Directive sur la gestion du matériel

Les présentes procédures remplacent les instruments de politique du Conseil du Trésor suivants :

• Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers (1er novembre 2006)
• Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction (9 août 2018)

Les procédures obligatoires sont les suivantes :

• A.2.3.1

  Les praticiens de la gestion du matériel sont responsables de ce qui suit :

  Planification

  • A.2.3.1.1Prendre des mesures appropriées pour cerner, évaluer et minimiser les risques associés à l’acquisition, au fonctionnement et au dessaisissement des véhicules;
  • A.2.3.1.2Veiller à ce qu’un mécanisme soit en place pour déterminer si les exigences opérationnelles continues et nouvelles peuvent être satisfaites par le parc automobile existant ou par l’utilisation d’autres options qui sont responsables du point de vue financier et environnemental;
  • A.2.3.1.3

    Appuyer l’exigence de l’acquisition ou le remplacement des véhicules du gouvernement par les moyens suivants :

    • A.2.3.1.3.1Harmoniser la fonction du véhicule avec les exigences du programme,
    • A.2.3.1.3.2Évaluer le besoin d’un véhicule en fonction des critères financiers, opérationnels, environnementaux, de son état physique et de l’accessibilité,
    • A.2.3.1.3.3Rationaliser la taille du parc automobile du ministère,
    • A.2.3.1.3.4Choisir la classe et le type de véhicule les plus appropriés et les plus efficaces, en tenant compte de la taille du véhicule et du moteur, qui répondent aux exigences opérationnelles,
    • A.2.3.1.3.5Incorporer des délais de production des fabricants dans le cycle de planification et de remplacement des achats de véhicules;
  • A.2.3.1.4Établir des politiques et des contrôles internes pour accorder la priorité à l’achat et à l’utilisation de véhicules zéro émission (VZE) pour le parc de véhicules légers;
  • A.2.3.1.5Pour les ministères ayant un parc d’au moins dix véhicules, élaborer et tenir à jour un plan stratégique d’écologisation du parc à long terme, approuvé par le cadre supérieur désigné, qui décrit la voie à suivre pour atteindre les objectifs d’écologisation du parc du gouvernement fédéral. Ce plan doit présenter des projections chiffrées d’achat de véhicules sur plusieurs années et tenir compte de la faisabilité opérationnelle, de l’optimisation de la taille du parc et des mesures, des politiques ou de l’infrastructure de soutien pertinentes. Les ministères doivent tenir des projections d’achat et des budgets sur deux ans pour les véhicules;

  Approvisionnement

  • A.2.3.1.6Conformément à l’article A.6.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, l’utilisation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est obligatoire pour les véhicules automobiles;
  • A.2.3.1.7S’assurer que, lorsque les locations ou les baux sont utilisés, les classes, les moteurs, les options et les caractéristiques minimales sont compatibles avec ce que prévoit la méthode d’approvisionnement établie de SPAC;
  • A.2.3.1.8

    En cas d’urgence, ou si un retard est prévu dans la livraison d’un nouveau véhicule, envisager des dispositions temporaires dans l’ordre suivant :

    • A.2.3.1.8.1Prolonger l’utilisation du véhicule à remplacer,
    • A.2.3.1.8.2Utiliser un autre véhicule ministériel,
    • A.2.3.1.8.3Utiliser un véhicule de location jusqu’à ce que le véhicule commandé soit livré par le fabricant;

  Exploitation et entretien

  • A.2.3.1.9Veiller à ce que les véhicules du gouvernement du Canada soient utilisés uniquement à des fins gouvernementales autorisées et conformément aux politiques ministérielles;
  • A.2.3.1.10Prendre des mesures pour réduire les émissions de gaz à effet de serre et moderniser le parc automobile en se fondant sur les exigences du gouvernement;
  • A.2.3.1.11Ne pas acheter de supercarburant à moins qu’il s’agisse d’une exigence du fabricant du véhicule;
  • A.2.3.1.12Veiller à ce que les employés qui ont l’accès aux véhicules terrestres comprennent que le gouvernement du Canada assure lui-même les risques liés à l’utilisation de ces véhicules. À ce titre, il n’y a pas besoin d’acheter une couverture d’assurance commerciale, sauf pour les exceptions qui se trouvent à l’article A.2.3.1.13;
  • A.2.3.1.13

    Veiller à ce qu’une couverture d’assurance commerciale complète appropriée soit prévue par l’entremise de SPAC pour :

    • A.2.3.1.13.1Les véhicules terrestres immatriculés au Canada qui sont conduits aux États-Unis,
    • A.2.3.1.13.2Les véhicules utilisés dans le cadre d’un programme gouvernemental par des utilisateurs qui ne sont pas des fonctionnaires de l’État,
    • A.2.3.1.13.3Toutes les voitures de fonction;
  • A.2.3.1.14

