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Rapport sur les Avantages de la SIF et Document de Stratégie fondé sur la Réalisation des Avantages


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1.0 INTRODUCTION

1.1 PROJET DE LA SIF ET APERÇU DU MANDAT

La SIF est un projet à l'échelle de l'administration fédérale visant à mettre en œuvre la méthode de comptabilité d'exercice et à apporter d'autres changements stratégiques à l'ensemble de l'administration fédérale du Canada, projet qui s'inscrit dans l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur. Tous les ministères et organismes doivent se conformer à la SIF d'ici le 1er avril 2001.

L'objectif visé par la SIF est d'améliorer le processus de prise de décision ainsi que le rendement organisationnel grâce à l'utilisation stratégique de l'information financière. La mission consiste à mieux appuyer l'examen des programmes, la planification des activités, l'établissement des budgets, la gestion des dépenses et les autres processus de gestion et de prise de décision, ainsi qu'à faciliter la reddition des comptes sur les programmes et les résultats financiers par l'amélioration des budgets de dépenses et rapports sur le rendement présentés au Parlement.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a demandé au Groupe conseil DMR de mener cet exercice de réalisation des avantages afin de guider les ministères et le SCT à se servir d'une approche axée sur les avantages afin d'atteindre l'objectif visé. L'exercice consiste à mener un vaste examen de la SIF à partir de l'approche de réalisation des avantages afin de déterminer les résultats et les avantages pour l'organisation d'investir dans la SIF. L'examen vise aussi à obtenir un consensus parmi les principaux intervenants des ministères et du SCT sur l'importance relative de ces avantages, et la mesure dans laquelle ils peuvent être atteints et mesurés. Cet exercice permettra en bout de ligne d'augmenter les chances de succès véritable de l'initiative de la SIF aux yeux des hauts fonctionnaires des ministères et du SCT.

1.2 LA DÉMARCHE DE RéALISATION DES AVANTAGES

La réalisation des avantages du Groupe conseil DMR est une approche systématique qui assure la pleine réalisation des avantages escomptés de décisions importantes en matière d'investissements. Elle est conçues pour dégager et évaluer les avantages immédiats d'un programme ou d'une initiative ainsi que la dynamique de l'atteinte, du suivi et de la récolte de ces avantages. En somme, elle permet d'optimiser la valeur des investissements en les reliant de façon évidente aux résultats visés.

Elle aide à déterminer ce qui doit être fait par les principaux intervenants pour atteindre les avantages escomptés. Il s'agit là du volet de la réalisation des avantages du Groupe conseil DMR qui a été le plus utilisé dans l'exercice visant la SIF, par l'organisation d'ateliers avec un groupe représentatifs de ministères et d'organismes. L'une des forces de l'approche est de demeurer indépendant du point de vue organisationnel et de travailler avec tous les types d'organisations et de structures de responsabilités.

Chaîne de résultats MC

La Chaîne de résultats est une technique hautement efficace de réalisation des avantages. Elle est conçue non seulement pour permettre de réaliser les avantages, mais elle est aussi une excellente technique visuelle pour simplifier la démonstration de résultats, d'initiatives et de risques complexes et reliés qui ont trait à un programme ou à un projet. Cette caractéristique la rend particulièrement utile quand vient le temps d'obtenir un consensus et de la collaboration, puisqu'elle facilite la présentation des buts, des objectifs et des avantages qui sont communs à plusieurs niveaux de l'organisation.

En outre, la Chaîne de résultats permet d'encourager l'engagement et la prise de responsabilités pour l'atteinte des avantages liés aux investissements. En utilisant continuellement la Chaîne de résultats pour faire le suivi des initiatives, des hypothèses et des risques, on peut adopter des mesures correctives dès que l'on constate des écarts par rapport au plan établi. Grâce à cette utilisation continue de la Chaîne de résultats, la responsabilité de la fonction de suivi est clarifiée, ce qui renforce l'engagement. Nous espérons que la Chaîne de résultats que nous avons élaborée continuera à servir d'outil de communications tout au long du projet de la SIF.

