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Foire aux questions sur la planification intégrée

La planification intégrée joue un rôle essentiel au sein d’une organisation saine qui attire et maintient en poste des employés compétents, dévoués et engagés. Un bon plan intégré harmonisé aux secteurs d’activités et à l’orientation de l’organisation peut l’aider à trouver les bonnes personnes, à créer un milieu de travail habilitant et à renforcer sa capacité de réussir.  

Le document suivant a été préparé pour appuyer et orienter les membres de la haute direction dans le cadre de leurs activités de planification intégrée de façon à ce que les organisations aient les compétences nécessaires pour répondre aux besoins futurs.  

Questions

  1. Qu’est-ce que la planification intégrée?
  2. Comment une organisation prépare-t-elle un plan intégré?
  3. Qui prépare le plan intégré?
  4. Quels sont les avantages de la planification intégrée?
  5. Pour les gestionnaires, quels sont les avantages de pouvoir compter sur un plan intégré?
  6. Pour les employés, quels avantages y a-t-il à ce que leur organisation se dote d’un plan intégré?
  7. De quel type de renseignements devrais-je tenir compte pour amorcer mon processus de planification?
  8. De quelle façon est-il possible d’utiliser les renseignements démographiques de mon organisation pour maximiser la prise de décisions?
  9. De quelle façon puis-je préparer un plan intégré lorsque je ne sais pas exactement quel sera mon budget annuel?
  10. De quelle façon mon organisation peut-elle tirer profit d’un bon exercice de planification?
  11. En quoi la planification intégrée permet-elle de garantir que mon organisation aura les compétences nécessaires à l’avenir

Sources d’information

Réponses

1. Qu’est-ce que la planification intégrée?

La planification intégrée permet de veiller à ce que les administrateurs généraux soient en mesure de maintenir le niveau de capacité nécessaire pour atteindre les buts de leur organisation tout en ayant la souplesse voulue pour s’adapter aux priorités changeantes du gouvernement. 

Un exercice de planification efficace ne se limite pas à la planification des besoins en matière de dotation. Il doit permettre à l’organisation de s’assurer qu’elle a les compétences voulues pour répondre aux besoins actuels et futurs :

  • prévoir les aptitudes et les compétences qu’il faudra renforcer au sein de l’effectif pour répondre aux demandes futures;
  • cerner les besoins de l’organisation et ceux liés à la classification de façon à ce que la structure organisationnelle corresponde aux priorités actuelles et futures;
  • s’assurer que l’effectif est représentatif et que la dualité linguistique est respectée;
  • acquérir une meilleure compréhension des intérêts et des plans professionnels des employés, y compris en matière de retraite.

2. Comment une organisation prépare-t-elle un plan intégré?

L’intégration signifie que la gestion des ressources humaines est harmonisée au plan stratégique général de l’organisation. Il s’agit d’un processus en cinq étapes :

  1. Examiner les objectifs opérationnels : Savoir exactement où votre organisation s’en va.
  2. Analyser l’environnement : Cerner les facteurs internes et externes qui pourraient avoir un impact sur la capacité de votre organisation de réaliser ses objectifs.
  3. Évaluer les écarts : Évaluer toute pénurie au sein de votre effectif, actuellement et pour l’avenir.
  4. Concevoir un plan intégré : Établir les priorités, mettre au point les stratégies pour combler les écarts et indiquer les ressources requises.
  5. Mesurer les progrès : Examiner le travail accompli par votre organisation et apporter les modifications nécessaires.

Pour en savoir advantage, veuillez consulter la fiche de renseignements sur la planification intégrée en cinq étapes. (insert hyperlink)

3. Qui prépare le plan intégré?

Même si chaque gestionnaire est responsable de la planification dans son secteur, les plans intégrés sont souvent préparés au niveau de la direction générale puis réunis dans un plan ministériel global que l’administrateur général approuve.

Les gestionnaires doivent travailler avec les planificateurs et les conseillers en ressources humaines pour préparer le plan intégré de leur organisation.

4. Quels sont les avantages de la planification intégrée?

À long terme, la planification intégrée permet de veiller à ce que les administrateurs généraux soient en mesure de maintenir le niveau de capacité nécessaire tout en ayant la souplesse voulue pour s’adapter aux priorités changeantes du gouvernement en temps réel. Grâce à la planification intégrée, on s’assure que les renseignements clés nécessaires pour prendre de bonnes décisions en ce qui a trait à l’effectif de l’organisation sont à jour et pertinents.

5. Pour les gestionnaires, quels sont les avantages de pouvoir compter sur un plan intégré?

La capacité de réagir rapidement aux priorités changeantes est essentielle à la réalisation des objectifs opérationnels. Un plan intégré fournit aux gestionnaires les connaissances dont ils ont besoin et une bonne compréhension de leur effectif – des données démographiques aux aptitudes en passant par les compétences. Le fait de pouvoir lier leurs besoins et objectifs opérationnels à leur effectif leur permettra d’évaluer les répercussions potentielles sur leurs activités et d’assurer la continuité des activités en période de changement.

Par exemple, si les départs à la retraite ont un impact dans un secteur précis où il est difficile de recruter de nouveaux employés ayant toutes les compétences nécessaires, on pourrait devoir mettre en place des stratégies de planification de la relève et d’apprentissage au cours des deux ou trois prochaines années pour s’assurer de réaliser les objectifs opérationnels.

