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ARCHIVÉ - Politique sur les frais d'utilisation externe - Version archivée de 2003

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Entrée en vigueur

La Politique sur les frais d'utilisation externe remplace la Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification (1997) et entre en vigueur le 12 août 2003.

Contexte

Le gouvernement fédéral impose des frais d'utilisation depuis la Confédération. De nos jours, à l'instar de la plupart des autres administrations, il impose ce genre de frais à un large éventail d'activités. L'imposition de frais d'utilisation diffère des taxes et impôts du fait que les frais imputés sont reliés à un service qu'un client extérieur identifiable reçoit, en plus de ce que le contribuable ordinaire lui-même reçoit ou des coûts de réglementation d'une activité ou de prestation d'un service.

L'imposition de frais d'utilisation externe est également un outil de saine gestion susceptible de promouvoir une bonne gouvernance. En sensibilisant les ministères et les intervenants aux coûts globaux des produits et services, à la valeur et aux coûts connexes des droits et privilèges accordés et à la valeur de l'accès aux ressources du gouvernement et à leur utilisation, les ministères peuvent encourager une prestation de services plus efficace et mieux adaptée ainsi qu'une gérance plus saine des ressources.

La politique précise :

  • les conditions dans lesquelles l'imposition de frais d'utilisation externe est appropriée, ainsi que les exigences relatives à l'instauration, la modification et la gestion des frais imputés;
  • les exigences liées à une communication ouverte, transparente et instructive avec les intervenants;
  • les exigences liées à la surveillance de la mise en oeuvre de la politique, ainsi qu'à la présentation de rapports sur les recettes provenant de l'imposition des frais d'utilisation externe et des renseignements connexes.

La politique fait suite aux conclusions d'un examen de la politique effectué en 1997 par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Elle énonce les attentes du Conseil du Trésor relativement à la manière dont les ministères gèrent les frais d'utilisation externe en vue de renforcer la responsabilisation et de promouvoir des communications ouvertes et transparentes.

Les dispositions de la politique tiennent compte de l'engagement pris dans le budget fédéral de 2003 visant à énoncer les principes et à renforcer les exigences liées à la mise en oeuvre de méthodes de gestion améliorées en matière d'imposition de frais d'utilisation.

Les principes sur lesquels repose la politique n'ont pas été modifiés de manière notable. Cependant, la politique vise à assurer une plus grande responsabilisation et une plus grande rigueur sur le plan de l'instauration, de la modification et de la gestion des frais d'utilisation externe. Cela est accompli grâce à une consultation des intervenants plus ouverte, transparente et continue, ainsi qu'à des exigences plus poussées de surveillance et de reddition de comptes.

Les exigences de la politique sont décrites en termes génériques basés sur des principes, de façon à donner une marge de manoeuvre aux ministères et leur permettre d'adapter la mise en oeuvre de la politique en fonction des frais d'utilisation externe spécifiques et du large éventail d'activités et d'environnements gouvernementaux dans lesquels ils opèrent.

Définitions

Avantage

Ce terme désigne la valeur des produits et des services, des droits ou des privilèges ou l'accès aux ressources détenues et contrôlées par le gouvernement ou leur utilisation, qu'ils soient corporels ou incorporels, et qui sont concédés à des bénéficiaires extérieurs identifiables.

Ministère (ministériel)

Le terme « ministères » désigne tous les ministères définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Imposition de frais d'utilisation externe (frais d'utilisation externe)

L'imposition de frais d'utilisation externe désigne le processus de détermination des frais d'utilisation et de perception de recettes en rapport avec la fourniture ou la concession à des bénéficiaires extérieurs identifiable (par exemple des particuliers, des entreprises, des sociétés et d'autres institutions qui ne sont pas soumises à la réglementation fédérale) de produits et de services, d'activités de réglementation, de l'utilisation d'une installation gouvernementale (autre que dans le cas d'une transaction immobilière exclue par la politique), de droits ou de privilèges ou l'accès à des ressources détenues ou contrôlées par le gouvernement ou leur utilisation.

Par « l'imposition de frais d'utilisation externe », on entend les frais réels imposés ou les recettes proprement dites.

L'imposition de frais d'utilisation externe représente des recettes non fiscales, que ces recettes soient réalisées au Canada ou à l'étranger. Les frais ne comprennent pas d'autres recettes non fiscales (voir la section de la politique intitulée Application).

Bénéficiaires extérieurs identifiables

Tous les particuliers, groupes ou entités qui ne sont pas définis comme des ministères sont considérés comme « externes ». Ce terme désigne les associations, les sociétés d'État, ainsi que les gouvernements municipaux, provinciaux et étrangers et les organisations internationales.

