Chapitre 1-3 - Événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public
(Also published in English as Chapter 1-3 - Events of National or International Scope for the General Public)
Table des matières
Objectif de la politique	1
Énoncé de la politique	1
Application	1
Exigences de la politique	1
Organiser des événements ou en être l'hôte	1
Participation à des événements	3
Octroi de subventions ou de contributions	4
Surveillance	4
Références	5
Demandes de renseignements	5

Objectif de la politique
Préciser les obligations des institutions fédérales, qui découlent de la Loi sur les langues officielles et des alinéas 10(b) et 10(c) du Règlement sur les langues officielles — communications avec le public et prestation des services, lorsqu'elles sont l'hôte d'événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public ou qu'elles les organisent ou y participent.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique que les institutions fédérales, et les tiers agissant pour leur compte, qui organisent, participent ou sont l'hôte de foires, d'expositions, de compétitions ou de jeux d'envergure nationale ou internationale qui sont ouverts au grand public, quel que soit l'endroit où cet événement a lieu, doivent respecter l'égalité de statut des deux langues officielles.  Les communications avec le public et les services qui lui sont offerts doivent être disponibles en français et en anglais.  Les exigences imposées aux institutions fédérales diffèrent selon qu'elles organisent les événements ou y participent ou encore les financent au moyen de contributions ou de subventions.
La présente politique n'entend pas empêcher l'usage de langues autres que le français et l'anglais, mais elle entend plutôt veiller à ce que ces événements reflètent bien la dualité linguistique de la société canadienne.
Application
La présente s'applique à toutes les institutions fédérales à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes et de la bibliothèque du Parlement ainsi qu'à tout autre organisme lorsqu'une loi ou un autre texte juridique le prévoit.
Exigences de la politique
Organiser des événements ou en être l'hôte
1.	Les institutions fédérales qui organisent des événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public ou en sont l'hôte doivent s'assurer que les communications et les services qui suivent sont disponibles en français et en anglais et que des mesures appropriées sont prises pour informer le public que ces services sont disponibles dans l'une ou l'autre langue, au choix.
Renseignements et services généraux
1.1	Les renseignements et les services généraux offerts aux visiteurs et aux participants, qu'ils soient donnés aux guichets, aux stands d'information et aux comptoirs (billetterie, objets perdus) ou par les guides et préposés à l'accueil, doivent être fournis en français et en anglais.  De tels renseignements comprennent :
-	les communications verbales, qu'elles aient lieu au téléphone ou en personne (par le personnel rémunéré ou bénévole), doivent être disponibles dans la langue officielle que choisit le visiteur ou le participant;
-	lorsque le personnel unilingue ne peut pas servir les visiteurs et les participants efficacement et rapidement dans la langue officielle de leur choix, il doit pouvoir les référer à un collègue qui le peut.
Symbole des langues officielles
1.2	Un symbole signalant que les services sont disponibles en français et en anglais doit être affiché de façon à en informer le public.
	Les institutions fédérales pour lesquelles le Conseil du Trésor agit à titre d'employeur doivent utiliser le symbole des langues officielles du Secrétariat du Conseil du Trésor présentement en vigueur.  Les autres peuvent utiliser ce symbole ou le leur.
Signalisation et affichage
1.3	La signalisation et l'affichage doivent être en français et en anglais lorsqu'ils s'agit :
–	des panneaux et des enseignes concernant la santé et la sécurité des participants et des visiteurs;
–	des panneaux et des enseignes indiquant où sont les pavillons, les édifices, les kiosques et les services communs (toilettes, restaurants, stands d'information et parcs de stationnement);
–	de l'affichage de toute information relative notamment au programme, au déroulement des activités ou aux activités mêmes et aux résultats des compétitions.
L'utilisation de pictogrammes demeure une façon efficace de répondre à certaines exigences exposées en 1.3.
Annonces publiques, protocole et cérémonies
1.4	Les annonces publiques en direct ou enregistrées, les cérémonies d'ouverture et de clôture, les discours officiels et les annonces touchant le programme et les activités doivent refléter l'égalité de statut du français et de l'anglais.
