comptables électroniques, mécaniques et manuels bien conçus, les écritures comptables d'un système auxiliaire sont simultanément inscrites au compte de contrôle du système principal ou accumulées en vue d'y être inscrites ultérieurement sous forme de total. L'utilisation de ce système comptable central permet de s'assurer que les deux systèmes sont conciliés.
- Dans les comptes centraux de l'État, le compte tenu pour chaque crédit parlementaire peut être considéré comme un compte de contrôle qui s'appuie sur un certain nombre de comptes détaillés du système comptable du ministère.
- Lorsqu'il existe des systèmes comptables auxiliaires pour des postes comme les avances comptables, les stocks, les comptes débiteurs, les prêts, les intérêts, les subventions et contributions, les titres en dépôts et les comptes en banque de ministère, le système comptable principal devrait comprendre des comptes de contrôle. Par exemple, un ministère peut tenir un compte indiquant la valeur des stocks, avec comme complément des écritures détaillées relatives aux stocks. Dans certains cas, les écritures auxiliaires peuvent ne pas constituer un registre comptable normal, mais plutôt un dossier actif de documents de référence, par exemple, un dossier actif d'engagements ou de comptes débiteurs.
3.3.3 Rapprochement
- Il faudrait concilier indépendamment et régulièrement tous les soldes des comptes de contrôle avec l'ensemble des soldes des systèmes comptables auxiliaires. Très précisément, tous les ministères sont tenus de concilier mensuellement les données de comptabilité de caisse de leur système comptable principal avec les comptes centraux tenus par le receveur général du Canada. En règle générale, les comptes de contrôle pour les autres opérations devraient être conciliés chaque mois, mais une conciliation quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle ou même annuelle peut convenir dans certaines circonstances. Lorsque les comptes de contrôle ne concordent pas avec le système auxiliaire, il faut déterminer les différences et y remédier. On devrait revoir régulièrement toutes les conciliations et les faire approuver par les agents financiers surveillants, car ces opérations deviennent plus difficiles si leur exécution est repoussée.
- Lorsque des systèmes comptables informatisés sont utilisés, chacun des échanges, décrits plus tôt sous une forme lisible automatisée, devrait être analysé afin d'évaluer si des économies de coûts peuvent être réalisées par l'intégration et l'interface des systèmes.
3.3.4 Responsabilité quand on a recours aux organismes de services
- Lorsque le système financier d'un ministère ou quelque élément de ce système est conçu ou tenu par un organisme de services distinct, le ministère client devrait prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que la conception, le milieu opérationnel et les résultats du système sont adéquats. Cette disposition n'est pas restrictive, car le recours à des organismes de services constitue souvent une solution de rechange utile et économique et il faut en encourager la pratique. Toutefois, le ministère bénéficiant de ce service est responsable de l'exhaustivité, de l'exactitude et de l'authenticité des écritures comptables et doit par conséquent s'assurer des moyens voulus pour évaluer la fiabilité du système et pour effectuer les contrôles internes supplémentaires qui s'imposent.
- Lorsqu'un ministère confie une partie de ses responsabilités comptables à un organisme de services, un accord écrit, autorisé par l'agent financier supérieur du ministère, devrait spécifier quels sont les services fournis, leur coût et les responsabilités de l'organisme de services en matière de comptabilité et de contrôle interne. Normalement, l'accord devrait aussi préciser les droits du ministère bénéficiaire du service à obtenir des renseignements touchant :
- la conception et le fonctionnement des systèmes appliqués pour son compte par l'organisme de services;
- toutes les modifications apportées à ces systèmes;
- les résultats des vérifications indépendantes dont ces systèmes font l'objet.
- Dans certains cas, il peut être souhaitable pour le ministère bénéficiaire du service de revendiquer le droit de vérifier lui-même les systèmes utilisés par l'organisme de services. Pour des raisons d'ordre pratique, une disposition de ce genre ne peut pas être prévue dans les ententes conclues par Travaux publics et Services gouvernementaux à titre d'organisme de services. En outre, il ne serait pas toujours possible à Travaux publics et Services gouvernementaux de faire approuver au préalable par le client toutes les modifications apportées aux systèmes. Néanmoins, il faudrait prévenir les ministères clients de ces modifications et les consulter avant de procéder à des changements susceptibles d'affecter la teneur de l'information financière qu'ils reçoivent. Il appartient aux agents financiers supérieurs de prendre les mesures nécessaires - et d'en retenir la preuve - pour s'assurer que les accords conclus avec les organismes et services sont observés et qu'ils correspondent aux systèmes du ministère et aux exigences du présent volume.
4. Quand inscrire les opérations
- Au sein du gouvernement, on compte quatre méthodes fondamentales de comptabilité dépendant principalement du moment où la opération est inscrite :
- comptabilité de caisse. Les écritures comptables se font au moment où les fonds sont déboursés, la dépense est imputée au crédit budgétaire où les opérations internes sont approuvées.
- comptabilité d'engagement. Les écritures comptables se font au moment où un marché est conclu ou une commande passée pour marchandises ou services; on inscrit alors la somme à réserver sur le solde non grevé d'une affectation afin d'honorer l'engagement.
- comptabilité d'exercice. Les écritures comptables se font au moment où les marchandises sont reçues et les services rendus; on inscrit alors l'élément d'actif ou le service reçu et l'obligation du gouvernement de payer cette marchandise ou ce service.
- comptabilité de coût. Les écritures comptables se font au moment où les biens ou les services sont consommés; elles tiennent compte du prix de revient des ressources consommées au cours de la période comptable pendant laquelle on en reçoit les bénéfices.
- La comptabilité d'engagement et la comptabilité de caisse forment la base de la comptabilité traditionnelle du gouvernement du Canada. La comptabilité d'engagement s'impose pour que les ministères puissent prévoir leurs dépenses afin de ne pas dépasser les plafonds des crédits budgétaires et des affectations; la comptabilité de caisse permet au Parlement d'obtenir les données significatives, exactes et complètes dont il a besoin à l'égard de ses recettes et déboursés.
- Même si la loi ne leur impose pas la comptabilité d'exercice et la comptabilité de coût, les ministères devraient reconnaître que ces méthodes de comptabilité peuvent donner lieu à des rapports beaucoup plus utiles à la gestion que les rapports issus d'une comptabilité de caisse. La plupart des définitions de la comptabilité d'exercice incluent la notion de comptabilité de coût décrite ci-dessus. La distinction établie dans le présent guide entre «comptabilité de coût» et «comptabilité d'exercice» est utile aux ministères parce qu'elle distingue conceptuellement entre l'inscription des éléments d'actif et de passif. Cette dernière a moins d'importance dans le secteur public que dans le secteur privé parce que le bilan d'un gouvernement n'est pas utilisé dans la même mesure du point de vue financier. Néanmoins, l'inscription des coûts, dans une comptabilité basée sur les coûts, est facilitée par une comptabilité d'exercice; en effet, celle-ci garantit que toutes les opérations effectuées au cours de la période sont comprises dans le système de comptabilité et sont incluses dans les coûts de la période lorsque les marchandises ou services concernés ont été consommés.
4.1 Comptabilité de caisse
- La comptabilité de caisse est la principale méthode de comptabilité du gouvernement du Canada. Elle procure l'information financière la mieux adaptée aux besoins de contrôle du Parlement. Dans le cas de certains organismes administratifs, elle procure également l'information la plus appropriée aux besoins de contrôle de la gestion. Comme les crédits budgétaires du gouvernement du Canada sont dispensés sur une base de caisse, les comptes des ministères doivent être tenus en premier ressort d'après la comptabilité de caisse.
- Le receveur général du Canada étant responsable des rentrées et des sorties du Trésor, il est facile d'obtenir des données de comptabilité de caisse directement de la comptabilité centrale tenue par Travaux publics et Services gouvernementaux. Il importe que les opérations au comptant soient acheminées promptement pour que les renseignements reflètent toutes les opérations survenues dans un ministère. Travaux publics et Services gouvernementaux possède des bureaux d'un accès facile pour la plupart des centres de responsabilité. Les opérations devraient être acheminées du plus proche bureau financier autorisé à faire des demandes de paiement au bureau de services le plus rapproché. Il en résultera des rapports financiers plus exacts et plus utiles, ainsi qu'un règlement plus rapide des dettes envers les fournisseurs du gouvernement.
- Lorsqu'à court terme la gestion ne peut exercer qu'un contrôle restreint sur les coûts, et qu'il n'est pas nécessaire de calculer périodiquement, la méthode de comptabilité de caisse répond à la plupart des besoins de la gestion pourvu qu'on applique bien la méthode.
