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2008-2009
Rapport ministériel sur le rendement



Bibliothèque et Archives Canada






La version originale a été signée par
L'honorable James Moore, C.P. député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles






Table des matires

Message du ministre

Section I : Aperu

Section II: Analyse des activits de programme par rsultat stratgique

Section III: Renseignements supplmentaires



Message du ministre

Photo de l'honorable James Moore, C.P., Député, ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

Le gouvernement du Canada s'est engagé à bâtir un pays où tous les citoyens et les citoyennes auront la possibilité de participer à sa vie culturelle et économique. Notre gouvernement reconnaît pleinement l'importance des arts et de la culture dans l'atteinte de cet objectif. Les différents organismes relevant du ministère du Patrimoine canadien, tels que Bibliothèque et Archives Canada (BAC), œuvrent dans le but de nous permettre de célébrer et de partager notre riche patrimoine historique, culturel, artistique et social.

Durant l'année 2008-2009, BAC a réalisé d'importants progrès afin de devenir une institution du savoir qui réponde aux besoins des Canadiens et des Canadiennes du XXIe siècle. Alors que les citoyens se tournent de plus en plus vers l'Internet pour chercher de l'information, le site Web de BAC est devenu une destination privilégiée pour ceux et celles qui s'intéressent notamment à la généalogie et à la démocratie canadienne. Sur un autre plan, BAC a continué de soutenir les engagements du gouvernement en matière de reddition de comptes, en s'assurant que les documents significatifs produits par le gouvernement fédéral sont préservés et accessibles.

En tant que coprésentateur du Congrès international des bibliothèques et de l'information qui a eu lieu à Québec en 2008, BAC a eu l'occasion de partager son expertise et ses idées avec quelques milliers de délégués provenant de partout dans le monde sur des questions reliées à la gestion des documents numériques. Grâce à des partenariats avec des institutions américaine et irlandaise, Bibliothèque et Archives Canada permettant aux Canadiens de découvrir des sources documentaires d'intérêt pour eux, bien que conservées à l'extérieur du pays. En collaboration avec la National Archives and Records Administration des États-Unis; BAC a présenté l'exposition 1783 : Sujet ou citoyen? Le Traité de Paris, où le public a pu voir des documents qui ont forgé l'Amérique du Nord d'aujourd'hui. Les Archives nationales d'Irlande et BAC ont tissé des liens entre les communautés canadienne et irlandaise en facilitant l'accès aux données des recensements irlandais qui permettent à plusieurs Canadiens de lier leur histoire personnelle à leurs racines.

À titre de ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles, j'ai le plaisir de présenter le Rapport ministériel sur le rendement 2008-2009 de Bibliothèque et Archives Canada. Ce rapport rend compte en détail des réalisations de BAC et démontre de quelle manière l'institution soutient les priorités de notre gouvernement. Je tiens à souligner les efforts déployés par le personnel de BAC tout au long de l'année pour renforcer les liens qui nous unissent tous et toutes en tant que citoyens de ce pays, et ainsi contribuer à notre fierté collective.

 

L'honorable James Moore, C. P., député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

Section I: Aperçu

Raison d'être

Tel qu'énoncé dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à :

  • préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
  • être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
  • faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
  • servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Responsabilités

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada confie à BAC un large et ambitieux mandat en matière d'acquisition, de conservation et de diffusion de la mémoire collective du Canada. Grâce à un processus pluriannuel continu à l'échelle de l'organisation, nous avons accentué et concentré nos efforts sur les activités les plus pertinentes à notre mandat et aux intérêts des Canadiens. Conformément aux priorités gouvernementales, nous avons entrepris de revoir nos processus et de repenser nos pratiques afin d'optimiser nos ressources.

Les documents contenus dans notre collection, quel qu'en soit le support, proviennent essentiellement de trois sources. Premièrement, les ministères et organismes du gouvernement canadien nous transfèrent leurs documents ayant une valeur administrative et historique. Deuxièmement, les éditeurs sont tenus, en vertu d'une obligation légale, de fournir des exemplaires de toutes les œuvres publiées au Canada (dépôt légal). Troisièmement, BAC acquiert plusieurs documents sous forme de dons, en achète un certain nombre et en recueille directement sur Internet.

Pour faciliter la consultation de sa collection, BAC décrit ses documents selon des normes nationales et internationales, qu'il contribue à élaborer et à tenir à jour. Nous sommes constamment à la recherche de façons d'améliorer l'accès aux ressources informationnelles. Bibliothèque et Archives Canada gère la préservation de cette inestimable collection de documents sur tout support, au bénéfice des générations futures.

En assumant nos responsabilités en matière de gestion des documents du gouvernement canadien, sur support numérique, papier ou autre, nous soutenons la responsabilité et la prise de décision gouvernementales. Les citoyens peuvent ainsi connaître les actions réalisées par leur gouvernement dans le passé. Nos huit Centres de services régionaux (anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents) gèrent les documents contemporains sur tout type de support pour plus de 90 organisations fédérales à travers le pays. Plus généralement, nous dirigeons un vaste examen de la tenue des documents gouvernementaux et nous identifions les améliorations à y apporter afin d'aider le gouvernement à respecter ses priorités et à améliorer l'accès à ses documents.

Bibliothèque et Archives Canada : bâtir la mémoire collective du Canada et la rendre accessible aux Canadiens

  • 22 millions de livres, de périodiques, de journaux, de microfilms, de manuscrits littéraires et de publications gouvernementales
  • 167 000 mètres linéaires de documents textuels gouvernementaux et privés
  • 3 millions de dessins architecturaux, de cartes et de plans
  • 25 millions de photographies
  • 351 000 heures de films et d'enregistrements visuels et sonores
  • La collection nationale de portraits, qui comprend 21 000 œuvres d'art et plusieurs milliers de caricatures
  • Une collection de musique de 555 000 pièces
  • Une collection d'art documentaire de 365 500 pièces, comprenant des aquarelles, des esquisses, des miniatures et des peintures à l'huile
  • Un million de pièces de la collection philatélique
  • Plus d'un milliard de mégaoctets de contenu numérique

Source : Bibliothèque et Archives Canada

Nous faisons connaître notre collection de diverses manières. Le site Web de Bibliothèque et Archives Canada est devenu un outil de premier plan pour les Canadiens et toutes les personnes qui s'intéressent au Canada. Notre personnel organise des expositions et des activités éducatives dans les locaux de l'institution et de ses partenaires partout au Canada. Nous aidons les utilisateurs à comprendre comment notre collection et nos ressources documentaires sont organisées, et nous les assistons dans leurs recherches (voir figures 1 à 3 à la page suivante relative aux services de BAC). S'il y a lieu, nous protégeons les droits liés aux documents, tels que les droits d'auteur et les renseignements personnels. Les responsabilités de BAC en matière d'accès à l'information impliquent souvent l'examen de documents d'archives provenant de tous les ministères et organismes du gouvernement canadien, de dossiers d'employés d'anciens membres du personnel civil et militaire du gouvernement, et des documents organisationnels de BAC.

BAC travaille en partenariat avec les bibliothèques et les centres d'archives de toutes les régions du Canada. Nous partageons des documents et aidons d'autres bibliothèques et centres d'archives du pays à en faire autant. S'ajoute à cette collaboration la coordination des services de bibliothèque des ministères et organismes fédéraux. Enfin, notre programme national de développement des archives soutient financièrement les centres d'archives du pays, afin de les aider à préserver et à rendre accessible la mémoire collective du Canada.

Tendance continue vers une augmentation des services en ligne offerts par BAC aux Canadiens

Figure 1. Nombre total de demandes faites par des Canadiens auxquelles a répondu BAC par le biais des services traditionnels (référence, AIPRP, consultation)

Figure illustrant le nombre total de demandes faites par des Canadiens auxquelles a répondu Bibliothèque et Archives Canada par le biais des services traditionnels (référence, AIPRP, consultation)

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Figure 2. Nombre total de pages vues sur le site Web de Bibliothèque et Archives Canada (en millions)

Figure illustrant le nombre total de pages vues sur le site Web de Bibliothèque et Archives Canada (en millions)

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Services au gouvernement

Figure 3. Nombre total de services offerts aux ministères fédéraux

Figure illustrant le nombre total de services offerts aux ministères fédéraux

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Résultat stratégique et architecture des activités de programme

Ce diagramme illustre notre architecture des activités de programme (AAP). Il présente nos principales activités et les éléments clés de chacune, qui nous permettent d'atteindre nos objectifs. Les collections de BAC, ainsi que ses responsabilités (gérer la disposition des documents du gouvernement canadien, gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada, faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux Canadiens), contribuent à améliorer les connaissances en ce qui concerne l'histoire et le patrimoine culturel du Canada et encouragent la participation du public à cet égard. Ainsi, l'AAP de BAC est liée principalement à une des priorités du gouvernement canadien, soit « Les affaires sociales », plus précisément au volet « Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques ».

