Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres
(Also published in English as Guidelines for Ministers' Offices)
Table des matières
Introduction
Partie 1	Conflits d’intérêts
1.1	Conflits d’intérêts
1.1.1	Personnel exonéré des ministres
1.1.2	Personnes nommées par un ministre
1.1.3	Employés du ministère
Partie 2.	Sécurité
2.1	Exigences
2.2	Sécurité personnelle
Partie 3	Gestion des ressources humaines
3.1	Équité en emploi
3.2	Dotation
3.2.1	Personnel exonéré des cabinets des ministres et des ministres d’État
3.2.2	Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet
3.2.3	Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de 
travail temporaire
3.2.4	Autres questions relatives à la dotation
3.3	Rémunération
3.3.1	Taux de rémunération
3.3.2	Augmentations salariales
3.3.3	Rémunération d’intérim
3.3.4	Heures supplémentaires
3.4	Avantages sociaux
3.4.1	Régimes obligatoires
3.4.2	Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement) réservés aux 
chefs de cabinet, aux conseillers principaux en politiques, aux directeurs des communications 
et aux directeurs des affaires parlementaires des ministres et aux chefs de cabinet des 
ministres d’État
3.4.3	Régimes facultatifs (contributions payées par le membre)
3.5	Congés
3.5.1	Congés annuels
3.5.2	Encaissement des congés annuels
3.5.3	Jours fériés désignés
3.5.4	Congé pour élections
3.5.5	Autres congés
3.6	Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre et de ministre d’État
3.7	Cessation d’emploi
3.7.1	Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur
3.7.2	Indemnité de cessation d’emploi
3.7.3	Montant à payer
3.7.4	Remboursement
3.7.5	Droits du personnel exonéré lorsqu’un ministre ou un ministre d’État cesse 
ses fonctions
3.7.6	Droit de priorité du personnel exonéré d’un ministre
3.7.7	Aide aux employés : services de placement
Partie 4	Gestion financière
4.1	Provenance des fonds
4.2	Virement de fonds
4.3	Responsabilisation
4.4	Déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre et du ministre d’État
4.4.1	Traitements des ministres et des ministres d’État et indemnités d’automobile
4.4.2	Budget salarial du personnel exonéré
4.4.3	Budget de fonctionnement
4.4.4	Autres dépenses engagées relativement au personnel exonéré
4.4.5	Budget salarial du personnel ministériel
4.5	Pouvoirs financiers
4.5.1	Pouvoir de dépenser
4.5.2	Pouvoir de payer
4.6	Vérification interne
Partie 5	Locaux à bureaux et fournitures
5.1	Locaux à bureaux
5.1.1	Introduction
5.1.2	Bureaux de l’administration centrale des ministères
5.1.3	Bureaux régionaux des ministres
5.2	Mobilier et ameublement de bureau
5.2.1	Bureaux de l’administration centrale du ministère
5.2.2	Bureaux régionaux des ministres
5.3	Matériel et fournitures de bureau
5.4	Articles de papeterie et imprimés
5.4.1	Programme de coordination de l’image de marque
5.4.2	Articles de papeterie
5.4.3	Communiqués de presse et pochettes pour trousses d’information
5.5	Téléphones
Partie 6	Voyages
6.1	Introduction
6.1.1	Frais de voyage
6.1.2	Remboursement des frais de voyage
6.1.3	Frais de voyage – Personnel du ministre
6.2	Véhicules de fonction mis à la disposition des ministres ou des ministres d’État
6.2.1	Service commandé
6.2.2	Utilisation à des fins personnelles
6.2.3	Choix d’un véhicule de fonction
6.2.4	Entretien des véhicules de fonction
6.3	Voyages par avion
6.4	Voyages par chemin de fer
6.5	Voyages internationaux (service commandé)
6.6	Voyages à l’étranger (privés)
6.7	Voyages des conjoints des ministres et des ministres d’État
6.8	Déplacements pendant les heures supplémentaires
Partie 7	Marchés
7.1	Introduction
7.1.1	Politique du Conseil du Trésor sur les marchés
7.2	Relations employeur-employés
7.3	Lignes directrices sur les honoraires
7.4	Anciens fonctionnaires de l’État
7.5	Services de travail temporaire
Partie 8	Services et accueil
8.1	Stationnement
8.2	Aide à la réinstallation
8.3	Accueil et cadeaux
8.3.1	Accueil – Ministres et ministres d’État
8.3.2	Accueil – Membres du personnel des ministres et des ministres d’État
8.3.3	Cadeaux reçus
8.3.4	Cadeaux offerts
8.4	Cotisations
8.5	Conférences
8.6	Services juridiques
8.6.1	Indemnisation et aide juridique
Partie 9	Langues officielles
9.1	Langues officielles
9.2	Historique
9.3	Service au public
9.4	Langue de travail
9.5	Participation équitable
9.6	Mécanismes de soutien
Partie 10	Gestion de l’information
10.1	Gestion de l’information
10.1.1	Nouvelles technologies de l’information
10.1.2	Départs
10.2	Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels
10.2.1	Historique
10.2.2	Contrôle de la divulgation
10.2.3	Documents confidentiels du Cabinet
Annexe A – Structure des postes du personnel exonéré
Annexe B – Dispositions actuelles – Traitements pour le personnel 
exonéré	
Annexe C – Budgets et effectif des cabinets des ministres et des 
ministres d’État
Annexe D – Lignes directrices sur l’utilisation des avions d’affaires du gouvernement du ministère de la Défense nationale
Annexe E – Information sur les droits prioritaires du personnel exonéré des cabinets de ministre – Commission de la fonction publique du Canada
Annexe F – Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat – Désignations du personnel d’un ministre et des personnes nommées par un ministre
Annexe G – Lettre du ministre des Finances aux ministres du cabinet, décembre 1963
Annexe H – Lettre du secrétaire du Conseil du Trésor concernant les demandes d’accès à l’information à l’égard des demandes de remboursement des ministres

Introduction
Le présent document est publié par la Direction de la rémunération des groupes exclus du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui en coordonne la préparation en se fondant entièrement sur l’information reçue des centres de décision du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), du ministère de la Défense nationale (MDN), de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et du Bureau du Conseil privé (BCP). De par sa nature, ce document ne peut être exhaustif; des documents de référence sont donc mentionnés, le cas échéant. L’interprétation des lignes directrices touchant diverses politiques incombe aux centres de décision du SCT ou des ministères susmentionnés.
Le Conseil du Trésor dote les ministres et les ministres d’État d’un budget pour leur personnel exonéré (c’est‑à‑dire qui n’est pas assujetti à la procédure normale de nomination en vertu de l’article 39 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique), d’un budget pour le fonctionnement de leurs cabinets et d’un budget pour le personnel du ministère.
Les ministres et les ministres d’État doivent pouvoir faire la distinction entre les dépenses se rapportant aux activités reliées à leur portefeuille et aux autres affaires officielles de l’État, et les dépenses qu’ils engagent comme députés et membres d’un parti politique.
Ce document regroupe les différents règlements et règles d’ordre financier, administratif ou reliés au personnel qui régissent les dépenses engagées par les ministres et les ministres d’État et leur personnel exonéré dans l’exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités et, en conséquence, imputables à juste titre sur les crédits d’un portefeuille particulier. À moins d’être spécifiquement exonérés, les ministres et les ministres d’État sont assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor (voir la partie 4.1 des présentes lignes directrices). Le sous-ministre est la première source d’aide, d’information ou d’orientation concernant les questions traitées dans ce document.
Le Conseil du Trésor peut autoriser des exceptions à ces lignes directrices dans des circonstances spéciales. Toutes les modifications proposées doivent faire l’objet de discussions entre le ministre responsable et le président du Conseil du Trésor.
Le présent document et les politiques du Conseil du Trésor sont offerts sur support électronique sur le site Web du SCT aux adresses suivantes : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo_f.asp et http://www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques_f.asp.

Partie 1	Conflits d’intérêts
1.1	Conflits d’intérêts
Le personnel d’un ministre et d’un ministre d’État doit se conformer aux normes de probité et d’intégrité les plus strictes. Toutes les personnes membres du personnel politique d’un ministre ou d’un ministre d’État, qu’il s’agisse de personnel exonéré, de la circonscription ou de la Chambre des communes, à plein temps ou à temps partiel, salariées ou contractuelles, sont assujetties aux dispositions du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat (le Code).
Le commissaire à l’éthique est chargé de l’administration du Code et de l’application des mesures d’observation. Le Bureau du commissaire à l’éthique communiquera avec chacune des personnes visées dès qu’il sera informé de leur nomination par le cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État.
Le Code comporte habituellement les éléments suivants :
•	des principes généraux et des interdictions précises;
•	l’obligation de produire un rapport renfermant des données confidentielles et publiques;
•	les conditions relatives à l’après‑mandat.
Certaines limites s’appliquent à la capacité des ministres et des ministres d’État d’agir au nom de leurs électeurs lorsque les tribunaux quasi judiciaires et les sociétés d’État sont en cause. À cet égard, le Bureau du commissaire à l’éthique peut fournir des renseignements au sujet de la nature et de la portée des services que les ministres et les ministres d’État, en leur qualité de député, et leur personnel peuvent offrir aux électeurs dans leurs rapports avec ces institutions.
De plus, le commissaire à l’éthique est à la disposition du premier ministre pour mener une enquête sur des allégations contre des ministres, des ministres d’État et des hauts fonctionnaires concernant des conflits d’intérêts ou le lobbying et il mènera des enquêtes au sujet de plaintes ou d’autres questions concernant un ministre ou un ministre d’État qui sont transmises à son bureau par un député.
Pour obtenir des avis ou des conseils, prière de communiquer avec le Bureau du commissaire à l’éthique, par téléphone au (613) 995-0721 ou par courrier électronique à ethics@ic.gc.ca. Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat est présenté sur le site Web du Bureau du commissaire à l’éthique à l’adresse suivante : http://www.strategis.ic.gc.ca/SSGF/oe00001f.html.
1.1.1	Personnel exonéré des ministres
Le ministre ou le ministre d’État peut désigner les membres du personnel exonéré comme étant assujettis à la partie III – Mesures d’observation concernant l’après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après‑mandat : http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/inoec-bce.nsf/fr/oe01422f.html. Ceux et celles qui sont ainsi désignés doivent les respecter. Les chefs de cabinet des ministres et des ministres d’État et les titulaires d’autres postes supérieurs, comme ceux de directeur des communications, de conseiller principal en politiques et de directeur des affaires parlementaires, ainsi que d’autres postes, comme celui d’adjoint spécial, qui traitent des dossiers stratégiques délicats doivent respecter les mesures de conformité d’après‑mandat. Le ministre ou le ministre d’État peut également désigner d’autres membres du personnel exonéré compte tenu de leurs responsabilités (consulter l’annexe F).
Le ministre ou le ministre d’État, ou son représentant, est chargé de transmettre rapidement et au moment opportun au Bureau du commissaire à l’éthique le nom et le titre (désignations) de tous les nouveaux membres du personnel exonéré ou des membres du personnel exonéré qui ont été mutés et d’indiquer si la partie III du Code (l’après-mandat) s’applique. Les personnes assujetties au Code doivent se conformer à ses exigences dans les 120 jours suivants.
1.1.2	Personnes nommées par un ministre
Les personnes nommées par un ministre en vertu du pouvoir qui lui est conféré (comme les membres de certains groupes consultatifs) sont assujetties à la partie I – Principes du Code si elles sont nommées à temps partiel et le ministre visé a la responsabilité d’assurer que ces personnes se conforment aux dits principes. Les personnes nommées à temps plein par un ministre et qui ont été désignées à titre de « titulaires de charge publique » doivent se conformer à toutes les exigences du Code.
1.1.3	Employés du ministère
Les employés du ministère affectés au cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État doivent observer les dispositions du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_851/vec-cve_f.asp. Au moment de sa nomination, l’employé doit revoir sa situation à la lumière de ses nouvelles fonctions et, le cas échéant, remplir un rapport confidentiel et le remettre au sous‑ministre ou à son représentant désigné.

Partie 2.	Sécurité
2.1	Exigences
Toutes les personnes travaillant dans les cabinets des ministres et des ministres d’État, y compris le personnel exonéré, les autres employés, les contractuels, les étudiants et les employés prêtés, les employés faisant l’objet d’une mutation ou d’un détachement peu importe leur lieu de travail, doivent obtenir une autorisation de sécurité de niveau 2 (secret) avant leur nomination. Elles doivent également se conformer aux autres exigences en vue d’assurer la protection des renseignements et des autres biens du gouvernement. Le sous-ministre et l’agent de sécurité du ministère font les démarches nécessaires pour les autorisations de sécurité et les séances d’information sur la sécurité. Le Bureau du Conseil privé informe les ministres, les ministres d’État et les secrétaires parlementaires au sujet des exigences applicables en matière de sécurité.
Toutes les personnes travaillant dans les cabinets des ministres et des ministres d’État devraient assister à une séance d’information sur la sécurité présentée par l’agent de sécurité du ministère.
Une seule personne-ressource de niveau supérieur doit être désignée au sein du cabinet du ministre ou du ministre d’État pour coordonner les questions relatives à la sécurité.
L’agent de sécurité du ministère peut fournir des conseils quant aux autorisations de sécurité et aux autres exigences en matière de sécurité en vertu de la politique fédérale sur la sécurité.
Il est important de noter que les contractuels tenus d’obtenir une autorisation de sécurité afin de pouvoir respecter leurs obligations contractuelles ne sont pas des personnes nommées et que l’exigence de se conformer à la politique fédérale sur la sécurité ne constitue pas une relation employeur-employé.
2.2	Sécurité personnelle
La Gendarmerie royale du Canada (GRC) offre aux ministres et aux ministres d’État de la documentation sur les mesures de précaution qu’ils peuvent prendre pour assurer leur sécurité. La GRC leur fournit également un numéro d’urgence disponible 24 heures sur 24, 7 jours par semaine. Dans le cas d’une menace précise, la GRC peut offrir une protection additionnelle (par exemple, on pourrait fournir un chauffeur, un véhicule et un garde du corps).
L’agent de sécurité du ministère devrait être informé des risques éventuels et des voyages futurs afin d’assurer la liaison avec la GRC et le niveau de protection nécessaire.
La Politique du gouvernement sur la sécurité exige que des mesures de protection soient prises pour les employés menacés de violence. L’agent de sécurité du ministère peut donner des conseils à cet égard.

Partie 3	Gestion des ressources humaines
3.1	Équité en emploi
Les ministres et les ministres d’État ne sont pas tenus d’appliquer la législation concernant l’équité en emploi aux fins de la nomination du personnel exonéré. Néanmoins, le gouvernement s’est engagé à appliquer les principes de l’équité en emploi et à en respecter l’esprit. Même si le nombre de personnel exonéré est restreint, les ministres et les ministres d’État peuvent vouloir s’assurer qu’il y a un équilibre raisonnable entre le nombre d’hommes et de femmes dans leur personnel exonéré, y compris des personnes membres de groupes désignés (c’est‑à‑dire, des autochtones, des personnes handicapées et des membres de minorités visibles).
3.2	Dotation
Les ministres ou les ministres d’État nomment leur personnel exonéré conformément à l’article 39 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique; ces nominations ne sont pas assujetties aux procédures de nomination de la fonction publique.
3.2.1	Personnel exonéré des cabinets des ministres et des ministres d’État
La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) indique les titres suivants pour le personnel exonéré des ministres ou des ministres d’État : directeur de cabinet, adjoint spécial et secrétaire particulier. Cependant, d’autres titres existent pour le personnel exonéré. La structure des postes du personnel exonéré est présentée à l’annexe A. Les ministres et les ministres d’État peuvent déterminer eux-mêmes la composition de l’effectif d’employés exonérés de leur cabinet.
Un ministre peut utiliser les postes et les échelles de rémunération suivantes :
•	chef de cabinet (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon EX‑4);
•	conseiller principal en politiques (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon EX-2);
•	directeur des communications (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon EX-2);
•	directeur des affaires parlementaires (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon EX-2);
•	conseiller en politiques (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon AS-8);
•	adjoint spécial principal (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon AS-7);
•	adjoint spécial aux communications, aux affaires parlementaires et aux bureaux régionaux (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon AS‑5).
Un ministre d’État peut utiliser les postes et les échelles de rémunération suivantes :
•	chef de cabinet (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon EX‑2);
•	adjoint spécial principal (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon AS-7);
•	adjoint spécial (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon AS‑5);
•	employé de soutien (rémunération pouvant aller jusqu’au maximum de l’échelon CR-5).
Un ministre ou un ministre d’État doit respecter les conditions suivantes :
•	son cabinet ne doit pas compter plus d’un chef de cabinet;
•	il doit observer les règles régissant les titres de poste et les divers plafonds salariaux;
•	même si le nombre d’employés exonérés peut varier selon les salaires versés, le budget salarial pour le personnel exonéré ne doit jamais être dépassé à moins que le Conseil du Trésor n’ait préalablement donné son approbation.
3.2.2	Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet
L’emploi d’une personne faisant partie du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État chargé d’un portefeuille prend fin 30 jours civils après que le ministre ou le ministre d’État cesse d’exercer ses fonctions à moins que dans ces 30 jours :
•	le ministre ou le ministre d’État nomme cette personne dans son nouveau portefeuille;
•	cette personne devienne membre du personnel exonéré d’un autre ministre ou ministre d’État;
•	cette personne soit nommée, si elle est admissible, par la Commission de la fonction publique à un poste dans la fonction publique.
3.2.2.1	Personnel exonéré demeurant avec le même ministre ou le même ministre d’État
•	Lorsque le personnel exonéré demeure au sein du cabinet du même ministre ou du même ministre d’État, que ce soit dans le portefeuille original ou dans un nouveau portefeuille, ces personnes ne reçoivent pas d’indemnité de départ, ni d’indemnité de cessation d’emploi, ni de rémunération prolongée pendant 30 jours civils parce qu’il n’y a pas de cessation d’emploi.
•	Le ministre ou le ministre d’État peut accorder une augmentation de salaire pour une promotion à un niveau de responsabilité supérieur défini dans la Structure des postes du personnel exonéré (voir l’annexe A). Dans les autres cas, le changement de cabinet ne justifie pas une augmentation de salaire. En conséquence, les augmentations de salaire ne sont pas autorisées.
•	L’encaissement des crédits de congés annuels accumulés est laissé à la discrétion du ministre ou du ministre d’État et doit s’effectuer conformément aux conditions d’emploi applicables.
3.2.2.2	Personnel exonéré nommé au cabinet d’un autre ministre ou d’un autre ministre d’État
Si un autre ministre ou ministre d’État embauche du personnel exonéré dans les 30 jours civils suivants :
•	il continuera de toucher le même taux de rémunération s’il est nommé à un poste de personnel exonéré de même niveau;
•	il ne pourrait obtenir une augmentation de salaire que s’il est promu à un poste de personnel exonéré de niveau supérieur (consulter la Structure des postes du personnel exonéré à l’annexe A);
•	il ne touche pas d’indemnité de départ, ni d’indemnité de cessation d’emploi et n’a pas droit à une rémunération prolongée de 30 jours civils parce qu’il n’y a pas cessation d’emploi;
•	l’encaissement des crédits de congés annuels accumulés est laissé à la discrétion du ministre ou du ministre d’État (se reporter à la section 3.5.1).
3.2.2.3	Personnel exonéré qui n’est pas embauché par un ministre ou un ministre d’État dans les 30 jours civils (voir également la section 3.7)
•	Il a droit à une indemnité de départ calculée au taux de rémunération de deux semaines pour chaque année de service comme membre du personnel exonéré, établie selon le pourcentage du service effectué au cours de l’année. Il n’y a aucune période d’emploi minimale pour recevoir une indemnité de départ.
•	Le personnel exonéré peut recevoir une indemnité de cessation d’emploi qui constitue un paiement discrétionnaire qui peut être autorisé uniquement par un ministre ou un ministre d’État. Consulter la section 3.7.2 pour obtenir plus de détails.
3.2.2.4	Personnel exonéré embauché après la période de 30 jours civils
Les ministres et les ministres d’État sont invités à rendre des décisions, le plus tôt possible dans la période de 30 jours suivant leur nouvelle nomination ou la fin de l’exercice de leurs fonctions, au sujet de la conservation ou de la libération des membres de leur personnel exonéré. Si le membre du personnel exonéré n’est embauché qu’après les 30 jours civils :
•	il conserve la totalité de l’indemnité de départ reçue;
•	il doit rembourser un montant proportionnel de l’indemnité de cessation d’emploi s’il est à nouveau embauché ou s’il est recruté comme contractuel, soit directement soit par l’intermédiaire d’un entrepreneur fournissant des services au gouvernement, pendant la période visée par le paiement (p. ex., s’il reçoit une indemnité de cessation d’emploi de quatre mois et est embauché deux mois après le départ du ministre ou du ministre d’État ou le changement de portefeuille, il doit rembourser l’équivalent de deux mois d’indemnité de cessation d’emploi).
3.2.3	Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire
Lorsque des marchés sont conclus pour des services professionnels ou des services de travail temporaire, les exigences et les obligations additionnelles présentées dans la partie 7 des présentes lignes directrices doivent également être satisfaites. Ni les marchés de services professionnels ni les marchés de services de travail temporaire ne constituent des contrats de travail. Aucune relation employeur-employé ne peut être créée lorsqu’un tel marché de service est conclu (consulter la section 7.2 pour de plus amples renseignements).
3.2.4	Autres questions relatives à la dotation
Un ministre ou un ministre d’État a le pouvoir discrétionnaire d’affecter un membre de son personnel exonéré à des activités officielles à l’extérieur de la région de la capitale nationale. Le traitement de cette personne est imputable sur le budget du personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État.
Lorsqu’un portefeuille compte plus d’un ministre ou d’un ministre d’État, il faut, dans la mesure du possible, regrouper les services du personnel exonéré dans les catégories du soutien administratif.
Les nom et poste des employés exonérés ne sont pas considérés confidentiels et peuvent être diffusés en vertu d’une demande d’accès à l’information.
Pour de plus amples renseignements sur les conflits d’intérêts, veuillez vous reporter à la section 1.1.1 du présent document.
Pour plus d’information sur les questions de sécurité pour les employés, veuillez vous reporter à la section 2.2 du présent document.
3.3	Rémunération
3.3.1	Taux de rémunération
Salaires maximaux acceptables pour les postes suivants, en vigueur à la date indiquée.
	Salaires maximums *	
	($)	
Poste (cabinet de ministre)		
Chef de cabinet (EX-4)	jusqu’à 147 300	
Conseiller principal en politiques (EX-2)	jusqu’à 114 500	
Directeur des communications (EX-2)	jusqu’à 114 500	
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	jusqu’à 114 500	
Conseiller en politiques (AS-8)	jusqu’à 87 370	
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu’à 82 196	
Adjoint spécial (AS-5)	jusqu’à 66 287	
		
Poste (cabinet de ministre d’État)		
Chef de cabinet (EX-2)	jusqu’à 114 500	
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu’à 82 196	
Adjoint spécial (AS-5)	jusqu’à 66 287	
Employé de soutien (CR-5)	jusqu’à 43 132	
		
*	Ces taux, qui figurent également à l’annexe B, sont en vigueur depuis le 20 juillet 2004.
NOTA :	Tous les traitements fixés par les ministres ou les ministres d’État à l’égard de leur personnel exonéré seront considérés comme comprenant la rémunération des heures supplémentaires, le rajustement paritaire et la prime au bilinguisme.
Les ministres et les ministres d’État peuvent verser au personnel exonéré un traitement jusqu’à concurrence du maximum approuvé par le Conseil du Trésor et autoriser des augmentations jusqu’à concurrence de ce taux maximal. Toutefois, le traitement maximum ne doit être accordé au personnel exonéré que s’il se justifie par l’expérience et les compétences du titulaire du poste.
Dans des circonstances exceptionnelles, un ministre ou un ministre d’État peut, après avoir obtenu l’approbation du Conseil du Trésor, verser à un membre du personnel exonéré un traitement supérieur au maximum autorisé. Le ministre ou le ministre d’État doit d’abord discuter avec le président du Conseil du Trésor de toute demande d’approbation du Conseil à cet égard.
Le Conseil du Trésor peut autoriser des exceptions à ces lignes directrices, dans des circonstances spéciales. Un ministre ou un ministre d’État doit d’abord discuter de toutes ces demandes avec le président du Conseil du Trésor.
3.3.2	Augmentations salariales
Seul le ministre ou le ministre d’État a le pouvoir discrétionnaire d’accorder ou de refuser des augmentations de salaire.

