ARCHIVÉ - Guide d'évaluation des investissements en GI/TI

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Aperçu du processus de gestion des investissements en IM/IT

Planification :	Choix des investissements
Suivi et contrôle :	La gestion des investissements par les résultats
Évaluation :	Mise à profit de l'expérience
Questionnaire

Phase de planification : choisir les meilleurs investissements en IM/IT

Comment peut-on choisir la combinaison de projets en gestion de l'information (GI) et en technologies de l'information (TI) qui correspond le mieux aux exigences de la mission et aux priorités d'amélioration?

Le but de la phase d'évaluation est d'évaluer les projets en GI-TI en cours et proposés, d'en établir le degré de priorité et de mettre sur pied un portefeuille de projets en GI-TI. Au cours de cette phase, l'organisation doit accomplir les étapes suivantes :

1. Choisir les projets en GI-TI qui correspondent le mieux aux besoins de la mission.
2. Identifier et analyser les risques inhérents à chaque projet et les bénéfices qu'il peut rapporter avant d'engager une portion important du budget consacré à la réalisation de projets.

À cette étape du processus, il est très important que les décisions relatives à la sélection des projets et à la détermination de leur degré de priorité soient confiées à une équipe de cadres supérieurs. Ceux-ci utiliseront un ensemble cohérent de critères de décision fondés sur les coûts, les risques et les bénéfices prévisibles de chaque projet en GI-TI.

Étapes composant la phase de planification

1. À l'aide d'un ensemble normalisé de critères de décision, effectuez un filtrage des projets en GI-TI et faites une présélection de ceux qui présentent des liens explicites avec les besoins de la mission et les objectifs d'amélioration de rendement des programmes.
2. Analysez les évaluations les plus récentes des coûts, des bénéfices prévus, des risques et du rendement des investissements pour chacun des projets.
3. Créez une liste des projets par ordre de priorité.
4. Déterminez la combinaison de projets en GI-TI la plus appropriée (nouveaux projets contre projets en cours, projets stratégiques contre projets de mise à jour, etc.) pour constituer le portefeuille d'investissements en GI-TI.

Outils et techniques de gestion applicables au cours de cette phase

1. Équipe de cadres supérieurs chargée des décisions relatives au financement des projets en fonction de comparaisons et de compromis entre projets concurrents, surtout en ce qui concerne les projets qui ont des effets sur l'ensemble de l'organisation.
2. Ensemble de critères de décision documentés et clairement définis examinant le rendement prévu des investissements, les risques techniques, les améliorations apportées au rendement des programmes, l'effet sur la clientèle ainsi que la portée et la taille des projets.
3. Seuils monétaires et niveaux d'autorisation prédéterminés permettant de confier l'évaluation des projets et les décisions qui s'y rattachent aux niveaux de gestion appropriés pour combler les besoins des unités aussi bien que ceux de l'ensemble de l'organisme.
4. Taux de rendement minimaux sur les investissements que doivent respecter tous les projets d'une organisation pour obtenir du financement.
5. Évaluation des risques faisant ressortir les faiblesses techniques et administratives que peuvent présenter les projets.

Suivi et surveillance : gérer les investissements en surveillant les résultats.

Quels mécanismes de contrôle employez-vous pour vous assurer que les projets retenus produisent les bénéfices attendus, en temps opportun et selon les montants projetés?

Après avoir sélectionné les projets en GI-TI, les cadres supérieurs évaluent périodiquement leur progression en fonction des projections de coûts, des jalons planifiés et des bénéfices du point de vue de la mission. Le type et la fréquence des revues associées à ces activités de surveillance dépendent généralement de l'étude des risques ainsi que de la complexité des projets et de leur coût. Les revues correspondent habituellement aux jalons essentiels du projet. Quand un projet accuse du retard, que ses coûts dépassent les prévisions ou qu'il ne respecte pas ses objectifs de rendement, les cadres supérieurs doivent décider si le projet doit se poursuivre, doit être modifié ou s'il doit être abandonné.