Documentation et autres
1.5	Les documents que produisent à l'intention du grand public les institutions fédérales et les tiers agissant pour leur compte doivent être en français et en anglais et les deux versions doivent être disponibles en même temps.
	Mentionnons, à titre d'exemples, les logos, articles de papeterie, cartes d'invitation, billets, programmes, dépliants, productions audio-visuelles, expositions, certificats et prix (attestations, trophées), épingles et autres articles souvenirs.
Relations avec les médias
1.6	Lorsque les annonces, avis et communiqués de presse paraissent dans les médias électroniques et écrits ou lorsqu'ils sont distribués à des conférences de presse, les documents doivent être disponibles en français et en anglais.
Radio et télédiffusion
1.7	Lorsque l'on communique avec le public par l'entremise de la radio et de la télévision, il faut utiliser ces médias de façon à rejoindre le public, partout au pays, de manière efficace et efficiente dans la langue officielle de son choix.
	Le chapitre 1-5 de ce manuel donne des précisions sur l'utilisation des médias lorsque l'on communique avec le public.
Services de santé et de sécurité
1.8	Les services dont l'institution fédérale est responsable et qui touchent la santé et la sécurité des participants et des visiteurs doivent en tout temps être disponibles en français et en anglais.
Participation à des événements
2.	Lorsque les institutions fédérales qui participent à des événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public ont un point de service, comptoir, kiosque ou pavillon bien identifié, elles doivent s'assurer que :
-	les panneaux et les enseignes signalant l'institution sont dans les deux langues officielles;
-	le symbole des langues officielles approprié est affiché à leur point de service;
-	les visiteurs sont accueillis à leur comptoir, kiosque ou pavillon dans les deux langues officielles et ils peuvent poursuivre la communication dans la langue officielle de leur choix;
-	les documents émis ou diffusés par les institutions fédérales sont disponibles simultanément en français et en anglais;
-	les annonces publiques et les communiqués de presse qui traitent de leur participation à l'événement sont diffusés en français et en anglais;
-	les communications avec les médias sont menées dans l'une ou l'autre langue officielle, au choix des représentants des médias.
Octroi de subventions ou de contributions
3.	Lorsque les institutions fédérales accordent des subventions ou des contributions à un organisme non gouvernemental chargé d'organiser un événement d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public, elles doivent veiller à ce que cet organisme respecte l'obligation dont on a convenu de servir le public, y compris les participants, dans la langue officielle de leur choix tout au long de l'événement.
	Les institutions fédérales doivent donc préciser les obligations de l'organisme en matière de langues officielles et les systèmes de contrôle appropriés dans une entente écrite ou contrat signé par les deux parties (pour des exemples possibles d'obligations, voir l'exigence de la politique 1 ci-dessus ainsi que le chapitre 1-4 de ce manuel).
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assure que cette politique est appliquée au moyen :
–	des activités de surveillance effectuées, soit par l'institution, soit par la Direction des langues officielles et de l'équité en emploi, soit par les deux;
–	des ententes en matière de langues officielles avec le Conseil du Trésor, y compris les rapports annuels de gestion;
–	du suivi des rapports et études du Commissariat aux langues officielles.
Références
Alinéa 24(1)(a) de la Loi sur les langues officielles
Règlement sur les langues officielles — communications avec le public et prestation des services, alinéas 10(b) et (c)
Manuel du Conseil du Trésor, volume intitulé Communications, Programme de coordination de l'image de marque (PCIM), chapitre 2 (présentation des langues officielles dans la signalisation et les communications écrites)
Manuel du Conseil du Trésor, volume sur les langues officielles, politiques du Conseil du Trésor sur l'offre active de services (chapitre 1-2), sur les communications avec le public (chapitre 1-1), sur les subventions et contributions (chapitre 1-4), ainsi que les lignes directrices sur l'utilisation des médias (voir chapitre 1-5)
Demandes de renseignements
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.  Celle-ci pourra transmettre les questions d'interprétation de la politique à la :
Direction des langues officielles et
de l'équité en emploi
Secrétariat du Conseil du Trésor