ARCHIVÉ - Modèle du processus ou de la procédure

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Cadre am�lior� pour la gestion des projets de technologie de l'information

PPTO-TM-001 Mod�le du processus et de la proc�dure

Janvier 2000
Bureau de dirigeant principal de l'information
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

1. Introduction

1.1 Objet

Quelle est la raison d'�tre du document (assurer, d�crire, contr�ler)?

�noncer l'intention et l'objectif du processus ou de la proc�dure.

1.2 Port�e

Quand et � qui le processus ou la proc�dure s'appliquent-ils?

Qui est touch�, quels sont les secteurs vis�s, quelles sont les activit�s en cause, quelles sont les limites (param�tres d'application du processus ou de la proc�dure)?

1.3 R�les

Dresser la liste des r�les et des fonctions de quiconque participe au processus ou � la proc�dure.

Utiliser des verbes et de substantifs pour d�crire les fonctions.

1.4 D�finitions et acronymes

Expressions et termes � d�finir pour assurer l'interpr�tation ad�quate du processus ou de la proc�dure. Renvoyer � un document plus important, au besoin. Cr�er des liens avec un ensemble plus vaste de d�finitions.

Le Cadre am�lior� de la gestion (CAG) se servira d'un vaste ensemble de d�finitions. Il incombe � l'administrateur de veiller � ce que le vocabulaire utilis� dans le processus ou la proc�dure se retrouve dans le lexique du CAG. Voir le lexique du Cadre am�lior� de la gestion.

Acronymes � d�finir pour assurer l'interpr�tation ad�quate du processus ou de la proc�dure. Renvoyer � un document plus important, au besoin. Cr�er des liens avec un ensemble plus vaste de d�finitions.

Le Cadre am�lior� de la gestion (CAG) se servira d'un vaste ensemble d'acronymes. Il incombe � l'administrateur de veiller � ce que le vocabulaire utilis� dans le processus ou la proc�dure se retrouve dans les acronymes du CAG. Voir les acronymes du Cadre am�lior� de la gestion.

1.5 R�f�rences

Quels documents de r�f�rence font partie du processus ou de la proc�dure? Des sources peuvent �tre comprises. Utiliser les num�ros de r�f�rence, le cas �ch�ant. Il peut �galement s'agir d'annexes.

1.5.1 Tra�abilit�

�tablir la concordance entre le processus ou la proc�dure et les normes de certification de l'industrie, s'il y a lieu.

1.5.2 Politiques

�tablir la concordance entre le processus ou la proc�dure et les politiques, lois ou r�glements pertinents, s'il y a lieu.

1.5.3 Normes

Dresser la listes des normes utilis�es pour cr�er le processus ou la proc�dure.

Annexe C - Symboles d'ordinogramme

1.5.4 Processus

Dresser la liste des processus auxquels renvoie le processus ou la proc�dure.

1.5.5 Proc�dures

Dresser la liste des proc�dures auxquelles renvoie le processus ou la proc�dure.

1.5.6 Lignes directrices

Dresser la liste des lignes directrices auxquelles renvoie le processus ou la proc�dure.

1.5.7 Mod�les

Dresser la liste des mod�les auxquels renvoie le processus ou la proc�dure.

1.5.8 Listes de contr�le

�num�rer les listes de contr�le auxquelles renvoie le processus ou la proc�dure.

1.5.9 Formation

Dresser la liste des cours traitant du processus ou de la proc�dure.

1.5.10 Outils

Dresser la liste des outils n�cessaires � la mise en œuvre du processus ou de la proc�dure, le cas �ch�ant.

1.6 Demandes de renseignements

Indiquer les coordonn�es (site Web, adresse �lectronique, num�ro de t�l�phone) des ressources o� l'administrateur ou l'organisation peuvent adresser les demandes de renseignements. �viter de donner le nom de personnes et renvoyer autant que possible aux organisations.

2. Processus ou proc�dure

2.1 Crit�res d'entr�e

D�crire l'�tat des intrants, un �v�nement ou l'expiration d'un d�lai, qui doivent survenir avant que le processus ne puisse commencer.

D�tails des crit�res d'entr�e

point point

2.2 Tableau de concordance du processus ou de la proc�dure

Au moyen des r�gles conventionnelles r�gissant les ordinogrammes (voir l'annexe C), tracer une repr�sentation graphique des intrants, activit�s, s�quences, points de d�cision et extrants du processus ou de la proc�dure.

Num�roter chaque activit� qui est expliqu�e plus en d�tail dans le tableau des activit�s.

2.3 Intrants

D�crire les intrants consomm�s par le processus ou la proc�dure.

Intrant	D�tails des intrants et remarques	R�f�rence
	point point	R�f�rence du mod�le

2.4 Activit�s

D�crire l'ensemble ou la toile des activit�s ex�cut�es dans le cadre du processus ou de la proc�dure.

