Date : le 4 juillet 2014

Message de : Michel Vaillant, Directeur exécutif par intérim, Comptabilité gouvernementale, Politique & Rapport et Sally Thornton, Sécretaire adjoint délégué, gestion des dépenses

Aux : Dirigeants principaux des finances

Copie aux : Adjoints aux dirigeants principaux des finances

Cette communication vise à informer les ministères et organismes des exigences concernant la présentation des rapports financiers trimestriels des ministères et des organismes pour 2014-2015. Elles englobent des directives et des renseignements supplémentaires sur les thèmes suivants :

Veuillez noter la nouvelle exigence qui consiste à fournir des informations financières par programme au Secteur de la gestion des dépenses (SGD) pour les deuxième et troisième trimestres de 2014-2015. Ces informations financières ne seront pas rendues publiques par le SGD et ne doivent pas être incluses dans les rapports financiers trimestriels pour 2014-2015.

Exigences concernant la présentation des rapports financiers trimestriels de 2014-2015

Budget 2012

Comme pour les deux exercices précédents, les ministères et les organismes devraient continuer à inclure une section distincte « Mise en œuvre du Budget 2012 » dans leurs rapports financiers trimestriels de 2014-2015 afin d'expliquer l'incidence des initiatives et des mesures d'économies annoncées dans le Plan d'action économique de 2012. Dans cette section, on continuera à fournir une description des nouvelles initiatives ou du renouvellement d'initiatives et des mesures d'économies qui auront une influence considérable sur les autorisations et les dépenses ministérielles de 2014-2015. Pour la préparation de cette description, les ministères et les organismes devraient maximiser l'utilisation de produits de communication internes et externes approuvés pour le Budget 2012. En outre, la section « Mise en œuvre du Budget 2012 » devrait être examinée en fonction de protocoles de communication des ministères aux fins de diffusion publique.

Au fur et à mesure que les initiatives et les mesures d'économies du Budget 2012 sont mises en œuvre, les ministères et les organismes devraient mettre en évidence les écarts importants sur les dépenses. De plus, ils devraient présenter l'incidence de la mise en œuvre de ces initiatives et de ces mesures d'économies sur le plan financier du ministère pour la période de rapport et le reste de l'exercice.

Par ailleurs, l'incidence des initiatives et des mesures d'économies des autres budgets précédents et du Budget 2014 devra être présentée dans la section pertinente des rapports financiers trimestriels (c.-à-d. les Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs, les Risques et incertitudes et les Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes).

Par ailleurs, on doit tenir compte de l'importance relative quant au niveau de détails fournis dans toutes ces sections.

Vous trouverez dans le document joint à l’annexe A des directives supplémentaires ainsi qu'un modèle illustratif sur la présentation de la mise en œuvre du Budget 2012. Veuillez noter que ce modèle ne peut exposer les circonstances et les particularités de chacun. Par conséquent, les ministères et les organismes doivent appliquer les protocoles de communication en vigueur, utiliser les documents approuvés internes et externes et faire appel au jugement professionnel dans la préparation de leurs rapports financiers.

Veuillez prendre note que le texte supplémentaire proposé dans les exercices précédents aux sections de l’Introduction et de la Méthode de présentation en vue d’expliquer que les mesures d’économies annoncées dans le Budget de 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses de 2012-13 n'est plus requis.

Directive pour la correction des rapports financiers trimestriels et types d’inexactitudes

Une fois qu’un rapport est rendu public par les ministères et organismes sur leur site Web, les parlementaires et le public peuvent le consulter immédiatement. Par la suite, si une exactitude ou une omission est découverte dans les tableaux financiers, le texte ou la présentation du rapport, une section errata devrait être ajoutée par les ministères ou organismes pour informer les lecteurs de la correction après la publication du rapport. L'annexe B renferme des directives aux fins de la correction des rapports financiers trimestriels. Elle précise également les exactitudes fréquentes constatées l'année dernière dans les tableaux financiers, et rappelle les processus de base à mettre en œuvre pour atténuer les risques d'obtenir ces types d'exactitudes ou d'anomalies.

Hyperliens vers les rapports financiers trimestriels des ministères et des organismes

Nous désirons rappeler aux ministères et organismes que les hyperliens vers les rapports financiers trimestriels affichés sur leur site Web sont aussi affichés dans la section « Information pour : parlementaires », sur la page d'accueil du site du SCT, et qu’ils doivent être à jour en tout temps. Les ministères et organismes doivent s'assurer de faire tous les efforts possibles pour maintenir à jour l’hyperlien vers leurs rapports financiers trimestriels, et ils doivent informer le Bureau du contrôleur général de toute modification apportée aux hyperliens des rapports financiers trimestriels à travers la boîte de courriel des rapports financiers trimestriels.

