Politique sur l’identification des fonctions ou postes

(Also published in English as Policy on the Identification of Functions or Positions)
Table des matières
Date d’entrée en vigueur
Objectif de la politique
Énoncé de la politique
Application
Exigences de la politique
Déterminer les obligations
Communications et services au public
Langue de travail
Déterminer l'identification linguistique
Exigences linguistiques
Compétence linguistique
Exigences minimales des postes
Réidentification des exigences linguistiques
Mesures administratives
Surveillance
Références
Demandes de renseignements
Appendice A - Fiche de rappel aux gestionnaires - Exigences linguistiques et objectivité

Date d’entrée en vigueur

Cette politique entre en vigueur le 1ermai 1998 et remplace la politique en cette matière publiée le 1erjuin 1993.

Objectif de la politique
Faire en sorte que lorsque les institutions fédérales attribuent des responsabilités linguistiques à une unité de travail ou déterminent les exigences linguistiques d'un poste, elles le fassent objectivement, conformément à la Loi sur les langues officielles, en particulier l'article 91 de la Loi, et au règlement afférent à la Loi.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique que l'identification des exigences linguistiques des fonctions ou des postes au sein des institutions fédérales doit refléter les responsabilités d'ordre opérationnel.  Les exigences linguistiques doivent donc correspondre de façon objective au travail requis des employés ou de leurs unités de travail.
Application
La politique s'applique à toutes les institutions fédérales énumérées à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et pour lesquelles le Conseil du Trésor agit à titre d'employeur.  Les autres institutions fédérales doivent s'en inspirer.
Exigences de la politique
Déterminer les obligations 
Les institutions fédérales doivent déterminer les obligations en matière de langues officielles qui s'appliquent à leurs opérations et établir en conséquence l'identification linguistique des fonctions ou des postes.  Les obligations linguistiques découlent des deux exigences suivantes :
Communications et services au public
Les institutions fédérales doivent s'assurer qu'elles ont la capacité de communiquer avec le public et de lui fournir oralement et par écrit des services dans la langue officielle de son choix, là où il est nécessaire de le faire en vertu de la Loi sur les langues officielles et du règlement afférent.
Langue de travail
Les institutions fédérales doivent s'assurer que, lorsque cela s'impose en vertu de la Loi sur les langues officielles, elles créent des milieux de travail propices à l'usage effectif des deux langues officielles, tout en permettant à leur personnel d'utiliser l'une ou l'autre.
Dans les régions désignées bilingues, de nombreuses fonctions ou postes qui assurent des services personnels ou centraux ainsi que ceux qui constituent des paliers de griefs sont souvent désignés bilingues pour assurer des services bilingues efficaces.  On peut aussi avoir recours à d'autres arrangements, tels le recours à la fois à des postes français essentiel et anglais essentiel.  Les fonctions ou postes qui comportent la surveillance de subalternes qui doivent travailler dans les deux langues officielles, ou des deux groupes linguistiques et dont la langue de travail requise diffère, doivent être désignés bilingues. (voir aussi la Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction)