Figure 4. Architecture des activités de programme de BAC

Représentation graphique de l'architecture des activités de programme de Bibliothèque et Archives Canada

Note : les Centres fédéraux des documents à appellement maintenant « Centre de services régionaux ».
Source : Bibliothèque et Archives Canada

[D]

Bibliothèque et Archives Canada contribue également à la réalisation d'autres priorités gouvernementales; une gestion efficace des documents constitue le fondement administratif et opérationnel nécessaire au gouvernement pour offrir des services de qualité aux Canadiens et soutient pleinement la priorité « Affaires gouvernementales ». Nos responsabilités en matière de gestion des documents gouvernementaux soutiennent la responsabilité et la prise de décision gouvernementales, ainsi qu'un système juridique et judiciaire équitable et accessible pour tous.

Sommaire – Rendement


Ressources financières pour 2008-2009 (en milliers de dollars)
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles
175 671,0 $ 172 657,8 $ 126 592,5 $

Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.


Ressources humaines pour 2008-2009 (ETP)
Ressources prévues Ressources réelles Écart
1 143 1 152 9

Tableau de synthèse du rendement


Résultat stratégique : Les générations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Indicateurs de rendement Objectifs Rendement de 2008-2009
Narratifs (Préservation, développement de la collection, accessibilité) Non précisés à ce niveau en 2008-2009 Le résumé des progrès accomplis est présenté plus bas, dans la contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques.


(en milliers de dollars)
Activité de programme 2007-2008 Dépenses réelles 2008-09 Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
Budget principal des dépenses Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles
1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue 13 588,0 12 002,0 11 954,0 13 654,2 13 938,8

Affaires gouvernementales

 

Affaires sociales

Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques

1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada 68 910,9 77 166,0 95 554,0 83 773,2 68 776,8
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation 39 957,1 68 434,0 68 163,0 75 230,4 43 876,9
Total 122 456,0 157 602,0 175 671,0 172 657,8 126 592,5  

Note : Une gestion efficace des documents constitue l'assise administrative et opérationnelle nécessaire au gouvernement pour offrir des services de qualité aux Canadiens. Elle soutient la responsabilité ministérielle et de gestion au sein du processus démocratique canadien. Par conséquent, l'activité de programme 1.1 soutient la priorité « Affaires gouvernementales » du gouvernement canadien.

Une grande partie des 46,1 millions d'écart entre le total des autorisations et les dépenses réelles, soit 42,4 millions, résulte de décisions prises à l'égard de trois grands projets de construction. Deux projets inscrits dans l'activité de programme 1.2 ont été approuvés : une nouvelle installation pour l'entreposage de collections et une nouvelle installation pour la préservation de documents à base de cellulose de nitrate tel que film, photos et négatifs faisant partie du patrimoine documentaire du Canada. Cependant, 5,8 millions ont été reportés en 2009-2010, et 6,8 millions en 2010-2011, soit au moment où les travaux de construction auront effectivement lieu. Dans l'activité de programme 1.3, la somme de 29,8 millions accordée pour la construction d'un édifice destiné à loger les activités et expositions du Musée du portrait du Canada a été bloquée en novembre 2008 lorsque le gouvernement a décidé d'abandonner ce projet.

Pour plus d'informations, veuillez consulter le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de Bibliothèque et Archives Canada.

Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques

Les priorités énoncées dans le Rapport sur les plans et les priorités pour l'année 2008-2009 sont les cinq choix stratégiques qui orientent les décisions de l'organisation en matière de gestion et d'utilisation des ressources depuis 2006. Nous sommes actuellement à évaluer ces choix stratégiques au moyen d'une méthode d'évaluation formative. Cet exercice permettra une solide évaluation du rendement de BAC par rapport à l'atteinte d'objectifs élevés associés aux choix stratégiques. Le résultat de l'évaluation sera présenté dans le RMR de 2009-2010. En ce qui concerne le rapport de 2008-2009, nous avons exposé les résultats des activités de programme en les mettant en correspondance avec chacun des choix stratégiques qui orientent les actions en vue de l'atteinte des résultats stratégiques de BAC.


Choix stratégiques Type État d'avancement / Lien avec les activités de programme
1. BAC apportera toutes les modifications nécessaires à ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de tirer profit de ses possibilités. Déjà établi Activité de programme 1.1
  • Une version définitive de la Directive sur la tenue de documents au gouvernement du Canada assure le passage à l'information numérique dans l'administration gouvernementale (ex. : caractéristiques fonctionnelles et guide d'archivage des courriels).
Activité de programme 1.2
  • De nouvelles stratégies ont été mises en place ou sont en voie de l'être afin d'orienter l'acquisition et la gestion du patrimoine documentaire canadien en format numérique.
  • Nous avons ajouté une quantité importante de contenus numériques à nos collections, en archivant des sites Web, en permettant le dépôt automatisé de documents numériques et en procédant à une numérisation massive de documents actuellement sur support papier, audiovisuel ou autres.
  • Nous avons expérimenté l'utilisation de sites Web interactifs très achalandés (YouTube et Flickr) qui permettent aux visiteurs d'ajouter des informations aux documents que nous publions en ligne, améliorant ainsi la recherche documentaire pour tous les utilisateurs.
  • Nous avons continué d'assumer un rôle de direction, de coordination et de soutien en aidant nos partenaires à acquérir, à gérer et à diffuser le patrimoine documentaire canadien en format numérique.
Activité de programme 1.3
  • La plupart des nouvelles expositions de BAC ont été diffusées sur notre site Web ou comportent certains éléments en ligne.
  • La consultation du site Web de BAC à des fins de recherche généalogique est passée de 132 millions de pages en 2007-2008 à 144 millions en 2008-2009.
  • Des ressources pédagogiques en ligne plus nombreuses aident les éducateurs et les autres usagers à mieux utiliser la collection.
Activité de programme 1.4
  • Nous avons adopté une approche plus intégrée en matière de gestion de nos investissements et de nos activités en technologie de l'information, une approche basée sur des dossiers spécifiques au sein de BAC.
  • Nous avons identifié des lacunes que nous devrons combler afin de répondre à nos besoins en TI de façon stratégique et intégrée à l'échelle de l'organisation.
2. BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale Déjà établi

Note : Les actions réalisées dans le cadre du choix stratégique 1, qui enrichissent et améliorent les collections, les outils et les ressources en ligne de BAC, contribuent également à ce 2e choix stratégique.

Activité de programme 1.2
  • Le développement et la diffusion de la collection ont tenu compte des besoins exprimés par les Canadiens (p. ex. : augmentation des documents en ligne pour la recherche généalogique).
  • La poursuite de la mise en œuvre de notre système de gestion de l'information AMICAN permet maintenant aux Canadiens, où qu'ils se trouvent, d'effectuer des recherches en ligne sur une plus grande portion de nos collections, notamment par l'intermédiaire de certains Centres de services régionaux.
Activité de programme 1.3
  • L'accroissement des ressources et des bases de données généalogiques en ligne a généré une augmentation importante de la fréquentation du site Web de BAC.
  • Le Centre d'apprentissage a rejoint plus de 3 500 enseignants au Canada et le portail a reçu 11 000 visites par mois. Plus de 2 000 élèves ont consulté les dossiers de service militaire dans le cadre du programme « Nous nous souviendrons d'eux », et près de 500 000 enfants ont participé au Club de lecture d'été TD en 2008.
3. BAC mettra l'accent sur son rôle en matière de gestion de l'information du gouvernement du Canada relativement à l'élaboration d'une tenue de documents efficace. Déjà établi Activité de programme 1.1
  • La nouvelle directive sur la tenue de documents du gouvernement et les outils qui l'accompagnent sont prêts à être mis en œuvre afin d'améliorer la gestion de l'information gouvernementale.
  • Notre projet d'élagage « Ouvrir la voie » a permis d'éliminer 15 000 contenants de documents gouvernementaux sans valeur archivistique; nous avons ainsi réalisé des économies annuelles de 178 000 $, libéré des espaces d'entreposage et amélioré l'accès aux autres documents.
  • Une définition plus précise des responsabilités en matière de gestion de l'information a permis de distinguer les responsabilités respectives de BAC et des ministères; ainsi, BAC a pu concentrer ses dépenses sur les documents qui relèvent de son mandat.
4. BAC utilisera systématiquement les ententes de collaboration et s'acquittera de plus en plus de son mandat par l'entremise des autres ou avec les autres. Déjà établi Activité de programme 1.1
  • Les progrès accomplis en vue de la mise en place d'un régime de tenue de documents modernisé ont été rendus possibles grâce à des partenariats fructueux et à la participation de plus de 20 ministères.
Activité de programme 1.2
  • En collaboration avec divers partenaires, nous avons précisé ce qui doit être fait pour numériser le patrimoine documentaire actuel du Canada et pour acquérir la masse croissante de nouveaux documents numériques.
  • BAC a dirigé et soutenu le projet de Dépôt numérique fiable, et proposé aux organisations des approches cohérentes et intégrées pour la collecte et la préservation des documents numériques.
Activité de programme 1.3
  • La collaboration avec d'autres ministères a été essentielle pour atteindre les objectifs en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et pour améliorer les services offerts par les bibliothèques du gouvernement fédéral.
  • De nombreuses expositions de BAC ont été réalisées en collaboration avec des partenaires tels que la National Archives and Records Administration des États-Unis, les Archives nationales d'Irlande et d'autres institutions au Canada.
5. BAC veillera à ce que les consultations menées auprès des citoyens et des clients ainsi que les résultats des évaluations fassent partie de la prise de décisions. Déjà établi Activité de programme 1.3
  • Notre Conseil consultatif sur les services a continué à chercher des façons d'améliorer les services.
  • En 2008-2009, le taux de satisfaction général de notre clientèle s'élevait à 79 %. Par contre, le taux de satisfaction pour nos services Web n'était que de 66 %. Ces résultats nous indiquent les secteurs à examiner plus attentivement afin de leur apporter des améliorations.
Activité de programme 1.4
  • Nous avons développé une expertise en matière d'opinion publique, élaboré des plans de recherche et donné suite à nos constats à propos des intérêts et points de vue de nos utilisateurs.

