NOTRE DOSSIER NO: 4865-D0001

DATE: le 13 décembre 1994

AUX: Agents financiers supérieurs et Agents financiers supérieurs à plein temps

OBJET: Règlement révisé sur la radiation des créances



Le Conseil du Trésor a approuvé le Règlement sur la radiation des créances (1994), qui remplace la version de 1985. Les modifications découlent en partie d'une recommandation formulée dans le cadre de FP 2000 pour permettre aux ministères de radier pratiquement toutes les créances irrécouvrables. L'ancien règlement exigeait l'approbation du Conseil du Trésor pour la radiation des créances de plus de 25 000 $. Les ministères peuvent désormais radier toutes les créances irrécouvrables, à l'exception de celles qui sont précisées dans le règlement et expliquées ci-dessous.

CHANGEMENTS MAJEURS

Bien que le Conseil ait supprimé le plafond de 25 000 $ placé sur le pouvoir de radiation des ministères, ces derniers doivent néanmoins appliquer strictement le nouveau règlement, prendre toutes les mesures raisonnables pour recouvrer la créance et épuiser tous les recours possibles avant d'envisager la radiation, ne pas utiliser la radiation à la place de la remise de créance et radier uniquement les créances qui sont vraiment irrécouvrables.

À cet égard, le nouveau règlement souligne la nature irrécouvrable de la créance et exige que les ministères envisagent le recouvrement par compensation avant la radiation. Les ministères ont plusieurs options lorsqu'ils envisagent le recouvrement par compensation: ils peuvent soit imputer la créance aux paiements de même nature, à un paiement fait par le même ministère, à un paiement fait par un autre ministère et finalement aux remboursements d'impôts.

Puisque la radiation n'est pas une remise ou une extinction de créance et puisque les vrais pouvoirs de remise, comme celui conféré par l'article 23 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ont été élargis, les dispositions de l'ancien règlement au sujet de la remise pour «erreur administrative» et «difficulté» ont été supprimées. Les ministères ne peuvent radier que les créances jugées irrécouvrables même si une erreur administrative fait en sorte que le recouvrement de la créance entraînerait des frais non justifiables ou ne peut pas être poursuivi devant les tribunaux. Dans ce cas, ils peuvent maintenant radier la créance en vertu de l'article 6(c) ou du paragraphe 4(2) du règlement révisé.

Le ministère, qui renonce à une créance pour des motifs de compassion ou d'autres raisons, devrait exercer le pouvoir de «remise» et non celui de radiation. Il devrait utiliser les pouvoirs de remise appropriés, par exemple, la mesure législative propre au programme, les règlements ou les remises visées à l'article 23 de la LGFP.

Un comité de radiation des créances du ministère doit examiner officiellement les créances supérieures à 25 000 $ ou à tout montant moins élevé si le ministre ou le sous ministre en décident ainsi. En outre, les ministères doivent s'assurer que le processus et les radiations elles mêmes sont examinés périodiquement par des groupes de vérification interne.

Les ministères doivent conserver les renseignements et dossiers concernant une créance radiée jusqu'à ce que les probabilités de compensation soient nulles; que le délai de prescription pour l'institution d'une action en justice soit expiré; et que les autres exigences administratives soient satisfaites.

CAS SPÉCIAUX

Bien que le Règlement sur la radiation des créances (1994) n'est pas en soi une autorisation de conclure ou d'accepter un règlement à l'amiable, il reconnaît et prévoit les créances radiées découlant d'ententes négociées en vertu d'une autorité appropriée comme la Loi sur la faillite, la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies ou, dans certains cas-là, particulièrement lorsque la créance résulte d'un marché, le pouvoir de passation des marchés d'un ministre. Dans ces cas là, les ministères n'ont pas à appliquer les critères de «non recouvrement» visés à l'article 6 et doivent seulement conserver les renseignements et dossiers jusqu'à la fin du processus de vérification et des autres exigences administratives.

Il arrive parfois que l'on demande aux ministères d'accepter le paiement, à sa valeur actualisée, d'une créance non échue. Comme pour les règlements à l'amiable, le nouveau règlement autorise les ministères à radier le solde de la créance après le versement de ce paiement sans appliquer les critères de non-recouvrement et sans mener l'examen officiel précité. Les examens des vérificateurs internes sont toutefois exigés. Dans ce cas, les ministères doivent garder les renseignements et dossiers sur la créance jusqu'à ce que le processus de radiation et la vérification suivante soient terminés.