4.2 Comptabilité d'engagement
- Les administrateurs généraux sont tenus d'établir des méthodes de contrôle des engagements. Là où le Parlement permet à certains ministères d'engager des fonds pour les années à venir, ceux-ci doivent aussi veiller à ce que le total des engagements pour les exercices courants et futurs ne dépassent à aucun moment les limites imposées par le Parlement.
- Même si la comptabilité d'engagement peut être tenue séparément de la comptabilité principale du ministère, les données de fin de période sur les engagements devraient normalement être incorporées au système principal aux fins des rapports financiers. Pour les ministères qui recourent au système des rapports financiers de Travaux publics et Services gouvernementaux, les sommes totales des engagements peuvent être incluses dans ce système de comptabilité au moyen de listes préparées manuellement et annulées automatiquement le mois suivant. L'information sur les engagements peut alors être incluse ou exclue des rapports préparés selon les spécifications de chaque ministère.
- Le système peut consister en un dossier actif de documents d'engagement. Un tel dossier devrait être tenu pour chaque subdivision soumise au contrôle des affectations. La valeur totale des engagements en cours versés à ce dossier peut être calculée en tout temps en ajoutant les documents contenus dans les dossiers. Il faut des contrôles comptables adéquats, tels que des sommaires et un contrôle séquentiel des pièces d'engagement, afin de garantir que les dossiers sont complets, exacts et fiables.
- Lorsque certains engagements sont en cours depuis longtemps ou lorsqu'il est essentiel de connaître continuellement la somme totale des engagements, comme dans le cas des projets d'investissement, il est normalement préférable de compléter la méthode du dossier actif par un simple journal ou grand livre qui consigne le solde de chaque engagement et la valeur totale des engagements en cours.
- Les agents qui exercent un pouvoir de dépenser et dont les actes entraîneront ultérieurement des imputations au crédit budgétaire doivent disposer des données sur les engagements. Ils doivent pouvoir demander cette information lorsqu'il y a quelque raison de croire que le total des engagements peut atteindre le montant de l'affectation.
- Toute l'information que contiennent les registres d'engagement doit être complète, précise et fiable, selon les normes applicables à tout système de comptabilité. Les procédures de contrôle devraient être décrites dans le manuel financier du ministère. Des exposés de politique spécifiques devraient les accompagner pour préciser le choix du moment et du mode d'enregistrement des divers genres d'engagements, tels que les dépenses de fonctionnement, les traitements et salaires, les dépenses d'investissement, les engagements étalés sur plusieurs années, les dépenses payées à même un compte de banque d'un ministère, les avances, les subventions et les contributions.
4.3 Comptabilité d'exercice
- Les systèmes de comptabilité des ministères devraient être conçus de façon à permettre l'inscription de données d'exercice, chaque fois que cela s'impose pour répondre aux besoins de la comptabilité des coûts.
- Comme on l'a vu précédemment, la comptabilité d'exercice suppose l'enregistrement de la réception d'un élément d'actif ou d'un service de façon à déterminer le passif du gouvernement. Selon la définition ordinaire, elle comprend aussi les dépenses différées, en vue d'obtenir une détermination exacte des coûts assumés au cours d'une période comptable. Cet aspect est traité séparément dans la prochaine section, à propos de la comptabilité fondée sur les coûts.
- La comptabilité d'exercice permet de comparer dans le temps les données comptables avec les données non comptables, et puis les coûts avec les résultats, les données de rendement et les données de revenu. Elle a pour objet d'inscrire toutes les opérations qui ont eu lieu au cours d'une période donnée, quelle que soit la date des recettes et déboursés.
- Du fait de la dispersion géographique de certains ministères, un prompt déboursement n'est pas toujours possible. L'inscription d'opérations n'impliquant pas de déboursé peut s'imposer en attendant l'émission de chèques. De plus, il se peut que des comptes doivent être retenus à cause d'anomalies ou d'absence de renseignements nécessaires à l'approbation du paiement. Grâce aux inscriptions d'exercice, les comptes peuvent être rajustés pour inscrire des opérations dont on n'aurait pas fait état dans un système normal de comptabilité de caisse. La mesure dans laquelle la comptabilité d'exercice est pratiquée dans un ministère doit être déterminée en comparant les frais additionnels aux avantages liés à l'amélioration des données de coût.
- La comptabilité d'exercice ne doit pas entraver le fonctionnement du système de comptabilité de caisse, car les gestionnaires financiers des organismes centraux et des ministères ont besoin de données de caisse à jour, exactes et complètes pour pouvoir gérer effectivement les crédits. Cette limitation n'est pas très restrictive, parce que l'emploi judicieux des techniques de comptabilité et des modes de rapport financier permet aux ministères de fournir l'information de comptabilité de caisse et comptabilité d'exercice, sans conflit, chevauchement ou fausse interprétation. Le système des rapports des ministères offert par Travaux publics et Services gouvernementaux permet de préparer les rapports financiers d'après la comptabilité d'exercice ou de caisse selon les besoins du client.
- On devrait concevoir les systèmes de comptabilité des ministères pour faire en sorte que les opérations comptables approuvées par les gestionnaires à la date d'un rapport y apparaissent. C'est là une norme minimale de la comptabilité d'exercice. Si les rapports comptables ou financiers ne renferment pas les opérations déjà portées à l'attention du gestionnaire ou dont il a fait rapport à un bureau comptable, les rapports financiers perdent alors toute crédibilité pour le gestionnaire et ce n'est pas sans justification qu'on ne les utilisera pas. Si l'autorisation financière se fait attendre ou s'il est impossible d'inclure l'opération dans le système d'émission de chèques en temps utile, une inscription d'exercice s'impose et doit être effectuée par le personnel financier dès que le retard est constaté.
- Les systèmes de comptabilité des ministères devraient permettre d'enregistrer les opérations concernant des biens reçus ou des services rendus à l'égard desquels une obligation de paiement surviendra plus tard, même si le fournisseur n'a pas envoyé de facture ou d'état de compte. Cette norme devrait être respectée dans tous les centres de responsabilité où les écarts entre la date de réception des biens et services et la date d'approbation par les gestionnaires influeront vraisemblablement de façon significative sur la teneur ou l'utilité des rapports financiers. Si une opération implique un montant important, la norme peut s'appliquer à titre exceptionnel; si l'accumulation des opérations courantes se traduit par un montant important, la norme devrait être appliquée de façon continue afin que l'information communiquée dans le rapport soit complète et exacte.
- L'appendice A décrit les modalités de la comptabilité d'exercice.
4.4 Comptabilité de coûts
- Les systèmes de comptabilité des ministères devraient pouvoir transmettre des renseignements périodiques précis sur le coût des divers éléments d'activité concourant à la réalisation des programmes. Le système de comptabilité de coûts devrait s'intégrer au système principal de comptabilité de caisse du ministère afin de garantir une information complète sur les coûts et de réduire le risque de chevauchement.
- Il faut tenir compte des coûts lors de la prise de décision. Devant la délégation croissante du pouvoir financier aux gestionnaires des niveaux inférieurs et l'importance croissante du rendement des gestionnaires dans la réalisation des objectifs de programme, des données logiques, fiables et livrées à temps sont nécessaires pour expliquer les conséquences des décisions. Les données de coûts peuvent aussi servir pour établir de nouveaux plans et budgets, pour contrôler, mesurer ou comparer les opérations courantes, pour effectuer des analyses coûts-bénéfices, pour prendre des décisions de faire ou d'acheter, et pour déterminer le prix des biens et services fournis. Pour évaluer le rendement des gestionnaires, l'information périodique sur les coûts devrait renseigner sur les éléments de base des opérations d'un ministère, tels que les projets individuels, les tâches, les services et les produits.
- La comptabilité de coût permet un choix entre un ensemble de techniques et de méthodes de comptabilité tout en respectant certaines conventions en vue de produire des données de coûts utiles à la gestion. Il y a beaucoup de façons de calculer les coûts et l'expression «coûts exacts» n'a de sens que si les techniques, les méthodes et les conventions choisies sont connues. Ceux qui préparent les données de coûts doivent comprendre les fins auxquelles les éléments d'information sont destinés pour que les renseignements ne soient pas trompeurs. De même, ceux qui utilisent l'information relative aux coûts doivent avoir une idée de la façon dont elle a été préparée. Les coûts n'ont pas de valeur intrinsèque; leur utilité dépend entièrement des décisions qu'ils représentent pour les gestionnaires. Ainsi, si l'information relative aux coûts doit servir à prendre une décision entre faire et acheter impliquant une opération entièrement nouvelle, il est souhaitable d'inclure tous les frais généraux dans les coûts. Par contre, si la décision de faire ou d'acheter implique une opération existante, les coûts passés ne devraient pas entrer en ligne de compte. Il est important de ne prendre en considération que les coûts pertinents aux décisions ou aux activités de gestion qui peuvent en résulter.