À condition de disposer de fonds suffisants dans son budget du personnel exonéré, un ministre ou un ministre d’État peut accorder les augmentations suivantes :
•	aux membres du personnel exonéré dont le salaire n’est pas encore au maximum autorisé, les augmentations salariales requises, habituellement pas plus d’une fois l’an, jusqu’à l’atteinte du maximum;
•	aux membres du personnel exonéré dont le salaire est au maximum autorisé, aucune augmentation salariale non approuvée au préalable par le Conseil du Trésor;
•	aux membres du personnel exonéré dont le salaire dépasse le maximum autorisé et a été approuvé par le Conseil du Trésor, des hausses d’un montant n’excédant pas celui correspondant au pourcentage d’augmentation le plus récent autorisé pour le groupe et le niveau correspondants de la fonction publique. Un ministre ou un ministre d’État peut toutefois ne pas accorder de telles augmentations avant la date anniversaire de la nomination ou de la dernière augmentation de traitement, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier, à moins que le Conseil du Trésor ne les approuve.
3.3.3	Rémunération d’intérim
Un ministre ou un ministre d’État peut autoriser le versement d’une rémunération d’intérim à un membre de son personnel exonéré qui exerce temporairement des fonctions de niveau plus élevé. Pour avoir droit à la rémunération d’intérim, les membres du personnel exonéré doivent exercer de façon continue les fonctions temporaires pendant une période de 10 jours ouvrables consécutifs.
3.3.4	Heures supplémentaires
La semaine normale de travail est de 37,5 heures, du lundi au vendredi inclusivement, et la journée normale de travail est de 7,5 heures.
Pour de plus amples renseignements sur les indemnités de transport du personnel exonéré pendant les heures supplémentaires, veuillez vous reporter à la section 6.8 du présent document.
3.3.4.1	Personnel exonéré
Le personnel exonéré n’a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. Lorsqu’ils doivent travailler plus que les heures prescrites ou encore travailler ou voyager un jour de repos ou un jour férié, les membres du personnel exonéré peuvent obtenir un congé de direction (payé) autorisé par le ministre ou le ministre d’État, si ces derniers le jugent pertinent moyennant une documentation appropriée. Ce congé doit être accordé aussitôt que possible après la période qui a donné droit au congé et ne doit pas dépasser le nombre d’heures de travail supplémentaires ou le temps passé à voyager. Ce congé ne doit jamais être accordé après l’annonce d’élections ni servir à compenser des activités en rapport avec les élections.
3.3.4.3	Repas
Un membre du personnel exonéré qui effectue des heures supplémentaires qui s’étendent au‑delà de la période normale de repas ou qui travaille au moins trois heures un jour de repos ou un jour férié désigné peut avoir droit au remboursement, s’il présente des reçus, d’un ou de plusieurs repas (selon le nombre de périodes de repas qui surviennent pendant les heures supplémentaires), conformément aux montants payables au titre des repas prescrits dans la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d’affaires, ou au taux de repas négocié pour les groupes et niveaux équivalents assujettis à une convention collective (PA).
Les taux applicables aux repas sont mis à jour périodiquement; veuillez consulter les Services financiers du ministère pour connaître les taux en vigueur.
3.4	Avantages sociaux
La présente section renferme un résumé des principales dispositions sur la rémunération non salariale dans le domaine des pensions et de l’assurance. On peut obtenir de plus amples renseignements sur les conditions d’emploi et de l’aide aux fins de leur application auprès des services des ressources humaines des ministères.
Aux fins des prestations en vertu des assurances collectives de la fonction publique, les chefs de cabinet, les conseillers principaux en politiques, les directeurs des communications et les directeurs des affaires parlementaires sont rattachés au groupe de la direction et les conseillers en politiques, les adjoints spéciaux principaux, les adjoints spéciaux et le personnel de soutien sont rattachés au groupe de l’administration des programmes et sont exclus des conventions collectives.
Les membres du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État participent aux régimes décrits ci‑dessous :
3.4.1	Régimes obligatoires
3.4.1.1	Pour l’ensemble du personnel exonéré
•	le régime d’assurance‑emploi;
•	le régime provincial d’assurance-maladie;
•	le Régime de pensions du Canada ou le Régime des rentes du Québec.
3.4.1.2	Régimes obligatoires, sous réserve des critères d’admissibilité du régime en question
•	le Régime de pension de retraite de la fonction publique;
•	le Régime de prestations supplémentaires de décès (partie II de la Loi sur la pension de la fonction publique);
•	l’assurance-invalidité de longue durée (AILD) (partie du Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique);
•	le Régime de soins dentaires de la fonction publique du Canada.
3.4.2	Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement) réservés aux chefs de cabinet, aux conseillers principaux en politiques, aux directeurs des communications et aux directeurs des affaires parlementaires des ministres et aux chefs de cabinet des ministres d’État
•	En vertu du Régime d’assurance des cadres de gestion de la fonction publique :
–	l’assurance-vie de base égale à deux fois le traitement annuel rajusté;
–	l’assurance en cas de mort accidentelle et de mutilation, jusqu’à concurrence de 250 000 $;
–	l’assurance des personnes à charge.
•	En vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique :
–	la protection supplémentaire au titre des soins médicaux, pour l’employé et sa famille;
–	la protection facultative de l’assurance-hospitalisation, niveau III.
3.4.3	Régimes facultatifs (contributions payées par le membre)
3.4.3.1	Pour les conseillers en politiques, les adjoints spéciaux principaux, les adjoints spéciaux et le personnel de soutien des ministres d’État
•	le Régime de soins de santé de la fonction publique (Garantie-maladie complémentaire en plus de la garantie-hospitalisation de niveau I – contributions payées par le gouvernement; garantie-hospitalisation facultative de niveau II et III – contributions payées par le membre);
•	les composantes suivantes du Régime d’assurance des cadres de gestion de la fonction publique :
–	l’assurance-vie de base et l’assurance-vie supplémentaire, les deux égales au traitement annuel rajusté;
–	l’assurance en cas de mort accidentelle et de mutilation, jusqu’à concurrence de 250 000 $;
–	l’assurance des personnes à charge.
3.4.3.2	Pour les chefs de cabinet, les conseillers principaux en politiques, les directeurs des communications et les directeurs des affaires parlementaires des ministres ainsi que les chefs de cabinet des ministres d’État
En vertu du Régime d’assurance des cadres de gestion de la fonction publique : l’assurance-vie supplémentaire égale au traitement annuel rajusté.
3.5	Congés
Les coûts relatifs aux congés payés sont imputés sur les budgets du personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État. Les congés accordés aux chefs de cabinet, aux conseillers principaux en politiques, aux directeurs des communications et aux directeurs des affaires parlementaires des ministres ainsi qu’aux chefs de cabinet des ministres d’État sont assujettis aux conditions applicables au groupe de la direction, qui se trouvent à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_114/termcondemploy_f.asp, telles que modifiées périodiquement. Pour tous les autres membres du personnel exonéré, les congés sont assujettis aux dispositions de la convention collective des Services des programmes et de l’administration, qui se trouvent à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/coll_agre/table1_f.asp, telles que modifiées périodiquement.
3.5.1	Congés annuels
Droits aux congés annuels
Les droits aux congés annuels sont établis conformément à la section 3.5 ci-dessus, sauf que les années de service servant à calculer les congés annuels en vertu de cette disposition englobent l’emploi auprès d’un ministère ou d’un organisme fédéral énuméré à l’annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (http://laws.justice.gc.ca/fr/P-35/index.html. Pour les ministères énumérés dans la Loi sur la gestion des finances publiques : http://laws.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html) si aucune indemnité de départ n’a été versée à la cessation d’emploi. Les droits aux congés annuels sont calculés de la manière suivante :

Chefs de cabinet, conseillers principaux en politiques, directeurs des communications et directeurs des affaires parlementaires des ministres ainsi que chefs de cabinet des ministres d’État	Tous les autres employés exonérés	
4 semaines par année à la nomination	3 semaines par année à la nomination	
5 semaines par année après :	4 semaines par année après 8 années de service	
•	10 années de service en qualité de directeur de cabinet et/ou de membre du groupe de la direction;	4 semaines et 2 jours après 16 années de service	
•	15 années de service dont au moins 5 comme directeur de cabinet ou membre du groupe de la direction; ou	4 semaines et 3 jours par année après 17 années de service	
•	20 années de service.	5 semaines par année après 18 années de service	
6 semaines par année après 28 années de service	5 semaines et 2 jours par année après 27 années de service	
	6 semaines après 28 années de service	

Un ministre ou un ministre d’État peut autoriser le paiement anticipé de la rémunération estimative nette de périodes de congé de deux semaines complètes et plus, sur réception d’une demande écrite au moins six semaines avant le dernier jour de paie qui précède le départ en congé annuel.
Lorsque les membres du personnel exonéré sont rappelés d’un congé annuel, ils ont droit, sur présentation de leurs comptes de frais accompagnés de reçus, au remboursement des dépenses raisonnables (selon la définition qu’en donne le Conseil du Trésor) engagées pour se rendre à leur lieu de travail et pour retourner à l’endroit d’où ils ont été rappelés, s’ils reprennent immédiatement leur congé après avoir effectué la tâche pour laquelle ils ont été rappelés. Si le ministre ou le ministre d’État annule ou modifie un congé annuel antérieurement approuvé, l’employé a droit au remboursement des pénalités pécuniaires raisonnables qui découlent de l’annulation de ses réservations.
Si un membre du personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État cesse d’être employé ou décède, il lui est versé, à lui ou à sa succession, en remplacement des congés annuels acquis non utilisés, mais à l’exclusion des congés de direction, un montant égal au produit de la formule suivante :
(nombre de jours de congés annuels non utilisés)	X	(taux de rémunération journalier régulier le jour de la fin du service)	
En cas de cessation d’emploi pour des motifs autres que le décès ou le changement de gouvernement, ou lorsque le ministre ou le ministre d’État cesse d’exercer ses fonctions, les congés annuels non acquis pris par l’employé feront l’objet d’un recouvrement à même les sommes versées à la cessation d’emploi.
3.5.2	Encaissement des congés annuels
Le personnel exonéré peut encaisser tous les congés annuels en tout temps pendant l’année moyennant l’approbation du ministre ou du ministre d’État.
3.5.3	Jours fériés désignés
Les jours suivants sont des jours fériés désignés payés :
•	le Jour de l’an;
•	le Vendredi saint;
•	le lundi de Pâques;
•	le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil pour la célébration de l’anniversaire de la Souveraine;
•	la fête du Canada;
•	la fête du Travail;
•	le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil comme journée nationale d’action de grâces;
•	le Jour du Souvenir;
•	le Jour de Noël;
•	l’après‑Noël;
•	le jour reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête dans la région où travaille le membre du personnel du ministre ou du ministre d’État, ou le premier lundi d’août dans toute région où un autre jour n’est pas reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête.
Un membre du personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État qui est en congé non payé toute la journée de travail qui précède et toute celle qui suit immédiatement un jour férié payé n’a pas droit à la rémunération du jour férié.
3.5.4	Congé pour élections
Un membre du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État n’est pas tenu de démissionner ou de demander un congé non payé pour pouvoir, avant l’émission du bref d’élection, se porter candidat à l’investiture à des élections fédérales, provinciales ou territoriales, y compris à des élections partielles.
Cependant, après l’émission du bref, la personne qui se porte candidate à l’investiture ou dont la candidature a été approuvée doit démissionner ou se voir accorder un congé non payé comme membre du personnel exonéré, à la discrétion du ministre ou du ministre d’État et ce, au plus tard la veille de l’acceptation par écrit de sa candidature officielle.
Après l’émission d’un bref d’élection ou à la dissolution du Parlement, d’une législature provinciale ou d’un conseil territorial, un membre du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État doit éviter d’annoncer sa candidature ou que d’autres l’annoncent, tant qu’il n’a pas cessé ses fonctions ou commencé sa période de congé non payé.
Si un membre du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État décide de prendre part activement et à plein temps à une campagne visant une élection fédérale, provinciale ou territoriale, ou une élection partielle, il doit demander un congé non payé ou démissionner de son poste. Le membre prenant part à une campagne électorale à temps partiel doit le faire à l’extérieur des heures normales de travail. Aucun congé annuel ou autre congé payé ne sera autorisé pour participer à une campagne électorale.
En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), une période de congé non payé constitue une interruption de service afin de déterminer l’admissibilité au statut prioritaire de dotation. Si le membre du personnel exonéré n’est pas admissible au statut prioritaire de dotation avant d’amorcer son congé non payé, cette période de congé doit être compensée à une date ultérieure, conformément aux critères d’admissibilité à la LEFP.
3.5.5	Autres congés
3.5.5.1	Autres circonstances
Un ministre ou un ministre d’État peut accorder un congé payé d’au plus deux semaines quand le lieu de travail est rendu inhabitable et que l’employé ne peut plus exercer ses fonctions tant qu’on ne lui trouve pas un autre lieu de travail, ou quand l’employé est obligé ou instamment pressé de prêter son concours en raison d’une situation d’urgence dans la collectivité.
3.6	Employés du ministère affectés à un cabinet de ministre et de ministre d’État
Le Conseil du Trésor autorise l’affectation d’employés du ministère au cabinet du ministre. Cet effectif ainsi que le budget salarial qui lui est associé doivent provenir des ressources existantes du ministère. Conformément à la tradition non partisane dans la fonction publique, l’employé ne doit assurer que des conseils ministériels de nature non politique qui font partie des responsabilités du ministre ou du ministre d’État à l’égard du ministère ou du portefeuille. En outre, les fonctions de relations publiques ne doivent pas leur être confiées.
Les fonctions d’un adjoint ministériel affecté à un cabinet de ministre incluraient habituellement la liaison entre le cabinet du ministre et le ministère ainsi que la gestion du partage de l’information et des documents. Les fonctions incluraient également la prestation, en collaboration avec le sous-ministre et des cadres supérieurs du ministère, de conseils sur des questions ministérielles au ministre et à son personnel exonéré.
Un ministre se voie allouer jusqu’à huit (8) employés du ministère, y compris l’adjoint ministériel. Ce dernier pourrait être classifié à un niveau équivalant à EX-2. Cela correspondrait à l’étendue des connaissances et de l’expertise de l’adjoint ministériel. Les sept autres employés ministériels sont du personnel de soutien. Ces personnes ne peuvent être classifiées que jusqu’au niveau AS‑4. Un ministre d’État se voie allouer jusqu’à trois (3) employés du ministère. Un ministre ou un ministre d’État ne peut avoir qu’un adjoint ministériel. Les maximums budgétaires ne peuvent être dépassés à moins que le Conseil du Trésor n’ait donné préalablement son approbation.
Les salaires maximums pour le personnel ministériel des cabinets des ministres et des ministres d’État sont indiqués dans les tableaux figurant ci-dessous :
Employés du ministère – Cabinets de ministre			
Titre des postes	Niveau (maximal) à la fonction publique*	Salaire maximum	
Adjoint ministériel	EX-2	114 500 $	
Secrétaire particulier d’un ministre	AS-4	55 495 $	
Chauffeur d’un ministre	CR-5	43 132 $	
Personnel de soutien – Chef de cabinet	AS-4	55 495 $	
Personnel de soutien	AS-3	50 657 $	
*	Les niveaux de classification et les augmentations d’échelon salarial de la fonction publique s’appliqueront.
Employés du ministère – Cabinets de ministre d’État			
Titre des postes	Niveau (maximal) à la fonction publique*	Salaire maximum	
Conseiller principal en politiques du ministère	PM-6	82 196 $	
Secrétaire particulier du ministre d’État	AS-4	55 495 $	
Chauffeur du ministre d’État	CR-5	43 132 $	
*	Les niveaux de classification et les augmentations d’échelon salarial de la fonction publique s’appliqueront.
Habituellement, un ministre ou un ministre d’État obtient des services de soutien du personnel du ministère à l’égard d’activités non politiques dans le cadre de ses responsabilités ministérielles. Le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou du ministre d’État est à l’emploi du ministère et ne peut être muté avec le ministre ou le ministre d’État lorsque ce dernier change de portefeuille. Les personnes dont les fonctions principales consistent à offrir un service personnel à un ministre ou à un ministre d’État (p. ex., les chauffeurs personnels) constituent toutefois une exception, car le service personnel qu’elles offrent est plus important que leurs connaissances de la structure ou des responsabilités du ministère. Par conséquent, deux ministères peuvent s’entendre pour muter ces personnes pourvu qu’il n’y ait pas dédoublement de rôle.
Le Conseil du Trésor doit examiner toutes les autres demandes de dérogation à cette politique. Dans le cadre de l’élaboration de propositions de dérogation, les ministres ou les ministres d’État doivent tenir dûment compte des répercussions éventuelles sur les employés du ministère qui peuvent être déplacés par d’autres fonctionnaires susceptibles d’être mutés d’autres portefeuilles.
Le lieu de travail du personnel du ministère peut être situé à proximité du cabinet du ministre ou du ministre d’État, la direction et la supervision étant assurées par le ministre, le ministre d’État ou par les membres de son personnel exonéré en ce qui concerne les affaires du cabinet du ministre ou du ministre d’État. Le personnel du ministère demeure toutefois partie intégrante des ressources humaines du ministère et, en principe, assujetti au contrôle de ce dernier.
Le personnel du ministère affecté au cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État ne doit pas assurer des services de soutien qui sont déjà disponibles au sein du ministère. Les ministres ou les ministres d’État doivent consulter leurs sous‑ministres pour obtenir les conseils et le soutien professionnels dont ils ont besoin, tant dans le domaine des politiques que dans celui des opérations, pour bien s’acquitter de la gamme complète de leurs responsabilités.
3.7	Cessation d’emploi
Dans tous les cas (c’est‑à‑dire, démission, décès, renvoi, mise en disponibilité et départ à la retraite), les indemnités discrétionnaires de cessation d’emploi viennent s’ajouter à l’indemnité de départ à laquelle les employés ont droit.
Le ministre ou le ministre d’État, ou son représentant, est chargé de transmettre rapidement et au moment opportun au Bureau du commissaire à l’éthique le nom et le titre (désignations) de tous les membres du personnel dont l’emploi a pris fin ou qui ont été mutés. Le Bureau du commissaire à l’éthique communiquera avec les membres du personnel exonéré assujettis à la partie III – Mesures d’observation concernant l’après-mandat du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat : http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/inoec-bce.nsf/fr/oe01422f.html au sujet de leurs obligations à l’égard de l’après-mandat en vertu du Code.
3.7.1	Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur
Les employés ont droit à l’indemnité de départ lorsqu’ils cessent leurs fonctions volontairement, sont congédiés, décèdent ou sont mis en disponibilité en raison d’un manque de travail ou de la cessation d’une fonction. L’indemnité de départ ne varie pas en fonction de la cause de la cessation d’emploi, qu’il s’agisse d’une démission, d’un décès, d’un congédiement, d’une mise en disponibilité ou d’un départ à la retraite.
Lorsqu’une personne faisant partie du personnel exonéré d’un ministre ou d’un ministre d’État cesse ses fonctions, son indemnité de départ est calculée à raison de deux semaines de rémunération (au traitement en vigueur au moment du départ de l’employé) pour chaque année de service. À cette fin, le terme « service » désigne uniquement la période de service en qualité de membre du personnel exonéré. Toute année de service partielle fait l’objet d’un calcul proportionnel. Il n’y a pas de nombre maximal de semaines payées.
Le cas échéant, les indemnités de départ doivent être imputées sur le budget central (crédit 5 du Conseil du Trésor).
Aux termes de l’indemnité de départ, les ministres ou les ministres d’État peuvent, dans certains cas, accepter de reconnaître (ou « transférer ») les services antérieurs d’un membre du personnel exonéré en qualité d’employé d’un député ou d’employé de la fonction publique tel que décrit dans la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), pourvu que ce service ait précédé immédiatement la nomination comme membre du personnel exonéré dans un cabinet de ministre ou de ministre d’État (c’est‑à‑dire, sans interruption de service de plus de trois mois) et qu’aucun versement d’indemnité de départ n’ait été fait par la Chambre des communes ou l’employeur précédent en raison de ses services antérieurs. Pour que le service antérieur soit reconnu, l’employé doit obtenir, dès son embauche à titre de membre du personnel exonéré, l’acceptation du service antérieur par écrit du ministre ou du ministre d’État qui l’embauche et en faire parvenir une copie au bureau de la paie du ministère ainsi qu’à la Chambre des communes ou à l’employeur précédent. À la fin de l’emploi comme membre du personnel exonéré, l’indemnité de départ pour la période de service à titre d’employé d’un député ou de la fonction publique est calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service (au taux en vigueur au départ de l’employé à titre de membre du personnel exonéré) à condition que le membre du personnel exonéré satisfasse, compte tenu du service antérieur et du service à titre d’employé d’un ministre ou d’un ministre d’État, aux exigences de l’employeur précédent pour le versement d’une indemnité de départ.
NOTA :	En ce qui a trait aux membres du personnel exonéré qui seraient partis dans la période de 30 jours, à compter du 4 novembre 1993, et qui auraient été mutés à titre d’employés de député ou de la fonction publique (au sens de la LPFP) au cabinet d’un ministre avant le 1er avril 1987 (c’est-à-dire, sans bris de service de plus de trois mois) et qui n’auraient reçu aucune indemnité de départ de la Chambre des communes ou de l’employeur antérieur en vertu de leurs services, les ministères sont avisés, qu’aux fins de l’indemnité de départ, ce service antérieur à titre de membre du personnel d’un député ou de la fonction publique (tel que décrit dans la LPFP) est considéré comme ayant été transféré avec l’employé. L’indemnité de départ en vertu de ce service antérieur doit être calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service à titre d’employé d’un député, au taux en vigueur lors de la fin d’emploi comme membre du personnel exonéré. Ces employés sont également admissibles aux dispositions existantes de l’indemnité de départ pour les membres du personnel exonéré.
3.7.2	Indemnité de cessation d’emploi
Le ministre ou le ministre d’État peut verser une indemnité de cessation d’emploi lorsque les services d’un employé prennent fin. Cette indemnité a pour but de dédommager l’employé de la perte de gains éventuelle due à une cessation d’emploi souvent imprévisible et parfois soudaine.
Les membres du personnel exonéré désignés par le ministre ou le ministre d’État comme étant assujettis à la partie III, Mesures d’observation concernant l’après-mandat, du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après‑mandat doivent observer une période de restriction d’un an après avoir quitté leur poste, au cours de laquelle ils ne peuvent accepter une nomination à un conseil d’administration ou un emploi d’une entité extérieure au gouvernement fédéral avec laquelle ils ont eu des rapports officiels directs et importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur mandat à titre de membre du personnel exonéré. De plus, en vertu du Code, les membres du personnel exonéré ne peuvent faire de représentation pour toute autre personne ou entité ou en leur nom auprès d’un ministère avec lequel ils ont eu des rapports officiels directs et importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur service à titre de titulaire de charge publique. La section 29 du Code fournit également de l’information au sujet de certaines activités interdites après avoir quitté leur poste.
Un ministre ou un ministre d’État peut autoriser le versement d’une indemnité de cessation d’emploi :
•	lorsqu’il congédie un membre de son personnel exonéré sans préavis;
•	à la cessation de ses fonctions de ministre ou de ministre d’État;
•	lors de son changement de portefeuille ou de responsabilités et que l’employé cesse d’être à son service;
•	lorsqu’un membre de son personnel exonéré démissionne, prend sa retraite, est mis en disponibilité ou décède.
3.7.3	Montant à payer
Pour compenser les pertes éventuelles de gains subies par le personnel exonéré, le ministre ou le ministre d’État peut accorder une indemnité de cessation d’emploi d’au plus six mois de salaire, sous réserve de la partie III du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat (voir la section 1.1.1). Une indemnité de cessation d’emploi pouvant atteindre au maximum quatre mois de salaire s’applique dans tous les autres cas. 
Même si le ministre ou le ministre d’État peut autoriser une indemnité de cessation d’emploi jusqu’à concurrence du maximum susmentionné, il convient de préciser qu’une indemnité de cessation d’emploi d’un mois par année de service est jugée raisonable.
3.7.4	Remboursement
L’indemnité de cessation d’emploi ne doit pas être payée lorsque le membre du personnel exonéré a bénéficié d’un congé non payé de la fonction publique pour accepter un emploi au cabinet du ministre ou du ministre d’État. Dans ce cas, la personne demeure un employé du ministère qui lui a accordé le congé non payé et tout versement futur d’une indemnité de cessation d’emploi relèvera de ce ministère.
Les indemnités de cessation d’emploi doivent être imputées sur le budget de fonctionnement du ministère et non sur le budget de fonctionnement ou du personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État.
Lorsqu’une personne qui a reçu une indemnité de cessation d’emploi travaille dans ou pour un autre cabinet de ministre ou de ministre d’État ou dans une institution fédérale pendant la période à l’égard de laquelle l’indemnité de cessation d’emploi a été versée, qu’elle soit rémunérée directement en tant qu’employé ou contractuel ou indirectement en tant qu’employé ou sous-traitant d’un contractuel, elle doit rembourser l’indemnité sur une base proportionnelle. Cette disposition vise à éviter le cumul de revenu prélevé des fonds de l’État (c’est-à-dire le Trésor). Consulter les documents sur le budget des dépenses et les crédits du gouvernement afin de déterminer les organismes financés à partir du Trésor : http://www.tbs-sct.gc.ca/est-pre/estimF.asp.
3.7.5	Droits du personnel exonéré lorsqu’un ministre ou un ministre d’État cesse ses fonctions
Lorsqu’un ministre ou un ministre d’État cesse ses fonctions ou change de portefeuille sans que les membres de son personnel exonéré ne le suivent dans son nouveau portefeuille, ces personnes continuent de recevoir leur traitement pendant 30 jours civils, conformément au paragraphe 39(2) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Les ministres ou les ministres d’État autorisent le versement d’une indemnité de cessation d’emploi et le versement commence après cette période de 30 jours. Lorsqu’un ministre ou un ministre d’État cesse ses fonctions à la suite d’un remaniement ministériel ou d’une élection générale, les membres du personnel exonéré qui n’auront pas été réembauchés par un ministre ou un ministre d’État, ou dans la fonction publique, seront considérés comme ayant été mis à pied au terme de la période de 30 jours, aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique et du Régime des soins dentaires de la fonction publique.
Les congés annuels acquis, mais non utilisés, sont remboursés aux membres du personnel exonéré selon la formule suivante :
(nombre de jours de congés annuels non utilisés)	X	(taux de rémunération journalier à la date où le service prend fin)	

