Nous procédons actuellement au transfert de nos services et de nos renseignements sur le Web vers Canada.ca.

Le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada restera accessible jusqu’à  ce que le transfert soit terminé.

Programme des cartes d'achat

Informations archivées

Les informations archivées sont fournies aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elles ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada et n’ont pas été modifiées ou mises à  jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces informations dans un autre format, veuillez communiquez avec nous.

Guide des pratiques exemplaires

(Première version)

Secrétariat du Conseil du Trésor – Direction du sous-contrôleur général

Introduction

Objectif et portée

Le présent guide a pour objet de fournir des renseignements qui aideront les ministères fédéraux à administrer et à contrôler le programme des cartes d'achat. Il aidera les gestionnaires des centres de responsabilité, les personnes qui effectuent des achats pour leur compte, les gestionnaires des achats et les gestionnaires financiers grâce à la communication de normes de contrôle plus élevées et plus cohérentes. Ce guide s'ajoute à la Politique sur les cartes d'achat émise par le Conseil du Trésor et il doit être utilisé de pair avec cette politique.

Contexte

L'utilisation, dans les ministères et organismes gouvernementaux, des cartes d'achat a été approuvée vers la fin de 1991. Les cartes ont été mises à la disposition de tous les ministères et organismes grâce à la conclusion de marchés avec des fournisseurs. Après la mise en œuvre du programme, des évaluations ont été réalisées en 1993 et, encore une fois, en 1996. Suite à ces évaluations, une politique mise à jour et des règles générales de procédure ont été émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 1996. En 1997, de nouveaux marchés ont encore une fois été conclus suite à un appel d'offres.

La carte d'achat a été au premier plan de la majorité des améliorations des processus d'achats et de paiements dans les ministères. En octobre 1997, plus de 23 000 cartes étaient utilisées et le volume mensuel des achats dépassait les 20 millions de dollars. L'utilisation croissante des cartes d'achat a eu des répercussions sur le cadre de contrôle traditionnel sur support papier. En conséquence, des craintes sont exprimées au sujet des risques croissants d'erreurs ou d'abus qui pourraient ne pas être décelés.

En 1997, le Bureau du vérificateur général a procédé à un examen général de l'utilisation des cartes d'achat. Même s'il a conclu qu'il n'y avait aucune perte grave à ce moment-là, il insistait dans son rapport sur la nécessité pour les ministères de mettre en place de meilleurs contrôles et une meilleure surveillance.

En réponse aux préoccupations exprimées au sujet des risques potentiels, le Secrétariat du Conseil du Trésor a entrepris un projet d'identification d'un cadre de contrôle approprié qui permettrait de réduire encore une fois au minimum les risques potentiels et, partant, d'améliorer le degré d'aisance des gestionnaires gouvernementaux, sans toutefois compromettre les avantages que procure une utilisation accrue des cartes d'achat.

Cadre de contrôle des cartes d'achat

Le Programme des cartes d'achat comprend plusieurs processus et fait intervenir, même dans les ministères où un nombre limité de cartes sont utilisées, un grand nombre de personnes. Un cadre solide de contrôle devrait tenir compte de tous les risques potentiels à chaque étape du processus. Le cadre de contrôle est conçu de manière à ce que la confiance dans l'un ou l'autre des processus différents soit accrue, grâce à la présence de contrôles additionnels et complémentaires à toutes les autres étapes ou dans tous les autres processus.

L'administration du Programme des cartes d'achat peut se répartir en six points, pour lesquels des contrôles devraient être en place :



  1. Gestion globale du programme


  2. Émission et contrôle des cartes


  3. Utilisation des cartes


  4. Renseignements et contrôle


  5. Comptabilité et paiement


  6. Examen continu

 

On trouvera ci-après une série de responsabilités recommandées et de lignes directrices en matière de contrôle pour réduire les risques concernant chaque point.