Le modèle de la Chaîne de résultats sert à définir et à gérer les éléments suivants :

les initiatives et investissements requis afin d'atteindre les avantages. On y inclut les mesures déjà entreprises, ainsi que d'autres initiatives qui ont été identifiées par la Chaîne de résultats;

les avantages attendus de la SIF. Ceux-ci comprennent les avantages visés au départ et d'autres avantages dégagés par la suite;

les hypothèses et les risques associés à des initiatives et à des résultats en particulier;

l'imputabilité et l'autorité reliés aux initiatives, aux résultats et aux hypothèses.

1.3 LA RÉALISATION DES AVANTAGES DE LA SIF

En avril et en mai 2000, le Groupe conseil DMR a effectué une recherche sur la situation actuelle de la SIF et a interviewé divers intervenants du projet de la SIF.

À la suite de la recherche et des entrevues, une première version de la Chaîne de résultats a été élaborée à partir des conclusions tirées à ce moment. Un premier atelier a eu lieu le 1er mai afin de compléter la Chaîne de résultats et de favoriser une meilleure compréhension et un consensus plus vaste en ce qui a trait aux avantages à tirer de la SIF. Après l'atelier, le Groupe conseil DMR a mis à jour la Chaîne de résultats afin d'y incorporer les nouvelles données et les changements.

D'autres ateliers tenus les 12 et 16 mai ont permis d'ajouter à la première Chaîne de résultats, qui est devenue la Vision des gestionnaires. Un dernier atelier a été organisé le 2 juin pour donner une première ébauche de la Chaîne de résultats – Vision des SM / SMA des avantages de la SIF.

Le Répertoire des avantages a aussi été discuté au cours des ateliers. Il se concentre principalement sur les résultats et les avantages escomptés, qui permettra éventuellement un suivi sur la gestion des avantages par le bureau de la SIF.

Les ateliers ont aussi permis de soulever des questions et des considérations qui doivent être abordées au sein du projet de la SIF. Ceux-ci sont énumérés à la partie 4.0 du présent rapport.

Enfin, des présentations ont été offertes au moins à trois occasions aux membres du Forum de la SIF afin de les informer des progrès de notre mission, et de leur montrer la Chaîne de résultats et le Répertoire des avantages. Les membres ont été extrêmement intéressés par l'approche des avantages, et ont pu ramener des échantillons des produits et les messages clés à leurs ministères respectifs.

L'équipe de projet est très reconnaissante de l'excellente contribution des participants aux ateliers. Leurs points de vue ainsi que leur enthousiasme ont donné lieu à des discussions constructives et très intéressantes, qui contribueront à accroître l'efficacité du projet de la SIF. Le tableau ci-dessous fournit la liste des participants aux ateliers:

Gestionnaire
–Environnement Canada
Dr John Carey
Gestionnaire aux finances
– MAIN
Adam Blackwell
Projet de la SIF
Chef d'équipe – GRC
Len Jodoin
Projet de la SIF
Services correctionnels Canada
Viola Hennessey
Gestionnaire - Planification du programme ministériel– RNCAN Peter McClure
Gestionnaire des biens immobiliers – Pêches et Océans Glen Condran
Gestionnaire des biens du ministère – Garde côtière canadienne Sylvain Lachance
Bureau de la modernisation de la fonction de contrôleur du SCT Judy Watling
BPSIF du SCT Jim Libbey
Direction des programmes du SCT - Programmes à l'étranger et défense Doug Shaw
Mesure des résultats et responsabilisation - SCT Peter Green
Bureau du Dirigeant principal de l'information - SCT Valerie Kowalchuk
TPSGC - Secteur des opérations gouvernementales Allen Rule
TPSGC – Services immobiliers Lori Kibbee
Secteur de la Politique de gestion financière et d'analyse du SCT Rod Monette

Tableau 1 : Participants aux ateliers



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