Étapes composant la phase de suivi et de surveillance

1. Appliquez un ensemble de mesures du rendement pour surveiller la progression du développement de chaque projet en GI-TI et identifier les problèmes éventuels.
2. Prenez les mesures requises pour corriger les problèmes identifiés.

Outils et techniques de gestion applicables au cours de cette phase

• Processus stables prévoyant la participation de cadres supérieurs aux revues périodiques et garantissant que des mesures efficaces sont prises pour corriger les problèmes dès qu'ils surviennent.
• Mesures précises concernant les coûts, les échéanciers et le rendement pour comparer les résultats réels du projet aux résultats attendus.
• Système d'information pour la cueillette des données relatives aux coûts, aux échéanciers et au rendement et permettant de créer un dossier sur l'évolution de chaque projet.
• Mesures incitatives pour faire ressortir et résoudre les problèmes affectant les projets.

Phase d'évaluation : tirez des enseignements du processus

Question clé : Selon votre évaluation, le système a-t-il produit les résultats attendus?

La phase d'évaluation contient un mécanisme visant l'amélioration continue du processus de gestion des investissements en GI-TI de l'organisation. Le but de cette phase est de mesurer, d'évaluer et d'enregistrer des résultats à partir des données recueillies au cours de chacune des phases. Les cadres supérieurs déterminent à quel point chaque projet a rempli ses objectifs relatifs aux coûts et au respect des échéanciers et a fourni à l'organisation la contribution prévue à la réalisation de la mission. La revue suivant la mise en œuvre constitue l'outil principal employé durant cette phase. Cette revue doit être effectuée au terme de la mise en œuvre du projet. Elle permet aux cadres supérieurs d'évaluer si les bénéfices prévus pour un projet ont été obtenus et de raffiner les critères de sélections des projets en GI-TI.

Étapes composant la phase d'évaluation

1. Comparez les résultats réels du projets, sur les plans des coûts, des bénéfices, des risques et du rendement des investissements, aux projections établies au début de celui-ci. Déterminez les causes des écarts entre les prévisions et les résultats réels.
2. Décidez si chacun des systèmes en cours d'exploitation doit être maintenu sans changement, doit être modifié pour en accroître le rendement ou doit être abandonné.
3. Modifiez le processus de gestion des investissements en GI-TI en fonction des expériences acquises.

Outils et techniques de gestion applicables au cours de cette phase

• Revues de fin de mise en œuvre pour déterminer les coûts, les bénéfices, les risques et le taux de rendement réel des investissements du projet.
• Modification des critères de décision et du processus de gestion des investissements, selon les expériences acquises, pour en améliorer l'efficacité.
• Maintien de l'obligation de rendre des comptes par la mesure du rendement réel des projets et par la création de mesures incitatives visant l'amélioration continue de la qualité de la gestion des projets.

Évaluation des processus

Cette activité vise l'évaluation des processus de gestion suivis par l'organisation pour planifier ses investissements en GI-TI, en contrôler et en surveiller l'évolution et pour en évaluer les résultats finals. La question fondamentale à laquelle les gestionnaires doivent répondre est la suivante :

« L'organisation dispose-t-elle de processus clairs et documentés pour la planification, la sélection et l'évaluation des investissements en GI-TI? »

L'objectif de l'évaluation des processus d'une organisation est d'identifier dans quelle mesure celle-ci s'est dotée d'une structure pour gérer et évaluer les investissements en GI-TI.

• Les lignes directrices ou les politiques de l'organisation devraient contenir des références explicites et documentées à un processus de gestion des investissements en GI-TI, comprenant des éléments relatifs à la planification, au suivi, à la surveillance et à l'évaluation des projets. Ce processus doit pouvoir être reproduit pour chaque projet et doit être appliqué partout dans l'organisation. Il doit également définir clairement les rôles et les responsabilités ainsi que les niveaux d'autorisation des différents acteurs des projets.