No	Activit�s	Mesure prise par	D�tail des activit�s et remarques	R�f�rence

Champ	Description
No	Renvoie au num�ro du tableau de concordance du processus ou de la proc�dure.
Activit�s	Renvoie au nom ou au titre dans la bo�te du tableau de concordance du processus ou de la proc�dure (semblable mais pas n�cessairement pareil).
Mesure prise par	Fonctions ex�cutant l'activit�. Voir les R�les.
D�tail	D�crit les principales activit�s comme �laborer, examiner, approuver.
R�f�rence	Renvoie aux �l�ments de la norme vis�s par l'activit�; peut aussi renvoyer � d'autres documents comme des proc�dures, des lignes directrices, des mod�les, des listes de contr�le, de la formation et des outils.

2.5 Extrants

D�crit les extrants produits ou modifi�s par les activit�s du processus ou de la proc�dure.

Extrant	D�tails de l'extrant et remarques	R�f�rence
	point point	Renvoi au mod�le

2.6 V�rification et validation

D�crit les activit�s de validation ou les listes de contr�le servant � d�terminer si les extrants peuvent �tre utilis�s.

Validation des extrants

Liste de contr�le des propri�t�s que doit poss�der chaque extrant pour valider chaque produit livrable.

R�f�rence

D�crit les activit�s de v�rification pour les listes de contr�le servant � d�terminer si les extrants sont conformes aux sp�cifications.

V�rification du processus ou de la proc�dure

Liste de contr�le indiquant le cheminement du processus ou de la proc�dure pour chaque intrant.

R�f�rence

2.7 Crit�res de sortie

D�crire l'�tat (ou la condition) d'un extrant avant que le processus ou la proc�dure puisse �tre d�clar� � achev� �.

D�tails des crit�res de sortie

point point

2.8 Mesure

Mesures du processus

Comment ce processus ou cette proc�dure est mesur� pour en d�terminer la contribution � l'entreprise. Il faut compiler des donn�es, peut-�tre d�montrer � l'organisation le rendement qu'elle peut tirer en investissant dans l'am�lioration du processus.

R�f�rence

2.9 Tableau de contr�le des enregistrements

Description (num�ro et nom)	Lieu d'entreposage	Classement / Index	D�lai minimum d'entreposage

Champ	Description
Description	Num�ro ou titre de l'enregistrement ou du formulaire.
Lieu d'entreposage	L'endroit o� l'on peut trouver l'article.
Classement / Index	S�quence du document.
D�lai minimum d'entreposage	P�riode de conservation d'un enregistrement ou d'un document apr�s sa cr�ation.

2.10 Tableau des documents contr�l�s

Num�ro	Nom	Date de r�vision (ou version)	Administrateur

D'autres colonnes peuvent �tre ajout�es au tableau de gestion du document, mais les postes tels que Approbations et Entreposage se trouvent sur les listes ma�tresses et il est pr�f�rable de ne pas d�doubler l'information (peut �tre contradictoire).

En r�gle g�n�rale, un enregistrement est un �l�ment dont vous avez besoin pour prouver que vous avez fait quelque chose, comme une signature, un formulaire rempli, tandis qu'un document est utilis�, ou fait l'objet d'un renvoi ou est rempli, comme un mod�le de plan, un formulaire de formation qui a �t� rempli.

Annexe A - Lexique

 

Annexe B - Acronymes

 

Annexe C - Symboles d'ordinogramme

Les parall�logrammes repr�sentent des intrants et des extrants � un processus ou � une proc�dure ou provenant d'un processus ou d'une proc�dure.
Les rectangles repr�sentent des activit�s de processus ou proc�dures particuliers.	Les losanges repr�sentent des points de d�cision importants du processus ou de la proc�dure.
Les lignes avec des pointes de fl�ches lient des symboles pour montrer la progression ou la direction des activit�s.	Les cercles repr�sentent des connexions lorsque l'ordinogramme du processus ou de la proc�dure continue sur une autre page.

Annexe D - Bibliographie

D�veloppement des ressources humaines Canada, Proc�dures de r�daction (exemple et mod�le), num�ro 02, 1999-06-07.

Annexe E - Suivi de modification des documents

Le tableau pr�sente l'historique des r�visions du document. Le document lui-m�me devrait �tre entrepos� au contr�le des r�visions et une br�ve description de chaque version doit �tre entr�e dans le syst�me de contr�le des r�visions et r�p�t�e dans cette section.

Num�ro de r�vision	Date de publication	Auteurs	Br�ve description du changement
0.1	1999-06-15	EMF/PPTO	�bauche initiale
0.2	1999-08-11	EMF-PPTO	Mise � jour aux fins de la conformit� avec un document du SCT ou les normes du Web.
1.0	1999-11-09	EMF-PPTO	Premi�re �bauche
1.0	2000-01-14	EMF-PPTO	Deuxi�me �bauche