- Il est essentiel de toujours respecter les conventions comptables, particulièrement lorsque l'information relative aux coûts sert à comparer les coûts au cours d'une période donnée, ou à comparer plusieurs solutions possibles à un instant donné. Un enregistrement régulier des coûts au cours d'une période donnée peut s'avérer un indicateur extrêmement utile pour la gestion, même si, en valeurs absolues, les coûts peuvent ne pas être complets.
- Il appartient d'abord aux agents financiers de déterminer les besoins d'information en matière de coûts dans leurs ministères, afin de proposer des techniques répondant à ces besoins et, avec le concours des gestionnaires, de les mettre en pratique. Les gestionnaires verront souvent la nécessité, les avantages et l'utilité de données au sujet des coûts, mais ce n'est pas à eux de choisir ou appliquer les diverses techniques qui permettront de les obtenir. Cependant, aucune donnée de coût ne devrait être produite sans le plein concours du gestionnaire concerné. Celui-ci doit savoir quels coûts sont inclus, avec quelle précision ils sont calculés, dans quelle mesure ils peuvent être comparés de façon significative avec les données non financières, telles que les indicateurs de rendement, et toute limitation éventuelle. En outre, l'agent financier doit normalement essayer de fournir des données qui soient fiables pour les gestionnaires. Il ne peut le faire qu'en utilisant des techniques qui s'appuient sur des données objectives, observables et sûres, émanant pour la plupart des gestionnaires eux-mêmes.
- L'agent financier a aussi pour fonction d'assister les gestionnaires en analysant et en interprétant l'information relative aux coûts. Ceci comprend, lorsque c'est possible, l'explication des écarts en termes de prix, de volumes et d'efficacité.
- L'appendice B décrit les techniques d'identification et de répartition des coûts.
5. Mécanisme des systèmes de codage
- Tous les ministères doivent établir un plan comptable, permettant l'analyse de l'information financière conformément d'abord aux structures par article, autorisation, objet, et centre de responsabilité du ministère, ensuite aux besoins des gestionnaires opérationnels et financiers quant à des informations supplémentaires sur les coûts, actifs, passifs et autres données financières et enfin, quant aux exigences de la comptabilité centrale ou des organismes centraux. Le système de codage doit aussi satisfaire aux besoins du personnel affecté au traitement des opérations comptables. Travaux publics et Services gouvernementaux peut mieux fournir ses services aux ministères si ceux-ci établissent un plan comptable d'après des systèmes de codage uniformes.
- Le plan comptable constitue le moyen d'identifier chaque opération avec les codes utilisés pour accumuler les données globales dans le système comptable. Il détermine donc l'information qui peut être obtenue des écritures comptables.
5.1 Description des donnés requises
- Le système de codage désiré pour les systèmes de comptes centraux comprend une partie établie par Travaux publics et Services gouvernementaux et une partie établie individuellement par les ministères.
- Certains codes uniformes sont assignés à chaque opération au moyen des méthodes de contrôle des lots appliquées par Travaux publics et Services gouvernementaux afin que les opérations affectant l'encaisse soient identifiées séparément des autres opérations et que la piste de vérification soit préservée pour toutes les opérations entrées dans le système. Ces codes identifient le ministère, le bureau régional des services, le lot et l'origine.
- Ce sont les ministères qui assignent les codes reliés au plan comptable selon leur propre plan, en utilisant le système de numérotation et le format qui leur conviennent le mieux, sous réserve des restrictions suivantes :
- le système de comptabilité centrale doit pouvoir identifier le crédit parlementaire, ou bien le compte de revenu, d'actif ou de passif (numéro du compte central) auquel l'opération doit être imputée ou créditée dans les comptes du Canada;
- les articles ministériels (ou d'exécution) ou les codes de ressource des ministères, constituant le niveau le plus bas d'analyse par article dans chaque ministère, doivent être compatibles avec les articles économiques, d'origine ou de classification, qui représentent le niveau le plus bas d'analyse par article pour l'ensemble du gouvernement;
- l'élément d'activité doit être compatible;
- les champs de codage doivent être disposés selon un ordre prescrit;
- le nombre total de chiffres dans un champ donné ne doit pas dépasser 9;
- le nombre total de chiffres dans un bloc de codage ne doit pas dépasser 25.
- Dans ces limites, chaque ministère a mis au point un plan comptable et un système de codage qui, normalement, identifient les postes suivants (voir le chapitre 5-1 du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor) :
- le crédit budgétaire alloué par le Parlement, l'affectation du Conseil du Trésor, ou un compte d'actif ou de passif (autorisation);
- la sous-section organisationnelle à laquelle l'opération devrait être dûment imputée ou créditée (le centre de responsabilité ou le centre de coût);
- l'élément d'activité ou le plus bas niveau de sous-activité auquel l'opération devrait dûment être imputée ou créditée (l'objet);
- la nature des biens et services acquis ou paiements de transfert effectués, l'origine du revenu reçu, ou la cause de l'augmentation ou de la diminution des créances et des dettes (l'article);
- tout élément de coût, opération, projet, processus, élément, tâche, poste, travail, comité, région géographique, groupe de consommateurs ou de produits, individu, ou forme d'analyse particulière autre que les postes précédents (codes facultatifs).
5.2 Utilisation des codes d'interclasseur
- Le code d'interclasseur permet de simplifier le codage des pièces comptables, tout en accroissant la souplesse du système de codage et en réduisant la possibilité d'erreurs. Pour tout centre de responsabilité distinct, dans la classification du codage des dépenses, la plupart des chiffres se répètent pour toutes les opérations. Ainsi, toutes les dépenses ont généralement les mêmes codes pour le programme, le crédit parlementaire, le centre de responsabilité, l'activité et le premier niveau de sous-activité. N'importe lequel de ces champs d'information peut être porté à une longueur de 9 chiffres, mais ils totalisent collectivement 12 chiffres dans la plupart des ministères. Si l'on a recours à un code d'interclasseur, un numéro d'interclasseur de 4 ou 5 chiffres peut remplacer ces 12 chiffres lors du codage des opérations. Par la suite, à l'étape du traitement électronique, le code d'interclasseur peut être interprété de façon à imposer en entier les codes voulus à chaque opération exactement comme si le codage détaillé était inscrit sur chaque document d'origine.
- L'utilisation des codes d'interclasseur comporte plusieurs avantages :
- Le volume de codage manuel nécessaire pour chaque document d'origine se trouve réduit et simplifié, et le risque d'erreurs est moins grand à l'étape du codage des documents d'origine dans les ministères et à l'étape de la saisie des données dans les centres d'informatique.
- Certaines incohérences qui se produisent fréquemment par suite d'erreurs de codage passées inaperçues se trouvent éliminées, par exemple, lorsque les totaux par activité ne concordent pas avec les totaux par responsabilité à l'intérieur d'un même centre de responsabilité.
- Les codes d'interclasseur peuvent être établis selon un ordre qui en facilite l'utilisation par le personnel de soutien et les gestionnaires opérationnels dans un centre de responsabilité et les libère de l'obligation de connaître en entier le système de codage du ministère.
- Les codes d'interclasseur facilitent l'épurement des données d'entrée à l'étape du traitement électronique; en effet, si l'interclasseur est bon, le codage prescrit le sera aussi. La majorité des données non valables seront rejetées à la première étape du traitement plutôt qu'à plusieurs étapes ultérieures.
- Le codage du ministère pouvant être transmis à Travaux publics et Services gouvernementaux est limité à 25 chiffres au maximum; cependant, à l'aide d'interclasseurs, on peut augmenter ce nombre au cours du traitement à 50 chiffres au moins. Cette souplesse permet un nombre considérable d'analyses financières spéciales ou de ventilation des coûts.
- Lorsque des interclasseurs sont utilisés, chaque centre de responsabilité aura besoin d'ordinaire d'un interclasseur pour chacun des plus bas niveaux de sous-activité auquel il participe et, au besoin, d'un interclasseur par compte de revenu, d'actif et de passif.
5.3 Diffusion du plan comptable
- Tous les ministères devraient expliquer pleinement leur plan comptable dans un manuel de codage complet qui ferait partie intégrante de leur manuel de gestion financière. Ce manuel devrait expliquer l'utilisation et l'importance de chaque champ du système de codage du ministère; il devrait expliquer toute mesure spéciale ou tout traitement exceptionnel nécessaire pour les comptes de contrepartie ou d'annulation, d'actif et d'attente; il devrait également énumérer tous les codes valables pour le ministère en ajoutant un texte descriptif adéquat à chacun d'eux afin que tous puissent s'en servir avec assurance. Chaque bureau où se fait le codage devrait en avoir un exemplaire à sa disposition.