Les congés de direction ne devraient pas compter comme congé annuel acquis.
3.7.6	Droit de priorité du personnel exonéré d’un ministre
Le droit de priorité du personnel exonéré d’un ministre est prévu à l’article 39 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Ce droit est d’une durée d’un an à compter de la date où l’employé visé cesse d’exercer ses fonctions au cabinet du ministre, c’est-à-dire à la première des deux dates suivantes :
•	30 jours après que le ministre ait cessé d’exercer ses fonctions; ou
•	le jour où l’employé visé cesse d’exercer ses fonctions au cabinet du ministre.
Le droit de priorité s’applique au personnel exonéré que le ministre embauche dans le cadre d’activités relatives à son portefeuille. Cette priorité s’applique lorsque le titulaire :
•	était déjà fonctionnaire au moment de devenir employé dans le cabinet du ministre (alinéa 39(3)a) de la LEFP);
•	est devenu admissible à une nomination à la fonction publique sous le régime de la LEFP pendant son emploi dans le cabinet du ministre (concours public) (alinéa 39(3)b) de la LEFP);
•	a travaillé, pendant au moins trois années consécutives, dans le cabinet d’un ministre ou de plusieurs ministres ou a été titulaire successivement de certains postes (paragraphe 39(4) de la LEFP). Voir l’annexe E pour plus de détails.
Le droit de priorité du personnel d’un ministre s’applique également au personnel exonéré :
•	du chef de l’opposition à la Chambre des communes;
•	du leader du gouvernement au Sénat;
•	du leader de l’opposition au Sénat;
•	des ministres d’État.
On trouvera un complément d’information à l’annexe « E » du présent document. Veuillez prendre note que l’information fournie dans cette annexe est tirée directement du Guide des droits prioritaires du personnel des cabinets de ministre de la Commission de la fonction publique qui est révisé, au besoin, séparément de ce document. Une version électronique du guide se trouve à l’adresse suivante : http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/priority-priorite/staff_priority_guide_f.htm. Veuillez vérifier la date de révision des deux documents afin de vous assurer que vous avez la plus récente version du guide.
3.7.7	Aide aux employés : services de placement
Un ministre ou un ministre d’État peut autoriser un versement maximal de 5 000 $ pour couvrir les honoraires de services professionnels de placement à l’égard d’un membre de son personnel exonéré dont l’emploi a pris fin. Un membre du personnel exonéré dont l’emploi prend fin doit s’inscrire auprès d’un cabinet de services professionnels dans les 30 jours suivant sa date de fin d’emploi, ou dans les 30 jours suivant la date où le ministre ou le ministre d’État cesse d’exercer ses fonctions, même si les services peuvent être fournis à une date ultérieure. Cependant, les services d’un cabinet de placement doivent toujours être fournis durant l’année suivant la date de fin d’emploi du membre du personnel exonéré.
Les services professionnels de placement comprennent habituellement les services suivants : la préparation du curriculum vitæ, la préparation à l’entrevue, comment se présenter en entrevue, etc. Les coûts de formation ou de perfectionnement, comme l’utilisation d’un ordinateur ou l’apprentissage d’une autre langue, ne sont pas admissibles.
Habituellement, les cabinets offrant les services de placement concluent des ententes avec les membres du personnel exonéré concernant les services devant être rendus. Les factures doivent être envoyées aux services financiers du ministère. Le coût des services de placement doit être imputé sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État.

Partie 4	Gestion financière
4.1	Provenance des fonds
Les budgets des ministères renferment les fonds destinés aux activités liées au portefeuille et aux autres activités officielles du gouvernement. Ils s’ajoutent aux crédits dont disposent un ministre et un ministre d’État à titre de député et n’en font pas partie. Le présent document ne porte que sur les budgets des ministres et des ministres d’État.
Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés publié par la Chambre des communes. Prière d’adresser les demandes de renseignements au sujet de ces droits au Bureau du Contrôleur, Chambre des communes.
Le budget du ministre ou du ministre d’État fait partie intégrante du budget du ministère et est assujetti aux mêmes dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) que celles qui s’appliquent à tous les autres fonds du ministère. Ces dispositions ont pour but d’assurer le contrôle du Parlement sur les deniers publics et prescrivent un cadre de contrôle financier à l’égard de toutes les opérations financières. Bon nombre des dispositions de la LGFP en matière de gestion financière sont appliquées dans le cadre de politiques approuvées par le Conseil du Trésor. Par conséquent, à moins d’être spécifiquement exonérés, les budgets d’un ministre et d’un ministre d’État sont également assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor.
Les budgets des ministres et des ministres d’État se divisent en quatre parties et doivent être contrôlés séparément. Ils sont alloués à même les niveaux de référence de chaque ministère. L’annexe C renferme des détails précis sur la valeur des budgets et leurs limites :
•	le traitement du ministre et son indemnité d’automobile (les budgets relatifs à cette indemnité pour les ministres d’État sont intégrés au programme du Conseil privé et non à ceux des ministères respectifs);
•	le budget salarial du personnel exonéré du ministre et du ministre d’État;
•	le budget de fonctionnement du ministre et du ministre d’État;
•	le budget salarial des employés du ministère.
4.2	Virement de fonds
Les ministres et les ministres d’État peuvent virer des fonds de leur budget de fonctionnement à leur budget salarial du personnel exonéré, et vice versa. La limite annuelle des virements a été établie à 100 000 $ pour les ministres et à 50 000 $ pour les ministres d’État. Lorsque des fonds sont virés du budget de fonctionnement au budget salarial du personnel exonéré, le ministère doit réserver un montant supplémentaire équivalent à 20 p. 100 des fonds pour couvrir les frais rattachés aux avantages sociaux. Par ailleurs, si des fonds sont virés du budget salarial du personnel exonéré au budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État, le montant renferme 20 p. 100 des fonds en remplacement des avantages sociaux des employés. Cette opération de 20 p. 100 ne s’effectue pas à l’intérieur des budgets du cabinet du ministre. Seuls les frais directs précisés peuvent être imputés sur le budget salarial du personnel exonéré. Aucun virement portant sur le budget salarial du ministère n’est autorisé.
Les ministres et les ministres d’État peuvent reporter jusqu’à 5 p. 100 des fonds non dépensés de leurs budgets du personnel exonéré et de fonctionnement d’un exercice à l’autre. Ce pouvoir ne s’applique pas au budget du personnel ministériel des ministres et des ministres d’État.
4.3	Responsabilisation
Les dépenses facturées au budget de fonctionnement du cabinet du ministre ou du ministre d’État, ou au budget du personnel exonéré ayant trait aux activités du portefeuille ou aux autres affaires officielles du gouvernement, sont imputées sur un crédit de « programme » ou de « fonctionnement » du ministère. Les deniers publics utilisés pour financer ces dépenses doivent être engagés avec toute la prudence et la probité qui s’imposent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor compile périodiquement des données sur les dépenses engagées à l’égard des cabinets des ministres et des ministres d’État pour les traitements relatifs au personnel exonéré et au personnel du ministère et les coûts de fonctionnement.
Il incombe à chaque ministre et ministre d’État de répondre à toutes les demandes de renseignements du public concernant les dépenses engagées pour son cabinet – que ce soit par lui-même, son personnel ou en son nom – y compris leur justification publique, le cas échéant.
4.4	Déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre et du ministre d’État
Les dépenses imputées sur le budget du personnel exonéré et sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État doivent se limiter aux types de dépenses qui peuvent être imputées sur chacun de ces budgets en vertu de la loi; en d’autres termes, les dépenses doivent clairement respecter les paramètres (portée, but et limites) du budget.
Des dépenses précises doivent être imputées sur des budgets précis du ministre ou du ministre d’État, comme il est indiqué ci-dessous. Certaines dépenses peuvent être remboursées à même le crédit 5 du Conseil du Trésor ou imputées sur le budget de fonctionnement du ministère; elles sont également énoncées ci-dessous.
4.4.1	Traitements des ministres et des ministres d’État et indemnités d’automobile
Les traitements et indemnités d’automobile des ministres et des ministres d’État sont des dépenses législatives. Ces ressources sont donc accordées à titre permanent et ne sont pas soumises à l’approbation annuelle du Parlement. Cependant, comme l’indique la section 6.2, les ministres du Conseil du Trésor ont établi une politique portant sur les véhicules automobiles.
4.4.2	Budget salarial du personnel exonéré
Tous les ministres et ministres d’État à l’exception du premier ministre disposent d’un budget salarial de personnel exonéré pour leur permettre de gérer leur cabinet. Il s’ajoute à tout budget auquel un ministre ou un ministre d’État a droit à titre de député à l’égard de son personnel de la Chambre des communes et de son bureau de circonscription.
Le Conseil du Trésor détermine périodiquement le montant du budget du personnel exonéré des ministres et des ministres d’État, et le président du Conseil du Trésor avise par écrit chaque ministre ou ministre d’État du montant annuel de son budget. Les budgets doivent être alloués à même les niveaux de référence approuvés des ministères.
Les limites budgétaires ne peuvent être dépassées. Les ministres qui désirent passer outre ces limites budgétaires doivent obtenir l’autorisation du Conseil du Trésor. Le ministre doit discuter au préalable des demandes d’exception avec le président du Conseil du Trésor.
Lorsqu’un ministre ou un ministre d’État prend en charge un portefeuille au cours de l’exercice, le budget du reste de l’année pour le nouveau portefeuille correspond au solde disponible du portefeuille antérieur à la date du changement (après le paiement des engagements non réglés). Lorsqu’un portefeuille est créé ou qu’un ministre ou ministre d’État prend en charge le portefeuille d’un ministre ou d’un ministre d’État après un changement de gouvernement, le nouveau ministre ou ministre d’État reçoit, au pro rata, un budget correspondant au solde de l’exercice en cours, tel qu’établi par le Conseil du Trésor.
Seuls sont imputables sur le budget salarial du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, soit :
•	les traitements (y compris les congés payés);
•	les paiements des congés annuels non utilisés à la cessation d’emploi ou donnant lieu à un versement en argent à la fin de chaque exercice;
•	la rémunération de 30 jours aux membres du personnel exonéré lorsqu’un ministre ou un ministre d’État cesse d’exercer ses fonctions (consulter la section 3.7.5).
4.4.3	Budget de fonctionnement
Le budget de fonctionnement du cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État couvre toutes les dépenses de fonctionnement ayant trait aux activités du portefeuille ou aux autres affaires officielles du gouvernement, qu’il soit engagé par le personnel exonéré ou par le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou du ministre d’État.
Les dépenses suivantes doivent être imputées sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État :
•	les cadeaux officiels, les frais de déplacement, d’accueil et d’autres services se rapportant au ministère;
•	les imputations relatives aux frais courants des bureaux régionaux des ministres;
•	les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
•	les frais de réinstallation du personnel exonéré du cabinet du ministre ou du ministre d’État (à la nomination seulement);
•	les frais liés au mobilier et à l’ameublement des ministres, des ministres d’État et de leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
•	les frais relatifs aux services professionnels de placement;
•	le coût des services professionnels et des services de travail temporaire pour le cabinet du ministre ou du ministre d’État;
•	toutes les autres dépenses liées au fonctionnement du cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État.
4.4.4	Autres dépenses engagées relativement au personnel exonéré
Les coûts suivants doivent être assumés tel qu’indiqué ci-dessous :
Les ministères peuvent demander des fonds imputés sur le budget central (crédit 5 du Conseil du Trésor), comme pour les autres fonctionnaires pour :
•	les prestations de maternité et les prestations parentales (Prestations supplémentaires d’emploi);
•	la paye de vacances pour les congés annuels non utilisés au moment de la cessation d’emploi lorsque l’employé est alors admissible à une indemnité de départ;
•	l’indemnité de départ.
Budgets de fonctionnement des ministères :
•	Indemnité de cessation d’emploi.
4.4.5	Budget salarial du personnel ministériel
Les frais relatifs au personnel ministériel affecté au cabinet d’un ministre doivent être imputés sur le budget salarial du ministère. Ces frais doivent être comptabilisés séparément, dans les dépenses associées au fonctionnement du cabinet du ministre. Les frais rattachés au rajustement paritaire, à la prime au bilinguisme et aux heures supplémentaires doivent être comptabilisés dans le budget salarial du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre. Les autres frais relatifs au personnel doivent être comptabilisés conformément aux méthodes ministérielles en vigueur pour les employés de la fonction publique.
4.5	Pouvoirs financiers
Les politiques du Conseil du Trésor concernant la gestion financière se trouvent, en règle générale, dans les politiques relatives à la fonction de contrôleur, à l’adresse Internet http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/siglist_f.asp. Ces politiques renferment des directives et des lignes directrices régissant la comptabilité et le contrôle des dépenses. Elles énoncent également le cadre d’application des pouvoirs financiers pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Essentiellement, il existe deux types d’autorisations financières concernant les dépenses : le pouvoir de dépenser et le pouvoir de payer.
Il y a deux exigences principales à respecter en matière de pouvoirs financiers : 1) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser et de payer à l’égard d’un paiement et 2) nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser à l’égard d’un paiement dont il profite personnellement, ni de prendre part aux étapes de traitement de sa rémunération et de ses avantages sociaux.
Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel, qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs‑sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2‑1_f.asp.
4.5.1	Pouvoir de dépenser
Le pouvoir de dépenser est constitué de quatre éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements, passation de marchés et confirmation de l’exécution et des coûts du contrat.
Le ministre ou le ministre d’État est chargé du personnel exonéré et des budgets de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État, et il est doté du pouvoir de dépenser. Le ministre délègue souvent une certaine partie de ce pouvoir au chef de cabinet ou à d’autres membres principaux du personnel exonéré. Dans le cas des ministres d’État, une certaine partie de ce pouvoir peut être déléguée au chef de cabinet. Cependant, cette délégation ne s’applique pas lorsque le ministre ou le ministre d’État désire embaucher ou congédier des membres du personnel exonéré, ou fixer leurs salaires.
4.5.1.1	Engagement des dépenses
Ce pouvoir est délégué aux ministres et aux ministres d’État pour leur permettre d’engager des dépenses imputées sur leurs budgets, de commander des fournitures et des services, d’embaucher du personnel, d’exécuter des fonctions d’accueil, etc. Cependant, avant que les dépenses ne soient véritablement engagées, que le marché ne soit conclu ou que l’entente ne soit signée, on doit obtenir confirmation de la disponibilité des fonds, c’est-à-dire le pouvoir d’engager des fonds.
4.5.1.2	Pouvoir d’engager des fonds
En vertu de l’article 32 de la LGFP, les ministres ou les ministres d’État, ou les agents financiers agissant en leur nom, doivent contrôler les engagements et veiller à ce que les fonds soient disponibles dans les crédits en vigueur pour exécuter l’engagement financier qui découlerait du marché ou d’un autre accord.
Des mesures de contrôle des engagements et des dépenses doivent être appliquées pour éviter tout dépassement du budget du personnel exonéré et du budget de fonctionnement du ministre.
Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur le contrôle des engagements, qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs‑sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2‑4_f.asp.
4.5.1.3	Pouvoir de conclure des marchés
Le pouvoir d’acquérir du matériel et des biens est délégué au ministre ou au ministre d’État par le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le ministre ou le ministre d’État est responsable, en bout de ligne, envers le Parlement pour toutes les activités relatives aux marchés. Au sein du cabinet du ministre ou du ministre d’État, le pouvoir de conclure des marchés peut être délégué au chef de cabinet du ministre ou à un autre membre supérieur du personnel exonéré ou au chef de cabinet du ministre d’État.
Les représentants auxquels sont délégués ces pouvoirs doivent l’exercer avec prudence et probité de sorte que le ministre responsable agisse et paraisse agir dans le respect de la lettre et de l’esprit de la Loi sur la gestion des finances publiques, du Règlement sur les marchés de l’État ainsi que de la politique et des directives du Conseil du Trésor sur les marchés. Des précisions sur la conclusion de marchés se trouvent à la section 7.
4.5.1.4	Attestation et vérification, paiement des travaux, des biens ou des services
Les dépenses engagées par des ministres, des ministres d’État et leur personnel exonéré sont assujetties au processus de vérification des comptes et doivent être attestées en vertu de l’article 34 de la LGFP avant de donner lieu au paiement.
En vertu de l’article 34 de la LGFP, les ministres et les ministres d’État sont tenus de confirmer que les marchandises ont été reçues ou que les travaux ont été exécutés de façon satisfaisante et que le prix demandé est raisonnable. Ce processus de vérification des comptes comprend l’assurance que les modalités pertinentes du marché, y compris le prix, la quantité et la qualité, ont été respectées et, si un paiement anticipé est versé, l’assurance qu’il est requis en vertu du marché et que les lois, règlements, décrets et politiques du Conseil du Trésor applicables ont tous été respectés. Les agents financiers dotés du pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP sont chargés d’assurer la qualité de la vérification des comptes effectuée en vertu de l’article 34 de la LGFP.
Le processus de vérification des comptes doit produire des preuves vérifiables de vérification, y compris l’identification des diverses personnes qui ont exécuté la vérification.
Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes, qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs‑ct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/Accver_f.asp.
4.5.2	Pouvoir de payer
Le pouvoir de payer permet de demander des paiements. En vertu de l’article 33 de la LGFP et du Règlement sur les demandes de paiement et de règlement, les demandes de paiement ne peuvent être exécutées que si le paiement a été vérifié en vertu de l’article 34, si le crédit renferme des fonds suffisants et si le paiement n’a pas déjà été effectué.
Le pouvoir de payer est habituellement délégué aux agents financiers ministériels.
Le personnel des services financiers du ministère vérifie l’attestation du ministre ou du ministre d’État (ou de la personne qu’ils ont désignée) en vertu de l’article 34 et les pièces justificatives requises avant de demander le paiement aux termes de l’article 33.
Bien que certaines demandes de paiement produites par des ministres et des ministres d’État ne doivent pas, pour des motifs de confidentialité, être étayées de reçus et d’autres documents prouvant la réception des marchandises ou des services, ces documents doivent néanmoins être conservés au cabinet du ministre ou du ministre d’État. En l’absence de pièces justificatives, le ministre ou le ministre d’État doit habituellement présenter une attestation officielle portant sa signature (et non celle d’un remplaçant).
Renvoi : Politique du Conseil du Trésor sur les demandes de paiement et paiement à la date d’échéance, qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/2-6_f.asp.
4.6	Vérification interne
Aux termes de la politique gouvernementale, les ministères doivent :
•	avoir une fonction de vérification interne efficace, indépendante et objective qui dispose de ressources suffisantes pour fournir en temps opportun des services d’assurance suffisants pour tous les aspects importants de leur stratégie et de leurs pratiques de gestion des risques, de leurs cadres de contrôle et pratiques de gestion, et de l’information utilisée pour prendre des décisions et rendre des comptes;
•	intégrer les résultats de la vérification interne à leurs méthodes d’établissement des priorités, de planification et de prise de décisions;
•	publier les rapports complétés en temps opportun et les rendre facilement accessibles au public dans les deux langues officielles.
Toutes les dépenses imputées sur les crédits d’un ministère, y compris celles engagées par un ministre ou un ministre d’État ou son cabinet, sont assujetties à la vérification interne.