  1. Gestion globale du programme

Dans de nombreux ministères, l'utilisation des cartes d'achat, comme méthode d'achat et de paiement, en est maintenant rendue au point où des achats de plusieurs millions de dollars sont effectués chaque mois. Dans l'ensemble de l'administration fédérale, plus de 75 000 transactions sont maintenant effectuées chaque mois. Les gestionnaires supérieurs dans les ministères doivent être davantage sensibilisés au Programme des cartes d'achat, et ce pour deux raisons : 1) tous les avantages et les gains de productivité découlant de l'utilisation des cartes pour les gestionnaires ministériels, et 2) les risques qu'entraîne l'adoption d'une méthode nouvelle et novatrice de paiement.

Gestion supérieure des ministères



  1. Un coordonnateur ministériel national des cartes d'achat doit être nommé pour assurer la gestion globale du programme. Le coordonnateur national serait responsable de communiquer avec les émetteurs de cartes d'achat et de réaliser les diverses tâches qui lui sont confiées aux termes de la Politique sur les cartes d'achat émise par le Conseil du Trésor.


  2. Les gestionnaires supérieurs des ministères doivent assurer que les politiques et les procédures internes élaborées en ce qui concerne l'utilisation des cartes sont complètes et qu'elles s'accompagnent d'un plan approprié de formation pour assurer que tous ceux qui utilisent et traitent les cartes d'achat sont bien au courant de leurs rôles, de leurs responsabilités et de leurs obligations. La formation devrait répondre aux besoins à la fois des détenteurs de carte et des gestionnaires et porter sur des sujets comme les responsabilités et les obligations, la protection de la carte, les achats par carte, le processus de paiement, le rapprochement et les exigences comptables.


  3. Les gestionnaires supérieurs des ministères doivent s'assurer que les exigences de la politique du Conseil du Trésor concernant les cartes d'achat et les processus d'achat et de passation des marchés sont bien respectées.


  4. Dans les ministères plus importants, on devrait envisager la possibilité de nommer des coordonnateurs régionaux, fonctionnels ou par direction, qui aideront le coordonnateur national à administrer le programme et à assurer son efficacité. Dans de tels cas, le coordonnateur ministériel serait responsable de l'information et de la formation des coordonnateurs régionaux, fonctionnels ou des directions.


2. Émission et renouvellement des cartes

Le processus d'émission et de renouvellement est une étape importante du programme d'administration des cartes d'achat, parce qu'il fait intervenir le coordonnateur ministériel, le gestionnaire du centre de responsabilité et le détenteur. C'est à cette étape que la formation et la diffusion des renseignements devraient avoir lieu pour assurer la communication adéquate des politiques, des procédures, du besoin de contrôle, des risques potentiels et la compréhension du rôle et des responsabilités des divers intervenants dans le processus, c.-à-d. le détenteur, le gestionnaire, le coordonnateur, etc.

Coordonnateur ministériel



  1. Dans les ministères plus importants, les lignes directrices suivantes devraient être respectées par tous les niveaux de coordonnateurs, national, régional, fonctionnel et de direction.


  2. Le coordonnateur ministériel doit prendre les mesures nécessaires pour assurer que les détenteurs sont bien informés et qu'ils sont formés à l'utilisation des cartes d'achat avant leur réception. Cet objectif peut en partie être atteint grâce à l'utilisation des documents d'information offerts par les émetteurs, mais il est essentiel que des renseignements propres au ministère soient fournis à chaque détenteur.


  3. Aussi bien le gestionnaire du centre de responsabilité que le demandeur doivent signer la demande de carte (y compris la demande de renouvellement). Au besoin, le coordonnateur ministériel peut vouloir confirmer les pouvoirs financiers délégués au gestionnaire du centre de responsabilité et le statut d'employé du demandeur.


  4. Avant de remettre la carte à l'employé, le coordonnateur ministériel doit s'assurer que :


  • le détenteur est un employé et qu'il dispose d'un pouvoir direct ou indirect de dépenser;


  • les limites de la carte sont conformes au pouvoir du gestionnaire du centre de responsabilité;


  • les limites et les restrictions de la carte sont conformes à la politique du Conseil du Trésor;


  • la formule de déclaration du détenteur est signée par lui et le gestionnaire du centre de responsabilité avant que la carte soit remise au demandeur;


  • le demandeur a été bien informé de signer la carte.