Tirer parti de l'expérience pour orienter les futurs changements à BAC

En 2008, Bibliothèque et Archives Canada a entrepris d'opérationnaliser les principales composantes nécessaires à l'atteinte de ses objectifs stratégiques, tels que stipulés dans sa loi constitutive et dans l'énoncé de ses choix stratégiques. Nous avons d'abord réalisé divers projets qui ont fourni les bases à la modernisation de l'institution et de ses trois principaux secteurs de responsabilité.

Acquisition et documentation : Nous avons d'abord examiné de quelle manière nous pourrions le mieux orienter, coordonner et articuler les choix que BAC devra faire en matière d'acquisition de documents, considérant son mandat et ses responsabilités dans un environnement numérique. Nous avons notamment évalué comment nous pourrions collaborer avec d'autres institutions du savoir lors de projets d'acquisition. Nous avons aussi établi comment tenir compte des conséquences financières à long terme de toute acquisition, tels que les coûts de préservation et de gestion de la collection.

Préservation : Nous avons commencé à revoir nos activités et priorités en matière de préservation, incluant la gestion permanente des contenus numériques. Considérant la portée et l'envergure de notre collection actuelle, et notre engagement à en améliorer l'accessibilité, nous sommes à évaluer comment assurer un équilibre entre nos choix d'acquisition et de préservation, en tenant compte de critères tels que la valeur documentaire et les coûts liés à la préservation et à l'accessibilité à long terme.

Exploration des ressources : Nous avons entrepris des actions dans le but de permettre aux utilisateurs de repérer les documents plus facilement et de façon plus intuitive, ainsi que de trouver des ressources additionnelles. Nous avons aussi commencé à réfléchir à la manière d'explorer de nouveaux modes de collaboration, afin que les utilisateurs et nos différents partenaires puissent fournir, à propos des documents et de leur contexte de création, des informations qui pourraient servir à d'autres utilisateurs.

Nous avons également identifié deux questions de gestion interne auxquelles il faudra répondre pour atteindre une efficacité maximale. Premièrement, nous avons examiné de quelle manière nous pourrions aider nos employés professionnels à gérer les changements majeurs auxquels ils devront faire face à l'avenir dans leur travail. Deuxièmement, nous avons commencé à réfléchir à la façon de moderniser les fonctions dans des secteurs tels que les ressources humaines, l'élaboration des politiques et les technologies de l'information qui sont essentiels à l'atteinte de nos objectifs.

Bien que ces travaux n'en fussent qu'à leurs premières étapes à la fin de 2008-2009, ils indiquaient tout de même d'importants changements à l'horizon pour BAC. Nous avons l'intention de tenir compte de cette réflexion générée par l'exercice de modernisation en évaluant nos résultats et nos stratégies pour 2008-2009.

Analyse des risques

Bibliothèque et Archives Canada évolue dans un environnement caractérisé par le changement rapide. À BAC, le processus de planification et d'établissement des priorités repose sur une analyse détaillée des risques. Dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2008-2009, nous avons identifié cinq risques associés aux activités de programme de BAC. Ils concernent la préservation du patrimoine documentaire en formats numérique et analogique dans un environnement numérique, les pressions et les risques financiers liés aux technologies que nous utilisons ou que nous avons l'intention d'adopter, notre infrastructure et les ressources humaines dont nous avons besoin pour la prestation de programmes et de services aux Canadadiens.

Ces risques découlent en bonne partie du fait que les Canadiens s'attendent à pouvoir consulter en ligne les documents de la collection de BAC, quel qu'en soit le support original, et même si la demande est encore forte pour nos services traditionnels. L'information, incluant celle produite par le gouvernement, est créée de plus en plus sous forme numérique (les sites Web et les courriels en sont un bon exemple), alors que la quantité de documents non numériques que nous recueillons continue d'augmenter; tout ceci pose des défis considérables aux activités de développement, de documentation et de préservation de notre collection. Nous avons travaillé avec des collègues du Canada, du gouvernement et de partout dans le monde, afin de trouver des moyens efficaces de relever ces défis et d'atténuer les risques. À mesure que nous avons renouvelé nos effectifs, nous avons recherché des employés et des gestionnaires capables d'œuvrer dans cet environnement complexe en constante évolution, possédant à la fois des compétences nouvelles et traditionnelles, ainsi que la capacité d'innover et de relever les défis du XXIe siècle en matière de leadership et de capacité.

Les gestionnaires de BAC ont respecté les priorités de l'institution et cherché à réduire les risques, afin de répondre le mieux possible aux défis du monde de l'information numérique dans les activités de programme régulières. Par exemple, nous avons réduit les risques associés à la viabilité financière et ceux associés à notre infrastructure en examinant plus attentivement notre mode d'entreposage des documents gouvernementaux. Entre autres, nous avons entrepris de concentrer nos ressources uniquement sur l'entreposage des documents ayant une valeur archivistique. Cette mesure permet à BAC de diminuer les coûts ainsi que le besoin d'acquérir et de gérer des espaces d'entreposage. De même, nos processus de vérification et d'évaluation nous permettent d'identifier et de réduire certains risques.

Le monde des bibliothèques s'est réuni dans la ville de Québec
En août 2008, BAC accueillait à Québec, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, le 74e congrès et l'assemblée générale de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions (IFLA). Environ 3 000 délégués d'une centaine de pays ont participé à ce congrès international des bibliothèques et de l'information, le plus grand événement de ce genre au monde.

Lors de ce congrès, un groupe composé de représentants de bibliothèques nationales de différents pays a été mis sur pied afin de discuter de questions relatives aux systèmes d'information sur les formats de fichiers de données et à leur rôle dans la préservation numérique. Ce groupe intitulé Unified Digital Registry Working Group a pour objectif de concevoir un outil automatisé qui rendra accessibles les informations sur les formats de fichiers de données, permettant un enregistrement efficace des métadonnées. Puisque notre objet de travail est de plus en plus constitué de vastes collections de documents numériques sous différents formats, cet outil permettra des avancées importantes en matière de préservation numérique.

Profil des dépenses

Le graphique ci-dessous montre l'évolution des dépenses sur une période de six ans (dépenses réelles durant les trois premières années et dépenses prévues au cours des trois suivantes).

Figure 5. Tendance au chapitre des dépenses

Figure illustrant les tendances au chapitre des dépenses ministérielles.

[D]

Le niveau élevé de dépenses pendant quatre années, à partir de 2007-2008, est dû au financement temporaire accordé aux projets ponctuels décrits plus bas. Lorsque ces projets seront complétés, les dépenses diminueront de 26 millions, ce qui nous ramènera approximativement au niveau de financement permanent de BAC.

