Guide de la planification intégrée
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1) Qu'est-ce que la planification intégrée des ressources humaines et des activités ?
La planification intégrée des ressources humaines et des activités est le processus consistant à :
- déterminer vos objectifs opérationnels;
- analyser votre environnement pour déterminer si vous disposez de l'effectif nécessaire pour répondre à vos besoins actuels et futurs;
- évaluer les écarts au sein de votre effectif : Que vous manque-t-il sur le plan des RH pour atteindre vos objectif ?;
- établir les priorités et prendre les mesures qui s'imposent. Adopter des stratégies permettant de combler les écarts et d'obtenir les RH dont vous avez besoin. Vos conseillers en RH peuvent vous y aider;
- évaluer vos efforts afin de déterminer si vous avez réussi à intégrer la planification des RH et des activités.
2) Nous planifions déjà les RH. Est-il obligatoire pour nous d'utiliser les outils compris dans cette trousse ?
Les ministères et organismes sont libres d'adopter les processus recommandés ou de s'en servir comme complément de leurs pratiques existantes en matière de planification. Même si le travail des ministères et des organismes est déjà avancé pour intégrer la planification des RH et des activités, cette trousse d'outils peut servir d'ouvrage de référence et les listes de contrôle qui s'y trouvent peuvent s'avérer utiles et complémentaires aux pratiques en usage.
3) Je suis un gestionnaire hiérarchique très occupé, qui connais bien son équipe. Ce travail m'aidera-t-il vraiment ?
La plupart des bons gestionnaires planifient les RH de façon intuitive et nous savons que certaines organisations sont déjà très avancées dans ce domaine. Cependant, nous savons aussi qu'il y a place à l'amélioration partout dans la fonction publique et que c'est une priorité des décideurs et hauts fonctionnaires du gouvernement.
Les outils de ce Guide de planification intégrée sont assez génériques pour que les gestionnaires de n'importe quelle organisation puissent les utiliser afin d'examiner en détails la meilleure façon dont ils peuvent intégrer la planification des RH et des activités.
4) Du point de vue du gestionnaire, quel est le document qui me sera le plus utile dans le Guide de la planification intégrée ?
L'outil intitulé Liste de contrôle de la planification intégrée des RH et des activités vous donne un aperçu des étapes que l'on considère cruciales pour l'intégration de la planification des RH et des activités. Les organisations reconnues pour leur bonne planification des RH suivent habituellement ces étapes ou une version légèrement modifiée.
Si vous franchissez ces étapes en répondant aux questions comprises à chaque rubrique, vous devriez avoir une bonne idée du meilleur moyen d'intégrer la planification des RH et des activités, et d'améliorer la capacité de votre équipe à livrer la marchandise.
Après avoir franchi ces étapes, il est possible que vous vous intéressiez de plus près à deux ou trois stratégies seulement. C'est bien et cela ne pose aucun problème.
5) Que dois-je savoir avant de débuter le processus de planification intégrée ?
Il est crucial de comprendre vos objectifs opérationnels et les résultats attendus avant d'intégrer la planification des RH et des activités. Bien qu'on convienne que les priorités changent au gouvernement, comme partout ailleurs, la plupart des gestionnaires hiérarchiques, après avoir reçu de l'orientation stratégique, peuvent établir un plan d'action raisonnable et assez précis qu'ils pourront soumettre à leurs supérieurs aux fins d'examen et d'approbation.
6) Comment puis-je établir un plan intégré lorsque je ne suis pas sûr de mon budget final ?
Il peut arriver que les gestionnaires ne disposent pas de tous les renseignements qu'ils aimeraient avoir dans le cadre du processus de planification. Il y a toujours une part de risque et d'incertitude dans tout environnement. Les gestionnaires hiérarchiques doivent toutefois :
- tenir compte des directives de leurs supérieurs; ¡ réfléchir à leur situation particulière par rapport aux priorités de l'organisation; ¡ étudier le budget attribué à leur équipe l'année précédente et y incorporer l'information qu'ils ont concernant le budget du prochain exercice;
- dresser leur propre liste des nouveaux dossiers à traiter ;
- formuler des propositions sur le travail en cours et sur d'autres activités possibles en tenant compte des RH dont ils disposent pour obtenir les résultats attendus.