Les « bénéficiaires identifiables » sont ceux que l'on perçoit raisonnablement comme étant distincts du grand public, soit parce qu'ils retirent un avantage, soit parce que leurs activités imposent des frais de réglementation au gouvernement fédéral.

Intervenant

Les intervenants sont des tiers de l'extérieur qui ont un intérêt avoué ou apparent dans un programme du gouvernement fédéral. Ce terme englobe de façon non exhaustive les usagers payants et leurs associations, ainsi que les particuliers et groupes dont l'intérêt réside principalement dans les fonctions ou activités de base dudit programme.

Énoncé de politique

La promulgation de la Politique sur les frais d'utilisation externe vise à :

  • encourager une approche équitable sur le plan du financement des programmes du gouvernement, en imposant équitablement des frais à ceux qui tirent un plus grand parti des produits et services que le contribuable ordinaire ou en imposant équitablement des frais à ceux dont les activités exigent l'adoption d'une réglementation;
  • permettre au gouvernement de réaliser des recettes équitables, au nom des Canadiens, en contrepartie de droits ou de privilèges accordés et de l'accès aux ressources détenues ou contrôlées par le gouvernement en leur nom ou de leur utilisation; et
  • encourager l'affectation efficiente des ressources en soumettant les programmes aux conditions du marché, soit l'offre et la demande, ce qui réduit ou élimine la demande de produits et services perçus comme étant « gratuits ».

La politique a pour objectif de renforcer la responsabilisation, par l'entremise de consultations, de la surveillance et de rapports, sur le plan de l'instauration, de la modification et de la gestion continue des frais d'utilisation externe.

Par l'entremise de cette politique, le Conseil du Trésor énonce les conditions dans lesquelles l'imposition de frais d'utilisation externe est appropriée, ainsi que les exigences relatives à l'instauration, la modification et la gestion des frais imputés et les rôles et responsabilités respectifs des ministres, des administrateurs généraux, du Secrétariat du Conseil du Trésor et des ministères.

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, indépendamment de l'autorisation invoquée afin de déterminer ou de modifier les frais d'utilisation externe.

La politique s'applique aux frais d'utilisation externe imposés par les ministères à des parties extérieures (p. ex. particuliers, entreprises, sociétés et autres institutions qui ne sont pas soumises à la réglementation fédérale) en contrepartie de l'octroi ou de la prestation direct :

  • de produits ou services (ce qui comprend des services de réglementation),
  • de droits ou privilèges,
  • d'accès à des ressources appartenant au gouvernement ou de l'utilisation de celles-ci.

La politique s'applique également aux frais d'utilisation d'installations gouvernementales (p. ex. terrains de camping) lorsqu'il s'agit de services essentiels que le ministère offre au public.

Exceptions

La politique ne s'applique pas aux transactions suivantes :

  • transactions immobilières qui sont accessoires aux services essentiels d'un ministère.
  • marchés à production de recettes qui ont été officiellement négociés et conclus avec des parties extérieures pour autant qu'ils régissent une relation particulière unique (plutôt qu'une transaction courante mise à la disposition générale des utilisateurs sur demande) et que la transaction soit facultative (autrement dit, qu'elle ne soit pas exigée par une loi);
  • aux ententes ou accords négociés avec d'autres gouvernements nationaux (par exemple, des municipalités ou des provinces) ou des gouvernements étrangers ou avec des organisations internationales (par exemple, les Nations Unies, l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord).
  • transactions assujetties aux objectifs et dispositions d'autres politiques ou instruments fédéraux plus pertinents, s'appliquant à l'échelle gouvernementale, notamment :
  • les transactions intra et interministérielles, de même que les entreprises relevant de la Politique sur les services communs;
  • les transactions entre les ministères et les fonctionnaires fédéraux en vertu des conventions collectives ou des conditions d'emploi (par exemple, stationnement, vêtements, uniformes, logement);
  • des transactions immobilières conclues sous l'égide de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et du Règlement concernant les immeubles fédéraux;
  • l'établissement du prix des publications, qui est régi par les procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada;
  • les transactions assujetties au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés;
  • l'accès aux biens de la Couronne et l'aliénation de ces derniers;
  • les redevances tirées de propriété intellectuelle appartenant à la Couronne;
  • les paiements de transfert (par exemple, les subventions et les contributions à des bénéficiaires extérieurs).