    Assurer le suivi des informations requises sur le parc automobile et les tenir à jour à l’aide d’un système d’information de gestion de parc automobile et d’une carte de parc automobile, au besoin. Le système de gestion de parc automobile doit :

    • A.2.3.1.14.1Saisir tous les champs de données obligatoires décrits au paragraphe A.2.3.1.18 au moyen de la saisie manuelle, de la population automatique et de la collecte de données à partir de la carte du parc automobile,
    • A.2.3.1.14.2Générer une vision unique, uniforme et à l’échelle du ministère de tous les coûts d’entretien, d’exploitation et de réparation des véhicules liés à la gestion du parc automobile,
    • A.2.3.1.14.3Fournir des renseignements pour appuyer la planification et la prise de décision,
    • A.2.3.1.14.4Être tenu à jour, complet et exact;
  • A.2.3.1.15

    Utiliser la carte de parc automobile désignée appropriée pour les véhicules terrestres lorsqu’elle est émise pour :

    • A.2.3.1.15.1Payer toutes les dépenses d’exploitation et d’entretien des véhicules gouvernementaux immatriculés au Canada,
    • A.2.3.1.15.2S’assurer que les dépenses payées avec une carte de parc automobile sont limitées à celles qui sont nécessaires à l’exploitation et l’entretien des véhicules gouvernementaux ou de l’équipement motorisé seulement auquel la carte de parc automobile est attribuée, dans la mesure du possible;
  • A.2.3.1.16Faire état à l’autorité compétente de toutes les dépenses relatives à l’exploitation et à l’entretien des véhicules gouvernementaux qui ont été engagées sans l’utilisation d’une carte de parc automobile, aux fins de saisie dans la base de données de gestion de parc automobile. Ces dépenses comprennent l’utilisation d’autres moyens de paiement faits à un fournisseur qui refuse d’accepter la carte de parc automobile pour le paiement;
  • A.2.3.1.17Éviter d’utiliser une carte de parc automobile pour payer l’achat et l’installation de décalcomanies et d’équipements complémentaires acquis à titre d’améliorations effectuées dans le contexte des marchés secondaires;
  • A.2.3.1.18

    Les champs de collecte de données obligatoires pour le parc de véhicules terrestres sont les suivants :

    Renseignements administratifs et renseignements d’identification

    • Nom du ministère (ou code client)
    • Nom du programme
    • Propriété (loué ou acheté)
    • Statut du véhicule (actif ou inactif)
    • Numéro du véhicule du parc automobile du gouvernement
    • Numéro d’identification de véhicule (NIV)
    • Numéro(s) correspondant(s) de carte de parc automobile
    • Type de carte (pour un type de véhicule en particulier, pour aucun type de véhicule en particulier, ou seconde carte à des fins particulières, carte saisonnière)
    • Date d’entrée dans le système de carte de parc automobile (la date à laquelle la carte a été connectée la première fois au Système d’information sur la gestion du parc automobile)
    • Statut de la carte (active ou inactive)
    • Limite de la carte
    • Date d’annulation de la carte

    Données de base concernant le véhicule

    • Année de fabrication
    • Fabricant
    • Modèle
    • Code de spécification de véhicule utilisé par Services publics et Approvisionnement Canada (si disponible)
    • Nombre de cylindres du moteur (2 chiffres)
    • Cylindrée en litres
    • Transmission : automatique (A) ou manuelle (M) et nombre de vitesses (3, 4, 5) ou variable (V)
    • Type de carburant pouvant alimenter le véhicule et exigence à l’égard du taux d’octane (le cas échéant)
    • Système d’alimentation en carburant
    • Plaque d’immatriculation et province ou territoire
    • Catégorie et sous-catégorie de véhicules
    • Statut attribué (groupé, conducteur assigné, etc.)

    Renseignements sur l’emplacement du véhicule et la facturation correspondante

    • Emplacement réel : adresse municipale, ville, province/territoire et code postal
    • Adresse de facturation : adresse municipale, ville, province/territoire et code postal

    Statistiques sur l’utilisation

    • Date de mise en service ou d’intégration au parc automobile (y compris les véhicules loués)
    • Date d’entrée dans le système (si elle est différente de la date d’intégration au parc automobile)
    • Date de mise hors service ou de vente du véhicule
    • Relevé actuel du compteur kilométrique
    • Date du relevé actuel
    • Jours d’utilisation

    Coût des véhicules et renseignements sur le cycle de vie

    • Coût en capital du véhicule
    • Dépenses liées à l’entretien et à la réparation du véhicule (qu’ils aient été effectués au sein de l’organisation ou non, y compris les travaux relatifs aux garanties, s’il y a eu avis)
    • Dates des services d’entretien et de réparation du véhicule (qu’ils aient été fournis au sein de l’organisation ou non, y compris les travaux relatifs aux garanties, s’il y a eu avis)

