Date envoyée : le 28 juin 2013

Aux : Adjoints aux dirigeants principaux des finances

Message de Sylvain Michaud, Directeur exécutif, Politique comptable et rapports du gouvernement, Bureau du Contrôleur général

Nous souhaitons par la présente vous donner des directives supplémentaires concernant la préparation des rapports financiers trimestriels de 2013-2014. Cette communication comprend des directives en ce qui concerne la divulgation de l'incidence des initiatives et des mesures d'économies annoncées dans le Plan d'action économique de 2012 ainsi qu'une modification technique nécessaire pour normaliser la présentation des données dans l'État des autorisations.

Budget 2012

Comme pour l'exercice 2012-2013, les ministères et les organismes devraient continuer à inclure une section distincte « Mise en œuvre du Budget 2012 » dans leurs rapports financiers trimestriels afin d'expliquer l'incidence des initiatives et des mesures d'économies annoncées dans le Plan d'action économique de 2012. Dans cette section, on continuera à fournir une description des nouvelles initiatives ou du renouvellement d'initiatives et des mesures d'économies qui auront une influence considérable sur les autorisations et les dépenses ministérielles de 2013-2014. Pour la préparation de cette description, les ministères et les organismes devraient maximiser l'utilisation de produits de communication internes et externes approuvés pour le Budget 2012. En outre, la section « Mise en œuvre du Budget 2012 » devrait être examinée en fonction de protocoles de communication des ministères aux fins de diffusion publique.

Au fur et à mesure que les initiatives et les mesures d'économies du Budget 2012 sont mises en œuvre, les ministères et les organismes devraient mettre en évidence les écarts importants sur les dépenses. De plus, ils devraient présenter l'incidence de la mise en œuvre de ces initiatives et de ces mesures d'économies sur le plan financier du ministère pour la période de rapport et le reste de l'exercice.

Les ministères et les organismes doivent aussi inclure dans leur rapports financiers trimestriels un texte explicatif supplémentaire conformément aux directives ci-jointes en vue d'expliquer que les mesures d'économies annoncées dans le Plan d'action économique de 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses de 2012-2013.

Par ailleurs, l'incidence des initiatives et des mesures d'économies des budgets précédents et du Budget 2013 devra être présentée dans la section pertinente des rapports financiers trimestriels (c.-à-d. les Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs, les Risques et incertitudes et les Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes).

Par ailleurs, on doit tenir compte de l'importance relative quant au niveau de détails fournis dans toutes ces sections.

Vous trouverez dans le document joint à l'annexe A des directives supplémentaires ainsi qu'un modèle illustratif sur la présentation de la mise en œuvre du Budget 2012. Veuillez noter que ce modèle ne peut exposer les circonstances et les particularités de chacun. Par conséquent, les ministères et les organismes doivent appliquer les protocoles de communication en vigueur, utiliser les documents approuvés internes et externes et faire appel au jugement professionnel dans la préparation de leurs rapports financiers.

Présentation normalisée des données dans l'état des autorisations

Le 18 juin 2012, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO) a recommandé que le gouvernement constitue une base de données en ligne interrogeable renfermant des informations sur les dépenses des ministères par type de dépense et par programme. Le gouvernement a donc lancé la Base de données des dépenses, qui contient actuellement de l'information financière relative aux trois derniers exercices (2009-2010 à 2011-2012). Comme autre mesure d'adoption de cette recommandation, notons qu'à compter de 2013-2014, la Base de données des dépenses regroupera l'information financière en cours d'exercice tirée des rapports financiers trimestriels.

Pour faciliter l'utilisation de l'information tirée des rapports financiers trimestriels dans la Base de données des dépenses, les ministères et les organismes devraient faire état des autorisations législatives dans leurs rapports financiers trimestriels pour ce qui est des autorisations budgétaires uniquement; chaque autorisation législative doit être indiquée sur une ligne distincte à l'état des autorisations.