Exigences de la politique

Exigences générales

Au moins une des conditions suivantes doit s'appliquer pour que des frais d'utilisation externe puissent être imposés :

  • un produit, un service ou l'utilisation d'une installation gouvernementale à des bénéficiaires extérieurs identifiables constitue un avantage que ne reçoit pas le contribuable ordinaire;
  • un service est fourni par le gouvernement dont l'objectif est la réglementation;
  • un droit ou un privilège est accordé ou encore l'accès à une ressource détenue ou contrôlée par le gouvernement ou son utilisation est autorisé dans le cas de bénéficiaires extérieurs identifiables.

De concert avec la condition liée à l'imposition de frais, les ministères devraient évaluer la décision relativement à l'imposition de frais dans le contexte suivant :

  • les avantages pour le gouvernement devraient l'emporter sur les coûts initiaux et permanents de gestion des frais;
  • l'imposition de frais d'utilisation externe ne devrait pas compromettre considérablement la réalisation d'objectifs plus vastes de la politique fédérale;
  • l'activité en question devrait être considérée comme étant une fonction légitime et nécessaire du gouvernement et ne peut pas être assurée adéquatement par d'autres secteurs.

Remarque : En situation de concurrence, lorsque le gouvernement est obligé de poursuivre l'activité, les ministères doivent éviter toute concurrence déloyale (c'est-à-dire en fixant des prix inférieurs à ceux du secteur privé parce qu'on sous-estime les coûts, comme les coûts d'immobilisation irrécupérables).

Les propositions d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe doivent être appuyées par l'information disponible et pertinente de la meilleure qualité possible. Cette information doit être communiquée aux intervenants de façon ouverte et transparente, et les intervenants doivent avoir des possibilités raisonnables d'apporter leur contribution, de la faire examiner et de recevoir une rétroaction.

Les frais d'utilisation externe seront basés soit sur le coût de l'activité correspondante, soit sur la valeur de ce qui est obtenu par le bénéficiaire extérieur identifiable, conformément aux exigences de la politique en matière de Détermination des frais (voir plus bas).

Les recettes provenant de frais d'utilisation externe, ainsi que l'information connexe, doivent être ouvertement et clairement divulguées.

Toutes les recettes provenant de frais d'utilisation externe sont des fonds publics assujettis à la Loi sur la gestion des finances publiques. Le pouvoir de dépenser ces recettes exige une autorisation légale expresse ou l'approbation du Conseil du Trésor.

Les ministères qui établissent ou modifient des frais en vertu d'un décret ou d'un règlement doivent se conformer aux exigences de la Politique du gouvernement du Canada en matière de réglementation.

Au cas où un ministère disposerait de plusieurs types d'autorisations juridiques afin de déterminer ou de modifier les frais d'utilisation externe (législation habilitante ou par délégation, la Loi sur la gestion des finances publiques, le pouvoir ministériel de conclusion des marchés), il devrait rechercher un avis juridique afin d'assurer une application appropriée.

La présente politique doit être lue et appliquée de concert avec d'autres politiques, notamment celles qui sont énumérées à la section « Références ».

Exigences particulières

Les ministres sont responsables de la décision concernant l'instauration ou la modification des frais d'utilisation externe dans leurs secteurs de responsabilité respectifs, en conformité avec les autorisations juridiques mises à leur disposition et conformément aux conditions et exigences prévues par la présente politique.

Il incombe aux ministres (ou les administrateurs généraux de certains organismes) de rendre une décision finale dans le cadre de différends touchant leurs activités en matière de frais d'utilisation externe (voir la section Gestion des différends).

Les administrateurs généraux doivent désigner une personne d'un niveau équivalent à celui de sous-ministre adjoint ou d'un niveau plus élevé qui sera chargée de surveiller la mise en oeuvre de la politique et qui sera le point de contact pour le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ils doivent élaborer et tenir à jour des systèmes d'information et des méthodes de gestion (y compris la documentation et l'analyse) nécessaires au soutien de l'imposition de frais d'utilisation externe.

Pour faire la preuve d'une saine gestion et démontrer la responsabilisation en ce qui a trait à l'imposition de frais d'utilisation externe, les ministères doivent :

1. consulter avec les intervenants sur tous les aspects des propositions visant à instaurer, à modifier et à gérer les frais d'utilisation externe, plus particulièrement sur :

a) l'analyse à l'appui de l'imputation envisagée aux clients extérieurs,

b) l'établissement des coûts de revient,

c) la détermination des frais d'utilisation,

d) les méthodes et normes de prestation de services, et

e) la gestion des différends.