  • Pendant trois ans, commençant en 2007-2008, un montant de 21,7 millions de dollars aura été investi pour remplacer des systèmes obsolètes et acquérir la capacité de gérer les publications électroniques et les documents numériques du gouvernement canadien.
  • En 2008-2009, BAC a obtenu l'autorisation de construire de nouvelles installations pour la préservation de documents à base de cellulose de nitrate (photographies et films anciens). Nous prévoyons dépenser 12,5 millions de dollars en 2009-2010 et un autre 1,5 million l'année suivante.
  • Les dépenses prévues comprennent aussi 24,1 millions en 2010-2011 pour accroître la capacité d'entreposage de la collection de BAC.1

Ces projets contribuent au mandat de BAC qui consiste, notamment, à préserver le patrimoine documentaire du Canada. BAC continue de veiller à ce que la capacité de préservation dont elle dispose corresponde aux besoins de la collection.

1Notez que ces montants sont sujets à modification. D'autres détails seront fournis dans les prochains RPP et RMR.


Crédits votés et législatifs
(en milliers de dollars)
Crédit voté ou législatif (L) Libellé tronqué du crédit voté ou législatif 2006-2007 Dépenses réelles 2007-2008 Dépenses réelles 2008-2009 Budget principal des dépenses 2008-2009 Dépenses réelles
45 Dépenses du Programme 94 906,0 $ 111 035,2 $ 145 749,0 $ 114 184,6 $
(L) Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés 11 057,0 $ 11 331,7 $ 11 853,0 $ 12 339,1 $
(L) Produit sur la disposition de biens de la Couronne 203,0 $ 89,1 $ - 68,8 $
Total 106 166,0 $ 122 456,0 $ 157 602,0 $ 126 592,5 $

Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.




Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Cette section présente les activités de programme de BAC en fonction d'un unique résultat stratégique, ainsi que les résultats atteints en 2008-2009. On y trouvera quelles ont été les ressources investies pour chacune des activités de programme, de même qu'une description des performances de l'institution en regard des secteurs d'intérêts principaux définis dans notre Rapport sur les plans et les priorités (RPP). Enfin, cette section décrit les avantages pour les Canadiens, analyse les performances et identifie les leçons apprises.

Notre résultat stratégique

Les générations de Canadiens et de Canadiennes actuelles et futures ont accès
leur patrimoine documentaire

Ce résultat stratégique unique permet à BAC de concentrer ses stratégies, ses activités et ses ressources dans une seule direction. Trois activités de programme opérationnelles et une activité de programme de services internes permettent l'atteinte de ce résultat stratégique.

La reddition de comptes de BAC

Dans ce rapport, BAC présente ses résultats de deux manières complémentaires.

Les tableaux des résultats attendus, des indicateurs et des objectifs de rendement renvoient à la version définitive de la Structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR) de BAC pour l'année 2008-2009. Puisque ces engagements étaient essentiellement narratifs et non mesurables, nous les avons décrits dans la partie du rapport intitulée Analyse du rendement. Cependant, nous avons choisi d'utiliser les mêmes tableaux pour présenter les mesures de rendement indiquées dans notre RPP pour toutes les sous-activités; ceci nous permet de préciser le niveau de performance de celles-ci, en y ajoutant une courte liste de réalisations pour chacune. De cette façon, le lecteur pourra établir un lien clair entre le RPP et le présent rapport, et comprendra mieux la performance de Bibliothèque et Archives Canada à un niveau supérieur.

Activité de programme 1.1 – Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Représentation graphique de l'activité de programme 1.1

[D]

BAC joue un rôle de leader dans la conception et la mise en place des politiques et services du gouvernement du Canada en matière de gestion de l'information et de tenue des documents.



Ressources financières 2008-2009
(en milliers de dollars)
Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Ressources prévues Ressources réelles Écart
11 954,0 $ 13 654,2 $ 13 938,8 $ 173 178 5

Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.



Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectifs
Accès aux documents archivistiques et historiques du gouvernement du Canada Narratifs (satisfaction des besoins des clients, acquisition et préservation des documents du gouvernement) Non précisés dans l'activité de programme 2008-2009


Secteur d'attention particulière : Poursuivre l'élaboration du programme sur les documents gouvernementaux et les ententes de disposition des documents avec les institutions fédérales. État du rendement : satisfait à tous
Douze autorisations de disposition ont été accordées à des ministères, dont trois très importantes.
Une nouvelle directive sur la tenue de documents pour le gouvernement du Canada a été finalisée et publiée en juin 2009.
Secteur d'attention particulière : Projets d'évaluation afin d'améliorer la tenue de documents au gouvernement fédéral. État du rendement : satisfait à tous
Quinze projets d'évaluation de la tenue de documents ont été menés à terme. Les résultats ont servi à identifier les outils et le soutien requis pour réussir la mise en application de la Directive sur la tenue de documents.
Secteur d'attention particulière : Mettre en œuvre le nouveau modèle d'entreposage pour les documents gouvernementaux. État du rendement : satisfait à tous
Le plan d'action de cinq ans pour cette mise en œuvre respecte bien les échéances prévues.
Secteur d'attention particulière : Faire progresser le dossier de l'Initiative d'accessibilité du Web. État du rendement : satisfait à tous
Trois mille mètres supplémentaires de documents sans valeur archivistique ont été retirés des tablettes grâce à la poursuite du projet d'élagage « Ouvrir la voie », afin de réduire la pression de l'entreposage à BAC et d'orienter la préparation de nouvelles autorisations de disposition, de guides d'implantation et de futurs avis au gouvernement.
De nouvelles stratégies et de nouveaux outils ont été mis en place afin de faciliter l'accès aux documents, dans le cadre du Plan d'amélioration de l'accessibilité.

Avantages pour les Canadiens
L'identification et une saine gestion des documents gouvernementaux ayant une valeur opérationnelle ou archivistique en facilitent le repérage. En concentrant nos énergies exclusivement sur les documents qui ont une valeur opérationnelle et une valeur archivistique, notre projet d'élagage a généré d'importantes économies annuelles.

Analyse du rendement
Chaque année, les ministères et organismes du gouvernement canadien produisent une quantité considérable de documents numériques, de documents imprimés et de documents sur d'autres supports. Une meilleure gestion de ces documents est essentielle à l'amélioration de la reddition de compte et de la prise de décision. Depuis 2006, BAC a participé, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et une vingtaine d'autres organismes partenaires, à la conception et à la mise en place d'un régime global de tenue de documents. Ce nouveau régime sera appliqué à plus de 200 ministères ou organismes du gouvernement fédéral. Il permettra l'instauration d'un solide cadre de gestion des documents et améliorera la reddition de compte à laquelle les Canadiens s'attendent.

Une nouvelle Directive sur la tenue de documents a été adoptée par le Secrétariat du Conseil du Trésor en juin 2009; elle est accompagnée de nouvelles normes documentaires et exigences en matière de tenue de documents. Divers projets d'évaluation ont permis d'identifier les défis qui se posent et auxquels le nouveau régime de tenue de documents cherche à répondre. Des directives et outils ont été préparés afin d'aider les ministères et organismes à réaliser le plan de mise en œuvre de ce régime sur une période de cinq ans – par exemple : comment gérer le courrier électronique ou comment identifier les documents ayant une valeur opérationnelle ou archivistique. On a aussi conçu, validé et offert des formations aux premiers ministères et organismes participants.

Cette année, nous avons bonifié la gestion et les ressources de nos activités en tenue de documents dans le cadre de notre mandat législatif. Ceci nous a amenés à réorienter notre travail sur un nouveau modèle d'entreposage des documents gouvernementaux et sur la décision de réserver nos services d'entreposage uniquement aux documents qui relèvent directement de notre mandat, et ce, à partir du 1er avril 2009. Les ministères seront responsables de conserver leurs documents jusqu'à ce qu'ils identifient ceux qui possèdent une valeur archivistique afin de les transférer à BAC pour conservation permanente. Nous avons entrepris d'aider les ministères à gérer cette responsabilité en travaillant à la préparation d'une offre à commandes principale et nationale (OCPN) pour les services requis en entreposage de documents administratifs.

Transfert à BAC d'une vaste collection photographique du MDN

BAC a reçu du ministère de la Défense nationale (MDN) une importante collection de négatifs photographiques, jusqu'à ce jour gérée conjointement par le Centre d'imagerie interarmées des Forces canadiennes (CIIFC) et le Service d'imagerie de la Défense nationale.

Cette collection contient environ 900 000 photos, produites par le MDN entre les années 1914 et 2000, et couvre une large gamme d'activités du MDN, tant au Canada qu'à l'étranger. Elle vient compléter une collection de quelque 700 000 photos que BAC avait déjà acquise du MDN.

C'est en constatant que les conditions actuelles d'entreposage étaient inadéquates et que les négatifs avaient sérieusement commencé à se dégrader que les responsables du CIIFC ont demandé que la collection soit transférée à BAC, là où elles pourraient bénéficier de conditions d'entreposage et de conservation à la fine pointe. Le transfert de la collection s'est terminé en septembre 2008.

