Foire aux questions : Mise en œuvre de la Politique sur la gestion des projets et la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis

Questions d'ordre général sur les politiques et la transition aux nouvelles politiques

  • 1. Quels liens existe-t-il entre la Politique sur la gestion de projets et la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis et le cadre de politiques existant du Conseil du Trésor? (dans le site Web)

    Les deux politiques sont essentielles au Cadre de politique sur la gestion des actifs et des services acquis. Une fois terminé l'exercice de renouvellement des politiques de cet ensemble de politiques, celui-ci comprendra ce qui suit :

    Les ministères doivent prendre note que la plupart des politiques s'accompagnent de directives et/ou de normes obligatoires et doivent chercher des renseignements supplémentaires dans le site Web du Secrétariat.

  • 2. Quels résultats attend-on de ces politiques? (dans le site Web)

    On s'attend à ce que la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis et la Politique sur la gestion de projets produisent les résultats suivants :

    • Les ministères adoptent une approche consolidée et intégrée concernant la planification des investissements et la gestion de tous les projets ministériels;
    • Des liens évidents sont établis entre les investissements et l'affectation des ressources et les activités de programmes et les résultats stratégiques à l'échelle des ministères et du gouvernement;
    • Un aperçu complet de tous les investissements ministériels, globalement, ainsi qu'un préavis des projets et des autres opérations proposés, sont fournis au Conseil du Trésor et au Secrétariat;
    • Le Conseil du Trésor est positionné stratégiquement pour permettre une surveillance et une orientation rapides des ministères concernant leurs investissements actuels et prévus
  • 3. En quoi la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis et la Politique sur la gestion de projets diffèrent-elles des anciennes politiques? (dans le site Web)

    Les nouvelles politiques appuient une approche commune en matière de planification des investissements dans des actifs et des services acquis à l'échelle du gouvernement du Canada en fournissant aux administrateurs généraux davantage de meilleurs renseignements sur lesquels fonder les décisions d'investissement.

    On s'attend à ce que les administrateurs généraux comprennent mieux et de façon plus complète leur capacité organisationnelle de gérer des projets, ainsi que les risques et la complexité de ces projets. Les administrateurs généraux auront également la latitude voulue pour exécuter les projets figurant dans leur plan d'investissement et cadrant avec leur capacité organisationnelle, et ce, sans devoir obtenir au préalable l'approbation du Conseil du Trésor, quel que soit le montant de ces projets.

  • 4. Quand les nouvelles politiques entrent-elles en vigueur? (mis à jour par rapport au site Web)

    Les deux politiques sont entrées en vigueur le et une stratégie de mise en œuvre progressive a été adoptée pour elles en commençant par un groupe initial de quatre ministères. À la conclusion de la phase initiale de mise en œuvre, un examen a été effectué pour déterminer les enseignements tirés, apporter tout ajustement nécessaire et mettre la dernière main aux instruments connexes.

    D'ici au , les politiques régissant les projets abandonnées et les plans d'immobilisations à long terme seront abrogés et tous les ministères seront assujettis aux nouvelles politiques

  • 5. Quels ministères ont participé à la phase initiale de mise en oeuvre? (dans le site Web)

    L'Agence des services frontaliers du Canada, le ministère de la Défense nationale, Environnement Canada et la Gendarmerie royale du Canada ont participé à cette première phase.

  • 6. Quel rôle les secteurs de programme du SCT assument-ils durant la transition d'un ministère aux nouvelles politiques?

    Les secteurs de programme collaborent avec le Secteur des politiques et fournissent un soutien et une orientation actifs à leurs ministères. Ils travaillent avec leurs ministères, le centre stratégique et la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat pour s'assurer que ce qui est soumis au Conseil du Trésor est examiné en profondeur et remplit toutes les exigences nécessaires.