Déterminer l'identification linguistique
Exigences linguistiques 
Une fois les obligations linguistiques susmentionnées établies, l'institution fédérale doit déterminer les exigences linguistiques vraiment requises afin de respecter ces obligations :
-	Lorsque les fonctions doivent être exercées essentiellement en anglais, l'exigence linguistique identifiée est anglais essentiel.
-	Lorsque les fonctions doivent être exercées essentiellement en français, l'exigence linguistique identifiée est français essentiel.
-	Lorsque les fonctions peuvent être exercées soit en français, soit en anglais, l'exigence linguistique identifiée est le français ou l'anglais (réversible).
-	Lorsque les fonctions doivent être exercées en français et en anglais et qu'il n'est pas pratique pour satisfaire aux obligations linguistiques de déterminer des exigences identifiées à la fois français essentiel et anglais essentiel, l'exigence linguistique doit être identifiée bilingue.
L'utilisation de quelques phrases stéréotypées (p. ex. formule d'accueil, acheminement des personnes ou des appels) dans la seconde langue officielle ne justifie pas qu'un poste soit identifié bilingue.	
Compétence linguistique
Lorsque l'exigence linguistique d'une fonction ou d'un poste est identifiée bilingue, l'institution fédérale doit déterminer le niveau de compétence en langue seconde requis dans les deux langues officielles.  Ce niveau de compétence linguistique doit refléter les tâches à accomplir et être tel que des services de qualité comparable seront fournis dans les deux langues officielles.
Les niveaux de compétence d'un poste doivent refléter non seulement les fonctions du poste mais aussi respecter le principe d'égalité de statut des deux langues officielles dans l'exercice de ces fonctions.  En ce sens, ce n'est qu'exceptionnellement que les niveaux de compétence d'un poste bilingue sont différents dans chacune des deux langues officielles ou que l'on exige davantage de l'un des deux groupes linguistiques dans une situation analogue.
Lorsqu'un gestionnaire juge qu'un poste doit être identifié bilingue, il lui faut définir les habiletés linguistiques dans les deux langues officielles en tant que langue seconde ainsi que le niveau de compétence requis dans chaque habileté.  Pour plus de précisions sur l'établissement d'un profil, voir la brochure de la Commission de la fonction publique intitulée L'établissement du profil linguistique pour les postes bilingues.
Il y a trois habiletés tant en français langue seconde qu'en anglais langue seconde : compréhension de l'écrit, expression écrite et interaction orale.
Il y a trois niveaux de compétence pour chacune des habiletés linguistiques en langue seconde : A, B et C, A étant le niveau minimal et C le niveau maximal.
La cote « P » dénote des compétences linguistiques spécifiques telles que celles acquises grâce à une formation spécialisée (p. ex. la dictée en sténographie ou la révision de texte) ou une expertise (p. ex. les traducteurs ou les professeurs de langue).	
Exigences minimales des postes
Il faut identifier au moins au niveau « B » les postes qui assurent un service au public ou qui touchent l'administration interne, tels que la supervision, les services personnels et centraux ou le traitement des griefs.
En ce qui a trait aux profils linguistiques des postes ou fonctions du groupe de la direction, voir la Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction.

Réidentification des exigences linguistiques
Lors d'une reclassification, d'une réorganisation, d'une dotation de poste ou de toute autre activité en personnel, les gestionnaires doivent revoir les exigences linguistiques des postes ou fonctions en question.  Il pourrait en résulter une réidentification des exigences linguistiques ou une modification du profil linguistique d'un poste occupé (voir la Politique sur la dotation des postes bilingues pour information sur les droits des titulaires).  Le personnel doit alors en être informé par écrit dans les dix jours suivant la réidentification des exigences linguistiques.
Mesures administratives
Lorsqu'un titulaire ne réussit pas à satisfaire aux exigences linguistiques de son poste et choisit de demeurer dans son poste, l'institution doit mettre en place des mesures administratives appropriées afin d'assurer que ses obligations linguistiques sont respectées.
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assure que cette politique est appliquée au moyen :
-	des activités de surveillance effectuées, soit par l'institution, soit par le Secrétariat du Conseil du Trésor, soit par les deux;
-	les bilans annuels de gestion soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor;
-	du suivi des rapports et études du Commissariat aux langues officielles;
-	des données du Système d'information sur les postes et la classification (SIPC).
Références
Législation pertinente
Loi sur les langues officielles
Loi sur l'emploi dans la fonction publique
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor
Communications avec le public
Politique sur la langue de travail dans les régions « bilingues »
Politique sur la langue de travail dans les régions « unilingues »
Politique sur la dotation des postes bilingues
Politique sur la formation linguistique
Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction

Demandes de renseignements
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.  Celle-ci pourra transmettre les questions d'interprétation de la politique à la : 
Division des langues officielles
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor

Appendice A - Fiche de rappel aux gestionnaires - Exigences linguistiques et objectivité
La Loi sur les langues officielles de 1988 comprend une disposition, l'article 91, qui traite spécifiquement de l'objectivité dont on doit faire preuve en établissant les exigences linguistiques d'un emploi à des fins de dotation en personnel dans une institution fédérale.  En termes généraux, selon cette disposition, aucun employeur fédéral ne peut établir de façon arbitraire des exigences linguistiques lorsqu'il donne effet aux dispositions relatives au service au public ou à la langue de travail.  Il faut que ces exigences soient vraiment nécessaires pour exercer les fonctions du poste à combler.
Le Commissaire aux langues officielles et la Cour fédérale du Canada peuvent être saisis de plaintes à l'égard d'un manquement à l'exigence d'objectivité de l'article 91 relativement à une opération de dotation donnée.
Fiche de rappel aux gestionnaires
Les gestionnaires qui ont la responsabilité d'organiser des unités de travail et d'embaucher des employés doivent non seulement établir les exigences linguistiques en fonction de besoins réels, mais être aussi en mesure, documents à l'appui, de prouver que leurs décisions sont objectives.
Le cheminement ci-après pourra vous aider à  établir les exigences linguistiques :
1.	Dans quelle mesure mon unité est-elle tenue de fournir au public des services dans les deux langues officielles?
Les obligations à cet égard découlent de la Loi, du règlement afférent, des politiques gouvernementales qui régissent l'ensemble de l'appareil gouvernemental et de celles propres aux institutions assujetties à la Loi.  Ces documents précisent les circonstances dans lesquelles les services doivent être fournis dans les deux langues officielles.  Les exigences linguistiques se rattachant au service au public doivent tenir compte des différentes façons d'offrir le service, par exemple en personne, par correspondance, par téléphone ou télématique.
2.	Dans quelle mesure le milieu de travail de mon unité doit-il être propice à l'utilisation des deux langues officielles? 
Les obligations en matière de langue de travail sont définies dans la Loi et les politiques qui y sont associées.  Dans les régions désignées bilingues au titre de la langue de travail, les services personnels aux employés, les instruments de travail d'usage courant et généralisé et les services centraux doivent être fournis dans les deux langues officielles; la supervision se fera, si cela est approprié, dans les deux langues officielles, sauf lorsque les exigences des postes des subalternes ne requièrent qu'une seule et même langue officielle.
3.	Compte tenu de ces obligations, comment dois-je procéder pour définir les exigences linguistiques des postes de mon unité?
La politique gouvernementale actuellement en vigueur autorise la création de postes bilingues uniquement lorsque les fonctions inhérentes à de tels postes l'imposent et lorsqu'il n'est pas pratique de créer deux postes unilingues analogues.  Toutefois, il n'existe pas de lignes directrices générales sur la manière de déterminer combien il faut d'employés bilingues pour accomplir un volume donné de travail dans chacune des langues.  Les gestionnaires qui ont à déterminer les tâches à accomplir en français et en anglais doivent s'inspirer de saines pratiques de gestion fondées sur leurs opérations et leur situation particulière.
4.	Comment déterminer, pour les postes bilingues, les exigences de compétence en langue seconde? 
Les gestionnaires trouveront dans les politiques gouvernementales ainsi que dans une brochure publiée par la Commission de la fonction publique les descriptions des fonctions à exercer dans un poste et le niveau de compétence linguistique générale qu'elles requièrent normalement.  Les exigences d'un poste en matière de langue seconde devraient normalement être les mêmes en français et en anglais.  (En d'autres termes, si le profil dans une langue est, par exemple, « CBC », il devrait en être de même dans l'autre langue, sauf dans des cas particuliers, comme celui des professeurs de langue, des rédacteurs ou des réviseurs, où il doit y avoir une exigence d'une cote « P » dans une langue.)
De façon générale, ce cheminement est facile à suivre.  Certains cas plus complexes appelleront toutefois des décisions plus compliquées et susceptibles d'être contestées.  Il faudrait donc documenter soigneusement les décisions prises à chaque étape de ce cheminement. 
Rappelez-vous que des plaintes peuvent porter sur le fait qu'un poste devrait être identifié unilingue plutôt que bilingue, ou l'inverse.  Des plaintes au sujet de postes bilingues peuvent porter sur les niveaux de compétence requis dans la langue seconde, ainsi que sur la modalité impérative ou non impérative établie pour la mesure de dotation en question (voir la Politique sur la dotation des postes bilingues).
Dans de tels cas, c'est l'objectivité des décisions prises par un gestionnaire à l'égard de l'identification des exigences linguistiques ou celle des politiques gouvernementales ou d'une institution lors d'une mesure de dotation spécifique qui peut être en question.  De telles plaintes seraient, en règle générale, adressées au Commissaire aux langues officielles.  Toute personne qui a saisi le Commissaire d'une plainte fondée sur l'article 91 de la Loi peut toujours avoir recours à la Division de première instance de la Cour fédérale.