Atelier sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation

Section 1: Qu'entend-on par " adaptation "?

Dans la présente section, nous :

• examinons ce que comprennent les participants par " mesures d'adaptation du milieu du travail ";
• définissons l'" adaptation ", ainsi que d'autres termes clés, conformément à leur signification dans le cadre de la politique;
• discutons des différentes mesures d'adaptation.

Exercice 1 : Qu'entendez-vous par " adaptation "? 

A quoi l'expression " mesures d'adaptation du milieu du travail " vous fait elle penser?

Dans son acception la plus large, " adapter " signifie " répondre aux besoins de ". L'adaptation commence par la conception de milieux et de procédures de travail qui prennent chaque personne en compte. Lorsque cela ne permet pas de répondre à l'ensemble des besoins individuels, des mesures d'adaptation supplémentaires peuvent être nécessaires. L'adaptation, c'est aussi les mesures que nous pouvons prendre dans notre milieu de travail afin que nous puissions travailler plus efficacement. La présente politique porte sur les mesures d'adaptation dans le contexte des besoins particuliers des personnes handicapées.

Voici quelques exemples de mesures d'adaptation :

• modification du mobilier et du matériel,
• changements apportés aux installations et au lieu de travail,
• modalités de travail flexibles,
• mise à disposition d'autres modes de communication,
• modification de certains aspects de notre travail,
• modification des politiques, procédures ou systèmes,
• mise à disposition d'heures de récupération ou de réadaptation,
• accès à des postes de perfectionnement et à d'autres postes plus appropriés,
• aide temporaire de la part d'autres employés.

Exercice 2:

Décrivez un cas a) où vous avez bénéficié d'une mesure professionnelle d'adaptation répondant à vos besoins propres et b) où un de vos collègues de travail a bénéficié d'une telle mesure.

Describe one way in which you have provided an accommodation to an employee.

Définition de l'adaptation

L'adaptation consiste à concevoir un milieu de travail sans obstacles, offrant à chaque personne les moyens de réaliser ce dont ils sont capables. Cela signifie également procéder à des ajustements ou à d'autres aménagements selon les besoins des personnes ou changer une règle ou une pratique de façon à faire disparaître les répercussions discriminatoires sur la personne ou le groupe.

Dans la plupart des cas, le fait de traiter les personnes ayant des besoins propres, en particulier les personnes handicapées, strictement de la même façon que les autres n'élimine pas la discrimination mais ajoute fréquemment des obstacles. Il est quelque fois nécessaire d'adopter une mesure d'adaptation pour être juste et équitable, l'équité et la justice représentant des valeurs canadiennes fondamentales.

En répondant à un handicap par une mesure de conception ou d'adaptation, trois principes doivent être respectés :

1. L'équité: Nous devons donner à chaque employé ou candidat les moyens de mener à bien sa tâche ou de prouver ses aptitudes. Le mérite ne peut être reconnu que lorsque ce premier principe est respecté.
2. La qualité: Nous devons modifier la nature ou le niveau de rendement ou de compétence indispensable au travail.
3. Le caractère unique: Chaque personne a des besoins propres et chaque situation varie en fonction des circonstances et des personnes en cause. Les mesures d'adaptation doivent être prises au cas par cas. Ne basez pas vos actions sur des hypothèses.

Les pages suivantes mettent l'accent sur les parties de la politique qui concernent :

• des exemples de handicaps (voir l'annexe A de la Politique),
• les définitions pertinentes,
• les mesures d'adaptation utilisées durant le processus de dotation ainsi que dans le milieu du travail,
• les autres questions à envisager,
• les frais normaux et les avantages attendus.

Annexe A - Lignes directrices : Exemples de handicaps

La définition de ce qui constitue un handicap dépend des circonstances propres à chaque cas. Les conditions suivantes sont considérées comme étant des handicaps :

• cécité ou autre déficience grave de la vue,
• surdité ou autre déficience auditive grave, 
• handicap moteur,
• douleur chronique,
• manifestations d'intolérance au milieu,
• toxicomanie,
• troubles d'apprentissage,
• troubles de la parole,
• conditions chroniques comme le diabète,
• déficiences psychiatriques,
• troubles du développement, 
• autre condition permanente ou temporaire qui cause de la douleur ou limite ou restreint certaines activités.

Pour de plus amples renseignements sur des handicaps particuliers, veuillez visiter les sites Web du Réseau canadien de la santé (RCS) à l'adresse suivante www.nbeastersealmarchofdimes.ca/rcs/collaborateurs_du_reseau.htm

Définitions de la Politique

Adaptation/adapter : désigne la conception et l'harmonisation d'un milieu de travail en fonction des besoins du plus grand nombre possible de catégories de personnes et, selon la définition qu'en donne la Cour suprême du Canada, s'entend des mesures à prendre, compte tenu des circonstances de chaque situation, pour éviter qu'il y ait discrimination.