Partie 5	Locaux à bureaux et fournitures
5.1	Locaux à bureaux
5.1.1	Introduction
Les ministres et les ministres d’État disposent de bureaux sur la Colline parlementaire, de même que de bureaux de circonscription, qui sont tous assujettis aux lignes directrices et aux budgets de la Chambre des communes et qui sont totalement distincts des bureaux de l’administration centrale du ministère et des bureaux régionaux des ministres (voir ci-dessous).
Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services destiné aux députés et publié par la Chambre des communes; les questions relatives à ces droits doivent être adressées au bureau du Contrôleur, Chambre des communes.
5.1.2	Bureaux de l’administration centrale des ministères
Les besoins en bureaux des ministres et des ministres d’État à l’administration centrale des ministères sont coordonnés par le sous-ministre, qui y satisfait habituellement dans les limites de l’espace attribué au ministère.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en collaboration avec le groupe de la gestion des locaux de chaque ministère, se charge de l’aménagement initial des locaux en se fondant sur les besoins fonctionnels et opérationnels et sur les lignes directrices applicables en matière de coûts. Les modifications des bureaux existants (pendant le mandat du ministre ou du ministre d’État ou à la nomination d’un nouveau ministre ou ministre d’État) sont financées par le ministère.
5.1.3	Bureaux régionaux des ministres
Des bureaux régionaux ont été aménagés à l’intention de tous les ministres et ministres d’État locaux et en visite, de même que pour leurs représentants afin de leur permettre d’exercer des fonctions pour le compte de l’État dans les régions. Ces bureaux n’ont pas pour but de reproduire les fonctions des bureaux de circonscription ou d’autres services de soutien offerts par la Chambre des communes.
Le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de l’établissement et de la gestion des bureaux régionaux des ministres (BRM), y compris le loyer, l’aménagement, le stationnement, etc.
On compte des bureaux régionaux de ministres à Vancouver, Edmonton, Calgary, Régina, Winnipeg, Toronto, Montréal, Québec, Halifax, Moncton et St-Jean. En conséquence, l’aménagement d’un bureau de ministre à l’extérieur du siège social exige l’approbation expresse du Conseil du Trésor avant le lancement du projet.
Les cabinets des ministres paient la moitié des frais généraux fixes des bureaux régionaux.
Les ministres et les ministres d’État assument la responsabilité du financement des frais directs (par exemple, les frais d’accueil, les services supplémentaires et les locaux) qu’occasionne leur utilisation des BRM.
5.2	Mobilier et ameublement de bureau
5.2.1	Bureaux de l’administration centrale du ministère
Le mobilier et l’ameublement de bureau du cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor. De même, le mobilier du secrétaire particulier du ministre, qui travaille généralement dans l’antichambre et la salle d’attente du ministre, n’est pas assujetti aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor. Cependant, les bureaux du personnel du ministre situés dans des locaux occupés par le ministère sont assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel (mobilier et ameublement), qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/MaterielManage/siglist_f.asp.
La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux le mandat d’acquérir le matériel nécessaire pour les ministères et, de ce fait, les dispositions de la Loi s’appliquent quelle que soit l’utilisation du mobilier et de l’ameublement.
L’acquisition du mobilier, des agencements et de l’équipement de bureau ainsi que les frais connexes d’utilisation et d’entretien sont financés par le ministère.
5.2.2	Bureaux régionaux des ministres
Ces bureaux sont assujettis aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor en ce qui touche le mobilier et l’ameublement de bureau.
En règle générale, tous les achats de mobilier et d’ameublement sont considérés comme des frais généraux ou frais courants qui sont récupérés lors de l’exercice trimestriel de recouvrement des coûts selon la formule suivante : total des coûts ÷ 24 grands ministères.
5.3	Matériel et fournitures de bureau
Les dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel s’appliquent au matériel et aux fournitures de bureau de caractère général des bureaux des ministres et des ministres d’État dans les ministères. Le papier à en-tête et la papeterie relèvent du Programme de coordination de l’image de marque.
Le personnel du ministre et du ministre d’État doit se reporter au Manuel des allocations et services de la Chambre des communes, qui énonce de façon détaillée les normes relatives au matériel et les services requis pour faciliter les activités de la Chambre des communes.
5.4	Articles de papeterie et imprimés
5.4.1	Programme de coordination de l’image de marque
Le Programme de coordination de l’image de marque (PCIM) est le programme d’image de marque du gouvernement du Canada. Le gouvernement du Canada doit démontrer aux Canadiennes et aux Canadiens, où qu’ils habitent, comment l’argent de leur impôt est dépensé pour leur offrir des programmes, des services et une infrastructure. Le gouvernement doit mettre en valeur sa présence et son identité et ce, de façon constante et cohérente pour que les Canadiennes et les Canadiens sachent rapidement que leur gouvernement travaille pour eux. Le Programme de coordination de l’image de marque (PCIM) du Secrétariat du Conseil du Trésor établit des normes et des exigences aux fins de la gestion de l’image de marque de l’ensemble du gouvernement. En 1998, les ministres du Conseil du Trésor ont établi neuf exigences supplémentaires dans le cadre du PCIM dans le but de renforcer la présence et la visibilité du gouvernement du Canada dans toutes ses activités.
Chaque institution doit gérer sa propre image de marque conformément au Programme et à la politique de coordination de l’image de marque de même qu’aux décisions pertinentes du Conseil du Trésor. Cette information et les normes relatives au design du PCIM se trouvent à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp.
Les ministres et les ministres d’État doivent écrire au président du Conseil du Trésor pour toutes les questions touchant l’établissement des titres des institutions. Les institutions doivent adopter un titre approuvé (appelé titre d’usage) pour leur signature, et l’utiliser de façon uniforme pour désigner l’institution, sauf lorsqu’il est nécessaire d’utiliser l’appellation légale. Les ministres doivent également écrire au président au sujet de l’utilisation d’un symbole spécial à l’échelle de l’administration fédérale, des décisions concernant les symboles du PCIM (symbole du drapeau ou armoiries) dans les signatures et au sujet des exemptions à la politique du PCIM.
5.4.2	Articles de papeterie
Le design des articles de papeterie des cabinets des ministres et des ministres d’État est assujetti à la politique et aux normes de design du Programme de coordination de l’image de marque. Il consiste en armoiries avec trame noire à 40 %, de couleur grise, le texte étant à l’encre noire, et le mot symbole « Canada » en noir et rouge, sur papier blanc recyclé et permanent. D’autres renseignements à ce sujet sont présentés à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/fip-pcim/man_2_1_f.asp.
5.4.3	Communiqués de presse et pochettes pour trousses d’information
Les institutions doivent utiliser les formulaires normalisés pour les communiqués et les pochettes normalisées pour les trousses d’information. Les lignes directrices du gouvernement du Canada sur l’édition « sans superflu » exigent la rationalisation des activités d’édition au gouvernement et une présentation uniforme à différents produits de communication. On peut trouver ces lignes directrices à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_CP/nofrills_f.asp.
5.5	Téléphones
Le décret C.P. 1963‑27/1260 permet aux ministres, d’une part, et à leur chef de cabinet ou leur secrétaire particulier, d’autre part, d’avoir droit à une ligne téléphonique privée aux frais de l’État, pourvu que ces appareils servent à des fonctions officielles au-delà des heures normales de travail. Les ministres peuvent utiliser cette ligne soit à leur domicile dans leur circonscription, soit à leur maison de campagne ou à leur domicile dans la région de la capitale nationale. Les chefs de cabinet ou les secrétaires particuliers peuvent disposer d’une ligne téléphonique à leur domicile de la région de la capitale nationale ou à leur maison de campagne.
Les ministres ont par ailleurs accès, où qu’ils se trouvent au Canada, à l’ensemble des réseaux téléphoniques de l’État grâce à des codes spéciaux. Seules les personnes disposant de ces codes sont autorisées à les utiliser ou à y avoir accès.
On peut obtenir du ministère le matériel spécialisé répondant aux besoins du service. Cependant, la demande à cet effet doit être dûment justifiée.

Partie 6	Voyages
6.1	Introduction
Les ministres et les ministres d’État qui projettent un voyage au Canada, à l’extérieur de la région de la capitale nationale, doivent informer le bureau du premier ministre de leur destination et du type d’événement auquel ils assisteront.
Les ministres et les ministres d’État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d’affaires (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/td-dv_f.asp), comme le prévoient les Autorisations spéciales de voyager qui se trouvent à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TBM_113/STA_f.asp. Ils doivent recourir au service des voyages du gouvernement (SVG) quand ils font des réservations en vue d’un voyage concernant les affaires du ministère qui est imputable sur le budget de fonctionnement du ministère lorsqu’ils ont besoin de billets prépayés (pour pouvoir profiter des billets d’avion et assurances de voyage à tarifs réduits négociés par le gouvernement).
Les déplacements des conjoints des ministres et des ministres d’État sont assujettis à la Politique du Conseil du Trésor sur l’accueil (voir la section 6.7 de ces lignes directrices).
Les ministres et les ministres d’État qui voyagent pour leur circonscription doivent recourir au service des voyages de la Chambre des communes. Ou encore, les ministres et les ministres d’État peuvent faire leurs réservations directement auprès d’un transporteur ou d’une agence de voyage et présenter une demande de remboursement après chaque voyage, pourvu que le fournisseur ne facture pas directement le ministère.
Les ministres et les ministres d’État peuvent utiliser leur carte de voyage du gouvernement, leur carte de crédit personnelle et se faire rembourser les dépenses effectivement engagées et/ou demander une avance à leur ministère pour les frais de voyage. Les dépenses dont ils demandent le remboursement doivent toutefois avoir été engagées selon les principes de la probité et de la prudence dans la conduite des affaires du ministère ou de l’organisme.
Pour de plus amples renseignements sur les avances, les cartes de voyage du gouvernement et d’autres questions financières, prière de s’adresser à l’agent principal des finances du ministère. Les cartes de voyage du gouvernement doivent être réservées aux fonctions officielles seulement.
6.1.1	Frais de voyage
Même si les ministres et les ministres d’État ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, il leur est recommandé de se reporter à ce document, car il renferme de bons exemples de dépenses jugées pertinentes dans le cas des voyages liés à un programme.
Par souci de transparence, depuis le 1er janvier 2004, les ministres et les ministres d’État sont tenus d’afficher sur le site Web de leur ministère toutes les dépenses de voyage engagées pendant qu’ils sont en service commandé dans le cadre d’un programme. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les cinq jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :
•	la période visée par le voyage et les lieux visités;
•	les frais de transport;
•	les autres dépenses (telles que l’hébergement et les repas).
Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel exonéré d’un ministre et d’un ministre d’État seront également tenus d’afficher tous les frais de voyage sur le site Web du ministère (voir la section 6.1.3).
Les dépenses de voyage que peuvent engager les ministres et les ministres d’État pendant qu’ils sont en service commandé dans le cadre d’un programme comprennent les frais suivants, imputés sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État :
Frais de transport
•	Coûts du service des voyages du gouvernement (p. ex., billets d’avion);
•	frais payés aux transporteurs commerciaux;
•	frais d’utilisation de véhicules de l’État, ou de véhicules loués ou particuliers;
•	frais de location de train, d’avion ou de bateau;
•	autres dépenses liées aux services.
Autres frais engagés pour
•	l’hébergement;
•	les repas et les faux frais;
•	l’assurance sur les bagages lorsque celle‑ci n’est pas fournie par le transporteur;
•	les passeports, les visas (et les photos requises);
•	les appels téléphoniques, les télécopies, les connexions Internet et les services de messagerie;
•	les services administratifs;
•	les autres dépenses connexes.
6.1.2	Remboursement des frais de voyage
Les procédures de remboursement des frais de voyage des ministres qui voyagent en service commandé pour le ministère sont régies par une lettre du ministre des Finances qui remonte au 5 décembre 1963 et qui renvoie à une directive du Cabinet (jointe à l’annexe G). Conformément à ce document, les ministres et les ministres d’État sont priés de présenter leur demande de remboursement de frais de voyage en produisant un état des dépenses signé qui comporte les renseignements suivants :
•	la période visée par le voyage et les lieux visités;
•	les frais de voyage;
•	les autres dépenses (notamment les frais d’hébergement et de repas).
Cet état des dépenses peut être présenté mensuellement (plutôt que pour chaque voyage) et il doit comprendre la déclaration suivante, conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des dépenses publiques :
« J’atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour fonctions gouvernementales officielles au cours de (mois) (année). » (Signature du ministre)
Même si les ministres et les ministres d’État ne sont pas tenus de présenter de reçus ni de pièces justificatives, il faudrait néanmoins conserver ces documents à l’appui dans leurs bureaux.
La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si une avance est supérieure aux dépenses effectivement engagées, le solde doit être remis au ministère au comptant ou par chèque personnel libellé au nom du Receveur général du Canada.
6.1.3	Frais de voyage – Personnel du ministre
Lorsqu’un ministre ou un ministre d’État envoie un secrétaire parlementaire ou un membre de son personnel/de son personnel exonéré en service commandé pour le ministère, les réservations doivent être faites par l’entremise du service des voyages du gouvernement (SVG) et les dépenses sont assujetties aux Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et/ou aux taux et indemnités indiqués dans la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d’affaires. Les frais de voyage sont imputables sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État et doivent être autorisés par le ministre, le ministre d’État ou le chef de cabinet (sauf dans le cas des déplacements de ces personnes) et passés en revue par un agent principal des finances.
De plus, par souci de transparence, à compter du 1er janvier 2004, tous les membres du personnel exonéré qui sont tenus de voyager pendant qu’ils sont en service commandé pour le ministère devront afficher sur le site Web du ministère toutes les dépenses de voyage engagées. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :
•	la période visée par le voyage et les lieux visités;
•	les frais de transport;
•	les autres dépenses (telles que l’hébergement et les repas).
Lorsqu’un membre du personnel exonéré accompagne le ministre ou le ministre d’État, la signature appropriée est nécessaire pour autoriser le surclassement en classe affaire si le ministre n’a pas signé personnellement l’autorisation de voyager.
Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre ou son délégué principal aux affaires financières. En matière de voyages, les chefs de cabinet et les conseillers principaux en politiques du ministre, les directeurs des communications et les directeurs des affaires parlementaires ont les mêmes droits que les membres du groupe de la direction, à partir du niveau EX-02 (voir les Autorisations spéciales de voyager), sauf lorsqu’ils accompagnent le ministre, auquel cas ils peuvent avoir droit à un surclassement si le ministre en décide ainsi.
Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre d’État.
Des demandes distinctes doivent être présentées lorsqu’un membre du cabinet du ministre ou du ministre d’État demande le remboursement des frais de voyage qu’il a engagés au nom du ministre ou du ministre d’État et en son propre nom. Les dépenses engagées au nom du ministre ou du ministre d’État doivent être comptabilisées séparément et incluses dans les rapports sur les dépenses de voyage du ministre ou du ministre d’État.
6.2	Véhicules de fonction mis à la disposition des ministres ou des ministres d’État
À moins d’ordre contraire du ministre lui-même, le ministère fournit à celui-ci un véhicule automobile pour les fonctions de service commandé liées à son portefeuille, aux affaires de l’État, à ses attributions de ministre ou à son usage personnel. Les ministres d’État ont droit eux aussi à un véhicule automobile tout comme les ministres.
6.2.1	Service commandé
L’utilisation en service commandé s’applique à l’exercice efficace des fonctions officielles, y compris les fonctions exercées dans la circonscription, pour lesquelles les dépenses de voyage seraient normalement remboursées par la Chambre des communes. L’utilisation officielle comprend, entre autres, les activités suivantes :
•	le déplacement entre le bureau du ministre, la Chambre des communes et tout autre endroit où le ministre doit se rendre dans l’exercice de ses fonctions;
•	le déplacement pour se rendre à un aéroport et en revenir lorsqu’il s’agit d’un voyage d’affaires ou lorsqu’il faut y accueillir des dignitaires;
•	le déplacement pour assister à une cérémonie diplomatique ou à un événement mondain en qualité officielle de ministre ou de ministre d’État;
•	tout déplacement pour lequel la présence d’un agent de sécurité s’impose pour des raisons de protection;
•	le transport aller-retour de documents portant une cote de sécurité entre différents lieux de travail, y compris la résidence du ministre ou du ministre d’État;
•	toute autre utilisation du véhicule par le ministre ou le ministre d’État dans le cadre de ses fonctions.
6.2.2	Utilisation à des fins personnelles
Les ministres et les ministres d’État sont autorisés à utiliser à des fins personnelles le véhicule qui leur est fourni par le ministère. Cependant, ils doivent rembourser ce privilège d’utilisation personnelle à raison d’un pour cent (ou les 5/7 de cette somme si le véhicule n’est pas utilisé pendant les fins de semaine) par mois du coût en capital du véhicule. Aux fins du calcul de l’avantage imposable, ce paiement constitue un versement à l’employeur pour l’utilisation du véhicule et est retenu à la source.
Le ministre ou le ministre d’État, sa famille et les membres de son personnel de maison peuvent également utiliser ce véhicule de fonction à leurs fins personnelles lorsqu’il ne sert pas pour des fonctions officielles. Aux fins de l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu, cette possibilité d’usage personnel constitue un avantage imposable.
6.2.3	Choix d’un véhicule de fonction
Le prix maximum pour l’achat d’un véhicule de fonction est rajusté chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor à partir de l’Indice des prix à la consommation produit par Statistique Canada. Le prix maximum actuel de 32 100 $ est en vigueur jusqu’en juillet 2004 et il est fondé sur le prix réel payé, c’est-à-dire, le prix facturé par opposition au prix annoncé ou au prix de détail suggéré du fabricant. Le prix maximum comprend toutes les options et tous les accessoires, de même que la TPS, les taxes de vente et redevances provinciales et les frais de préparation et de livraison. Sont exclues les primes liées à l’achat de véhicules fonctionnant avec d’autres formes de carburant et dont le prix est supérieur aux voitures à moteur à essence. On peut obtenir de l’information sur le prix maximum actuel à l’adresse suivante : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/mm-gm/ev-vf/maxpri-primax_f.asp.
La norme pour les véhicules de fonction exige que les véhicules soient d’un type et d’une configuration permettant le transport fiable, efficace et en toute sécurité pour l’exercice des fonctions officielles, c’est-à-dire, une berline à quatre portes, une mini-fourgonnette de tourisme ou une familiale. En vue de démontrer le leadership au niveau de la réduction des émissions de gaz à effet de serre, les véhicules de fonction seront :
•	munis d’un moteur hybride essence-électricité;
•	munis d’un moteur pouvant être alimenté au gaz naturel, au gaz propane ou au mélange E-85;
•	parmi les meilleurs véhicules de leur catégorie.
Le Conseil du Trésor a approuvé des arrangements administratifs selon lesquels le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux doit refuser d’acquérir un véhicule de fonction dépassant la norme.
L’acquisition de véhicules de fonction doit se faire par l’entremise des modalités d’acquisition élaborées par l’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, comme le précisent la Politique sur les voitures de fonction à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/MaterielManage/evp-pvf_f.asp et la Politique sur les véhicules automobiles à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/materielmanage/motorveh_f.asp. Une liste des véhicules de fonction qui peuvent être achetés par l’entremise de TPSGC est présentée à l’adresse suivante : http://publiservice.gc.ca/services/icpsss-spicsn/gmvog/executive2003-f.pdf. Le personnel exonéré du ministre ou du ministre d’État devrait consulter l’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada avant de prendre une décision concernant le type de véhicules de fonction requis.
6.2.4	Entretien des véhicules de fonction
Le ministre ou le ministre d’État qui acquiert un véhicule, de même que ses successeurs, doivent utiliser ce véhicule pendant la durée de son cycle de vie. Selon la norme, les véhicules de fonction ne seront pas remplacés avant 3 ans ou avant d’avoir fait au moins 150 000 kilomètres. Le prix maximum mentionné en 6.2.3 ci-dessus sera réduit de 15 p. 100 si le véhicule de fonction d’un ministre est remplacé avant d’avoir atteint la norme de 3 ans ou de 150 000 kilomètres, de même que si le véhicule de remplacement qui a été choisi coûte plus cher que la proposition de prix la moins élevée qu’a reçue Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour le véhicule du modèle demandé et son équipement. Si le véhicule d’un ministre devient excédentaire avant la fin de sa vie utile, il est possible de prendre des mesures pour l’affecter à un autre usage par l’intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Il ne faut pas céder le véhicule à l’extérieur du gouvernement fédéral si d’autres cadres admissibles ont besoin d’un véhicule.
Tous les frais de fonctionnement et d’entretien de ces véhicules sont à la charge du ministère visé. Cependant, les fonds publics ne doivent pas servir à payer les amendes pour les infractions au code de la route, y compris le stationnement interdit. Pour que l’avantage imposable découlant de l’utilisation d’un véhicule de fonction soit calculé de façon uniforme, le Conseil du Trésor a ordonné que toutes les données au sujet de son utilisation et de ses frais de fonctionnement soient consignées de façon systématique par le ministère.
Comme pour tous les véhicules de l’État, les véhicules des ministres ou des ministres d’État doivent être enregistrés auprès d’une société privée de gestion des parcs automobiles, qui fournira le plein d’essence et qui en assurera l’entretien et les réparations. Cette société est généralement la même que celle à laquelle on a recours pour le parc automobiles du ministère. Une carte de crédit est fournie pour couvrir tous les besoins d’essence, d’entretien et de réparation du véhicule. L’utilisation de la carte permet de capter immédiatement les données sur le véhicule dans la base de données du parc automobile du ministère.
Nonobstant la pratique gouvernementale usuelle consistant à auto-assurer les véhicules gouvernementaux, tous les véhicules de fonction seront assurés intégralement auprès d’un assureur commercial. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui a la responsabilité de l’achat et de la gestion des assurances adéquates, assume les frais d’assurance puis les facture annuellement à chaque ministère concerné.
D’autres renseignements au sujet des assurances sont présentés à la section 6.5 de la Politique sur les voitures de fonction et à la section 5 de ses lignes directrices.
6.3	Voyages par avion
Les ministres et les ministres d’État peuvent voyager sans frais sur des vols réguliers du ministère de la Défense nationale (MDN). Ils peuvent, dans certaines circonstances, utiliser des appareils du service des vols d’affaires de ce ministère, uniquement quand le service aérien commercial n’est pas disponible ou adéquat, et que le voyage est effectué pour les affaires du ministre ou du ministère.
Les ministres, les ministres d’État, les hauts fonctionnaires et le personnel autorisé peuvent voyager sans frais sur les avions Challenger du Service de vols d’affaires (SVA) du MDN qui sont utilisés pour des affaires ministérielles ou gouvernementales. Tous les détails sur les vols d’affaires et la façon de les organiser sont présentés à l’annexe D « Ministère de la Défense nationale – Lignes directrices sur l’utilisation des avions d’affaires du gouvernement ».
Lorsque les personnes qui voyagent en service commandé sur des lignes commerciales ont droit à des avantages financiers liés au voyage en question (tels que des billets gratuits ou un dédommagement pour les vols dont l’horaire a été modifié), ces avantages sont la propriété de l’État. En ce qui a trait aux programmes de fidélisation tels que le programme Air Miles, la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor inclut maintenant les ministres, les ministres d’État et leur personnel exonéré. En vertu de la directive, les points de fidélisation accumulés pendant les déplacements pour les affaires de l’État peuvent être utilisés à des fins professionnelles ou personnelles. Lorsque ces points sont utilisés pour des voyages personnels, ils constituent un avantage imposable. Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/itlp-ipfv_f.asp. Un document renfermant une liste de questions et de réponses se trouve à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/gtm-apgv/qatmp-qrpmv_f.asp. Il est interdit aux ministres et aux ministres d’État de voyager à bord d’aéronefs privés non commerciaux sauf dans des circonstances spéciales et ces circonstances peuvent uniquement être acceptées moyennant l’approbation préalable du commissaire à l’éthique (section 20 du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat). Dans de telles circonstances, le ministre ou le ministre d’État fera, dans les 30 jours qui suivent, une déclaration publique qui indiquera la source et les circonstances (section 22 du Code).
À la suite de l’annonce faite dans le budget de février 1992 pour réduire les dépenses du gouvernement, les voyages par avion en première classe pour les ministres et les ministres d’État ont été éliminés. Il faut retenir des places en classe économique ou en classe affaires sur des vols au Canada et sur le territoire continental des États-Unis.
Pour les destinations outre-mer, on peut retenir des places en première classe dans certaines circonstances, par exemple lorsque les ministres et les ministres d’État doivent mener des affaires peu après leur arrivée à destination, lorsqu’il n’y a pas de classe affaires sur un vol en particulier, lorsque le vol dure plus de neuf heures ou lorsque des raisons de santé le justifient.
6.4	Voyages par chemin de fer
Les ministres et les ministres d’État peuvent voyager gratuitement par train, comme tous les députés et leurs familles.
6.5	Voyages internationaux (service commandé)
Les ministres et les ministres d’État qui envisagent de voyager à l’étranger doivent demander l’autorisation du Cabinet du premier ministre. Ils doivent également consulter le ministre des Affaires étrangères à propos des questions de politique étrangère, ainsi que le leader du gouvernement à la Chambre des communes, le leader adjoint du gouvernement à la Chambre des communes et le whip en chef du gouvernement au sujet des exigences de la Chambre des communes.
Le cas échéant, le Cabinet du premier ministre autorise le voyage, au nom de ce dernier, en tenant compte des priorités du gouvernement et de l’absence d’autres ministres à Ottawa. Aucun voyage ne doit être préparé ni confirmé tant qu’il n’a pas été approuvé par le Cabinet du premier ministre.
Une fois le voyage approuvé, les dispositions administratives et spécifiques de la visite, y compris les communications avec le gouvernement hôte et l’élaboration du programme, doivent être prises par l’intermédiaire du ministre des Affaires étrangères et du ministère des Affaires étrangères.
6.6	Voyages à l’étranger (privés)
Les ministres et les ministres d’État qui envisagent d’effectuer un voyage privé à l’étranger doivent, bien à l’avance, en informer par écrit le ministre des Affaires étrangères afin de lui permettre de leur faire rapport des circonstances particulières qui pourraient compliquer leur séjour. Cette pratique s’applique tout particulièrement dans le cas des pays répertoriés par le Canada et qui nécessitent un examen spécial ou l’application de mesures de sécurité.
6.7	Voyages des conjoints des ministres et des ministres d’État
Les ministres et les ministres d’État peuvent être accompagnés de leurs conjoints, sans frais supplémentaire, à bord des avions du gouvernement. Tous les autres frais de voyage engagés par les conjoints ne seront remboursés et imputés sur le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État que lorsque la présence des conjoints est essentielle à une fonction officielle pour des raisons de protocole, que les conjoints remplissent le rôle d’hôte ou d’hôtesse ou qu’ils aident le ministre ou le ministre d’État dans l’exercice de ses fonctions.
Lorsque les conjoints sont ainsi autorisés à voyager, leurs frais de voyage sont remboursés par le ministère visé, conformément aux dispositions de la Politique du Conseil du Trésor sur les voyages d’affaires. Comme le signale le bulletin d’interprétation IT-470R (CONSOLID) de l’Agence du revenu du Canada (ARC), ces remboursements peuvent, selon les circonstances, être imposables.
6.8	Déplacements pendant les heures supplémentaires
Lorsqu’un membre du personnel exonéré est tenu de retourner ou de rester au travail après les heures où est offert un service normal et raisonnable de transport en commun, le ministre ou le ministre d’État peut autoriser le paiement des frais de taxi ou d’une indemnité de kilométrage entre le lieu de résidence et le lieu de travail en fonction de la province où le véhicule est immatriculé (voir l’annexe B de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor). Seul le trajet entre le lieu de travail et la résidence est remboursé pour les heures de travail suivies, et seulement si un service de transport public raisonnable n’est pas offert.