On demande également aux ministères et aux organismes de fournir les codes d'autorisation pour chaque élément de la section du total des autorisations budgétaires de l'état des autorisations au moyen du modèle ci-joint, l'annexe B. Celle-ci comporte des directives supplémentaires ainsi qu'un exemple illustrant la façon de remplir le modèle. Veuillez prendre note que les codes d'autorisation ne doivent pas être publiés dans les rapports financiers trimestriels. Les modèles de l'annexe B remplis doivent être retournés à la boîte courriel de l'analyse des dépenses au plus tard le 2 août 2013. Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans les rapports financiers trimestriels à venir, les ministères devront faire parvenir une liste regroupant tous les ajouts, au moyen du modèle fourni dans l'annexe B, un mois avant la publication de leur rapport.

Si vous avez des questions à propos des rapports financiers trimestriels et des directives relatives à l'annexe A, n'hésitez pas à communiquer avec Andrée Pelchat ou au 613-957-9853, ou avec Claire Osborne ou au 613-946-4365.

Si vous avez des questions à propos des directives relatives à l'annexe B, n'hésitez pas à communiquer avec Derek Armstrong ou au 613-957-8290, ou avec Mike Muirhead ou au 613-952-3059.

Annexe A

Introduction

Dans cette section, on doit mentionner que le rapport financier trimestriel doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses (et, lorsqu'applicable les Budgets supplémentaires des dépenses et les rapports intermédiaires antérieurs de l'exercice en cours), de même qu'avec le Plan d'action économique 2012 du Canada (Budget 2012).

Méthode de présentation

Les paragraphes suivants devraient être inclus dans la présente section. Ils servent à expliquer pourquoi les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013.

« Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2012 a été déposé au Parlement le 29 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 28 février 2012. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2012 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2012-2013. »

« Pour l'exercice 2012-2013, des affectations bloquées dans les crédits ministériels ont été établies par le Conseil du Trésor en vue d'empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d'économies dans le Budget 2012 ne soient dépensés. En 2013-2014, les modifications aux autorisations ministérielles ont été mises en œuvre par l'intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et ont été reflétées dans le Budget principal des dépenses de 2013-2014 déposé au Parlement. »

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, les demandes de fonds supplémentaires présentées au titre du budget des dépenses ont été déduites des économies prévues et des autres montants transférés par le Conseil du Trésor aux affectations bloquées. Par conséquent, le ministère ou l'organisme a reçu une autorisation de dépenser supplémentaire après déduction de ces montants. Le paragraphe suivant devrait être ajouté pour le rapport du troisième trimestre si des fonds additionnels ont été demandés au titre du Budget supplémentaire des dépenses (B) 2012-2013 :

« Des fonds supplémentaires ont été demandés par (nom du ministère ou de l'organisme) au titre du Budget supplémentaire des dépenses (B) 2012-2013. Le ministère a reçu une autorisation supplémentaire après déduction des économies prévues ou des montants transférés par le Conseil du Trésor aux affectations bloquées. »

Faits saillants des résultats trimestriels et cumulatifs

Tout écart important sur le plan des autorisations disponibles ou des dépenses découlant de la mise en œuvre des mesures additionnelles et des mesures d'économies annoncées dans le Budget 2012 devrait être identifié et expliqué dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012. Toutefois, tout écart important sur le plan des autorisations disponible ou des dépenses découlant de la mise en œuvre des mesures annoncées dans les budgets antérieurs ou dans le Budget 2013 doit être identifié et expliqué dans la présente section.

Risques et incertitudes

Tout risque financier ou incertitude découlant de la mise en œuvre des mesures du Budget 2012 devrait être présenté dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 tandis que les risques financiers ou les incertitudes découlant de la mise en œuvre des mesures des budgets antérieurs ou du Budget 2013 doivent être présentés dans la présente section.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Tout changement d'importance survenu au ministère au cours du trimestre et découlant de la mise en œuvre des mesures du Budget 2012 devrait être expliqué dans la section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 tandis que tout changement d'importance survenu au ministère au cours du trimestre, mais qui a été entraîné par l'application des mesures des budgets antérieurs ou du Budget 2013 doit être expliqué dans la présente section.