  • 7. Quels sont les instruments connexes de ces politiques? (dans le site Web)

    Le Secrétariat du Conseil du Trésor a émis un éventail d'instruments de politique conçus pour établir des exigences obligatoires (règles) ou des pratiques exemplaires discrétionnaires. Il y a trois genres d'instruments obligatoires (politiques, directives et normes) et deux instruments discrétionnaires (lignes directrices et outils). Il incombe au Secrétariat de fournir les politiques, les directives, les outils et l'orientation pertinents requis pour appuyer ce cadre et l'apprentissage à l'échelle du gouvernement.

    Le Guide de planification des investissements appuie la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis. Deux normes appuient la Politique sur la gestion de projets, soit la Norme relative à la capacité organisationnelle en gestion de projet et la Norme relative à la complexité et aux risques des projets, qui exigent que les ministères utilisent l'outil d'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets et l'outil d'Évaluation de la complexité et des risques des projets. Une application en ligne et des guides de l'utilisateur respectifs appuient ces outils.

  • 8. Mon ministère peut-il avoir accès aux nouvelles politiques et à leurs instruments connexes? (dans le site Web)

    Les nouvelles politiques et normes, ainsi que leurs instruments connexes, sont disponibles dans le site Web du Secrétariat, ou alors, vous pouvez en faire la demande par l'entremise de la personne-ressource de votre secteur de programme.

  • 9. Si mon ministère ne participe pas à la phase en cours, que peut-il faire pour se préparer à la transition à ces politiques?

    Votre ministère peut examiner les nouvelles politiques et les autres documents disponibles dans le site Web de la planification des investissements et de la gestion de projets du SCT, rencontrer son analyste de programmes au SCT, et documenter ses pratiques actuelles en matière de planification des investissements et de projet, ainsi que sa structure de gouvernance. Il est aussi avantageux de désigner un centre de responsabilité au sein de votre ministère et d'examiner les composantes de gestion du CRG pertinentes, afin de trouver des secteurs susceptibles d'être améliorés.

  • 10. À qui puis-je adresser toute question sur les nouvelles politiques? (dans le site Web)

    Il faut adresser les demandes de renseignements sur l'Initiative de renouvellement des politiques du Conseil du Trésor, ces nouvelles politiques et la stratégie de mise en œuvre à la personne-ressource du ministère au secteur de programme du Secrétariat.

  • 11. Y a-t-il un membre des ministères ayant participé à la phase 1 auprès de qui nous pourrions nous enquérir de la façon dont ils ont élaboré leur plan d'investissement?

    Le SCT a collaboré étroitement avec les ministères ayant participé à la phase 1 pour recueillir et documenter les enseignements tirés, qui serviront aux ministères à élaborer leurs premiers plans d'investissement. Ces enseignements tirés sont affichés dans le site Web (lien) de la planification d'investissements et de la gestion de projets du SCT.

  • 12. Que se passera-t-il si notre ministère ne peut pas faire la transition aux nouvelles politiques d'ici le ?

    Si le Conseil du Trésor n'a pas approuvé le plan d'investissement d'un ministère au , celui-ci sera assujetti par défaut à une limite des pouvoirs d'approbation des projets de 1 million de dollars. Le CRG tiendra également compte de cette non-conformité.

  • 13. Faudra-t-il augmenter les ressources pour que les ministères se conforment aux nouvelles politiques?

    On ne prévoit pas augmenter les ressources pour se conformer aux nouvelles politiques, car l'intention du plan d'investissement est que le ministère décrive le processus de planification des investissements actuels et les structures de gouvernance qui sont en place. Cela donne au ministère une possibilité d'évaluer les processus et les structures, afin de déterminer s'il faut réaffecter ou augmenter les ressources.

  • 14. Est-il nécessaire de créer un centre d'expertise ou un bureau de gestion des projets dans notre ministère pour appuyer ces nouvelles politiques?

    Ce n'est pas une exigence explicite des politiques et les ministères doivent mettre en application le modèle qui convient le mieux à leur réalité opérationnelle. Le SCT demande que les ministères traitent la transition aux nouvelles politiques comme un projet et qu'ils établissent une équipe de projet. Un certain nombre de ministères ont trouvé avantageux de disposer d'une équipe centrale chargée d'assurer en permanence la coordination de la planification des investissements. De même, un bureau de gestion des projets peut aider à améliorer les activités de gestion des projets en donnant une orientation, en normalisant les procédures et en aidant les gestionnaires supérieurs et les décideurs à assumer leur rôle de surveillance.