  1. Le coordonnateur ministériel doit mettre en œuvre des procédures sûres concernant le traitement et l'archivage pour assurer la protection des renseignements reçus de l'employeur/demandeur et du gestionnaire du centre de responsabilité.


  2. Le coordonnateur ministériel doit aussi mettre en œuvre des procédures sûres pour communiquer avec la société émettrice. Les cartes reçues de la société émettrice doivent être protégées, c'est-à-dire gardées sous clé, jusqu'à ce qu'elles soient remises au détenteur. Dès réception de la carte de la société émettrice, le coordonnateur ministériel doit comparer les modalités de la carte avec celles qui sont prévues dans la demande initiale.


  3. Lorsqu'une demande de renouvellement est reçue d'un détenteur, le coordonnateur ministériel doit vérifier quel usage est fait actuellement de la carte et discuter avec le détenteur et le gestionnaire du centre de responsabilité de tout changement approprié concernant les limites ou l'utilité de la carte elle-même.


  4. Le coordonnateur ministériel doit s'assurer que les cartes périmées sont détruites.

Gestionnaire du centre de responsabilité



  1. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit déterminer s'il est nécessaire de posséder une carte d'achat et décider qui, dans l'organisation, doit en avoir une.


  2. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit établir la limite de crédit et les restrictions de chaque carte. La limite de crédit devrait être conforme au pouvoir financier et au pouvoir d'achat délégués au gestionnaire du centre de responsabilité. Les limites suivantes pourraient être imposées :


  • limite concernant l'encours du crédit


  • les achats mensuels maximums


  • une limite par transaction


  • les codes « article » exclus ou les codes « catégorie de marchand »


  • des restrictions géographiques

 



  1. Dès réception de la carte et de la « formule de déclaration de l'employé » du coordonnateur ministériel, le gestionnaire du centre de responsabilité doit examiner avec l'employé les conditions figurant dans la formule de déclaration de l'employé, faire signer par l'employé le formulaire et la carte et, ensuite, retourner la formule de déclaration de l'employé au coordonnateur ministériel.


  2.  Le gestionnaire du centre de responsabilité doit s'assurer que la carte est retournée au coordonnateur ministériel dès le changement de statut du détenteur, par exemple une mutation, un changement de fonctions (n'a plus besoin de la carte) ou la cessation d'emploi.

Détenteur



  1. Chaque employé doit insister pour recevoir une formation appropriée et obtenir les documents appropriés avant d'accepter la responsabilité d'utiliser une carte d'achat. Le détenteur doit examiner les documents d'information disponibles au sujet de l'utilisation d'une carte d'achat et chercher à obtenir des précisions au besoin.


  2. Chaque employé doit remplir et signer la demande de carte et, avant de recevoir la carte, il doit lire attentivement les modalités d'utilisation de la carte et signer la formule de déclaration.


  3. Lorsqu'un détenteur reçoit une nouvelle carte de la société émettrice, il doit en informer le gestionnaire du centre de responsabilité et le coordonnateur ministériel.

 

3. Utilisation de la carte

Cette section traite des responsabilités relatives aux aspects liés aux paiements de l'utilisation des cartes, mais elle ne traite pas des aspects liés aux achats (ceux-ci seront traités dans une version ultérieure du guide). Il convient cependant de souligner que les politiques et règlements du Conseil du Trésor concernant les achats et la passation des marchés doivent être respectés en tout temps. Les contrôles suivants doivent être exercés en ce qui concerne l'utilisation régulière et continue des cartes :

Gestionnaire du centre de responsabilité



  1. Avant de signer la déclaration visée à l'article 34 de la LGFP, le gestionnaire du centre de responsabilité doit vérifier la validité des frais figurant dans l'état mensuel qui identifie tous les achats imputés à son centre de responsabilité.


  2. Lorsque des achats lui semblent suspects, il doit communiquer avec le détenteur.


  3. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit s'assurer que les détenteurs tiennent des documents adéquats et que, dans le cas des articles en litige, un règlement intervient à point nommé et que les crédits sont reçus en conséquence.


