Remplir la demande de propositions
Une fois la stratégie contractuelle établie, il faut finaliser les autres éléments de la demande de propositions.
Axe de service
La première étape consiste à choisir l'axe de service qui répond le mieux aux besoins du projet. Il ne faut pas oublier que les fournisseurs des Services professionnel de soutien à la vérification (SPSV) sont préqualifiés pour les axes de services où ils ont démontré qu'ils avaient l'expérience nécessaire et le personnel compétent.
Autorisation de sécurité
Il faut ensuite consulter le personnel du ministère chargé de la sécurité pour déterminer le niveau de sécurité que doit avoir le fournisseur pour effectuer le travail. On recommandera que les exigences de travail ne soient ni trop strictes (pour éviter de limiter le nombre d'éventuels soumissionnaires) ni trop lâches (pour éviter de compromettre le caractère délicat de l'information). Les trois niveaux de sécurité utilisés le plus couramment sont les suivants :
1. Fiabilité approfondie
Cette cote de sécurité répondra aux besoins de la plupart des projets. La fiabilité approfondie couvre les types suivants d'information protégée :
Protégé A
Information dont la divulgation non autorisée pourrait porter préjudice comme l'embarras ou la perte de renseignements personnels
Protégé B
Information dont la divulgation non autorisée pourrait porter un préjudice grave comme un traitement préjudiciable, une atteinte à la réputation ou la perte d'un avantage concurrentiel
Protégé C
Information dont la divulgation non autorisée pourrait porter un préjudice extrêmement grave comme une perte financière importante ou la perte d'une vie
2. Secret
Alors que la fiabilité approfondie s'applique aux personnes et aux organisations, une cote secret s'applique au niveau national. La divulgation non autorisée de renseignements secrets pourrait porter un préjudice grave à l'intérêt national.
3. Très secret
L'information cotée Très secret consiste en l'information dont la divulgation non autorisée pourrait porter un préjudice extrêmement grave à l'intérêt national.
Sécurité, biens contrôlés et assurance
La plupart des contrats visés par les SPSV n'exigent qu'une clause sur les exigences en matière de sécurité et peut‑être une clause en matière de biens contrôlés. Une clause d'assurance sera vraisemblablement requise pour les contrats complexes et à valeur financière élevée.
Les SPSV ont cinq groupes de clauses en matière de sécurité déjà approuvées et les Listes de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) connexes. De plus, il existe d'autres clauses et des LVERS pour les biens contrôlés. Il peut arriver, à l'occasion, qu'aucune des LVERS ne convient et qu'il faille en créer une nouvelle.
En choisissant une LVERS, le chargé de projet devrait consulter le personnel ministériel chargé de la sécurité. Pour en savoir plus sur les clauses préapprouvées et les LVERS associés, consultez l'annexe C du modèle de demande de propositions des SPSV.
Certifications
Types de certifications
Pour obtenir un contrat, les soumissionnaires peuvent devoir fournir une certification dans les domaines suivants :
- Équité en emploi – On doit obtenir une certification dans les deux cas suivants : le soumissionnaire emploie de 25 à 200 employés, ou il emploie plus de 200 employés et exécute des contrats évalués à plus de 200 000 dollars.
- Langues officielles – Les soumissionnaires devront attester de la capacité de leurs employés de travailler dans l'une des langues officielles du Canada ou dans les deux.
- Anciens fonctionnaires – Pour se conformer aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor sur les marchés, les soumissionnaires qui sont des anciens fonctionnaires doivent prouver que le contrat n'exercera aucune incidence sur leur pension ou sur quelque paiement forfaitaire connexe.
- Contenu canadien – Cette certification garantit le contenu canadien des contrats de services professionnels d'une valeur de 25 000 à 76 500 dollars. Les services évalués à plus de 76 500 dollars doivent respecter les accords commerciaux internationaux comme l'Accord de libre–échange nord–américain.
- Scolarité et expérience – Le soumissionnaire doit fournir des preuves de la scolarité et de l'expérience de tous ses employés qui collaboreront au projet.
- Attestation du prix ou des taux – Le soumissionnaire doit certifier que tous les prix seront tels que précisés.
On n'exige pas toutes ces certifications pour chaque demande de propositions. Pour déterminer lesquelles s'appliquent, consultez la partie 5 de la demande de propositions des SPSV.
Exiger les certifications
Il y a deux options pour exiger aux soumissionnaires d'obtenir des certifications :
- Option 1 – Les certifications doivent être fournies après l'évaluation des soumissions, mais avant l'adjudication du contrat.
- Option 2 – Les certifications doivent accompagner la soumission afin qu'elle soit retenue aux fins d'évaluation.
Si vos besoins sont urgents, choisissez l'option 2 afin de vous assurer que le soumissionnaire retenu a les certifications requises.
Demande de propositions
Pour les contrats inférieurs à 100 000 dollars
Le chargé de projet peut demander des soumissions auprès d'au moins trois fournisseurs préqualifiés pour les SPSV. Le ministère peut choisir les trois fournisseurs qui recevront la demande de propositions.
Pour les contrats supérieurs à 100 000 dollars et inférieurs à la limite des pouvoirs ministériels délégués par le Conseil du Trésor
La demande de propositions doit être envoyée à tous les fournisseurs de SPSV.
Pour les contrats dont le montant dépasse la limite des pouvoirs ministériels délégués par le Conseil du Trésor
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s'occupe de l'adjudication des marchés pour le ministère. En consultation avec le chargé de projet, TPSGC rédige et gère la demande de propositions.
Exigences en matière d'affichage
Une fois envoyée aux fournisseurs de SPSV, la demande de propositions doit rester ouverte pour une période déterminée, selon la complexité des exigences :
- Contrats à faible complexité : 10 jours civils
- Le contrat vise une équipe autonome qui peut réaliser des domaines prédéfinis de l'étape de la mission de vérification.
- La demande de propositions couvre la fourniture de ressources seulement. Elle ne nécessite ni un plan de travail ni une approche ni une méthodologie; l'évaluation est normalement fondée sur les exigences obligatoires et le moindre coût.
- Contrats à complexité moyenne : 14 jours civils
- Le contrat vise une grande équipe de ressources qui sera chargée de trouver une solution.
- Bien que la solution soit plus complète que dans le cas d'un contrat à faible complexité, il ne s'agit pas d'une solution totale à un besoin contractuel; le chargé de projet peut continuer de se charger de la planification ou de contribuer à l'exécution du travail.
- Contrats à complexité élevée : 18 jours civils
- Le contrat vise une solution totale, allant de l'établissement de la portée à la planification, à l'exécution d'une vérification et à la production de rapports connexes ainsi qu'à assurer la qualité des travaux effectués.
- Une grande équipe qui comprend des ressources, des soumissionnaires ou les deux, est invitée à proposer une solution à un problème, à un besoin ou à des objectifs complexes, de même que des soumissions détaillées.
Vérifications judiciaires : Dans le cas de contrats urgents, les périodes minimales de soumission précisées ci‑dessus peuvent être ramenées à un jour, moyennant l'approbation de TPSGC.
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