Partie 7	Marchés
7.1	Introduction
Les ministres et les ministres d’État travaillent dans deux contextes distincts, ayant chacun des budgets séparés (provenance des fonds) et des cadres législatifs et stratégiques. Les cabinets des ministres sont plus particulièrement assujettis à la Loi sur la gestion des finances publiques, aux règlements et aux politiques du Conseil du Trésor.
Cette exigence diffère de celle pour les bureaux et les budgets des députés qui sont assujettis à des dispositions spéciales en vertu de la Loi sur le Parlement.
Il faut s’assurer que le Règlement sur les marchés de l’État est respecté et que les exigences en vertu de l’article 32 (prendre un engagement voulant que les fonds à verser pour les travaux à exécuter sont disponibles), de l’article 33 (que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées en vue de s’assurer que le paiement est valide), et de l’article 34 (que les travaux ont été exécutés conformément au marché) sont satisfaites.
Les membres du personnel des ministres et des ministres d’État sont invités à consulter les spécialistes de l’approvisionnement de leur ministère pour toutes questions concernant les règles à suivre en matière d’approvisionnement. On peut trouver le texte intégral de la politique sur le site Web du Conseil du Trésor à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_f.asp.
7.1.1	Politique du Conseil du Trésor sur les marchés
La Politique du Conseil du Trésor sur les marchés vise à assurer non seulement que les services et les produits nécessaires pour l’exercice des responsabilités d’un bureau soient obtenus, mais également à démontrer l’équité, l’ouverture et le meilleur rapport qualité/prix pour l’engagement des deniers publics. Les dispositions des lois, des politiques et des règlements clés régissent les marchés de l’État. Les marchés publics doivent reposer sur les principes de la prudence et de la probité, donner la primauté aux exigences du service et, lorsque c’est possible, favoriser le développement industriel et régional à long terme et tout autre objectif national.
Le Règlement concernant les marchés de l’État stipule qu’il doit y avoir sollicitation à soumissionner, sauf dans les circonstances suivantes :
a)	les cas d’extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l’intérêt public;
b)	les cas où le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas 25 000 $;
c)	les cas où la nature du marché est telle qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public;
d)	un seul fournisseur peut accomplir le travail.
De plus, le gouvernement a signé trois accords commerciaux qui se répercutent sur les marchés de l’État et qui établissent des seuils pour différents types d’acquisition :
a)	l’Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA), chapitre 10;
b)	l’Accord relatif aux marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP - OMC);
c)	l’Accord sur le commerce intérieur (ACI), chapitre 5.
Le Règlement concernant les marchés de l’État se trouve à l’annexe B de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés. La politique renferme des renvois et des liens aux accords commerciaux. En plus de souligner les principaux aspects des appels d’offres, la politique établit également des limites quant au pouvoir d’un ministère de conclure un marché sans l’approbation préalable du Conseil du Trésor.
Les autorités contractantes ne doivent pas fractionner les marchés ou proposer des modifications aux marchés afin de ne pas avoir à obtenir l’approbation requise par la loi, en vertu de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés ou l’approbation appropriée de la direction au sein du ministère ou de l’organisme.
7.2	Relations employeur-employés
À l’exception des marchés de service exemptés en vertu de l’article 39 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les ministres et les ministres d’État ne doivent pas conclure de marchés pour les services de particuliers lorsque les conditions du marché ou la situation de travail réelle sont susceptibles de créer des relations de type employeur-employés. Avant de conclure un marché, les ministres et les ministres d’État doivent demander l’avis des conseillers juridiques et des spécialistes à l’approvisionnement du ministère à ce sujet afin de déterminer si ce genre de relation existe. Pour aider à évaluer s’il y a une relation employeur-employés :
•	consulter les directives actuelles de l’Agence du revenu du Canada (ARC), par exemple, « Employé ou travailleur indépendant? », numéro de publication RC4110 ou l’adresse suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/.
•	consulter les sections 16.2 et 16.3 de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés;
•	demander l’avis juridique du ministère de la Justice lorsqu’il n’est pas possible pour les fonctionnaires de déterminer si un marché est un marché de services ou un contrat de travail dans les cas où la situation de l’emploi n’est pas facilement établie.
7.3	Lignes directrices sur les honoraires
Il n’existe aucune ligne directrice spécifique sur les honoraires pour les marchés qui peuvent être établis au moyen de divers mécanismes. On peut obtenir de l’information auprès des spécialistes du ministère ou de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. En l’absence de concurrents, il incombe à l’entrepreneur de prouver que les honoraires exigés sont comparables ou semblables aux honoraires demandés ou obtenus du secteur privé pour un travail comparable ou semblable. Les marchés peuvent également renfermer des modalités normalisées indiquant une disposition concernant les vérifications. L’appendice J de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés – Mécanisme de sélection et établissement des honoraires pour les services de conseil et services professionnels – se trouve à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_j_f.asp.
7.4	Anciens fonctionnaires de l’État
Les marchés de services adjugés à d’anciens fonctionnaires doivent pouvoir passer l’examen le plus rigoureux du public. Aucun ministre ou ministre d’État ne doit conclure de marchés pour les services d’un ancien fonctionnaire s’il n’est pas convaincu qu’il est dans l’intérêt public de le faire. Les contractuels éventuels peuvent être assujettis au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat (1994) qui est disponible à l’adresse Internet suivante : http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/inoec-bce.nsf/fr/oe01422f.html ou au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique présenté à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TB_851/vec-cve_f.asp. La Politique du Conseil du Trésor sur les marchés (section 16.8, Appendice C) qu’on peut trouver à l’adresse Internet http://www.tbs‑sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_f.asp, traite d’autres questions de nature générale.
7.5	Services de travail temporaire
Le gouvernement a pour politique de ne recourir aux employés des agences de travail temporaire que s’il n’est pas possible d’avoir accès à des employés exonérés, des employés du ministère ou d’autres fonctionnaires. Les employés des agences de travail temporaires sont embauchés lorsqu’il y a un poste vacant à court terme, lorsqu’un membre du personnel exonéré ou un fonctionnaire est absent pour une courte période ou lorsqu’il y a une augmentation temporaire de la charge de travail pour laquelle les employés ne sont pas disponibles. Les ministres et les ministres d’État doivent s’efforcer de combler leurs besoins immédiats à même le personnel permanent ou nommé pour une période déterminée.
Au moment de conclure des marchés de service pour obtenir de l’aide temporaire (soutien administratif et autres catégories), les autorités contractantes devraient envisager d’obtenir ces services directement auprès des entreprises disposant d’une offre permanente avec le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux. Elles ont le choix de se procurer des services d’aide temporaire au moyen d’une offre permanente établie avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou de traiter directement avec d’autres fournisseurs au moyen d’une offre permanente du ministère ou d’un marché distinct. On peut obtenir d’autres renseignements au sujet des offres permanentes pour de l’aide temporaire auprès du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux.
Il est important de noter que le fractionnement des marchés est inacceptable et interdit. Des marchés distincts devraient être conclus avec des agences de travail temporaire à chaque fois qu’une demande est faite dans le cadre d’une offre permanente pour des services d’aide temporaire.
Les marchés portant sur les services de travail temporaire peuvent risquer de créer des relations employeur-employés qui doivent être évitées, tel qu’il est mentionné à la section 7.2.
Des renseignements supplémentaires sur les services de travail temporaire sont présentés à l’appendice I de la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés – Services de travail temporaire (Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_i_f.asp).

Partie 8	Services et accueil
8.1	Stationnement
Une aire de stationnement appartenant à l’État est attribuée pour le véhicule du ministre, à proximité de son cabinet.
Le chef de cabinet d’un ministre a droit à une remise de 50 p. 100 de ses frais mensuels de stationnement, que ce soit dans un stationnement appartenant à l’État ou loué par celui-ci ou encore dans un stationnement commercial. Cependant, le montant remboursé pour le stationnement commercial ne doit pas dépasser la moitié du taux mensuel établi pour le stationnement dans un stationnement appartenant à l’État ou loué par celui-ci dans le secteur. Ce remboursement est considéré comme un avantage imposable lorsque le taux payé par l’employé ne correspond pas à la juste valeur marchande.
Tous les autres membres du personnel doivent payer leur stationnement dans les zones de stationnement de l’État aux taux fixés pour les fonctionnaires.
8.2	Aide à la réinstallation
Un ministre ou un ministre d’État peut, à sa discrétion, rembourser les frais de réinstallation des personnes nommées qui acceptent un emploi à titre de membre du personnel exonéré. Les frais de réinstallation ne sont habituellement pas remboursés à une personne qui en est à une première nomination à titre d’employé exonéré à un poste inférieur à celui de chef de cabinet, de conseiller principal en politiques, de directeur des communications ou de directeur des affaires parlementaires. Cependant, une telle aide peut être négociée entre le ministre ou le ministre d’État et la personne concernée en vertu des Dispositions spéciales sur la réinstallation (partie 3 – Frais de réinstallation – Personnel du cabinet des ministres) qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/sra_f.asp. L’aide à la réinstallation qui a été négociée pour ces personnes serait payée à même le budget de fonctionnement du ministre ou du ministre d’État. L’aide à la réinstallation offerte aux personnes nommées à un poste de chef de cabinet, de conseiller principal en politiques, de directeur des communications ou de directeur des affaires parlementaires par le ministre ou le ministre d’État peut inclure toutes les dispositions de la Directive sur le programme de réinstallation intégré (http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/hrpubs/TBM_113/irp_f.asp). Un tiers fournisseur de services offre des services d’aide professionnelle qui sont coordonnés par chaque coordonnateur ministériel national qui devrait être la première personne-ressource pour toute demande d’information au sujet de la réinstallation ou pour de l’aide. La lettre d’offre ou toute autre correspondance à verser au dossier de la personne nommée devrait clairement indiquer les frais exacts de réinstallation à rembourser à la personne, y compris une disposition pour le recouvrement au prorata des dépenses dans le cadre d’une cessation d’emploi volontaire hâtive. Il n’y a aucune disposition pour le remboursement des frais de réinstallation à la fin de l’emploi. Aucuns frais de réinstallation ne devraient être engagés par la personne avant d’obtenir une autorisation officielle.
8.3	Accueil et cadeaux
8.3.1	Accueil – Ministres et ministres d’État
La Politique du Conseil du Trésor sur l’accueil se trouve à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/HOSP_f.asp. Bien que les événements pour lesquels un ministre ou un ministre d’État fait fonction d’hôte à titre personnel soient exclus des dispositions de la politique, les lignes directrices énoncées dans cette politique sont jugées satisfaisantes pour l’accueil assuré au nom de l’État. Ces lignes directrices énumèrent les occasions légitimes, les diverses formes d’accueil et les types d’installations, de préférence les installations de l’État, mais il est interdit d’utiliser les installations commerciales dont les pratiques sont discriminatoires.
En raison des avantages personnels qu’ils pourraient donner l’impression de tirer de l’exercice des fonctions d’accueil, les ministres et les ministres d’État doivent être conscients des normes élevées qu’on attend d’eux et, par conséquent, de la nécessité d’éviter de susciter le moindre doute quant à l’utilisation des installations ou des fonds publics à des fins autres que purement officielles.
8.3.1.1	Comptabilité
Lorsqu’ils demandent le remboursement de frais d’accueil, les ministres et les ministres d’État doivent déposer l’attestation suivante :
« J’atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour affaires officielles au cours de (mois) (année). »
Signature du ministre
Cette attestation est conforme à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1er janvier 2004, les ministres et les ministres d’État sont tenus d’afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d’accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :
•	le montant total des frais d’accueil engagés;
•	l’établissement/le restaurant où l’accueil a eu lieu.
Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel/personnel exonéré d’un ministre et d’un ministre d’État seront également tenus d’afficher tous les frais d’accueil sur le site Web du ministère (voir la section 8.3.2).
Les ministres et les ministres d’État devraient conserver des dossiers complets de chaque cas d’accueil afin d’être en mesure de répondre à toute question ultérieure.
8.3.2	Accueil – Membres du personnel des ministres et des ministres d’État
Il peut arriver qu’un secrétaire parlementaire ou un membre du personnel d’un ministre ou d’un ministre d’État soient chargés par ce dernier de s’acquitter de fonctions d’accueil au nom du ministre, du ministre d’État ou du ministère. Ces fonctions d’accueil peuvent être nécessaires parce que cela sera un moyen économique de faciliter la conduite des affaires du ministère ou de l’organisme, ou que cela est jugé essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole. Il faut alors se conformer à la Politique du Conseil du Trésor sur l’accueil et satisfaire à toutes les exigences en matière de justification. Les demandes de remboursement devraient être approuvées par le chef de cabinet, le ministre ou le ministre d’État (selon le cas).
Il faudrait soumettre des demandes de remboursement distinctes à l’égard des fonctions d’accueil pour les dépenses engagées par un membre du cabinet du ministre ou du ministre d’État au nom du ministre ou du ministre d’État et en son propre nom. Les dépenses du membre du cabinet du ministre ou du ministre d’État devraient être comptabilisées séparément, incluses dans tout rapport sur les dépenses de son cabinet et accompagnées de l’attestation signée par le ministre ou le ministre d’État.
Par souci de transparence et de responsabilisation, depuis le 1er janvier 2004, les secrétaires parlementaires et les membres du personnel/personnel exonéré des ministres et des ministres d’État sont tenus d’afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d’accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre. Les dépenses affichées sur le site Web doivent inclure les renseignements suivants :
•	le nom du membre du personnel/personnel exonéré qui a assuré l’accueil;
•	le montant total des frais d’accueil engagés;
•	l’établissement/le restaurant où l’accueil a eu lieu.
8.3.3	Cadeaux reçus
Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat, http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/inoec-bce.nsf/fr/oe01422f.html, (articles 20 à 22) précise que les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages qui pourraient influencer les titulaires de charge publique dans leur jugement et l’exécution de fonctions officielles doivent être refusés. Sous réserve de cette condition, les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’au plus 200 $ reçus par un ministre ou un ministre d’État ou par un membre du personnel exonéré et provenant d’une même source au cours d’une période de 12 mois n’ont pas à être divulgués au Bureau du commissaire à l’éthique.
Les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’une valeur de plus de 200 $ doivent être divulgués au Bureau du commissaire à l’éthique. Les titulaires d’une charge publique peuvent les accepter à l’occasion d’activités liées à leurs fonctions et à leurs responsabilités si ceux-ci :
a)	sont conformes aux règles habituelles de bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l’hospitalité;
b)	ne sont pas de nature à laisser planer des doutes quant à l’objectivité ou à l’impartialité du ministre ou du ministre d’État;
c)	ne compromettent aucunement l’intégrité du gouvernement.
De plus, les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’une valeur raisonnable provenant des gouvernements ou à l’occasion d’une fonction officielle ou d’un événement public sont également permis de même que des cadeaux, des marques d’hospitalité et d’autres avantages des membres de la famille et des amis personnels intimes. Les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’une valeur de plus de 1 000 $ sont acceptables s’ils respectent les exigences susmentionnées. Cependant, s’ils ne proviennent pas d’un membre de la famille ou d’un ami personnel, ils ne peuvent être acceptés qu’au nom du gouvernement du Canada et doivent être inscrits dans le répertoire du gouvernement plutôt que conservés par le ministre ou le ministre d’État. Ils peuvent être utilisés ou exposés dans le cabinet du ministre ou du ministre d’État ou dans le ministère, mais doivent être laissés au ministère au moment de quitter la charge publique.
Le code exige que les cadeaux, les marques d’hospitalité et autres avantages d’une valeur de plus de 200 $ provenant d’autres personnes qu’un membre de la famille ou qu’un ami personnel soient rendus publics. À cette fin, le ministre ou le ministre d’État est tenu d’aviser le commissaire à l’éthique au sujet du cadeau, du donateur et des circonstances du don. Le Bureau du commissaire à l’éthique préparera une déclaration publique devant être signée par le ministre ou le ministre d’État. Une fois qu’elle sera signée, cette déclaration sera accessible pour le public en consultant le registre public qui se trouve sur le site Web du commissaire à l’éthique (http://strategis.ic.gc.ca/cgi-bin/sc_mrksv/coi/bin/coi.f/coi.phtml).
8.3.4	Cadeaux offerts
Le gouvernement a pour politique de n’offrir des cadeaux et des souvenirs officiels que :
•	lorsqu’ils favorisent les relations internationales;
•	lorsqu’il y a accueil officiel à l’étranger;
•	lorsque des visiteurs ou des délégations de l’étranger sont reçus au Canada.
Dans ces circonstances, un membre du personnel du ministre ou du ministre d’État devrait communiquer avec la Banque de cadeaux exploitée par la Direction du cérémonial d’État du ministère du Patrimoine canadien. La Banque veille aussi à ce que les cadeaux soient typiquement canadiens. Parmi les cadeaux convenables, mentionnons des objets contemporains et d’artisanat ou des articles représentatifs de la culture ou de l’industrie canadienne. La Banque de cadeaux peut fournir des conseils sur les types de cadeaux appropriés. Il lui incombe de veiller à ce que les cadeaux officiels soient d’une valeur correspondant au statut de la personne à qui ils sont offerts.
Pour offrir des cadeaux autres que ceux de la Banque, et en dernier recours et dans des circonstances exceptionnelles, il faut parfois obtenir certaines autorisations, notamment le pouvoir d’envisager l’acquisition du cadeau comme une dépense légitime de deniers publics. Il en va de même pour le transfert de cadeaux. Il faut parfois soumettre une présentation au Conseil du Trésor pour recommander au gouverneur en conseil d’obtenir ces autorisations.
8.4	Cotisations
Conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les cotisations et les frais d’adhésion énoncée sous « Déboursements d’octrois aux employés », qu’on peut trouver à l’adresse Internet suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/chap6_1_f.asp, le personnel exonéré des ministres et des ministres d’État peut se faire rembourser les frais des cotisations ou d’adhésion par le ministère ou l’organisme visé. Les cotisations se limitent à celles exigées par les affaires du ministère et, dans la mesure du possible, devraient être versées au nom du ministère. Celles qui ne constituent pas une exigence de poste prévue par une disposition législative et dont le but principal est de permettre un contact accru du public avec les activités des ministères ne devraient être autorisées que dans des circonstances tout à fait exceptionnelles. La justification de ces cotisations doit être incontestable, en particulier lorsqu’elles ont trait à des activités sociales ou récréatives, compte tenu du fait que le personnel exonéré peut avoir des exigences particulières dans ses fonctions politiques qui sont distinctes des exigences du ministère.
8.5	Conférences
Dans la mesure du possible, il faudrait limiter à huit personnes de nationalité canadienne, incluant le personnel du ministre ou du ministre d’État, mais excluant le personnel technique essentiel, le nombre de délégués qui participent à d’importantes conférences gouvernementales internationales dirigées par un ministre ou un ministre d’État.
Il faut informer le sous-ministre des Affaires étrangères lorsque les délégués proviennent de plus d’un ministère, afin que la représentation canadienne globale puisse être coordonnée.
Il incombe au ministre ou au ministre d’État du ministère parrain qui dirige la délégation de décider du nombre définitif de délégués qui en feront partie.
8.6	Services juridiques
En vertu du Règlement sur les marchés de l’État, les marchés relatifs à la prestation de services juridiques ne doivent être conclus que par le ministre de la Justice ou avec son autorisation.
8.6.1	Indemnisation et aide juridique
Cette protection est actuellement identique à celle qui est offerte aux préposés de l’État, conformément à la Politique sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers qui se trouve à l’adresse Internet suivante : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tb_851/pila_f.asp. Les ministres, les ministres d’État et leur personnel exonéré sont admissibles à une indemnisation en ce qui concerne leur responsabilité civile et ont droit à une aide juridique pourvu qu’ils respectent les exigences de base de la politique, c’est-à-dire, qu’ils ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs fonctions et qu’ils ont raisonnablement satisfait aux attentes. Ce besoin peut découler d’une action ou d’une omission du ministre ou du membre du personnel exerçant des activités du portefeuille ou d’autres fonctions officielles de l’État.