- Ce manuel devrait avoir comme complément un plan comptable adapté à chaque centre de responsabilité afin que le gestionnaire et le commis préposé à la fonction de codage y trouvent facilement et simplement les codes dont ils ont besoin. Toutes ces feuilles supplémentaires devraient renvoyer au manuel pour avis au sujet des opérations exceptionnelles.
- Il faudrait élaborer des procédures particulières pour tenir à jour le manuel de codage du ministère et les feuilles supplémentaires à l'intention de chaque centre de responsabilité et aussi pour communiquer les modifications aux intéressés, y compris les sous-sections du personnel et des achats. Chaque page du manuel de codage et des feuilles supplémentaires devrait porter une date d'entrée en vigueur et le manuel de codage devrait être mis à jour au moins une fois par année.
5.4 Uniformité du bloc de codage des ministères
Tous les ministères ne sont pas tenus de se servir d'un bloc de codage uniforme. Toutefois, on invite les ministères à collaborer avec Travaux publics et Services gouvernementaux pour éliminer toutes les divergences inutiles. Une utilisation judicieuse des codes d'interclasseur devrait permettre à tous les ministères de répondre à leurs propres besoins d'un plan comptable particulier, établi dans le cadre d'une structure de codage standard.
6. Contrôles dans les systèmes financiers
- Tous les systèmes de collecte, traitement et rapport de renseignements financiers ou non financiers connexes doivent comprendre des contrôles en vue d'assurer l'intégrité des renseignements qu'ils renferment.
- Ces contrôles doivent constituer une partie intégrante de la comptabilité des ministères pour assurer : que toutes les opérations devant être consignées dans le système le sont sans omission ou duplication; que toutes les opérations sont inscrites et traitées avec précision; que seule l'information dûment autorisée est acceptée par le système. Les normes d'exactitude et de fiabilité imposées aux opérations financières valent également pour les données opérationnelles.
- L'appréciation du bien-fondé des contrôles est matière de jugement; elle se base surtout sur l'expérience. Ce jugement doit se fonder sur une évaluation complète de la contribution et l'importance de chacun des contrôles particuliers exercés dans le cadre de l'ensemble du système, et sur la portée de l'information traitée, les possibilités d'erreur, l'importance des erreurs éventuelles et le coût d'application des contrôles nécessaires.
- Tous les agents financiers et tout le personnel affecté à l'élaboration et à la mise en oeuvre des systèmes financiers devraient avoir une bonne compréhension d'un certain nombre de techniques reconnues de contrôle. En effet, c'est à eux qu'il appartient de choisir la combinaison de contrôles convenant le mieux à chaque système. Lorsque le système recourt en partie à l'informatique, les contrôles établis manuellement doivent être conçus de façon à compléter les contrôles exercés électroniquement pour qu'il ne se produise aucune brèche dans le contrôle, pour éviter le chevauchement inutile et pour maintenir un contrôle aussi économique que possible.
- Les résultats des contrôles représentent en pratique la seule preuve de leur existence. Une signature est la forme d'élément de preuve la plus souhaitable parce qu'elle atteste que le travail a été accompli, désigne clairement qui assume la responsabilité de chaque fonction de contrôle, et convient à tous les échelons de responsabilité. Une opération ne devrait pas franchir une étape de son processus de traitement sans qu'il y ait preuve qu'elle a franchi l'étape précédente. Par exemple, il peut être nécessaire de constater l'inscription d'une opération dans un compte auxiliaire, la vérification de l'exactitude mathématique, la comptabilité de certains éléments d'information avec d'autres sources ou l'obtention d'autorisations particulières. Il faut aussi apporter aux surveillants et aux gestionnaires une preuve du maintien de certains contrôles effectués après le traitement, par exemple, les conciliations et balances. Les contrôles par ordinateur doivent aussi être prouvés au moyen d'une combinaison d'impressions spéciales destinées aux opérateurs et aux utilisateurs, et par confirmation périodique ou test du programme en cause.
- Des erreurs peuvent se produire à tous les niveaux d'un système financier. Les erreurs à prévoir dans les opérations effectuées manuellement comprennent les erreurs de transcription de l'information d'un document à l'autre, les erreurs d'additions et de calculs, les erreurs dans l'attribution des codes de comptabilité ou autres codes de référence, les omissions ou pertes d'opérations ou de données importantes d'une opération et les chevauchements. Les erreurs à prévoir dans un système informatique comprennent les erreurs mécaniques, les erreurs dues à des pannes d'électricité, les erreurs dans la programmation de l'ordinateur, les inexactitudes, les chevauchements ou les omissions de données durant le traitement, et les pertes ou l'endommagement de fiches renfermant des renseignements financiers.
- Dans l'administration publique, étant donné les notions de comptabilité décentralisée tenue en fonction des centres de responsabilité et de l'utilisation maximale des services communs, il est particulièrement nécessaire de maintenir des contrôles pour empêcher qu'une opération imputable à un centre de responsabilité, à un bureau de comptabilité ou à un ministère soit imputée ailleurs, intentionnellement ou par erreur.
- Dans tout système, le contrôle doit être établi dès que possible et, dès lors, maintenu à toutes les étapes du traitement, qu'il soit manuel, mécanique ou électronique. Dans la plupart des systèmes, il faudra recourir à des combinaisons de techniques de contrôle appliquées manuellement et électroniquement.
- Dans les systèmes plus simples, il peut être possible d'établir un contrôle au moyen de données vérifiables avant et après le traitement. Toutefois, dans la plupart des systèmes, une combinaison intégrée de contrôles exercés manuellement et électroniquement s'imposera. Au cours de l'acheminement d'une opération dans le système, un contrôle établi ne doit pas être abandonné avant l'établissement d'un contrôle complémentaire, afin d'éviter toute interruption du contrôle.
- L'appendice C expose les techniques de contrôle normalement utilisées dans un système informatique. Bon nombre de ces techniques de contrôle s'appliquent également aux systèmes manuels.
6.1 Responsabilité de l'agent financier dans l'élaboration des systèmes
- Les agents financiers devraient participer à l'élaboration des systèmes pour s'assurer que les conseils des spécialistes en matière de finances sont fournis aux projets d'élaboration des systèmes et qu'ils renferment des contrôles financiers convenables.
- Le niveau de responsabilité que l'agent financier devra assumer dans l'élaboration des systèmes sera fonction des objectifs visés par ces derniers. Le temps qu'il lui faudra consacrer au projet dans le but d'assumer cette responsabilité variera selon la compétence financière des autres participants. Pour ce qui est de certains projets visant la mise au point de systèmes axés sur un programme, l'agent financier pourra s'en acquitter en se fiant sur le travail des spécialistes en contrôle financier du programme.
6.1.1 Responsabilité de l'agent financier supérieur
En tant que membre de l'équipe de gestion supérieure du ministère, l'agent financier supérieur participera généralement à l'examen et à l'approbation de chaque étape de l'élaboration d'un système par la direction.
6.1.2 Responsabilité limitée
Dans l'élaboration des systèmes financiers liés à des programmes du ministère, l'agent financier joue le rôle de spécialiste des finances. Pour assumer cette responsabilité limitée, il doit jouer un double rôle : il prendra les mesures nécessaires pour s'assurer que les contrôles financiers sont adéquats et agira comme conseiller financier à l'égard du projet sur des questions comme l'analyse des avantages par rapport au coût et l'évaluation postérieure à l'installation.
6.1.3 Responsabilité globale
- Dans l'élaboration des systèmes d'administration financière, l'agent financier participe comme usager et comme spécialiste des finances. Pour s'acquitter de sa responsabilité globale à l'égard de l'élaboration d'un système, l'agent financier doit approuver (signer) les documents relatifs à l'étape concernée du projet après s'être assuré qu'ils sont conformes aux responsabilités fonctionnelles de l'agent financier supérieur.
- L'appendice D décrit les aspects que l'agent financier doit étudier lorsqu'il examine les documents à l'appui d'un projet d'élaboration des systèmes financiers.
7. Demandes de renseignements
Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère. En ce qui concerne l'interprétation de la politique, l'administration centrale doit s'adresser au :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Techniques de comptabilité d'exercice
1. Introduction
On examine ici quelques techniques que les centres de responsabilité pourraient utiliser pour accumuler les coûts des biens et services. On y souligne également la nécessité de s'assurer que l'accumulation automatique des coûts en salaires et autres rémunérations est adéquate.
2. Conventions
- Les inscriptions devraient être effectuées d'abord en fonction d'une comptabilité de caisse, les frais courus en fin de mois étant inscrits lorsque ceci peut améliorer l'utilité des rapports. Une comptabilité complète d'exercice, que l'on retrouve fréquemment dans le secteur privé où la plupart des opérations sont enregistrées sur réception des biens et des services, ne sera normalement pas nécessaire dans la plupart des ministères.