Nouvelle exigence consistant à présenter l’information financière par programme

Le gouvernement étudie des options pour fournir davantage d'informations aux parlementaires au niveau des programmes au titre des autorisations accordées par le Parlement. Les options actuellement envisagées permettront de donner plus d’information sur les programmes dans les Budgets des dépenses et autres documents. Les rapports financiers trimestriels constituent un choix naturel pour fournir ladite information sur les dépenses et les autorisations en cours d'exercice.

Compte tenu des résultats de l'examen provisoire de la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 1.3, l'exigence proposée de fournir des informations financières par programme dans les rapports financiers trimestriels sera incluse pour assurer une orientation cohérente du gouvernement. En outre, une fois que la NCCT 1.3 aura été approuvée et qu’elle sera en vigueur, l'inclusion de cette information dans l’InfoBase du SCT fournira aux parlementaires et au public un portrait des dépenses en cours d'exercice par programme pour l’ensemble de l’administration fédérale.

Comme mesure temporaire, jusqu'à ce que la NCCT 1.3 soit révisée, les ministères et les organismes sont invités à fournir des informations financières par programme en utilisant le modèle prévu à l'annexe C pour les deuxième et troisième trimestres de l’exercice 2014-2015. L’annexe C dûment remplie doit être retournée à  la boîte de courriel des dépenses  60 jours après la fin des périodes de déclaration. Cette information servira de base d'information financière comparative pour les rapports financiers trimestriels de 2015‑2016, et elle ne sera pas rendue publique avant que la NCCT 1.3 soit approuvée et qu’elle soit en vigueur, et que les rapports financiers trimestriels respectifs soient publiés. Pour aider les ministères et organismes à composer avec cette nouvelle exigence, veuillez consulter l'annexe C.

Si vous avez des questions sur les rapports financiers trimestriels et sur les annexes A, B et C, n'hésitez pas à communiquer avec Andrée Pelchat par courriel ou au 613-957-9853, ou avec Anik Chantigny par courriel ou au 613-952-0896.

Si vous avez des questions concernant cette nouvelle exigence et sur l’annexe C, n'hésitez pas à communiquer avec Derek Armstrong par courriel ou au 613-957-8290, ou avec Mike Muirhead par courriel ou au 613-952-3059.

Michel Vaillant
Directeur exécutif par intérim, Comptabilité gouvernementale, Politique & Rapport | A/Executive Director, Government Accounting Policy & Reporting
Secteur de la gestion financière | Financial Management Sector
Bureau du contrôleur général | Office of the Comptroller General
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada | Treasury Board of Canada Secretariat
Ottawa, Canada K1A 0R5
Michel.Vaillant@tbs-sct.gc.ca

Sally Thornton
Sécretaire adjoint délégué, gestion des dépenses | Deputy Assistant Secretary, Expenditure Management
SGD - Bureau du secrétaire adjoint principal | EMS - Assistant Secretary's Office
Secteur de la gestion des dépenses | Expenditure Management Sector
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada | Treasury Board of Canada Secretariat
Ottawa, Canada K1A 0R5
Sally.Thornton@tbs-sct.gc.ca

Annexe A - Directives supplémentaires pour la présentation de la section Mise en œuvre du Budget 2012

Faits saillants des résultats trimestriels et cumulatifs

Tout écart important sur le plan des autorisations disponibles ou des dépenses découlant de la mise en œuvre des mesures additionnelles et des mesures d’économies annoncées dans le Budget 2012 devrait être identifié et expliqué dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012. Toutefois, tout écart important sur le plan des autorisations disponible ou des dépenses découlant de la mise en œuvre des mesures annoncées dans les  autres budgets antérieurs ou dans le Budget 2014 doit être identifié et expliqué dans la présente section.

Risques et incertitudes

Tout risque financier ou incertitude découlant de la mise en œuvre des mesures du Budget 2012 devrait être présenté dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 tandis que les risques financiers ou les incertitudes découlant de la mise en œuvre des mesures des autres budgets antérieurs ou du Budget 2014 doivent être présentés dans la présente section.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Tout changement d’importance survenu au ministère au cours du trimestre et découlant de la mise en œuvre des mesures du Budget 2012 devrait être expliqué dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 tandis que tout changement d’importance survenu au ministère au cours du trimestre, mais qui a été entraîné par l’application des mesures des autres budgets antérieurs ou du Budget 2014 doit être expliqué dans la présente section.