Une équipe composée d'archivistes et d'autres professionnels de BAC a travaillé très fort pour effectuer ce transfert de manière efficace et rapide, afin que le public et les chercheurs puissent avoir accès à cette collection qui documente une grande partie de l'histoire militaire canadienne.

Photo montrant un militaire canadien offrant des biscuits à un enfant, vers 1944.

Le soldat Alex Livingstone offre des biscuits à un enfant italien, vers 1944. (ZK-552).
« Les enfants italiens avaient rapidement compris que les biscuits distribués par les cantines canadiennes étaient faciles à obtenir, et ils ont agi en conséquence. Cet enfant reçoit sa ration quotidienne du soldat Alex Livingstone, de Reserve Mines, dans l'île du Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse. »

Photo montrant l'infanterie canadienne débarquant en Normandie, vers juin 1944.

L'infanterie canadienne débarque en Normandie, vers juin 1944. (ZK-1083-5) Photographe : Lt G. K. Bell

Photo montrant un militaire canadien fouillant des prisonniers allemands, vers juin 1944.

Un militaire canadien fouillant des prisonniers allemands, vers juin 1944. (ZK-1083-7) Photographe : Lt G. K. Bell

 

La deuxième année du projet d'élagage a permis de détruire 15 000 contenants de documents sans valeur archivistique ou considérés comme du patrimoine documentaire opérationnel non géré. Ce projet a déjà réussi à soulager une partie de la pression financière résultant de nos coûts d'entreposage et à améliorer l'accès aux documents d'archives.

Plus globalement, les données de notre Cadre de gestion du rendement (CGR) indiquent que nous avons atteint nos objectifs opérationnels courants en ce qui touche la gestion de l'ensemble des documents du gouvernement fédéral. Nous avons acquis 680 groupes de documents des ministères et organismes (environ 3000 mètres linéaires) et rendu accessibles plus de 10 000 documents grâce à des descriptions détaillées en ligne. Nous avons répondu à plus de 2,1 millions de demandes provenant de gestionnaires de tous les secteurs de l'administration publique concernant l'accès à des documents entreposés dans nos Centres de services régionaux, ou pour obtenir des conseils, des informations ou de la formation.

Leçons apprises
Les consultations auprès des ministères et les résultats de nos projets d'évaluation ont alimenté les dernières versions de la Directive sur la tenue de documents. Nous avons appris qu'il nous faudra mettre au point des méthodes de formation plus efficaces sur la tenue de documents, comme des vidéos ou des formations en ligne, afin de favoriser une mise en place efficiente de la Directive. Nous avons aussi identifié et commencé à corriger les facteurs qui ralentissent et complexifient la production des autorisations de disposition entre BAC et les autres organismes du gouvernement. Ainsi que nous l'avons indiqué plus haut, notre décision concernant le nouveau modèle d'entreposage s'est inspirée de notre compréhension des coûts et des risques encourus si nous outrepassons notre mandat.

Activité de programme 1.2 – Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Représentation graphique de l'activité de programme 1.2

[D]

BAC acquiert des documents patrimoniaux de diverses façons. Le personnel de BAC décrit et gère ces documents de manière à garantir leur préservation à long terme et leur accessibilité.


Ressources financières 2008-2009
(en milliers de dollars)
Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Ressources prévues Ressources réelles Écart
95 554,0 $ 83 773,2 $ 68 776,8 $ 628 637 9

Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.



Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectifs
La gestion de la collection de BAC est améliorée pour en accroître l'accès à long terme et mieux refléter l'expérience canadienne La stratégie sur le contenu de la collection identifie des priorités (pour 2008-2009 seulement) Non précisés dans l'activité de programme 2008-2009


Secteur d'attention particulière : Concevoir des stratégies afin de préserver le patrimoine documentaire. État du rendement : satisfait à tous
Concevoir une Stratégie canadienne d'information numérique

La stratégie a été approuvée et le rapport final sera publié en septembre 2009.
Une enquête a été commandée concernant la situation actuelle et les défis à venir en matière de préservation numérique au Canada.

En collaboration avec divers partenaires, BAC a préparé une proposition dans le cadre du « Projet Canada » afin d'identifier de quelle manière il pourrait soutenir ce projet à mesure qu'il progresse.

BAC a collaboré avec l'entreprise The Generations Network afin de numériser et de rendre accessibles les documents fédéraux qui présentent un intérêt pour la généalogie.

La numérisation et la préservation progresseront dans le cadre de l'exercice de modernisation.

Stratégie d'archivage de sites Web

Les processus et les outils d'archivage de sites Web sont opérationnels.
La stratégie est en cours de révision dans le cadre de l'exercice de modernisation.

Conception et mise en place d'une stratégie d'exploration des ressources

Un projet de stratégie a été rédigé pour consultation interne.
Des projets pilotes sont en cours (par exemple : ArchivesCanada et AtoM)

Stratégie sur le contenu de la collection de BAC

Les priorités d'acquisition ont été établies jusqu'en 2010 et sont révisées dans le cadre de l'exercice de modernisation.

Conservation des documents audiovisuels

Une stratégie en trois étapes, fondée sur l'évaluation des risques, a été mise en place afin de clarifier les priorités de conservation.

Secteur d'attention particulière : Recueillir le patrimoine documentaire du Canada en format numérique. État du rendement : satisfait à presque tous
Projet de Dépôt numérique fiable (DNF)

Les politiques, les orientations, les normes et les outils ont été conçus.
Les transferts numériques sont commencés.
Le plan à long terme se déroule comme prévu.

AMICAN

En voie de réalisation :

  • Lancement du système de gestion de la collection
  • Mise en place du Système de gestion des fonds de renseignements (SGFR), commençant avec deux sites
  • Progrès enregistrés pour le système de circulation du matériel publié, un système de prêt entre bibliothèques et un système d'auto-enregistrement des usagers
  • Plusieurs ressources en généalogie ajoutées au module de recherche du site Web de BAC au profit de tous les Canadiens
  • Utilisation d'un seul Système de gestion de l'information sur les contacts pour toutes les informations concernant les clients dans tous les systèmes
Numérisation de masse

Le Plan stratégique interne de numérisation a été mis en œuvre et plus de 2,4 millions d'images ont été numérisées, soit bien au-delà de l'objectif de un million.

Grâce à un partenariat avec l'Infrastructure de recherche sur le Canada au 20e siècle (IRCS) et Statistique Canada, 1,8 million d'images ont pu aussi être numérisées.

Augmentation de la capacité d'archivage numérique

Des progrès mesurables ont permis de réduire les retards accumulés.

Des stratégies et des processus ont été mis en place pour mieux servir l'acquisition de documents patrimoniaux, leur préservation et leur accessibilité.


Avantages pour les Canadiens
Nous sommes de plus en plus déterminés à acquérir et à préserver, de la manière la plus efficiente possible, le patrimoine documentaire nécessaire pour que nos collections soient bien représentatives du Canada, incluant par exemple des documents ayant trait aux Autochtones ou aux minorités visibles. BAC élabore des normes nationales que les diverses institutions d'archives canadiennes peuvent utiliser pour décrire leurs documents, facilitant ainsi les recherches des utilisateurs. Notre engagement envers la numérisation des documents permet de garantir l'accès à ce patrimoine documentaire pour les générations actuelles et futures, peu importe les changements technologiques à venir.

Photo de la Carte du littoral de Terre-Neuve, par James Cook, 1765. LAC, R12788

Carte du littoral de Terre-Neuve entre St. Laurence et Point May, 1765. Bibliothèque et Archives Canada, R12788. Cette carte a été achetée grâce à une subvention du Programme de biens culturels mobiliers, du ministère du Patrimoine canadien, sous l'égide de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels, et avec la contribution des Amis de Bibliothèque et Archives Canada.

Analyse du rendement
Nous avons fait des progrès mesurables grâce à des approches stratégiques et novatrices concernant le développement et la gestion de nos collections en 2008-2009, par exemple grâce à une Stratégie sur le contenu de la collection. Ces mesures nous permettent d'établir des priorités en matière de conservation, incluant notre engagement à numériser des documents, en particulier les documents en péril. Grâce à la diffusion de certains de nos documents sur des sites Web tels que YouTube et Flickr, nous rejoignons d'autres clientèles moins traditionnelles, nous offrons au public l'occasion de communiquer avec nous et nous attirons de nouveaux utilisateurs.

BAC est bien engagé dans son projet pluriannuel de mise en place d'un réseau de Dépôts numériques fiables à travers le pays. Ceux-ci formeront une solide infrastructure, avec services, qui permettra de repérer, d'acquérir, de gérer, de préserver et de rendre accessible le patrimoine documentaire numérique canadien. Nous avons aussi fait de grands progrès avec AMICAN, un système unique et moderne de gestion de l'information. Sa mise en application sera un avantage pour BAC et pour les Canadiens qui souhaitent un meilleur accès à nos collections.