2. surveiller la mise en oeuvre de la politique à l'échelle des ministères.

3. présenter des rapports concernant l'imposition de frais d'utilisation externe.

Ces exigences font point de discussion en détail ci-dessous :

1. Consultations des intervenants

Dès qu'une proposition initiale est élaborée en vue d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation, les ministères doivent identifier les intervenants touchés et visés, ainsi qu'élaborer une stratégie et un plan de consultation.

Le processus de consultation vise un double objectif :

  • divulguer aux intervenants l'information relative à l'instauration, à la modification et à la gestion des frais d'utilisation externe;
  • permettre aux intervenants d'apporter leur contribution et de recevoir à temps et de façon appropriée la rétroaction du ministère.

La portée et le niveau de l'effort consacré à la consultation devraient être proportionnels à l'importance des frais d'utilisation envisagés, à des facteurs tels que l'éventail et la diversité des intervenants ainsi que la nature et le niveau de leur intérêt. Les mécanismes de consultation utilisés dépendront de l'activité en question, de l'environnement où elle doit se dérouler ainsi que des caractéristiques des intervenants. La politique reconnaît qu'il peut exister des circonstances où il est difficile de consulter les intervenants.

Les ministères devront également contacter d'autres ministères du gouvernement fédéral dont les intervenants pourraient être touchés par les frais d'utilisation envisagés afin de favoriser une plus grande efficience et cohérence et de tenir compte de l'incidence sur les objectifs des autres politiques d'intérêt public.

Les consultations avec les intervenants doivent porter sur les aspects suivants :

  • les motifs justifiant l'instauration ou la modification des frais imputés et leur rapport avec les priorités et les objectifs globaux du ministère;
  • la nature des activités qui entraînent l'imposition de frais d'utilisation, les coûts connexes et toute autre information se rapportant à la prestation de services s'il existe un rapport avec les frais en question;
  • les normes de prestation de services, les responsabilités des ministères et des intervenants en vue de leur respect, ainsi que les options réalistes qui pourraient être mises en oeuvre advenant que ces normes ne soient pas respectées;
  • la manière dont le niveau des frais d'utilisation proposés (ou le barème des frais) a été déterminé, y compris une idée du contexte de l'imposition de frais d'utilisation et de l'incidence de l'imposition de frais d'utilisation elle-même;
  • la manière dont les ministères tiendront des consultations continues, fourniront de l'information aux intervenants, leur offriront la possibilité de faire part de leur rétroaction et feront rapport du respect des normes de service;
  • la manière dont les ministères communiqueront, après les consultations d'usage, toute modification apportée aux barèmes des frais ou à tout autre aspect de la gestion des frais d'utilisation;
  • le processus au sein du ministère pouvant être suivi par les intervenants en cas de problèmes ou de différends liés à l'imposition de frais d'utilisation externe.

Dans certains cas, il peut s'avérer impossible de procéder à des consultations (p.ex. secrets entourant le budget). Le cas échéant, il faudra planifier des consultations préalables à l'annonce et prévoir une conception du programme annoncé suffisamment souple pour permettre les modifications susceptibles de s'imposer après les consultations suivant l'annonce.

a) Analyse en vue de l'imposition de frais d'utilisation externe

Lorsque les ministères proposent d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe, sans égard à l'autorité approbatrice, ils devraient être conscients de l'environnement dans lequel intervient l'imposition de frais d'utilisation externe et le comprendre, notamment en ce qui concerne l'incidence même de ces frais. L'analyse en ce sens constituera l'un des volets de la consultation des intervenants et favorisera le processus de prise des décisions.

Indépendamment de l'autorité approbatrice, les ministères devraient mener un examen de l'environnement pour les factures pertinents. Ces facteurs sont notamment :

  • la justification des frais et façon dont ils sont liés au mandat et aux objectifs ayant trait à l'activité ou au programme en question, ou à d'autres programmes ou politiques du gouvernement;
  • les pratiques employées par d'autres administrations (comme les principaux partenaires commerciaux) pour des activités similaires dans des situations comparables;
  • les intervenants et leurs intérêts (y compris, au besoin, les membres du grand public ayant des intérêts généraux dans les résultats du programme, mais ne s'acquittant pas de frais);
  • l'analyse, basée sur les informations disponibles, des répercussions (y compris du point de vue de l'équité) de ces frais au niveau des avantages et des coûts sur les plans social et économique ainsi que sur le plan de la santé et de la sécurité;
  • les exigences et ressources organisationnelles et administratives requises pour l'établissement et l'administration de tels frais;

Les ministères devraient également évaluer les risques ayant trait aux facteurs pertinent, en mettant en particulier l'accent sur ceux qui pourraient influer notablement sur la réussite de l'établissement et de la gestion des frais. L'ampleur de cette évaluation et le degré d'effort à y consacrer devraient être proportionnels au niveau de risque défini par le ministère.