Mise en œuvre du Budget 2012

Dans la présente section du rapport, on devrait identifier et expliquer l’incidence de la mise en œuvre des nouvelles initiatives ou du renouvellement d’initiatives et des mesures d’économies annoncées dans le Budget 2012 sur les autorisations (c.-à-d., les Budgets principal et supplémentaires des dépenses) et les dépenses ministérielles. Pour la préparation de la présente section, les ministères et les organismes doivent appliquer les protocoles de communications en vigueur, utiliser les documents approuvés et faire appel au jugement professionnel.

Les éléments suivants devraient figurer dans la section :

Modèle illustratif: Section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 pour le trimestre terminé le [Jour mois, année]

Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d’économie annoncées dans le Budget  2012 et qui sont mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programmes, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Dans la foulée du Budget 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat) réalisera des économies de [montant]  millions de dollars d’ici l’exercice 2014‑2015 grâce à des mesures d’efficience et à des réductions touchant les programmes, de manière à affecter les ressources de l’organisation en concordance avec son mandat de base, en réduisant les activités lorsque les besoins diminuent, en transformant ses processus internes et en misant sur les regroupements et la rationalisation. Ces changements aideront le Secrétariat à se concentrer sur la promotion de l’excellence en matière de gestion ainsi que sur la responsabilisation dans l’ensemble de l’administration publique.

Au cours de la première année de mise en œuvre, le Secrétariat a réalisé des économies de [montant]  millions de dollars. Les économies ont grimpées à [montant]  millions de dollars en 2013‑2014, de sorte que les économies permanentes se chiffreront à [montant]  millions  en 2014‑2015.

On observe un écart de [montant] millions de dollars des autorisations du Secrétariat entre l’exercice 2013‑2014 et l’exercice 2014‑2015 en raison de deux initiatives prévues dans le Budget 2012. En tant que conseil de gestion, le SCT fournit des fonds afin d’aider les ministères et organismes à donner suite aux priorités pangouvernementales en matière de gestion. Lorsque les nouvelles approches sont bien intégrées, il devient possible de réduire ou même d’éliminer le financement fourni par l’organisme central. Plus précisément, des économies seront réalisées en 2014‑2015 par suite de l’élimination du financement au titre des initiatives suivantes, étant donné que les objectifs qui s’y rattachent ont été atteints :

Les dépenses engagées au cours du trimestre de 2014‑2015 ne sont que légèrement inférieures à celles du même trimestre de l’exercice précédent. Les dépenses cumulatives sont [montant] millions de dollars de moins que l’exercice précédent principalement à cause de l’élimination de l’Initiative sur l’interopérabilité et la gérance des finances.

Les économies prévues ne sont assorties d’aucun risque ni d’aucune incertitude.

Parmi les autres mesures dont il est question dans le Budget 2012, mentionnons :

Le SCT n’a pas reçu de fonds additionnels pour mener à bien les travaux susmentionnés; ces travaux sont déjà bien entamés.

Annexe B - Directive pour la correction des rapports financiers trimestriels et types d’inexactitudes

Le document qui suit inclut des directives aux fins de la correction des rapports financiers trimestriels. Une fois qu’un rapport est rendu public par les ministères et organismes sur leur site Web, les parlementaires et le public peuvent le consulter immédiatement. Par la suite, si une inexactitude ou une omission est découverte dans les tableaux financiers, le texte ou la présentation du rapport, une section  errata devrait être ajoutée par les ministères pour informer les lecteurs de la correction après la publication du rapport.

Si une inexactitude ou une omission est découverte après la publication du rapport au titre de données de l'exercice en cours ainsi que de données comparatives, le ministère doit déterminer si l'inexactitude ou l'omission est considérée significative ou non significative. La seule différence dans les procédures de la section errata ci‑après, dans le cas où l'inexactitude ou l'omission est considérée comme significative, est que le rapport financier trimestriel doit alors être signé par l’administrateur général et par le dirigeant principal des finances et indiquer la nouvelle date de signature. Il n'y a pas de règle générale pour l'application de l’importance relative. Tout est question de jugement.

Si une inexactitude ou une omission est découverte dans le rapport d’un exercice précédent, les ministères ne doivent pas modifier les rapports déjà publiés. Cette recommandation se fonde sur l'argument selon lequel la découverte d'une inexactitude ou d’une omission dans l'information comparative d’un exercice précédent se fera plus de trois mois après que le dernier rapport a été publié dans l'exercice précédent. Des informations mises à jour seront fournies dans le rapport en cours et la correction de l'inexactitude ou de l'omission précédente sera assortie d’un renvoi à une note de bas de page à ajouter au bas du tableau. Le rapport en cours sera signé par l’administrateur général et par le dirigeant principal des finances.