Nous avons aussi réalisé des progrès majeurs en ce qui a trait à nos responsabilités relatives aux documents électroniques gouvernementaux, à l'archivage de sites Web et au dépôt légal électronique; de nouvelles politiques ont été préparées, incluant trois déjà en vigueur concernant le développement des collections numériques, la préservation numérique et les lignes directrices relatives à la sélection. Plusieurs autres politiques étaient en préparation à la fin de 2008-2009.

Par ailleurs, nous continuons d'assumer nos responsabilités courantes. En 2008-2009, notre Cadre de gestion du rendement nous a fourni des données qui indiquent que nous avons dépassé nos objectifs d'acquisition de documents numériques : 33 756 nouvelles publications (une augmentation de 35,4 % par rapport à l'année précédente, attribuable notamment à une quantité inhabituelle de thèses numériques – plus de 20 000); nous avons aussi reçu 13 nouveaux fonds ou collections d'archives (soit une augmentation de 6,6 % par rapport à 2007-2008).

Notre détermination à mieux refléter l'expérience canadienne dans son ensemble nous a permis d'atteindre et même de dépasser nos objectifs d'acquisition de documents autochtones et multiculturels : 1 372 nouvelles publications et cinq fonds d'archives à contenu autochtone, ainsi que 2 004 nouvelles publications et huit fonds à contenu multiculturel.

Photo illustrant le premier ministre Stephen Harper et le ministre des Ressources naturelles Gary Lunn, de passage à Bibliothèque et Archives Canada le 26 août 2008. Le ministre Lunn a dévoilé une carte géologique circumpolaire à cette occasion.

Le premier ministre Stephen Harper et le ministre des Ressources naturelles Gary Lunn étaient de passage à BAC le 26 août 2008. Le ministre Lunn a dévoilé une carte géologique circumpolaire à cette occasion.

Cette carte est la première carte imprimée de l'hémisphère nord, du Pôle Nord au 60e parallèle; elle date de 1595. Notre copie est en fait la deuxième version de l'édition française de 1613. Photographie : Cabinet du Premier ministre

La description de nos collections est essentielle à leur accès. En 2008-2009, BAC a créé 70 413 descriptions, dépassant l'objectif de 8 %. Parmi celles-ci, 40 291 contiennent des accès par sujet, grâce à l'ajout d'informations décrivant le contenu des documents, par exemple à l'aide d'une terminologie bilingue normalisée, de mots-clés ou de résumés; ces outils aident les usagers à trouver l'information pertinente à leur recherche. Selon notre évaluation, 92 % des fonds et collections d'archives sont traités et correctement décrits, alors que 79 % des nouveaux documents gouvernementaux sont classifiés et décrits à l'aide d'instruments de recherche.

Protéger toute la collection de BAC en garantit l'accessibilité à long terme. Nous estimons que 55 % de nos collections sont entreposées dans des conditions de préservation acceptables; il nous faudra augmenter nos capacités pour le reste. Une des façons d'y arriver est de copier et de numériser les documents – ce que nous avons fait pour 1 444 heures d'enregistrements sonores ou visuels et 70 films parmi les plus à risque. De plus, nous sommes intervenus sur 111 117 autres documents : 25 % d'entre eux ont été traités pour arrêter une détérioration en cours ou réparer un dommage, de façon à en assurer la préservation à long terme; les autres 75 % ont été traités pour réduire les risques de détérioration en raison de leur utilisation actuelle, à des fins de numérisation, de services au public ou d'activités d'interprétation.

Un meilleur accès à la collection grâce au Web social
Le projet Flickr/YouTube avait trois objectifs principaux :
  • expérimenter de nouvelles façons d'améliorer l'accès en ligne au patrimoine documentaire canadien;
  • examiner comment les usagers interagissent avec les documents numériques dans un environnement qui encourage les commentaires et les marqueurs Web (tags);
  • promouvoir le dialogue et augmenter les interactions avec le patrimoine documentaire numérique du Canada.

Plus de 19 200 visites ont été enregistrées sur l'album Flickr durant une période de 24 semaines, c'est-à-dire une moyenne de 800 visites par semaine. Durant les quatre premières semaines de présence du film de BAC sur YouTube, en mars 2009, plus de 240 visites furent enregistrées sur la chaîne de BAC, et plus de 500 visionnements de vidéos. Les visites quotidiennes au site relié à la collection de BAC (Le trèfle et la feuille d'érable) ont augmenté de 140 % et les visiteurs ont commencé à en « marquer » les contenus.

Leçons apprises
Nos partenaires et nous-mêmes avons appris qu'il faudra une collaboration importante et soutenue, de même que de nouveaux investissements privés et publics, pour répondre aux défis posés par la croissance rapide du patrimoine documentaire canadien en format numérique. BAC devra aborder ces défis dans le respect de son mandat législatif et en tenant compte de ses ressources. Notre expérience en matière d'acquisition de documents numériques ou de numérisation de documents de notre collection met en lumière l'importance de l'infrastructure et du soutien en technologie de l'information, ainsi que la nécessité de tenir compte de nos capacités informatiques en technologie de l'information. Il nous faudra dépasser nos approches traditionnelles en matière de gestion des collections dans des domaines tels que la description à la pièce, que nous avons conçues dans un environnement très différent.

Activité de programme 1.3 – Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible à des fins d'utilisation

Représentation graphique de l'activité de programme 1.3

[D]

BAC fournit de l'information et des services dans le but de faciliter l'accès aux collections, et réalise des projets de diffusion et d'interprétation du patrimoine documentaire canadien. BAC fournit aussi des normes et des ressources en gestion de l'information aux membres de la communauté des bibliothèques et des archives du Canada.


Ressources financières 2008-2009
(en milliers de dollars)
Ressources humaines 2008-2009 (ETP)
Dépenses prévues Total des autorisations Dépenses réelles Ressources prévues Ressources réelles Écart
68 163,0 $ 75 230,4 $ 43 876,9 $ 342 337 -5

Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.



Résultats attendus Indicateurs de rendement Objectifs
Les clients utilisent le patrimoine documentaire pour leur enrichissement personnel, l'acquisition continue du savoir et la production de résultats utiles pour le Canada Narratif Non précisés dans l'activité de programme 2008-2009


Secteur d'attention particulière : Faciliter l'accès à notre collection. État du rendement : satisfait à presque tous
Général / Gestion des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Mise en place de nouveaux logiciels pour soutenir la gestion des services reliés à ces deux lois; une vérification interne portant sur nos activités en matière de protection des renseignements personnels a guidé la rédaction d'un plan d'action visant à apporter des améliorations.

Le Commissariat à l'information du Canada a évalué à 4,5 sur 5 nos services reliés à l'AIPRP.

Mise à l'essai d'un éventuel poste de liaison à nos Centres de services régionaux afin d'offrir un meilleur service.

Mise en place de plans pour répondre aux demandes résultant de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Conseil consultatif sur les services de Bibliothèque et Archives Canada (CCS de BAC)

Les instruments de mesure actuels et les activités du CCS permettent à BAC d'améliorer ses services à la clientèle.

Plan de programme stratégique, 2008-2009 à 2010-2011

Un plan de programme stratégique a été conçu et fait l'objet d'une révision dans le cadre de l'exercice de modernisation.

Stratégie de la généalogie de BAC

Des bases de données importantes en généalogie (recensements, listes de passagers, listes d'immigrants de Chine, etc.) ont été ajoutées à nos services, grâce à la collaboration de nos partenaires.

Le nombre de visites à la page d'accueil de notre site Web a augmenté de 62 % par rapport à 2007-2008; ceci est dû à une augmentation de l'intérêt général pour des informations généalogiques.

La demande est forte pour des services en personne et pour aider les personnes qui font des recherches sur leur famille.

Initiative de services de bibliothèque équitables (ISBE)

BAC a agi à titre d'organisme dirigeant dans ce projet et tenu diverses consultations auprès des intéressés, ce qui a mené à un possible rééquilibrage des rôles.

BAC a commencé à mettre au point des normes de services équitables.

BAC a commencé à rédiger les exigences pour que le Centre d'échange de documentation électronique puisse produire des ouvrages publiés en texte électronique, en audio numérique et en braille.

Secteur d'attention particulière : Nouveau partenariat entre BAC et les bibliothèques du gouvernement fédéral. État du rendement : satisfait à tous
BAC a procédé à la restructuration du secrétariat assurant la coordination entre les bibliothèques du gouvernement fédéral; il est maintenant en pleine opération.

Un groupe de travail a été formé afin de standardiser les achats de ressources électroniques pour les bibliothèques du gouvernement fédéral.