- Les inscriptions d'exercice en fin de mois devraient être annulées automatiquement le mois suivant. De cette façon, tous les déboursés peuvent être imputés immédiatement au budget du centre de responsabilité, sans crainte que les opérations visées aient déjà été inscrites à titre de données d'exercice. En outre, les inexactitudes ou les omissions de moindre importance survenues dans la détermination des données d'exercice s'annuleront, n'entraînant ainsi aucune difficulté au cours des périodes subséquentes.
3. Communication
- Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient prendre l'initiative d'inscrire les frais courus et avoir à leur disposition un document servant à la communication de leurs frais courus aux agents comptables à la fin de chaque mois. Ce document devrait convenir à une inscription directe dans le système de comptabilité après approbation par le gestionnaire concerné.
- Il faudrait établir un mécanisme dans les bureaux de comptabilité pour s'assurer que tous les centres de responsabilité soumettent un rapport sur les frais courus, même si ceux-ci sont nuls, à la fin de chaque mois.
- Pour les ministères qui ont recours au système Travaux publics et Services gouvernementaux sur les rapports des ministères, de les frais courus peuvent être inscrits dans le système et automatiquement annulés le mois suivant.
4. Sources des données d'exercice pour les biens et services
- Pour établir les frais courus en fin de mois de façon satisfaisante, on peut utiliser un dossier actif de données d'exercice. Pour les marchandises reçues, on disposera probablement d'un document d'expédition et/ou de réception et d'un bulletin d'achat, ou des deux, pour calculer les frais courus.
- Dans les cas d'un fort volume d'opérations, comme dans un dépôt considérable d'approvisionnements ou un entrepôt, ces documents devraient être assujettis à des contrôles comptables séquentiels ou autres. Il peut convenir alors de tenir un registre de contrôle indiquant un solde permanent des frais courus jusqu'à présent, attesté par des documents d'origine.
- Au cas où il n'y aurait pas de pièces justificatives spécifiques du montant couru à la fin du mois, il faudrait estimer les sommes importantes qui sont dues, en particulier dans le cas de services achetés. Les frais courus à estimer comprennent les imputations importantes pour services professionnels, loyers et frais de voyage.
5. Frais courus pour les salaires et autre rémunérations
- Pour se conformer aux procédés exposés dans la circulaire du Conseil du Trésor RA-1-69, portant sur le rapport financier mensuel relatif à la paye, une inscription comptable du montant différé ou couru en fin de mois est automatiquement faite à la comptabilité du ministère, exploité par Travaux publics et Services gouvernementaux, par l'intermédiaire du système de paye. À la fin de la période 12, ce montant couru est aussi inscrit dans le système d'information des organismes centraux et dans
les comptes centraux du Canada. Ce montant couru, calculé en fonction du coût brut de la plus récente paye bimensuelle et du nombre de jours de travail qui reste à courir dans le mois, est incomplet et, selon les besoins d ministère, peut s'avérer inadéquat pour les raisons suivantes :
- le montant couru s'applique seulement à la paye régulière du personnel salarié employé pour une durée indéterminée, indéterminé employé, à plein temps, et ne comprend pas les salaires du personnel occasionnel et rémunéré à l'heure qui, au besoin, doivent être calculés par le ministère;
- le montant couru ne comprend pas tous les ajustements, tels que les heures supplémentaires, les congés non rémunérés, les nouveaux employés, les cessations d'emploi ou autres changements survenus après la date de la paye;
- les payes elles-mêmes, à partir desquelles le montant couru est calculé, sont préparées plusieurs jours à l'avance; par conséquent, elles ne comprennent pas tous les ajustements applicables avant la date de la paye;
- le montant couru, calculé en fonction du nombre de jours de travail qui reste à courir dans un mois, n'est pas nécessairement aussi utile qu'un montant couru calculé d'après un système de répartition du temps hebdomadaire ou horaire, ou d'après les jours ouvrables du mois, en particulier si les données financières périodiques doivent être comparées à des données non financières, telles que des mesures de rendement, aux fins de l'information des gestionnaires.
- Lorsque ces lacunes paraissent importantes, particulièrement à la fin de l'exercice lorsque les montants courus ont un impact sur les crédits d'un ministère, les ministères devraient établir d'autres procédés de comptabilité des frais courus pour les salaires et autres rémunérations en introduisant des montants courus calculés avec précision à la fin de chaque mois, combinés avec toutes les techniques d'allocation des coûts jugées nécessaires.
Appendice B - Techniques d'identification et d'attribution des coûts
1. Introduction
- On examine dans la présente appendice certaines techniques en vue de reporter ou redistribuer les dépenses afin d'obtenir une identification plus précise des coûts. Il faut souligner que des considérations relatives au contrôle parlementaire limitent la liberté du ministère de redistribuer les coûts entre les crédits. Quand les fonds d'un crédit sont destinés à une fin, ces coûts ne peuvent être répartis de nouveau entre d'autres crédits, sauf pour mémoire.
- A l'intérieur d'un crédit, les ministères peuvent établir plus précisément les coûts, à l'aide de comptes d'attente et de comptes de contrepartie, ou bien de systèmes de répartition pour mémoire, pour ainsi inclure les coûts imputables à d'autres crédits ou d'autres exercices financiers. On exposera d'abord ces deux méthodes possibles, puis des techniques de répartition selon des pourcentages constants et selon des coûts normalisés.
2. Comptes d'attente et comptes de contrepartie
- Ces comptes permettent d'inscrire les coûts réels dans la comptabilité à l'étape normale de l'émission des chèques et, plus tard, une répartition plus significative est effectuée au moyen d'écritures comptables supplémentaires. Voici en quoi diffèrent les comptes d'attente et les comptes de contrepartie :
- le compte d'attente est débité des coûts réels lors de l'émission des chèques. Plus tard, il est crédité et les comptes de dépenses concernés sont débités lors du calcul de la répartition des coûts.
- les comptes de contrepartie impliquent que l'un de ces comptes est débité des coûts réels lors de l'émission des chèques. Plus tard, au moment de la répartition des coûts, un autre compte de contrepartie est crédité et les comptes de dépenses concernés sont débités.
- Voici les avantages que présentent ces deux procédés : le bureau de la comptabilité a le contrôle total du montant débité aux comptes de dépenses, dont rapport est fait à un gestionnaire comme constituant ses coûts; la répartition des coûts est pleinement intégrée à la comptabilité principale et au système principal de rapport et la comptabilité de caisse n'en est pas altérée de façon sensible.
- Un autre avantage de l'utilisation de comptes de contrepartie est que les montants bruts des opérations inscrites à ces comptes restent inchangés pour référence ultérieure ou comme comptes de contrôle pour grands livres auxiliaires.
- Par l'utilisation d'un compte d'attente, les écarts sont mis en évidence, car le reliquat d'un compte d'attente représente la différence entre les coûts réels et les coûts répartis. Si ce montant est important, il se peut qu'une erreur significative se soit glissée dans les coûts réels ou dans le calcul de la répartition des coûts. Si le montant n'est pas important, le solde figurant au compte d'attente peut être reporté pour qu'on le règle finalement à la fin de l'exercice financier.
- L'utilisation des comptes d'attente et de contrepartie ne modifie pas la somme totale des coûts imputés aux centres de responsabilité parce que les coûts répartis sont les mêmes que les dépenses réelles effectuées. Normalement il est bon de consigner les comptes d'attente et de contrepartie dans un rapport distinct servant seulement au bureau de la comptabilité pour éviter d'obliger les gestionnaires à connaître des détails de comptabilité dont ils n'ont pas besoin.
- Les exemples suivants illustrent les divers usages auxquels peuvent se prêter les comptes d'attente et de contrepartie aux fins de la répartition des coûts.
2.1 Fournitures et matériel
Le centre de responsabilité d'entrepôt central est débité initialement du coût du matériel acheté. D'autres centres de responsabilité sont débités du coût du matériel à sa sortie d'entrepôt, et le centre de responsabilité du dépôt en est crédité. Dans ce cas, le montant net figurant au compte de matériel, devenu en fait un compte d'attente du centre de responsabilité, représentera la valeur des niveaux des stocks et chaque centre de responsabilité ne sera débité que du coût du matériel consommé.
2.2 Coûts du personnel
Les charges salariales sont portées au débit d'un compte d'attente du bureau de la comptabilité; le compte est crédité lorsqu'on effectue la répartition entre les centres de responsabilité. Les taux salariaux servant à la répartition des charges peuvent se calculer d'après des normes, des moyennes ou des estimations. La répartition peut se faire en fonction du temps, de la production ou de toute autre norme acceptable. On peut adopter cette pratique pour l'ensemble du ministère, un groupe de centres de responsabilité ou un centre particulier qui a besoin de répartir ses charges salariales.