Les documents relatifs à l'examen de l'environnement et à l'évaluation des risques devraient être mis à jour si les résultats initiaux devaient mener à des analyses plus approfondies, ou à la suite de consultations, si des informations supplémentaires devenaient disponibles ou s'il s'avérait qu'une analyse plus poussée est nécessaire pour donner suite aux préoccupations des intervenants.

Après la mise en oeuvre des frais nouveaux ou modifiés, les ministères devraient contrôler périodiquement, dans la mesure où c'est pratique et raisonnable, les facteurs clés cernés au cours de l'examen de l'environnement et mettre leur analyse à jour, le cas échéant. Cela est particulièrement important en ce qui concerne les facteurs à caractère délicat ou controversé, et lorsque la première analyse est n'est pas concluante.

Lorsqu'un ministère est le fournisseur unique d'un produit ou d'un service, il doit tenir compte des préoccupations des utilisateurs de ces services au sujet des répercussions des frais sur leur compétitivité ou leur rendement financier. L'examen de l'environnement doit traiter de ces préoccupations, dans la mesure où c'est pratique et raisonnable, en reconnaissant qu'une telle analyse : i) est complexe et difficile à réaliser parce qu'elle dépend du niveau de détail visé, de la méthode employée et de la disponibilité de données financières fiables ou d'autres données fournies par les utilisateurs et ii) aboutit souvent à des résultats non concluants.

Lorsqu'il faut exécuter une analyse approfondie exigeant des méthodes sophistiquées ou des conseils d'experts, les ministères devraient faire en sorte que les intervenants conviennent de l'approche et des méthodes à employer et qu'ils acceptent de fournir des données vérifiables suffisamment détaillées.

Enfin, une analyse à l'appui des frais d'utilisation externe doit tenir dûment compte de la prépondérance du mandat du programme et de son caractère législatif.

b) Établissement des coûts de revient

Avant d'instaurer ou de modifier des frais d'utilisation externe, les ministères doivent estimer le coût total de l'activité pour le gouvernement. Une évaluation approfondie des coûts permettra de mener des consultations ouvertes et instructives auprès des intervenants, tout en favorisant une saine gestion et une prise de décisions éclairée.

Le calcul, qui tient compte de tous les coûts directs et indirects de même que des coûts pertinents assumés par d'autres ministères à l'appui de l'activité, doit être conforme aux pratiques énoncées dans le Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada du Conseil du Trésor.

Il faut établir l'estimation du coût total de l'activité, indépendamment de l'autorité d'approuver ou de la base à partir de laquelle les frais sont imputés aux clients extérieurs.

Ce faisant, l'utilisation méthodique du Guide pour l'établissement des coûts des extrants au Gouvernement du Canada du Conseil du Trésor ira dans le sens des autres mesures et politiques du gouvernement fédéral favorisant le traitement cohérent des coûts, à l'échelle du gouvernement, et facilitera la comparaison des données sur les coûts entre différentes activités.

c) Détermination des frais

Les ministères ont la responsabilité de déterminer le montant des frais d'utilisation. Ces frais doivent être déterminés selon l'une des bases ci-après, compte tenu de chaque type d'activité :

  • les frais d'utilisation externe fondés sur les coûts s'appliquent aux produits et services (y compris les services de réglementation) fournis par le ministère ou à l'utilisation d'une installation gouvernementale (comme un terrain de camping). Ces frais s'appliquent aussi à l'octroi de droits ou de privilèges, ainsi qu'à l'accès aux ressources du gouvernement ou à leur utilisation à des fins non commerciales. Dans ces cas, les frais d'utilisation ne doivent pas dépasser le coût de revient total (ou une estimation raisonnable de ce coût) de la prestation du produit ou du service, de l'accès, de l'utilisation, du droit ou du privilège;
  • les frais d'utilisation externe imposés en fonction du marché s'appliquent à l'octroi de droits ou de privilèges ainsi qu'à l'accès aux ressources du gouvernement ou à leur utilisation à des fins commerciales. Dans ces cas, les frais d'utilisation doivent être calculés en fonction de la valeur marchande (ou d'une estimation raisonnable) desdits droits, privilèges, accès ou utilisation. Les ministères qui envisagent d'appliquer des frais imputés sur cette base doivent demander un avis juridique.