  4. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit évaluer périodiquement si la carte est encore nécessaire et l'à-propos des limites et restrictions actuelles. Lorsqu'on n'a plus besoin de carte d'achat en raison de changements des exigences opérationnelles, de changements de responsabilités du détenteur ou du départ de celui-ci, le gestionnaire du centre de responsabilité doit prendre les mesures appropriées pour faire annuler la carte par l'entremise du coordonnateur.


  5. Le gestionnaire du centre de responsabilité doit s'assurer que :


  • les achats de matériel de formation ou d'autres articles, qui satisfont aux exigences de comptabilisation des stocks, sont comptabilisés conformément à la politique ministérielle;


  • les cartes ne servent pas à effectuer des achats limités par la politique du Conseil du Trésor, notamment :


  • pour payer des frais de voyage


  • pour payer des frais d'entretien et des dépenses liées aux véhicules automobiles


  • pour obtenir des avances de fonds


  • pour effectuer des dépenses personnelles


  • pour effectuer des achats auprès d'autres ministères;

 



  • les règlements, politiques et procédures du Conseil du Trésor et du ministère en matière de passation des marchés sont respectés;


  • tous les achats sont accompagnés des documents nécessaires dans le cadre du processus de vérification des comptes.

Détenteur



  1. Le détenteur doit prendre les mesures appropriées pour protéger la carte. Par exemple, le numéro de la carte ne doit pas être transcrit ou communiqué à d'autres; la carte doit être gardée dans un endroit sûr à accès contrôlé lorsqu'elle n'est pas utilisée; des achats ne doivent pas être effectués par Internet (tant qu'une méthode sûre n'aura pas été établie – le Conseil du Trésor procède actuellement à un projet pilote à ce sujet).


  2. En cas de perte de la carte, et peu importe la raison, le détenteur doit en informer immédiatement la société émettrice en composant le numéro de téléphone sans frais de la société. Le coordonnateur ministériel ou le coordonnateur régional doit aussi en être informé le plus tôt possible.


  3. Le détenteur doit aussi se rappeler d'informer le coordonnateur ministériel des changements concernant l'adresse d'affaires ou le numéro de téléphone et de retourner la carte au coordonnateur dès qu'il change de fonctions ou à l'expiration de la carte.


  4. Le détenteur ne peut effectuer que des achats officiels pour l'État à la demande de personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués. En conséquence, il observe les règlements, les politiques et les procédures du Conseil du Trésor et du ministère en matière de passation des marchés et cherche à obtenir de avis ou des précisions au besoin avant de passer une commande.


  5. Lorsqu'il effectue des achats, le détenteur doit s'efforcer de s'assurer qu'aucune taxe de vente provinciale n'est imposée au gouvernement. Il peut être nécessaire de communiquer le numéro d'exonération pour la province en particulier.


  6. Avant d'effectuer un achat, le détenteur doit s'assurer qu'il est autorisé à effectuer cet achat et il doit conserver la preuve d'achat (reçu ou copie du client du bordereau d'achat) lorsqu'elle est disponible et inscrire le nom du demandeur.


  7. Que ce soit électroniquement ou manuellement, le détenteur doit tenir un registre détaillé de tous les achats, dans lequel il indique la date d'achat, un numéro de contrôle, une description des articles achetés ou des services fournis, le nom du fournisseur, le prix, les frais de livraison le cas échéant, le montant de la TPS ou de la TVH, et le nom du demandeur. Le détenteur doit aussi inscrire la date de réception des produits ou des services et le code financier approprié.


  8. Si la politique ministérielle prévoit que les achats effectués par carte sont assujettis à des engagements et des désengagements (particulièrement dans les ministères où des achats de millions de dollars sont effectués chaque mois), le détenteur doit inscrire les transactions nécessaires dans le système financier ministériel.


  9. Dès réception de l'état mensuel, le détenteur doit effectuer un rapprochement avec le registre et les dossiers des achats et l'indiquer en conséquence. Si le détenteur n'est pas la personne qui reçoit les produits ou les services, il doit vérifier qu'ils ont bien été reçus.


