Directive sur la gestion du matériel

Les procédures obligatoires sont les suivantes :

• B.2.3.1

  Lorsque des marchandises contrôlées sont transférées du Canada ou sont dessaisies à l’extérieur du Canada, les ministères doivent assurer la liaison comme suit :

  • B.2.3.1.1Affaires mondiales Canada (AMC) déterminera les restrictions applicables à l’exportation et les exigences supplémentaires en matière d’exportation;
  • B.2.3.1.2le Département d’État des États-Unis lorsque les marchandises sont assujetties au règlement américain du International Traffic in Arms Regulations (ITAR) afin de déterminer les restrictions applicables à l’exportation et d’autres exigences en matière d’exportation.
• B.2.3.2

  Le cadre supérieur désigné pour la gestion du matériel, en coopération avec le chef de la sécurité, est responsable de ce qui suit :

  Accès aux marchandises contrôlées

  • B.2.3.2.1

    s’assurer que, avant d’avoir accès aux marchandises contrôlées au Canada, une personne est inscrite au Programme des marchandises contrôlées de Services publics et Approvisionnement Canada, sauf si :

    • B.2.3.2.1.1exclue de l’inscription, par exemple, la personne occupe un poste dans l’administration publique fédérale, y compris un poste dans une société d’État fédérale, ou est employée par Sa Majesté du chef d’une province, un fonctionnaire public au sens du paragraphe 117.07(2) du Code criminel, un représentant élu ou nommé du gouvernement fédéral ou d’un gouvernement provincial, ou un membre d’une force étrangère présente au Canada au sens défini à l’article 2 de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada, et qui agit de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions et de son emploi (voir l’article 36 de la Loi sur la production de défense et l’article 1.1 du Règlement sur les marchandises contrôlées),
    • B.2.3.2.1.2elle est exemptée d’inscription par Services publics et Approvisionnement Canada sur présentation au Programme des marchandises contrôlées d’une preuve du statut d’un administrateur, cadre ou employé d’une personne ayant accès à des marchandises contrôlées en sa qualité de personne inscrite au titre du règlement des États-Unis intitulé ITAR, ou d’un administrateur, employé ou représentant élu ou attitré du gouvernement fédéral des États-Unis ou du gouvernement d’un État ou d’un territoire des États-Unis, ou d’une demande par le représentant désigné d’un inscrit (dans le cas des travailleurs temporaires, des étudiants internationaux et des visiteurs) au Programme des marchandises contrôlées;
  • B.2.3.2.2

    s’assurer que les marchandises contrôlées du ministère sont :

    • B.2.3.2.2.1examinées, possédées ou transférées seulement par des personnes qui sont exclues, inscrites ou exemptées de l’inscription au Programme des marchandises contrôlées,
    • B.2.3.2.2.2prises en considération, au besoin, dans leurs plans d’approvisionnement, de dessaisissement et de sécurité;
  • B.2.3.2.3veiller à ce que tout le personnel du gouvernement fédéral au Canada et dans les bureaux du gouvernement du Canada à l’étranger, y compris le personnel déployé à l’étranger, ait les habilitations de sécurité appropriées pour accéder aux marchandises contrôlées, et seulement au besoin;

  Identification des marchandises contrôlées

  • B.2.3.2.4

    déterminer et définir les marchandises contrôlées potentielles en consultant les documents suivants pour déterminer si le bien dont ils ont la garde est considéré comme une marchandise contrôlée :

    • la Liste des marchandises contrôlées qui se trouve à l’annexe de la Loi sur la production de défense;
    • le guide de l’annexe qui l’accompagne;
    • le Guide des contrôles à l’exportation du Canada d’Affaires mondiales Canada;
  • B.2.3.2.5

    consulter les documents suivants pour déterminer le contrôle des marchandises figurant à l’annexe qui peut être considéré comme des marchandises contrôlées :

    • B.2.3.2.5.1la Liste des marchandises contrôlées figurant à l’ annexe de la Loi sur la production de défense,
    • B.2.3.2.5.2le Guide de l’annexe qui l’accompagne,
    • B.2.3.2.5.3le Guide des contrôles à l’exportation du Canada d’Affaires mondiales Canada;
  • B.2.3.2.6indiquer si les marchandises contrôlées sont assujetties aux contrôles d’autres gouvernements tels l’International Traffic in Arms Regulations (ITAR) des États-Unis. Les ministères dont les marchandises contrôlées sont des « articles de défense » contrôlés par le ITAR doivent également se conformer aux dispositions du ITAR, y compris les dispositions relatives aux transferts et retransferts d’articles de défense américains par des tiers;
  • B.2.3.2.7diriger les questions relatives au ITAR ou au statut de contrôle des marchandises au regard du ITAR à la Direction des contrôles commerciaux de la défense du département d’État des États-Unis, au Bureau de la sécurité régionale et des transferts d’armes ou à d’autres organismes de réglementation étrangers, selon le cas;

  Plans et procédures en matière de sécurité et atteintes à la sécurité

  • B.2.3.2.8élaborer des procédures concernant la manutention, l’entreposage, l’accès, la sécurité et les structures de responsabilité appropriés pour les actifs considérés comme des marchandises contrôlées, ainsi que les rapports et les enquêtes sur les infractions à ces structures;
  • B.2.3.2.9

    établir et mettre en œuvre un plan de sécurité pour chaque lieu de travail au Canada où se trouvent des marchandises contrôlées. Ce plan de sécurité doit énoncer par écrit ce qui suit :