Partie 9	Langues officielles
9.1	Langues officielles
Les ministres, les ministres d’État et leur personnel doivent tenir compte des dispositions et exigences des lois, politiques et programmes dont il est question ici. Les dispositions et exigences applicables aux cabinets parlementaires et ministériels des ministres et des ministres d’État ainsi qu’à leurs bureaux de circonscription peuvent différer.
9.2	Historique
La Charte canadienne des droits et libertés stipule que le français et l’anglais sont les langues officielles du Canada et qu’ils ont des droits et privilèges égaux quant à leur emploi dans toutes les institutions du Parlement et du gouvernement. La Charte expose également diverses autres dispositions sur les langues officielles.
La Loi sur les langues officielles (1988) rend exécutoires les dispositions de la Charte relatives à l’anglais et au français en tant que langues officielles. La Loi et le Règlement sur les langues officielles régissent la prestation du service au public dans les deux langues officielles. Il existe également des politiques sur l’application de la Loi et du Règlement, de même que des mécanismes pour appuyer le Programme des langues officielles, plus particulièrement en ce qui concerne l’accès à la formation linguistique et la prestation de services de traduction et d’interprétation.
Ensemble, la Loi et le Règlement précisent les situations où le public a le droit de communiquer et de recevoir des services dans la langue officielle de son choix.
L’article 22 de la Loi sur les langues officielles s’applique aux cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la région de la capitale nationale (RCN). Le Règlement s’applique aux bureaux qui sont situés dans la RCN. Il existe un répertoire de bureaux et de points de service (BUROLIS) qui offrent des services au public et ce répertoire indique tous ceux qui doivent fournir des services et communiquer dans les deux langues officielles. Ce répertoire se trouve à l’adresse suivante : http://www.burolis.gc.ca.
En outre, les employés d’institutions fédérales ont le droit de travailler dans la langue officielle de leur choix dans des régions désignées bilingues à cette fin lorsqu’ils ne desservent pas le public si leur poste est bilingue ou unilingue dans leur propre langue.
Le gouvernement fédéral s’engage à réaliser, dans le strict respect du principe du mérite, une participation équitable des Canadiens et Canadiennes d’expression française et d’expression anglaise dans les institutions fédérales et leur avancement dans les institutions fédérales.
Chaque institution assujettie aux dispositions de la Loi et est chargée d’en assurer la mise en œuvre dans son secteur de compétence.
L’ Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada doit assurer l’orientation générale et la coordination des exigences de la Loi en ce qui touche le service au public, la langue de travail et la participation équitable à toutes les institutions visées; toutefois, le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement sont assujettis à la Loi sur les langues officielles, mais ne sont pas tenus de suivre les politiques sur les langues officielles de l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et ne rendent pas compte de leur rendement à l’Agence.
9.3	Service au public
Les cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la région de la capitale nationale doivent pouvoir communiquer avec le public et lui offrir des services dans les deux langues officielles. Cette obligation doit être respectée dans toutes les formes de communication avec le public, qu’elles soient écrites ou orales. Les cabinets des ministres doivent donc disposer d’un nombre suffisant d’employés compétents pour satisfaire ces exigences, qui vont du simple accueil bilingue sur place et au téléphone aux rapports complexes avec le public dans les deux langues officielles.
9.4	Langue de travail
La région de la capitale nationale (RCN) compte parmi les régions désignées bilingues au chapitre de la langue de travail; un milieu propice doit donc être créé dans les cabinets des ministres et des ministres d’État situés dans la RCN pour permettre aux employés de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix quand ils n’offrent pas de service au public. Ce droit doit être reconnu dans la nature et le déroulement des réunions; les documents et présentations doivent être acceptés dans l’une ou l’autre langue officielle et ce droit doit être reconnu dans les instructions transmises. Les fonctionnaires occupant des postes bilingues ou des postes exigeant uniquement l’utilisation du français ou de l’anglais doivent être ou pouvoir être supervisés dans la langue ou les langues associées au poste supervisé de manière à ce qu’ils puissent s’exprimer par écrit et de vive voix dans la langue officielle de leur choix.
9.5	Participation équitable
En vertu de la Loi sur les langues officielles, le gouvernement fédéral s’engage à offrir aux Canadiens et Canadiennes d’expression française et anglaise des chances égales d’emploi et d’avancement au sein des institutions fédérales, quelle que soit leur origine ethnique ou leur langue maternelle. La composition de l’effectif des institutions fédérales devrait, par conséquent, refléter la présence des deux collectivités linguistiques. Les cabinets des ministres doivent prendre ces principes en considération dans la composition de leur effectif, de façon à pouvoir répondre aux besoins et aux obligations en matière de service au public et de langue de travail.
9.6	Mécanismes de soutien
Le personnel exonéré des ministres et des ministres d’État doit consulter le sous-ministre pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des langues officielles. Chaque ministère a son directeur des langues officielles ou un fonctionnaire chargé de ce dossier. Cette personne peut répondre à des questions précises touchant des programmes, politiques ou dossiers des langues officielles au sein du ministère. Pour toutes les questions d’ordre plus général, on peut aussi s’adresser au Bureau de la vice-présidente de la Direction des langues officielles à l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, en composant le (613) 952‑2932.
Des mécanismes de soutien permettent de satisfaire aux exigences imposées aux institutions fédérales au chapitre des langues officielles, y compris la formation linguistique et la traduction. Il existe des politiques du Conseil du Trésor sur la détermination des exigences linguistiques des postes et sur la dotation des postes bilingues (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/dsbp-ddpb_f.asp) ainsi que la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l’acquis : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/dltlr-dflma_f.asp. Un guide sur le recours à la traduction a également été élaboré. Les ministres, les ministres d'État et leur personnel peuvent avoir accès à la formation linguistique aux frais de l'État si leurs tâches exigent une connaissance des deux langues officielles. Des services de traduction et d'interprétation sont également offerts. Dans les ministères et organismes, de tels services sont dispensés selon une formule de récupération des coûts, par le biais des budgets de fonctionnement. Le principe de la récupération des coûts ne s'applique toutefois pas lorsque ces services sont dispensés par l'entremise du Sénat, de la Chambre des communes ou de la Bibliothèque du Parlement.
Un guide sur le recours à la traduction a également été élaboré. Les ministres, les ministres d’État et leur personnel peuvent avoir accès à la formation linguistique aux frais de l’État si leurs tâches exigent une connaissance des deux langues officielles. Des services de traduction et d’interprétation sont également offerts. Dans les ministères et organismes, de tels services sont dispensés selon une formule de récupération des coûts, par le biais des budgets de fonctionnement. Le principe de la récupération des coûts ne s’applique toutefois pas lorsque ces services sont dispensés par l’entremise du Sénat, de la Chambre des communes ou de la Bibliothèque du Parlement.

Partie 10	Gestion de l’information
10.1	Gestion de l’information
Les documents que l’on trouve habituellement dans les cabinets des ministres et des ministres d’État peuvent généralement être classés dans quatre grandes catégories : les documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels (selon la définition prévue à l’article 2 de la Loi sur les archives nationales du Canada) ainsi que les documents personnels et à caractère politique. Chacune de ces catégories est visée par une série de critères particuliers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la preuve au Canada. 
Les ministres et les ministres d’État doivent tenir des systèmes d’information distincts pour les documents du Cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels et les documents personnels et à caractère politique. Les documents ministériels doivent être transférés des cabinets des ministres ou des ministres d’État à Bibliothèque et Archives Canada selon les modalités approuvées par son administrateur général. Les sous-ministres doivent conseiller les ministres, les ministres d’État et leur personnel sur ces questions. La Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Conseil du Trésor est présentée à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/ciopubs/TB_GIH/mgih-grdg_f.asp. On peut également obtenir des conseils auprès de la Direction des documents gouvernementaux de Bibliothèque et Archives Canada, qui publie la brochure intitulée « Lignes directrices sur la gestion de l’information consignée dans un cabinet de ministre » disponibles à l’adresse suivante : http://www.archives.ca/06/docs/minister_f.doc. Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents et les Lignes directrices concernant la conservation des documents publiées par Bibliothèque et Archives Canada se trouvent à l’adresse suivante : www.archives.ca. Des mesures spéciales s’imposent pour protéger les documents du Cabinet; le Bureau du Conseil privé a établi, au nom du premier ministre, des procédures à cet effet. Le plus important est de renvoyer au Bureau du Conseil privé les documents du Cabinet associés à un dossier qui a été traité. Les premiers ministres ont de plus convenu, au fil des ans, que le greffier du Conseil privé et les sous-ministres feraient en sorte que les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada confiés à la garde du gouvernement par le Cabinet et les ministres et les ministres d’État seraient protégés des gouvernements ultérieurs.
10.1.1	Nouvelles technologies de l’information
Les lignes directrices concernant l’utilisation des nouvelles technologies – comme le courrier électronique, l’Internet et les réseaux locaux – évoluent au sein de la fonction publique. Les ministres et les ministres d’État, de même que leur personnel exonéré, doivent demander avis aux représentants désignés des ministères au sujet de leur utilisation. Les ministres, les ministres d’État et leur personnel doivent considérer l’information consignée par voie électronique comme étant identique à l’information consignée sur papier (p. ex., imprimés, photographies, documents, etc.).
En élaborant des systèmes d’information, les ministres et les ministres d’État doivent prévoir le traitement, la manipulation et l’entreposage convenables de l’information confidentielle et des autres renseignements de nature délicate. Ils peuvent obtenir aide et conseils auprès de l’agent de sécurité de leur ministère au sujet du respect des normes du gouvernement concernant la sécurité matérielle et la sécurité des communications et du traitement électronique des données.
10.1.2	Départs
Les ministres, les ministres d’État et leur personnel exonéré ont la responsabilité de s’assurer que tous les documents du Cabinet et tous les documents officiels sont confiés à la garde des autorités compétentes. Les ministres et les ministres d’État qui quittent leur poste doivent utiliser les installations d’entreposage sûres et les services d’archivage offerts par Bibliothèque et Archives Canada pour leurs documents personnels et à caractère politique. Ils doivent également prendre des mesures pour rappeler aux personnes qui quittent leur poste de leurs responsabilités continues à garantir la confidentialité des renseignements classifiés auxquels elles ont eu accès, pour annuler tous leurs pouvoirs (p. ex., les autorisations d’accès, les clés et les cadenas) et pour retourner tous les renseignements classifiés aux autorités compétentes. Le fonctionnaire désigné chargé de la sécurité au cabinet du ministre devrait mettre fin à l’emploi en personne et justifier officiellement le processus.
10.2	Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels
10.2.1	Historique
La Loi sur l’accès à l’information (LAI) accorde au public le droit de consulter les renseignements contenus dans les documents qui relèvent de l’autorité des institutions gouvernementales. Un cabinet de ministres ou de ministres d’État est considéré distinct d’une institution fédérale. Par conséquent, les ministres, les ministres d’État et le personnel exonéré ne sont pas considérés comme des employés ou des agents de l’institution. Cette interprétation fait actuellement l’objet d’un examen étant donné la décision rendue récemment par la Cour fédérale du Canada. On évalue toujours les répercussions de ce jugement et il reste encore à déterminer si la LAI s’applique aux documents ministériels. Avant de prendre des décisions concernant la divulgation de tout document, y compris des demandes de remboursement des ministres et du personnel exonéré, les cabinets des ministres et des ministres d’État devraient consulter les services juridiques de leur institution.
La Loi sur l’accès à l’information se fonde sur les deux principes suivants :
•	les renseignements gouvernementaux devraient être à la disposition du public;
•	les exceptions nécessaires devraient être limitées et déterminées par la Loi.
La Loi sur l’accès à l’information complète la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette dernière régit l’utilisation, la divulgation, la collecte, la conservation et l’élimination des renseignements personnels, et élargit la protection légale qui s’appliquait antérieurement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale. La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux particuliers le droit à l’accès à l’information les concernant que détient le gouvernement fédéral.
Les documents concernant les ministres, les ministres d’État et le personnel exonéré qui se trouvent dans une institution peuvent renfermer des renseignements personnels qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces documents ne doivent pas être divulgués sauf en conformité à ces lois.
Dossiers sur les demandes de remboursement des ministres et du personnel exonéré
Le 12 décembre 2003, le gouvernement a publié le document Gouverner de façon responsable : Le Guide du ministre et du ministre d’État et les Lignes directrices à l’intention des cabinets des ministres – Pratiques administratives, qui indiquent que tous les frais de voyage et d’accueil des ministres, des ministres d’État, des secrétaires parlementaires et de leur personnel exonéré seront affichés sur les sites Web de leurs institutions (consulter la section VI.5 du document « Gouverner de façon responsable : Le Guide du ministre et du ministre d’État » à l’adresse http://www.pco-bcp.gc.ca/default.asp?Language=E&Page=Publications&doc=guidemin/guidemin_toc_f.htm). Ce document aide les institutions à s’assurer que les renseignements sur ces frais sont recueillis et présentés partout au gouvernement d’une manière uniforme favorisant la transparence et que le public a facilement accès à ces renseignements.
Depuis le 31 mars 2004, les ministres, les ministres d’État et les cabinets des ministres doivent rendre publics, par l’intermédiaire du site Web de leur ministère, les frais d’accueil et de voyage. Les rapports portent sur une période de 90 jours, et les ministres, les ministres d’État et leurs cabinets doivent communiquer les renseignements dans les 30 jours suivants la période visée. Cette politique s’applique aussi aux secrétaires parlementaires. Un guide sur la façon d’afficher les renseignements sur le site Web institutionnel se trouve à l’adresse suivante : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/dthe-dfva/guidance_f.asp .
D’autres dossiers concernant les demandes de remboursement des ministres, des ministres d’État et du personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements personnels qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée pour la divulgation de ces renseignements. Par suite de cas de jurisprudence qui appuient cette position, le SCT a publié un Rapport de mise en œuvre no78 le 30 mars 2001 (http://www.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/atip-aiprp/impl-rep/impl-rep2001/Imp.Report78_f.asp) et un avis d’information no2002-2004 en date du 18 mars 2002 (http://www.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/atip-aiprp/in-ai/in-ai2002/2002-04_f.asp) afin de donner des directives à ce sujet. De plus, en mars 2002, le secrétaire du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a transmis une lettre à ce sujet à ses homologues de toutes les institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information (annexe H). Les trois documents indiquent la position du gouvernement à l’égard des documents concernant les ministres, les ministres d’État et le personnel exonéré, informent les institutions que les dossiers concernant les demandes de remboursement des ministres, des ministres d’État et de leur personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements personnels et que toute autre information doit peut-être être protégée en vertu d’une autre exception et recommandent que les institutions prennent des mesures raisonnables pour obtenir le consentement directement des personnes concernées pour divulguer ces documents.
Loi sur la preuve au Canada
Les modifications apportées à la Loi sur la preuve au Canada, connues sous la désignation de Règles déterminées dans l’intérêt public s’appliquent à la divulgation des documents lorsqu’un tribunal demande au gouvernement des renseignements dans le cadre d’une affaire judiciaire.
10.2.2	Contrôle de la divulgation
Les décisions relatives à la divulgation des renseignements gouvernementaux en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent être examinées par des organismes indépendants. Selon la loi applicable, le Commissaire à l’information ou le Commissaire à la protection des renseignements personnels effectue l’examen de premier niveau. La Cour fédérale, Section de première instance, procède à l’étape suivante de l’examen, et les causes peuvent être portées devant la Cour d’appel fédérale et finalement devant la Cour suprême.
Dans un ministère ou un organisme assujetti à ces lois, un coordonnateur ministériel désigné veille à l’application des deux lois. Cet agent reçoit les demandes du public, conseille le ministre ou le ministre d’État et les fonctionnaires du ministère sur ce qui doit être divulgué ou non, et veille à la préparation d’une réponse. Le coordonnateur doit également assurer la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, les services du contentieux des ministères fournissent des avis juridiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
Les deux lois reconnaissent précisément le droit à l’information des personnes ayant une déficience sensorielle.
Les suggestions suivantes ont pour but d’aider les ministres et les ministres d’État à satisfaire aux exigences de ces lois :
•	désigner une seule personne-ressource de niveau supérieur dans le cabinet du ministre ou du ministre d’État qui soit au courant des deux lois et de leur incidence sur les activités du ministère et puisse traiter directement avec le coordonnateur ministériel les demandes de consultation concernant les documents ministériels;
•	tenir les documents de l’organisation à l’écart des documents personnels et de nature politique, et adopter les usages que préconise le présent document, en particulier les méthodes comptables;
•	examiner les ordonnances de délégation en vertu des deux lois pour que les attributions, fonctions et pouvoirs particuliers soient établis et délégués au niveau approprié;
•	veiller à ce que soient communiqués des rapports réguliers sur la nature et l’état d’avancement des demandes de consultation dans le ministère;
•	appuyer de saines pratiques de gestion de l’information du ministère.
10.2.3	Documents confidentiels du Cabinet
La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’appliquent pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Ces derniers sont généralement exclus pendant 20 ans et les documents de travail, pendant un maximum de 4 ans. Lorsqu’une demande de consultation concerne des documents confidentiels du Cabinet, les ministres et les ministres d’État doivent consulter le Bureau du Conseil privé avant d’y répondre. Le sous-ministre ou le coordonnateur de l’accès à l’information de chaque ministère peut organiser ces consultations.