Planification des investissements

  • 1. Qu'entend-on par planification des investissements?

    La planification ministérielle des investissements est une fonction visant à affecter et à réaffecter les ressources aux actifs et aux services nouveaux ou existants essentiels à l'exécution des programmes. Elle constitue un élément clé de l'optimisation et de la démonstration d'une saine gérance des ressources. Les investissements dans les actifs et les services acquis ont d'importantes conséquences pour la stratégie, la politique publique, les opérations, les risques et les finances. La planification des investissements se fonde sur un régime efficace de planification, de prise de décisions et de gouvernance intégrées; elle soutient la capacité d'un ministère de gérer des investissements en tenant compte des priorités et des risques.

  • 2. Qu'est-ce qu'un investissement? (aussi dans le glossaire)

    La Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis définit un investissement comme « l'utilisation de ressources dans l'attente de recevoir des avantages à l'avenir, comme une augmentation de rendement, de revenus ou d'actifs ou l'acquisition de connaissances ou d'aptitudes ».

  • 3. Qu'est-ce qu'un actif? (aussi dans le glossaire)

    La Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis définit les actifs comme « des éléments matériels et immatériels de valeur, ayant une espérance de vie de plus d'un an, qu'ils appartiennent à l'État ou qu'ils soient pris à bail ou obtenus dans le cadre d'autres ententes ».

  • 4. Qu'est-ce qu'un service acquis? (aussi dans le glossaire)

    La Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis définit les services acquis comme des « services obtenus grâce à des ententes formelles, comme des contrats, des protocoles ou des lettres d'ententes, afin d'aider une clientèle ou des partenaires internes ou externes à atteindre un objectif précis ».

  • 5. Quelles sont les exigences de la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis?

    Les administrateurs généraux doivent répondre à leur ministre et au Conseil du Trésor de la gestion efficace de la fonction de planification des investissements au sein de leurs ministères. La gestion efficace comprend l'élaboration d'un plan d'investissement ministériel, la supervision de la mise en œuvre des décisions d'investissement et la mesure continue et pertinente du rendement des investissements. On peut trouver une liste complète des exigences à la section six de la politique.

  • 6. Qu'est-ce qu'un plan d'investissement ministériel?

    Le plan d'investissement ministériel est un document stratégique de haut niveau, qui définit l'orientation, la capacité et les engagements d'un ministère relativement à ses investissements dans des actifs et des services acquis. Il doit établir clairement les priorités et les stratégies ministérielles pour une période d'au moins cinq ans, qui permettent de satisfaire ses besoins en utilisant les ressources disponibles. Étant une responsabilité de l'administrateur général, le plan d'investissement ministériel vise à informer les ministres du Conseil du Trésor des principaux investissements futurs au sein de l'organisme.

  • 7. Quel degré de détail est-il requis dans le plan d'investissement?

    On ne s'attend pas à ce que les plans d'investissement renferment une liste exhaustive de tous les investissements prévus à l'horizon de planification, mais qu'ils fournissent plutôt un résumé des investissements à faible risque prévus et soulignent les détails des investissements plus importants jugés complexes, à risque élevé, délicats ou extraordinaires (les investissements qui doivent être portés à l'attention de l'administrateur général et des ministres du CT).

  • 8. Quels investissements faut-il souligner dans le plan d'investissement?

    Les sous-ministres doivent s'assurer de consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) lors de la détermination des investissements pertinents à souligner dans le plan d'investissement.

  • 9. Quand un ministère doit-il inclure un service acquis dans son plan d'investissement?

    Tous les services acquis doivent être pris en compte dans le processus de planification des investissements d'un ministère. Toutefois, de nombreux services acquis n'ont qu'une incidence mineure et il n'importe donc pas de les souligner individuellement dans le plan d'investissement. Collectivement, cependant, ils peuvent donner une idée des dépenses d'un ministère. Dans ces cas, les services acquis peuvent être regroupés en une catégorie et représentés ainsi dans le plan d'investissement.