Parlez à votre supérieur immédiat pour avoir une bonne idée des priorités opérationnelles pour l'année qui vient.
7) Comment lier la planification des RH et la dotation ?
La planification des RH s'avère essentielle pour tirer profit des occasions qui s'offrent à vous en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Les plans intégrés de la planification des RH et des activités peuvent constituer pour vous de solides assises pour prendre vos décisions en matière de dotation. Voici quelques exemples des nouvelles possibilités en matière de dotation :
- Vous serez en mesure de faire des projections sur les besoins actuels et futurs, et de fonder vos décisions en matière de dotation sur ces projections afin d'atteindre les objectifs opérationnels.
- La définition du mérite donne aux gestionnaires la latitude nécessaire pour mieux harmoniser les besoins en RH avec les besoins opérationnels. Par exemple, vous n'êtes plus obligé de « classer » les candidats les uns par rapport aux autres. Vous devez par contre justifier votre décision et prouver que la personne que vous choisissez possède les qualifications pour le poste. Vous devez appuyer vos décisions en matière de dotation sur votre plan intégré des RH et des activités. Vous ferez ainsi preuve de justice et de transparence.
- Vous pourriez régler les problèmes sans formalités au cours du processus de dotation, évitant ainsi la nécessité de recours en bonne et due forme.
8) Comment les exigences en matière de rapport, entre autres le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement, sont-elles reliées à l'intégration des processus de planification des RH et des activités ?
Tous les ministères et organismes doivent se conformer aux exigences en matière de rapports, notamment pour ce qui est du Rapport sur les plans et les priorités et du Rapport ministériel sur le rendement. D'ordinaire, les gestionnaires hiérarchiques participent au processus de préparation de ces documents.
Dans le contexte de la préparation de ces rapports, la planification intégrée des RH et des activités est importante. Par exemple, le Rapport sur les plans et les priorités expose ce que les organisations comptent faire; il est donc important de vous assurer que vous avez les RH nécessaires pour atteindre vos objectifs.
Néanmoins, la planification intégrée des RH et des activités ne devrait pas être considérée comme un « exercice » visant uniquement à satisfaire aux exigences en matière de rapports. La planification intégrée des RH et des activités devrait être un processus continu dans le cadre duquel les gestionnaires se penchent périodiquement sur leur travail pour réfléchir à la façon d'atteindre leurs objectifs dans le contexte de la gestion des personnes, de l'apprentissage et de la mise en valeur des ressources humaines.
9) Quel soutien est offert aux ministères, aux organismes et aux gestionnaires hiérarchiques pour les aider à intégrer la planification des RH et des activités ?
L'information contenue dans le Guide de planification intégrée transcende les particularités de la planification propre à chaque ministère et à chaque gestionnaire. Vous trouverez dans le guide un modèle et des listes de contrôle qui peuvent être adoptés tels quels ou être adaptés de manière à compléter les pratiques en usage.
L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada offre également aide et appui aux ministères et aux agences. Vous pouvez communiquer avec la division de la planification en composant le (613) 946-9303.
Les conseillers en RH, les spécialistes de la planification des ressources humaines et les planificateurs des ministères et organismes peuvent donner du soutien aux gestionnaires.
Le Réseau interministériel de planification des RH (RIPRH) se réunit régulièrement pour discuter des questions touchant la planification des RH. Il s'agit d'un forum ouvert auquel les personnes intéressées à la planification des RH peuvent participer.
10) Comment le renouvellement de l'ensemble de la fonction publique est il lié à la planification intégrée ?
L'un des plus grands défis actuels du gouvernement est de prendre les mesures nécessaires pour attirer, recruter, former et maintenir en poste les personnes talentueuses dans un contexte national et international très compétitif pour cette ressource vitale. Le renouvellement répond de l'excellence de tout ce que la fonction publique fera dans le futur. Le renouvellement englobe à la fois comment la gestion des activités est faite et les personnes qui la font. Cela veut dire que chaque gestionnaire dans la fonction publique doit planifier ses activités et l'effectif requis, connaître les forces et les faiblesses des personnes talentueuses actuelles et prévues, harmoniser efficacement les ressources (incluant les personnes) afin de fournir des résultats et utiliser la planification pour impliquer les employés et réaliser une traction.
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