Personnes handicapées : telles qu'elles sont définies dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi, sont les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d'ordre psychiatrique ou en matière d'apprentissage et qui, soit considèrent qu'elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi en raison de cette déficience, soit pensent qu'elles risquent d'être considérées comme défavorisées sur le plan de l'emploi par leur employeur ou par d'éventuels employeurs en raison d'une telle déficience.

La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l'objet de mesures d'adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

Pour l'application de la présente politique, la définition de personne handicapée ne doit pas être interprétée de façon stricte..

Annexe A - Lignes directrices : Exemples de mesures d'adaptation

Au cours du processus de sélection, les compétences d'une personne doivent être évaluées après que les mesures d'adaptation aient été prises.

Voici quelques exemples de mesures d'adaptation prises lors du processus de sélection (il ne s'agit pas d'une liste exhaustive) :

• fournir l'information au sujet du poste par le biais de médias substituts aux candidats aveugles ou ayant une déficience visuelle;
• veiller à ce que les candidats sourds ou malentendants puissent adresser une demande de renseignements par ATS ou télécopieur;
• permettre à la personne d'avoir plus de temps pour faire les tests ou les examens, s'il y a lieu;
• veiller à ce que le lieu de l'entrevue soit facilement accessible.

Les médias substituts comprennent notamment :

• les documents en braille,
• les documents en gros caractères,
• les versions électroniques des documents.

Définitions de la Politique

Obstacles : sont des obstacles physiques ainsi que des politiques et des pratiques officielles ou officieuses qui restreignent l'accès aux membres des groupes désignés à des chances d'emploi dans la fonction publique fédérale ou les en excluent.

Candidats : comprennent tant les personnes qui présentent une demande d'emploi de l'extérieur de la fonction publique fédérale que les employés actuels participant à un processus de dotation.

Installations : comprennent les locaux et le matériel.

Processus de dotation et de sélection : comprennent toutes les mesures de dotation par concours public, concours interne ou sans concours qui aboutissent à une nomination ou une mutation permanente ou temporaire.

Ces processus de dotation et de sélection englobent toute activité connexe, par exemple, définir les qualités requises, annoncer le poste, diffuser des avis de nomination ou de mutation, prévoir des mesures de recours et de divulgation des résultats, ainsi que toute autre communication pertinente avec les candidats.

Systèmes : englobent les systèmes d'information et les systèmes d'emploi (par exemple, les politiques, les pratiques, les directives et les lignes directrices).

Voici quelques exemples de mesures d'adaptation dans le milieu de travail (il ne s'agit pas d'une liste exhaustive) :

• services auxiliaires, 
• technologie d'adaptation,
• modification des lieux de travail,
• modalités de travail flexibles, y compris mais non exclusivement le télétravail, la modification des tâches ou tout autre régime de travail non conventionnel,
• conversion des documents imprimés en médias substituts et services de lecteurs pour les employés aveugles,
• fourniture d'un espace de travail et de meubles adaptés à la nature de la déficience,
• fourniture de services d'interprètes dans le cas d'employés sourds ou malentendants,
• adaptation des programmes de formation en fonction des besoins des employés handicapés, y compris les employés qui ont des troubles d'apprentissage.

Pour obtenir des idées ou obtenir de l'aide, visitez les sites suivants :

- Conseil du Trésor : www.tbs-sct.gc.ca ou publiservice.tbs-sct.gc.ca ,cliquez sur " Sujets de A-Z ", sélectionnez " Accessibilité ".

- PMPÉE - CFP www.psc-cfp.gc.ca/ee/index_f.htm 

- Bureau de l'industrie des appareils et accessoires fonctionnels d'Industrie Canada : strategis.ic.gc.ca

- Programme de technologie informatique adaptée (TIA) d'Environnement Canada, www.ec.gc.ca/act-tia/ 

Policy Definitions

Technologie d'adaptation : consiste en des dispositifs ou du matériel liés au travail qui permettent aux personnes handicapées de s'intégrer aussi pleinement que possible à leur milieu de travail et comprend des articles tels que les logiciels et le matériel de grossissement, les logiciels vocaux et les appareils de suppléance à la communication.

Services auxiliaires : désignent ces services qui sont dispensés aux personnes handicapées ayant besoin d'aide pour exécuter leurs fonctions et pour effectuer certaines activités quotidiennes pendant leurs heures de travail.

Employés : comprennent les employés à temps plein et à temps partiel, les employés occasionnels et saisonniers, nommés pour une durée déterminée ou indéterminée.