Secteur d'attention particulière : Programme national de développement des archives (PNDA). État du rendement : satisfait à tous
Cueillette et analyse des données de référence du PNDA pour chacun des indicateurs du Cadre de mesure du rendement.

L'évaluation des résultats a été effectuée.

Secteur d'attention particulière : Musée du portrait du Canada (MPC) État du rendement : satisfait à tous
BAC s'est conformé aux directives du gouvernement pour le projet du MPC concernant une autre façon d'offrir accès à la collection de portraits du Canada.

Une évaluation de quelques activités (ex. : F. H. Varley : des portraits en pleine lumière, les visites de la chambre forte, Portraits dans la rue et Portraits sur la glace) dénote un solide intérêt et un fort soutien de la part du public.


Avantages pour les Canadiens
Un nombre croissant de Canadiens utilisent nos accès de plus en plus faciles à nos collections et ressources, à mesure que nous inaugurons de nouvelles expositions en ligne, incluant celles du Musée du portrait, et que nous augmentons les ressources disponibles. Les Canadiens bénéficient de l'engagement de BAC à répondre aux intérêts des citoyens et des utilisateurs, notamment en généalogie et en éducation, de même qu'à celui de répondre rapidement aux demandes d'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Analyse du rendement
BAC a élaboré et mis en place diverses stratégies permettant de garder ses services bien centrés sur les priorités qui correspondent le mieux aux intérêts des Canadiens. La décision du gouvernement de ne pas choisir un lieu physique pour établir le Musée du portrait a attiré l'attention du public, mais BAC a conçu un plan qui a réussi à limiter les impacts sur les résultats de l'année 2008-2009. La majorité de nos programmes et services s'est réalisée à peu près comme prévu.

Figure 6. Nombre de pages vues sur le site Web du Centre canadien de généalogie (en milliers)
Figure illustrant le nombre de pages vues sur le site Web du Centre canadien de généalogie (en milliers)

[D]

Figure 7. Nombre de services offerts sur place au Centre canadien de généalogie

Figure illustrant le nombre de services offerts sur place au Centre canadien de généalogie

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Les données de notre Cadre de gestion du rendement illustrent l'ampleur de nos programmes et services. En 2008-2009, les Canadiens ont été 16 % plus nombreux que l'année précédente à demander des photocopies ou à consulter des documents originaux sur place. Nous avons connu, par rapport à 2007-2008, un accroissement de 26,6 % de nos visiteurs au Centre canadien de généalogie (CCG) et une augmentation de 75 % des pages consultées dans notre site Web sur la généalogie. Nous avons aussi constaté que nos utilisateurs de biens et de services sont de plus en plus autonomes, ce qui s'est traduit par une diminution des demandes à nos services de référence.

En 2008-2009, BAC a augmenté ses contacts avec les enseignants, puisque 3 500 d'entre eux ont participé à dix ateliers portant sur les ressources pédagogiques reliées aux programmes scolaires. Près d'un demi-million de jeunes Canadiens ont participé au Club de lecture d'été TD de 2008, et ont lu près de deux millions de livres. BAC s'est associé à la Société géographique royale du Canada et au Collège des Affaires publiques Arthur Kroeger de l'Université Carleton à Ottawa pour organiser une journée de dialogue et de réflexion sur le passé, le présent et le futur du Nunavut; 350 personnes ont participé à ce colloque. Nous avons aussi collaboré avec la Varley Art Gallery de Markham et le Musée canadien de la nature pour présenter l'exposition F. H. Varley : des portraits en pleine lumière, laquelle a attiré plus de 16 000 visiteurs. De plus, nos expositions Portraits de familles : immigration et identité (organisée conjointement avec l'Art Gallery of Nova Scotia et des associations d'immigrants) et Portraits sur la glace (organisée avec la Commission de la capitale nationale), ainsi que d'autres activités et expositions de portraits ont attiré environ un million de personnes, incluant celles qui ont participé au Bal de Neige d'Ottawa ou au 400e anniversaire de la ville de Québec.

L'importance des programmes et services mettant en valeur des documents intéressant certains groupes en particulier semble évidente dans les données de 2008-2009. Même si nous n'avons pas atteint notre objectif de 13 % de participation à nos activités ou services par des personnes qui s'identifient elles-mêmes comme membres d'une minorité visible, nous avons par contre dépassé notre objectif de 4 % pour ce qui est de la participation des Autochtones; ceci est dû aux personnes qui ont effectué des recherches à propos du Règlement relatif aux pensionnats ou à propos des litiges concernant les revendications territoriales. Nous avons été très actifs à promouvoir le programme Un visage, un nom auprès des communautés inuites, afin d'obtenir leur collaboration à l'identification des Inuits représentés dans plusieurs photographies de nos collections. Cependant, il faut avouer qu'à ce jour nous n'avons pas connu beaucoup de succès dans nos démarches pour obtenir ces informations.

Figure 8. Pourcentage de clients satisfaits par la réponse à leur demande de renseignement
Figure illustrant le pourcentage de clients satisfaits par la réponse à leur demande de renseignement

[D]

Depuis 2007-2008, BAC mesure attentivement le degré de satisfaction de ses usagers concernant les services offerts en menant régulièrement trois types de sondage basés sur le genre de service utilisé2. Les résultats pour l'année 2008-2009 montrent que 90 % des personnes participant à nos enquêtes sur le Web apprécient nos services et sont disposées à visiter de nouveau notre site. Cependant, le taux général de satisfaction pour le site Web est sous la barre des 70 %; nous devrons nous interroger à ce propos. Les personnes faisant affaire avec nous à distance (et non celles qui se présentent en personne ou qui utilisent le Web) nous indiquent un taux de satisfaction plus bas que notre objectif de 80 %, ce que nous expliquons en partie par le retard accumulé à répondre aux demandes.

Leçons apprises

Nous avons constaté une légère décroissance des inscriptions au Programme national de développement des archives (PNDA). D'après nous, c'est parce que la communauté archivistique éprouve des difficultés à répondre aux nombreuses exigences de candidature et de reddition de comptes du programme; nous allons en conséquence réexaminer les modalités et les conditions du PNDA.

Le Conseil consultatif sur les services continue de fournir à BAC des commentaires provenant de personnes intéressées et d'organismes apparentés, dont nous avons tenu compte dans l'élaboration de nos programmes et services. Le succès de cette façon de procéder traduit notre engagement à offrir un meilleur accès aux décideurs et aux experts, ce qui nous a guidés lors de la transformation de nos services.

2Parmi les utilisateurs du site Web de BAC, ceux qui consultent certaines pages sont choisis au hasard (1 sur 250) et se voient offrir de participer à un petit sondage en ligne. Par ailleurs, deux jours par mois, nous demandons aux usagers qui viennent sur place de remplir un questionnaire à propos des services reçus. Enfin, une semaine par mois, nous ajoutons un questionnaire (avec une enveloppe de retour adressée et timbrée) aux réponses que nous expédions suite à une demande d'information ou de service. Les réponses obtenues grâce à ces trois méthodes sont ensuite analysées tous les trimestres. La satisfaction de la clientèle est mesurée par le pourcentage de personnes qui répondent " satisfait " ou " très satisfait ", sur une échelle comportant cinq réponses possibles; cette échelle est conforme à l'Outil de mesures communes utilisé au gouvernement. Les observations et les commentaires reçus grâce aux questionnaires sont aussi analysés afin de déterminer si un suivi est nécessaire. Cette façon de procéder fournit à BAC de solides données pour évaluer le degré de satisfaction de sa clientèle et améliorer ses services.

Activité de programme 1.4 – Services internes

Représentation graphique de l'activité de programme 1.4

[D]

Les services internes sont des « outils habilitants », essentiels à toutes les stratégies de Bibliothèque et Archives Canada. Ceux qui sont listés plus bas font écho à certains des engagements formulés à la section IV de notre Rapport sur les plans et les priorités ainsi qu'à d'autres activités importantes. Nous ne disposons pas de données financières spécifiques aux services internes, car ceux-ci sont intégrés dans chacune des principales activités de programme. Toutefois, l'importance de ces activités de soutien pour le succès de l'ensemble des objectifs de BAC est telle qu'elles méritent d'être présentées formellement dans ce rapport.


Secteur d'attention particulière : Capacité de recherche sur l'opinion publique État du rendement : satisfait à tous
La section Recherche et analyse de la clientèle a été mise sur pied afin de conseiller, consulter, concevoir des méthodes de recherche, procéder à des consultations sur le terrain, préparer des rapports et les présenter à la haute direction.

La section a consulté les clients de BAC, constitué un groupe de travail pour examiner et donner des avis à propos des projets de recherche, et conçu un plan de recherche détaillé, lequel est régulièrement mis à jour.