Lorsque les frais de recouvrement et les autres frais administratifs ne sont pas justifiables compte tenu du montant de la créance et de la probabilité de recouvrement, les ministères peuvent radier la dette sans appliquer le critère de non-recouvrement. Dans le cas des montants plus considérables qui entrent dans cette catégorie et qui doivent être présentés à un comité chargé de l'examen de la radiation de dettes, les ministères doivent conserver des renseignements ou des dossiers sur ces créances jusqu'à ce que le processus de radiation et la vérification ultérieure soient terminés.

EXCEPTIONS ET RESTRICTIONS

La radiation des créances liées à un emploi, tels les avances comptables et les paiements en trop faits au titre de traitements, de salaires ou d'indemnités liés à un emploi continue d'être assujettie à l'approbation du Conseil du Trésor. Toutefois, dans la plupart de ces cas, la créance n'est pas irrécouvrable puisqu'on peut l'imputer au traitement et autres paiements de l'employé tant qu'il est au service du ministère. Le ministère qui veut remettre un paiement en trop ou renoncer à un recouvrement a deux options :

En application du paragraphe 25(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques, la radiation des postes non budgétaires sur l'État de l'actif et du passif, principalement les prêts et les investissements, doit être approuvée par le Parlement car la radiation de ces créances occasionne une dépense. Les ministères doivent présenter les demandes de radiation au Conseil du trésor, sans égard au montant.

RENSEIGNEMENTS

Veuillez adresser les questions au sujet du nouveau règlement au :

Directeur des autorisations financières

Secteur de la gestion financière et des marchés,

Direction de la gestion des finances et de l'information

Secrétariat du Conseil du Trésor


Secrétaire adjoint & sous-contrôleur général

Direction de la gestion des finances et de l'information

(signé)

J.Q. McCrindell



pièces jointes


Règlement sur la radiation des dettes

Règlement concernant la radiation des dettes ou obligations envers Sa Majesté ou des réclamations de Sa Majesté

Conformément à l'article 25 de la Loi sur la gestion

des finances publiques [DORS/85-257]

Titre abrégé

1. Règlement sur la radiation des créances (1994).

Définitions

2. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

«créance» Dette ou obligation envers Sa Majesté ou réclamation de Sa Majesté. (debt)

«Loi» La Loi sur l'administration financière publiques. (Act)

«par écrit» Vise notamment un message sous forme électronique pouvant être reproduit en caractères intelligibles, sous forme écrite, dans un délai raisonnable. (in writing)

Application

3. Le présent règlement ne s'applique pas :


a) à la détermination du montant des créances ni à la résolution des différends s'y rapportant;

b) au processus de négociation et de règlement des réclamations de Sa Majesté;

c) aux créances des sociétés d'État.

Pouvoir de radiation

4. (1) Sous réserve du paragraphe 25(2) de la Loi et des articles 5 et 6 du présent règlement, le ministre compétent d'un ministère, ou tout fonctionnaire autorisé par écrit par lui, peut radier des comptes du ministère la totalité ou une partie d'une créance jugée irrécouvrable.

(2) Sous réserve du paragraphe 25(2) de la Loi et de l'article 5 du présent règlement, le ministre compétent d'un ministère, ou tout fonctionnaire autorisé par écrit par lui, peut radier des comptes du ministère une créance dont le recouvrement entraînerait des frais administratifs supplémentaires ou d'autres frais qui ne sont pas justifiables compte tenu du montant de la créance ou de la probabilité de recouvrement.

(3) Sous réserve du paragraphe 25(2) de la Loi, le ministre compétent d'un ministère, ou tout fonctionnaire autorisé par écrit par lui, peut radier des comptes du ministère :

a) le solde qui reste d'une créance future ou non échue après que le paiement de la créance à sa valeur actualisée a été accepté comme règlement complet de celle ci;

b) le solde qui reste d'une créance après qu'un règlement à l'amiable a été dûment autorisé et effectué.

5. (1) Aucune avance comptable ni autre créance résultant de paiements en trop faits par Sa Majesté au titre de traitements, de salaires ou d'indemnités liées à un emploi ne peuvent être radiées, en tout ou en partie, sans l'approbation du Conseil du Trésor.