Indépendamment de la base de calcul des frais d'utilisation imposés, il y a des raisons valables - énoncées ci-après - qui justifient parfois un niveau de frais d'utilisation inférieur au coût de revient total ou à la valeur marchande. Quelles que soient les circonstances, lorsqu'un ministère désire appliquer des frais d'utilisation inférieurs au coût de revient total ou à la valeur marchande, il doit pleinement justifier cette réduction conformément à l'une des conditions suivantes :

  • des frais d'utilisation en fonction du marché, ou le recouvrement du coût de revient total, réduiraient à ce point la demande que la réalisation des objectifs importants du programme ou de toute autre politique d'intérêt public se trouverait compromise;
  • le recouvrement du coût de revient total de l'activité pourrait avoir de sérieuses et défavorables incidences sur la situation financière de certains groupes ou catégories de bénéficiaires, alors qu'une réduction des frais d'utilisation pourrait se révéler plus conforme aux objectifs plus larges de la politique;
  • la demande peut se révéler trop faible pour permettre le recouvrement du coût de revient total, et les coûts ne peuvent être réduits pour permettre le plein recouvrement du coût de revient.

Les ministères qui envisagent de recourir à des formules de détermination des frais à imputer doivent consulter des conseillers juridiques et les autorités pertinentes d'établissement des frais (par exemple, l'article 19.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques) pour connaître les attentes sur le plan juridique. En outre, les ministères qui recourent à de telles formules doivent continuer de veiller à ce qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités aux termes de la présente politique (par exemple, la consultation).

Les ministères peuvent faire varier les frais d'utilisation externe selon le niveau de service fourni (par exemple, un frais plus élevé peut être établit pour une livraison plus rapide).

d) Prestation de services

Qu'ils aient décidé ou non d'imposer des frais d'utilisation externe, les ministères sont censés gérer les programmes et fournir des services de façon efficiente et adaptée à la situation, et se montrer réceptifs à toute nouvelle modalité en matière de prestation de services. Cela inclut un examen périodique du rendement de leurs programmes en matière de prestation de service.

Les ministères doivent aussi se montrer réceptifs et répondre aux suggestions des intervenants sur la façon d'accroître l'efficience ou la réceptivité de leurs services. Les suggestions reçues doivent être soigneusement évaluées afin de déterminer si elles sont raisonnables, faisables et conformes aux objectifs visés par les politiques d'intérêt public.

Lors de la consultation des intervenants au sujet de l'instauration envisagée ou de la modification des frais d'utilisation, les ministères doivent clairement définir les services à fournir et expliquer les raisons qui sous-tendent la façon de les fournir. Cela inclut la consultation sur les normes de service à respecter, les responsabilités et les imputabilités respectives pour assurer leur respect et une étude des options possibles qui pourraient être adoptées par les ministères si elles ne sont pas respectées. Une gamme d'options possibles est offerte, allant, entre autres, de l'examen d'autres mécanismes de prestation de services à la refonte des activités, aux réductions de frais et au remboursement de ceux-ci.

Les ministères doivent établir et communiquer des normes de service appropriées (qualitatives et quantitatives), compte tenu de la nature de l'activité et des intérêts de leurs intervenants. Ces normes pourraient inclure des engagements de rendement reliés à des aspects de la prestation de services axés sur les clients (par exemple l'engagement d'aviser rapidement les clients de la réception de matériel, de les informer des progrès réalisés lorsqu'une demande passe les étapes de traitement, ou des délais de traitement prévus).

Les ministères pourraient envisager d'adopter des normes pertinentes établies par d'autres organismes, comme l'Organisation internationale de normalisation.

Les intervenants devraient être informés lorsque des changements apportés aux hypothèses ou aux conditions sous-jacentes influent sur la capacité du ministère de se conformer aux normes prescrites visant des secteurs de la prestation des services.

L'établissement de normes de service et les évaluations du rendement sont des éléments importants des consultations initiales et permanentes des intervenants. Des attentes réalistes en matière de service sont essentielles à l'établissement de normes de service pratiques. Au bout du compte, les ministères doivent également se pencher sur les questions liées à la prestation des services dans le cadre des ressources disponibles et en tenant compte de la prépondérance des mandats et des priorités visés par des loi ou des règlements.

Les ministères doivent, au minimum, rendre compte annuellement aux intervenants de leur rendement général par rapport aux normes de services. Si ces normes ne peuvent pas être respectées, les ministères doivent fournir les explications nécessaires et prendre des mesures correctives, au besoin.

e) Gestion de différends

Une fois les frais instaurés, les intervenants doivent pouvoir disposer d'un processus ministériel afin de canaliser leurs différends ou leurs questions au sujet des frais d'utilisation externe.

