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Leçons apprises sur les pratiques d'établissement des coûts

Guide d'établissement des coûts

Les leçons apprises suivantes se dégagent de l'expérience de plusieurs ministères qui furent parmi les premiers utilisateurs du Guide d'établissement des coûts.  Elles sont regroupées par thèmes, lesquels font écho et donnent du poids, dans bien des cas, aux directives contenues dans le Guide d'établissement des coûts et

1.  Pour commencer

  • Les spécialistes de l'établissement des coûts doivent d'abord prendre connaissance du Guide d'établissement des coûts pour se familiariser avec les sept étapes.
  • La direction doit savoir que l'établissement et le maintien d'une capacité en matière d'établissement des coûts nécessite l'affectation de ressources financières et humaines en permanence.
  • Tenir des consultations pour comprendre qui sont les utilisateurs, quelles sont leurs attentes et comment ils utiliseront l'information.
  • Recueillir de l'information sur l'établissement des coûts et sur les pratiques exemplaires à l'échelle organisationnelle.
  • Le ou les modèles d'établissement des coûts du ministère doivent reprendre la terminologie utilisée dans le système financier.
  • Il faut avoir une bonne idée des renseignements dont on a besoin et du moment où on en a besoin.
  • S'assurer qu'il y a des employés qui participent systématiquement à l'élaboration du modèle d'établissement des coûts dans une optique de soutien continu. 
  • Être proactif : acquérir les connaissances nécessaires, documenter toutes les étapes cruciales et établir le calendrier d'exécution de chacune.
  • Il pourrait valoir la peine de modifier d'abord la structure de codage afin qu'elle réponde aux besoins du ministère en matière d'établissement des coûts.
  • Solliciter la participation du plus grand nombre d'utilisateurs possible durant la phase de la conception, y compris les utilisateurs des secteurs de l'établissement du budget et des présentations au CT.
  • Le dicton « il n'y a pas de question stupide » s'applique à tout processus d'établissement des coûts.
  • Analyser les besoins actuels en matière de données sur les coûts en tenant compte des besoins futurs.

2.  Définir le but

  • Définir explicitement le but du processus afin d'établir le degré de détail nécessaire – ne pas rendre le processus plus complexe qu'il ne le faut.
  • Faire approuver le but défini par la haute direction avant d'entreprendre le processus.
  • Résister à la tentation d'établir le coût de chaque chose en admettant que l'effort requis pour obtenir des renseignements sur les coûts doit être proportionnel au coût et à la pertinence d'établir les coûts; il peut être fastidieux et onéreux de produire des rapports uniques.
  • Déterminer le degré de complexité nécessaire.
  • Résister à la tentation d'établir le coût détaillé de chaque chose.

3.  Gouvernance

  • L'agent financier supérieur à temps plein (AFSTP) du ministère doit diriger tous les processus d'établissement des coûts.
  • Mettre en place un « centre d'expertise » centralisé à guichet unique dans les secteurs clés pour faciliter l'établissement des coûts et une application uniforme dans l'ensemble de l'organisme.
  • Les communications doivent absolument être claires et actuelles afin que chacun s'acquitte de ses responsabilités.
  • Établir la filière d'approbation et la documenter.
  • Les listes de vérification pour chacune des sept étapes doivent être adaptées aux besoins du ministère.

4.  Documentation

  • Documenter toutes les étapes, y compris celle de la justification.
  • Tenir à jour la documentation et la liste des sources de données et des personnes‑ressources pour les consultations sur les services internes; ou, à tout le moins, les réviser tous les deux ans.
  • Conserver au même endroit toute la documentation relative aux hypothèses, méthodologies, sources de données, attributions et éléments de coûts.

5.  Communications et sensibilisation

  • Élaborer un plan de communications.
  • Susciter l'intérêt des gestionnaires par un meilleur marketing du produit. Il est important de faire périodiquement le suivi auprès des gestionnaires/utilisateurs afin qu'ils comprennent bien en quoi consiste le processus d'établissement des coûts et comment utiliser les rapports ultérieurs pour leurs activités. 
  • Consulter l'auditoire cible et solliciter sa participation pour la conception des outils d'apprentissage.
  • Consulter les utilisateurs à chaque étape qui processus décrit dans la boîte à outils contenue dans le Guide d'établissement des coûts.
  • Ne pas chercher à réinventer la roue – partager les bonnes pratiques et expériences positives à l'intérieur de l'organisation et à l'externe – retenir les bonnes idées et éviter les embûches.
  • Formuler des demandes explicites et fournir des modèles.

