Planification intégrée : un guide pour les sous-ministres et les cadres supérieurs
Guide du gestionnaire pour l'intégration de la planification des RH et des activités
Liste de contrôle pour la planification intégrée des ressources humaines et des activités
Définir et planifier les besoins actuels et futurs : une démarche en cinq Étapes
Les Étapes suivantes sont généralement considérées comme étant essentielles à l’intégration de la planification des RH et des activités. Elles sont le fruit de recherches nationales et internationales sur les pratiques des principaux employeurs des secteurs public et privé.
En outre, elles ont été validées à la fonction publique du Canada au moyen d’une vaste consultation auprès des intervenants à l’échelle du pays. Des cadres hiérarchiques, des professionnels des RH, des agents négociateurs ainsi que des représentants des collectivités fonctionnelles et d’autres intervenants ont contribué à l’élaboration de ce modèle.
Les cinq étapes pour intégrer la planification des RH et des activités sont les suivantes :
- Déterminer vos objectifs opérationnels
- Analyser votre environnement pour déterminer si vous disposez des bonnes personnes et de l’effectif nécessaire pour répondre à vos besoins actuels et futurs
- Évaluer les écarts au sein de votre effectif : Que manque-t-il sur le plan des RH pour réaliser vos objectifs?
- Établir les priorités et prendre les mesures qui s’imposent. Adopter des stratégies permettant de combler les écarts et d’obtenir les ressources nécessaires
- Examiner, surveiller et mesurer le rendement pour savoir si vos efforts portent fruit
Vous trouverez d’autres renseignements sur chacune de ces étapes dans les pages suivantes.
Étape 1 : Déterminez vos objectifs opérationnels
La planification intégrée repose sur une grande compréhension de vos objectifs opérationnels. Posez-vous les questions suivantes :
Quels sont vos principaux objectifs et les résultats attendus pour le prochain
exercice?
Prévoyez-vous des changements d’orientation qui pourraient avoir des
répercussions sur vos objectifs opérationnels ou sur vos besoins en RH?
Qui sont les partenaires stratégiques avec qui vous devez collaborer pour atteindre
vos objectifs?
Étape 2 : Analysez votre environnement
A) Analyse de l’effectif
Une composante clé de la planification des RH consiste à connaître son effectif et à se préparer aux pénuries ou excédents prévus dans certaines professions et certains ensembles de compétences. L’information suivante a-t-elle été analysée pour les diverses catégories professionnelles au sein de votre équipe?
Données démographiques et caractéristiques de l’emploi (p.
ex. admissibilité à la retraite, taux de postes vacants, taux de roulement et
taux de mobilité du personnel interne, tels que les mutations, les promotions et les
détachements)
Aptitudes et compétences (p. ex. données sur la formation et
l’apprentissage, sur la gestion du rendement et sur les compétences
linguistiques)
B) Analyse interne
Il est important que les cadres hiérarchiques établissent les facteurs internes qui peuvent influer sur la capacité des RH d’atteindre les objectifs organisationnels. Par exemple, avez-vous pris en considération :
Les modifications possibles à l’exécution du programme ou à
la prestation des services
Les relations patronales-syndicales qui peuvent avoir une incidence sur votre
équipe
Les changements prévus aux niveaux de financement
Les nouvelles priorités et les changements sur le plan du leadership
La satisfaction de la clientèle
C) Analyse externe
Y a-t-il des facteurs environnementaux externes susceptibles d’influencer les capacités de l’effectif, compte tenu des priorités connues relatives aux opérations et aux RH et des nouveaux enjeux?
Par exemple, avez-vous pris en considération :
L’offre et la demande relatives aux employés qualifiés dont vous
avez besoin
Les sources de recrutement
Étape 3 : Effectuez une analyse des écarts
En vous fondant sur l’analyse de vos objectifs opérationnels et sur votre compréhension des questions qui touchent l’environnement et votre effectif, quels sont vos besoins actuels et futurs en matière de RH?
Par exemple, voici des points à prendre en considération :
Avez-vous des besoins immédiats en matière de recrutement?
Prévoyez-vous une pénurie de travailleurs qualifiés dans certains
groupes professionnels au sein de votre équipe?
Les changements se rapportant à l’exécution des programmes vont-ils
nécessiter l’acquisition de nouvelles compétences au sein de votre
équipe?
Disposez-vous de suffisamment de personnes qualifiées au sein de votre équipe
pour doter les postes clés en cas de départs imprévus? Dans la
négative, est-ce que vous savez où et comment attirer les bonnes
personnes?
Les obligations relatives aux langues officielles et à l'équité en
matière d'emploi ont-elles été remplies?
Avez-vous effectué une évaluation des risques relativement aux questions de
RH essentielles au succès de votre équipe?
Étape 4 : Établissez vos priorités pour réaliser vos objectifs
Selon les objectifs de votre organisation ainsi que les analyses de l’environnement et des écarts :
1) Quelles sont les plus grandes priorités en matière de RH? 2) Quelles stratégies permettront d’obtenir les résultats désirés? Les plans de travail peuvent comprendre des stratégies relatives aux éléments suivants :
Le recrutement et la dotation, la mobilité et les réaffectations, l’équité en matière d’emploi, la formation relatives aux langues officielles, l’apprentissage et le perfectionnement professionnel, le maintien du savoir collectif et le mieux-être en milieu de travail.
Étape 5 : Mesurez, surveillez et faites état des progrès accomplis
Pour évaluer les progrès accomplis, il est essentiel de les mesurer, de les surveiller et de produire des rapports
- Votre équipe a-t-elle des objectifs clairs et mesurables en ce qui a trait aux RH?
- Les mesures du rendement en ressources humaines sont-elles conformes aux indicateurs figurant dans le Cadre de responsabilisation de gestion du SCT?
- Avez-vous un mécanisme de suivi des indicateurs du rendement?
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