SPSV - Foire aux questions (FAQ)

Les Services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) sont un arrangement obligatoire en matière d'approvisionnement qui fournit aux ministères et organismes fédéraux une liste de fournisseurs qualifiés pour offrir des services de soutien à la vérification et à la gestion financière. Ils ont été mis au point par le Bureau du contrôleur général, en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les fournisseurs de services de vérification et de gestion financière ainsi que les diverses collectivités de vérification et de gestion financière du gouvernement du Canada.

Un arrangement en matière d'approvisionnement est un outil d'acquisition qui permet à un ministère ou à un organisme de lancer des appels d'offres auprès d'un bassin de fournisseurs présélectionnés. Un tel arrangement n'est pas un contrat, et ni l'une ni l'autre partie n'est légalement liée par l'arrangement.

Un arrangement en matière d'approvisionnement établit le cadre qui permet de traiter de manière expéditive les contrats de biens et de services ayant force exécutoire. Ces arrangements d'approvisionnement incluent au moins un ensemble de modalités qui s'appliquent à chaque contrat qui en résulte. Ce sont notamment les taux quotidiens maximums, selon la catégorie de ressources pour chaque fournisseur préqualifié.

Les SPSV ont été créés pour uniformiser la passation des marchés et pour faciliter l'approvisionnement en services de vérification et de gestion financière. La préqualification des fournisseurs permet de rendre le processus d'acquisition plus efficace.

Bien que les SPSV soient conçus pour simplifier et accélérer l'approvisionnement en services de vérification et de gestion financière, ils ne sont pas nécessairement l'option privilégiée pour répondre à tous les besoins contractuels. Veuillez consulter notre Guide sur la passation de marchés pour obtenir de plus amples renseignements sur d'autres options d'acquisition.

Non. Pour obtenir une souplesse semblable à celle que donne le recours « au besoin » à une commande subséquente à une offre permanente, les contrats de SPSV doivent être établis comme des contrats fondés sur les tâches. Cela permet à un chargé de projet de conclure des contrats avec plusieurs fournisseurs sur plusieurs années, sans émettre chaque fois une nouvelle demande de propositions.

Le fait qu'un fournisseur ne figure pas dans la liste des fournisseurs préqualifiés s'explique par l'une ou l'autre des possibilités suivantes : il n'a pas présenté une demande ou il ne satisfait pas aux exigences. Les SPSV actualisés (tous les 18 mois) permettront à d'autres fournisseurs de faire porter leur nom à la liste des fournisseurs préqualifiés.

La durée d'affichage visant les vérifications judiciaires peut être de vingt‑quatre heures après avoir reçu l'aval de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Toutefois, le temps d'exécution de l'ensemble du processus d'approvisionnement dépendra du temps de traitement du ministère, de TPSGC et des fournisseurs.

L'École de la fonction publique du Canada (ÉFPC) offre de nombreux cours sur la gestion des acquisitions, du matériel et des biens immobiliers qui peuvent vous aider à mieux comprendre le processus de passation des marchés.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) offre également un cours pour rédiger les éléments techniques de la demande de propositions des SPSV. Il s'adresse avant tout aux agents des ministères et organismes qui s'occupent de l'adjudication des marchés, et il est offert selon les besoins.

Grâce à une liste de fournisseurs préqualifiés, il n'est pas nécessaire d'évaluer la capacité d'un éventuel fournisseur de service d'effectuer les travaux se rapportant à un axe de service particulier des SPSV. Les critères d'évaluation peuvent donc porter sur les besoins précis du projet.

Toutes les dates doivent être exprimées en jours civils seulement.

Cet aspect est laissé à la discrétion du ministère. Si un ministère veut s'assurer que le coût d'un contrat n'est pas artificiellement réduit ou gonflé par les frais de déplacement, il peut insérer une condition dans la demande de propositions, soit que le ministère ne payera pas les frais de déplacement associés à un contrat. Cependant, cette condition peut gravement limiter le nombre d'éventuels soumissionnaires et empêcher d'obtenir les ressources appropriées.