6.  Systèmes et procédures

  • Mobiliser l'équipe chargée de la technologie de l'information (TI) dès le départ.
  • Consulter l'équipe de la TI pour déterminer les futures mises à niveau du système.
  • Les utilisateurs des modèles d'établissement des coûts du ministère doivent être capables de remplacer les éléments de coûts par défaut par des éléments comportant des liens de cause à effet plus rigoureux.
  • Les modèles contenus à l'annexe B du Guide d'établissement des coûts sont fournis à titre indicatif seulement – les ministères doivent concevoir leurs propres modèles pour répondre à leurs besoins en matière d'information.
  • Exploiter la technologie afin d'avoir toute la marge de manœuvre voulue pour produire des rapports.
  • Ne pas sous-estimer la quantité de ressources spécialisées nécessaire au maintien d'une application adaptée (composante de la TI).
  • Tenir pour acquis que le logiciel choisi pour l'établissement des coûts comportera des limites et posera de défis d'ordre technique. Dresser la liste des mesures à prendre pour régler les problèmes.
  • Envisager la possibilité d'utiliser un produit d'exploitation de données pour façonner des cubes de données.
  • L'utilisation de cubes de données permet de produire des rapports plus rapidement  et laisse plus de temps pour analyser les données.
  • Déterminer les limites et les « règles » du logiciel retenu avant de passer à l'étape du développement.
  • Tenir pour acquis qu'il y aura des imprévus — prévoir du temps pour régler les problèmes.

7.  Attribution des coûts

  • Déterminer des groupes de coûts réalistes qui ne coïncident pas nécessairement avec la classification des dépenses contenue dans les rapports financiers (p. ex. la rémunération d'un étudiant, qui est rapportée dans les dépenses de F et E, mais qu'il serait peut-être préférable d'inclure dans le calcul des ÉTP ou dans les salaires aux fins de l'affectation des coûts).
  • Être capable de justifier les divers taux d'affectation, p. ex. le coût des services internes attribué au bureau régional peut être supérieur ou inférieur au coût qui est attribué à l'a.‑c.
  • Documenter les divers taux de répartition et être capable de les justifier. Par exemple, le nombre d'IS attribué à un bureau régional peut être supérieur ou inférieur au nombre qui est attribué à l'a.‑c.
  • S'accorder suffisamment de temps pour analyser les données et obtenir des précisions.
  • Concevoir un modèle pour normaliser l'établissement des coûts.

8.  Questions d'intérêt continue

  • S'assurer que la direction utilise les données sur les coûts aux fins prévues.
  • Consulter et informer la haute direction à chacune des sept étapes décrites dans la boîte à outils contenue dans le Guide d'établissement des coûts et obtenir son approbation avant de passer à l'étape suivante.
  • Établir des plans pour éviter la perte du savoir institutionnel en matière d'établissement des coûts par suite du départ de membres du personnel. Les ministères doivent capables d'attirer et de retenir des spécialistes qualifiés. Ces spécialistes ont besoin d'un peu de temps pour se familiariser avec le ministère, les logiciels, la documentation sur l'établissement des coûts et le Guide d'établissement des coûts.
  • Les principes qui sous-tendent les hypothèses, processus et formules doivent être révisés au moins tous les deux ans et, idéalement, une fois par année.

9.  Questions d'intérêt concernant l'Architecture d'activité de programme (AAP)

  • Harmoniser le système d'information avec l'AAP.
  • Il est difficile de comparer les données d'une année sur l'autre lorsque des changements organisationnels et la réorganisation des priorités entraînent la restructuration des activités.
  • Il faut absolument s'assurer que les systèmes utilisés pour assurer le suivi des dépenses coïncident avec les outils de présentation de l'information sur le rendement – le plan comptable, par exemple, doit refléter l'AAP en tous points, jusqu'à l'échelon de sous‑sous-activité (SSA) le plus bas.
  • Il faut s'efforcer de tenir les structures de codage (p. ex. les codes financiers, les rapports sur la durée des activités) à jour et de veiller à ce qu'elles coïncident avec la structure d'AAP.

10.  Formation

  • Tirer parti des programmes de formation et de sensibilisation bien établis qui, conformément aux priorités pangouvernementales dans ce domaine, sont offerts par tous les ministères et organismes.
  • Consulter l'auditoire cible et solliciter son appui pour concevoir les outils d'apprentissage :
  • Susciter la participation de l'auditoire en concevant des outils personnels et locaux qui portent sur des sujets qui les intéressent de près – voir c'est croire.
  • Tenir compte de l'expérience de l'auditoire.
  • Personnaliser le sujet, au besoin.
  • Tirer parti des nouvelles technologies et techniques. Par exemple, utiliser des simulations et des études de cas dans les cours de formation électronique autodirigée.
  • Établir un programme et un calendrier de formation.
  • S'assurer que les gestionnaires/utilisateurs ont reçu de la formation sur l'utilisation des logiciels et outils de collecte de données, de manière à limiter au minimum les distractions et d'améliorer la qualité des données pour les comparaisons.
  • Établir un plan de formation pour la mise en application Guide d'établissement des coûts.
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