    Carburant

    • Achat en gros ou au détail de carburant ou d’électricité
    • Date de l’achat
    • Nombre total d’unités achetées, par type de carburant et taux d’octane
    • Nom et emplacement du fournisseur ou du propriétaire de l’installation de carburant en vrac, le cas échéant
    • Coût unitaire du carburant ou de l’électricité acheté
    • Coût total de l’achat
• A.2.3.2

  En plus des exigences susmentionnées, les exigences suivantes ne s’appliquent qu’aux voitures de fonction du parc automobile :

  • A.2.3.2.1Les voitures de fonction ne sont autorisées que pour les ministres et les hauts fonctionnaires admissibles. Les utilisateurs autorisés des voitures de fonction sont les ministres du Cabinet, les ministres d’État, les secrétaires d’État, les sous-ministres et les hauts fonctionnaires admissibles qui ont le droit d’utiliser une voiture de fonction.
  • A.2.3.2.2

    Les hauts fonctionnaires admissibles sont ceux qui satisfont aux critères suivants :

    • Ils sont nommés par le gouvernement en conseil;
    • Ils détiennent un poste à temps plein avec une classification personnelle équivalente au niveau DM 2 (GC 9-10 ou GCQ 9-10) ou plus;
    • Ils sont administrateurs généraux;
    • Ils occupent le poste le plus élevé de l’organisation.
  • A.2.3.2.3Les limites de prix maximales autorisées pour les voitures de fonction sont établies par le contrôleur général du Canada et communiquées annuellement à SPAC et au Bureau du Conseil privé.
  • A.2.3.2.4Le prix total réel payé pour une voiture de fonction, excluant les taxes et l’équipement ou les accessoires du marché secondaire installés dans une voiture de fonction pour des raisons de sécurité et d’efficacité des activités du gouvernement doit se situer dans la limite applicable et comprend le coût de tous les équipements et accessoires installés en usine et tous les frais de préparation et de livraison.
• A.2.3.3

  Les pouvoirs et les exceptions sont les suivants :

  • A.2.3.3.1Le contrôleur général du Canada a le pouvoir de déterminer la méthode d’approvisionnement la plus appropriée pour les voitures de fonction;
  • A.2.3.3.2Le Conseil du Trésor doit approuver les exceptions à la limite de prix autorisée, aux normes relatives aux voitures de fonction et à la sélection des voitures de fonction.
• A.2.3.4Les ministres, les hauts fonctionnaires admissibles et les personnes liées à ces utilisateurs autorisés peuvent utiliser les véhicules de fonction qui leur sont attribués à des fins personnelles lorsque ceux-ci ne sont pas utilisés à des fins officielles.
• A.2.3.5

  L’usage des véhicules de fonctions à des fins personnelles constitue un avantage imposable en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et doit être déclaré comme un revenu, conformément aux directives de l’Agence du revenu du Canada sur les avantages imposables.

• A.2.3.6La liste des véhicules de fonction autorisés est établie chaque année par SPAC en fonction des limites de prix maximales permises par le contrôleur général du Canada. Les méthodes d’approvisionnement établies par SPAC sont communiquées au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Bureau du Conseil privé. Les organisations doivent appliquer ces méthodes lorsqu’elles choisissent leurs voitures de fonction.
• A.2.3.7À partir du 1er janvier 2025, les voitures de fonction devront être des véhicules zéro émission (VZE).
• A.2.3.8Le véhicule qui est transféré du parc de véhicules légers à celui des véhicules de fonction doit respecter les critères applicables aux véhicules de fonction admissibles, conformément à la Directive sur la gestion du matériel.
• A.2.3.9Un véhicule de fonction doit répondre aux exigences opérationnelles de la direction, aux besoins des utilisateurs autorisés et aux préférences personnelles des utilisateurs autorisés, dans la mesure du possible.
• A.2.3.10

  Un véhicule de fonction peut être remplacé après six ans ou 150 000 kilomètres. Toutefois, le véhicule peut être remplacé :

  • À tout moment si un véhicule de fonction à essence ou hybride électrique est remplacé par un VZE; ou
  • À tout moment s’il est transféré au parc de véhicules de fonction d’un autre ministère; ou
  • Après trois ans s’il est transféré au parc des véhicules légers, à condition que le transfert vers le parc de véhicules légers réponde à un besoin opérationnel.
• A.2.3.11

  Les limites des prix autorisés seront réduites de 25 % si ces conditions ne sont pas respectées

• A.2.3.12S’il s’agit d’une option rentable, un véhicule de fonction excédentaire à émission zéro peut être transféré à un autre ministre ou haut fonctionnaire admissible du ministère ou de l’organisme, ou il peut être transféré au parc de véhicules du ministère.
• A.2.3.13Les voitures de fonction ne doivent pas porter de marquage d’identification externe comme indiqué au paragraphe 3.1 du Manuel du Programme de coordination.