Secteur d'attention particulière : Technologie de l'information. État du rendement : satisfait à tous
Une fonction de gestion du portefeuille de clients a été créée; en conformité avec l'approche gouvernementale, une méthode de gestion du portefeuille de clients permet d'établir des priorités et de choisir des projets reliés aux technologies de l'information (TI). Ainsi, les TI s'intègrent mieux aux différents secteurs d'activités.
Secteur d'attention particulière : Performance organisationnelle État du rendement : satisfait à presque tous
Des travaux préliminaires ont été effectués par un comité de travail de la haute direction et un champion de BAC, dans le but de renforcer l'évaluation de la performance à BAC. De plus, un plan d'action a été élaboré avec comme objectif d'améliorer les cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats, au niveau des activités de programme.
Secteur d'attention particulière : Ressources humaines État du rendement : satisfait à presque tous
Le plan d'action a été réalisé au complet, en réponse aux défis mis en évidence par le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux 2005 pour Bibliothèque et Archives Canada.

Le projet de formation en planification des ressources humaines à l'intention des gestionnaires a été remplacé par la planification intégrée des ressources humaines et des activités à l'aide d'un modèle, d'un guide et de sessions d'information.

Des activités identifiées dans le Plan d'action pour l'équité en matière d'emploi 2007-2010 ont été mises en œuvre afin de favoriser la diversité de la main-d'œuvre.

La planification intégrée des ressources humaines et des activités et le cadre de gestion des résultats ont été mis en place suite à l'engagement d'améliorer le cadre de mesure du rendement de BAC.

Secteur d'attention particulière (non inclus dans le RPP) : Biens immobiliers État du rendement : satisfait à tous
La construction de nouvelles installations pour la préservation de documents sur nitrate de cellulose a été approuvée pour 2009-2010 et respecte l'échéancier. Ce projet fait partie de la stratégie d'infrastructure à long terme de BAC pour un nouvel entrepôt pour la collection.
Secteur d'attention particulière (non inclus dans le RPP) : Gestion de l'information État du rendement : satisfait à tous
La stratégie de gestion de l'information de BAC a été conçue et approuvée, conformément à l'engagement pris dans le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats.

Avantages pour les Canadiens
Une gestion efficace des services internes permet à BAC de réaliser plus efficacement son mandat dans toutes les activités de programme. Par exemple, la section Recherche et analyse de la clientèle a fourni à BAC l'information requise pour mieux comprendre ses clientèles cibles et pour affiner ses programmes et ses services, de façon à mieux répondre aux besoins des Canadiens. Nos progrès dans le domaine des technologies de l'information nous ont permis de concentrer nos ressources sur les projets qui fournissent les résultats espérés par les personnes qui explorent et utilisent nos collections. Ces projets sont réalisés au meilleur coût-bénéfice possible afin de garantir une utilisation optimale de nos ressources. L'amélioration de nos rendements en matière de ressources humaines permet d'adapter les habiletés et les compétences de notre personnel aux besoins et attentes toujours en évolution des citoyens qui s'intéressent au patrimoine documentaire canadien. Enfin, l'amélioration de notre rendement général et de nos activités de gestion immobilière permet de garantir que BAC cherche activement à obtenir les meilleurs résultats possibles avec les ressources disponibles.

Analyse du rendement
Les priorités des services internes indiquent leur importance en tant « qu'outils habilitants » pour tous les autres engagements de BAC. Mentionnons en particulier la série de mesures prises pour réorienter la gestion des TI et la faire passer d'une gestion par projet à une vision plus institutionnelle et plus stratégique. Cependant, l'expérience nous démontre que cela prendra plus de temps que prévu. Nous reconnaissons aussi la nécessité de porter davantage attention à l'infrastructure de la gestion de l'information (GI). Nos priorités en ressources humaines ont continué de répondre aux défis mis en évidence par le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2005; nous nous sommes particulièrement attaqués à la réduction du harcèlement en milieu de travail et à la planification intégrée des ressources humaines et des activités. Nos activités en recherche et analyse de la clientèle ont permis de mieux répondre aux clients de BAC grâce à des recherches quantitatives et qualitatives visant à améliorer la prise de décision en matière de programmes et d'initiatives. De plus, un plan de recherche a été conçu et est régulièrement mis à jour afin de répondre aux priorités de recherche de BAC.

Nous avons commencé à réfléchir à la nécessité d'un cadre de mesure du rendement plus performant. Cela représente un défi de taille, considérant la difficulté de repérer exactement les données appropriées parmi toutes nos activités de programme; cependant, nous prévoyons que les améliorations à notre architecture des activités de programme nous permettront de progresser à ce sujet. Nos engagements en matière de gestion immobilière ont visé à faire avancer notre stratégie à long terme, laquelle consiste à mettre en place une infrastructure de conservation permettant de préserver le patrimoine documentaire canadien et de gérer les documents essentiels du gouvernement. Ces engagements comprennent la construction d'un local pour la préservation de documents sur nitrate de cellulose, pour garantir que les vieux films et pellicules soient conservés dans un environnement approprié. Nous avons aussi fait des progrès dans notre planification à long terme concernant un nouvel entrepôt pour la collection.

Leçons apprises
À la suite de toutes les initiatives technologiques entreprises au cours des années et des changements rapides dans le domaine des TI, nous avons conclu qu'il nous fallait prendre le temps de mieux comprendre ce que nous avons déjà et qui fonctionne bien, afin de mieux orienter notre planification des TI pour les années à venir. Ce travail commencera en 2009-2010. Nos progrès en gestion du rendement sont influencés par le besoin de gérer un changement de culture organisationnelle, où l'on passera d'une culture fondée sur l'excellence professionnelle dans des domaines spécifiques, à une culture qui peut aussi formuler un engagement institutionnel mesurable envers l'obtention de résultats stratégiques, et agir en conséquence.



Section III : Renseignements supplémentaires

Principales données financières

Les principales données financières fournies dans le Rapport ministériel sur le rendement offrent un aperçu général sur l'état de la situation financière et des résultats de BAC. Les états financiers sont présentés en conformité avec les principes de la comptabilité d'exercice. Les informations supplémentaires non vérifiées, présentées dans les tableaux financiers d'autres sections de ce rapport, ont été rassemblées sur la base d'une méthode modifiée de comptabilité de caisse, afin de respecter les principes de déclaration fondés sur les crédits. Les états financiers de notre organisme peuvent être consultés sur notre le site Web de BAC.


(en milliers de dollars)
État condensé de la situation financière
à la fin de l'année financière (31 mars 2009)
Variation
en %
2009 2008
ACTIFS      
Total des actifs 9,6 % 39 503 36 050
Total 9,6 % 39 503 36 050
PASSIFS      
Total des passifs 8,8 % 43 352 39 856
AVOIRS      
Total des avoirs 1,1 % (3 849) (3 806)
Total 9,6 % 39 503 36 050


(en milliers de dollars)
État condensé de la situation financière
À la fin de l'année financière (31 mars 2009)
Variation
en %
2009 2008
CHARGES      
Total des charges 4,2 % 172 369 165 402
REVENUS      
Total des revenus 3,6 % 558 579
COÛTS D'EXPLOITATION NETS 4,2 % 171 811 164 823

Figure 9. Types d'actifs
Figure illustrant les types d'actifs financiers de Bibliothèque et Archives Canada

[D]

Les actifs totaux se chiffraient à 39,503 millions $ à la fin de 2008-2009, une augmentation de 3,453 millions $ (9,6 %) sur la dernière année. Les immobilisations corporelles représentent 99 % de nos actifs.

Figure 10. Types de passifs
Figure illustrant les types de passifs financiers de Bibliothèque et Archives Canada

[D]

Les passifs totaux se chiffraient à 43,352 millions $ à la fin de 2008-2009, une augmentation de 3,496 millions $ (8,8 %) par rapport à l'an dernier. Les indemnités de départ et les charges à payer sont encore les principaux postes au passif.

 
Figure 11. Types de charges
Figure illustrant les types de charges financières de Bibliothèque et Archives Canada

[D]

 

Les charges totales se chiffraient à 172,369 millions $ à la fin de l'exercice 2008-2009, ce qui représente une augmentation de 6,967 millions $ (4,2 %) par rapport à celle de l'année précédente. Les principales dépenses sont pour les salaires et les avantages sociaux, qui représentent 56 % de toutes les dépenses.

Liste des tableaux – Renseignements supplémentaires


  • Sources des revenus disponibles et des revenus non disponibles
  • Frais d'utilisation
  • Achats écologiques
  • Vérifications internes et évaluations

La version électronique de tous les tableaux de renseignements supplémentaires qui figurent dans le Rapport ministériel sur le rendement de 2008-2009 est disponible dans le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca//dpr-rmr/st-ts-fra.asp.