Les ministères doivent veiller à ce que ce processus :

  • soit clairement présenté aux intervenants durant les consultations;
  • suive un voie ascendante au sein de la structure hiérarchique du ministère, ce qui comprend la personne désignée comme le superviseur de l'imposition de frais d'utilisation externe, et que cette voie aboutisse au ministre (ou l'administrateur général de l'organisme, le cas échéant);
  • donne une description des procédures à suivre en cas de différends, incluant des moyens de gérer un différend en cas d'impasse (par exemple, un comité consultatif indépendant qui fournit des recommandations au ministre ou à l'administrateur général de l'organisme);
  • soit largement diffusé;
  • soit facilement accessible;
  • soit structuré de sorte à ce que les questions soulevées sont répondues dans un temps raisonnable;
  • se conforme aux mêmes principes d'ouverture et de transparence qui guident la conduite des consultations en général.

2. Surveillance

La surveillance basée sur les principes de la gestion du risque est un effort conjoint de la part du SCT et des ministères, qui a pour objet d'encourager la responsabilisation et une saine gestion.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera :

  • la mise en oeuvre de la politique par l'examen des propositions qui requièrent l'approbation du Conseil du Trésor;
  • la mise en oeuvre de cette politique à l'échelle du gouvernement et collaborera avec les ministères afin de maintenir une sensibilisation permanente à l'égard des questions reliées à cette politique.

Le SCT assurera la surveillance à l'aide :

  • de réunions régulières avec les ministères,
  • d'outils d'évaluation du contrôle préalable,
  • de séances de sensibilisation;
  • de l'examen de l'information ministérielle au sujet des recettes, des dépenses correspondantes et autre information concernant l'instauration ou la modification des frais d'utilisation;
  • de l'examen des rapports de vérification interne, d'évaluation des programmes et autres rapports pertinents.

Le SCT peut avoir besoin d'examens ou d'études périodiques afin d'évaluer des éléments spécifiques de l'imposition de frais d'utilisation externe à l'échelle du gouvernement ou plus précisément à l'égard de certaines questions au sein d'un ministère spécifique.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor entreprendra un examen de la présente politique dans les cinq ans qui suivront son entrée en vigueur.

Les ministères :

  • surveilleront les frais d'utilisation à l'échelle individuelle de leur propre ministère afin d'évaluer la mise en oeuvre de la politique;
  • détermineront les meilleurs outils de surveillance de la mise en oeuvre de cette politique - on leur recommande d'utiliser des outils de surveillance similaires pour toutes leurs activités reliées à l'imposition de frais d'utilisation externe. Cette approche encouragera la cohérence et permettra de consolider l'information au niveau des ministères.
  • · entreprendront l'examen périodique de leurs activités reliées à l'imposition de frais d'utilisation externe afin de déterminer dans quelle mesure la mise en oeuvre de la politique est réussie, et prendre les mesures appropriées en fonction de leurs constatations. Le résultat des examens doit être mis à la disposition du SCT.

À la demande du SCT, les ministères devraient fournir toute l'information pertinente au sujet de l'imposition de frais d'utilisation externe (y compris les constatations découlant de tout examen entrepris par les ministères) afin de soutenir la surveillance de la politique par le SCT.

3. Présentation de rapports

La divulgation de toute information concernant les frais d'utilisation externe est essentielle au maintien de l'imputabilité envers le Parlement et le public canadien. L'information fournie doit être accessible, opportune, régulière et offerte de façon plus ou moins détaillée pour répondre aux différents besoins du grand public, des parlementaires et des intervenants payants. Pour satisfaire à cette gamme d'exigences en matière d'information, une combinaison de méthodes pour faire rapport, telles que les Comptes publics du Canada, les Rapports sur les plans et les priorités et les Rapports ministériels sur le rendement, sera nécessaire, ainsi que des mécanismes moins officiels, tels que les sites Web des ministères, les bulletins d'information et les documents distribués à l'occasion des séances de consultation.

Pour ce faire, les recettes provenant des frais d'utilisation externe seront signalées à l'échelle des ministères et de l'administration fédérale par catégorie principale dans les Comptes publics du Canada et seront complétés, au besoin, par des renseignements plus détaillés selon le ministère et le type.