  10. Lorsque le rapprochement a été fait, le détenteur joint la preuve d'achat, le registre des achats et d'autres documents justificatifs à l'état mensuel et les achemine au gestionnaire pour qu'il les signe en vertu de l'article 34 de la LGFP.


  11. Lors du rapprochement, s'il y avait des divergences en ce qui concerne les renseignements figurant dans l'état (c.-à-d. différence entre le montant facturé et le montant sur la facture, les achats non effectués par le détenteur, les achats facturés deux fois, l'imposition de frais d'intérêt dans le cas d'un article en litige, etc.), le détenteur doit communiquer immédiatement avec l'émetteur de la carte afin de lui signaler un article en litige et de résoudre le problème le plus tôt possible.


  12. Lorsque, à la réception des produits ou des services (particulièrement lorsque l'achat est effectué au téléphone), il y a un écart entre ce qui a été commandé et ce qui a été reçu (c.-à-d. mauvais articles ou articles non appropriés, moins bonne qualité, éléments manquants, inclusion de la taxe de vente provinciale, livraison partielle, etc.), le détenteur doit communiquer immédiatement avec le fournisseur pour résoudre le problème. La société émettrice ne devrait pas intervenir dans la résolution de ce genre de problème.

 

4. Renseignements et contrôle

Les sociétés émettrices font parvenir régulièrement des renseignements au sujet des transactions aux coordonnateurs ministériels. À compter de l'entrée en vigueur des nouveaux marchés en janvier 1998, et lorsque la transition sera terminée, les coordonnateurs ministériels auront fréquemment accès à des renseignements électroniques (c.-à-d. quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement). Dans les ministères où le traitement électronique n'existe pas encore, des rapports et des factures sur support papier sont disponibles.

L'analyse et le contrôle de ces données sont des éléments essentiels du cadre de contrôle. Comme les données électroniques peuvent être utilisées et analysées beaucoup plus facilement que les rapports sur support papier, les ministères devraient prendre immédiatement des mesures pour pouvoir traiter électroniquement les renseignements concernant les cartes d'achat. À cette fin, aussi bien la Banque Nationale (MasterCard) que la Citibanque (Visa) fourniront des logiciels pendant la phase de mise en œuvre.

Coordonnateur ministériel



  1. Le coordonnateur ministériel doit prendre les mesures pour promouvoir l'utilisation des outils mis à la disposition par les émetteurs de carte. Il doit discuter de la mise en œuvre avec les agents ministériels de l'informatique et de la sécurité pour assurer que les données sur les cartes d'acquisition seront protégées comme il se doit.


  2. La base de données dans laquelle sont inscrits les achats par carte doit être tenue à jour régulièrement (quotidiennement, hebdomadairement) au besoin.


  3. Le coordonnateur ministériel doit fournir aux gestionnaires fonctionnels (achats et finances) les renseignements dont ils ont besoin. (Dans les ministères plus importants, les gestionnaires fonctionnels pourraient recevoir une copie du logiciel et tenir à jour leur propre base de données).


  4. Le coordonnateur ministériel doit veiller à ce qu'un contrôle soit exercé régulièrement pour assurer que :


  • les cartes inactives pour une période de 90 jours consécutifs n'ont pas été perdues ou volées et que le détenteur et le gestionnaire ont été priés de confirmer qu'ils en avaient encore besoin;


  • les renouvellements sont effectués avant la date d'échéance et compte tenu des profils de dépenses;


  • les cas d'abus ou de mauvaise utilisation des cartes d'achat sont identifiés en temps opportun. Par exemple, un coordonnateur ministériel devrait pouvoir découvrir les achats inhabituels, les comptes pour lesquels des intérêts doivent être versés régulièrement, des dépenses inusitées (fleuristes, club de santé, etc.), les cartes qui ne sont pas utilisées (utilisation très en deçà de la limite de crédit autorisée), les cartes où la limite de crédit est fréquemment atteinte, etc.