(2) Le paragraphe (1) ne s'applique pas aux créances sur des anciens employés qui sont découvertes après la cessation de leur emploi et le paiement de toutes les indemnités de cessation d'emploi.

Critères de radiation

6. La radiation totale ou partielle d'une créance des comptes d'un ministère ne peut être effectuée selon le paragraphe 4(1) que si les conditions suivantes sont réunies :

a) toutes les mesures raisonnables ont été prises pour recouvrer la créance et tous les moyens possibles de recouvrement ont été épuisés;

b) aucun recouvrement n'est possible par compensation, tant actuellement que dans un avenir prévisible;

c) le ministre compétent ou le fonctionnaire visé à l'article 4 a des motifs raisonnables de croire que, selon le cas :

(i) le débiteur ne réside pas au Canada et qu'il n'existe ni moyen apparent de recouvrer la créance ni preuve que le débiteur a au Canada une famille ou des intérêts financiers qui pourraient l'amener à y revenir,

(ii) le débiteur est introuvable,

(iii) la preuve de la créance a été perdue ou détruite et le débiteur nie l'existence de la dette,

(iv) l'action en justice est éteinte par la prescription ou le recouvrement de la créance ne peut par ailleurs être poursuivi devant les tribunaux, le débiteur a refusé de payer et il ne semble y avoir aucun autre moyen d'exiger le paiement ou de recouvrer la créance,

(v) le débiteur est une personne morale inactive qui ne détient pas d'actif,

(vi) le débiteur est une personne morale qui est un failli non libéré et :

(A) soit il ne détient pas d'actif et le syndic a été libéré,

(B) soit le syndic a confirmé par écrit qu'il ne prévoit aucun paiement ultérieur en faveur de Sa Majesté,

(vii) le débiteur est un particulier qui est un failli non libéré et :

(A) soit le syndic a été libéré,

(B) soit le syndic a confirmé par écrit qu'il ne prévoit aucun paiement ultérieur en faveur de Sa Majesté,

(viii) le débiteur est décédé et il n'existe pas de succession connue,

(ix) le débiteur :

(A) est incapable de rembourser sa dette, en tout ou en partie, comme l'indique, entre autres, le fait que son revenue familial est inférieur au revenu mensuel net sur lequel des paiements peuvent être effectués pour acquitter des dettes, selon le niveau établi dans les lignes directrices sur les paiements requis selon le revenu, publiées périodiquement par le surintendant des faillites,

(B) selon des prévisions raisonnables, ne sera pas en mesure de rembourser sa dette dans un avenir prévisible,

(C) ne possède pas de biens mobiliers ou immobiliers hypothécables ni de droits sur de tels biens, n'a pas passé de contrat pour acheter des biens aux termes de la Loi sur les terres destinées aux anciens combattants et ne dispose pas d'actifs financiers pouvant servir au règlement partiel ou intégral de sa dette.

Modalités de contrôle et de radiation des créances

7. Le contrôle comptable des créances est assuré par le ministère en cause jusqu'à ce qu'elles soient recouvrées ou radiées.

8. (1) Le ministre compétent de chaque ministère ou l'administrateur général, au nom du ministère, établit un processus d'examen officielle de la radiation totale ou partielle des créances visées aux paragraphes 4(1) et (2).

(2) La radiation des créances supérieurs à 25 000 $, ou à tout montant moins élevé fixé par le ministre compétent ou l'administrateur général, est au préalable soumise à l'étude d'un comité d'examen établi en application du paragraphe (1). Le comité présente ses recommandations sur la question au ministre compétent ou au fonctionnaire visé à l'article 4.

(3) Le comité d'examen est composé d'au moins trois fonctionnaires publics dont au moins un n'était pas partie à l'établissement ou au calcul de la créance ni aux mesures prises en vue de son recouvrement.

Conservation des renseignements et dossiers

9. Les renseignements et dossiers concernant une créance radiée conformément au présent règlement sont conservés jusqu'à ce que :

a) les procédures de vérification et autres formalités administratives soient terminée en ce qui concerne la créance et sa radiation;

b) en outre, dans le cas d'une créance visée au paragraphe 4(1) :

(i) les probabilités de compensation soient nulles,

(ii) le délai de prescription pour l'institution d'une action en justice en vue de la détermination du montant de la créance ou de son recouvrement soit expiré.

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