    • B.2.3.2.9.1les procédures utilisées pour le contrôle de l’examen, de la possession et du transfert de marchandises contrôlées,
    • B.2.3.2.9.2les procédures obligatoires pour la démilitarisation complète des marchandises contrôlées,
    • B.2.3.2.9.3les procédures pour établir des rapports et enquêter sur les atteintes à la sécurité relativement aux marchandises contrôlées,
    • B.2.3.2.9.4la description des responsabilités de l’organisme de sécurité du ministère et de l’identité des personnes qui sont responsables de la sécurité des marchandises contrôlées,
    • B.2.3.2.9.5le contenu des séances d’information sur la sécurité et des programmes de formation offerts aux employés et aux travailleurs contractuels inscrits ou exemptés, selon le cas;
  • B.2.3.2.10informer immédiatement l’administrateur général ou son délégué de toute atteinte à la sécurité relative aux marchandises contrôlées dès qu’une telle atteinte a lieu ou a été découverte;
  • B.2.3.2.11offrir une formation de sensibilisation appropriée à tous les employés et entrepreneurs sur les structures appropriées de manutention, d’entreposage, d’accès, de sécurité et de responsabilité pour les marchandises contrôlées et les atteintes à la sécurité connexes;

  Dossiers

  • B.2.3.2.12

    conserver et maintenir des dossiers qui contiennent ce qui suit :

    • B.2.3.2.12.1une description des marchandises contrôlées sous leur garde, la date de leur réception, toutes licences ou restrictions applicables, et l’identité de la personne qui les a transférées,
    • B.2.3.2.12.2une description des marchandises contrôlées transférées par le ministère, la date de leur transfert, ainsi que l’identité et l’adresse de la personne à qui elles ont été transférées,
    • B.2.3.2.12.3une description de la manière dont toutes les marchandises contrôlées ont été dessaisies et de la date de dessaisissement,
    • B.2.3.2.12.4une description distincte des « articles de défense » assujettis au ITAR, qui doit être conservée pour une période de cinq ans à partir de la date d’échéance de la licence ou de toute autre approbation;

  Approvisionnement

  • B.2.3.2.13s’assurer qu’en ce qui concerne les processus d’approvisionnement, il incombe aux ministères de déterminer la part éventuelle des marchandises contrôlées, y compris les données techniques, le plus tôt possible;
  • B.2.3.2.14dans le cas d’une acquisition auprès d’entreprises commerciales canadiennes, accorder aux soumissionnaires ou aux acheteurs potentiels qui participent à un processus d’approvisionnement comportant des marchandises contrôlées suffisamment de temps pour demander l’inscription au Programme des marchandises contrôlées;
  • B.2.3.2.15veiller à ce que, lorsqu’un ministère retient les services d’un tiers pour aider ou participer à l’administration d’un processus d’approvisionnement concernant des marchandises contrôlées, il doit s’assurer que tout tiers ayant accès à des marchandises contrôlées est inscrit au Programme des marchandises contrôlées, ou en est exempté, et détient l’approbation du bureau de première responsabilité du gouvernement étranger applicable, selon le cas;

  Dessaisissement

  • B.2.3.2.16au moment du dessaisissement de marchandises contrôlées à l’intérieur du pays, s’assurer que les marchandises contrôlées ne sont transférées qu’à une personne inscrite au Programme des marchandises contrôlées ou à des entités exemptes de l’inscription au Programme des marchandises contrôlées ou que ces articles soient entièrement démilitarisés avant leur dessaisissement;
  • B.2.3.2.17au moment du dessaisissement de marchandises contrôlées par l’intermédiaire de GCSurplus, le ministère est responsable d’aviser GCSurplus du fait qu’il s’agit de marchandises contrôlées, afin que GCSurplus puisse suivre les procédures appropriées;
  • B.2.3.2.18au moment du dessaisissement de marchandises contrôlées par l’exportation, s’assurer que la Liste des marchandises et technologies d’exportation contrôlée, le Traité sur le commerce des armeset d’autres traités internationaux applicables sont consultés, que des assurances de l’utilisation finale sont fournies et que toutes les licences d’exportation nécessaires sont obtenues auprès d’Affaires mondiales Canada.Lorsque des marchandises contrôlées sont vendues à l’étranger par l’entremise de GCSurplus, GCSurplus vérifiera que les approbations appropriées sont obtenues au nom des ministères;
  • B.2.3.2.19veiller à ce que les soumissionnaires ou les acheteurs potentiels qui participent à un processus de dessaisissement comportant des marchandises contrôlées aient suffisamment de temps pour obtenir une autorisation nationale ou à l’étranger dans le cas d’entreprises commerciales étrangères si leur proposition fait référence à des transferts, des ventes, des dons, des échanges ou une conversion en déchets de marchandises contrôlées;
  • B.2.3.2.20au moment du dessaisissement des marchandises contrôlées, s’assurer que l’article est complètement démilitarisé à moins qu’il ne soit transféré à une personne inscrite actuellement au Programme des marchandises contrôlées ou à des entités exemptes de l’inscription au Programme des marchandises contrôlées;
  • B.2.3.2.21avant le dessaisissement, le transfert ou la réexportation d’un « article de défense » en vertu du ITAR à un utilisateur final ou à une destination, les ministères peuvent devoir obtenir l’approbation écrite de la Direction des contrôles commerciaux de la défense des États-Unis ou du Bureau de la sécurité régionale et des transferts d’armes, selon le cas. Au moment de vendre les marchandises contrôlées par l’intermédiaire de GCSurplus, GCSurplus vérifiera que les approbations appropriées sont obtenues;