  1. Le coordonnateur ministériel doit établir les rapports nécessaires à l'examen régulier des transactions afin de déceler les infractions possibles à la politique ou au règlement et assurer le suivi au besoin.

 

5. Comptabilité et paiement

L'un des principaux avantages de l'utilisation des cartes d'achat est que les détails de toutes les transactions sont saisis électroniquement par l'émetteur. Les ministères devraient mettre en place et utiliser les interfaces électroniques avec les sociétés émettrices. Cela permettrait la consolidation de la facturation et des paiements, tout en permettant la diffusion électronique des renseignements dans l'ensemble du ministère. Le paiement versé à l'émetteur de la carte est considéré à faible risque et, en conséquence, un seul paiement devrait être effectué à chaque émetteur dans le délai nécessaire pour maximiser les escomptes offerts par les sociétés émettrices. Une vérification devrait être effectuée après le versement du paiement.

Les transactions effectuées par cartes d'achat doivent être soumises au processus de vérification des comptes, que la vérification s'effectue selon les données statistiques ou intégralement. Des facteurs normaux de risque devraient être utilisés; cependant, il est recommandé de faire preuve d'une plus grande rigueur en ce qui concerne les transactions résultant d'achats effectués par de nouveaux détenteurs et dans le cas des centres de responsabilité où des problèmes sont continuellement décelés.

Des engagements relatifs à chaque transaction peuvent ou non être faits au moment de l'achat pour les achats par carte et ils devraient être comptabilisés conformément à la politique du ministère. La plupart des ministères ont un seuil d'engagement qui excluraient bon nombre de ces achats. La même chose vaut pour des articles qui seront inventoriés.

Les cartes d'achat réduisent les erreurs d'inscription des frais à un compte en particulier. L'utilisation de numéros de carte d'achat pour attribuer les coûts à un budget ou à un compte en particulier diminue les erreurs par rapport à la méthode qui consiste à attribuer manuellement des numéros de compte à partir des bons de commande.

Services financiers



  1. Dans le cas des ministères qui reçoivent une seule facture électronique de l'émetteur de la carte, les Services financiers doivent vérifier la facture et effectuer le paiement conformément à l'option choisie par le ministère.


  2. Les Services financiers doivent distribuer des renseignements détaillés sur les factures à chaque détenteur et obtenir l'attestation prévue à l'article 34 du gestionnaire compétent. Le processus devrait assurer le contrôle des articles en suspens et des articles en litige pour en assurer l'à-propos et l'exhaustivité.


  3. Les Services financiers s'assureront aussi que lorsque le codage financier détaillé est reçu, les comptes ministériels sont mis à jour et les budgets des centres de responsabilité imputés en conséquence.


  4. Dans le cas des ministères qui ne reçoivent pas une seule facture, les Services financiers émettront un ou plusieurs paiements à l'émetteur de la carte selon les renseignements reçus des détenteurs et lorsque la vérification des comptes en vertu de l'article 34 a été convenablement effectuée.


  5. Les Services financiers doivent s'assurer que toutes les transactions résultant d'achats par carte sont comptabilisés convenablement et que des inscriptions sont faites dans les registres des stocks et des autres articles définis par la politique ministérielle.

 

6. Considérations relatives à l'examen continu et à la vérification interne

Un autre élément intégral du contrôle est l'examen continu normal qui devrait être effectué à l'occasion par les vérificateurs internes et les examinateurs du ministère. Ces examens sont effectués pour évaluer si des contrôles sont en place relativement à l'utilisation des cartes d'achat et pour assurer l'observation des politiques du Conseil du Trésor et du ministère. Au départ, en raison de l'importance des changements entraînés par la mise en place des cartes d'achat, une vérification a posteriori devrait être effectuée pendant la première année. Les contrôles suivants devraient au moins être revus dans le cadre de ces examens :

Guides de contrôle

a) Contrôle matériel des cartes



  1. Existe-t-il un registre mis à jour de toutes les cartes, identifiant le gardien et l'endroit où il travaille?


  2. Une procédure officielle a-t-elle été mise en place pour assurer que les cartes sont retournées lorsque le détenteur quitte son poste, peu importe la raison?