Chances d'emploi et les possibilités liées à l'emploi : comprennent les nominations, les promotions, les mutations, les détachements, les affectations, la formation et les possibilités de perfectionnement professionnel.

Modalités de travail flexibles : comprennent, sans s'y limiter, le télétravail et la semaine de travail comprimée.

Activités liées au travail : comprennent les réunions, les programmes de formation, les conférences, les journées de réflexion, les séminaires, les activités sociales et les séances d'information, qui se tiennent tant dans le milieu de travail qu'à l'extérieur de celui-ci.

Annexe A - Lignes directrices : Autres questions

Services auxiliaires et autres : Les ministères contractants devraient consulter les clauses normalisées établies par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, QUI peuvent être incluses dans les marchés de services auxiliaires ou autres.

Employés en situation de voyage : Lorsque les employés handicapés sont en voyage et que des services auxiliaires appropriés ne peuvent être offerts ou encore que les services d'un accompagnateur sont requis, il peut être nécessaire d'établir un marché distinct; ces frais incombent alors au ministère.

Stationnement : Il incombe aux ministères et aux organismes d'établir les tarifs de stationnement pour les parcs de stationnement que le gouvernement loue ou dont il est propriétaire. Les ministères devraient décider s'il est approprié d'imposer des frais de stationnement aux employés handicapés qui ne sont pas en mesure de se servir du transport en commun et le cas échéant, de fixer le montant de ces frais.

Qui paie pour les mesures d'adaptation?

Les ministères doivent fournir aux employées et employés handicapés des aides techniques, du matériel et des services (jusqu'à la contrainte excessive), de même que toute réparation qui s'impose, et acquitter ces dépenses. (...) Certains ministères ont créé un fonds central auquel tous les gestionnaires ont accès. Dans d'autres ministères, les gestionnaires doivent assumer les frais associés aux mesures d'adaptation à même leur budget. Chaque ministère peut décider de la manière dont il abordera cette question. Et comme les manières d'aborder la question sont nombreuses, les ministères peuvent agir en fonction de ce qui leur convient le mieux tout en respectant le sens et l'esprit de la Politique.

Annexe A - Lignes directrices
On s'attend à ce que les ministères et les organismes intègrent dans leurs budgets et leurs exercices de planification financière les ressources nécessaires pour répondre aux besoins de leurs employés. Au moment d'évaluer les coûts, il conviendrait de se rappeler que les coûts seront souvent amortis pendant toute la carrière de l'employé. De plus, bon nombre de méthodes de paiement sont possibles pour acquérir le matériel nécessaire, y compris le crédit-bail.

Par expérience, nous savons que le coût de la plupart des mesures d'adaptation est raisonnable. Le tableau ci-dessous donne une idée des frais généralement associés aux mesures d'adaptation, ainsi que des avantages attendus.

Quel est le coût des mesures d'adaptation?

Le Réseau des aménagements du lieu de travail a estimé en 1999 les frais des mesures d'adaptation de la façon suivante :

• 20 p. 100 de toutes les mesures d'adaptation n'entraînent pas de frais (même si bon nombre de ces mesures d'adaptation ne sont pas coûteuses en elles-mêmes, il est prévu que le ministère y apportera une certaine contribution en consacrant du temps à la mise en œuvre de la Politique);
• 51 p. 100 de toutes les mesures d'adaptation ont un coût inférieur à 750 $.
• Le coût moyen de toutes les mesures d'adaptation s'établit à 1 850 $

Dans une publication intitulée, " Employeurs sans obstacles ", la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) précise que " dans la plupart des cas il en coûte tout au plus 500 $ à l'employeur pour prendre les mesures d'adaptation nécessaires. Le coût est d'autant plus raisonnable qu'il est amorti sur toute la durée de l'emploi de la personne dans votre organisation ".

Voir le site Web à l'adresse suivante : www.chrc-ccdp.ca/discrimination/barrier_free-fr.asp

Avantages de la mise en place de mesures d'adaptation

Les mesures d'adaptation maintiennent un milieu de travail inclusif, sans obstacles et équitable, avec des répercussions financières sur les coûts opérationnels :

• moins de jours de maladie sont utilisés
• moins de temps et d'argent sont consacrés aux processus de résolution officiels (griefs, tribunaux, etc.);
• cela augmente de 5 ans la vie active d'un employé ;
• une plus grande réserve de talents pour embaucher des recrues ;
• cela évite le coût d'un remplacement (estimé à un an de salaire en moyenne pour le poste);
• le milieu du travail se montre plus créatif en matière de solutions aux problèmes et de planification;
• cela facilite la compréhension des clients, lesquels sont mieux servis.

Comment votre ministère ou votre organisme gère-t-il le financement des mesures d'adaptation visant les personnes handicapées?