Stratégie sur la passation des marchés et demande de propositions

Stratégie sur la passation des marchés

L'une des premières décisions à prendre dans l'élaboration d'une demande de propositions est le type de contrat nécessaire pour répondre aux besoins du projet. Une autre décision importante consiste à déterminer si le contrat doit s'échelonner sur plusieurs années, en y intégrant des options exécutables.

Contrat à fournisseur unique

On a recours à un contrat à fournisseur unique lorsque les besoins du projet sont clairement identifiés et que les services ne peuvent être offerts que par un seul fournisseur.

Le contrat peut être établi en étapes pour répondre aux exigences de travail : par exemple, une « étape 1 » peut servir à définir la portée du projet et une « étape 2 », à effectuer le travail, par exemple. Quant à la base de paiement, il faut envisager un prix ferme pour l'étape 1 et la limitation des dépenses pour l'étape 2.

Contrat à plusieurs fournisseurs

On a recours à un contrat à plusieurs fournisseurs lorsque le service peut être le mieux assuré par plus d'un fournisseur. Un projet peut porter, par exemple, sur trois vérifications de bénéficiaires, tous du même programme; ces vérifications doivent être menées à terme simultanément, dans un délai donné.

Il arrive parfois que le chargé de projet se demande s'il faudra avoir recours à plusieurs fournisseurs. En pareil cas, on peut opter pour un contrat à fournisseur unique en incluant une disposition précisant que « le Canada se réserve le droit d'émettre plus d'un contrat à la suite de la demande de propositions ». Cette disposition devrait figurer à la section des critères de sélection de la demande de propositions. Il faut clairement justifier dans ce scénario pourquoi on a choisi deux contrats plutôt qu'un seul.

Contrat fondé sur les tâches

On a recours à un contrat fondé sur les tâches lorsqu'on a clairement besoin d'une catégorie de service, mais qu'on ne peut pas déterminer à l'avance la nature précise et le moment où le service sera requis. Un chargé de projet pourrait, par exemple, avoir besoin de services intermittents pour mener des vérifications judiciaires sur une période de trois ans, mais la portée du travail sera différente à chaque année; de plus, on ne peut prédire quand elles seront menées. Le chargé de projet pourra vouloir établir un contrat fondé sur les tâches avec un fournisseur qualifié d'axe de service Vérifications judiciaires (axe de service 4) afin de pouvoir retenir les services d'un entrepreneur seulement lorsqu'il en aura besoin.

Le chargé de projet et le fournisseur concluent un contrat fondé sur les tâches au terme du processus de demande de propositions. Lorsque le contrat est établi, le chargé de projet émet une autorisation de tâche pour chaque projet et négocie les modalités de service avec le fournisseur. Même si le chargé de projet doit documenter ce processus (c.‑à‑d. en rédigeant un énoncé des travaux), il n'entretient des discussions qu'avec le fournisseur, et il n'est pas tenu d'informer d'autres fournisseurs préqualifiés.

Les contrats fondés sur les tâches peuvent être établis sur plusieurs années, ce qui évite d'avoir à se soucier d'établir une nouvelle demande de propositions à chaque année. Par contre, pour chaque contrat, il se pourrait que la relation de travail suscite des problèmes entre le chargé de projet et le fournisseur. Et, plus la durée du contrat est longue, plus les problèmes perdureront. Il vaut mieux que le chargé de projet établisse une période acceptable pour le contrat.

Le gouvernement doit garantir aux soumissionnaires retenus que ce contrat leur donnera des occasions de faire affaire avec l'État. Il assure comme minimum une valeur en dollars ou un pourcentage du budget global escompté. Habituellement, il garantit aux fournisseurs au moins 1 p. 100 du budget global escompté, et ce montant doit être apparaître dans le document contractuel signé.