Annexe A – Structure des postes du personnel exonéré
Chef de cabinet (EX-4)	•	Le chef de cabinet est le conseiller politique principal du ministre.	
	•	Il est responsable de la gestion globale du cabinet du ministre, y compris la gestion du budget et du personnel du cabinet.	
	•	Il est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre des plans stratégiques en vue d’aider le ministère et le ministre à s’acquitter de leur mandat.	
	•	Il est chargé, au nom du ministre, d’assurer la liaison avec les cadres supérieurs du ministère afin d’assurer des relations de travail positives entre le ministre et la fonction publique.	
	•	Il doit s’assurer que le ministre est adéquatement informé et conseillé au sujet de toutes les questions ayant trait au mandat du gouvernement et aux objectifs du ministère.	
	•	Il doit assurer la liaison, au nom du ministre, avec le cabinet du premier ministre et les chefs de cabinet d’autres ministres afin de traiter les questions à l’échelle du gouvernement.	
Conseiller principal en politiques
(EX-2)	•	Le conseiller principal en politiques est responsable, en collaboration avec le ministère, de la surveillance de l’élaboration des politiques au nom du ministre.	
	•	Il est également chargé de conseiller et d’informer le ministre au sujet de toutes les questions stratégiques pertinentes.	
	•	Il doit travailler en étroite collaboration avec le cabinet du premier ministre et les autres cabinets de ministre afin de coordonner l’élaboration de politiques et de programmes au sein du gouvernement.	
	•	Il doit s’assurer que l’élaboration de politiques, dans le cadre des responsabilités du ministre, est conforme aux vastes objectifs stratégiques du gouvernement, tels qu’ils ont été énoncés dans des documents clés tels que le discours du Trône et le Budget.	
	•	Il devrait travailler en étroite collaboration avec le ministère en vue de s’assurer que les politiques et l’élaboration de politiques sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement.	
	•	Il devrait assurer la liaison avec les principaux intervenants pour les informer et/ou les consulter en regard des politiques importantes qui sont du ressort du ministre. 	
Directeur des communications
(EX-2)	•	Le directeur des communications est chargé d’assurer la planification stratégique et de donner des conseils en matière de communications au ministre.	
	•	Il est également chargé de diriger l’élaboration de plans de communications complets au nom du ministre.	
	•	Il doit consulter régulièrement le cabinet du premier ministre afin de mieux coordonner les communications à l’échelle du gouvernement.	
	•	Il doit surveiller et coordonner avec le ministère l’élaboration d’initiatives en matière de communications afin de s’assurer qu’elles sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement.	
	•	Il doit établir et maintenir des relations professionnelles avec les médias.	
	•	Il est le principal porte-parole officiel du ministre. À la demande du directeur des communications, le rôle du porte-parole du ministre peut être confié à l’adjoint spécial aux communications.	
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	•	Le directeur des affaires parlementaires est chargé de conseiller et d’informer le ministre au sujet de toutes les questions législatives.	
	•	Il est responsable, au nom du ministre, de la surveillance de toutes les étapes du processus d’approbation parlementaire, allant de l’élaboration des lois au sein du ministère à la sanction royale.	
	•	Il est la personne-ressource au sein du cabinet du ministre pour la mise en œuvre du projet de réforme parlementaire du gouvernement et il doit consulter les membres du comité au sujet des mesures législatives proposées.	
	•	Il est chargé d’assurer la liaison avec les membres du caucus et le bureau du secrétaire parlementaire du ministre afin de discuter du programme législatif du ministère.	
	•	Il doit assurer la liaison avec le cabinet du premier ministre, les cabinets d’autres ministres et les membres du caucus afin d’assurer la coordination des questions législatives à l’échelle du gouvernement.	
	•	Il doit travailler en étroite collaboration avec le conseiller principal en politiques afin d’assurer l’uniformité entre les initiatives stratégiques et les initiatives législatives.	
Conseiller en politiques (AS-8)	•	Il est responsable, sous la direction du conseiller principal en politiques et en collaboration avec le ministère, des examens des politiques en regard de certaines questions précises.	
	•	Il est également chargé de conseiller et d’informer le ministre au sujet des questions stratégiques pertinentes.	
	•	Il doit travailler en étroite collaboration avec le cabinet du premier ministre et les autres cabinets de ministre afin de coordonner l’élaboration de politiques et de programmes au sein du gouvernement.	
	•	Il doit s’assurer que l’élaboration de politiques, dans le cadre des responsabilités du ministre, est conforme aux vastes objectifs stratégiques du gouvernement, tels qu’ils ont été énoncés dans des documents clés tels que le discours du Trône et le Budget.	
	•	Il devrait travailler en étroite collaboration avec le ministère en vue de s’assurer que les politiques et l’élaboration de politiques sont conformes aux objectifs du ministre et au mandat du gouvernement.	
	•	Il devrait assurer la liaison avec les principaux intervenants pour les informer et/ou les consulter en regard des politiques importantes qui sont du ressort du ministre.	
Adjoint spécial principal (AS-7)	•	L’adjoint spécial principal fournit des conseils politiques et un service de soutien en regard de questions stratégiques précises, des communications et des affaires parlementaires, à un niveau de complexité et de responsabilité plus élevé que celui d’un adjoint spécial.	
	•	Il fournit des conseils politiques et donne un appui en regard des responsabilités régionales.	
Adjoint spécial,
communications (AS-5)	•	L’adjoint spécial est chargé d’assurer le soutien en matière de communications auprès du ministre et du directeur des communications.	
	•	Il est chargé de surveiller l’élaboration, au moment opportun, de produits de communication par le ministère, tels que les communiqués de presse et les discours.	
	•	Il doit consulter, en collaboration avec le directeur des communications, les cabinets d’autres ministres afin de mieux coordonner les communications à l’échelle du gouvernement.	
	•	Il doit établir et maintenir des relations positives avec les médias.	
	•	L’adjoint spécial aux communications peut relever du directeur des communications.	
Adjoint spécial, affaires parlementaires (AS-5)	•	L’adjoint spécial assure un soutien général au ministre et au directeur des affaires parlementaires.	
	•	Il est chargé de conseiller et de préparer le ministre en vue de la période des questions.	
	•	Il aide le directeur des affaires parlementaires à l’égard de la mise en œuvre du projet de réforme parlementaire du gouvernement.	
	•	Il assure la liaison avec les membres du caucus et le bureau du secrétaire parlementaire du ministre afin de discuter du programme législatif du ministère.	
	•	Il assure la liaison, en collaboration avec le directeur des affaires parlementaires, avec les cabinets d’autres ministres et les membres du caucus afin d’assurer la coordination des questions législatives à l’échelle du gouvernement.	
	•	L’adjoint spécial aux affaires parlementaires peut relever du directeur des affaires parlementaires.	
Adjoint spécial, bureau régional
(AS-5)	•	L’adjoint spécial fournit des conseils politiques et un service de soutien au ministre.	
	•	Il doit être affecté dans une région particulière du pays (comme la Colombie-Britannique, l’Ouest canadien, l’Ontario, le Québec, l’Atlantique ou une combinaison de ces régions).	
	•	Il communique de façon soutenue avec les membres du caucus dans la région dont il est responsable afin de les conseiller et de les consulter au sujet des politiques et des programmes du ministère.	
	•	Il est chargé d’établir des rapports avec les intervenants dans la région dont il est responsable en vue de bien faire comprendre les politiques et les programmes du ministère.	
	•	Il est chargé de toutes les opérations ayant trait à la logistique, aux voyages et aux avances lorsque le ministre voyage dans la région dont il est responsable.	
	•	Sous la gouverne du conseiller principal en politiques, il peut être tenu de gérer des dossiers stratégiques, notamment des dossiers à caractère régional.	

Annexe B – Dispositions actuelles – Traitements pour le personnel exonéré
Traitements :
Titre	Traitement maximal autorisé $	Date d’entrée
en vigueur	
Personnel exonéré – cabinet de ministre	
Chef de cabinet (EX-04)	jusqu’à 147 300	20 juillet 2004	
Conseiller principal en politiques (EX-2)	jusqu’à 114 500	20 juillet 2004	
Directeur des communications (EX-2)	jusqu’à 114 500	20 juillet 2004	
Directeur des affaires parlementaires (EX-2)	jusqu’à 114 500	20 juillet 2004	
Conseiller en politiques (AS-8)	jusqu’à 87 370	20 juillet 2004	
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu’à 82 196	20 juillet 2004	
Adjoint spécial, communications
(AS-5)	jusqu’à 66 287	20 juillet 2004	
Adjoint spécial, affaires parlementaires
(AS-5)	jusqu’à 66 287	20 juillet 2004	
Adjoint spécial, bureau régional
(AS-2 à AS-5)	jusqu’à 66 287	20 juillet 2004	
Personnel exonéré – cabinet de ministre d’État	
Chef de cabinet (EX-2)	jusqu’à 114 500	20 juillet 2004	
Adjoint spécial principal (AS-7)	jusqu’à 82 196	20 juillet 2004	
Adjoint spécial (AS-5)	jusqu’à 66 287	20 juillet 2004	
Employé de soutien (CR-5)	jusqu’à 43 132	20 juillet 2004	
	Voir la Structure des postes du personnel exonéré à l’annexe A.
Référence pour l’échelle salariale du groupe PA
Niveau		Échelle salariale $		Date d’entrée en vigueur	
AS-1	39 364	40 861	42 413	44 026		21 juin 2002	
AS‑2	43 863	45 529	47 260			21 juin 2002	
AS‑3	47 015	48 802	50 657			21 juin 2002	
AS-4	51 358	53 309	55 495			21 juin 2002	
AS-5	61 312	63 642	66 287			21 juin 2002	
AS-6	68 294	70 889	73 675			21 juin 2002	
AS-7	71 888	74 621	77 456	79 780	82 196	21 juin 2002	
AS-8	74 227	jusqu’à	87 370			21 juin 2002	
CR-5	39 840	40 935	 42 038	43 132		21 juin 2002	

Annexe C – Budgets et effectif des cabinets des ministres et des ministres d’État
C.1	Personnel exonéré
A.	Ministres
	1.	Budget salarial annuel	828 000 $	
B.	Ministres d’État
	1.	Budget salarial annuel	305 000 $	
C.2	Personnel ministériel
A.	Ministres
	1.	Budget salarial annuel	480 000 $	
B.	Ministres d’État
	1.	Budget salarial annuel	190 000 $	
C.3	Budgets de fonctionnement
A.	Ministres
	Budget de fonctionnement annuel	550 000 $	
B.	Ministres d’État
	Budget de fonctionnement annuel	200 000 $	
C.4	Budget pour les étudiants
A.	Ministres
	Budget salarial annuel	27 000 $	

C.5	Description des budgets
A.	Budgets salariaux du personnel exonéré
Seuls sont imputables sur le budget salarial du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, notamment les coûts suivants :
a)	les traitements (y compris les congés payés);
b)	le paiement des congés annuels non utilisés à la cessation d’emploi ou donnant lieu à un versement en argent à la fin de l’exercice financier;
c)	la rémunération de 30 jours aux employés lorsqu’un ministre cesse d’exercer ses fonctions.
B.	Budgets de fonctionnement des ministres et des ministres d’État
Le budget de fonctionnement du cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État couvre toutes les dépenses de fonctionnement liées à l’exécution des activités du portefeuille ou autres affaires officielles du gouvernement, qu’elles soient engagées par le personnel exonéré ou par le personnel du ministère affecté au cabinet du ministre ou par le personnel exonéré du cabinet du ministre d’État. Ces dépenses comprennent :
a)	les cadeaux, les frais de déplacement, d’accueil, et autres;
b)	la part des frais courants des bureaux régionaux des ministres;
c)	les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
d)	les frais de réinstallation du personnel exonéré (à la nomination seulement);
e)	les frais de l’ameublement et des fournitures pour les ministres, les ministres d’État et leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
f)	les frais de services professionnels de placement;
g)	les coûts des services professionnels et des services de travail temporaire;
h)	toutes les autres dépenses.
C.	Budget salarial des employés des ministères
Les traitements, y compris les heures supplémentaires, les rajustements paritaires et les primes au bilinguisme des membres du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre et du ministre d’État, sont imputables sur le budget salarial du ministère.
D.	Autres frais reliés au personnel exonéré
Les autres frais reliés au personnel exonéré comprennent le paiement des congés de maternité (prestations complémentaires de l’assurance-emploi), les indemnités de départ et de cessation d’emploi qui sont financées centralement, car elles sont destinées aux employés de la fonction publique.
C.6	Budgets totaux
A.	Cabinets des ministres
	$	
Budget salarial du personnel exonéré	828 000	
Budget de fonctionnement	550 000	
Budget salarial du personnel ministériel
Étudiants	480 000
  27 000	
NOTA :	Le ministre peut transférer jusqu’à 100 000 $ du budget salarial du personnel exonéré au budget de fonctionnement, ou vice versa (voir la section 4.2 « Virement de fonds », à la partie 2 – Gestion financière).
B.	Cabinets des ministres d’État
	$	
Budget salarial du personnel exonéré	305 000	
Budget de fonctionnement	200 000	
Budget salarial du personnel ministériel	190 000	
NOTA :	Les ministres d’État peuvent transférer jusqu’à 50 000 $ du budget salarial du personnel exonéré au budget de fonctionnement et vice versa (voir la section 4.2 « Virement de fonds », à la partie 2 – Gestion financière).

Annexe D – Lignes directrices sur l’utilisation des avions d’affaires du gouvernement du ministère de la Défense nationale
D.1	Description du Service de vols d’affaires
Le ministère de la Défense nationale (MDN) exploite un Service de vols d’affaires (SVA) pour les membres de la famille royale, le gouverneur général, le premier ministre, les ex-premiers ministres qui voyagent à des fins liées à leurs anciennes fonctions, les ministres du Cabinet, les dignitaires étrangers en visite au Canada, les membres de comités parlementaires ou de délégations en voyage officiel et, lorsqu’ils ont l’autorisation d’un ministre, les ministres d’État et les hauts fonctionnaires du gouvernement fédéral en service commandé. Le Service dispose d’un avion de type Challenger ayant une capacité de 12 passagers et de 3 avions de type Challenger d’une capacité de 9 passagers. Il est capable d’assurer le transport aérien à l’échelle nationale et, avec certaines restrictions, dans le monde entier.
Le Service de vols d’affaires fonctionne toute l’année, 7 jours par semaine et 24 heures sur 24. Il est offert par le 412e Escadron du ministère de la Défense nationale, à partir du Shell Aerocentre près de l’aéroport d’Ottawa.
Centre de coordination des vols
Un Centre de coordination des vols (CCV), au 412e Escadron à Ottawa, fournit un service central de coordination et d’établissement du calendrier des vols. Le numéro de téléphone du CCV est le (613) 990-5085.
D.2	Lignes directrices
Les avions d’affaires du gouvernement ne peuvent être utilisés que pour des missions officielles et dans les circonstances suivantes :
•	lorsque le vol est à destination d’un endroit qui n’est pas desservi par les lignes commerciales; lorsqu’il n’y a pas de places à bord d’un avion commercial; ou lorsque, à cause de difficultés avec les trajets ou les horaires, on peut économiser un temps précieux en utilisant un avion d’affaires au lieu d’un avion commercial;
•	lorsque, par suite d’un changement de plans soudain, une personne doit prendre l’avion de toute urgence et qu’il n’y a pas d’avion commercial;
•	lorsque tous les membres d’un groupe assez important doivent voyager ensemble et qu’il est avantageux d’utiliser un avion d’affaires.

D.3	Autorité approbatrice
Les vols effectués aux termes des présentes lignes directrices relèvent de la compétence exclusive du ministre de la Défense nationale (MDN).
D.4	Frais
Il n’y a aucuns frais pour l’utilisation des avions Challenger du Service de vols d’affaires (SVA) ou pour des vols spéciaux, c’est-à-dire ceux à bord desquels prennent place des membres de la famille royale, le gouverneur général, le premier ministre ou un ex-premier ministre qui voyage à des fins liées à ses anciennes fonctions.
Il y a des frais pour les vols qui utilisent d’autres types d’avions du MDN (Airbus, etc.) lorsque le vol est organisé par le gouverneur général, le premier ministre, le président de la Chambre des communes ou du Sénat, ou lorsque l’avion transporte un ministre, des membres de comités parlementaires ou de délégations en voyage officiel, des chefs d’État étrangers, des dignitaires en visite ou des hauts fonctionnaires en service commandé.
Les frais à payer correspondent aux coûts différentiels du vol pour le type d’avion utilisé, tels qu’établis par le MDN.
D.5	Réservations – Marche à suivre
Le cabinet du ministre qui présente la demande de vol doit téléphoner au CCV dans les plus brefs délais, au numéro 990-5085, pour donner des informations provisoires sur le vol requis, y compris l’itinéraire proposé et le nombre de passagers.
Le ministre qui présente la demande de vol doit également envoyer une demande écrite en bonne et due forme au ministre de la Défense nationale. Sauf en cas d’urgence, la demande écrite doit parvenir au ministre de la Défense nationale au moins 48 heures avant l’heure prévue du départ.
La demande écrite doit indiquer :
•	l’itinéraire du voyage, avec tous les points de départ et d’arrivée;
•	les raisons pour lesquelles il est nécessaire d’utiliser un avion du gouvernement;
•	la raison pour laquelle le voyage ne peut pas se faire par avion commercial;
•	une liste complète des passagers montrant les points de départ et d’arrivée de chacun d’entre eux, et leur affiliation;
•	la personne-ressource (et son numéro de téléphone) au cabinet du ministre qui présente la demande;
•	de plus, la déclaration suivante doit figurer immédiatement au-dessus du bloc-signature :
•	« Je (ou mon ministre) demande à utiliser cet avion, étant parfaitement au courant des lignes directrices sur l’utilisation du SVA, compte tenu des restrictions financières que le gouvernement s’est engagé à appliquer, et en conformité avec le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat »;
•	la signature du ministre qui présente la demande ou celle de son chef de cabinet qui signe en son nom.
Les arrangements pris pour le vol seront conformes aux renseignements contenus dans la demande écrite soumise au cabinet du ministre de la Défense nationale ou aux modalités qui ont été convenues par la suite avec le CCV (avec l’approbation du cabinet du ministre de la Défense nationale s’il y a des changements substantiels par rapport à la demande écrite).
D.6	Restrictions
Les demandes sont normalement traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Les conflits de priorité et les besoins imprévus sont soumis au ministre de la Défense nationale. En cas de conflit, c’est l’ordre de préséance du Cabinet qui s’appliquera. Afin d’optimiser le calendrier des vols, il faut restreindre la possibilité d’apporter des changements à un itinéraire déjà approuvé. Des contraintes opérationnelles, comme les heures de travail des équipages et la disponibilité des services d’aéroport, pourraient perturber le calendrier et avoir des répercussions sur les services offerts ou promis à d’autres ministres.
De plus, il ne faut pas prévoir d’escales qui ne figurent pas dans l’itinéraire initial pour faire monter ou descendre des passagers. Si de telles escales ou des changements à l’itinéraire sont nécessaires, ils doivent être acceptés et coordonnés par le CCV (qui communiquera à son tour avec le cabinet du ministre de la Défense nationale pour obtenir son approbation).
Les ministres ayant présenté une demande sont prévenus par le CCV ou le cabinet du ministre de la Défense nationale chaque fois qu’il y a un vol dont l’horaire et l’itinéraire sont compatibles avec leurs demandes. Les ministres devraient essayer, dans la mesure du possible, de combiner leurs besoins de transport par avion, afin d’utiliser le plus efficacement possible les ressources du gouvernement; cependant, jamais plus de huit ministres ne doivent voyager en même temps à bord du même avion.
D.7	Rapport
Le ministère de la Défense nationale met à la disposition du public un rapport mensuel sur l’utilisation des avions d’affaires. Ce rapport contient les renseignements suivants :
•	le nom du ministre qui a présenté la demande de vol;
•	la date du voyage et l’endroit visité;
•	le nom des passagers;
•	le but du voyage;
•	le nombre d’heures de vol.
Les demandes de renseignements sur un voyage particulier seront transmises au bureau du ministre visé.