    Dans bien des cas, un ministère devra faire preuve de jugement, en consultation avec l'analyste de programmes du SCT, pour décider s'il faut souligner un service acquis. Les décisions quant aux services à souligner peuvent varier d'un ministère à l'autre, pourvu qu'elles puissent résister à un examen approfondi de l'extérieur.

  • 10. Devons-nous utiliser l'exercice ou l'année civile pour le plan d'investissement?

    L'exercice est le plus couramment utilisé, car il s'harmonise à de nombreux autres calendriers de planification, comme le Rapport sur les plans et les priorités. Toutefois, s'il y a une raison impérieuse pour qu'un ministère ou un organisme utilise une période différente, il doit en discuter avec son analyste de programmes. On ne s'attend pas à ce que les ministères changent leurs cycles de planification. Les activités de planification ministérielles doivent être conçues, afin de satisfaire de la meilleure façon possible les besoins en planification définis.

  • 11. De quels genres de documents d'orientation les ministères qui préparent un plan d'investissement disposent-ils?

    Un Guide de planification des investissements est disponible aux ministères (lien), ainsi que des enseignements tirés (lien) et que des rapports volontaires (liens conduisant à EC et à la GRC) recueillis auprès des ministères qui ont participé à la première phase de la stratégie de mise en œuvre.

  • 12. Y a-t-il des modèles? Tous les plans d'investissement ministériels seront-ils semblables?

    Les plans d'investissement ne seront pas tous semblables, car chaque ministère a ses propres besoins et sa propre approche en matière de planification, et la politique en tient compte. Les exigences minimales sont exposées à l'annexe A (lien) et le Guide de planification des investissements donne des conseils supplémentaires sur le contenu des plans d'investissement.

  • 13. Quelles sont mes responsabilités en matière d'information des intervenants des investissements prévus?

    La section 6.1.8 de la Politique sur la planification des investissements – actifs et services acquis stipule ce qui suit :

    « Les principaux intervenants fédéraux sont informés des investissements que le ministère projette de faire, notamment les organismes centraux, les ministères socio-économiques compétents et les fournisseurs de services communs ».

    Cela veut dire que les ministères doivent avoir une stratégie définie pour identifier les intervenants et les tenir informés.

  • 14. Qu'entend-on par responsabilité d'« informer »?

    La politique exige que chaque ministère informe ses principaux intervenants gouvernementaux des investissements qu'il prévoir faire. Cette exigence vise à accroître la coordination des activités dans l'ensemble du gouvernement du Canada.

Gestion de projets

  • 1. Qu'est-ce qu'un projet? (mis à jour par rapport au site Web) (aussi dans le glossaire)

    Un projet a un début et une fin définis, et vise à produire des extrants et des résultats précis. Pour obtenir ces extrants et ces résultats, un projet a un calendrier clair et dispose d'un plan d'affectation des ressources humaines et financières. Dans l'ensemble, un projet est géré selon des paramètres précis en matière de délais, de coût et de rendement. Un ou plusieurs projets ayant des résultats connexes peuvent faire partie d'un même programme.

  • 2. Comment m'y prendre pour déterminer si une activité est un projet? (dans le site Web)

    Certains critères définissent un projet. Répondez aux questions ci-dessous pour vous aider à déterminer si une activité doit être considérée comme un projet :

    • L'activité a-t-elle des dates de début et de fin définies?
    • L'activité a-t-elle des objectifs, des extrants et des résultats définis?
    • L'activité nécessite-t-elle un ensemble de ressources précises?
    • L'activité produit-elle quelque chose d'unique?

    Si vous répondez « oui » aux questions ci-dessus, cela veut dire que l'activité peut être considérée comme un projet et qu'il est avantageux de la gérer comme tel.

  • 3. Le processus utilisé pour effectuer l'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets (ECOGP) doit-il être décrit et quelles sont les attentes, le cas échéant, en matière de niveau de signature requis pour une ECOGP, compte tenu de l'autorité qui est transmise?