Pour obtenir plus de renseignements sur les autorisations de tâches, visitez la page web des Marchés à autorisation de tâches de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Contrat fondé sur des tâches avec plusieurs fournisseurs

Un contrat fondé sur des tâches avec plusieurs fournisseurs est un contrat fondé sur les tâches qui comporte plus d'un fournisseur préqualifié. Il peut s'agir de la meilleure option si le chargé de projet est d'avis que le niveau d'effort requis dépasse la capacité d'un seul fournisseur. Il ne faut pas oublier qu'étant donné qu'un contrat fondé sur les tâches peut s'échelonner sur plusieurs années et couvrir la prestation d'un vaste éventail de services, le niveau d'effort requis peut être considérable. De plus, les besoins du projet peuvent survenir simultanément, ce qui rend la tâche difficile pour un seul fournisseur de rendre des ressources suffisantes.

Dans ce type de contrat, le travail peut être réparti entre les fournisseurs de deux manières :

• droit de premier refus du fournisseur qui s'est classé premier dans l'évaluation des soumissions;
• partage du travail selon une répartition du pourcentage (p. ex., 50 p. 100 au fournisseur qui s'est classé premier, 30 p. 100 à celui qui s'est classé deuxième et 20 p. 100 à celui qui s'est classé troisième).

En concluant un contrat fondé sur des tâches avec plusieurs fournisseurs, le chargé de projets doit porter une attention particulière au nombre de fournisseurs. Si un chargé de projet conclut un contrat fondé sur des tâches avec trois fournisseurs, par exemple, il doit avoir suffisamment de travail pour que chacun reçoive les paiements obligatoires de 1 p. 100.

Rôles et responsabilités

Ministère ou organisme

Chargé de projet

• Identifie le besoin de conclure un contrat de services professionnels
• Rédige un énoncé des travaux en se servant des spécifications en matière de rendement dans la mesure du possible
• Élabore les critères d'évaluation obligatoires et à cote numérique pour évaluer les soumissionnaires (souvent avec l'aide de l'agent des acquisitions)
• Détermine les critères de sélection des soumissionnaires retenus
• Choisit les exigences en matière de sécurité appropriées
• Agit à titre de responsable technique
• Soumet l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation dans les deux langues officielles, au besoin
• Répond aux questions techniques, par l'intermédiaire de l'autorité contractante, pendant le processus d'appel de propositions
• Supervise l'activité contractuelle
• Évalue les propositions techniques avec une équipe

Autorité contractante

• Rédige les modalités de la demande de propositions, les instructions aux soumissionnaires, le mode de paiement, les exigences en matière de certification et le document contractuel qui en résulte
• Prodigue des conseils et de l'aide au chargé de projet afin d'élaborer l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation des soumissions
• Finalise la demande de propositions en vue de sa diffusion
• Évalue les propositions financières

Équipe chargée de la sécurité

• Consulte le chargé de projet afin de déterminer les exigences relatives aux cotes de sécurité qui sont appropriées pour la demande de propositions

Bureau du contrôleur général du Canada

• Examine, selon la demande, les énoncés des travaux rédigés par les ministères et les organismes
• Prodigue des conseils sur différentes stratégies contractuelles dans le cadre de l'Arrangement en matière d'approvisionnement portant sur des services professionnels de soutien à la vérification (SPSV)
• Met à jour le site Web des SPSV en affichant les nouvelles et d'autres renseignements au besoin
• Organise des ateliers pour discuter de problèmes concernant les énoncés des travaux et ajoute continuellement de nouveaux énoncés des travaux dans l'Outil de création des énoncés des travaux des SPSV

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

• Signe les protocoles d'entente avec les ministères
• Offre de la formation aux autorités contractantes sur la manière d'utiliser les SPSV, au besoin
• Prodigue des conseils en matière de passation de marchés au besoin
• Rédige et diffuse toutes les demandes de propositions pour les contrats dont le montant dépasse les limites ministérielles des pouvoirs autorisés par le Conseil du Trésor