2.3 Services communs
Le centre de responsabilité qui assure le service est débité des frais réels engagés à cette fin; d'autres centres de responsabilité sont débités de la valeur calculée pour le service fourni et le centre qui l'assure est crédité du même montant. Nous avons ici un exemple où il serait préférable d'utiliser un compte de contrepartie plutôt qu'un compte d'attente, car les frais bruts et les frais répartis constituent une information importante aux fins des rapports de la gestion de l'organisation de service.
2.4 Articles de dépense
Les sommes non uniformes effectivement versées à l'égard d'un article de dépense sont débitées à un compte d'attente. Mais chaque mois, les centres de responsabilité sont débités et le compte d'attente crédité du montant d'une répartition uniforme des coûts. Cette façon de procéder peut servir à répartir également des coûts payés périodiquement mais de façon inégale ou incertaine.
3. Répartition des coûts pour mémoire
- Une répartition des coûts pour mémoire permet à un organisme de calculer le coût total, en consignant dans les rapports des postes comme les frais de logement, l'amortissement de l'équipement ou des immeubles et le coût des services communs imputés à d'autres crédits ou financés par d'autres ministères. Les inscriptions pour mémoire n'entrent pas dans la comptabilité principale puisqu'elle est dédiée surtout à contrôler les crédits budgétaires et les affectations; elles sont plutôt destinées aux rapports de gestion interne ou, au besoin, aux procédures analytiques.
- Les situations suivantes peuvent se prêter à des allocations pour mémoire :
- pour tenir compte des actifs immobilisés qui n'entrent pas dans les comptes du Canada;
- pour tenir compte des dettes, engagements et réserves, comme les valeurs décroissantes des stocks, l'amortissement ou les créances douteuses;
- pour imputer l'amortissement aux centres de responsabilité;
- pour inscrire les coûts imputés à d'autres crédits budgétaires ou d'autres exercices financiers.
4. Répartition des coûts selon des pourcentages constants
- C'est un procédé utile, en particulier lorsqu'il n'est pas possible de répartir avec précision les coûts relatifs aux activités, projets et articles. Des coûts sélectionnés sont identifiés visuellement ou par ordinateur en même temps qu'ils sont comptabilisés et répartis automatiquement selon des pourcentages déterminés d'avance. Là où cette pratique est en vigueur, on doit établir des procédures pour faire en sorte que les pourcentages constants soient réalistes, qu'ils aient été approuvés par la gestion et que leur bien-fondé sont vérifié au moins une fois par année. Il faut prendre garde de ne répartir de cette façon que les coûts qui ne peuvent pas être identifiés spécifiquement.
- Au cours du codage des articles économiques dont les montants ne sont pas importants et dont l'analyse par article économique détaillé est peu pratique, on peut imputer les dépenses à un même article organique et les répartir selon un pourcentage prédéterminé entre des articles économiques détaillés. Les produits alimentaires, achetés pour les cafétérias, sont un exemple d'article se prêtant à une répartition procentuelle des coûts entre de nombreux articles économiques.
5. Les coûts normalisés
- Une méthode de coûts normalisés permet au système de comptabilité de composer les coûts établis d'après des normes prédéterminées avec les coûts réels subis. En mesurant ce qui devrait être, aussi bien que ce qui est, la gestion dispose d'une information plus utile. La méthode des coûts normalisés est particulièrement utile pour mesurer des opérations importantes et répétitives d'une organisation à forte intensité de main-d'oeuvre où il est possible de contrôler un pourcentage important des coûts. Cependant, les conventions peuvent souvent être appliquées simplement et efficacement avec des avantages importants dans d'autres organismes.
- Les coûts normalisés se calculent en additionnant le coût de chaque élément, après analyse de chaque opération, des matériaux utilisés et des frais généraux. Les coûts normalisés devraient être établis de façon réaliste de sorte que les écarts par rapport à la norme soient révélateurs. Ils ne devraient pas être établis d'après un rendement optimum réalisé dans des conditions de travail non réalistes.
- Si certains coûts de biens et services achetés ont une importance particulière pour un centre de responsabilité et sont aussi sujets à des fluctuations de prix sensibles, il peut être avantageux d'identifier l'effet de ces écarts de prix au moment de la comptabilisation. On peut le faire sans peine en établissant des comptes distincts pour inscrire le coût normalisé et tous les écarts.
- Les écarts de prix sont identifiés sur le document d'origine; le prix normalisé est affecté à un compte et les différences de prix sont codées au compte des écarts. Prenons par exemple un entrepôt dont les registres des stocks sont tenus d'après des coûts normalisés. Le montant cumulatif des écarts de prix constitue une information utile à la gestion du matériel et on obtient un meilleur contrôle financier lorsque les écritures relatives aux stocks et les écritures comptables principales sont tenues en fonction de coûts normalisés. En effet, les écarts significatifs entre ces écritures ne peuvent que traduire des déficits ou des excédents des stocks, une fois que l'écart de prix a été éliminé.
Appendice C - Techniques de contrôle en informatique
1. Introduction
- Les techniques de contrôle qui suivent permettent d'orienter le personnel financier et d'informatique s'occupant de l'élaboration et du maintien des systèmes financiers. Le document «Computer Control Guidelines», publié par l'Institut canadien des comptables agréés et le volume sur le contrôle «Systems Auditability and Control Study» de «l'Institute of Internal Auditors» donnent de plus amples renseignements.
- Les techniques de contrôle comprennent des pratiques de gestion des projets telle que l'élaboration par étapes, des études de rentabilité et une documentation complète. L'adoption de ces pratiques est exigée par les directives et lignes directrices Politique sur la gestion des projets (chapitre 2-2) du volume «Plan d'investissement, projets et acquisition», du Manuel du Conseil du Trésor, et ces pratiques ne sont pas répétées ici.
2. Autorisation et préparation des données
- Le personnel, qui a la garde des éléments d'actif ou qui a accès aux registres de comptabilité, ne devrait pas autoriser les opérations.
- Les directives concernant la préparation des documents de base devraient être documentées.
- On devrait établir des délais concernant le traitement comptable des documents de base à partir du point de réception jusqu'à l'étape de préparation des données d'entrée.
- Des documents de transmission devraient servir à contrôler l'acheminement des documents du point d'émission jusqu'à l'étape de préparation des données d'entrée.
- On devrait surveiller la qualité du travail effectué sur les documents de base.
- Les documents de base originaux devraient être conservés assez longtemps pour permettre de détecter et de corriger les erreurs.
- Le pouvoir d'autoriser les documents de base devrait être limité.
- Chaque document de base devrait porter un numéro d'identification, de préférence un numéro séquentiel préimprimé.
- Les formules devraient être normalisées pour fournir des données susceptibles d'être saisies.
- L'autorisation d'utiliser des documents de base et d'entrée dans le système devrait être limitée.
- Il faudrait maintenir une séparation suffisante des fonctions dans les domaines suivants :
- séparation du service d'informatique et des utilisateurs de ses services,
- division des tâches au sein du service d'informatique,
- séparation, au sein du service utilisateur, entre la création de données de base et les autres fonctions.
- Les signatures d'approbation figurant sur les documents de base devraient servir d'éléments de preuve en ce qui concerne l'autorisation appropriée des opérations et la piste de vérification.
- Le personnel utilisateur devrait effectuer un examen visuel des documents de base afin de s'assurer que les données d'entrée sont complètes et exactes.
- Chaque organisme utilisateur devrait tenir à jour des journaux pour ses documents de base afin de consigner le déroulement des opérations et la circulation des lots afin de retrouver les articles manquants et de maintenir l'imputabilité.
- Les méthodes de traitement des données fournissant au personnel utilisateur des directives concernant la détection des erreurs, leur correction et leur inscription devraient être rééditées périodiquement.
- Il faudrait tenir un journal des erreurs pour un suivi des erreurs non encore corrigées et l'assurance de leur correction et l'inscription des corrections à temps dans le système. Ce journal ne devrait pas être gardé dans les locaux de traitement des données.
3. Introduction de données
3.1 Validation des données
- Vérification indépendante des données saisies.
- Utilisation de modèles de composition préprogrammés afin de s'assurer que les données sont inscrites dans les champs appropriés, sous la forme appropriée et en utilisant les bons caractères.
- Édition et validation des données d'entrée le plus tôt possible afin de minimiser le traitement des données inexactes.
- Utilisation de contrôles afin de s'assurer que les données d'entrée sont reçues d'une source autorisée.
3.2 Balance des lots
- Utilisation de registres et échéanciers pour s'assurer que toutes les opérations ont été reçues et inscrites à temps.
- Utilisation de documents-navettes comme des duplicata, p. ex., avis de paiement de comptes recevables.