Mise en œuvre du Budget 2012

Dans la présente section du rapport, on devrait identifier et expliquer l'incidence de la mise en œuvre des nouvelles initiatives ou du renouvellement d'initiatives et des mesures d'économies annoncées dans le Budget 2012 sur les autorisations (c.-à-d., les Budgets principal et supplémentaires des dépenses) et les dépenses ministérielles. Pour la préparation de la présente section, les ministères et les organismes doivent appliquer les protocoles de communications en vigueur, utiliser les documents approuvés et faire appel au jugement professionnel.

Les éléments suivants devraient figurer dans la section :

Les tableaux suivants sont des modèles illustratifs de format requis

État des autorisations (non vérifié)

NOM DU MINISTÈRE
Rapport financier trimestriel
Pour le trimestre se terminant le JJ mois AAAA

Exercice 2013-2014 (en milliers de dollars)
Description de l'autorisation Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 See footnote 1 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le JJ MM AAAA Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Suggestion de note en bas de page. La formulation peut être modifiée en fonction des besoins.

Crédit X See footnote 2 – dépenses nettes de fonctionnement      
Crédit Y – dépenses en capital      
Crédit Z – subventions et contributions      
Autorisation législative 1      
Autorisation législative 2      
Autorisations budgétaires totales      
Autorisations non budgétaires      
Autorisations totales      

Exercice 2012-2013 (en milliers de dollars)
Description de l'autorisation Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 See footnote 3 See footnote 4 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le JJ MM AAAA Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Suggestion de note en bas de page. La formulation peut être modifiée en fonction des besoins.

Crédit X See footnote 5 – dépenses nettes de fonctionnement      
Crédit Y – dépenses en capital      
Crédit Z – subventions et contributions      
Autorisation législative 1      
Autorisation législative 2      
Autorisations budgétaires totales      
Autorisations non budgétaires      
Autorisations totales      

Dépenses budgétaires ministérielles par article courant (non vérifiées)

NOM DU MINISTÈRE
Rapport financier trimestriel
Pour le trimestre se terminant le JJ mois AAAA

Exercice 2013-2014 (en milliers de dollars)
Article courant Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 Dépenses au cours du trimestre se terminant le JJ MM AAAA Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses
Personnel      
Transport et communications      
Information      
Services professionnels et spéciaux      
Location      
Réparation et entretien      
Services publics, fournitures et approvisionnements      
Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages      
Acquisition de matériel et d'outillage      
Paiements de transfert      
Frais de la dette publique      
Autres subventions et paiements      
Dépenses budgétaires brutes totales      
Moins les revenus affectés aux dépenses
Revenus de type 1      
Revenus de type 2      
Total des revenus affectés aux dépenses      
Dépenses budgétaires nettes totales      

Exercice 2012-2013 (en milliers de dollars)
Article courant Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 See footnote 6 Dépenses au cours du trimestre se terminant le JJ MM AAAA Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre

Suggestion de note en bas de page. La formulation peut être modifiée en fonction des besoins.

Dépenses
Personnel      
Transport et communications      
Information      
Services professionnels et spéciaux      
Location      
Réparation et entretien      
Services publics, fournitures et approvisionnements      
Acquisition de terrains, de bâtiments et d'ouvrages      
Acquisition de matériel et d'outillage      
Paiements de transfert      
Frais de la dette publique      
Autres subventions et paiements      
Dépenses budgétaires brutes totales      
Moins les revenus affectés aux dépenses
Revenus de type 1      
Revenus de type 2      
Total des revenus affectés aux dépenses      
Dépenses budgétaires nettes totales      

Modèle illustratif : Section sur la Mise en œuvre du Budget 2012 pour le trimestre terminé le JJ MM AAAA

Mise en œuvre du Budget 2012

La présente section donne un aperçu des mesures d'économie annoncées dans le Budget 2012 et qui sont mises en œuvre dans le but de recentrer le gouvernement et les programme, de faciliter les rapports des Canadiens et des entreprises avec gouvernement ainsi que de moderniser et de rationaliser les services administratifs.

