Chapitre 4-5 - Production de textes dans les deux langues officielles
(Also published in English as Chapter 4-5 - Producing Texts in Both Official Languages)
Table des matières
Objectif de la politique	1
Énoncé de la politique	1
Application	1
Exigences de la politique	1
Surveillance	1
Références	2
Demande de renseignements	2
Appendice A - Lignes directrices sur la production de textes dans les deux langues officielles	3

Objectif de la politique
Faire en sorte que les institutions fédérales suivent de saines pratiques de gestion en matière de production de textes dans les deux langues officielles, y compris la traduction.
Énoncé de la politique
Lorsqu'elles doivent produire un texte dans les deux langues officielles, les institutions fédérales choisissent pour ce faire le moyen le plus efficace et le plus efficient compte tenu de l'objet et du destinataire de chacune des versions.
Les institutions doivent également s'assurer que les textes français et anglais sont de même qualité, compte tenu de leur finalité.
Application
La présente politique s'applique aux ministères et organismes qui figurent aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.  Les sociétés d'État et autres organismes assujettis à la Loi sur les langues officielles sont invités à l'adapter à leur propre situation.
Exigences de la politique
1.	Chaque institution fédérale doit adopter une politique concernant la production des textes dans les deux langues officielles, notamment la traduction.
2.	Cette politique doit comprendre :
-	des mesures permettant de s'assurer que le texte est bien requis dans les deux langues officielles en vertu des exigences statutaires de l'institution et des politiques sur le service au public ou la langue de travail avant d'en commencer la production;
-	des mesures de contrôle des coûts afin d'éviter des traductions inutiles; et
-	des mesures qui assurent une qualité comparable des textes dans chaque langue.
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assure que cette politique est appliquée au moyen :
-	des activités de surveillance effectuées, soit par l'institution, soit par la Direction des langues officielles et de l'équité en emploi, soit par les deux;
-	des ententes en matière de langues officielles avec le Conseil du Trésor, y compris les rapports annuels de gestion;
-	du suivi des rapports et études du Commissariat aux langues officielles.
Références
Parties IV et V de la Loi sur les langues officielles
Manuel du Conseil du Trésor, volume intitulé Langues officielles, Partie 1 : Service au public; et Partie 2 : Langue de travail
Manuel du Conseil du Trésor, volume intitulé Matériel, services et gestion des risques, Partie II, chapitre 1 — Services communs, Appendice A
Demande de renseignements
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.  Celle-ci pourra transmettre les questions d'interprétation de la politique à la :
Direction des langues officielles et
de l'équité en emploi
Secrétariat du Conseil du Trésor

Appendice A - Lignes directrices sur la production de textes dans les deux langues officielles
Ces lignes directrices offrent aux institutions fédérales des suggestions et des exemples dont elles peuvent s'inspirer pour élaborer leur politique en matière de production de textes dans les deux langues officielles.
Les différents moyens de production
1.	Les différents moyens de produire un texte dans les deux langues officielles sont essentiellement : la rédaction parallèle, la production de textes courts dans les deux langues au sein de l'unité, l'acquisition du document dans les deux langues et la traduction.
Rédaction parallèle
1.1	La rédaction du texte est confiée à deux rédacteurs, chacun écrivant chacun dans sa première langue officielle.  Chacun est responsable de son texte mais les deux doivent s'assurer que le message est le même dans les deux langues.  Ce «va-et-vient» d'une langue à l'autre ajoute en général une valeur qualitative.  La rédaction parallèle convient bien aux textes qui exigent une grande précision dans chaque langue, par ex. les exposés de politique, des documents d'information à l'intention du public, etc.
Textes courts rédigés au sein de l'unité en régions bilingues
1.2	La rédaction des textes dans les deux langues officielles est confiée à une personne qui doit travailler dans les deux langues, quitte à ce qu'un collègue ou le service de révision de l'institution révise le texte.  Cette méthode est très efficace et convient bien aux textes administratifs courants et relativement courts, surtout lorsqu'il est important d'utiliser un style et une terminologie propres à la langue de travail d'un milieu donné pour transmettre un message.
Les gestionnaires devraient s'assurer que la rédaction de textes bilingues soit équitablement répartie dans le personnel afin que ce ne soit pas toujours les mêmes qui assument cette responsabilité.
Acquisition du document dans les deux langues
1.3	Il faudrait l'envisager surtout dans les deux cas suivants :
-	les campagnes d'information et de publicité données en sous-traitance à une agence spécialisée en communication, y compris les communications écrites dans les deux langues:  la langue doit être adaptée au public cible (voir rédaction parallèle si ces campagnes sont entreprises avec des ressources internes);
-	les documents expliquant le fonctionnement du matériel et de l'équipement sont requis au moment de l'achat:  il peut être plus indiqué d'acheter ces documents dans les deux langues lorsque des questions de droits d'auteur, ou encore de garanties et de responsabilité peuvent être liées à l'exploitation de ce matériel, le fabricant certifiant alors les deux versions au même titre.  Autre avantage, ce genre de documents comporte souvent des mises à jour, parfois fréquentes et volumineuses.  On s'assure ainsi que les deux versions sont toujours parfaitement à jour.  Ce moyen peut aussi permettre de négocier aux meilleures conditions, dans le cadre du contrat général, le coût d'un texte dans les deux langues.
Traduction
1.4	C'est souvent le moyen le plus efficient et le plus efficace de produire les deux versions d'un document, notamment quand il s'agit d'un document long ou spécialisé.
Mesures de gestion de la demande de traduction
2.	Les exemples ci-après illustrent le genre de mesures qui répondraient aux exigences de la politique en ce qui concerne la gestion de la demande de traduction.  Il s'agit de mesures qui devraient être intégrées aux critères de vérifications internes des institutions et qui permettent :
-	d'éviter les traductions inutiles telles que : traductions multiples (p. ex. un texte provenant d'un organisme central), traductions existantes (p. ex. les catalogues d'équipement commercial), traductions prématurées ou mal planifiées (texte changé ensuite de fond en comble ou que l'on n'utilisera finalement pas dans les deux versions), etc.;
-	d'inciter à ce que, lors de la répartition des tâches dans les régions bilingues, les textes requis dans une seule langue soient rédigés directement dans cette langue (p. ex. la correspondance);
-	d'établir des priorités de traduction et des niveaux d'autorisation appropriés afin de gérer de façon efficiente la demande de traduction et de contrôler les dépenses;
-	de prévoir le temps nécessaire pour la traduction dans le calendrier de travail.
Mesures touchant la qualité de l'écrit
3.	La politique de l'institution fédérale devrait comporter un mécanisme de contrôle de la qualité assurant que des textes, tels que ceux destinés aux ministres ou devant être publiés, font l'objet d'un examen attentif.  Maintes institutions disposent déjà de services de révision auxquels les gestionnaires peuvent faire appel pour s'assurer de la qualité comparable des textes produits dans les deux langues officielles.
Les institutions devraient également examiner périodiquement la qualité d'un certain nombre de textes produits dans les deux langues, y compris ceux qui ont été traduits, et vérifier auprès des usagers s'ils en sont satisfaits.