- Utilisation des journaux d'enregistrement afin d'indiquer la réception et la disposition des données, de tenir compte de tous les lots reçus et d'établir une piste de vérification au sein du système.
- Utilisation de documents de mise en lot pour assurer le contrôle de tous les documents acheminés. Les renseignements sur le document de mise en lot comme le montant total, le nombre de opérations et le numéro du lot servent à vérifier l'exhaustivité et l'exactitude du lot.
- Balance automatisée des totaux de contrôle fournis par les documents de mise en lot, avec procédures de conciliation des différences et d'autorisation des corrections.
3.3 Traitement des erreurs
- Correction des erreurs en mode de conversation ou immédiat lorsqu'on se sert de systèmes de terminal d'entrée, de façon à permettre immédiatement leur détection, affichage et correction.
- Préparation, avant le traitement, de listes des erreurs identifiées lors de l'édition dans le cas de systèmes de traitement par lots, et correction avant le traitement.
- Signalisation des messages d'erreur indiquant les mesures correctives proposées pour chaque champ de données qui contient des erreurs.
- Révision des données corrigées à l'aide des mêmes programmes de validation, de balance des lots et de correction des erreurs que pour les opérations originales.
- Production, lors de la révision, de totaux de contrôle pour les rejets, ainsi que pour les données acceptées.
- Compilation de statistiques de toutes les erreurs et mesures correctrices pour les erreurs répétitives.
- Une fonction de contrôle d'entrée, gardée indépendante de la préparation des données de base, pour s'occuper de toutes les erreurs et s'assurer qu'on les corrige.
3.4 Généralités
- Prendre des mesures pour qu'il n'y ait pas de traitement des documents de base après la préparation des données d'entrée.
- Établir des procédures pour retourner les documents de base illisibles ou incomplets.
- Maintenir une double garde des formules comptables. Un membre du service informatique et un membre du service utilisateur devraient autoriser conjointement la sortie d'entrepôt des formules prénumérotées.
4. Transmission des données
4.1 Livraison
- Les transporteurs devraient être cautionnés.
- Il faudrait garder des doubles de tous les rubans magnétiques, cartes ou autres moyens de transmission des données.
- On devrait utiliser les comptages des opérations et les totaux de contrôle des lots afin de s'assurer qu'aucune donnée n'a été perdue au cours du transport.
- Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux données.
4.2 Télécommunications
- On devrait utiliser les totaux de contrôle au cours de la transmission.
- L'unité émettrice retransmet les données lorsque l'unité réceptrice y décèle des erreurs.
- Tous les messages reçus et envoyés devraient être validés.
- Il faudrait tenir des registres et des statistiques sur l'utilisation des lignes aux fins de la piste de vérification.
- On devrait attribuer des numéros séquentiels à tous les messages d'entrée et de sortie et les inscrire dans un journal des messages d'entrée et de sortie afin de faciliter le rétablissement des systèmes, leur reprise ou la localisation des messages.
- On devrait inscrire dans un journal toutes les erreurs et les messages retransmis et tenir à jour des statistiques concernant les retransmissions.
- Le guide de l'utilisateur devrait comprendre des méthodes de correction des erreurs de transmission.
4.3 Traitement
- Les opérations créées par ordinateur devraient être contrôlées par des programmes qui impriment cette opération pour permettre aux utilisateurs d'en effectuer une vérification manuelle. Ces opérations peuvent comprendre des contrôles d'équilibre entre les programmes du système. Ces contrôles peuvent prendre la forme de contrôles de rationalité.
- Il faudrait élaborer un système de totaux de contrôle automatisés en ce qui concerne l'équilibrage du système entier et l'équilibre entre les systèmes et l'expliquer clairement dans une documentation technique.
- On peut utiliser des contrôles d'anticipation dans le système, comme le contrôle de séquence, afin d'anticiper chaque opération et de détecter les opérations manquantes.
- Des états devraient signaler les exceptions ou déviations quand un contrôle de programme est ignoré.
- On devrait balancer les fichiers informatiques en faisant concorder le nombre de registres lors de l'ouverture des fichiers et les changements apportés au cours du traitement au nombre final. Les registres de contrôle devraient renfermer tous les montants et les comptages des registres pour chaque secteur vital du fichier.
- Le système devrait prévoir un journal pour l'inscription des rejets et indiquer que tous les rejets ont été corrigés et représentés.
- Le système informatique devrait créer des fichiers d'attente pour toutes les opérations rejetées. Le service informatique devrait tenir à jour des fichiers d'attente des erreurs afin d'assurer le suivi des opérations corrigées qui sont rejetées.
- Les états sur les erreurs à partir des fichiers d'attente devraient être imprimés périodiquement et fournis aux utilisateurs pour que le traitement des erreurs entraîne leur correction et leur réinscription à temps.
4.4 Accès aux données
- On devrait établir un système officiel de bibliothèque et y conserver tous les fichiers de données concernant le système.
- On devrait utiliser des étiquettes extérieures et intérieures pour éviter un mauvais usage des fichiers.
- Seuls les utilisateurs autorisés d'après leur cote de sécurité peuvent consulter les registres et les fichiers.
- Toutes les demandes de renseignements relatifs au système devraient être consignées dans un fichier distinct et un rapport devrait en informer la direction des services informatiques.
- Les tables de sécurité pour accès devraient être mises à jour régulièrement et seulement après l'autorisation des personnes qui possèdent le pouvoir désigné.
- Les procédures devraient exiger une autorisation formelle pour les modifications aux programmes. Seul l'utilisateur devrait autoriser ces modifications.
- Des mesures devraient être prises afin de s'assurer que le fichier permanent peut être reconstitué en conservant des copies distinctes de ces fichiers et des opérations intermédiaires. Seul le personnel autorisé devrait avoir accès à ces fichiers.
- Les systèmes devraient être conçus de manière à faire rapport exceptionnellement au sujet des registres et des domaines dans lesquels aucune activité n'a été inscrite depuis un certain temps.
- Les systèmes devraient être conçus de manière à faire rapport exceptionnellement au sujet des registres et des domaines dans lesquels trop d'activités ont été inscrites.
- Les fichiers dont l'importance est capitale devraient être examinés périodiquement à l'aide d'un programme de vérification afin de faire rapport au sujet du contenu illogique ou inexact des fichiers.
- Il faudrait instituer des arrangements et procédures alternatifs pour tous les fichiers d'importance capitale. Ces procédures devraient comprendre le stockage des données dans un autre local, des copies des programmes et un accès commode à d'autres installations d'ordinateurs.
- Il faudrait prévoir des procédures de recouvrement et de relance pour tous les systèmes importants.
- Un plan d'urgence devrait exister en cas de perte de données, de programme, de personnel clé ou de panne.
4.5 Sortie
- On devrait concilier le total de contrôle de sortie avec le total des entrées avant d'expédier les rapports.
- Pour l'ensemble des applications, il faudrait tenir, à même le système informatique, des statistiques sur la production d'états imprimés, résumant le nombre de rapports produits et pour chacun, le nombre de pages, le coût et le nombre de lignes.
- Dans les systèmes en direct, le nombre des opérations par période devrait être balancé au total de contrôle de sortie. Les écarts entre les quantités d'entrée et de sortie devraient être contrôlés et résolus.
- Les dates de parution des états imprimés devraient être planifiées afin que les utilisateurs sachent les prévoir et prendre des mesures en cas de retard.
- Les états imprimés ne devraient être remis qu'aux destinataires autorisés.
- La distribution des rapports devrait se limiter au nombre autorisé de copies des rapports.
- Les utilisateurs devraient recevoir un rapport conciliant le total de contrôle maintenu à la main avec le total accumulé par le système informatique à l'égard de l'application donnée.
- Il faudrait utiliser des techniques d'échantillonnage et de contrôle de la qualité pour vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des rapports.
- Les documents négociables devraient être déplacés de l'endroit de rangement au service informatique et vice versa sous la double surveillance de membres du service informatique et de l'organisme utilisateur.
- Un fichier historique des erreurs devrait être tenu à part des fichiers de traitement afin d'analyser les tendances des erreurs des rapports et les statistiques par type, source et fréquence.
- On devrait prendre des dispositions pour que les utilisateurs fournissent des informations à savoir si les résultats arrivent à temps et sont exacts et pertinents.
Appendice D - La responsabilité de l'agent financier dans un projet d'élaboration de systèmes financiers
1. Introduction
- Cette appendice décrit les aspects que l'agent financier doit étudier lorsqu'il examine les documents à l'appui d'un projet d'élaboration de systèmes financiers. La nature du système en voie d'élaboration déterminera le niveau de responsabilité que doit assumer l'organisme de services financiers dans l'examen de ces aspects.