Les ministères divulgueront, dans des rapports annuels existants, tels que les Rapports sur les plans et les priorités et les Rapports ministériels sur le rendement, toute l'information liée aux frais d'utilisation externe prévus, déterminés ou modifiés en vertu de la présente politique. Cette information sera signalée dans un format et conformément à un processus que prescrira le SCT.

  • Le format comportera des dispositions s'appliquant à la présentation d'information sur les frais d'utilisation externe, classées par catégorie, y compris : i) frais d'utilisation provenant de l'octroi de droits et de privilèges, ii) frais d'utilisation provenant du soutien à l'activité de réglementation et iii) frais d'utilisation provenant de la fourniture d'autres produits et services.
  • Les dispositions comporteront également l'exigence de présenter des rapports annuels sur les activités prévues faisant l'objet de frais dans les Rapports sur les plans et les priorités. L'information fournie précisera les genres de frais, les pouvoirs en matière d'établissement des frais prévus, la justification de l'imposition ou de la modification des frais, la date prévue d'entrée en vigueur, les processus prévus de consultation et d'examen, et le processus envisagé pour le règlement des différends liés à l'activité prévue faisant l'objet de frais.
  • Les dispositions comporteront également l'exigence de présenter, dans les Rapports ministériels sur le rendement, des rapports annuels sur les activités faisant l'objet de frais, les genres de frais, les pouvoirs en matière d'établissement des frais, les recettes, les coûts, la consultation et l'information provenant d'analyses, les normes de service, les résultats du rendement et l'information sur la gestion des différends expliquant les moyens utilisés pour faire connaître le processus de règlement, le nombre de différends soumis, leur type et leur état d'avancement ou leur conclusion. D'autres éléments de rapport pourraient également être inclus selon les besoins.

Les ministères divulgueront sur leurs sites Web ou au moyen de bulletins d'information ou d'autres méthodes accessibles, toute information mentionnée ci-dessus, ainsi que d'autre information telle que des renseignements sur la description des frais, les niveaux de frais et la prestation de services, ainsi que les autorités en vertu desquelles les frais sont déterminés ou modifiés.

Cette information sera signalée dans un format et conformément à un processus que prescrira le SCT. Les dispositions comprendront les exigences minimales visant la divulgation d'information sur les sites Web ou au moyen d'autres modes de distribution, ainsi que les exigences relatives à la mise à jour annuelle de cette information. Les ministères seront invités à dépasser les exigences de divulgation établies dans la mesure du possible.

Demandes de renseignements

Veuillez communiquer toute demande de renseignements concernant la politique ou la gestion des différends en matière de frais d'utilisation externe à la personne de votre ministère qui est chargée de surveiller la mise en oeuvre des frais d'utilisation externe. Au besoin, des questions ou demandes de clarification peuvent être adressées à l'analyste de programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor ou au centre décisionnel en matière de gestion financière du SCT.

Annexe A : Références

Lois pertinentes :

Loi sur l'accès à l'information

Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et du Règlement concernant les immeubles fédéraux

Loi sur la gestion des finances publiques

Règlement sur les marchés de l'État

Règlement sur les intérêts et les frais administratifs

Loi sur les langues officielles

Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics

Règlement de 1997 sur le remboursement de recettes

Politiques et publications :

Acceptation des cartes de crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le gouvernement - Circulaire du CT 1987-18

Politique sur les services communs

Politique d'évaluation

Financement des conférences et des séminaires [bulletin d'information]

Politique de communication du gouvernement du Canada

Politique du gouvernement du Canada en matière de réglementation

Politique de vérification interne

Politique sur la gestion du matériel

Politique sur la surveillance active

Politique sur les différents modes de prestation de services

Politique relative à l'application de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée dans les ministères et organismes du gouvernement du Canada - pour les ministères et organismes conformes à la SIF

Politique sur la perception et remise des taxes de vente provinciales (Application des accords de réciprocité fiscale et des ententes intégrées globales de coordination fiscale)

Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits

Politique sur la gestion des comptes débiteurs

Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds

Politique sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes

Politique sur les comptes à fins déterminées

Politique sur les marchés du Conseil du Trésor

Guides et autres publications* :

Guide des dispositions financières et des modes de financement

Guide pour l'établissement des coûts des extrants au gouvernement du Canada

Guide du processus de réglementation

Cadre de gestion intégrée du risque

Guide du rédacteur - Résumé de l'étude d'impact de la réglementation

Normes de service : un guide pour l'initiative

* La version la plus récente de ces documents est disponible sur les sites Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (www.tbs-sct.gc.ca) et du Bureau du Conseil privé du Canada (www.pco-bcp.gc.ca).