Lors de l'évaluation des processus existants, il importe de retenir que celle-ci doit être centrée exclusivement sur les politiques, pratiques courantes et procédures de l'organisation, et non sur la qualité des décisions qui ont été prises. Pour produire de bons résultats de façon systématique, Il est essentiel qu'une organisation dispose de processus peaufinés pour s'appliquer à sa culture. Les processus de gestion des investissements devraient constituer un reflet fidèle des modes de fonctionnement et de prise de décision de l'organisation.

Évaluation des données

Un processus de gestion des investissements en GI-TI ne peut être efficace s'il ne dispose pas de données précises, fiables et à jour concernant les coûts, les bénéfices et les risques des projets. Ces données sont à la base de décisions éclairées. De plus, il est essentiel de documenter les décisions de gestion pour constituer un journal des résultats. Le processus de gestion des investissements en GI-TI exige l'évaluation des deux types de données suivants :

• Ex ante : les données utilisées comme intrants au processus de gestion des investissements en GI-TI ( par exemple : les analyse des coûts, bénéfices et risques servant à justifier la planification ou le financement continu des projets, les mesures de rendement utilisées pour surveiller leur progression, etc.);
• Ex post : les données qui reflètent les résultats des décisions prises (par exemple, les calendriers de revue des projets et les plans de réduction des risques ne devraient être développés qu'après avoir pris la décision de financer un projet).

Tous les projets (proposés, en cours d'élaboration, mis en œuvre, etc.) doivent être accompagnés d'un ensemble de données complètes et précises : données sur les coûts et bénéfices, évaluations des risques, liens avec les buts et les objectifs des activités courantes et des programmes et mesures de rendement. Les gestionnaires doivent également disposer de données à jour sur l'évolution de chacun des projets : coûts cumulatifs, plans de mise en œuvre, planification des ressources humaines et niveau de rendement attendu. L'organisation doit également déterminer des exigences qualitatives et quantitatives minimales que chaque projet doit respecter, ainsi que des critères de décision pour filtrer les projets, les évaluer et leur attribuer un niveau de priorité. Elle doit aussi disposer de mécanismes pour contrôler et évaluer les projets au cours de leur cycle de réalisation.

Toutes les décisions prises par la direction et tous les gestes qu'elle pose doivent être documentés dans un journal maintenu à jour. Certaines décisions exigent la consignation de données supplémentaires. Une fois qu'un projet est choisi, par exemple, il est nécessaire de développer un calendrier de revue et des plans de réduction des risques qui lui sont propres.

Évaluation des décisions

Un des buts les plus importants de ce guide est de permettre aux évaluateurs de déterminer l'efficacité du processus de gestion des investissements en GI-TI de l'organisation et la contribution de ce processus à l'amélioration de la capacité de l'organisation à remplir sa mission. Après avoir évalué les processus en place dans l'organisation pour planifier, surveiller et évaluer les investissements en GI-TI ainsi que les données utilisées lors de la prise de décision, les évaluateurs seront en mesure de tirer des conclusions quant aux décisions spécifiques prises par l'organisation. Le but essentiel de l'analyse est de vérifier si les gestionnaires appliquent les processus de contrôle des investissements et utilisent les données pertinentes lorsqu'ils prennent des décisions et posent des gestes relativement aux projets.

Le portefeuille d'investissements en GI-TI doit contenir la gamme de projets qui correspond le mieux aux besoins de la mission de l'organisation. Les projets inclus au portefeuille doivent être surveillés constamment et des décisions doivent être prises aux étapes déterminantes de leur réalisation pour s'assurer qu'ils produisent les effets attendus sur les activités et les programmes. Ces décisions doivent être centrées sur la minimisation des risques et la maximisation du retour sur les investissements. Les projets complétés doivent être évalués pour comparer leurs résultats réels aux niveaux projetés et pour appliquer à la phase de planification l'expérience ainsi acquise.