    Le SCT examinera l'ECOGP et souhaitera comprendre la façon dont elle a été élaborée et approuvée. En fin de compte, le ministre signe la présentation cherchant l'approbation de la catégorie d'ECOGP proposée par le CT et l'administrateur général est responsable de son exactitude.

  • 4. Comment le ministère positionne-t-il l'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets (ECOGP) dans la présentation qui couvre le plan d'investissement? Comment la positionne-t-elle dans le plan d'investissement?

    Dans la présentation faite pour obtenir l'approbation du plan d'investissement, la catégorie de COGP doit être indiquée comme une proposition au CT. Le plan d'investissement établit le « contexte » de l'autorité accordée par l'ECOGP, il permet aux ministres du CT de comprendre la capacité du ministère de gérer les projets prévus à l'horizon minimum de cinq ans.

  • 5. Quels liens y a-t-il entre le nouvel outil d'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets (ECOGP) et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)? (dans le site Web)

    Le CRG mesure le rendement du ministère en regard de ce qui constitue une gestion raisonnable et responsable. Il s'agit d'une évaluation de haut niveau fondée sur des éléments de preuve témoignant du rendement. Le nouvel outil d'évaluation fournit une cote ministérielle qui traduit la capacité de l'organisation de gérer des projets d'un certain niveau de complexité et de risque. Les ministères doivent constamment chercher à obtenir la cote « Élevé » dans le cadre de l'évaluation du CRG, mais aussi à concilier adéquatement la capacité de l'organisation de gérer des projets et le degré de complexité et de risque des projets qu'ils prévoient.

  • 6. Mon ministère doit-il avoir la plus grande capacité organisationnelle de gestion des projets (catégorie 4 de COPG)?

    Les ministères ne doivent pas tous chercher à établir la plus grande capacité de gestion des projets (c.-à-d. catégorie 4 – transformationnel). Il est plus raisonnable que le ministère soit en position de prouver, grâce à une évaluation, qu'il dispose du niveau de capacité pertinent pour gérer avec succès les projets prévus. La capacité peut varier avec le temps, afin de tenir compte des activités des projets, et peut être développée à l'interne et/ou acquise auprès de sources externes (p. ex., services professionnels ou TPSGC). Avec le temps, nous nous attendons à ce qu'un ministère investisse suffisamment dans sa capacité de gérer la majorité de ses projets prévus, ce qui assurera davantage l'obtention probable des résultats des projets.

  • 7. Faut-il évaluer la complexité et les risques de chaque projet?

    Le niveau de risques et la complexité de tous les projets assujettis à la Politique sur la gestion de projets (lien) doivent être évalués. La norme ne s'applique pas aux projets financés par les paiements de transfert.

  • 8. Que signifie supervision adaptée des projets et pouvez-vous en donner quelques exemples?

    Le nouveau processus d'approbation des projets confère aux ministères et au SCT davantage de souplesse pour proposer et recommander au CT des mécanismes de supervision et de contrôle plus adaptés et plus évolutifs à l'appui de la supervision de leurs projets précis. Cette approche favorise l'innovation et soutient les efforts du ministère promoteur, afin de déterminer les mesures de surveillance et de contrôle qui lui conviennent le mieux et qui reflètent et satisfont les aspects précis du projet, qui le rendent risqué et complexe. L'Évaluation de la complexité et des risques des projets doit éclairer l'établissement d'un cadre de supervision et de contrôle efficace et utile. Par exemple, l'approche universelle à deux étapes et jalons ne convient peut-être pas à tous les projets et n'est peut-être pas le cadre de contrôle qui convient le mieux à chaque projet. Un certain nombre d'approbations à des étapes et à des jalons précis, et/ou à d'autres points de décision clés amélioreront les activités de supervision et de contrôle de nombreux projets de développement plus complexes à long terme, tout au long de leur cycle de vie. La nouvelle Politique donne ce genre de souplesse, afin d'établir un cadre de supervision et de contrôle pertinent et utile adapté aux besoins particuliers du projet. Les autres options comprennent la présentation régulière de rapports sur le rendement au SCT et au CT, la création d'un comité interministériel de supervision, des examens indépendants, l'élaboration d'un plan de gestion de l'approvisionnement détaillé, etc.