  3. Exerce-t-on un contrôle pour identifier la non-utilisation d'une carte pendant plus de 90 jours et pour procéder par la suite à un suivi afin de confirmer l'existence de la carte?


  4. Une procédure a-t-elle été mise en place pour déclarer et inscrire les cartes perdues ou volées ou les remplacer? Les cas ont-ils été signalés rapidement?


  5. Un processus de vérification permet-il d'assurer que les demandeurs sont des employés ministériels admissibles?


  6. Les délégations appropriées sont-elles en place avant l'émission des cartes?


  7. Les détenteurs reçoivent-ils des instructions précises sur la façon d'activer leur carte et sont-ils informés qu'ils doivent signer la carte avant l'émission?


  8. Le détenteur conserve-t-il la carte dans un endroit sûr à accès contrôlé?

b) Utilisation des cartes



  1. Les gestionnaires et les détenteurs sont-ils au courant des politiques et procédures applicables relativement à l'utilisation des cartes d'achat?


  2. Le détenteur a-t-il lu, compris et signé une « formule de déclaration », dans laquelle sont clairement exposées les exigences et les responsabilités du détenteur?


  3. Les limites de crédit et autres restrictions sont-elles raisonnables en fonction de la façon dont la carte est utilisée?


  4. Une procédure appropriée a-t-elle été mise en place pour permettre au gestionnaire d'examiner la validité des frais inscrits sur chaque état et assurer le suivi nécessaire?


  5. Les registres des paiements permettent-ils d'obtenir les renseignements suivants :


  • le demandeur des biens ou des services


  • l'acheteur des biens ou services


  • confirmation de la réception des produits ou des services


  • signature en vertu de l'article 34 de la LGFP.

 



  1. Des registres officiels sont-ils tenus en ce qui concerne les « articles en litige », y compris l'historique de la compensation?


  2. Les taxes sur les achats par carte sont-elles comptabilisées convenablement?


  3. Les conversions en devises canadiennes des opérations conclues en monnaie étrangère sont-elles effectuées conformément à l'entente conclue avec les émetteurs?


  4. Les coordonnateurs des cartes et les agents de vérification des comptes procèdent-ils à un contrôle adéquat?


  5. Le registre des achats par carte fait-il l'objet d'un rapprochement avec l'état mensuel?


  6. Les restrictions au sujet de l'utilisation de ces cartes établies dans la politique du Conseil du Trésor sont-elles respectées :


  • aucune utilisation personnelle


  • aucune avance de fonds


  • aucune dépense liée aux voyages


  • aucune dépense relative aux véhicules automobiles et à l'entretien


  • aucun achat auprès d'autres ministères.

 



  1. Les articles sont-ils inclus dans les registres des stocks ou du matériel de formation comme il se doit?


  2. Les Services financiers ministériels ont-ils mis en œuvre les systèmes et procédures requises pour payer la société émettrice de façon à profiter au maximum des rabais offerts?

 

Prochaine version – Sujets à traiter



  1. Séparation des tâches – quelles mesures de contrôle devraient être mises en place lorsque le détenteur est la personne responsable de recevoir les produits ou d'approuver les achats en vertu de l'article 34 de la LGFP?


  2. Achats par téléphone.


  3. Quelles mesures devraient être prises en cas de fraude, d'abus ou de mauvaise utilisation?


  4. Quelles sont les pratiques exemplaires concernant la comptabilisation des stocks?


  5. Avis au sujet du type d'achats, des calculs des limites et autres restrictions.


  6. Situations spéciales – voyages, véhicules, accueil, etc.


  7. Pratiques exemplaires – Vérification des comptes. Paiement centralisé, opérations régionales et paiements centralisés, piste de vérification.


  8. Guide à l'intention des vérificateurs internes.


  9. Cartes d'achat et pouvoirs financiers délégués.


  10. Pratiques exemplaires – Achats et questions les plus pertinentes concernant la passation des marchés.
Date de modification :