- L'appendice suit les étapes de réalisation d'un projet d'élaboration de systèmes financiers, telles que décrites dans la politique informatique du Conseil du Trésor. Pour chaque étape, elle indique les documents que l'agent financier doit examiner pour réaliser une analyse adéquate.
2. Examen de la documentation sur les projets de systèmes par un agent financier
2.1 Lancement d'un projet
- La première étape d'un projet d'élaboration de systèmes financiers consiste à déterminer les besoins de la direction et à obtenir l'autorisation d'exécuter le projet.
- Les documents à l'appui devraient fournir :
- Un énoncé du problème approuvé par les gestionnaires qui ont lancé le projet. On doit y retrouver les indications suivantes :
- le nom du client;
- la détermination des ressources disponibles pour le projet;
- un résumé des problèmes à régler;
- les répercussions des problèmes s'ils ne sont pas corrigés;
- un résumé des avantages prévus.
- Le mandat officiel relatif au projet, à savoir :
- les méthodes de gestion du projet;
- le nom des responsables du projet et les exigences concernant les rapports de subordination établis entre les différents paliers hiérarchiques, y compris les membres de l'équipe de projet et leurs responsabilités.
- Une description du secteur représentant des difficultés et des modifications qu'il serait souhaitable d'apporter, à la lumière de l'analyse préliminaire. Elle doit contenir les indications suivantes :
- une explication sommaire du système en vigueur;
- l'indication des secteurs où se produiront des modifications;
- la portée et les objectifs des modifications;
- les coûts probables pour l'élaboration et l'exploitation du système;
- le plan des étapes initiales du projet.
- Un énoncé du problème approuvé par les gestionnaires qui ont lancé le projet. On doit y retrouver les indications suivantes :
2.2 Étude de faisabilité
Cette étape du projet consiste à présenter une analyse des solutions de rechange pratiques qui permettra de recommander la solution la plus appropriée. Les documents à l'appui devraient contenir les indications suivantes :
- Le mandat exact relatif à l'étude de faisabilité;
- Une présentation de solutions de rechange et leur analyse pour déterminer celles qui sont réalisables, à savoir :
- la conservation du processus actuel en y apportant des modifications;
- d'autres techniques utilisables (informatique, micrographie, etc.);
- d'autres moyens d'obtenir le service (comme l'utilisation des installations gouvernementales plutôt que celles du secteur privé);
- une conception générale du système pour chaque possibilité;
- les raisons objectives justifiant l'exclusion de certaines possibilités.
- Une énumération des coûts et des avantages prévus par l'étude, à savoir :
- la quantification des coûts et des avantages du système actuel ainsi que de toutes les solutions de rechange utilisables;
- une énumération de tous les aspects des coûts et des avantages qui n'ont pas été quantifiés ainsi qu'une explication de la façon dont on les a traités.
- La conclusion de l'étude, où l'on indiquera :
- les raisons qui ont motivé le choix de la solution la plus appropriée;
- les ressources financières et les années-personnes supplémentaires nécessaires pour mettre en oeuvre la solution recommandée (à savoir les ressources pour l'élaboration et celles pour l'exploitation);
- les étapes clés particulières où la direction devra prendre des décisions tout au long des étapes du projet qui n'ont pas encore été abordées.
2.3 Conception générale
Cette étape du projet consiste à définir les objectifs et à analyser les exigences du système afin d'obtenir une vue d'ensemble de la structure de base du nouveau système sur le plan des exigences relatives à la collecte et au traitement des données, à la présentation de rapports ainsi que sur le plan de l'acheminement de l'information. Les documents à l'appui devraient contenir les éléments suivants :
- Une indication générale des exigences à respecter, à savoir :
- les buts et les objectifs du système;
- toutes les exigences juridiques et réglementaires qui influent sur le système;
- les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor applicables au système;
- les exigences administratives du ministère;
- les besoins des utilisateurs;
- les objectifs de contrôle financier s'appliquant au système;
- les objectifs de vérification du système (pour minimiser les coûts d'examen et de vérification du système).
- Une vue d'ensemble de la conception du système comprenant les éléments suivants :
- des graphiques de cheminement montrant la structure générale du système;
- les exigences en matière de collecte et de traitement de l'information ainsi que les rapports à présenter;
- un cadre de conception du contrôle interne indiquant :
- les exigences à propos du contrôle exercé avant et après le traitement;
- les exigences concernant un contrôle du traitement simultané, lorsque les contrôles consécutifs au traitement ne peuvent assurer l'exactitude et le bon fonctionnement du système;
- des éléments structurels permettant de faciliter la vérification et l'évaluation du bon fonctionnement du système et de l'efficacité de son exploitation.
- Les rapports, les comptes rendus de réunion ou les échanges entre la direction et le ou les utilisateurs du système.
- L'explication de toutes les questions en suspens soulevées au cours de l'étape de conception générale.
2.4 Conception détaillée
- À cette étape, la conception d'un système fait état de tous les contrôles financiers ainsi que des précisions sur la collecte, le stockage et le traitement des données, la recherche d'information et la présentation de rapports.
- Les documents à l'appui devraient comprendre les indications suivantes :
- Des données prouvant que les éléments de contrôle prévus satisfont vraiment :
- aux exigences juridiques et réglementaires;
- aux politiques du Conseil du Trésor;
- aux exigences en matière de contrôle financier du ministère;
- aux exigences de contrôle propres au projet en particulier.
- Une description détaillée de la structure du système comprenant des graphiques de cheminement et des textes explicatifs portant sur :
- des précisions à propos de la collecte, du traitement et du stockage des données;
- la justification de toutes les opérations et de tous les calculs;
- le processus de contrôle à suivre avant, pendant et après le traitement.
- Les documents de travail du projet devraient comprendre :
- les comptes rendus des réunions et la correspondance concernant le projet;
- la mention de toutes les questions en suspens après l'étape de conception détaillée ainsi que des solutions envisagées pour les régler.
- Des données prouvant que les éléments de contrôle prévus satisfont vraiment :
2.5 Mise en oeuvre (Mise au point)
- Cette étape comporte des activités de mise au point, telles la programmation de l'ordinateur, la mise à l'essai du système, la mise au point de documents portant sur les procédures ou sur d'autres sujets, et la formation. En grande partie, il y aura simultanéité entre le rôle de l'agent financier et celui des autres personnes qui participent au projet d'élaboration de systèmes financiers . La plupart du temps, l'agent ne participera pas à la programmation de cette étape, à moins que des modifications importantes ne soient apportées à la conception détaillée, auquel cas il faudra revoir les éléments de cette conception à la lumière des nouveaux renseignements disponibles. Normalement, l'agent financier s'occupera surtout de l'examen des documents relatifs à la programmation, des méthodes de mise à l'essai des programmes informatiques et, par la suite, de la validation des résultats de l'essai.
- Les documents devraient faire l'objet d'un examen approfondi englobant tous les aspects du contrôle interne ainsi que les opérations mathématiques importantes du système.
- Les documents à l'appui devraient contenir les indications suivantes :
- les méthodes comptables informatisées jugées importantes du point de vue du contrôle financier, et la date de leur mise à l'essai;
- la marche à suivre pour l'essai;
- les données des essais dans le cas des calculs essentiels;
- la comparaison des résultats des essais et des résultats escomptés;
- les procédures permettant la mise en oeuvre complète du système, y compris une documentation détaillée portant sur les procédures de formation, et les procédures de traitement, telles que le stockage, la validation et la correction des données;
- toutes les questions en suspens accompagnées des solutions proposées.
2.6 Mise en place
- Au cours de cette étape, l'agent financier s'assurera que les procédures décrites lors de l'étape de la conception détaillée ont été mises en oeuvre et fonctionnent correctement. Pour installer un nouveau système, il se peut que l'on doive avoir recours à la conversion pour faciliter le passage d'un système à un autre; la conversion sera alors un élément essentiel lorsqu'il s'agira de vérifier l'exactitude des données sur lesquelles le nouveau système s'appuiera.
- Les documents à l'appui devraient contenir les indications suivantes :
- la marche à suivre, pour la conversion des données et des dossiers;
- des précisions sur tous les secteurs qui ont soulevé des difficultés au cours de l'étape de la mise en place et les solutions envisagées.
2.7 Examen postérieur à la mise en place
- La dernière étape de l'élaboration d'un système doit permettre de vérifier que les objectifs du système approuvés par la direction ont été atteints, que les contrôles financiers ont été réévalués et rajustés, et que le système a atteint avec succès les stades d'exploitation et d'entretien.
- Les documents à l'appui devraient comprendre les indications suivantes :
- la marche à suivre pour l'examen postérieur à la mise en place et son résultat;
- les questions en suspens et les solutions proposées;
- les modifications apportées aux documents relatifs au système, aux documents de formation et aux méthodes de contrôle, à la suite de l'examen postérieur à la mise en place.