  • 9. Que contient le résumé du projet et quand faut-il en préparer un?

    D'après la Politique sur la gestion de projets, il faut préparer un résumé du projet lorsqu'un projet proposé dépasse le pouvoir d'approbation des projets d'un ministère. Il faut en soumettre un au Secrétariat du Conseil du Trésor, afin de demander l'approbation du projet et le pouvoir de dépenser du Conseil du Trésor. Le contenu du résumé du projet est décrit à l'annexe B (lien) de la politique.

  • 10. En vertu de la nouvelle politique, il faut évaluer la complexité et les risques d'un projet à l'appui de la planification des investissements pour déterminer si le ministère a la capacité de l'exécuter. Toutefois, sans la définition des travaux, un projet peut sembler poser des risques plus élevés en raison d'inconnus. Quelle est la meilleure approche à adopter par les ministères pour déterminer si ces projets doivent être approuvés par le Conseil du Trésor?

    Même s'il faut évaluer la complexité et les risques de chaque projet inclus, l'évaluation peut être mise à jour, à mesure que la planification du projet initial avance. Parmi les activités susceptibles d'être menées à ce stade, mentionnons la détermination des besoins opérationnels et la production d'un énoncé des besoins opérationnels, l'exécution d'une analyse des options initiales et d'études de faisabilité, l'élaboration d'une analyse de rentabilisation, d'une charte de projet et d'un plan de gestion du projet, l'affectation des ressources, et la réalisation de l'analyse des risques initiale. À mesure que le ministère approche de la fin de ces activités, l'ECRP doit être mise à jour et présentée au SCT, afin de déterminer si l'approbation du CT est requise.

  • 11. Que se passe-t-il lorsque des ministères collaborent à un projet? Faut-il désigner un ministère comme promoteur ou responsable du projet? Comment déterminer si le CT doit approuver le projet?

    Oui, il faut désigner un ministère comme promoteur ou responsable des projets conjoints. De concert avec les ministères participants, le ministère promoteur doit évaluer la complexité et les risques du projet. Le principal moyen de déterminer si le CT sera le pouvoir d'approbation du projet consiste à comparer l'ECRP à la catégorie de capacité de gestion des projets du ministère promoteur. Toutefois, le SCT prendra en considération la capacité de gestion des projets de tous les ministères participants, ainsi que les rôles et responsabilités pertinents, les modalités de travail interministérielles et les structures de gouvernance.

  • 12. Un projet de mon ministère a récemment été approuvé. Quelle politique s'applique-t-elle? (mis à jour par rapport au site Web)

    Les politiques actuelles régissant les plans et les projets d'immobilisations à long terme ne seront pas abrogées avant le . Le SCT a instauré une période de transition de quatre ans durant laquelle des régimes de politiques parallèles sont en vigueur. Tant qu'un ministère n'a pas un plan d'investissement approuvé par le Conseil du Trésor, il est assujetti aux anciennes politiques. Dès qu'un ministère fait la transition aux nouvelles politiques, il a le choix de faire passer des projets individuels des anciennes aux nouvelles politiques, en consultation avec le SCT. Toutefois, il faut respecter les décisions antérieures du CT.

  • 13. Quand un projet qu'un ministère a la capacité d'exécuter est-il présenté au Conseil du Trésor?

    La Politique sur la gestion de projets stipule que le « Conseil du Trésor peut exiger que tout projet soit soumis à son examen et à son approbation ».

  • 14. Comment mon ministère doit-il soumettre une ECRP classifiée?

    Votre ministère doit effectuer une ECRP classifiée en utilisant la version tableur de l'outil d'ECRP. Veuillez faire parvenir l'ECRP classifiée remplie à l'analyste de votre secteur de programme du SCT de votre ministère par voie protégée.

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