Dans la foulée du Budget 2012, le Secrétariat du Conseil du Trésor (Secrétariat) réalisera des économies de [montant $] millions de dollars d'ici l'exercice 2014-2015 grâce à des mesures d'efficience et à des réductions touchant les programmes, de manière à affecter les ressources de l'organisation en concordance avec son mandat de base, en réduisant les activités lorsque les besoins diminuent, en transformant ses processus internes et en misant sur les regroupements et la rationalisation. Ces changements aideront le Secrétariat à se concentrer sur la promotion de l'excellence en matière de gestion ainsi que sur la responsabilisation dans l'ensemble de l'administration publique.

Au cours de la première année de mise en œuvre, le Secrétariat a réalisé des économies de [montant $] millions de dollars. Les économies grimperont à [montant $] millions de dollars en 2013-2014, de sorte que les économies permanentes se chiffreront à [montant $] millions d'ici 2014-2015.

On observe un écart de [montant $] millions de dollars des autorisations du Secrétariat entre l'exercice 2012-2013 et l'exercice 2013-2014 en raison de deux initiatives prévues dans le Budget 2012. En tant que conseil de gestion, le SCT fournit des fonds afin d'aider les ministères et organismes à donner suite aux priorités pangouvernementales en matière de gestion. Lorsque les nouvelles approches sont bien intégrées, il devient possible de réduire ou même d'éliminer le financement fourni par l'organisme central. Plus précisément, des économies seront réalisées en 2013-2014 par suite de l'élimination du financement au titre des initiatives suivantes, étant donné que les objectifs qui s'y rattachent ont été atteints :

Les dépenses engagées au cours du trimestre de 2013-2014 ne sont que légèrement inférieures à celles du même trimestre de l'exercice précédent. Les dépenses cumulatives sont [montant $] millions de dollars de moins que l'exercice précédent principalement à cause de l'élimination de l'Initiative sur l'interopérabilité et la gérance des finances.

Les économies prévues ne sont assorties d'aucun risque ni d'aucune incertitude.

Parmi les autres mesures dont il est question dans le Budget 2012, mentionnons :

Le SCT n'a pas reçu de fonds additionnels pour mener à bien les travaux susmentionnés; ces travaux sont déjà bien entamés.

Annexe B – Directives sur la présentation normalisée des données dans l'état des autorisations

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada intégrera l'information financière de l'exercice en cours dans la Base de donnée des dépenses au moyen des rapports financiers trimestriels. Afin de faciliter l'intégration de ces données pour l'ensemble des ministères et des organismes en une base de données unique, les organisations devraient communiquer l'information relative aux codes d'autorisation qui permettra le jumelage automatisé des éléments figurant dans la section des autorisations budgétaires de l'état des autorisations dans les deux langues officielles.

Voici les exigences particulières que les ministères doivent satisfaire pour remplir correctement le modèle :

Modèle

Tableau de jumelage des codes d'autorisation, des noms d'élément en anglais et des noms d'élément en français
Autorisation Crédit/législative Code d'autorisation Nom de l'élément en anglais Nom de l'élément en français
Insérez le # du crédit Insérez le Code d'autorisation Insérez le nom de l'élément en anglais Insérez le nom de l'élément en français
Insérez le # du crédit Insérez le Code d'autorisation Insérez le nom de l'élément en anglais Insérez le nom de l'élément en français
L Insérez le Code d'autorisation Insérez le nom de l'élément en anglais Insérez le nom de l'élément en français
L Insérez le Code d'autorisation Insérez le nom de l'élément en anglais Insérez le nom de l'élément en français

Exemple (Environnement Canada)

Tableau de jumelage des codes d'autorisation, des noms d'élément en anglais et des noms d'élément en français
Autorisation Crédit/législative Code d'autorisation Nom de l'élément en anglais Nom de l'élément en français
1 B120 Operating expenditures Dépenses de fonctionnement
1 B130 Revenue Credited to the Vote Revenus à valoir sur le crédit
5 B140 Capital expenditures Dépenses en capital
10 B150 Grants and contributions Subventions et contributions
L A140 Contributions to employee benefit plans Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés
L A111 Minister of the Environment—Salary and motor car allowance Ministre de l'Environnement—Traitement et allocation pour automobile
L A131 Spending of proceeds from the disposal of surplus Crown assets Dépenses des produits de la vente de biens excédentaires de l'État
L A293 Nature conservancy of Canada La société canadienne pour la conservation de la nature
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