Pour déterminer la cote de sécurité, vous devez communiquer avec le personnel chargé de la sécurité de votre ministère, afin d'éviter que vos exigences en matière de sécurité soient ni trop strictes (ce qui aurait pour effet de limiter le nombre d'éventuels soumissionnaires) ni trop lâches (ce qui pourrait compromettre le caractère délicat de l'information).

Les exigences peuvent être établies en diverses étapes pour répondre aux besoins du projet, par exemple, une « étape 1 » peut servir à définir la portée du projet et une « étape 2 », à effectuer le travail. Quant à la base de paiement, il faut envisager un prix ferme pour l'étape 1 et la limitation des dépenses pour l'étape 2.

En formulant les critères d'évaluation, vous devez absolument déterminer si l'expérience du secteur public ou du secteur privé est essentielle pour répondre à vos besoins. Si vous précisez l'expérience du secteur public, cela peut limiter le nombre de soumissions de fournisseurs préqualifiés. L'expérience du secteur public peut être essentielle lorsque la connaissance des processus gouvernementaux est essentielle pour offrir les services ou lorsque le sujet est unique aux opérations gouvernementales et qu'une autre expérience de travail (celle du secteur privé) n'est pas utile.

C'est toujours l'autorité contractante qui répond aux questions des fournisseurs concernant les demandes de propositions. Le personnel de l'autorité contractante devrait partager ces questions avec le chargé de projet afin de s'entendre sur la meilleure façon d'y répondre. Les fournisseurs éprouvent souvent de la frustration lorsqu'il semble que la personne qui a préparé les exigences n'a pas contribué à la formulation des réponses à leurs questions.

L'Arrangement en matière d'approvisionnement des services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) ne renferme pas de conditions particulières relativement au règlement des conflits d'intérêt.

Les chargés de projets peuvent effectuer des vérifications des références des ressources qu'on leur propose. Ils peuvent confirmer l'exactitude de la description des tâches et du rôle de la ressource.

Le compte rendu devrait se limiter aux raisons pour lesquelles la soumission n'a pas été retenue, telles qu'énoncées dans le rapport d'évaluation. S'il le veut, l'agent qui s'occupe de l'adjudication des marchés pourra faire ressortir les aspects positifs de la proposition du soumissionnaire. Si le soumissionnaire veut obtenir des renseignements sur les autres soumissions reçues, l'autorité contractante peut lui fournir le nom du soumissionnaire retenu et des autres soumissionnaires qui ne l'ont pas été, que leur soumission ait été recevable ou non, ainsi que le montant total de chaque soumission et sa cote totale, s'il y a lieu. Par contre, toutes les demandes de renseignements sur les soumissionnaires qui sont des personnes peuvent être admissibles à une exemption en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et, par conséquent, elles doivent être adressées au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Il est possible de le faire en coordonnant les efforts du chargé de projet, de l'autorité contractante et du soumissionnaire retenu. Les méthodes qui ont réussi à accélérer le processus de passation de marchés appliqué à d'autres outils de passation de marchés peuvent être utilisées, étant donné que cet aspect n'est pas exclusif à l'Arrangement en matière d'approvisionnement des services professionnels de soutien à la vérification (SPSV).

On ne conserve ni document de notation ni dossier officiel sur les fournisseurs dans lesquels on ferait connaître aux autres ministères et organismes le fait que les services rendus ont été satisfaisants ou non. Si le niveau d'effort et les produits escomptés du projet sont clairement établis dans l'énoncé des travaux, le chargé de projet et le fournisseur comprendront bien les attentes. Par contre, si vous n'êtes pas satisfait du service que vous recevez, il est important de documenter vos préoccupations par écrit et d'en discuter avec le fournisseur. Si vous ne notez aucune amélioration par la suite, vous devriez communiquer avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou avec le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir de l'aide.

Il vaudrait mieux définir votre date de fin de contrat pour qu'elle coïncide avec celle à laquelle le comité de vérification de votre ministère ou de votre organisme (CVMO) a approuvé le travail. Il arrive parfois que le CVMO demande de poursuivre des travaux sur une vérification, alors que le contrat est déjà échu. Il faut alors émettre une nouvelle demande de propositions. Si le contrat est laissé ouvert, mais inactif, on peut y apporter une modification pour compléter la vérification tel que demandé.