6. Pour les employés, quels avantages y a-t-il à ce que leur organisation se dote d’un plan intégré?

Si l’organisation a élaboré une vision à long terme de ce qui l’attend et définit les ressources humaines dont elle aura besoin pour y arriver, les employés ont alors une meilleure idée du type de compétences et d’expérience nécessaires actuellement et à l’avenir. Ils peuvent aussi mieux comprendre les raisons motivant les décisions des gestionnaires en matière de dotation. 

Forts de ces renseignements, les employés peuvent créer un plan de carrière fondé sur quelque chose de tangible. Ils pourront alors mieux réussir dans le contexte futur de l’organisation.

7. De quel type de renseignements clés devrais-je tenir compte pour amorcer mon processus de planification?

Les renseignements clés dont devrait tenir compte une organisation incluent :

  • les priorités opérationnelles du ministère et du gouvernement (p. ex. le Rapport sur les plans et les priorités, les Rapports ministériels sur le rendement et le rapport du greffier);
  • la composition de l’effectif, y compris le profil démographique et l’évaluation des aptitudes, des compétences, des connaissances et de la scolarité;
  • le profil du risque de l’organisation;
  • les enjeux liés à la gestion des ressources humaines qui touchent l’effectif (les sources incluent le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et le tableau de bord de la gestion du personnel);
  • l’estimation des besoins à court et long termes en matière de ressources humaines, y compris le nombre d’employés ainsi que les aptitudes, les compétences, les connaissances et les études nécessaires; 
  • les données sur le marché du travail pour mieux comprendre où les ministères recruteront leurs employés futurs.

8. De quelle façon est-il possible d’utiliser les renseignements démographiques de mon organisation pour maximiser la prise de décisions?

Pour prendre rapidement des décisions éclairées et stratégiques, il est essentiel de connaître les renseignements démographiques d’une organisation. Le fait de comprendre la composition de votre effectif vous permet de cerner les lacunes au sein de votre organisation, de cibler les défis liés aux ressources humaines et de les classer en ordre de priorité. Parmi les renseignements clés, mentionnons ce qui suit : 

  • population totale;
  • répartition selon l’âge;
  • composition et capacités linguistiques;
  • admissibilité à la retraite et tendances en la matière;
  • taux d’attrition;
  • lacunes liées à l’équité en emploi et aux langues officielles;
  • groupes professionnels;  
  • renseignements ventilés par région et unité organisationnelle.

L’analyse démographique doit être liée aux objectifs opérationnels, et il faut analyser les renseignements dans leur contexte général – par exemple : 

  • Ventilez les renseignements par groupe et niveau ou fonction lorsque vous déterminez l’admissibilité à la retraite pour mieux comprendre quel sera l’impact des départs sur des secteurs précis de votre organisation.
  • Encouragez les gestionnaires à avoir de bonnes discussions avec les employés au sujet de leurs plans de carrière futurs, y compris leurs plans de retraite, et aiguillez-les vers des ressources utiles, comme le Portail Web sur la pension et les avantages sociaux de la fonction publique.
  • Cernez les compétences, y compris les exigences en matière de langues officielles, qui seront nécessaires pour répondre à vos besoins opérationnels futurs – tenez compte du lien entre les tâches et les fonctions. Cela vous aidera aussi à cerner les qualifications dont il faut tenir compte pour effectuer la sélection des employés aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité au moment d’un réaménagement des effectifs. 

9. De quelle façon puis-je préparer un plan intégré lorsque je ne sais pas exactement quel sera mon budget annuel?

Un plan intégré doit être établi en fonction des priorités d’une organisation et permettre à celle-ci de s’adapter aux besoins futurs.

10. De quelle façon mon organisation peut-elle tirer profit d’un bon exercice de planification?

Révisez le plan intégré régulièrement et apportez-y des modifications selon l’évolution de la situation. Assurez-vous que le plan est réaliste et communiquez toute mise à jour aux employés. Veillez à ce que les priorités et les objectifs établis dans le plan soient gérables.   

En continuant à mettre à jour les renseignements démographiques de votre organisation, en exerçant un suivi des progrès réalisés dans le cadre des stratégies établies et en fournissant des renseignements opportuns sur les mesures du rendement, vous serez en mesure de tirer profit d’un bon exercice de planification.   

11. En quoi la planification intégrée permet-elle de garantir que mon organisation aura les compétences nécessaires à l’avenir?

Le gouvernement doit attirer, recruter, former et maintenir en poste des personnes talentueuses au sein d’un marché national et international extrêmement compétitif.    

Il est risqué pour les gestionnaires de tenir compte uniquement de leurs besoins actuels dans le cadre des activités de dotation. Cela signifie que chaque gestionnaire au sein de la fonction publique doit planifier ses activités et ses besoins connexes en matière de ressources humaines en tenant compte des forces et des faiblesses actuelles et prévues de l’effectif, pour harmoniser efficacement les ressources (y compris le personnel) afin d’obtenir les résultats escomptés et utiliser la planification pour mobiliser les employés et en attirer de nouveaux.

Sources d’information

Planification intégrée :

Information sur le marché du travail canadien :

Vieillissement de la population :

Diversité :

Langues officielles :

Date de modification :