Les ministères doivent aviser le Bureau du contrôleur général (BCG) à la boîte de courriel des rapports financiers trimestriels afin de les informer des corrections apportées aux rapports financiers trimestriels publiés.  Le BCG peut aussi aider les ministères avant la correction du rapport financier trimestriel.

Section errata

Les procédures pour corriger une inexactitude ou une omission sont les suivantes :

Pour aider les ministères et organismes à corriger un rapport financier trimestriel, vous trouverez ci-après un exemple de section errata :

Errata

Date : 5 mars 2014
Endroit : État des autorisations (non audité), crédits utilisés pour le trimestre terminé le 31 décembre 2013, crédit 1 – Dépenses de fonctionnement.
Révision: « Crédit 1 – Dépenses de fonctionnement 2 567 463 milliers de dollars » remplace « Crédit 1 – Dépenses de fonctionnement 2 867 463 milliers de dollars».
Justification de la révision : Le montant déclaré initialement était inexact.

Note de bas de page aux tableaux financiers

Pour aider les ministères et organismes à corriger l'information financière comparative dans l’État des autorisations et dans les Dépenses ministérielles budgétaires par article courant, vous trouverez ci-après un exemple de note :

(x) Le total disponible pour l'exercice se terminant le [jour mois, année] a été mis à jour pour tenir compte du fait qu'un montant de [montant] milliers de dollars a été ajoutée au poste législatif « Dépense des produits de la vente de biens excédentaires de l'État ».

Types d’inexactitudes fréquentes

Les inexactitudes fréquentes constatées l'exercice précédent par le Secteur de la gestion des dépenses en utilisant les données financières des tableaux des rapports financiers trimestriels pour remplir la Base de données sur les dépenses sont énumérés ci-après, tout comme les processus à mettre en œuvre pour atténuer les risques d'obtenir ces types d'inexactitudes ou d'anomalies. Il existe deux types d'inexactitudes : le principal type d'inexactitude semble résulter de la transposition de la version signée du rapport à la version affichée sur le site Web, et le second type d’inexactitude résulte de la non‑conformité à la NCCT 1.3.

  1. Inexactitude mathématique dans les deux tableaux financiers

    Veiller à ce que tous les tableaux financiers soient mathématiquement exacts dans la version signée et dans la version affichée sur le site Web.

  2. L’information comparative dans les deux tableaux financiers ne correspond pas au rapport de l'exercice précédent

    Assurez-vous que toute l'information financière comparative correspond au rapport de l'exercice précédent.

  3. Différence entre la version signée du rapport et la version affichée sur le site Web

    Assurez-vous qu'un processus d'approbation a été mis en place pour la version Web du rapport en comparant la version signée du rapport avant que le rapport ne soit rendu public sur le site Web.

  4. Différence entre les totaux dans les tableaux financiers

    Assurez-vous que les autorisations budgétaires totales inscrites dans l'État des autorisations correspondent aux dépenses budgétaires totales nettes affichées dans les Dépenses ministérielles budgétaires par article courant.

    Des directives supplémentaires sont affichées dans la Foire aux questions de décembre 2010, qui se trouve sur GCPedia, plus précisément à la question 12.

  5. Les affectations bloquées sont exclues des tableaux

    Assurez-vous que l'information budgétaire reflète toutes les autorisations accordées, soit dans le cadre du processus des Budgets des dépenses, soit par l’entremise des virements d’affectations du CT. Conformément à la présentation du volume II des Comptes publics du Canada, les affectations bloquées doivent être présentées comme des autorisations périmées dans les tableaux financiers.

    Des directives supplémentaires sont affichées dans la Foire aux questions de décembre 2010, qui se trouve sur GCPedia, plus précisément aux questions 12 et 18.

Annexe C - Modèle: État des programmes

NOM DU MINISTÈRE
Rapport financier trimestriel
Pour le trimestre terminé le [insérez le jour mois , année]

État des programmes (non audité)
(en dollars)

  Exercice 2014 - 2015
  Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le [insérez le jour mois , année] Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Budgétaire  
Programme 1 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Programme 2 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Programme 3 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Programme 4 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
(Insérer des programmes au besoin) [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Services internes [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Total budgétaire [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Non budgétaire (le cas échéant)  
Programme 2 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Programme 4 [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Total non budgétaire [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]
Total ministère [Montant de $] [Montant de $] [Montant de $]

S'assurer que les totaux budgétaire et non budgétaire de l'État des programmes correspondent aux totaux des autorités budgétaires et non budgétaires de l'État des autorisations pour les trois colonnes.

S'assurer que la source d'information utilisée pour le nom du programme est la même que celle qui sera présentée dans le Volume II des Comptes publics du Canada.

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