Annexe E – Information sur les droits prioritaires du personnel exonéré des cabinets de ministre – Commission de la fonction publique du Canada
Introduction
La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) régit les nominations aux postes à pourvoir dans la fonction publique fédérale et vise à promouvoir et à protéger les valeurs de dotation associées au principe de sélection au mérite. Certaines dispositions de la LEFP accordent exceptionnellement à différentes catégories de personnes le droit d’être nommées en priorité absolue avant les autres si elles satisfont aux critères d’admissibilité prévus. L’article 39 de la LEFP accorde notamment un droit de nomination prioritaire à certaines personnes qui ont été recrutées directement par un ministre (« personnel exonéré »).
Vous trouverez ci-après des renseignements généraux sur l’admissibilité du personnel des cabinets de ministre à une nomination prioritaire et les formalités administratives à suivre pour demander à la Commission de la fonction publique (CFP) d’évaluer si une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre est effectivement admissible à une nomination prioritaire. Ces renseignements intéresseront principalement le personnel des cabinets de ministre, les personnes qui songent à accepter un tel emploi et les responsables des services de gestion des ressources humaines dans les cabinets de ministre et dans les ministères.
Admissibilité
Certaines des personnes qui sont employées dans un cabinet de ministre pour exécuter des tâches directement liées à la direction du portefeuille ministériel ou pour assumer d’autres fonctions officielles peuvent être admissibles à une nomination prioritaire. Les nominations prioritaires du personnel exonéré des ministres s’appliquent également au personnel exonéré des ministres d’État. Le personnel du Chef de l’opposition à la Chambre des communes, du leader du gouvernement au Sénat ainsi que du leader de l’opposition au Sénat est aussi admissible à ce type de nomination prioritaire [LEFP, paragraphe 39(6)].
Les personnes embauchées par un ministre en sa qualité de député fédéral pour travailler à la Chambre de communes ou dans son bureau de circonscription et les fonctionnaires qui font partie de « l’effectif ministériel » du ministre NE SONT PAS ADMISSIBLES à ce type de nomination prioritaire.
L’expression « personnel exonéré » est tirée des Lignes directrices à l’intention des cabinets de ministre, dans les Pratiques administratives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Autrement dit, même si la LEFP autorise un ministre à « nommer le personnel de son cabinet, notamment son directeur de cabinet », ce type de nomination n’est pas soumis aux dispositions de la LEFP. Certains arrangements spéciaux sont prévus pour distinguer les fonds affectés à la rémunération du « personnel exonéré » et le budget salarial réservé pour le personnel travaillant dans le bureau du ministre à la Chambre des communes ou dans son bureau de circonscription. Les lignes directrices du SCT incluent une structure des postes du personnel exonéré qui précise les titres des postes, les types d’emplois et les genres de postes habituellement inclus dans le personnel des cabinets de ministre.
Droits prioritaires (LEFP, article 39)
Quand une personne ayant travaillé dans un cabinet de ministre est jugée admissible à une nomination prioritaire, elle a le droit d’être nommée sans concours et en priorité absolue à n’importe quel poste de la fonction publique pour lequel elle est jugée qualifiée; elle doit donc être nommée avant toute autre personne sauf les fonctionnaires excédentaires qui doivent être replacés dans leur ministère d’attache [LEFP, alinéa 29(1.1)] et les fonctionnaires en congé qui sont aussi admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de l’article 30 de la LEFP. Le droit à une nomination prioritaire est accordé pour un an et prend effet à la date de cessation d’emploi dans un cabinet de ministre. La priorité vient à échéance dès que la personne intéressée est nommée à la fonction publique. Ce type de nomination prioritaire est soustrait aux dispositions de l’article 21 de la LEFP sur le droit d’appel. Un recours peut être exercé par voie de plainte, conformément aux dispositions de l’article 6 et du paragraphe 7.1 de la LEFP.
Critères d’admissibilité
La personne intéressée doit avoir effectivement cessé de travailler dans un cabinet de ministre et sera jugée admissible à une nomination prioritaire :
•	si elle avait le statut de fonctionnaire immédiatement avant d’entrer à l’emploi d’un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(a)];
•	statut de « fonctionnaire » : quiconque a été nommé (pour une durée indéterminée ou une période déterminée) à un poste dans la fonction publique conformément aux dispositions de la LEFP a le statut de « fonctionnaire », sauf le « personnel temporaire » [paragraphe 21.2 de la LEFP];
•	peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;
ou
•	si elle est devenue admissible à une nomination à la fonction publique sous le régime de la LEFP alors qu’elle était à l’emploi d’un cabinet de ministre [alinéa 39(3)(b)];
•	elle est « admissible à une nomination » si elle a été jugée dûment qualifiée dans le cadre d’un concours public soumis aux dispositions de la LEFP et a été par conséquent inscrite sur une liste d’admissibilité;
•	peu importe à quel titre ou pendant combien de temps exactement elle a travaillé dans un cabinet de ministre;
ou
•	si elle a exercé, pendant au moins trois années de service continu, les fonctions de directeur de cabinet, adjoint spécial ou secrétaire particulier d’un ministre ou a été titulaire successivement de ces postes [alinéa 39(4)];
•	« au moins trois ans » signifie trois années consécutives;
•	ces trois années d’emploi continu peuvent avoir été cumulées en travaillant dans le cabinet de différents ministres, à condition qu’il n’y ait pas eu interruption d’emploi;
•	elle doit avoir été continuellement à l’emploi d’un cabinet de ministre et avoir effectivement exercé ces fonctions pendant trois ans ou plus, sans tenir compte des périodes où elle était en affectation ou en congé (notamment pour briguer les suffrages ou participer à une campagne électorale). Les périodes d’affectation temporaire ou de congé ne constituent cependant pas une interruption d’emploi qui obligerait de reprendre à zéro le calcul du nombre d’années accumulées;
•	les titres « directeur de cabinet », « adjoint spécial » et « secrétaire particulier » s’appliquent aux postes de niveau supérieur, PAS aux postes de soutien administratif; le titulaire doit aider le ministre en sa qualité de ministre seulement (pas à titre de député au Parlement) notamment en fournissant des conseils en matière de politiques ou de communications ou en dirigeant les services administratifs d’un cabinet de ministre (comme adjoint spécial aux opérations ou adjoint administratif);
•	il n’est pas nécessaire que le titulaire fasse directement rapport au ministre;
•	les titres indiqués dans la LEFP sont parfois désignés autrement pour des raisons pratiques (p. ex., adjoint législatif, conseiller en communications, etc.). Voir la liste des titres équivalents dans la Structure des postes du personnel exonéré pour le personnel exonéré des ministres.

Entrée en vigueur/durée/échéance de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire
Le droit à une nomination prioritaire prend effet à la date officielle de cessation d’emploi dans un cabinet de ministre. La personne intéressée demeure admissible à une nomination prioritaire pendant un an. Elle cesse d’être admissible à une nomination prioritaire un an plus tard ou aussitôt qu’elle est nommée à un poste pour une durée indéterminée ou une période déterminée dans la fonction publique fédérale. La date d’entrée en vigueur et la durée de la période ouvrant droit à une nomination prioritaire sont fixées par la LEFP. Elles ne peuvent donc pas être changées (p. ex., pour accorder un délai de grâce aux personnes qui s’inscrivent en retard au répertoire de la CFP ou pour remettre à plus tard l’application de leur droit à une nomination prioritaire si elles trouvent entre-temps du travail dans un autre cabinet de ministre).
La raison de la cessation d’emploi, démission ou autre, n’entre pas en compte. Il n’est pas nécessaire que le ministre ait cessé d’exercer ses fonctions. Par contre, dans les cas où un ministre quitte son poste, les employés qui ne démissionnent pas cessent d’être à l’emploi du cabinet de ministre 30 jours après le départ du ministre. [LEFP, paragraphe 39(2)]
Rôles de la Commission de la fonction publique (CFP) et des ministères
La CFP doit d’abord déterminer si la personne intéressée satisfait aux critères d’admissibilité prévus, en tenant compte des particularités de chaque cas. La CFP maintient un répertoire de bénéficiaires de priorité et veille à ce que le personnel des cabinets de ministre et les autres personnes admissibles à une nomination prioritaire soient dûment pris en considération lorsque les ministères ont des postes vacants à pourvoir. Les ministères doivent évaluer la candidature des bénéficiaires de priorité et les nommer aux postes à pourvoir, le cas échéant, conformément aux pouvoirs de dotation qui leur ont été délégués. La CFP demeure toutefois responsable des nominations aux postes de direction (peu fréquentes) et utilise la même méthode que pour tous les autres aspirants au groupe de la direction pour évaluer les compétences en gestion des bénéficiaires de priorité avant de les nommer à un poste correspondant à leurs titres et qualités.
La CFP considère que les nominations aux termes de l’article 39 constituent une dérogation exceptionnelle aux dispositions et principes fondamentaux de la Loi car la LEFP vise essentiellement à assurer le respect du principe de sélection au mérite dans les nominations à la fonction publique fédérale. Jugeant qu’il est important d’appliquer les dispositions et principes de la Loi conformément aux intentions initiales du Parlement, la Commission interprète habituellement de façon restrictive les dispositions de l’article 39 de la LEFP pour éviter de multiplier indûment les cas d’exception.
Procédure à suivre pour soumettre une demande d’évaluation
La demande d’évaluation peut être soumise à la CFP par la personne intéressée ou, le plus souvent, par un représentant du cabinet du ministre agissant en son nom. En règle générale, la demande d’évaluation est soumise par le chef des ressources humaines du ministère ou par un cadre supérieur à la direction des ressources humaines agissant comme conseiller en ressources humaines auprès du cabinet du ministre, de façon à simplifier le suivi administratif.
Vous trouverez en annexe le formulaire « Demande d’évaluation – Admissibilité du personnel des cabinets de ministre à une nomination prioritaire » (http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/priority-priorite/form_f.pdf). Tous les renseignements exigés par la CFP sont indiqués sur le formulaire électronique.
La demande d’évaluation doit être signée par la personne intéressée ainsi que par le directeur de cabinet du ministre. Cependant, si la personne intéressée était chef de cabinet, la demande d’évaluation doit être signée par le ministre.
En signant le formulaire de Demande d’évaluation, toutes les parties intéressées confirment que les renseignements fournis à la CFP sont exacts et complets et que les fonctions exercées par la personne intéressée respectent effectivement les critères d’admissibilité prévus pour le personnel des cabinets de ministre en ce qui concerne la nature, le type et la durée de l’emploi (notamment, le titre du poste, les responsabilités du titulaire, les dates de nomination et de cessation d’emploi ainsi que les périodes de congé et d’affectation à l’extérieur du cabinet de ministre). Dans les cas où il est impossible d’obtenir la signature du chef de cabinet ou du ministre, un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère peut être désigné pour fournir les attestations exigées.
Le formulaire dûment signé doit être transmis au responsable désigné, à la direction des ressources humaines du ministère, pour qu’il soumette la demande d’évaluation à la CFP.
Si la personne intéressée souhaite que sa demande d’évaluation soit tenue confidentielle (ne soit pas portée à l’attention des cadres supérieurs du cabinet de ministre), la CFP peut à la rigueur accepter que les attestations soient fournies par le chef des ressources humaines ou un cadre supérieur à la direction des ressources humaines du ministère. Si les signatures ne sont disponibles, la CFP pourrait offrir une évaluation préliminaire en attente des attestations exigées.

La demande d’évaluation doit être adressée à :
Directeur général
Direction de la législation et des politiques du renouvellement du personnel
Commission de la fonction publique du Canada
17eétage, tour Ouest
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)  K1A 0M7
La CFP communiquera en même temps sa décision à l’expéditeur de la demande d’évaluation et à la personne intéressée. Si elle satisfait aux critères d’admissibilité, la CFP informera la personne intéressée de la procédure à suivre pour se prévaloir de son droit à une nomination prioritaire.
Procédure à suivre pour s’inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité
Si elle reçoit une lettre de la CFP l’avisant qu’elle est admissible à une nomination prioritaire, la personne intéressée devra communiquer avec le bureau de la CFP approprié quand elle cessera de travailler dans un cabinet de ministre, pour confirmer qu’elle désire se prévaloir de son admissibilité à une nomination prioritaire. Sa candidature sera alors inscrite au répertoire national où sont inscrites toutes les personnes qui sont admissibles à une nomination prioritaire conformément aux dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique. Si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes de direction :
•	Dans la plupart des cas, la candidature des bénéficiaires de priorité sera uniquement présentée à des postes de divers niveaux sauf aux postes de direction. Si la personne intéressée possède les compétences requises et aimerait postuler un emploi de direction, elle est invitée à demander à la CFP d’évaluer ses aptitudes en gestion en utilisant la même méthode que pour tout autre aspirant au groupe de la direction. S’il est établi que la personne intéressée possède toutes les compétences requises pour être nommée à un poste de direction, la CFP inscrit son nom sur une liste d’attente. La Commission se chargera directement de la nommer à un poste si une possibilité de placement se présente à un poste approprié, tant qu’elle sera admissible à une nomination prioritaire.
•	Pour éviter tout conflit d’intérêts, réel ou apparent, les outils de sélection et d’évaluation suivants sont appliqués dans tous les cas :
•	un test d’évaluation au centre de psychologie du personnel de la CFP;
•	une entrevue devant un jury pour évaluer ses titres de compétence et antécédents professionnels;
•	une vérification systématique des références;
•	un examen de compétence en langue seconde, si elle souhaite que sa candidature soit prise en considération pour les postes bilingues.
Procédure à suivre pour jumeler les candidatures aux postes à pourvoir
Le ministère doit d’abord aviser la CFP de son intention de pourvoir à un poste vacant. Pour la majorité des postes (sauf les postes de direction), c’est le bureau régional de la CFP qui présente au ministère la candidature des bénéficiaires de priorité potentiellement qualifiés. Le ministère doit ensuite évaluer leur candidature plus en profondeur et informer la CFP du résultat de l’évaluation :
•	Si un seul bénéficiaire de priorité est jugé qualifié, le ministère doit nommer cette personne au poste à pourvoir. Par contre, si plusieurs bénéficiaires de priorité sont jugés qualifiés, le ministère doit respecter l’ordre de préséance des divers types de nominations prioritaires selon la LEFP et le REFP (autrement dit, le ministère doit nommer d’abord les fonctionnaires excédentaires du ministère, ensuite les fonctionnaires qui reviennent d’un congé, le personnel des ministres et les autres bénéficiaires de priorité). Si aucun bénéficiaire de priorité n’est disponible ou si personne ne possède les qualités exigées, le ministère peut pourvoir au poste par d’autres moyens.
Pour les nominations aux postes de direction, c’est la direction des programmes pour les cadres de direction qui vérifie au répertoire des bénéficiaires de priorité possédant les aptitudes requises pour accéder au groupe de la direction, consulte le ministère et, le cas échéant, recommande la candidature de la personne intéressée à la CFP si elle semble convenir pour le poste à pourvoir. Si sa candidature est retenue, la CFP se chargera directement de la nommer au poste à pourvoir.
La personne intéressée peut non seulement s’inscrire au répertoire des bénéficiaires de priorité afin que la CFP présente sa candidature aux ministères, mais peut aussi, comme tout autre bénéficiaire de priorité, prendre l’initiative de soumettre personnellement sa candidature aux ministères en réponse à un avis de concours ou si elle apprend par d’autres moyens l’existence d’un poste à pourvoir. Elle doit évidemment prendre soin d’informer le ministère qu’elle est admissible à une nomination prioritaire. Les gestionnaires du ministère doivent alors vérifier auprès de la CFP si cette personne est inscrite au répertoire des bénéficiaires de priorité. Si elle est effectivement admissible à une nomination prioritaire et possède toutes les qualités exigées, le ministère est obligé de la nommer au poste à pourvoir avant les autres candidats et candidates, comme si sa candidature avait été présentée par la CFP.

Références
1.	Loi sur l’emploi dans la fonction publique, article 39, « Personnel des cabinets de ministre » (disponible sur le site Web CFP http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/psea-lefp/index_f.htm).
2.	Commission de la fonction publique (CFP) : Manuel de dotation, chapitre 5, « Priorités » (http://www.psc-cfp.gc.ca/staf_dot/pol-guid/chap_05/index_f.htm) (porte sur les droits prioritaires en général).
3.	Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : « Pratiques administratives : Lignes directrices à l’intention des cabinets de ministre ». Ce document est disponible à l’adresse Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/mg-ldm/gfmo_f.asp.
4.	Vous pouvez aussi accéder au manuel de dotation de la CFP à partir de la page sur les ressources humaines de Publiservice (http://publiservice.gc.ca/hr/hr_f.html) sous la rubrique Documentation de référence sur la dotation (accessible uniquement aux abonnés du gouvernement fédéral à Publiservice).

Renseignements complémentaires
Pour de plus amples renseignements à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec la Section de l’administration des priorités à la Commission de la fonction publique, au (613) 995-4636.

Annexe F – Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat – Désignations du personnel d’un ministre et des personnes nommées par un ministre
1. 	Personnel exonéré d’un ministre
Les personnes suivantes sont assujetties aux principes énoncés dans la partie I du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après‑mandat (2003) :
•	Toutes les personnes qui travaillent à titre bénévole pour un ministre ou un ministre d’État;
•	Toutes les personnes inscrites sur la liste de paie d’un ministre ou d’un ministre d’État, à temps plein, à temps partiel, à salaire ou à contrat, quelle que soit la provenance de la rémunération (Chambre des communes, bureau de circonscription, bureau régional du ministre ou budget du personnel exonéré), qui ne sont pas fonctionnaires.
Les personnes suivantes sont assujetties aux mesures relatives aux conflits d’intérêts énoncées dans la partie II du Code :
•	Toutes les personnes qui travaillent à titre bénévole pour un ministre ou un ministre d’État au moins 15 heures par semaine en moyenne;
•	Toutes les personnes qui travaillent à contrat ou à temps partiel pour un ministre ou un ministre d’État au moins 15 heures par semaine en moyenne; 
•	Tous les membres du personnel à temps plein d’un ministre ou d’un ministre d’État, qui ne sont pas fonctionnaires.
L’administrateur général doit veiller à ce que les employés ministériels (fonctionnaires) affectés au cabinet d’un ministre se conforment aux dispositions du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique.
Les personnes qui sont assujetties aux dispositions de la partie II pourraient être visées par les mesures relatives à l’après‑mandat énoncées dans la partie III du Code, si elle sont désignées par leur ministre ou ministre d’État.
Toutefois, les membres du personnel occupant les postes suivants doivent être assujettis à la partie III du Code :
•	Chef de cabinet pour les ministres et les ministres d’État;
•	Conseiller principal en politiques ;
•	Directeur des communications (p. ex., chef ou gestionnaire des communications, porte-parole, attaché de presse);
•	Directeur des affaires parlementaires;
•	Conseiller en politiques, adjoint spécial principal, adjoint législatif, adjoint spécial et autres adjoints qui travaillent avec des documents du Cabinet ou des dossiers stratégiques de nature délicate.
Un ministre peut décider que d’autres membres du personnel sont assujettis à la partie III du Code, compte tenu de certains facteurs. En général, il s’agirait de membres du personnel de haut niveau ou d’autres membres du personnel dont les fonctions exigent qu’ils travaillent à des dossiers stratégiques de nature délicate comme les documents confidentiels du Cabinet. Les autres facteurs à considérer sont les suivants : pouvoirs, influence, visibilité et niveau salarial (p. ex., niveau égal ou supérieur à EX-01) de la personne.
2. 	Étudiants
Tous les étudiants qui sont employés par le cabinet d’un ministre ou d’un ministre d’État doivent se conformer aux principes énoncés dans la partie I du Code. Le cabinet d’un ministre doit veiller à ce que les étudiants reçoivent une copie de ces principes à leur arrivée.
Normalement, il n’est pas nécessaire que les étudiants occupant des postes de soutien administratif soient assujettis aux exigences de conformité détaillées des parties II et III du Code. Ainsi, ils n’ont pas à présenter de rapport confidentiel détaillé sur leurs avoirs, dettes, activités et avantages.
Les étudiants recrutés pour des postes équivalents à celui d’adjoint spécial, c.‑à‑d. qui travaillent à des dossiers de nature délicate ou qui ont accès à des documents du Cabinet, sont assujettis aux mêmes exigences que les membres à temps plein du personnel exonéré. Compte tenu de la courte période d’emploi de ces étudiants, le commissaire à l’éthique doit être informé aussitôt de leur arrivée pour que les mesures de conformité nécessaires soient prises en temps utile.
3.	Personnes nommées par un ministre
D’autres personnes peuvent être nommées par un ministre en vertu des pouvoirs qui lui sont confiés (p. ex., les membres de certains groupes consultatifs). Ces personnes sont désignées dans le Code par l’expression « personnes nommées par un ministre ». Les personnes ainsi nommées à temps partiel sont assujetties aux principes de la partie I du Code et aux mesures établies par leur organisme. Il revient au ministre ou au ministre d’État de veiller au respect de ces principes. Dans le cas des personnes nommées à temps plein comme titulaires de charge publique, le commissaire à l’éthique est chargé de l’application du Code. Les ministres ou ministres d’État doivent aviser le commissaire à l’éthique de toute nomination à temps plein de titulaires de charge publique et indiquer si les mesures relatives à l’après‑mandat de la partie III du Code s’appliquent.

Annexe G – Lettre du ministre des Finances aux ministres du cabinet, décembre 1963
Ottawa, le 5 décembre 1963
LETTRE AUX MINISTRES DU CABINET
Monsieur/Madame,
Le Cabinet a discuté, lors d’une récente réunion, de la manière dont les ministres devraient rendre compte de leurs avances et de leurs dépenses de déplacement en service commandé.
Conformément aux décisions prises par suite de nos discussions, je vous demanderais de rendre compte, à l’avenir, des avances pour les dépenses de déplacement en soumettant pour chaque déplacement un état des dépenses sous deux rubriques :
a)	frais de transport (le cas échéant);
b)	autres dépenses.
L’état des dépenses devrait inclure la période visée par le voyage et les lieux visités.
Vous devrez certifier l’état des dépenses qui doit être transmis à votre trésorier en chef comme suit :
« J’atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour fonctions gouvernementales officielles ».
(signature) …………………
La différence entre le montant de l’avance et le montant visé par votre relevé devrait être retourné à votre trésorier en chef au comptant ou par chèque personnel.
Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments distingués.
(signé) W. L. Gordon.

Annexe H – Lettre du secrétaire du Conseil du Trésor concernant les demandes d’accès à l’information à l’égard des demandes de remboursement des ministres
Le 28 mars 2002
<Insérer l’adresse>
<Insérer la salutation>
La présente fait suite à l’annonce au Parlement le 15 mars 2002 par la présidente du Conseil du Trésor concernant le traitement des demandes soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information à l’égard des relevés des dépenses des ministres dont les institutions gouvernementales ont le contrôle.
Comme vous le savez sans doute, le premier ministre a demandé à ses ministres et à leur personnel exonéré de consentir à divulguer l’information contenue dans les relevés des dépenses de voyage et d’accueil.
Vous trouverez ci-joint une copie de l’avis d’information transmis par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) aux coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) en vue d’éclaircir la politique du gouvernement concernant le traitement des demandes au sujet des comptes des dépenses des ministres et afin de demander aux coordonnateurs d’obtenir le consentement en vue de la divulgation de l’information dans les relevés des dépenses de voyage et d’accueil. L’avis d’information et la pratique visant la divulgation de tels relevés après avoir obtenu le consentement sont des questions qui ont été discutées lors de la réunion bimensuelle de la collectivité de l’AIPRP organisée par le SCT le 19 mars 2002.
À chaque fois qu’une demande d’accès sera transmise pour obtenir de l’information sur les demandes de remboursement des ministres et de leur personnel exonéré pour les dépenses de voyage et d’accueil engagées pendant le service commandé, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée demandera à tous les ministres et à leur personnel exonéré de signer un formulaire de consentement autorisant la divulgation de ces renseignements. Cette mesure s’applique uniquement aux documents concernant les demandes de remboursement dont les institutions gouvernementales ont le contrôle et spécifiquement aux certificats ministériels des dépenses (sommaire mensuel des dépenses) et aux demandes de remboursement individuelles des dépenses des membres du personnel exonéré. Cette mesure ne vise pas les documents sur les voyages conservés exclusivement dans un cabinet de ministre puisque ceux-ci ne sont pas assujettis à la Loi sur l’accès à l’information.
Le consentement signifie que les renseignements tels que le nom du ministre et le sommaire mensuel des dépenses et le nom des membres du personnel exonéré, le titre de leur poste, les destinations de voyage et les raisons des voyages, la nature de l’accueil et les montants seront divulgués. Les renseignements personnels qui ne sont pas reliés au poste ou à la fonction de la personne tels que l’adresse personnelle, le numéro de téléphone ou les numéros de cartes de crédit continueront d’être protégés.
Cette pratique permet d’assurer un juste équilibre entre le droit du public de savoir et le droit d’une personne à la protection des renseignements personnels.
Je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments distingués.
Frank Claydon
Pièce jointe